Nové výzvy pro oddělení IT: Tři klíčové trendy ve spolupráci

Nové výzvy pro oddělení IT: Tři klíčové trendy ve spolupráci

Adobe® Acrobat® Oficiální zpráva
Nové výzvy pro oddělení IT: Tři klíčové trendy
ve spolupráci na dokumentech a jejich výměně
Jak naplnit požadavky znalostních pracovníků pro rok 2011 a do
budoucna
Obsah
1:Globální spolupracovníci
jsou rozptýleni v rámci
podniku i mimo něj
2:Poptávka po
dynamických
dokumentech narůstá
3:Oddělení IT čelí stále
většímu tlaku na úsporu
nákladů zvýšením
efektivity
4:Co to vše znamená
V dnešní době je dostupná široká škála podnikových komunikačních formátů od chatu a blogů přes wikiweby
až po tradičnější prostředky, jako jsou e-mail a interní webové stránky. Primárním oběživem při obchodování
ale zůstávají dokumenty (včetně nabídek, požadavků, plánů, smluv a výkazů) a spolupráce na dokumentech je
i nadále zásadní každodenní činností znalostních pracovníků. Tito pracovníci tedy logicky vyžadují a potřebují
výkonnější a efektivnější nástroje pro spolupráci na dokumentech a jejich výměnu. Pokud organizace v oboru
IT hledají možnosti zdokonalení podnikové spolupráce, měly by zvážit tři důležité trendy a jejich dopady:
• Stále běžnější jsou projektové týmy, které zahrnují členy z různých organizací, a roste potřeba zajistit
bezpečnost informací i mimo podnikovou síť.
• Roste potřeba dynamických dokumentů, které umožňují efektivnější a poutavější komunikaci.
• Prioritou vedoucích pracovníků zůstává snižování nákladů zvyšováním efektivity.
Globální spolupracovníci jsou rozptýleni v rámci podniku i mimo něj
„Software Adobe
nám ušetřil stovky
tisíc dolarů za
distribuci školicích
materiálů a umožňuje
lepší kontrolu
nad přístupem
k dokumentům.“
Ken Knitter
Supervizor webového
školení a vzdělávání
Podniky se stále častěji skládají z týmů rozptýlených po celém světě. Podle studie Building the Future of
Collaboration (Vytváření budoucnosti spolupráce), kterou v roce 2009 pro společnost Adobe vypracovala
firma Forrester Consulting, spolupracuje 73 % znalostních pracovníků nejméně jednou měsíčně s lidmi v jiných
časových pásmech a regionech. Tyto rozptýlené týmy se ale nenacházejí jen uvnitř organizací: 67 % zaměstnanců
uvedlo, že nejméně jednou za měsíc pracují s lidmi v jiných společnostech. Studie společnosti Forrester
Consulting uvádí, že s tím, jak pro pracovníky se znalostmi a informacemi narůstá důležitost spolupráce,
musí jejich nástroje zjednodušovat jejich aktuální práci, ale také umožňovat přechod na efektivnější formy
komunikace a spolupráce.
Rozptýlené týmy beze sporu zvyšují potřebu lepších nástrojů pro spolupráci – obzvlášť co se týče výměny
dokumentů. Zaměstnanci často spolupracují a vyměňují si dokumenty s lidmi mimo společnosti, například
dodavateli, partnery, úřady a zákazníky. Je to stále častější, ovšem může to být neefektivní a přinášet
bezpečnostní rizika. Většina společností by dnes čelila vážným finančním ztrátám v případě úniku důvěrných
informací. Z tohoto důvodu musí oddělení IT poskytnout nástroj pro spolupráci na dokumentech, který
zaměstnancům pomůže chránit podnikové informace, a to i v případě, že se dokument dostane mimo systém
pro správu dokumentů a podnikovou síť.
Ukázkovým případem je společnost Bombardier, třetí největší světový výrobce civilních letadel. Tato společnost
musí pilotům a technikům, kteří nejsou jejími zaměstnanci, poskytovat podrobné školicí příručky. „Chceme, aby
tyto dokumenty byly snadno dostupné autorizovaným čtenářům, ale zároveň jsme si vědomi, že obsahují
spoustu informací chráněných právy na duševní vlastnictví, které je třeba zabezpečit“, říká Ken Knitter, který
v této společnosti pracuje jako supervizor webového školení a vzdělávání.
Migrací na soubory PDF a řešení od společnosti Adobe společnost Bombardier ušetřila stovky tisíc dolarů za
distribuci dokumentů, jako jsou například školicí příručky, a zároveň získala lepší kontrolu nad přístupem lidí
z celého světa k citlivým informacím.
Další krok pro oddělení IT
Zmapujte, jak probíhá spolupráce na dokumentech ve vaší organizaci. Jak znalostní pracovníci aktuálně spolupracují
a vyměňují si dokumenty a jaké nástroje používají? Je aktuální proces efektivní s ohledem na náklady? Jak by mohlo
oddělení IT vylepšit spolupráci na dokumentech v rozptýlených týmech a efektivitu tohoto procesu? Hrozí vaší
organizaci vyzrazení citlivých informací, pokud se dokumenty dostanou mimo zabezpečenou podnikovou síť?
Poptávka po dynamických dokumentech narůstá
Očekávání ohledně dokumentů se mění. S rostoucím počtem zařízení a softwarových aplikací, jejichž pomocí lze
snadněji vytvářet obsah, chtějí znalostní pracovníci prostřednictvím multimédií poskytovat spolu s informacemi
lepší kontext a vytvářet poutavější a působivější výstupy. To je motorem přechodu ze statických dokumentů na
dynamické.
Na rozdíl od tradičních statických dokumentů jsou dynamické dokumenty interaktivní. Mohou zahrnovat odkazy,
tlačítka, vložené výpočty a bohatý mediální obsah včetně obrázků, fotografií a videí a také vložené webové stránky
a formuláře. Dynamické dokumenty se zobrazují a chovají zamýšleným způsobem na různých platformách. Jejich
vytváření je jednoduché, mohou být sdíleny pomocí existujících prostředků, lze je zabezpečit a mohou být rychle
integrovány do stávajících procesů založených na dokumentech nebo do systémů pro správu dokumentů.
Podle studie společnosti Forrester Consulting z roku 2009 většina pracovníků s informacemi v podnikové sféře
uvádí, že potřebují vytvářet působivé materiály nejméně jednou za měsíc, a 76 % z nich potřebuje kombinovat
různé typy souborů, například text, obrázky, videa a formuláře. Dynamické dokumenty znalostním
pracovníkům umožňují vykonávat jejich práci snadněji a efektivněji:
• Vysvětlení složitých procesů nebo konceptů: Dynamické dokumenty zjednodušují vysvětlování složitých
myšlenek. Dávají zaměstnancům možnost snadno kombinovat obrázky, fotografie a videa se psanými
dokumenty – například při vývoji nového produktu, školení nebo obstarávání zásob. Mohou zrychlit
porozumění problémům a přijímání rozhodnutí.
Společnost Sundt Construction, která je jednou z největších dodavatelských firem v USA, například zajišťuje
stavební projekty o hodnotě v desítek milionů dolarů, na kterých pracují stovky subdodavatelů. Díky použití
interaktivních plánů v souborech PDF mohou pracovníci stavebního dozoru nebo jiní pracovníci klepnout na
specifickou část plánu a okamžitě tak přejít na příslušnou stránku nebo podrobné zobrazení. Díky odkazům
na specifické stránky a podrobným zobrazením lze snadno a rychle zjistit odpovědi na případné otázky.
• Efektivní přijímání a zpracování mediálního obsahu: Při současné explozi mediálního obsahu potřebují
zaměstnanci stále častěji možnost snadného přijetí, kontroly a schválení obsahu zahrnujícího fotografie,
zvukové záznamy nebo video. Výměna takového obsahu přitom musí být snadná i pro méně technicky
zdatné pracovníky.
Asociace Ontario Homicide Investigator’s Association (OHIA) v Kanadě čelila takové výzvě u informací
o případech, jež zahrnovaly fotografie z místa činu, zvukové záznamy výpovědí svědků, policejní zprávy
a různé papírové dokumenty. Kompilace informací pro odeslání k soudu probíhala ručně a byla časově
náročná. Navíc bylo velmi obtížné něco v takových informacích vyhledat. Asociace OHIA tento problém
vyřešila vytvořením elektronického spisu, který využívá soubory a portfolia PDF. Tento elektronický spis je
nyní uznáván orgány činnými v trestním řízení v celé kanadské provinci Ontario. Vyšetřovatelé a dohlížitelé
nad případy nyní mohou vytvořit elektronický spis v řádu dnů, zatímco dříve příprava informací trvala celé
měsíce. Detektivové mohou více času věnovat vyšetřování a zvýšila se kvalita a dostupnost obsahu
doručovaného soudům, zástupcům obhajoby a prokurátorům. Orgány činné v trestním řízení výrazně šetří
náklady na papír a doručování pošty, které u velkých případů dříve činily až desítky tisíc dolarů.
• Větší přesvědčivost: Dynamické dokumenty umožňují znalostním pracovníkům vytvářet působivější
prezentace a návrhy. Prodejci mohou v dynamických dokumentech například elegantně kombinovat prodejní
a marketingové materiály včetně videozáznamů doporučení od zákazníků nebo automaticky spouštěných
ukázek produktů. To jim pomůže efektivněji přesvědčit zákazníky o výhodách nabízených řešení.
Dividi Projects je britská marketingová agentura, která vytváří interaktivní, multimediální prezentace pro
velké podniky a další organizace. Používání interaktivních dokumentů PDF společnosti Dividi pomáhá zajistit,
aby její klienti získali nejvyšší možnou úroveň prezentace značky a grafické materiály, které jim umožní
efektivnější komunikaci s cílovými skupinami. Díky všeobecnému rozšíření bezplatné aplikace Adobe
Reader® může být obsah prohlížen na nejrůznějších platformách.
Adobe Acrobat Oficiální zpráva
2
„Kombinování
a prezentování videa,
zvuku a dalších
digitálních materiálů
pomocí aplikace
Adobe Acrobat
v multimediálních
souborech PDF
zvyšuje celkový
dopad obchodních
sdělení a zviditelňuje
před konkurencí.“
Harry Hemus
Zakladatel, Dividi Projects
Další krok pro oddělení IT
Vyhodnoťte aktuální a budoucí požadavky na dynamické dokumenty ve vaší organizaci. Jak může infrastruktura IT
lépe podporovat nárůst mediálního obsahu v dokumentech a jak to lze nejefektivněji zajistit? Mohla by vyšší míra
využívání dokumentů PDF vylepšit dynamickou komunikaci a snížit náklady na informační technologie ve vaší
společnosti?
Oddělení IT čelí stále většímu tlaku na úsporu nákladů zvýšením efektivity
Vylepšování firemních procesů a zvyšování efektivity zaměstnanců zůstává nejvyšší prioritou mnoha vedoucích
pracovníků. Pokud oddělení IT bude do počítačů standardně instalovat vhodné aplikace pro zvýšení produktivity,
může tím zvýšit výkonnost a efektivitu znalostních pracovníků v následujících oblastech:
• Urychlení revizí obsahu: Většina znalostních pracovníků zabývá se revizemi obsahu nejméně jednou týdně
a někdy i každý den. Cykly revizí dokumentů mezi podnikem a jeho dodavateli, partnery či zákazníky ale zároveň
mohou představovat celé dny, týdny nebo i měsíce navíc v rámci projektových plánů. Pracovníci budou určitě rádi,
pokud nebudou muset například ručně exportovat dokumenty, posílat je e-mailem a importovat komentáře od
více revidujících. Pracovníci v celé organizaci potřebují nástroj, který jim pomůže lépe řídit a provádět interní
i externí revize, aby se produkty rychleji dostaly na trh a zlepšila se odezva na potřeby zákazníků.
• Rychlejší schvalování: Ať již z důvodu interních firemních zásad nebo kvůli zákonným normám a předpisům
je často nutné jasné sledování, kdo a kdy schválil určitý dokument. Efektivní elektronická schválení, která
mohou být archivována společně s původním dokumentem, mohou zmírnit rizika firmy v případě, že se
objeví nejasnosti nebo soudní pře. Řešení schvalování by mělo být flexibilní a umožňovat různé přístupy,
například od jednoduchého elektronického schválení pomocí elektronického razítka či podpisu až po
bezpečnější metody, jako je například ověřený digitální podpis.
„Software Adobe
je nyní integrální
součástí našich
každodenních
pracovních postupů.
Bez něj by naše práce
byla skoro nemožná.“
Bill Rue
Ředitel informačních
technologií, Hassell
• Snadnější opětovné použití obsahu: Změna formátování a uspořádání informací a médií za účelem vytvoření
nového dokumentu nebo prezentace představuje pro mnohé pracovníky se znalostmi a informacemi zabijáka
produktivity. V průzkumu trhu provedeném společností Adobe uvedlo 40 % znalostních pracovníků, že by
chtěli mít možnost upravovat nebo opětovně používat obsah souborů PDF, aniž by se museli vracet k původním
zdrojovým souborům. Také uváděli potřebu opakovaně použít obsah ze souborů PDF v jiných formátech.
• Rychlejší nalezení informací: Bez ohledu na to, zda má obsah v podniku papírovou nebo digitální podobu,
stráví pracovníci hodně času hledáním informací. Podle studie společnosti IDC z roku 2009 s názvem Hidden
Costs of Information Work (Doc.# 217936) (Skryté náklady práce s informacemi (dok. č. 217936)) stráví
průměrný zaměstnanec hledáním informací 8,8 hodiny za týden, což za rok představuje náklady ve výši
14 209 USD. Zkrácením této doby může dojít k výraznému nárůstu produktivity.
• Lepší vytváření a správa formulářů: Formuláře jednotlivých oddělení a mnohé interní podnikové formuláře
mají sice elektronický formát (například soubory aplikace Microsoft Word či Excel nebo statické soubory
PDF), ale jsou často zpracovávány ručně. Automatizace těchto formulářů má často nízkou prioritu kvůli
vzhledem k času oddělení IT a zdrojům. Snadno použitelné samoobslužné formulářové řešení, které
znalostním pracovníkům umožňuje automatizovat formuláře jejich oddělení, může naopak snížit zátěž
oddělení IT. Takové řešení musí být intuitivní od vytvoření formuláře přes jeho distribuci až po shromáždění
dat. Software pro zvýšení produktivity znalostních pracovníků, který již tyto schopnosti obsahuje, může
pomoci snížit náklady a eliminovat nutnost podpory dalších aplikací ze strany oddělení IT.
• Automatizace běžných úkolů: V souvislosti s interními procesy nebo podnikovými zásadami může být po
zaměstnancích požadováno, aby často prováděli určitou sadu úkolů souvisejících s dokumenty. Chtějí-li
uživatelé například zveřejnit dokument na podnikovém webu, může společnost vyžadovat, aby dodržovali
pokyny týkající se způsobu zabezpečení dokumentu, způsobu optimalizace velikosti souboru a metadat, jež
mají být zahrnuta. Automatizací těchto úkolů společnost nejen zvýší produktivitu zaměstnanců, ale také
zajistí konzistenci a dodržování nastavených zásad.
Adobe Acrobat Oficiální zpráva
3
Další krok pro oddělení IT
Ve spolupráci s vedoucími pracovníky identifikujte slabá místa týkající se produktivity v organizaci. Odpovídají
aktuální aplikace pro produktivní kancelářskou práci potřebám uživatelů, nebo musí uživatelé hledat nějaké
další nástroje? Kolik peněz a času by šlo ušetřit konsolidací prostředí IT pro nejvhodnější aplikace pro zvýšení
produktivity?
Co to vše znamená
Pokud chce oddělení IT organizaci pomáhat v naplňování jejích cílů, musí aktivně zvyšovat efektivitu spolupráce
na dokumentech a podporovat dynamické metody komunikace. Znalostní pracovníci již tato řešení hledají
a v některých případech si sami instalují různé nástroje, čímž vytvářejí pro oddělení IT složitější prostředí. V zájmu
maximalizace úspěchu by mělo oddělení IT poskytnout řešení pro spolupráci na dokumentech a jejich výměnu,
které bude dostatečně pružné na to, aby se přizpůsobilo široké škále potřeb znalostních pracovníků, bude
efektivní s ohledem na vynaložené náklady, bude umožňovat spolupráci v rámci organizace i mimo ni, bude
nabízet požadované možnosti pro ovládání zabezpečení a utajení dokumentů a bude použitelné bez ohledu
na jazyk, počítačovou platformu a úroveň práce uživatelů s počítačem.
Adobe Systems s.r.o.
Radlická 714/113a
158 00 Praha 5
Česká republika
www.adobe.com, www.adobe.cz
Adobe, the Adobe logo, Acrobat, and Reader are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Java is
a trademark or registered trademark of Sun Microsystems, Inc. in the United States and other countries. All other trademarks are the property of their respective owners.
© 2011 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Czech Republic.
91048811 3/11
4
Žádost o informace od společnosti Adobe
Pokud byste si chtěli promluvit se zástupcem společnosti Adobe a získat další informace o řešeních společnosti
Adobe pro spolupráci na dokumentech a jejich výměnu, vyplňte a odešlete následující formulář.
* Povinná pole
KONTAKTNÍ INFORMACE
Jméno *
Příjmení *
Funkce *
Select
Název organizace *
Telefonní číslo *
E-mail *
Země *
Select
Adresa
PSČ
INFORMACE O ORGANIZACI
V jakém odvětví působíte? *
Select
Jaké je vaše primární povolání nebo pracovní pozice? *
Select
Kolik zaměstnanců ve vaší společnosti bude používat tento produkt? *
Select
OBECNÉ INFORMACE
Otázky nebo komentáře
Upozornění: Poskytnutím kontaktních informací uděluji společnosti Adobe a jejím zástupcům („Adobe“)
oprávnění kontaktovat mě (e-mailem, telefonicky a/nebo poštou) v souvislosti se společností Adobe a jejími
produkty a službami, včetně informací o vydáních a aktualizacích produktů, seminářů, akcí, průzkumů, školení
a speciálních nabídek. V budoucnosti budu toto oprávnění moci zrušit a společnost Adobe může poskytnuté
údaje použít pouze v souladu se zásadami ochrany osobních údajů online společnosti Adobe.
Zásady ochrany osobních údajů online společnosti Adobe najdete na této adrese:
http://www.adobe.com/cz/misc/privacy.html
Odeslat