Zpráva z forenzního auditu
Transkript
Zpráva z forenzního auditu
Zpráva z forenzního auditu Loketské městské lesy s.r.o. 7. května 2012 DŮVĚRNÉ Obsah 1. Úvod ......................................................................................................................... 4 1.1. Předmět auditu ................................................................................................... 4 1.1.1. Identifikační údaje zadavatele ...................................................................... 4 1.1.2. Identifikační údaje zpracovatele ................................................................... 4 1.1.3. Složení auditního týmu: ............................................................................... 5 1.1.4. Termín auditu ............................................................................................... 5 1.1.5. Předmět auditu............................................................................................. 5 1.1.6. Specifikace auditovaných činností dle CZ-NACE......................................... 6 1.2. Cíl auditorských šetření a zaměření prací .......................................................... 7 1.3. Postup auditorských prací, metodika auditu ....................................................... 8 1.3.1. Metodika procesně věcné části auditu ......................................................... 9 1.3.2. Metodika ekonomické části auditu ............................................................. 12 1.4. Klasifikace zjištění forenzního auditu................................................................ 13 1.5. Posunutí termínu vydání zprávy auditora a omezení auditorských prací ......... 14 2. Průběh auditu ......................................................................................................... 15 3. Shrnutí závěrů z auditu – procesně věcná část ...................................................... 16 3.1. Hlavní procesy .................................................................................................. 16 3.1.1. Marketing ................................................................................................... 17 3.1.2. Obchod ...................................................................................................... 19 3.1.3. Realizace ................................................................................................... 33 3.2. Podpůrné procesy ............................................................................................ 53 3.2.1. Strategické řízení, plánování a tvorba dokumentace ................................. 54 3.2.2. Projektové řízení ........................................................................................ 56 3.2.3. Vybavení ................................................ Chyba! Záložka není definována. 3.2.4. Investiční činnost ....................................................................................... 67 3.2.5. Doprava ..................................................................................................... 73 3.2.6. Fakturace a pokladna ................................................................................ 83 3.2.7. Personalistika (HRM – řízení lidských zdrojů) ............................................ 85 strana 2 z 166 4. Shrnutí závěrů z auditu – personální část .............................................................. 92 5. Shrnutí závěrů z auditu – ekonomická část ............................................................ 95 5.1. Vnitřní účetní metodiky a kontrolní mechanismy hospodaření společnosti ....... 96 5.2. Analýza hospodaření jednotlivých vybraných činností ................................... 100 5.2.1. Správa cizího lesního majetku ................................................................. 100 5.2.2. Těžba a prodej dřevní hmoty ................................................................... 102 5.2.3. Těžba a zpracování rašeliny .................................................................... 103 5.2.4. Uplatňování práva myslivosti ................................................................... 104 5.2.5. Dřevovýroba a truhlárna .......................................................................... 106 5.2.6. Hostinská a ubytovací činnost – pension Hory......................................... 109 5.2.7. Zemědělská a chovatelská činnost – Farma Hory ................................... 111 6. Závěrečné shrnutí auditu ...................................................................................... 113 6.1. Nálezy při auditu ............................................................................................. 114 7. Seznam zkratek .................................................................................................... 126 8. Přílohy .................................................................................................................. 129 8.1. Příloha č. 1 - Seznam požadovaných a dodaných podkladů .......................... 129 8.2. Příloha č. 2 – Úvodní slovo jednatelů společnosti .......................................... 147 8.3. Příloha č. 3 - Správa cizího majetku, 2011 ..................................................... 159 8.4. Příloha č. 4 – Rašelina ................................................................................... 161 8.5. Příloha č. 5 – HS 800 – Farma Hory - 2010 ................................................... 162 8.6. Příloha č. 6 – HS 800 – Farma Hory – 2011................................................... 164 8.7. Příloha č. 7 – Vyúčtování naháňky 12. – 13. 11. 2011 ................................... 166 strana 3 z 166 1. Úvod 1.1. Předmět auditu 1.1.1. Identifikační údaje zadavatele Loketské městské lesy s. r. o. IČ: 25213342 DIČ: CZ25213342 Sídlo: Dvory 31, 357 33 Loket Kontaktní osoba: Jaroslav Hlavsa – jednatel dále jen „společnost“, „Loketské městské lesy“ nebo „LML“. 1.1.2. Identifikační údaje zpracovatele SOFO Group a.s. IČ: 27243389 DIČ: CZ27243389 Sídlo: Ovocný trh 572/11, Praha 1, 110 00 dále jen „zpracovatel“, „auditor“ nebo „SFG“. strana 4 z 166 1.1.3. Složení auditního týmu: Celé jméno člena týmu Pozice v auditním týmu Ing. Robert Fischer Projektový manažer, auditor Ing. Petr Sunek Vedoucí auditor Bc. Václav Kotora Auditor Tomáš Kraus, DiS. Auditor Ing. Lucie Sýkorová Auditor Mgr. Miroslav Vild Auditor Mgr. Lukáš Nachtman Auditor Ing. Vladimír Loník Auditor Mgr. Luděk Sequens Expert pro oblast HR Tabulka 1 – Složení auditního týmu 1.1.4. Termín auditu 26. 3. 2012 – 7. 5. 2012 1.1.5. Předmět auditu Společnost SOFO Group a.s. uzavřela dne 23. 3. 2012 se společností Loketské městské lesy, s. r. o. smlouvu, jejímž předmětem je realizace „Forenzního auditu hospodaření společnosti s ekonomickými prostředky za období let 2010 – 2011“ (dále jen „smlouva“). Předmět forenzního auditu byl smluvně definován následovně: Předmětem je realizace forenzního auditu dodavatele objednateli, souvisejících s prověřením hospodaření s ekonomickými prostředky za období let 2010 – 2011. strana 5 z 166 Forenzní audit bude zaměřen na prověření zacházení se svěřenými prostředky, hospodárnost, prověření systému řízení, kontrolních mechanismů, v souladu s interními předpisy a platnou legislativou. 1.1.6. Specifikace auditovaných činností dle CZNACE těžba a prodej dřeva, o o o o o 68320: 56100: 5590: 47190: Kompletační a dokončovací práce Výroba pilařská a impregnace dřeva Výroba ostatních dřevěných, korkových, proutěných a slaměných výrobků, kromě nábytku myslivost o o o o o Správa nemovitostí na základě smlouvy nebo dohody Stravování v restauracích, u stánků a v mobilních zařízeních Ostatní ubytování Ostatní maloobchod v nespecializovaných prodejnách truhlárna a dřevovýroba, o 433: o 16100: o 16290: Lesní hospodářství a jiné činnosti v oblasti lesnictví Pěstování plodin jiných než trvalých Lesnictví a těžba dřeva Podpůrné činnosti pro lesnictví Zprostředkování velkoobchodu a velkoobchod v zastoupení provoz penzionu, o o o o 02100: 011: 02: 02400: 461: 014: 01493: 01499: 016: 01620: Živočišná výroba Chov zvířat pro zájmový chov Chov ostatních zvířat j. n. Podpůrné činnosti pro zemědělství a posklizňové činnosti Podpůrné činnosti pro živočišnou výrobu těžba a prodej peloidu, o 089: o 108: Těžba a dobývání j. n. Výroba ostatních potravinářských výrobků strana 6 z 166 letní a zimní údržba města o 38: o 38320: Shromažďování, sběr a odstraňování odpadů, úprava odpadů k dalšímu využití Úprava odpadů k dalšímu využití, kromě demontáže vraků, strojů a zařízení ostatní doplňkové činnosti o o o o o o o o o 03220: 36000: 18130: 289: 431: 4399: 68310: 702: 711: o 74: o 772: o 8559: Sladkovodní akvakultura Shromažďování, úprava a rozvod vody Příprava tisku a digitálních dat Výroba ostatních strojů pro speciální účely Demolice a příprava staveniště Ostatní specializované stavební činnosti j. n. Zprostředkovatelské činnosti realitních agentur Poradenství v oblasti řízení Architektonické a inženýrské činnosti a související technické poradenství Ostatní profesní, vědecké a technické činnosti Pronájem a leasing výrobků pro osobní potřebu a převážně pro domácnost Ostatní vzdělávání j. n. 1.2. Cíl auditorských šetření a zaměření prací V návaznosti na předmět smlouvy definoval auditní tým následující dílčí cíle forenzního auditu hospodaření společnosti s ekonomickými prostředky za období let 2010 – 2011: Prověřit účelnost a hospodárnost vynakládaných prostředků společnosti s cílem odhalení veškerých nestandardností, případných protiprávních stavů a jejich kvalifikace Prověřit objektivnost výdajů a výši cen včetně prověření výše fakturovaných plnění vůči skutečně odvedeným pracím a dodávkám (rozsah, kvalita, cena). Prověřit nastavení řídících i podpůrných procesů, identifikovat případná slabá místa mající vliv na provoz a hospodářský výsledek společnosti a vznik prostředí umožňujícího protiprávní jednání. strana 7 z 166 1.3. Postup auditorských prací, metodika auditu Provedení forenzního auditu bylo rozděleno do několika částí, které uvádí Obrázek 1. Jednotlivé části forenzního auditu byly prováděny odborníky nominovanými do auditního týmu (viz kap. 1.1.3). Forenzní audit LML Procesně věcný audit Audit hlavních procesů Personální audit Ekonomický audit Audit podpůrných procesů Obrázek 1 – Rozdělení forenzního auditu strana 8 z 166 1.3.1. Metodika procesně věcné části auditu Nastavení realizace procesní části forenzního auditu auditním týmem shrnuje Obrázek 2. Hlavní metodickou oporou auditu byla kontrola stanovení procesního rámce pro všechny analyzované činnosti na základě: 1) zákonných a normativních požadavků, 2) postupů nastavených ve společnosti na základě doložené dokumentace, 3) postupů nastavených ve společnosti bez doložené dokumentace („historické zvyklosti“, 4) best practices obdobných společností. Na základě takto stanoveného procesního rámce byly metodou úplné kontroly nebo metodou vzorkování auditovány jednotlivé instance procesů. Veškerá zjištění členěná po identifikovaných procesech uvádí kap. 3 •Kontrola shody s právním rámcem •Kontrola kompletnosti z pohledu zákonných požadavků •Kontrola efektivního nastavení s ohledem na best practices obdobných Řídící dokumentace společností Procesní nastavení Instance procesů •Audit nastavení skutečně vykonávaných činností a procesů •Kontrola správnosti nastavení procesů se zákonnými požadavky a best practices obdobých společností •Audit instancí prováděných procesů metodou vzorkování •Kontrola shody realizace se zákonnými požadavky a nastaveným postupem Obrázek 2 – Metodika procesní části forenzního auditu strana 9 z 166 Nastavení realizace věcné části forenzního auditu auditním týmem shrnuje Obrázek 3. Věcná část se věnovala analýze neprocesních činností a skutečností ve společnosti, tedy zejména přijatým klíčovým rozhodnutím, koncepčnosti řešení, vhodnosti a výhodnosti smluvních vztahů a účelnosti a efektivnosti vynaložených nákladů. Veškerá zjištění této metody jsou přiřazena k souvisejícím procesům a jsou uvedena v kap. 3. Klíčová rozhodnutí Smluvní vztahy Náklady • Analýza přijatých klíčových rozhodnutí • Analýza koncepce • Analýza klíčových smluvních vztahů (bez časového rozlišení) • Analýza výhodnosti smluvních vztahů • Benchmark provozních nákladů • Účelnost a efektivnost vynaložených nákladů • Personální situace na klíčových pracovních pozicích Obrázek 3 – Metodika věcné části forenzního auditu strana 10 z 166 1.3.1.1. Prověřované procesní oblasti Hlavní procesy o Marketing o Obchod Prodej dřevní hmoty Prodej služeb penzionu Hory Prodej zpracované rašeliny1 Prodej výrobků truhlárny Obchod v oblasti myslivosti o Realizace správa cizího lesního majetku těžba dřevní hmoty těžba a zpracování rašeliny provozování penzionu Hory dřevovýroba a truhlárna zimní údržba města pronájem pozemků Podpůrné procesy o Strategické řízení, plánování a tvorba dokumentace o Projektové řízení o Řízení ICT a IT o Investiční činnost o Nákup o Doprava o Metrologie o Fakturace a pokladna o Personalistika . 1 v dalším textu bude termín rašelina používán záměně s pojmem peloid strana 11 z 166 1.3.2. Metodika ekonomické části auditu Metodika ekonomické části je založena na verifikaci všech relevantních položek nákladů a výnosů příslušné činnosti vykazované v účetnictví společnosti ve zkoumaných obdobích let 2010 a 2011 s příslušnou analýzou případného neoprávněného krácení výnosů nebo zatěžování nepřiměřenými náklady ve vztahu k hospodářskému výsledku. 1.3.2.1. Prověřované ekonomické oblasti Původní záměr na řádnou analýzu všech hlavních činností v obou sledovaných ročních obdobích musel být v průběhu auditu značně korigován vzhledem ke stavu evidence (bod 5.1) a dostupnosti analytických zdrojových informací nezbytných pro standardní průběh auditu (nedostupnost pro audit klíčových odpovědných osob z uvedených období – jednatel ing. P. Scheuer, účetní M. Pavlovičová, vedoucí odbytu ing. R. Böhm st.) v konfrontaci s časovým plánem ekonomické části auditu. Analýza hospodaření byla proto provedena v následujících oblastech: o o o o o o o správa cizího lesního majetku těžba a prodej dřevní hmoty těžba a zpracování rašeliny uplatňování práva myslivosti dřevovýroba a truhlárna hostinská a ubytovací činnost – pension Hory zemědělská a chovatelská činnost – farma Hory strana 12 z 166 1.4. Klasifikace zjištění forenzního auditu Neshoda činnost je prováděna v rozporu s platnými právními normami nebo závažně porušuje nastavená vnitrofiremní pravidla nebo se jedná o závažné porušení pravidel řádného hospodaření Odchylka činnost není prováděna stanoveným postupem, ale závažnost pochybení není tak vysoká jako u neshody, příp. se jedná o manažerská pochybení Slabé místo činnost/proces je vykonávána formálně správně, ale při jejím provádění vyvstávají rizika, která by při systémovém neřešení mohla vyústit v odchylku nebo neshodu Doporučení doporučení auditorů na zlepšení provádění činnosti, doporučení na optimalizaci řešení Komentář doplňující sdělení auditorů ke zkoumané oblasti strana 13 z 166 1.5. Posunutí termínu vydání zprávy auditora a omezení auditorských prací Průběh auditu byl poznamenán nutností nestandardních kroků, které musely být prováděny kvůli omezení auditorské činnosti ze strany zadavatele auditu z důvodů: 1) nepřítomnosti zaměstnanců, kteří byli v prověřovaném období zodpovědní za některé prověřované oblasti. Jednalo se o: - ředitele společnosti a zároveň jednatele p. Scheuera, - účetní pí. Pavlovičovou, - správce majetku pí. Černánskou, 2) odchodu p. Pánka (ukončení pracovního poměru dohodou v průběhu auditu), který spravoval úsek Farma Hory a byl určen současným ředitelem společnosti p. Hlavsou jako hlavní kontaktní osoba pro provedení auditu, 3) pomalým postupem zadavatele při předávání vyžádaných podkladů, které byl auditní tým nucen nahradit fyzickým získáváním podkladů v místě sídla vedení společnosti. Z tohoto důvodu zpracovatel navrhl dne 18. 4. 2012 posunutí původního termínu dokončení auditu o 2 týdny, tj. na 7. 5. 2012, aby mohly být pracovníky zadavatele dohledány a předány další podklady potřebné pro komplexní provedení forenzního auditu společnosti. Vedení společnosti tento návrh přijalo. Posun termínu byl stvrzen podpisem dodatku ke smlouvě. 4) Absence (příp. nekvalitní vedení) některých podstatných podkladů, jako jsou např. knihy jízd služebních vozidel, inventury majetku, výkaz prací, projektové dokumentace ke stavebním pracím na Farmě Hory, limitovala možnosti prověření některých oblastí fungování společnosti. Nedoložené a/nebo nesprávně vedené podklady jsou diskutovány u jednotlivých auditovaných oblastí. 5) Nekompletní podoby předání řady dokumentů (chybějící dodatky smluv, nekompletní inventurní zápisy, seznam majetku apod.) Podrobný seznam požadovaných a dodaných podkladů je v příloze č. 1 této zprávy včetně uvedení data žádosti o dokumenty a jejich reálného předání resp. vyjádření o jejich existenci. strana 14 z 166 2. Průběh auditu Audit byl prováděn převážně v prostorách společnosti, v jejím sídle na Supím potoku. Před samotným zahájením a následně i v průběhu forenzního auditu došlo ve společnosti k zásadním personálním změnám, které následně ovlivnily průběh celého auditu. Jednalo se o odchod klíčových pracovníků společnosti – jednoho z jednatelů – Ing. Scheuera, který měl na starosti kompletní řízení společnosti v uplynulých letech, dále pak hlavní účetní, jejíž pracovní poměr byl ukončen řádnou výpovědní dobou a v neposlední řadě Ing. Pánka, který byl věcně odpovědný za velkou část činností společnosti, především ve „vedlejších“ aktivitách společnosti a jehož odchod proběhl ukončením pracovního poměru dohodou ze dne na den v průběhu auditu. Ing. Scheuer a Ing. Pánek byli v podstatě jediní, kteří měli přehled o aktivitách společnosti na Farmě Hory a přidružených činnostech (spadajících pod Farmu Hory). Odchod výše jmenovaných pracovníků zkomplikoval získávání informací, z nichž se některé vůbec nepodařilo dohledat a jiné byly dohledány až po dlouhé době hledání a společném pátrání auditorů a pracovníků společnosti. strana 15 z 166 3. Shrnutí závěrů z auditu – procesně věcná část Tato kapitola uvádí analyzované procesy a jednotlivá zjištění. Je členěna do podkapitol dle procesů, u každého procesu je uvedena prověřovaná oblast, cíle prověření v této oblasti, zdroje pro prověření (tj. předložená dokumentace, záznamy, osobní pohovory či jiné zdroje informací), zjištění z auditu (tedy postup a výsledky prověřování) a nálezy při auditu. Odstavec „nálezy při auditu“ vždy shrnuje důležité komentáře auditního týmu a zejména uvádí nalezené neshody s uvedením stupně klasifikace (viz kap. 1.4). 3.1. Hlavní procesy Jako hlavní procesy hodnotil auditní tým všechny procesy přinášející přidanou hodnotu pro zákazníky společnosti. Marketing •Marketing hlavních činností •Marketing vedlejších činností Obchod •Prodej dřevní hmoty •Prodej služeb penzionu Hory •Prodej zpracované rašeliny •Prodej výrobků truhlárny •Obchod v oblasti myslivosti Realizace •Správa cizího lesního majetku •Těžba dřevní hmoty •Těžba a zpracování rašeliny •Provozování penzionu Hory •Dřevovýroba a truhlárna •Zimní údržba města •Pronájem pozemků Obrázek 4 – Auditované hlavní procesy společností strana 16 z 166 3.1.1. Marketing Prověřovaná oblast: Marketingové aktivity společnosti Cíl prověření: Identifikace využívaných součástí marketingového mixu, posouzení vhodnosti jednotlivých druhů ve vztahu k jejich reálnému použití ve společnosti a vynaložených nákladů. Prověřeno: - - internetové stránky společnosti www.lesyloket.cz, www.raselinaloket.cz, www.farma.lesyloket.cz, skládací leták formátu DL propagující Farmu Hory, řízený pohovor s p. Hlavsou, p. Adámkem, p. Fillem, p. Böhmem ml. Zjištění: Společnost se se svojí hlavní činností, kterou je těžba a prodej dřeva 2, pohybuje z pohledu marketingu ve specifickém prostředí. Společnost je odkázána na přírodní zdroje, jejichž obměna je dlouholetá. Dále je omezována zákony a celkovým nastavením trhu, v jehož rámci existuje více faktorů, které nemůže přímo ovlivňovat. Cenu produktu určuje poptávka, která může být ovlivněna zvýšenou nabídkou (např. po vichřicích a vzniklých polomech). Na straně odběratelů je poměrně malá skupina společností. S ohledem na přepravní náklady je společnost pro udržení určité marže nucena prodávat produkt odběratelům, kteří jsou v určité vzdálenosti. Za těchto podmínek je nastavení „standardního“ marketingového mixu velice obtížné. Není proto překvapením, že společnost v této oblasti aktivní marketing nerealizuje. Podporu obchodu zajišťuje pracovník zařazený jako „odbytář“, který osobně vyjednává dodací podmínky. Vedlejší činnosti společnosti, kterými jsou: 2 provoz penzionu, truhlárna, dřevovýroba a těžba a prodej peloidu, v celé zprávě z forenzního auditu budou používány termíny dřevo a dřevní hmota jako synonyma strana 17 z 166 nejsou z hlediska marketingu pokryty. Jediná propagace, která byla doložena, jsou internetové stránky www.raselinaloket.cz věnující se prodeji peloidu a www.farma.lesyloket.cz obsahující prezentaci penzionu a dřevovýroby s minimální zmínkou o truhlárně. Pro penzion Farma hory byly také vytvořeny letáčky, o jejichž distribuci nebyly předány žádné záznamy. Speciální oblastí je myslivost, která má stálou klientelu, která plně vytěžuje možnosti společnosti a není tudíž zapotřebí tuto oblast dále propagovat. Nálezy při auditu: 1. SM 2. SM Marketing pro vedlejší činnosti společnosti není systematicky veden a je na něj kladen nízký důraz. Propagace těžby a prodeje dřeva není prováděna. Vše je ponecháno na odpovědnosti jednoho pracovníka. strana 18 z 166 3.1.2. Obchod 3.1.2.1. Prodej dřeva Prověřovaná oblast: Zdroje dřeva Cíl prověření: Zmapovat všechny zdroje dřevní hmoty a ověřit smluvní zajištění těchto zdrojů. Prověřeno: - přehled prodejů dřevní hmoty za roky 2010, 2011, řízený pohovor s p. Böhmem ml. (odbytář). Zjištění: Hlavními zdroji dřevní hmoty pro prodej ve společnosti LML byly: - spravované pozemky (porosty) města Loket, spravované pozemky třetích stran, u nichž bylo smluvně dohodnuto také zajištění těžby dřeva a těžba na pozemcích třetích stran, jejichž pozemky nejsou v trvalé správě společnosti, ale těžba byla jednorázově objednána (tzv. výkupy). Všechny tyto 3 zdroje dřevní hmoty byly zajišťovány vlastní těžbou a také evidovány v přehledech prodejů. Čtvrtým – nestandardním – zdrojem dřeva byl výkup výřezů od společnosti Václav Šerý (IČ 46835555). Takovýto výkup byl realizován pouze u této společnosti a vycházel z historické dohody mezi LML a fyzickou osobou podnikající dle živnostenského zákona nezapsanou v obchodním rejstříku Václav Šerý. Nebyly doloženy smluvní podklady k této dohodě o nákupu dřevní hmoty, prodej této dřevní hmoty není evidován v přehledech prodejů dodaných panem Böhmem. Nálezy při auditu: 3. O 4. O Nedoloženo smluvní zajištění zpětného výkupu výřezů od společnosti Václav Šerý. Výkup výřezů z Pily Václav Šerý se jeví značně nestandardní a vzhledem k ostatním způsobům zajištění zdrojů dřeva jako netransparentní. S ohledem na specifikum trhu, kdy odběratel určuje podmínky výkupu dřeva (jakou kvalitu dřeva vykoupil), je způsob, kdy odběratel vykoupí dřevo, které není schopen zpracovat, značně podivný. Tento způsob strana 19 z 166 5. SM pořízení dřeva neumožňuje jednoznačné určení původu dřeva a vytváří prostor pro obchod s nelegálně pořízeným dřevem. Není prováděno vyhodnocování ekonomické výhodnosti výkupu dřevní hmoty od společnosti Václav Šerý. strana 20 z 166 Prověřovaná oblast: Objemy prodaného dřeva Cíl prověření: Zmapovat způsob evidence a vyhodnocování objemu prodaného dřeva. Provést srovnání celkového objemu prodaného a vytěženého dřeva. Provést srovnání prodaného a vytěženého dřeva dle sortimentů. Prověřeno: - přehled prodejů dřevní hmoty za roky 2010, 2011, řízený pohovor s p. Böhmem mladším (odbytář). Zjištění: Odbyt byl v roce 2010 veden p. Böhmem starším. V roce 2011 vedení odbytu převzal p. Böhm mladší pod dozorem svého otce. Tato výměna na pozici odbytáře měla také vliv na způsob vedení přehledu odbytu. Do roku 2010 byla veškerá evidence vedena pouze v písemné papírové podobě bez možnosti efektivní analýzy a vyhodnocení. V roce 2011 zavedl p. Böhm ml. přehledovou evidenci v elektronické podobě formou tabulek ve formátu MS Excel. V tabulkách je zachycena rekapitulace vytěženého objemu dřeva dle úseků, vyhodnocení průměrného ročního zpeněžení, objem prodaného dřeva dle sortimentů, vyhodnocení odběratelů dle odebraného objemu dřeva a přehled cen dřeva dle sortimentů v jednotlivých měsících. Dle vyjádření pana Böhma sloužily tyto přehledy především pro přehled odbytáře a nebyly využívány pro systematické vyhodnocování vedením společnosti. Systém prodeje dřeva je značně ovlivněn trhem. Jeho největším specifikem je situace, kdy koncový odběratel (pila) určuje druh (sortiment a kvalitu) zboží, které vykupuje. Toto určení je poté závazné a dle toho dochází k účtování prodeje. Dochází tak k rozdílům oproti výkazům těžby pořízeným na pni, odvozovém místě, či manipulačním skladu. Tyto rozdíly jsou v menší míře kvantitativní, ve větší míře kvalitativní. Tím je zásadně ovlivněna celková cena. V průběhu auditu nebyl auditorům předložen přehled – evidence systematického sledování a vyhodnocování těchto rozdílů. Celkový objem vytěžené dřevní hmoty za rok 2011 bez ohledu na sortiment činil 34 059,15 m3. Objem vytěžené dřevní hmoty, evidovaný odbytářem, byl vzhledem k nepřímému propojení s evidencí lesní výroby porovnán s výkazy poskytnutými vedoucím výroby. Metodou vzorkování bylo ověřeno, že objemy evidované na odvozu ze skladu na Odvozním místě vybraných úseků, souhlasí s objemy evidovanými u příslušných úseků v přehledu odbytáře. strana 21 z 166 Při tomto ověření bylo zjištěno, že z určitých úseků (porostů) je většina dřevní hmoty odvážena na manipulační sklad, kde je dřevo manipulováno na větší množství sortimentů. Celkový objem prodané dřevní hmoty za rok 2011 bez ohledu na sortiment byl 33 285 m3. Z toho 24 210 m3 bylo prodáno přímo z odvozního místa a 9 075 m3 z manipulačního skladu. Rozdíl mezi celkovým objemem vytěžené dřevní hmoty za rok 2011 a celkovým objemem prodané dřevní hmoty za rok 2011 byl 774,15 m3. Vzhledem k tomu, že v dodaných přehledech těžby, nebyl sledován objem vytěžené dřevní hmoty odvezený na manipulační sklad, je potřeba při porovnání objemu vytěžené a prodané dřevní hmoty započítat roční přírůstek na manipulačním skladě. Tento přírůstek činil dle inventury manipulačního skladu, která byla součástí účetní závěrky za rok 2011, 872,28 m3. Z výše zmíněného porovnání těžby a prodeje s přírůstkem na manipulačním skladu vyplývá, že bylo prodáno o 98,13 m3 více, než bylo vytěženo. Absence evidence nakupované dřevní hmoty od společnosti Václav Šerý (IČ 46835555) znemožňuje objektivní posouzení výše nalezeného nesouladu mezi těžbou a prodejem. Nálezy při auditu: 6. SM 7. O 8. N 9. N 10. SM Vedení evidence prodané dřevní hmoty do roku 2010 vč. pouze v papírové nestrukturované podobě neumožňovalo efektivní kontrolu. Přehledy prodané dřevní hmoty vedené v tabulkách MS Excel nejsou nijak předkládány a vyhodnocovány vedením. Nejsou stanoveny žádné závazné ukazatele, které by umožňovaly kontrolu nastavení a provádění procesu. Nedoloženo vyhodnocování rozdílů mezi těžbou a prodejem – uznaným množstvím a kvalitou jednotlivými odběrateli a navazující srovnání rozdílů mezi odběrateli resp. předpokládané a přiznané kvality dodaného dřeva. Celkový objem prodané dřevní hmoty je dle evidence v roce 2011 o 98,13 m3 vyšší, než celkový objem vytěžené dřevní hmoty v tomto roce Celková evidence dřevní hmoty od svého vytěžení až po expedici zákazníkovi a fakturaci není centrálně prováděna. Nejsou tak k dispozici podklady pro efektivní nastavení kontrolního systému. strana 22 z 166 Prověřovaná oblast: Způsob určení ceny dřeva a porovnání průměrných cen dle sortimentů s průměrnými cenami Cíl prověření: Porovnat ceny jednotlivých prodávaných sortimentů s průměrnými cenami surové dřevní hmoty dle cen vydávaných ČSÚ. Prověřeno: - přehled prodejů dřevní hmoty za roky 2010, 2011, řízený pohovor s p. Böhmem mladším (odbytář), statistika Indexy cen v lesnictví (surové dříví) 4. čtvrtletí 2011 – Český statistický úřad – viz http://www.czso.cz/csu/2011edicniplan.nsf/p/7007-11. Zjištění: Pro srovnání cen dříví s průměry ČSÚ auditní tým použil předanou evidenci za rok 2011 od p. Böhma ml. Zpětné provedení tohoto srovnání značně komplikuje fakt, že označení sortimentů dřeva ve společnosti neodpovídá obecně používané sortimentizaci ČSÚ. Z tohoto důvodu nebylo možné porovnat ceny všech sortimentů a tak auditní tým mohl porovnat pouze ceny sortimentů, které bylo možné z dokumentace jednoznačně rozlišit (jedná se o sortimenty jehličnanů). V tomto přehledu je zahrnutý sortiment 111 – Pilařská kulatina SM, JD, který v objemu prodeje tvoří majoritu. V dodaném přehledu cen dřeva je rozlišení kvality dřeva na A a B vždy sledováno samostatně. Především u nejprodávanějšího typu dřeva (smrk) je rozdíl cen mezi kvalitami A a B v průměru 400 Kč za m3. V níže provedeném přehledu jsou tyto dvě ceny zprůměrovány, neboť z dodaných podkladů nebylo možno rozklíčovat množství v jednotlivých kategoriích (A/B). Ceny dříví byly stanovovány odbytářem na základě individuálních jednání s odběrateli na základě poptávky a odhadu situace na trhu. strana 23 z 166 Název sortimentu dle ČSÚ Výřezy II. třídy jakosti Výřezy III. A/B třídy jakosti Název sortimentu dle LML Roční průměrná cena dle ČSÚ v Kč Roční průměrná cena LML v Kč 111 II – Pilařská kulatina SM, JD 2 760 2 800 borovice 112 II – Pilařská kulatina BOR 2 261 2 600 modřín 113 II – Pilařská kulatina MD 3 386 Není prodej smrk 111 A/B – Pilařská kulatina SM, JD 2 041 1 903 borovice 112 A/B – Pilařská kulatina BOR 1 591 1 509 modřín 1 973 2 147 682 585 smrk 113 A/B – Pilařská kulatina MD Dříví VI. třídy jakosti - palivové dříví Tabulka 2 – Přehled cen prodávaných sortimentů dřevní hmoty v porovnání s průměrem dle ČSÚ strana 24 z 166 Nálezy při auditu: 11. O 12. K 13. N 14. D Sortimentizace používaná ve společnosti LML je nepřehledná a neumožňuje prokazatelné provedení benchmarkingu s externími zdroji. Nejsou tak k dispozici data pro jednoznačné vyhodnocení výkonnosti a efektivity prodeje. Z provedeného srovnání vybraných cen vyplývá, že společnost se v ročních průměrech cen u sortimentu Výřezy III. A/B smrk a borovice a Dříví VI. palivové dříví pohybuje pod průměrem ČSÚ. Naproti tomu u sortimentů Výřezy II. smrk a borovice a Výřezy III. A/B modřín jsou ceny dosažené společností nad ročním průměrem. Dosahované odchylky jsou adekvátní v rámci časového a geografického pohybu cen. V přehledu objemu prodávaného dřeva nejsou sortimenty rozlišeny dle kvality II. a III. A/B a tak není možné vyhodnotit objem prodaného dřeva dle této kvality, která se významně liší cenou. Tento stav ukazuje na absenci kontroly a hodnocení výkonnosti společnosti. Doporučujeme revidovat systém značení sortimentu a jeho evidence od těžby až po předání odběrateli včetně zavedení systematické kontroly. strana 25 z 166 3.1.2.2. Vymáhání pohledávek od odběratelů dřeva a jiných subjektů Prověřovaná oblast: Vymáhání pohledávek Cíl prověření: Celkové shrnutí objemu podaných žalob LML na ostatní subjekty na základě poskytnutého přehledu právních zastoupení u soudu, neboli přehled dlužných částek. Zhodnotit efektivitu procesu vymáhání pohledávek s přesahem do všech ostatních realizačních procesů společnosti. Prověřeno: - přehled vedených soudních sporů ke dni 31. 12. 2011 Zjištění: Byl poskytnut přehled podaných žalob ke dni 31. 12. 2011. Z přehledu bylo zjištěno, že LML vymáhají od 14 subjektů pohledávky z období 2002 až 2011 částku v souhrnné výši 4 391 366,– Kč. Tyto právní spory jsou stále nerozhodnuté a probíhá řízení. Nálezy při auditu: 15. K 16. SM Z přehledu řešených podaných žalob LML soudní cestou vyplývá, že většina nedořešených žalob končí vymáháním pohledávek exekutorem, který povětšinou konstatuje nevymožení pohledávky z důvodu neodhalení žádného majetku ani možnosti strhávání z platu dotyčného. Vyjádření exekutora pak zní, že byla zastavena exekuce z důvodu nevymožení. S ohledem na vysokou výši vymáhaných pohledávek auditní tým konstatuje špatné nastavení procesu uzavírání rámcových smluv (nebo jejich ekvivalentů) resp. benevolentní nastavení platebních podmínek i pro neznámé a neověřené odběratele. strana 26 z 166 3.1.2.3. Obchod v Penzionu Prověřovaná oblast: Srovnání cen ubytování a jídel s cenou obvyklou Cíl prověření: Provést porovnání průměrných cen ubytování a jídel ve zkoumaných letech s konkurencí. Prověřeno: - inzerce ubytování na www stránkách LML a adekvátních kapacit v regionu, jídelní lístek, ubytovací kniha hostů. Zjištění: Vzhledem k tomu, že zadavatel nedoložil ceny ubytování a jídel, vycházeli auditoři z aktuálních cen prezentovaných na www stránkách Penzionu Farma Hory: 2 apartmány včetně WC a sprchy – apartmán od 580 Kč na osobu a den, 2 dvoulůžkové pokoje, 1 třílůžkový pokoj (WC a umývárna na chodbě), sportovní ubytování v podkroví (do 13 osob) – ubytování se snídaní od 370 Kč na osobu a den, televize 100 Kč na den, internet 150 Kč na den, pronájem restaurace vč. dataprojektoru 450 Kč na hodinu. Ceny jídel byly analyzovány na základě cen uvedených v jídelním lístku. Ceny uváděné jako „od“ jsou dle Knihy hostů ve skutečnosti reálně účtované. Nálezy při auditu: 17. 18. 19. K K K Ceny ubytování odpovídají ceně v místě a čase obvyklé. Cena jídel odpovídá ceně v místě a čase obvyklé. Vzhledem k neexistenci marketingových procesů a geograficky méně lukrativnímu umístění není dosahována potřebná návštěvnost Farmy Hory. strana 27 z 166 Prověřovaná oblast: Kalkulace cen ubytování a jídel Cíl prověření: Ověřit způsob kalkulace cen jídel a ubytování. Prověřeno: - Vyžádány kalkulace cen jídel a ubytování v Penzionu Zjištění: Kalkulace cen jídel ani ubytování nebyly auditorům předány. Z dodaných podkladů není zřejmý způsob plánování a stanovování cen vzhledem k zajištění ziskovosti provozu. Nálezy při auditu: 20. N Nedoložen způsob stanovování cen ubytování a jídel. strana 28 z 166 Prověřovaná oblast: Pořádání firemních a jiných akcí Cíl prověření: Ověřit dodržování interních postupů. Prověřeno: - vnitřní předpis ze dne 15. 12. 2009, vyžádán přehled pořádaných akcí v penzionu za jednotlivé roky pro objasnění způsobu stanovení ceny akce (neboli kalkulace jednotlivých akcí). Zjištění: Požadovaný přehled akcí nebyl dodán. Dle směrnice – vnitřního předpisu ze dne 15. 12. 2009 pro akce konané v Penzionu Farma Hory – měla být před započetím vlastní akce sepsána písemná objednávka s podrobným rozpisem pohoštění a stanovením předběžné ceny, podepsaná stranou objednávající i stranou dodávající. Po ukončení akce mělo být provedeno vyúčtování, ve kterém mělo být rozepsáno skutečné pohoštění s oceněním v platných cenách a jeho celková výše (cena). Vyúčtování mělo být podepsáno stranou objednávající a stranou dodávající. Objednávka a vyúčtování mělo být vyhotoveno ve 2 stejnopisech, z nichž jeden měla obdržet strana objednávající a druhý strana dodávající. Vyúčtování mělo být zakládáno jako účetní doklad k měsíčním tržbám. Nálezy při auditu: 21. N 22. SM V rozporu s vnitřním předpisem pro akce konané v Penzionu Hory ze dne 15. 12. 2009 nedoloženy kalkulace a následné vyhodnocování akcí. Není veden jednoznačný a přehledný systém přípravy a kontroly průběhu realizace akcí. Nedoloženy podklady pro zpětnou kontrolu prováděných činností a vyhodnocení jejich efektivnosti. strana 29 z 166 3.1.2.4. Obchod s Rašelinou Prověřovaná oblast: Získávání zakázek na prodej rašeliny (peloidu) Cíl prověření: Ověřit nastavení procesů obchodu s rašelinou a jejich shodu s pravidly řádného hospodaření. Prověřeno: - vyžádány podklady mapující obchod s rašelinou, řízený pohovor s p. Fillem, p. Hlavsou. Zjištění: Obchod s rašelinou společnost neprovádí. Dle osobních pohovorů bylo potvrzeno, že v současné době není ve společnosti pracovník, který by se zaměřoval na prodej rašeliny. Nálezy při auditu: 23. 24. N SM Nejsou nastaveny ani v praxi prováděny procesy pro prodej rašeliny. Ve společnosti není určený pracovník, který by se měl prodeji rašeliny věnovat. strana 30 z 166 3.1.2.5. Obchod v Truhlárně Prověřovaná oblast: Způsob získávání, evidence a vyhodnocení zakázek. Cíl prověření: Provést kontrolu dokumentace vztahující se k provozování činností truhlárny a porovnat se skutečností. Ověřit nastavení procesy v truhlárně. Prověřeno: vyžádány dokumenty a záznamy mapující a dokládající procesy truhlárny. Zjištění: Auditorům nebyly doloženy žádné dokumenty ani záznamy vztahující se k obchodní činnosti v rámci truhlárny. Doloženy byly výkazy práce, které jsou neprůkazné a s nulovou vypovídací hodnotou. Nálezy při auditu: 25. 26. 27. N N N Nejsou nastaveny procesy řízení a kontroly v truhlárně. Neexistují výkazy práce truhlárny mající reálnou vypovídací hodnotu. S ohledem na absenci dokumentace k zakázkám a kontroly efektivnosti prováděné a odvedené práce vzniká prostředí umožňující práci na zakázkách, které nejsou nikde evidovány. Vykázaný objem tržeb truhlárny je v nepoměru vůči objemu práce na truhlárně vykázanému. strana 31 z 166 3.1.2.6. Obchod v oblasti Myslivosti Prověřovaná oblast: Způsob získávání klientů na odlov chované zvěře Cíl prověření: Na základě specifikace procesu získávání zákazníků v této oblasti podnikání zhodnotit efektivnost získávání zakázek. Prověřeno: - řízený pohovor s p. Adámkem (vedoucím polesí Kozí hory, osoba odpovědná za myslivost) Zjištění: Na základě provedeného pohovoru auditní tým konstatuje, že odstřel zvěře je natolik omezen legislativou a životním cyklem zvěře, že veškeré možné odstřely jsou pokryty stálou klientelou. Nálezy při auditu: 28. K Oblast myslivosti je z pohledu obchodu natolik specifická, že není vhodné zde uplatňovat standardní postupy a vzhledem k dostatečné stálé klientele není potřeba provádět aktivní marketing a rozvíjet v této oblasti další obchodní činnost. strana 32 z 166 3.1.3. Realizace 3.1.3.1. Správa lesů Prověřovaná oblast: Údržba cest Cíl prověření: Provést kontrolu vynaložených nákladů na údržbu lesních cest a prověřit způsob kontroly plnění. Prověřeno: - vyžádány plány a přehledy oprav cest, akceptační/předávací protokoly. fakturace. Zjištění: Opravy a údržba cest jsou prováděny ad hoc dle zjištěné potřeby. Podle rozsahu byly některé opravy prováděné vlastními silami pracovníky společnosti a zbylé dodavatelsky. O opravách cest externími dodavateli nebyly doloženy záznamy dokládající kalkulace, objednávky a záznamy o převzetí prací. Také nebylo doloženo provádění systematických kontrol ze strany vedení společnosti. Opravy vlastními pracovníky byly evidovány ve výkazních lístcích pracovníků, avšak tyto práce nebyly nijak systematicky vyhodnocovány. Souhrnná evidence nebyla auditorům předána. Systematické vyhodnocení oprav cest nebylo vedením společnosti prováděno. Dle vyjádření p. Hlavsy měla být evidence nákladů na údržbu cest vedena v analytické evidenci v účetnictví, tato skutečnost nebyla auditorům doložena. Nálezy při auditu: 29. N 30. O 31. N V oblasti opravy a údržby cest neexistuje dohledatelný systém plánování, zdůvodnění potřebnosti a kontroly realizace. Vzniká zde podezření, že prostředky společnosti nebyly vynakládány účelně ať již záměrně nebo nedbalostně. V rozporu s postupy nastavenými vedením (na základě vyjádření p. Hlavsy) nebyly náklady na údržbu cest vedeny v analytické evidenci v účetnictví. Absence jasného vymezení předmětu díla, nemožnost doložení akceptační či předávacích protokolů a tedy neověřitelnost skutečného plnění mohou ovlivňovat daňovou uznatelnost nákladů. strana 33 z 166 Prověřovaná oblast: Oplocenky, prořezávky Cíl prověření: Provést kontrolu dokumentace k realizaci oplocenek a prořezávek – plány, výkazy, realizace, kontrola realizace. Prověřeno: - vyžádána dokumentace mapující realizaci oplocenek a prořezávek. Zjištění: Na základě vyjádření jednatele p. Hlavsy a p. Böhma ml. by měly být náklady na oplocenky a prořezávky součástí ročních plánů (projektů) vytvářených hajnými, které se ovšem nepřipravují nebo pouze v omezené (nedostatečné) míře. Plány/projekty nebyly auditorům doloženy žádné, stejně tak jako nebyla doložena dokumentace realizace. Nálezy při auditu: 32. N Dokumentace k oblasti oplocenek a prořezávek nebyla auditorům předána žádná s vyjádřením, že neexistuje. Není tak možno ověřit skutečnost s dokumentací a záznamy. strana 34 z 166 3.1.3.2. Těžba dřeva Prověřovaná oblast: Plán těžby Cíl prověření: Ověřit způsob plánování těžby dřeva ve spravovaných lesích Prověřeno: - lesní hospodářský plán. Zjištění: Veškerá těžba dřeva je omezena Lesním hospodářským plánem (LHP), který je zpracováván dodavatelsky na decénium. LHP je zpracováván na základě zákona č. 289/1995 Sb., o lesích a o změně a doplnění některých zákonů (lesní zákon) – §24 Lesní hospodářské plány. LHP stanovuje mantinely pro objem těžby v jednotlivých porostech. Operativní plán rozvržení těžby (množstevní i sortimentní) v jednotlivých měsících určuje odbytář na základě vyhodnocení aktuální poptávky a výkupní ceny dřeva od odběratelů. Tento operativní plán je na pravidelných poradách předáván vedoucím polesí, kteří následně upravují plán těžby dle tohoto plánu. Nálezy při auditu: 33. K Zjištěný postup stanovení plánu těžby na základě LHP a poptávky shledává auditní tým jako vyhovující. strana 35 z 166 Prověřovaná oblast: Pořízení nového LHP Cíl prověření: Ověřit způsob výběru dodavatele zpracování LHP, ověřit plnění a porovnat cenu díla. Prověřeno: - smlouva na zpracování LHP, lesní hospodářský plán, schválení výběru dodavatele valnou hromadou – VH č. 36 ze dne 12. 4. 2011. Zjištění: Dodavatel byl vybrán výběrovým řízením, které je zaznamenáno v zápisu z valné hromady č. 36 ze dne 12. 4. 2011. Cena LHP se určuje násobkem jednotkové ceny násobené počtem ha. Na základě záznamů z valné hromady je zřejmé, že byl vybrán dodavatel s nejnižší jednotkovou cenou. Cena díla byla auditory prověřena dotazem na konkurenční společnost zhotovitele, který potvrdil přiměřenost ceny. Nálezy při auditu: 34. K Cenu i postup výběru zpracovatele LHP hodnotí auditní tým jako vyhovující. strana 36 z 166 Prověřovaná oblast: Zmapování pohybu dřeva od těžby po odvoz Cíl prověření: Na základě dodaných podkladů vyhodnotit způsob evidence vytěženého dřeva a sledování jeho pohybu směrem k odběrateli. Prověřeno: - úkolové lístky, výrobní lístky, dodací listy, sborníky – měsíční přehledy polesných, souhrnné výkazy těžby dle porostů a sortimentů. Zjištění: Těžba a pohyb dřeva je sledována a kontrolována hajnými a polesnými s následným zpracováním vystavených dokumentů u vedoucího výroby a odbytáře. Množství dřeva je sledováno na tzv. úkolových lístcích, které jsou schvalované hajnými a polesnými. Odděleně se sledují výkony mýcení3, přibližování4, manipulace5 a odvoz6 dřeva vždy na množství dřevní hmoty měřené v m3. Všechny tyto výkony jednotlivých pracovníků jsou zaznamenávány na úkolových lístcích v písemné podobě a odvedená práce je kontrolována a potvrzována hajnými a polesnými. Odvoz dřeva je sledován na tzv. dodacích listech, které vypisuje dopravce a potvrzuje opět hajný nebo polesný. O pohybech dřeva na jednotlivých skladech v jednotlivých úsecích vypracovávají polesní na základě svých podkladů měsíční přehledy, tzv. sborníky. Všechny tyto doklady jsou v pravidelných intervalech dodávány na ústředí vedoucímu výroby, který je vzájemně kontroluje, ověřuje případné neshody a zadává údaje do informačního systému lesní výroby, ve kterém je centrálně vedena evidence lesní výroby dle porostů a sortimentů. 3 mýcení dřeva znamená poražení stromu včetně souvisejících prací přiblížením dřeva se rozumí přesun dřeva mezi jednotlivými sledovanými sklady – P (peň/pařez) a OM (odvozní místo) 5 manipulací dřeva se rozumí příprava sortimentů dřeva ze surových kmenů (nejčastěji se jedná o nařezání surových kmenů na požadovanou délku) 6 odvozem dřeva se rozumí přesun dřeva dopravcem na nákladních autech k zákazníkovi (pile) nebo na MS (manipulační sklad) 4 strana 37 z 166 Takto zpracované podklady slouží jak pro evidenci těžby dřeva, tak pro výpočet mezd dělníků, které jsou odvozovány od provedených výkonů. Auditní tým identifikoval, že jednotlivé doklady (úkolové lístky, sborníky apod.), které jsou předávány do evidence, nemají jednotnou podobu. Při zkoumání dodaného vzorku výkazů za úseky Loket a Strže zjistil auditní tým několik nedostatků tohoto systému, které komplikují vyhodnocení reálného stavu na jednotlivých skladech. Jedná se o časový nesoulad mezi výkazy prací dělníků a souhrnným měsíčním výkazem stavu jednotlivých skladů. Finální objemy vytěženého dřeva jsou v některých případech potvrzovány až na základě vstupní přejímky u odběratele. Dochází tak k situaci, kdy je dřevo ze skladu odvezeno dříve, než jsou podklady dodány do evidence a tím vzniká v měsíčních výkazech záporný stav tohoto skladu, což je fyzicky nemožné. Dalším nedostatkem jsou případy, kdy v evidenci dochází k přesunu dřeva mezi jednotlivými sortimenty a dokonce i mezi jednotlivými typy dřeva. Tento zjevně nesmyslný přesun mezi sortimenty byl vysvětlován chybou v určení typu dřeva na odvozním místě, kde je dřevo skladováno a měřeno v hráních a není vždy možné přesně určit jeho typ a kvalitu. Nálezy při auditu: 35. SM 36. N 37. N 38. SM 39. SM Hlavním slabým místem této evidence jsou používané metody měření objemu dřeva, které jsou postaveny především na odborných odhadech a prostorových měrách, které jsou však obecně uznávané a technologicky nejméně nákladné. V současné době je nejpřesnějším měřením v celém procesu těžby a prodeje dřeva až vstupní přejímka dřeva u odběratele, která určuje finální objem a sortiment prodávaného dřeva. Tímto vzniká situace, kdy odběratel reálně diktuje dodavateli (LML) jaké dřevo a v jakém objemu bylo dodáno. Absence kontrolních mechanismů ze strany vedení, které by umožňovaly průběžně vyhodnotit odchylky mezi vytěženým množstvím dřeva v jednotlivých sortimentech a uznanými objemy ze strany odběratele. Kontrolní činnost v terénu není prováděna systematicky. Do procesu nejsou integrovány náhodné (neohlášené) kontroly v terénu. Jednotlivé doklady (úkolové lístky, sborníky apod.), které jsou předávány do evidence, nemají jednotnou podobu. strana 38 z 166 3.1.3.3. Těžba a zpracování rašeliny Prověřovaná oblast: Těžba a zpracování rašeliny Cíl prověření: Provést kontrolu dokumentace a záznamů vztahující se k těžbě rašeliny. Úprava budovy rašeliny je řešena v samostatné kapitole 3.2.3.1 Opravy budov. Prověřeno: - řízený pohovor s p. Fillem, výkazy těžby rašeliny za sledované období. Zjištění: Těžba rašeliny za rok 2011 probíhala v minimální míře, spíše se jednalo o udržovací práce v prostorách těžby (zarovnávání povrchu apod.). Je to dáno zjevným nedostatkem odbytu, na jehož pokrytí stačí již dříve vytěžené zásoby. Zpracování rašeliny probíhá na základě ojedinělých požadavků zákazníků. Prostory včetně vybavení na zpracování rašeliny jsou připravené na realizaci zakázek. Nálezy při auditu: 40. K Těžba a zpracování rašeliny je díky nemalým investicím připravena na dobré úrovni. Rozvoj tohoto podnikání brzdí absence obchodu a schopnosti prodat, dle vyjádření pracovníků LML o provedeném srovnání s konkurencí, vysoce kvalitní produkt. strana 39 z 166 3.1.3.4. Provozování penzionu Prověřovaná oblast: Obsazenost penzionu Cíl prověření: Ověřit skutečnou obsazenost penzionu a ekonomickou udržitelnost současného stavu. Prověřeno: - ubytovací kniha penzionu Farma Hory Zjištění: Ubytovací kapacita penzionu včetně sportovního ubytování je 25 osob/den (2 apartmány, 2 dvoulůžkové pokoje, 1 třílůžkový pokoj, sportovní ubytování v podkroví). Z ubytovací knihy zjištěno využití kapacity penzionu ve zkoumaných letech. Přehled vytížení penzionu v lůžkodnech uvádí Tabulka 3. Porovnání s teoretickou ubytovací kapacitou uvádí Graf 1 a 2. strana 40 z 166 Počet nocí strávených hosty v penzionu [lůžkodny] 2010 34 3 9 14 5 23 48 49 25 18 18 3 249 Měsíc/Rok Leden Únor Březen Duben Květen Červen Červenec Srpen Září Říjen Listopad Prosinec Celkem 2011 3 15 2 13 13 32 92 72 35 35 0 0 312 Tabulka 3 – Počet nocí strávených hosty v Penzionu Hory 900 800 700 600 500 400 Počet lůžkodnů 2010 300 Ubytovací kapacita 2010 200 100 prosinec listopad říjen září srpen červenec červen květen duben březen únor leden 0 Graf 1 – Využití ubytovacích kapacit 2010 strana 41 z 166 900 800 700 600 500 400 Počet lůžkodnů 2011 300 Ubytovací kapacita 2011 200 100 prosinec listopad říjen září srpen červenec červen květen duben březen únor leden 0 Graf 2 – Využití ubytovacích kapacit 2011 Nálezy při auditu: 41. K 42. N Průměrné využití ubytovacích kapacit penzionu v letech 2010 a 2011 bylo 3 %. Obvyklé využití kapacit penzionu pro zajištění ekonomické akceptovatelnosti provozu je 50 % a více. Nejsou stanoveny cíle využití kapacit penzionu, nenastaveny klíčové ukazatele výkonosti, nerealizována nápravná opatření. strana 42 z 166 Prověřovaná oblast: Náklady a výnosy z provozování penzionu Cíl prověření: Porovnat nákladové a výnosové stránky hospodaření penzionu ve sledovaných letech. Zjištění a nálezy auditu: Zjištění a nálezy auditu jsou uvedeny v ekonomické části auditu v kap. 0 – strana 43 z 166 Hostinská a ubytovací činnost – pension Hory. strana 44 z 166 Prověřovaná oblast: Způsob doložení nákupu a tržeb Penzionu. Prověření pokladních dokladů. Cíl prověření: Prověřit, zda obsah nákupů odpovídá předmětu podnikání. Prověřit, zda objem částek za nákup jídla a pití poměrově odpovídá objemu tržeb restaurace v daném měsíci. Prověřit, zda odpovídá objem kupovaného hygienického vybavení a čisticích prostředků. Prověřeno: - pokladní doklady hromadného vyúčtování nákupů a tržeb penzionu v měsících leden, srpen a prosinec 2011. Zjištění: Doklady rozděleny do tří oblastí - kuchyně, bar, údržba. Nákupy hostinské činnosti byly prováděny převážně v Makru a Elku. Nálezy při auditu: 43. SM 44. N 45. K 46. K 47. K Nebyly doloženy přehledy konaných akcí v Penzionu, tudíž nelze prokázat, zda faktury z 23. 8., 24. 8. a ze dne 25. 8. 2011 odpovídají skutečnému provozu v Penzionu. Z faktur je jasně zřetelné, že v těchto týdnech byly pořádány větší akce, o kterých nejsou vedeny záznamy. Auditní tým konstatuje, že byla porušena vnitřní směrnice z 15. 12. 2009, která byla vydána jednatelem Scheuerem, v níž je stanoveno, jakým způsobem měla být sepsána písemná objednávka s podrobným rozpisem pohoštění a stanovením předběžné ceny a následným vyúčtováním. Příjmy a výdaje za sledované období 2011 (přehledově 2010) odpovídají sezonnímu výkyvu poptávky. Byla provedena podrobná analýza vzorkováním tří vybraných měsíců roku 2011 (leden, srpen, prosinec), kde byla zkontrolována pokladní kniha po jednotlivých položkách a dokladech, bez připomínek ze strany auditního týmu. Korelace příjmů za ubytování a vydání za nákup jídla a nápojů do restaurace není relevantní, jelikož příjmy restaurace jsou jen z malé části závislé na obsazení penzionu. Objem částek za nákup jídla a pití poměrově odpovídají objemu tržeb restaurace v daném měsíci. Nákupy hygienického vybavení a čisticích prostředků se pohybují v řádech stovek korun až jednotek tisíc, objem dodávky odpovídá. strana 45 z 166 Prověřovaná oblast: Evidence hostů dle zákona Cíl prověření: Ověřit, zda vedení penzionu vedlo ubytovací knihu v souladu se zákonem č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích a dalšími právními předpisy. Prověřeno: - ubytovací kniha penzionu Farma Hory. Zjištění: Ubytovací kniha není vedena dle platných právních předpisů. Jsou zřejmé nepřesnosti v údajích o ubytovávaných fyzických osobách, a to především v nedostatečné identifikaci všech hostů (viz §3 odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb.). Rovněž nejsou plněny povinnosti související s ubytováváním cizinců, které jsou stanovené zákonem č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky, a to konkrétně dle §157 odst. 4 písm. a) a b), za což byla penzionu počátkem roku 2012 udělena bloková pokuta za uvedený správní delikt. Odpovědnou osobou kontrolující správnost a úplnost ubytovací knihy je ing. Pánek (dle podpisu v knize). Nálezy při auditu: 48. N 49. N 50. SM 51. O V rozporu s §3 odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, nejsou zaznamenávány požadované osobní údaje (doba ubytování, účel pobytu, jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu) všech ubytovávaných osob. Nebyly plněny zákonné požadavky související s ubytováváním cizinců. Jedná se především o povinnost umožnit policii vstup do míst, kde se může cizinec zdržovat a vést domovní (ubytovací) knihu v souladu s požadavky stanovenými zákonem v §100 zákona č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců na území České republiky. Rovněž musí být zajištěna oznamovací povinnost policii, a to do 3 pracovních dnů od ubytování cizince. Nebyly evidovány informace o nadstandardních poskytovaných službách (internet, TV, občerstvení apod.). Tyto statistické údaje následně poslouží k efektivnějšímu poskytování služeb. Nejsou číslovány stránky ubytovací knihy pro zajištění nepřerušitelnosti časové řady. strana 46 z 166 3.1.3.5. Dřevovýroba Prověřovaná oblast: Dřevovýroba (truhlárna) Cíl prověření: Provést analýzu dokumentace a záznamů dřevovýroby, vykazování práce na zakázkách a dalších souvisejících dokumentů. Prověřeno: - pracovní listy 2010 a 2011, výrobní lístky Farma Hory 2010, 2011. Zjištění: Vykázaná práce dřevovýroby je evidovaná pomocí pracovních listů a následně v celkové evidenci odvedené práce u p. Smolkové. Toto jsou jediné dokumenty, které byly auditorům předány z oblasti dřevovýroby. Z předaných podkladů není zřejmé, na jakých zakázkách zaměstnanci pracovali. Nálezy při auditu: 52. N 53. K Nejsou vedeny přehledy vstupů a výstupů vykonané práce v dřevovýrobě. Neexistuje způsob zpětné dohledatelnosti zakázek, jejich nákladovosti a efektivity. Nastavený systém umožňuje práci pracovníků LML na zakázkách mimo evidenci LML a následné krácení příjmové stránky. V této oblasti auditní tým konstatuje nedůsledné vedení evidence a dokumentace, z čehož plyne nemožnost provádět zpětnou kontrolu nejen auditory, ale hlavně vedením společnosti. strana 47 z 166 Prověřovaná oblast: Smluvní zajištění pronájmu truhlárny včetně zápočtu investic Cíl prověření: Ověřit smluvní zajištění nájmu a zápočtu investice včetně ověření v účetnictví. Prověřeno: - nájemní smlouva na pronájem truhlárny ze dne 2. 2. 2008, návrh dodatku k nájemní smlouvě uzavřené dne 25. 6. 2005, mzdové listy p. Kopeckého, záznamy hlavní účetní knihy. Zjištění: Budova truhlárny je ve vlastnictví manželů Kopeckých, kteří ji pronajímají LML. Pan Kopecký je zároveň zaměstnancem LML. Smluvní zajištění nájmu bylo doloženo nájemní smlouvou uzavřenou dne 2. 2. 2008. Dle této smlouvy nájem činil 5 000,– Kč/měsíc, který je panu Kopeckému vyplácen ve mzdě. Na základě dodatečných informací od pana Hlavsy a podkladů v účetnictví bylo zjištěno, že v roce 2008 byla provedena investice do tohoto pronajímaného objektu a investovaná částka je průběžně splácena formou zápočtu vůči nájemnému. Auditní tým proto provedl také prověření způsobu umoření této investice. Smluvně nebylo toto umoření investice doloženo (originál smlouvy a dodatku objednatel nedoložil/nenašel). Auditnímu týmu byl poskytnut pouze návrh dodatku č. 1 k nájemní smlouvě uzavřené dne 25. 6. 2005. V návrhu tohoto dodatku se smluvní strany dohodli, že v roce 2008 provedou LML investici do budovy truhlárny ve výši 402 911,– Kč a tato investice bude umořena odpuštěním nájmu truhlárny, který činil 5 000,– Kč/měsíc, a to do doby úplného umoření investice. Auditorský tým prověřením účetnictví a záznamů z hlavní knihy zjistil, že evidovaná investice do truhlárny v roce 2010 činila 449 325,– Kč a zápočet této investice v nájemném byl ve výši 120 000,– Kč, což odpovídá 10 000,– Kč/měsíc. Celková částka nájmu tedy dle úhrady ve mzdě panu Kopeckému a odpočtu investice činí 15 000,– Kč měsíčně. Tato cena odpovídá ceně obvyklé pro danou velikost a vybavení objektu. Vzhledem k neexistenci podepsaného dodatku ke smlouvě nebyl vyjasněn rozdíl v ceně uvedenou v návrhu dodatku a skutečností evidovanou v hlavní knize. strana 48 z 166 Nálezy při auditu: 54. N 55. N Nedoložena aktuální nájemní smlouva obsahující nájem ve výši 15 000,– Kč, který by odpovídal účetním záznamům. Vzhledem k tomuto nedoložena také oprávněnost výše investice do truhlárny ze strany LML. Není smluvně podložené umořování investice do truhlárny. strana 49 z 166 Prověřovaná oblast: Realizované zakázky truhlárny Cíl prověření: Na základě vyžádaného přehledu zakázek realizovaných truhlárnou za zkoumané roky 2010 a 2011 prověřit jejich realizaci z hlediska vynaložených nákladů a získaných výnosů. Prověřeno: vyžádána evidence zakázek či smluv, pracovní listy zaměstnanců LML. Zjištění: Dle vyjádření p. Hlavsy evidence zakázek truhlárny ve zkoumaných letech neexistovala a v současné době není k dispozici ani ucelený souhrn objednávek či smluv, který by poskytl přehled o realizovaných pracích v truhlárně. Jediným dodaným podkladem k provozu truhlárny jsou pracovní listy zaměstnanců LML v dřevovýrobě za roky 2010 a 2011, ze kterého však není možné zjistit, na jakých zakázkách zaměstnanci pracovali. Nálezy při auditu: 56. 57. N K Neexistuje dokumentace a záznamy mapující provoz truhlárny. Auditní tým v oblasti zakázek truhlárny konstatuje naprostou absenci evidence, řízení a kontroly, která vytvářela prostor k únikům prostředků LML. Není možné identifikovat jednotlivé zakázky a tím ani vyhodnotit jejich efektivnost. strana 50 z 166 3.1.3.6. Letní a zimní údržba města Prověřovaná oblast: Organizace a vykazování zimní údržby Cíl prověření: Ověřit zajištění pracovníků provádějících zimní údržbu, využívané techniky, nákupu spotřebního materiálu. Provést kontrolu vykazování odpracovaných hodin/motohodin. Prověřeno: - smlouva o dílo Zimní údržba místních komunikací Města Loket ze dne 19. 8. 2010, dodatek č. 1 ke smlouvě o dílo ze dne 31. 10. 2010, objednávka zimní údržby ze dne 20. 10. 2011. Zjištění: Zimní údržbu na základě smlouvy s městem Loket provádí vlastní zaměstnanci s vybavením LML. Jedná se o univerzální zaměstnance, kteří techniku na zimní údržbu využívají v průběhu celého roku k dalším činnostem (mulčování, sekání, …). Z tohoto pohledu se zdá být provozování zimní údržby efektivní a dobře organizované. Nebyla doložena skladová evidence posypového materiálu, což souvisí s celkovým stavem inventarizace ve společnosti. Vedení ostatních výkazů p. Fillem bez připomínek ze strany auditního týmu. Nálezy při auditu: 58. O Není vedena evidence skladových zásob posypových materiálů strana 51 z 166 3.1.3.7. Pronájem pozemků Prověřovaná oblast: Pronájem pozemků chatařům Cíl prověření: Provést kontrolu smluvních vztahů s nájemci pozemků ve správě LML. Prověřeno: - smlouvy na pronájem pozemků Zjištění: Byly prověřeny předané smlouvy s vybranými nájemci pozemků, na kterých mají umístěné své chaty. Tyto smluvní vztahy jsou evidované řádně. Nálezy při auditu: 59. K Oblast pronájmu pozemků chatařům bez připomínek ze strany auditního týmu. strana 52 z 166 3.2. Podpůrné procesy Jako podpůrné procesy řadil auditní tým všechny činnosti prováděné pro zajištění fungování hlavních procesů společnosti a/nebo společnosti jako takové. Strategické řízení, plánování a tvorba dokumentace Projektové řízení Vybavení Investiční činnost Nákup Doprava Metrologie Fakturace a pokladna Personalistika Obrázek 5 – Auditované podpůrné procesy společnosti strana 53 z 166 3.2.1. Strategické řízení, plánování a tvorba dokumentace Prověřovaná oblast: Fungování společnosti ve strategickém a taktickém rámci, postupy v oblasti plánování a procesy tvorby a distribuce dokumentace Cíl prověření: Zjistit postupy v oblasti tvorby plánů, jejich kontrole, stanovování cílů, zajišťování motivace. Prověřit postupy v oblasti tvorby interní dokumentace, její distribuce a dodržování. Prověřeno: - lesní hospodářský plán, vyžádány všechny strategické dokumenty společnosti. Zjištění: Jako klíčové požadoval auditní tým po zadavateli (a jeho zástupci p. Hlavsovi) dodání dokumentů týkajících se krátkodobého i dlouhodobého plánování a strategického řízení společnosti LML. Auditní tým obdržel pouze stručné podklady, které se vztahovaly na budoucí období 2012, což je mimo auditované období 2010-2011. V předmětném období nebyly dle zjištění auditního týmu a vyjádření zadavatele (p. Hlavsy) vedením společnosti strategické a plánovací dokumenty zpracovávány. Absence strategických dokumentů řízení vede k nekontrolovatelnému chodu společnosti v taktickém i strategickém rámci. Součástí komplexního procesu strategického řízení musí, mimo jiné, být i plánování zahrnující operativní i roční plány navazující na celkový dlouhodobý plán. V těchto dokumentech musí být stanoveny konkrétní podnikové cíle směřující ke splnění strategických cílů organizace. Nedílnou součástí tohoto strategického managementu by měl být i kontrolní mechanismus, který by zohledňoval aktuální politickou a hospodářskou situaci a s jehož pomocí by vedení společnosti bylo schopno prostřednictvím preventivních popř. nápravných opatření korigovat jednotlivé plány a cíle způsobem, který by byl pro společnost efektivní. Z tohoto důvodu je nutné zavést ve společnosti systémový přístup ke stanovování, tvorbě a kontrole plánů a cílů. Strategické řízení a plánování není mimo tvorbu LHP a zasedání VH prováděno. Společnost postrádá základní řídící dokumentaci. Jsou vydávány příkazy ředitele a nekoncepčně také některé směrnice. Dodržování pravidel, nastavených v těchto dokumentech, však není následně kontrolováno a vymáháno. Činnosti jsou prováděny dle zvyklostí bez podložení systémovou dokumentací. strana 54 z 166 Nálezy při auditu: 60. 61. 62. 63. N N N N Strategické řízení není nastaveno a realizováno. Není vytvořena základní řídící dokumentace. Není vytvořena dokumentace základních procesů. Není kontrolováno dodržování vydaných směrnic. strana 55 z 166 3.2.2. Projektové řízení Cíl prověření: Ověřit způsob realizace projektového řízení u projektů. Nálezy při auditu: 64. N Projektové řízení ve společnosti není zavedeno. strana 56 z 166 3.2.2.1. Řízení ICT a IT 3.2.2.2. Telefony Prověřovaná oblast: Poskytovatel Telefónica O2 Czech Republic a.s. (O2) – počet Cíl prověření: Prověřit počet a úhradu u telefonních čísel fakturovaných O2 Prověřeno: vyúčtování O2, přehled telefonních čísel LML. Zjištění: Z vyúčtování O2 bylo zjištěno, že poskytuje LML 32 telefonních čísel (z nichž 2 jsou vedena jako Internet Mobil 1024 CDMA a jedno číslo je s nulovým vyúčtováním). V přehledu poskytnutém auditorům bylo zjištěno, že je používáno 29 telefonních čísel. Nálezy při auditu: 65. K Ověřeno, že LML platí jen za vyúčtování telefonních čísel, která jsou skutečně používána přiděleným zaměstnancům LML. strana 57 z 166 Prověřovaná oblast: Poskytovatel Telefónica O2 Czech Republic a.s. (O2) – Výše paušálu Cíl prověření: Porovnání paušálu uvedeného na přehledu od LML oproti vyúčtování od O2 ve stejném období. Audit proveden metodou vzorkování – výběr 3 čísel. Prověřeno: vyúčtování O2, doklady o výpočtu mezd. Zjištění: S využitím metody vzorkování byla analyzována vyúčtování u telefonních čísel osob Černánská S., Kopecký, Lukešová, a to za období 8. 12. 2010 – 7. 1. 2011. Nálezy při auditu: 66. K Auditní tým konstatuje, že vyúčtování u vzorkovaných telefonních čísel je správné, a že je následně vypočítána správná částka nad limit paušálu, která je zaměstnancům dána k úhradě. strana 58 z 166 Prověřovaná oblast: Využívání mobilních telefonů pro soukromé účely Cíl prověření: Ověřit způsob sledování a vypořádání používání mobilních telefonů pro soukromé účely. Prověřeno: - přehled zaměstnanců s přidělenými tarify, vyúčtování telefonních služeb od společnosti O2 za období 8. 12. 2010 7. 1. 2011, předpisy srážek soukromých hovorů za roky 2010 a 2011. Zjištění: Jednotlivým zaměstnancům byly přiděleny různé tarify O2, které odpovídají jejich pracovnímu zařazení. Pokud zaměstnanec paušál překročil, byla mu částka stržena ze mzdy. Bylo prověřeno strhávání překročení těchto limitů ze mzdy. Nálezy při auditu: 67. K 68. SM Auditní tým konstatuje, že u všech zaměstnanců byla strhávána minimálně částka určená předpisem srážek soukromých hovorů. Srážky telefonů nad limit nejsou samostatně vykazovány v mzdových listech, jsou pod položkou srážky ostatní. strana 59 z 166 3.2.2.3. IT Prověřovaná oblast: IT služby poskytované PhDr. Martin Adamec (IČ 72243449) Cíl prověření: Ověřit, zda cena za poskytované služby je cenou obvyklou. Prověřeno: - smlouva o poskytování poradenských a servisních služeb ze dne 1. 1. 2002 Zjištění: PhDr. Martin Adamec poskytoval IT služby dle smlouvy od 1. 1. 2002. Rozsah poskytovaných služeb byl sjednán na 1 pracovní den týdně. Zhotovitel se zavázal poskytovat komplexní poradenské a servisní služby v oblasti výpočetní techniky, grafické prezentace a www prezentace, souhlas k užívání zhotovitelem vytvořeného software, servisní pohotovost. Měsíční paušál za tyto poskytované služby činil i s náklady na cestovné 8 000,– Kč. Nálezy při auditu: 69. O 70. SM Nedoloženo provedení výběrového řízení, resp. opakovaného výběrového řízení jako podkladu pro prodloužení smlouvy. Nedoloženy výkazy práce ext. IT služeb, tedy bez možnosti kontroly efektivního vynakládání prostředků na tuto oblast. Zjištění uvedeno v části 0 strana 60 z 166 Investice do vývoje SW. strana 61 z 166 Prověřovaná oblast: IT služby poskytované společností LUMA computer spol. s r.o. (IČ 25243276) Cíl prověření: Ověřit zda cena za poskytované služby je cenou obvyklou. Prověřeno: - servisní smlouva č. 07/2010 ze dne 27. 5. 2010 (nepodepsaný návrh smlouvy) Zjištění: Od 1. 6. 2010 IT služby poskytuje společnost LUMA computer spol. s r.o. Rozsah poskytovaných služeb byl sjednán pro: softwarový a hardwarový servis, hardwarovou podporu a modernizaci PC systémů, operativní správu klientských stanic, operativní správu serveru MS Windows a firewallu, antivirovou ochranu sítě, internetový redakční systém, průběžnou profylaxi HW a telefonické konzultace Cena za správu počítačů v sídle společnosti, na Farmě Hory, Hájovně Na Cihelně a Rájec činí měsíčně 4 200,– Kč vč. dopravy a DPH. Nálezy při auditu: 71. K Cena za IT služby od společnosti LUMA computer spol. s r.o. je cenou v místě a čase obvyklou. strana 62 z 166 Prověřovaná oblast: Ověření nákupu SW ELV (Elektronická lesní výroba) Cíl prověření: Prověřit nákup a využití SW pro řízení ELV, který je evidován v roční inventarizaci účtů. Zjištění: Zjištění uvedeno v kap. 0 – strana 63 z 166 Investice do vývoje SW strana 64 z 166 Prověřovaná oblast: Tiskárny Cíl prověření: Provést kontrolu faktur za dodávky tonerů, jejich přiměřenosti a kompatibility s tiskárnami v majetku společnosti. Prověřeno: - faktury za nákup tonerů od společnosti ProfiToner s.r.o. ve sledovaném období, seznam tiskáren v majetku společnosti. Zjištění: Při kontrole faktur byly identifikovány zvýšené náklady na provoz tiskáren – spotřební materiál – tonery. Následným prověřováním bylo zjištěno, že je problém získat seznam tiskáren společnosti, neboť v evidenci drobného majetku nebyly evidovány. Seznam tiskáren byl po delší době auditorům předán a mohlo být provedeno porovnání tiskáren a nakupovaných tonerů. Na základě předaných podkladů není možné potvrdit či vyvrátit množství skutečně spotřebovaného toneru na jednotlivých tiskárnách, neboť ani počítadla tiskáren neevidují hustotu zaplnění stránek barvou, nicméně s ohledem na charakter činnosti společnosti není objem nákupu tonerů obhajitelný. Z porovnání předaného seznamu a faktur auditní tým konstatuje nákup tonerů do tiskárny Samsung, která na dodaném seznamu není uvedena a nebyla nalezena ani při osobní prohlídce prostor centrály společnosti. Nálezy při auditu: 72. N 73. N 7 Objem nákupu tonerů za rok 2010 činil 198 338,– Kč s DPH, za rok 2011 88 763,– Kč s DPH. Při průměrných nákladech na toner 0,35 Kč s DPH na stránku7 měla společnost vytisknout v roce 2010 cca 570 tis. stran (tedy cca 6 palet papíru A4/80g), v roce 2011 250 tis. stran (tedy cca 3 palety papíru A4/80g). Tento objem tisku naprosto nekoresponduje s objektivními potřebami společnosti. Dle zjištěných skutečností (množství nakupovaných tonerů, neexistence tiskárny Samsung, do které byl nakupován toner) auditní tým konstatuje, že ne všechny nakupované tonery do tiskáren byly využívány k tisku na tiskárnách ve vlastnictví společnosti. Tomuto stavu napomáhá nepřesná údaje získány jako průměr obvyklé ceny tonerů a údajů výrobce o jejich výdrži strana 65 z 166 evidence tiskáren a absence kontroly nakupovaného spotřebního materiálu. strana 66 z 166 3.2.3. Investiční činnost 3.2.3.1. Opravy budov Prověřovaná oblast: Rekonstrukce budovy Úpravna rašeliny Cíl prověření: Prověřit souhlas VH s investicí. Prověřit postup při výběru dodavatelů. Prověřit plnění dle smluv, projektu, krycích listů rozpočtu a místního šetření Prověřeno: - výběr dodavatele úprav budovy rašeliny – záznam z VH č. 33, smlouva s dodavatelem rekonstrukce – OSVČ Jaroslav Peutlschmid (IČ 67125468, bez zaměstnanců) ze dne 17. 9. 2010, dodatek ke smlouvě ze dne 7. 12. 2010, objednávka na zpracování přívodu a rozvodu vody a kanalizace – V. Hrabák ze dne 22. 9. 2010 vč. položkového seznamu a nákresu vodoinstalace. Zjištění: Investice byla schválena na 33. valné hromadě, kde byla odsouhlasena investice do vybudování vlastní Úpravny rašeliny na základě doporučení MZe. Ze zápisu je zřejmé, že v době zasedání nebyly předpokládané náklady vyčísleny, investice však byla odhadnuta v širokém rozpětí 0,5 – 2 mil. korun. Z dostupných materiálů a dle vyjádření p. Hlavsy vyplývá, že na tuto část rekonstrukce nebylo provedeno žádné výběrové řízení a dodavatel Jaroslav Peutlschmid byl vybrán na základě předchozí dobré zkušenosti. Rekonstrukce byla provedena na základě smlouvy o dílo ze dne 17. 9. 2010, kde byla na základě rozpočtu sjednána i pevná cena díla 584 122,– Kč. Ve smlouvě je také ustanoveno, že veškeré práce nad rámec dohodnutého rozpočtu budou odsouhlaseny písemně. Termín dokončení prací byl smlouvou stanoven na 29. 10. 2010. K této smlouvě byl následně dne 7. 12. 2010 (tedy po původním termínu dokončení prací) vyhotoven dodatek č. 1, který upravuje výši ceny na 892 086,– Kč na základě upraveného rozpočtu a odsouhlasených prací nad rámec rozpočtu. Navýšení bylo především v oblasti zemních prací a podlah. Součástí této rekonstrukce byla také subdodávka zpracování přívodu vody, rozvodu vody a kanalizace v celkové výši 343 500,– Kč. Tato subdodávka byla realizována panem Václavem Hrabákem na základě písemné objednávky ze dne 22. 9. 2010. Podkla- strana 67 z 166 dem pro výpočet ceny byl podrobný položkový seznam a neúplný nákres vodoinstalace (v nákresu chybí celá venkovní část zahrnující kanalizační šachtu). Rekonstrukci budovy jsme ověřili z hlediska cenové adekvátnosti jednotlivých položek, porovnáním s cenovou soustavou ÚRS. Cenová soustava ÚRS je uceleným systémem pro oceňování stavební produkce. Představuje nejpoužívanější a nejvíce aktualizované podklady pro oceňování stavební produkce v České republice. Z tohoto srovnání je zřejmé, že jednotkové ceny uvedené v rozpočtu jsou u některých položek nadsazeny. Dle srovnávacího rozpočtu by měla být cena díla zhruba o 60 tisíc nižší. Nedodané podklady: - podrobná projektová dokumentace k rekonstrukci budovy (dle vyjádření p. Hlavsy by měla existovat, ale je neznámo kde), zápis o odevzdání a převzetí díla (dle vyjádření p. Hlavsy zřejmě neexistují), stavební deníky (dle vyjádření p. Hlavsy zřejmě neexistují). Nálezy při auditu: 74. 75. N N 76. 77. O N 78. K 79. K 80. N Nedoložen projekt rekonstrukce Nedoložen zápis o převzetí díla. Nedoložen stavební deník. Z tohoto důvodu není možné přesně určit datum převzetí díla pro případné vymáhání pokuty za nedodržení termínu. Rozpočtované překročení cenové úrovně dle ÚRS o cca 60 tis. Kč. Dodatek ke smlouvě byl podepsán až cca měsíc po uplynutí smluvního termínu dodání díla, což nasvědčuje skutečnosti, že zjištěné více práce nebyly odsouhlaseny včas a termín dodání byl o tuto dobu překročen. Vzhledem k tomu, že nebyla doložena žádná dílčí dohoda o prodloužení termínu mezi zadavatelem a zhotovitelem, je nutné se domnívat, že zadavatel měl právo (a s ohledem na svoji veřejnoprávní povahu i povinnost) vymáhat pokutu za nedodržení termínu. Subdodávka vodoinstalace byla ověřena z hlediska cenové adekvátnosti jednotlivých položek se závěrem, že ceny uvedené v rozpočtu odpovídají cenám obvyklým. Bylo provedeno místní šetření, v rámci něhož auditorský tým ověřil fyzické dodání vybraných (viditelných) položek rozpočtu. Při tomto ověření auditorský tým neshledal žádný nedostatek. Nebylo provedeno adekvátní výběrové řízení. Zadavatel není povinen řídit se zákonem č. 137/2006 Sb., nicméně je povinen chovat se s ohledem na svoji veřejnoprávní povahu s péčí řádného hospodáře. strana 68 z 166 Prověřovaná oblast: Opláštění budovy úpravny rašeliny Cíl prověření: Prověřit souhlas VH s investicí. Prověřit postup při výběru dodavatelů. Prověřit plnění dle smluv, projektu, krycích listů rozpočtu a místního šetření Prověřeno: - smlouva o dílo ze dne 13. 4. 2011, záznamy z VH č. 35 a 36, zápis o odevzdání a převzetí stavby. Zjištění: Investice do opláštění a zateplení budovy úpravny rašeliny byla schválena na 36. valné hromadě dne 12. 4. 2011 na základě předložené zprávy zadavatele obsahující vyhodnocení dodaných nabídek na tyto stavební práce. Jediným kritériem výběru dodavatele byla nejnižší cena. Z tohoto výběrového řízení vzešla vítězně nabídka Jaroslava Peutlschmida (IČ 67125468, OSVČ, bez zaměstnanců) s cenou 1 279 027,– Kč bez DPH. Stavební práce byly provedeny na základě smlouvy o dílo podepsané dne 13. dubna 2011. Termín ukončení stavebních prací byl smlouvou stanoven na 30. srpna 2011. O převzetí díla byl vyhotoven Zápis o odevzdání a převzetí, který byl za zadavatele podepsán panem Jaroslavem Hlavsou a za dodavatele panem Jaroslavem Peutlschmidem. Z tohoto zápisu je zřejmé, že přejímací řízení bylo zahájeno dne 7. 12. 2011, což je více jak 3 měsíce po dohodnutém termínu dokončení stavby. Jako důvod nedodržení lhůty je uvedena dohoda smluvních stran o posunutí termínu do konce roku 2011 a to z toho důvodu, že v objektu v průběhu stavby funguje provoz úpravy rašeliny. Součástí zápisu o odevzdání a převzetí díla bylo v soupisu vad a drobných nedodělků uvedeno chybějící oplechování parapetů oken. Toto se dodavatel zavázal odstranit do 9. 12. 2011 a odstranění tohoto nedodělku bylo stvrzeno podpisem (není však čitelný). Nedodané podklady: - podrobná projektová dokumentace k rekonstrukci budovy (dle vyjádření p. Hlavsy by měla existovat, ale je neznámo kde), stavební deníky (dle vyjádření p. Hlavsy zřejmě neexistují). strana 69 z 166 Nálezy při auditu: 81. N 82. N 83. N 84. N Dle srovnání s cenovou hladinou ÚRS jsou položkové ceny nadhodnoceny. Dle srovnávacího rozpočtu by měla být cena díla zhruba o 90 tisíc nižší. Nedoloženo stavební povolení a následná kolaudace. Stavební povolení bylo nutné s ohledem na zásah do nosných konstrukcí stavby (vybourání dveří) Auditní tým identifikoval místním šetření neúplnost dodávky díla. V rozpočtu stavby v díle 5 – Komunikace je specifikována dodávka zámkové dlažby (včetně podkladu a pokládky) v celkové výměře 105 m2 a ceně 78 944,– Kč, která však na stavbě samotné či v její blízkosti položena není. Vzhledem k tomu, že tento nedostatek nebyl uveden v zápise o předání díla a ani v jiném dokumentu, dotázal se auditní tým na tuto položku rozpočtu pana Hlavsy, který stavbu přebíral. Dle jeho vyjádření při převzetí zkontroloval především dodání omítky a oken. Na základě těchto zjištěných skutečností je nutné konstatovat, že dílo nebylo řádně převzato a došlo k neoprávněnému proplacení částky 78 944,– Kč dodavateli. Auditní tým konstatuje, že dílo bylo předáno se značným zpožděním a bez včasného doložení objektivních překážek, na které bylo možné uplatňovat smluvní pokutu ustanovenou ve smlouvě. Neuplatnění této smluvní sankce hodnotí auditní tým jako zásadní porušení povinností řádného hospodáře. strana 70 z 166 3.2.3.2. Investice započítávané městu Prověřovaná oblast: Investice do zhodnocení majetku Cíl prověření: Zjistit a ověřit skutečné plnění jednotlivých položek seznamu investic započítávaných městu. Prověřeno: - seznam investic do městského majetku, pokladní doklady, faktury. Zjištění: Předložený přehled investic do městského majetku byl veden ve formě tabulky ve formátu MS Excel s rozdělením jednotlivých investic do samostatných částí dle úseku, na kterém byla investice provedena. Z přehledu je zřejmé datum pořízení, daňový doklad, částka a popis. Tento popis je však uveden v tak stručné podobě, že nevyjadřuje účel investice a jeho zpětná ověřitelnost je nemožná. Jedná se o popis typu: „vybavení, zemní práce řezivo, práce apod.“. Z tohoto přehledu také není zřejmé, o jakého dodavatele se jednalo. Všechny tyto upřesňující údaje bylo možné získat pouze z faktur a pokladních dokladů. Auditní tým přistoupil k prověření vybraného vzorku investic v úseku Rašelina ve fakturách a pokladně. Z tohoto prověření je zřejmé, že kromě investic do budovy rašeliny, které jsou podloženy smlouvou o dílo (viz výše) a dodávek souvisejících s provozováním zdroje rašeliny, není k většině investic doložen účel. Jedná se mimo jiné o dodávky zemních prací od společnosti DREDGER s.r.o. (IČ 26353571) nebo Jiří Westrmaier (IČ 87474166), kde bylo možné zjistit pouze, že se jednalo o kopání, válcování nebo odvoz zeminy v určitém množství. Nálezy při auditu: 85. N Z existující dokumentace není možné prokázat účelnost všech vynaložených investic s možnými dopady na hodnocení jejich daňové uznatelnosti. strana 71 z 166 3.2.3.3. Investice do vývoje SW Prověřovaná oblast: Ověření investice do vývoje SW „ELV“ Cíl prověření: Prověřit nákup a využití SW pro řízení ELV, který je evidován v roční inventarizaci účtů. Prověřeno: - dohoda o sdružení za účelem vývoje softwarového programu „Evidence lesnické výroby“ ze dne 1. 11. 2009, účetní deník, řízený pohovor s pí. Smolkovou, řízený pohovor s p. Hlavsou. Zjištění: Z předložené dohody o sdružení za účelem vývoje softwarového programu Evidence lesnické výroby vyplývá, že společnost LML společně s Lázeňskými lesy Karlovy Vary investovala částku 120 000,– Kč (každá 60 000,– Kč) do vývoje výše zmíněného SW. Hotový software měl být předán do užívání 31. 10. 2010. Na základě prověření účetního deníku bylo zjištěno, že se jedná o vývoj SW nástroje na zakázku panem Martinem Adamcem. Celková částka 60 000,– Kč byla rozdělena do měsíčních splátek po 5 000,–. Dle vyjádření pí. Smolkové byl systém nainstalován, ale k jeho finálnímu nasazení nedošlo a systém využíván není. P. Hlavsa dle svého vyjádření o této investici nic neví. Nálezy při auditu: 86. 87. O O 88. N Nedoloženo odůvodnění potřeby investice. Předložená specifikace funkčnosti programu, která je popsána v příloze č. 1 u Dohody o sdružení za účelem vývoje softwarového programu „Evidence lesnické výroby“ není dostatečná pro vývoj SW a následnou kontrolu dosažení požadovaných cílů při jeho převzetí. Nedoložena analýza nevyužití hotových programů na trhu, které vytváří evidenci lesnické výroby. Investici do vývoje tohoto SW hodnotí auditní tým jako nehospodárné vynaložení prostředků LML. strana 72 z 166 3.2.4. Doprava 3.2.4.1. Auta firemní Prověřovaná oblast: Výběr vozidel Cíl prověření: Ověřit, zda výběr automobilů a traktorů byl prováděn s péčí řádného hospodáře a dle nastavených pravidel. Prověřeno: - manažerská smlouva s Ing. Scheuerem, zápis z VH č. 33 ze dne 17. 6. 2010, řízený pohovor s p. Hlavsou. Zjištění: Dle manažerské smlouvy měl Ing. Scheuer pravomoc rozhodovat o nákupech v hodnotě nepřevyšující jednorázově 500 000,– Kč. Ve sledovaném období bylo pořízeno jedno vozidlo, jehož pořizovací hodnota překročila rozhodovací pravomoci jednatele společnosti – GAZ Gazelle od dodavatele GAZ AUTO PRAHA, s.r.o. Nákup tohoto vozu byl schválen VH dne 17. 6. 2010. V dostupné dokumentaci ani zápisu z VH č. 33 není uvedeno, že by se na nákup vozidla provádělo výběrové řízení nebo alespoň porovnání cen různých dodavatelů. Výběrová řízení na nákup vozidel se dle vyjádření p. Hlavsy nikdy ve společnosti neprováděla. Nálezy při auditu: 89. 90. O K Na nákup vozidel nejsou ve společnosti realizována výběrová řízení. Nákup vozidla GAZ Gazelle byl odsouhlasen VH i přes to, že nebyla dodána cena k porovnání od jiného dodavatele. strana 73 z 166 Prověřovaná oblast: Záznamy o provozu vozidel Cíl prověření: Ověřit formální správnosti vyplňování údajů do záznamů o provozu vozidla. Prověřeno: - knihy jízd (viz tabulka níže) Zjištění: Podle zákona č. 111/1994 Sb. je tuzemská právnická osoba provozující silniční dopravu vozidly určenými k přepravě osob vést záznam o provozu vozidla – nejběžněji tzv. knihu jízd. Dle metodického pokynu D-300 k zákonu 586/1992 Sb., o daních z příjmů má poplatník vést evidenci jízd, která obsahuje minimálně: datum jízdy, cíl jízdy, účel jízdy, ujeté km a dále RZ vozidla, typ vozidla, stav ujetých km k 1. 1. a k 31. 12. Kniha jízd by pro dosažení správné evidenční a kontrolní funkce měla tedy obsahovat: identifikaci řidiče a vozu (RZ, typ vozidla, jméno řidiče), datum a čas jízdy, výchozí místo, odkud vozidlo odjelo, cílové místo, kam vozidlo dojelo, stav tachometru před jízdou a po jízdě. Zadavatelem byly auditnímu týmu předány knihy jízd z roku 2007, 2008, 2009, kde nebyl uveden řidič ani RZ. Byla předložena kniha jízd s uvedeným řidičem Václavem Lokajíčkem, s uvedenou RZ 80A 34-94, ale nebyl v knize uveden rok za který je vedena. Kniha jízd na auto GAZ GAZelle, vedená za rok 2011 nemá vyplněného řidiče, RZ ani typ auta. Žádná z knih jízd nemá vedený čas jízdy, je vždy veden jen den jízdy. Byla předložena kniha jízd vozidla RZ SOA 34-94, kde není uveden řidič. Auditor byl při předávání knihy jízd svědkem, kdy stav knihy jízd při předání vozidla neodpovídal skutečnému stavu na tachometru vozidla. Pracovník do záznamů dopsal „manipulační jízda“ s délkou 23 km v datu 3. 4. 2011 tak, aby stavy vyrovnal. Předané knihy jízd ve většině případů obsahují předepsané náležitosti vedení evidence. U knihy jizd na vozidlo Mitsubishi L-200 – RZ 2K3 1906 nejsou vyplňovány všechny strana 74 z 166 řádky formuláře – vyplněn je pouze první a ostatní jsou proškrtnuté, což má znamenat stejný cíl a účel cesty. Toto se v menší míře objevuje i v jiných knihách jízd. Z dodaných dokladů bylo zjištěno, že LML vlastní 9 automobilů a 5 traktorů. Dodání knih jízd bylo auditory opakovaně žádáno (celkem 4×). Auditoři dále kontrolovali vedení evidence pracovních deníků u traktorů. Jejich přehled je uveden v Tabulka 5 – Seznam předaných záznamů o provozu vozidla – traktory. Typ vozidla RZ Kniha jízd 2010 Kniha jízd 2011 L200 2K3 19 06 Dodáno Nedodáno L200 1K5 2369 Nedodáno Nedodáno Defender 1K1 29 46 Dodáno Dodáno L200 2K4 20 34 Dodáno Dodáno GAZelle 3K0 48 46 Nedodáno Dodáno L200 SOA 34 94 Dodáno Dodáno Pajero 2K2 60 37 Dodáno Dodáno Caddy 3K1 06 40 Nedodáno Dodáno L200 SOI 46 02 Nedodáno Nedodáno Tabulka 4 – Seznam předaných záznamů o provozu vozidla Typ vozidla RZ Pracovní deník 2010 Pracovní deník 2011 Valtra traktor K00 23 92 Dodáno Nedodáno Traktor UKT Zetor K00 23 73 Dodáno Dodáno Traktor UKT Zetor SU 66 05 Dodáno Dodáno Traktor UKT SO 21 25 Nedodáno Dodáno Dodáno Dodáno, Dodána i kniha jízd MT Wisconsin K00 42 49 Yukon Tabulka 5 – Seznam předaných záznamů o provozu vozidla – traktory strana 75 z 166 Chybějící podklady: - knihy jízd u vozidel uvedených v Tabulka 4 – Seznam předaných záznamů o provozu vozidla, pracovní deníky u vozidel uvedených v Tabulka 5 – Seznam předaných záznamů o provozu vozidla – traktory. Nálezy při auditu: 91. N 92. O 93. N Záznamy o provozu vozidel nejsou vedeny řádným způsobem. Auditor byl svědkem manipulace s nimi. Vedení knihy/evidence jízd je nutné také pro účely kontroly ze strany finančního úřadu (podle dlouholeté praxe finanční úřady vyžadují předkládání knihy jízd pro kontrolu, zda jsou vozidla používána i pro soukromé jízdy zaměstnanců, tj. zda jsou plněny všechny zákonné daňové povinnosti. Pokud poplatník knihu/evidenci jízd nevede, musí finančnímu úřadu požadované skutečnosti prokazovat jiným způsobem, což může společnosti v budoucnu způsobit problémy a důkazní nouzi. Nebylo dodáno 5 knih jízd z roku 2010 a 3 knihy jízd z roku 2011. Pro LML to znamená důkazní nouzi v případě kontroly finančním úřadem. Taktéž nedodán 1 pracovní deník na traktor z roku 2010 a 1 pracovní deník z roku 2011. strana 76 z 166 Prověřovaná oblast: Pojištění Cíl prověření: Prověřit pojistné smlouvy na vozidla v majetku společnosti. Prověřeno: - pojistná smlouva s pojišťovnou Allianz na autoflotilu č. 898 155 300 Nálezy při auditu: 94. K V rámci prověření pojistné smlouvy nenalezli auditoři pochybení ze strany společnosti. strana 77 z 166 Prověřovaná oblast: Opravy Cíl prověření: Ověřit četnost a náklady na opravy vozidel na základě předložených podkladů – faktur za opravy, záznamů v pokladní knize a celkového přehledu vozidel včetně vyčíslení nákladů na opravy v posledních letech. Provést kontrolu smlouvy se společností zajišťující servis a opravy vozidel a způsob jejího výběru. Prověřit vzorky dokladů na opravy aut. Prověřeno: - vybrané faktury a hotovostní doklady na opravy vozidel, příkaz jednatele společnosti ze dne 1. 11. 2011 k opravám vozidel, pokladní kniha, faktury, hlavní kniha. Zjištění: Vozový park společnosti je zastaralý a náklady na opravy jednotlivých vozidel dosahují v poměru k pořizovacím nákladům vysoké úrovně. Příkazem jednatele společnosti z 1. 11. 2011 je určena jedna společnost pro opravy a servis vozidel včetně pravidel určujících hranici ceny za opravu a kompetence pro rozhodnutí o její realizaci. Způsob výběru dodavatele nebyl doložen. Schválení oprav probíhalo výjimečně a vždy ústní formou. Cenové kalkulace na finančně náročnější opravy nebyly po dodavateli požadovány (rozpor s příkazem ředitele), nejsou proto doložitelné. Objednávání oprav probíhalo ústní formou, nebyly tudíž auditorům předány žádné podklady o rozsahu vyžádané opravy. Náklad na opravy za rok 2010 činí celkem 708 152,– Kč, za rok 2011 937 504,– Kč. Nálezy při auditu: 95. O 96. K 97. D 98. D Nedoložen způsob výběru dodavatele servisních a opravárenských služeb na vozidla Náklady vynaložené na opravy vozidel dosahují výše, která by byla ve většině případů dostačující na pokrytí nákladů na leasing nových vozů. Doporučujeme vozový park postupně obnovit a místo nákladů na opravy využít finanční prostředky na splácení nových vozů. Navrhujeme porovnat výhodnost podmínek poskytovaných dodavatelem s jinými společnostmi zajišťujícími servis a opravy vozidel v regionu provedením výběrového řízení. strana 78 z 166 99. N 100. K Nejsou dodržována pravidla nastavená v příkazu jednatele společnosti ze dne 1. 11. 2011 týkající se schvalování oprav a vyžádání cenových kalkulací na provedení opravy před jejím započetím. Celkově hodnotíme náklady na opravy vozidel za značně nadprůměrné a doporučujeme provádět důslednou kontrolu provedené opravy, jejího vyúčtování a přiměřenosti nákladů. strana 79 z 166 3.2.4.2. Auta soukromá Prověřovaná oblast: Paušály Cíl prověření: Ověřit pravidla nastavená pro využívání soukromých vozidel pro firemní účely a jejich dodržování. Prověřeno: - Nastavení paušálů na využívání soukromých vozidel ke služebním účelům Zjištění: Ve společnosti je pro náhrady nákladů s provozem soukromého vozidla pro služební účely nastaven systém měsíčních paušálů. Soupis jednotlivých paušálů včetně spotřeby PHM vozidel je uveden v příloze č. 6 mzdového výnosu. Počet kilometrů pro tyto paušály je pro jednotlivé pracovníky nastaven odhadem. Výpočet ceny náhrad PHM za ujetý kilometr a amortizace vozidla je proveden na základě zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Nejsou ovšem doloženy zdroje, na jejichž základě jsou stanoveny spotřeby jednotlivých vozidel. Nálezy při auditu: 101. K 102. N Systém používání náhrad cestovních nákladů formou paušálů není ve většině společností využíván. Jeho použití je sice méně administrativně náročné, ale s ohledem na administrativní zátěž, kterou by představovalo vedení klasických náhrad v rozsahu LML, vidíme tuto výhodu jako méně podstatnou. Klasická forma vyúčtování skutečně ujetých kilometrů by dle nás byla pro společnost výhodnější. V rozporu s požadavkem §182 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb. nebyl doložen postup výpočtu paušálu pro náhrady. strana 80 z 166 Prověřovaná oblast: Cestovní příkazy Cíl prověření: Provést kontrolu cestovních příkazů a oprávněnost jejich použití s ohledem na nastavené paušály za využívání soukromých dopravních prostředků pracovníků LML. Prověřeno: - vzorkované cestovní příkazy pracovníků, kteří mají paušál na využívání soukromých vozidel ke služebním účelům Zjištění: I přes výše zmíněné nastavené paušály jsou ve společnosti využívány cestovní příkazy a náhrady cestovních nákladů. Dle zjištění v průběhu auditu jsou tyto náhrady poskytovány ve výjimečných případech, které nejsou „standardní“ náplní práce (výjezd na seminář apod.). Jsou tak poskytovány v souladu s §157 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce. Případy, které jsou určené jako „standardní“ jsou definovány v příloze č. 6 mzdového předpisu. Nálezy při auditu: 103. K Oblast cestovních příkazů je bez připomínek ze strany auditního týmu. strana 81 z 166 3.2.4.3. Dopravci Prověřovaná oblast: Doprava dřeva Cíl prověření: Prověřit systém evidence dopravy a její kontroly. Prověřeno: - faktury za dopravu vč. dodacích/výkupních lístků Zjištění: Doprava je účtována na základě přepravovaného množství uvedeného na dodacích/výkupních lístcích, které jsou přílohou faktur. Ty jsou potvrzovány hajnými nebo polesnými. Výkazy jsou mnohdy pořizovány špatně čitelné. Nálezy při auditu: 104. D V oblasti pořizování výkazů dopravy dřeva doporučuje auditní tým čitelné pořizování výkazů pro zajištění zpětné dohledatelnosti a kontroly. strana 82 z 166 3.2.5. Fakturace a pokladna Prověřovaná oblast: Vedení evidence faktur a pokladny Cíl prověření: Podrobně prověřit všechny přijaté faktury za roky 2010 a 2011 z hlediska obsahového i z hlediska splnění formálních náležitostí. Prověření bylo provedeno za totožné období i u faktur vydaných a pokladních dokladů. Prověřeno: - Přijaté a vydané faktury za roky 2010 a 211 Pokladní knihy za roky 2010 a 2011 Zjištění: Prověřené účetní doklady ve většině případů obsahují všechny požadované náležitosti §11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Zejména číslování účetních dokladů je provedeno pečlivě a přehledně. Především u faktur přijatých však nejsou vždy úplně patrné informace o ceně za měrnou jednotku a případné celkové vyjádření množství (např. přijatá faktura č. 158 z roku 2011). Tento nedostatek činí tyto dané faktury nepřehledné a neprůkazné. Rovněž většina účetních dokladů sice obsahuje podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ, avšak jedná se pouze o vlastnoruční podpis, ze kterého není zřejmé, o koho konkrétně se jedná. Z tohoto důvodu není zřejmé, zda daný účetní doklad byl schválen kompetentní osobou a zda bylo prověřeno, že uvedená fakturovaná částka či skutečnost reálně odpovídá. Na dokladech také není uveden podpisový záznam osoby odpovědné za jejich zaúčtování, což odporuje §11 odst. 1 písm. f) výše uvedeného zákona. Oba zmíněné nedostatky také nejsou v souladu s vnitropodnikovou směrnicí č. 1/1998 Účetní metody a účetní zásady uplatňované ve společnosti Loketské městské lesy s.r.o. Velké množství hotovostních operací v pokladně také není ve společnosti tohoto rozsahu příliš obvyklé. Nálezy při auditu: 105. N Absencí průkazného kontrolního a schvalovacího mechanismu, jakož i díky nekonkrétní specifikaci jednotlivých přijatých faktur, může docházet k nadměrnému úbytku finančních prostředků, a to především z důvodu proplacení dokladů s irelevantními částkami a předměty plnění. strana 83 z 166 106. N 107. D 108. K Není dodržována vnitropodniková směrnice č. 1/1998. Směrnici je nutné bez odchylek dodržovat, a to především v části týkající se schvalování faktur a souvisejícího připojování vlastnoručních podpisů a čísel zakázek. Zprůhlednit a individualizovat schvalovací postup jednotlivých účetních dokladů, na jehož základě by bylo možné případná pochybení postihovat. Nadměrný počet hotovostních případů rovněž odčerpává dostupnou finanční hotovost a snižuje okamžitou likviditu společnosti. Tento přístup také způsobuje vyšší riziko vzniku peněžního nesouladu. Je vhodnější v největší možné míře využívat bezhotovostní způsob platebního styku, ať už z hlediska příjmu či výdaje peněžních prostředků. strana 84 z 166 3.2.6. Personalistika (HRM8 – řízení lidských zdrojů) 3.2.6.1. Zaměstnanec na DPP Prověřovaná oblast: Arch. Ing. Olga Badová (zaměstnanec na DPP) Cíl prověření: Prověřit odvedenou práci a přiměřenost odměny za tuto práci. Prověřeno: - DPP s Arch. Ing. Olgou Badovou Zjištění: V období 01. 02. 2011 – 05. 02. 2011 zadána práce na DPP: studie stánků pro farmářské trhy. Ve smlouvě Dohoda o provedení práce byla sjednána odměna: 4 000,– Kč. Počet hodin na této odvedené práci: 10. V období 01. 03. 2011 – 04. 03. 2011 zadána práce na DPP: studie hlediště přírodního divadla. Ve smlouvě Dohoda o provedení práce byla sjednána odměna: 4 000,– Kč. Počet hodin na této odvedené práci: 10. Studie stánků pro farmářské trhy a studie hlediště přírodního divadla byla vyžádána po panu Hlavsovi. Tuto studii nepředal. Namísto této studie byl předán elektronicky rozpočet na montáž a demontáž stánků. Nálezy při auditu: 109. N 110. K 8 Nepředáním studie stánků na farmářské trhy vyvstává podezření, že tato studie neexistuje. Hodinová odměna za tuto práci činí 400,– Kč. Taktéž vyvstává podezření, že odměna za zpracovanou studii je neadekvátní. Porovnání s cenou obvyklou nelze provést, neboť bez předání studie není možné zjistit její odbornost. Human Resources Management strana 85 z 166 3.2.6.2. Zaměstnanec na DPČ a DPP Prověřovaná oblast: Lucie Černánská (zaměstnanec 2× na DPČ, 1× na DPP, pomocné práce v kuchyni dle potřeby) – DPČ Cíl prověření: Ověřit výkazy práce s uvedeným počtem hodin ve mzdových listech a porovnání s uvedeným platem v DPČ od 13. 10. 2010 – 31. 12. 2010. Prověřeno: Výkazy práce Farmy Hory 2010 DPČ a DPP uzavřené s Lucií Černánskou Zjištění: Zaměstnána na pozici pomocné práce v kuchyni dle potřeby. V mzdových listech nalezeno, že na DPČ od 13. 10. 2010 – 31. 12. 2010 bylo odpracováno 76,5 h. Ve výkazech práce bylo nalezeno 76,5 odpracovaných hodin. Originál smlouvy o DPČ od 13. 10. 2010 – 31. 12. 2010 byl auditorům poskytnut. Nálezy při auditu: 111. K Výkazy práce odpovídají odpracovaným hodinám, které jsou uvedeny v mzdových listech. strana 86 z 166 Prověřovaná oblast: Lucie Černánská (zaměstnanec 2× na DPČ, 1× na DPP, pomocné práce v kuchyni dle potřeby) – DPP Cíl prověření: Ověřit cenu obvyklou na DPP pro pozici pomocné práce v kuchyni dle potřeby. Ověřit datum vykonání práce zadané dle smlouvy se skutečným datem konané práce. Prověřeno: Výkazy práce Farmy Hory 2010 DPČ a DPP uzavřené s Lucií Černánskou Zjištění: Dle DPP rozsah práce 40 h. Úkol měl být proveden dle dohody o provedení práce od 19. 09. 2010 – 23. 09. 2010. Sjednaná pracovní odměna 9 200,– Kč. Hodinová sazba tedy 230,– Kč. V mzdových listech nalezen datum pro PP: 06. 09. 2010 – 11. 09. 2010, což je několik dnů před tím, než byla uzavřena smlouva na DPP. Nálezy při auditu: 112. N 113. N Pro činnost pomocné práce v kuchyni dle potřeby zde nebyla stanovena obvyklá cena. Pro pomocné práce v kuchyni je obvyklá cena v rozmezí 40-60,– Kč/h. U LML byla tato pracovnice na tuto pozici zaměstnána za 230,– Kč/hodinu. Neodpovídá termín provedení práce s termínem určeným v DPP. Práce byla provedena o několik dnů dříve. strana 87 z 166 Prověřovaná oblast: Lucie Černánská (zaměstnanec 2× na DPČ, 1× na DPP, pomocné práce v kuchyni dle potřeby) – DPČ 2011 Cíl prověření: Ověřit výkazy práce s uvedeným počtem hodin ve mzdových listech a porovnání s uvedeným platem v DPČ od 03. 01. 2011 – 31. 12. 2011. Prověřeno: - Mzdové listy 2011 DPČ a DPP uzavřené s Lucií Černánskou Zjištění: Zaměstnána na pozici pomocné práce v kuchyni dle potřeby. V mzdových listech nalezeno, že na DPČ od 03. 01. 2011 – 31. 12. 2011 bylo odpracováno 217 h. Ve výkazech práce bylo nalezeno 217 odpracovaných hodin. Nálezy při auditu: 114. K Výkazy práce Lucie Černánské odpovídají odpracovaným hodinám, které jsou uvedeny v mzdových listech. strana 88 z 166 3.2.6.3. Zaměstnanec Prověřovaná oblast: Veronika Trávníková (kuchařka) – odstupné Cíl prověření: Ověření odstupného po skončení pracovního poměru ve výši 71 751,– Kč. Prověřeno: Mzdové listy 2011 Pracovní smlouva, platový výměr, výpověď z pracovního poměru uzavřené s Veronikou Trávníkovou Zjištění: Zaměstnána od 1. 4. 2011 – 31. 12. 2011 na pozici kuchařka, odpracované hodiny 1 506 hod, zdanitelný příjem celkem 292 211,– Kč, z toho základní mzda 103 914,– Kč, příplatky 5 601,– Kč, prémie a odměny 93.372,– Kč, odměny ze zisku 2 446,– Kč, náhrady mezd (dovolená) 15 127,– Kč. Dle pracovní smlouvy hodinová mzda 69,– Kč/hod + max. 69,– Kč/hod prémie. Dle výpovědi z pracovního poměru bylo přiznáno odstupné ve výši trojnásobku průměrného výdělku v nejbližším výplatním termínu po skončení pracovního poměru. Odstupné bylo vyplaceno ve výši 71 751,– Kč. Nálezy při auditu: 115. K Vyplacené odstupné odpovídá průměrným výdělkům. strana 89 z 166 3.2.6.4. Zaměstnanec s půjčkou Prověřovaná oblast: Ing. Radomír Böhm ml. (zaměstnanec) Cíl prověření: Ověření smlouvy o půjčce od LML na částku 200 000,– Kč, konkrétně přiměřenosti úroku této půjčky a způsob splácení půjčky. Prověřeno: Smlouva o půjčce Mzdové listy 2011 Zjištění: Dle smlouvy zjištěn úrok ve výši 13,03 % p.a. Splátky půjčky jsou strhávány ze mzdy ve výši 4 000,– dle smlouvy. Ve mzdovém listu je srážka půjčky uvedena pod položkou „srážky ostatní“. Nálezy při auditu: 116. K Poskytnutí půjčky zaměstnanci bylo provedeno správně. strana 90 z 166 3.2.6.5. Advokátní služby Prověřovaná oblast: JUDr. Jana Wenigová Cíl prověření: Ověřit plnění. Prověřeno: Podklady o konaných úkonech Faktury přijaté Zjištění: Poskytované činnosti: advokátka k dispozici dle potřeby, pravidelné porady každý lichý čtvrtek, zvláštní konzultace osobní či telefonické, změny v obchodním rejstříku, příprava různých smluv, průběžné upozorňování na legislativní změny v souvislosti s činností LML. Nebylo dodáno konkrétní vyčíslení jednotlivých služeb, které byly poskytnuty od právničky. Dodány podklady o konaných úkonech ohledně zastupování u soudu. Počet právních úkonů u soudu za rok 2010: 5 Počet právních úkonů u soudu za rok 2011: 12 Nálezy při auditu: 117. K Plnění advokátky bylo doloženo a ověřeno. strana 91 z 166 4. Shrnutí závěrů z auditu – personální část V rámci oblasti řízení lidských zdrojů byly prověřovány: • Organizační struktura • Organizační řád • Seznam dodavatelů 2010-11 a OSVČ – prověrka osob spřízněných a osob blízkých • Seznam OSVČ 2010-11 – prověrka osob spřízněných a osob blízkých • Seznam zaměstnanců 2010-11 a OSVČ – prověrka osob spřízněných a osob blízkých • Vybraná pracovně právní dokumentace Zjištění: Zatímco se auditor na každém kroku šetření, interviewingu a získávání podkladů setkával s názorem, že SPOLEČNOST JE V PODSTATĚ PRIVÁTNÍ KORPORACÍ, která “pouze” hospodaří na veřejném majetku, stav pracovně právní dokumentace, pravidla odměňování nebo (ne)metody motivace k efektivitě hospodaření a využívání pracovního fondu spíš neodpovídá tomuto charakteru společnosti. U společnosti, která se svým hospodářským obratem a hodnotou obhospodařovaného majetku skutečně klasické korporaci rovná je stav HRM ALARMUJÍCÍ. Tato účelová schizofrenie nesmí v žádném případě rozostřit skutečnost, že i v podmínkách, kdy je “pouhým” zřizovatelem / zakladatelem společnosti veřejný subjekt, je nutné respektovat některá ekonomická kritéria, neboť v posledu hospodaří s prostředky, které mají povahu veřejnou / společenskou a tyto prostředky není možné vynakládat neúčelně nebo neefektivně, a to ani v oblasti mzdové a v oblasti řízení lidských zdrojů. strana 92 z 166 Podle názoru auditora nedokázala ve sledovaném období společnost: • sama dostatečně využít kapacity svých zaměstnanců, • dostatečně kontrolovat, zda zaměstnanci plně využívají pracovní fond ve prospěch společnosti, • dostatečně kontrolovat, zda nedochází k využívání prostředků k osobním zájmům, • uvést v život efektivní kontrolní systém, který by umožnil jasně identifikovat situaci, kdy by k danému jednání došlo, • uvést v život a zároveň kontrolovat takový systém odměňování a práce, který by plně odpovídal charakteru a poslání organizace, • definovat detailně cíle procesů, • kontrolovat jak jsou cíle dodržovány či jak je uskutečňována náprava, • do systému průkazně a transparentně vložit skutečná ekonomická kritéria, na jejichž plnění jsou odpovědní pracovníci zainteresováni. Nálezy při auditu: 118. SM 119. O 120. 121. 122. SM SM O 123. SM 124. K 125. SM Pracovně právní dokumentace má povětšinou klasický formální charakter tak, aby pouze plnila zákonné podmínky odpovídajícího právního předpisu. Vymezení pracovní pozice je vesměs formální, vykonávané procesy a odpovědnosti nejsou nikterak detailně rozepsány. KPI (klíčové ukazatele výkonnosti) nedoloženy. Nenalezen jediný karierní plán. Nebylo zaznamenáno standardní otevřené výběrové řízení na uvolněnou pozici. Obsazování do pozic stejně jako hodnocení a případné odměňování probíhalo vesměs na úrovni doporučení nebo uvážení nadřízeného. Neexistence kontrolních plánů vycházejících ze stanovených KPI pro dané procesy u dané pozice v kombinaci s ne nevýznamným počtem zaměstnaných osob blízkých vzbuzuje jak u odměňování tak obsazování pozic otazníky. Mzdové listy, zde základ odměňování, nemají v sobě zabudovány žádné systémové prvky, které by motivovaly k optimalizaci nákladů zvýšení výkonů vlastního i společnosti nebo činnost a k odstraňování neefektivností. strana 93 z 166 126. SM 127. N Pojem efektivita hospodaření (resp. zvýšení efektivity hospodaření – chápeme jej například jako výrobu s nižšími náklady, než byly náklady skutečně vynaložené, tj. jako snižování celkové výše vynaložených prostředků nebo jasně definovaný výrobní úkol - projekt včetně kalkulace a stanovení KPI) jak jej známe ze standardně řízených organizací, nebyl zaznamenán, a to ani na úrovni poučení, školení nebo metodického pokynu. Nízká motivace zaměstnanců k úsporám nákladů, chybějící vazba odměňování na plnění ekonomických kritérií, velmi nízká úroveň vnitřního kontrolního prostředí a nedostatečné uplatňování interních kontrol a zadání externích auditorských šetření, která by se zaobírala efektivitou hospodaření, jsou vážným systémovým problémem. Závažnost spatřujeme právě v SELHÁVÁNÍ SYSTÉMU, nikoli jen v dílčích a nestandardních krocích nebo pochybeních. Podle našeho názoru jsou hlavními příčinami tohoto stavu: 1. Naprostá formalizace parametrů výkonnosti společnosti s odkazem na dvě kritéria – LHP a roční částka za nájem. 2. Nedůsledný, nepoučený a neefektivní výkon vlastnického práva. 3. Nadužívaný a účelový výklad právního rámce zřizované společnosti ve smyslu, ať už vědomého nebo nevědomého, potlačování charakteru “správy veřejného statku”. 4. Nesystémový, překotný nárůst dalších hospodářských činností bez zjevné systémové a projektové přípravy na jejich zřízení, řízení a hodnocení. strana 94 z 166 5. Shrnutí závěrů z auditu – ekonomická část Cíl prověření: Analýza hospodaření společnosti v účetních obdobích 2010 a 2011. Prověřeno: - Účetní deníky Roční závěrky Hlavní knihy Pokladna Faktury přijaté, vydané DPH na vstupu a výstupu Zjištění: Viz následující body zprávy (5.1, 0). strana 95 z 166 5.1. Vnitřní účetní metodiky a kontrolní mechanismy hospodaření společnosti Na základě provedené analýzy hospodaření v účetních obdobích 2010 a 2011 je bohužel nutné konstatovat, že v těchto obdobích byla shledána zásadní absence transparentních a závazných metodik společnosti pro analytické a strukturální členění evidence hospodaření. I v případě její existence (písemné či zvykové) je očividné její vědomé (tendenční) nebo nedbalostní nerespektování ze strany osob odpovědných za evidenci a výsledky hospodaření – účetního oddělení (účetní) a statutárního orgánu společnosti (jednatelé) – viz bod 0 strana 96 z 166 Analýza hospodaření jednotlivých vybraných činností této zprávy. Tato zjištěná skutečnost má zásadní dopad na vědomé či neodborné zkreslování hospodaření jednotlivých klíčových činností společnosti ve výše uvedených hospodářských rocích metodou vzájemné záměny jejich výnosů a nákladů s následným předkládáním zkreslených výsledků jejich hospodaření řídícím orgánům vlastnické struktury (valná hromada a dozorčí rada společnosti), které pravděpodobně vedly k nesprávným závěrům a rozhodnutím pro další perspektivní rozvoj jednotlivých činností společnosti – viz např. Příloha č. 2 – Úvodní slovo jednatelů společnosti, bod „Farma Hory“ v konfrontaci s analýzou hospodaření střediska 800 v roce 2010 uvedenou detailně v bodu 0 – strana 97 z 166 Analýza hospodaření jednotlivých vybraných činností této zprávy. V rámci analýzy byla zjištěna zásadní absence systémových kontrolních mechanismů pro: - ověřování reálného hospodaření jednotlivých činností společnosti, vedení, oběh a transparentní archivaci nezbytné průkazné účetní a finanční dokumentace, průkazný oběh hotovostních finančních prostředků. Tato zjištěná skutečnost vytvořila příznivé předpoklady pro vědomé krácení výnosů a navyšování neoprávněných nákladů jednotlivých činností včetně krácení či zpronevěru peněžních prostředků odpovědnými osobami společnosti na všech úrovních – viz bod 0 – strana 98 z 166 Analýza hospodaření jednotlivých vybraných činností této zprávy. strana 99 z 166 5.2. Analýza hospodaření jednotlivých vybraných činností 5.2.1. Správa cizího lesního majetku Byla provedena analýza hospodaření na vybraném spravovaném lesním majetku města Kynšperk a Krásno, p. Holoubka a fary Sokolov (HS 701, 706, 708, 712) v roce 2011 s následujícími zjištěními – viz Příloha č. 3 - Správa cizího majetku, 2011: a) hospodaření uvedených středisek je pravděpodobně nedbalostně zkresleno, např. - účet 602010 - Tržby z prodeje vlastních výrobků a služeb u HS 712 - v tržbách chybí neprovedená fakturace ve výši 8 246,– Kč - na základě našeho upozornění jednatele společnosti bylo zpětně dofakturováno bezodkladně v 04/2012 - účet 621010 - Vnitropodnikový převod dřevní hmoty u HS 701, 706, 712 - v tržbách chybí částky cca 70 400,– Kč, 30 000,– Kč a 28 000,– Kč v souvislosti s převodem vytěžené dřevní hmoty na tzv. „manipulační sklad“ - současně nadhodnocení hospodaření HS 050 “Ústředí, odbyt“ - účet 501104 - Výkup dřevní hmoty u HS 701 a 706 - v nákladech chybí částky 195 580,– Kč a 730 199,– Kč - současně podhodnocení hospodaření HS 050 “Ústředí, odbyt“ b) korigovaný výsledek hospodaření všech uvedených středisek včetně marže za obě základní subčinnosti (služby a prodej dřeva) je ve značném rozsahu (-9% až 33%), což avizuje zásadní absenci obchodního plánování hospodaření a řízeného procesu v poskytování služeb společnosti zákazníkům strana 100 z 166 c) záporný výsledek hospodaření v subčinnosti prodeje dřeva u HS 712 - Sokolov ve výši -9% dovoluje pochybnosti o pravdivosti vykázané tržby za prodej dřeva d) nízký výsledek hospodaření v subčinnosti poskytování služeb u HS 706 - Krásno ve výši 8% dovoluje pochybnosti o přiměřenosti vykázaných nákladů, a to jak vlastních (mzdové náklady a náhrady), tak i nákup služeb subdodavatelů strana 101 z 166 5.2.2. Těžba a prodej dřevní hmoty Analýza hospodaření hlavní činnosti společnosti v oblasti těžby a prodeje dřeva nemohla být v rámci auditu bohužel řádně provedena, a to ze dvou následujících důvodů: a) zásadní absence transparentní evidence pohybu dřeva v množstevním i sortimentním vyjádření na tzv. manipulačním skladu, přes který prochází významný objem těžby, zpracování a následného prodej dřeva b) chybějící kontrolní mechanismus v těžbě a přímém prodeji dřeva Zjištěná absence výše uvedených evidencí a kontrolních mechanismů vede nutně k analytickému závěru o zcela neprůkazném (a tím i nevěrohodném) objemu realizovaných tržeb za prodej dřeva. strana 102 z 166 5.2.3. Těžba a zpracování rašeliny Byla provedena analýza hospodaření v roce 2011 s následujícím zjištěním: Trend významně ztrátového hospodaření této činnosti (HS 603) byl v průběhu celého uvedeného roku zcela setrvalý – viz Příloha č. 4 – Rašelina Zjištěná skutečnost i s ohledem na možné perspektivy vede nutně k analytickému závěru o ekonomické a podnikatelské nekompetentnosti odpovědných osob (jednatelů společnosti), kteří nepodnikli dostatečně razantní kroky v souladu s pravidly hospodárného nakládání se svěřenými prostředky k zamezení navyšování neoprávněné ztráty hospodaření této činnosti. strana 103 z 166 5.2.4. Uplatňování práva myslivosti Byla provedena analýza hospodaření v roce 2011 a 2010 s následujícím zjištěním – viz Příloha č. 5 – HS 800 – Farma Hory - 2010, Příloha č. 6 – HS 800 – Farma Hory – 2011 a Příloha č. 7 – Vyúčtování naháňky 12. – 13. 11. 2011: a) hospodaření uvedené činnosti je pravděpodobně nedbalostně zkresleno, např. - účet 601010 - Tržby z prodeje dřevní hmoty v roce 2010 - ve výnosech chybně navíc částka 80 841,– Kč - účet 601020 - Tržby z prodeje zvěřiny v roce 2010 - ve výnosech chybí částka 80 841,– Kč - účet 601020 - Tržby z prodeje zvěřiny v roce 2011 - ve výnosech chybně navíc částka 85 250,– Kč - účet 602011 - Výkon práva myslivosti v roce 2011 - ve výnosech chybí částka 85 250,– Kč b) po provedených korekcích nedbalostního zkreslení hospodaření vyjeveno značné analytické snížení výnosů na účtu 602011-Výkon práva myslivosti v roce 2011 oproti roku 2010, a to ve výši 25%; Na základě tohoto zjištění byla provedena detailní rekonstrukce a verifikace činnosti v roce 2011 s následujícím zjištěním: - výnosy činnosti jsou sníženy o částku 181 500,– Kč, kdy v účetní evidenci není evidován hotovostní tržební příjem za uskutečněnou naháňku ve dnech 12. – 13. 11. 2011 – viz Příloha č. 7 strana 104 z 166 - na základě této zjištěné skutečnosti (hotovostní příjem) provedeno další šetření v příslušných pokladních knihách společnosti se zjištěním, že příjem uvedené částky v těchto knihách není evidován - po provedené rekonstrukci hotovostního oběhu uvedené částky je možné s vysokou pravděpodobností konstatovat, že zjištěná zpronevěra hotovostní částky ve výši 181 500,– Kč byla provedena tehdejší pokladní společnosti, p. Michaelou Pavlovičovou, a to vědomě - na základě této zjištěné skutečnosti (zpronevěra hotovosti) bylo provedeno další šetření v příslušných pokladních knihách společnosti i v předchozích letech (2008-2010) se zaměřením na příjem hotovosti z naháněk se zjištěním, že další rekonstruované příjmy z této činnosti v těchto knihách jsou řádně evidovány - bylo provedeno současně další namátkové šetření v pokladních knihách společnosti v roce 2011 se zaměřením na příjem hotovostních tržeb z prodeje dřeva a hostinské a ubytovací činnosti s nevyjevením rozporu; vzhledem k absenci transparentní analytické evidence těchto příjmů nelze ale s dostatečnou jistotou konstatovat, že všechny tyto příjmy byly řádně a v plném objemu zaevidovány do příslušných pokladních knih strana 105 z 166 5.2.5. Dřevovýroba a truhlárna Byla provedena analýza hospodaření v roce 2011 a 2010 s následujícím zjištěním – viz Příloha č. 5 – HS 800 – Farma Hory - 2010 a Příloha č. 6 – HS 800 – Farma Hory – 2011: a) hospodaření uvedené činnosti je pravděpodobně nedbalostně zkresleno, např. - účet 512010 - Náhrady služebních výdajů v roce 2010 o v nákladech pravděpodobně chybně navíc částka 60 000,– Kč za smluvní pronájem truhlárny od p. J. Kopeckého - účet 518402 - Nájemné - ostatní v roce 2010 o v nákladech chybí částka smluvního nájmu za truhlárnu 60 000,– Kč (převod z účtu 512010 viz výše) o v nákladech chybí částka smluvního zápočtu nájmu za truhlárnu proti počáteční investici ve výši 120 000,- K, která je chybně účtována na HS 050-Ústředi, odbyt - účet 518402 - Nájemné - ostatní v roce 2011 o v nákladech chybí částka smluvního nájmu za truhlárnu 5 000,– Kč, která je chybně účtována v 09/2011 na HS 050-Ústředi, odbyt o v nákladech chybí částka smluvního zápočtu nájmu za truhlárnu proti počáteční investici ve výši 120 000,– Kč, která je chybně účtována na HS 050-Ústředi, odbyt - účet 521000 - Mzdové náklady v roce 2010 a 2011 o mzdové náklady účtované na HS 800 - Farma Hory jsou na základě dodatečných podkladů ze mzdové agendy předaných mzdovou účetní p. V. Smolkovou cca o 30% nižší než skutečné mzdové náklady pracovníků tohoto střediska, proto provedena příslušné navýšení o o toto navýšení jsou současně nadhodnoceny mzdové náklady jiného HS, pravděpodobně HS 050 - Ústředí. odbyt - účet 524000 - Zákonné sociální pojištění v roce 2010 a 2011 strana 106 z 166 o náklady na pojištění účtované na HS 800 - Farma Hory jsou na základě dodatečných podkladů ze mzdové agendy předaných mzdovou účetní p. V. Smolkovou cca o 30% nižší než skutečné náklady na pojištění pracovníků tohoto střediska, proto provedena příslušná navýšení o o toto navýšení jsou současně nadhodnoceny náklady pojištění jiného HS, pravděpodobně HS 050 - Ústředí. odbyt b) hospodaření uvedené činnosti je pravděpodobně vědomě zkresleno, např. - účet 621012 - Vnitropodnikový převod dřevovýroby v roce 2010 a 2011 o na základě rekonstrukce odvedené vnitropodnikové práce této činnosti a kvalifikovaného odhadu jednatele společnosti p. J. Hlavsy se jako významně nadhodnocené jeví současně provedené ocenění vnitropodnikových výkonů v obou letech s kvalifikovaným návrhem na jejich přecenění se zachováním principu opatrnosti v úrovni snížení cca o 25% od vykázaného ocenění - účet 622000 - Aktivace vnitropodnikových služeb v roce 2010 a 2011 o na základě rekonstrukce odvedené vnitropodnikové práce této činnosti a kvalifikovaného odhadu jednatele společnosti p. J. Hlavsy jako významně nadhodnocené se jeví současně provedené ocenění vnitropodnikových výkonů v obou letech s kvalifikovaným návrhem na jejich přecenění se zachováním principu opatrnosti v úrovni snížení cca o 25% od vykázaného ocenění c) úhrada smluvního pronájmu za truhlárnu p. J. Kopeckému ve formě mzdových náhrad osvobozených u fyzických osob od daňové povinnosti může být kvalifikováno jako vědomé neoprávněné napomáhání vyhnutí se příslušné dani z příjmů fyzických osob d) vykázaný poměr mezi zákaznickými a vnitřními výkony k celkovým výkonům této činnosti je shledán jako nedůvěryhodný, neboť se určitě nejedná o zásadně režijní supportní činnost: - v roce 2010 tvoří zákaznické výkony 17% oproti 83% vnitřních výkonů - v roce 2011 tvoří zákaznické výkony 24% oproti 76% vnitřních výkonů strana 107 z 166 e) korigovaný vykázaný výsledek hospodaření této činnosti ukazuje na významnou podobnou ztrátu v obou letech, a to: - v roce 2010 ve výši -1 443 986,– Kč se zápornou marží -53% - v roce 2011 ve výši -1 353 307,– Kč se zápornou marží -45% f) vzhledem k bodům b), d) a e) a na základě dodatečných informací poskytnutých oprávněnými osobami o vyloučení možnosti dlouhodobých pracovních prostojů a neefektivity práce v této činnosti je učiněn s vysokou pravděpodobností předpoklad o závažném krácení zákaznických příjmů s minimalizační kvantifikací v úrovni obvyklé hrubé marže v tomto segmentu podnikatelské výroby ve výši 50% při zachování vykázané výše nákladů činnosti: - v roce 2010 očekávané zákaznické tržby ve výši cca 2 498 670,– Kč - předpokládaná výše krácení zákaznických příjmů - 2 276 876,– Kč = 91 % očekávaných tržeb - v roce 2011 očekávané zákaznické tržby ve výši cca 2 621 729,– Kč - předpokládaná výše krácení zákaznických příjmů - 2 227 217,– Kč = 85 % očekávaných tržeb strana 108 z 166 5.2.6. Hostinská a ubytovací činnost – pension Hory Byla provedena analýza hospodaření v roce 2011 a 2010 s následujícím zjištěním – viz Příloha č. 5, Příloha č. 6: a) hospodaření uvedené činnosti je pravděpodobně nedbalostně zkresleno, např. - účet 501104 - Výkup dřevní hmoty v roce 2010 o v nákladech chybně navíc účtována částka 65 943,– Kč - účet 501105 - Spotřeba materiálu - kuchyň Hory v roce 2010 o v nákladech chybí částka 65 943,– Kč (převod z účtu 501104 viz výše) - účet 501201 - Spotřeba materiálu - Supí potok v roce 2011 o v nákladech chybně navíc účtována částka 3 594,– Kč - účet 501203 - Spotřeba materiálu - hájovna Rájec v roce 2011 o v nákladech chybně navíc účtována částka 1 680,– Kč - účet 501202 - Spotřeba materiálu - lesovna Hory v roce 2011 o v nákladech chybí částka 5 274,– Kč (převod z účtu 501201 a 501203 viz výše) - účet 521000 - Mzdové náklady v roce 2010 a 2011 o mzdové náklady účtované na HS 800 - Farma Hory jsou na základě dodatečných podkladů ze mzdové agendy předaných mzdovou účetní p. V. Smolkovou cca o 30% nižší než skutečné mzdové náklady pracovníků tohoto střediska, proto provedena příslušné navýšení o o toto navýšení jsou současně nadhodnoceny mzdové náklady jiného HS, pravděpodobně HS 050 - Ústředí. odbyt - účet 524000 - Zákonné sociální pojištění v roce 2010 a 2011 strana 109 z 166 o náklady na pojištění účtované na HS 800 - Farma Hory jsou na základě dodatečných podkladů ze mzdové agendy předaných mzdovou účetní p. V. Smolkovou cca o 30% nižší než skutečné náklady na pojištění pracovníků tohoto střediska, proto provedena příslušné navýšení o o toto navýšení jsou současně nadhodnoceny náklady pojištění jiného HS, pravděpodobně HS 050-Ústředí. odbyt b) korigovaný vykázaný výsledek hospodaření této činnosti ukazuje na významnou ztrátu v obou letech s narůstající tendencí, a to: - v roce 2010 ve výši -1 224 185,– Kč se zápornou marží -36% - v roce 2011 ve výši -1 353 307,– Kč se zápornou marží -50% c) vzhledem k bodu b) a na základě dodatečných informací poskytnutých oprávněnými osobami o provozu hostinské a ubytovací činnosti je učiněn s vysokou pravděpodobností předpoklad o závažném krácení příjmů a příslušných surovinových nákladů z hostinské činnosti s minimalizační kvantifikací v úrovni 10% obsazenosti, průměrné prodejní hodnoty 170,– Kč bez DPH na zákazníka a obvyklé hrubé surovinové marže v tomto segmentu podnikatelských služeb ve výši 300% pro ocenění výše zvýšených nákladů činnosti: - - v roce 2010 – hostinská činnost - očekávané tržby ve výši cca 3 060 000,– Kč - předpokládaná výše krácení příjmů - 1 627 959,– Kč = 53 % očekávaných tržeb - zvýšené surovinové náklady ve výši cca 542 653,– Kč - předpokládaná výše krácení zisku - 1 085 306,– Kč - konsolidovaný výsledek hospodaření činnosti ve výši -138 879,– Kč v roce 2010 – hostinská činnost - očekávané tržby ve výši cca 3 060 000,– Kč - předpokládaná výše krácení příjmů - 1 854 112,– Kč = 61 % očekávaných tržeb - zvýšené surovinové náklady ve výši cca 618 037,– Kč - předpokládaná výše krácení zisku - 1 236 075,– Kč - konsolidovaný výsledek hospodaření činnosti ve výši -394 983,– Kč strana 110 z 166 5.2.7. Zemědělská a chovatelská činnost – Farma Hory Byla provedena analýza hospodaření v roce 2011 a 2010 s následujícím zjištěním – viz Příloha č. 5 – HS 800 – Farma Hory - 2010 a Příloha č. 6 – HS 800 – Farma Hory – 2011: a) nezjištěny žádné analytické rozpory b) vykázaný výsledek hospodaření této činnosti je přiměřený v obou letech, a to: - v roce 2010 ve výši 300 949,– Kč s kladnou marží 221% - v roce 2010 ve výši 509 449,– Kč s kladnou marží 310% strana 111 z 166 Nálezy při auditu - shrnutí: 128. N 129. N 130. N 131. N 132. N 133. N 134. K Bylo manipulováno s výnosy a náklady mezi jednotlivými středisky, čímž byl vytvořen falešný obraz o výsledcích hospodaření dotčených středisek Zjištěná absence výše uvedených evidencí a kontrolních mechanismů vede nutně k analytickému závěru o zcela neprůkazném (a tím i nevěrohodném) objemu realizovaných tržeb za prodej dřeva. Ze strany vedení společnosti (jednatelů) nebyly podniknuty dostatečně razantní kroky v souladu s pravidly hospodárného nakládání se svěřenými prostředky k zamezení navyšování neoprávněné ztráty hospodaření v oblasti rašeliny. S vysokou pravděpodobností byla vědomě zpronevěřena částka 181 500,– Kč z výkonu práva myslivosti. Bylo zjištěno nepřesné vedení evidence hospodaření truhlárny, dřevovýroby, hostinské a ubytovací činnosti. Úhrada smluvního pronájmu za truhlárnu p. J. Kopeckému ve formě mzdových náhrad osvobozených u fyzických osob od daňové povinnosti může být kvalifikováno jako vědomé neoprávněné napomáhání vyhnutí se příslušné dani z příjmů fyzických osob. V hospodaření zemědělské a chovatelské činnosti – Farma Hory neshledali auditoři pochybení. strana 112 z 166 6. Závěrečné shrnutí auditu Průběh celého auditu byl významně poznamenán nastalou situací v rámci společnosti. Krátce po zahájení auditu započal odchod klíčových pracovníků společnosti. Hlavní účetní byla již ve výpovědní době a s jejím odchodem se počítalo. Její náhrada ovšem v době jejího reálného odchodu nebyla ještě dostatečně seznámena se všemi potřebnými informacemi týkajícími se provozu a historie společnosti. Bylo tedy zdlouhavé a obtížné dohledávání, získávání a objasňování dokumentů. Dalším významným aspektem byl odchod Ing. Pánka z pozice vedoucího technického úseku, v rámci kterého měl na starosti široké spektrum činností společnosti. Zrušení pracovního poměru dohodou bylo odsouhlaseno jednatelem společnosti z hodiny na hodinu, aniž by Ing. Pánek předal potřebné informace, dokumenty a celkovou agendu týkající se jeho náplně práce svému nástupci či alespoň zástupci. V neposlední řadě komplikace způsobila také nepřítomnost druhého jednatele – Ing. Scheuera, který měl v posledních letech na starosti hlavní řízení společnosti. Toto znamenalo opět velké zdržení a komplikace v průběhu auditu. Obzvláště dva posledně jmenovaní mají velké množství informací, které nemá k dispozici nikdo jiný. Toto pouze podtrhlo celkový stav vedení dokumentace ve společnosti, který je značně nesystémový a špatně kontrolovatelný. Pracovníci společnosti byli v průběhu auditu nápomocní a snažili se plně spolupracovat s auditory. Jejich snaha ovšem byla mnohdy poznamenána nedostatečnou informovaností o prověřované oblasti, neboť ji neměli na starosti vůbec nebo teprve krátkou dobu. strana 113 z 166 6.1. Nálezy při auditu Nálezy dle klasifikace Neshoda Odchylka Slabé místo Doporučení Komentář Celkový počet 52 17 21 4 32 Tabulka 6 - Přehled nálezů dle klasifikace 60 50 Neshoda 40 Odchylka 30 Slabé místo Doporučení 20 Komentář 10 0 Nálezy dle specifikace Graf 3 - Přehled nálezy dle klasifikace Soupis všech nálezů při auditu: 1. SM 2. SM 3. O 4. O Marketing pro vedlejší činnosti společnosti není systematicky veden a je na něj kladen nízký důraz. Propagace těžby a prodeje dřeva není prováděna. Vše je ponecháno na odpovědnosti jednoho pracovníka. Nedoloženo smluvní zajištění zpětného výkupu výřezů od společnosti Václav Šerý. Výkup výřezů z Pily Václav Šerý se jeví značně nestandardní a vzhledem k ostatním způsobům zajištění zdrojů dřeva jako netransparentní. S ohledem na specifikum trhu, kdy odběratel určuje podmínky výkupu strana 114 z 166 5. SM 6. SM 7. O 8. N 9. N 10. SM 11. O 12. K 13. N 14. D 15. K dřeva (jakou kvalitu dřeva vykoupil), je způsob, kdy odběratel vykoupí dřevo, které není schopen zpracovat, značně podivný. Tento způsob pořízení dřeva neumožňuje jednoznačné určení původu dřeva a vytváří prostor pro obchod s nelegálně pořízeným dřevem. Není prováděno vyhodnocování ekonomické výhodnosti výkupu dřevní hmoty od společnosti Václav Šerý. Vedení evidence prodané dřevní hmoty do roku 2010 vč. pouze v papírové nestrukturované podobě neumožňovalo efektivní kontrolu. Přehledy prodané dřevní hmoty vedené v tabulkách MS Excel nejsou nijak předkládány a vyhodnocovány vedením. Nejsou stanoveny žádné závazné ukazatele, které by umožňovaly kontrolu nastavení a provádění procesu. Nedoloženo vyhodnocování rozdílů mezi těžbou a prodejem – uznaným množstvím a kvalitou jednotlivými odběrateli a navazující srovnání rozdílů mezi odběrateli resp. předpokládané a přiznané kvality dodaného dřeva. Celkový objem prodané dřevní hmoty je dle evidence v roce 2011 o 98,13 m3 vyšší, než celkový objem vytěžené dřevní hmoty v tomto roce Celková evidence dřevní hmoty od svého vytěžení až po expedici zákazníkovi a fakturaci není centrálně prováděna. Nejsou tak k dispozici podklady pro efektivní nastavení kontrolního systému. Sortimentizace používaná ve společnosti LML je nepřehledná a neumožňuje prokazatelné provedení benchmarkingu s externími zdroji. Nejsou tak k dispozici data pro jednoznačné vyhodnocení výkonnosti a efektivity prodeje. Z provedeného srovnání vybraných cen vyplývá, že společnost se v ročních průměrech cen u sortimentu Výřezy III. A/B smrk a borovice a Dříví VI. palivové dříví pohybuje pod průměrem ČSÚ. Naproti tomu u sortimentů Výřezy II. smrk a borovice a Výřezy III. A/B modřín jsou ceny dosažené společností nad ročním průměrem. Dosahované odchylky jsou adekvátní v rámci časového a geografického pohybu cen. V přehledu objemu prodávaného dřeva nejsou sortimenty rozlišeny dle kvality II. a III. A/B a tak není možné vyhodnotit objem prodaného dřeva dle této kvality, která se významně liší cenou. Tento stav ukazuje na absenci kontroly a hodnocení výkonnosti společnosti. Doporučujeme revidovat systém značení sortimentu a jeho evidence od těžby až po předání odběrateli včetně zavedení systematické kontroly. Z přehledu řešených podaných žalob LML soudní cestou vyplývá, že většina nedořešených žalob končí vymáháním pohledávek exekutorem, kte- strana 115 z 166 16. SM 17. 18. 19. K K K 20. 21. N N 22. SM 23. 24. N SM 25. 26. 27. N N N 28. K 29. N 30. O rý povětšinou konstatuje nevymožení pohledávky z důvodu neodhalení žádného majetku ani možnosti strhávání z platu dotyčného. Vyjádření exekutora pak zní, že byla zastavena exekuce z důvodu nevymožení. S ohledem na vysokou výši vymáhaných pohledávek auditní tým konstatuje špatné nastavení procesu uzavírání rámcových smluv (nebo jejich ekvivalentů) resp. benevolentní nastavení platebních podmínek i pro neznámé a neověřené odběratele. Ceny ubytování odpovídají ceně v místě a čase obvyklé. Cena jídel odpovídá ceně v místě a čase obvyklé. Vzhledem k neexistenci marketingových procesů a geograficky méně lukrativnímu umístění není dosahována potřebná návštěvnost Farmy Hory. Nedoložen způsob stanovování cen ubytování a jídel. V rozporu s vnitřním předpisem pro akce konané v Penzionu Hory ze dne 15. 12. 2009 nedoloženy kalkulace a následné vyhodnocování akcí. Není veden jednoznačný a přehledný systém přípravy a kontroly průběhu realizace akcí. Nedoloženy podklady pro zpětnou kontrolu prováděných činností a vyhodnocení jejich efektivnosti. Nejsou nastaveny ani v praxi prováděny procesy pro prodej rašeliny. Ve společnosti není určený pracovník, který by se měl prodeji rašeliny věnovat. Nejsou nastaveny procesy řízení a kontroly v truhlárně. Neexistují výkazy práce truhlárny mající reálnou vypovídací hodnotu. S ohledem na absenci dokumentace k zakázkám a kontroly efektivnosti prováděné a odvedené práce vzniká prostředí umožňující práci na zakázkách, které nejsou nikde evidovány. Vykázaný objem tržeb truhlárny je v nepoměru vůči objemu práce na truhlárně vykázanému. Oblast myslivosti je z pohledu obchodu natolik specifická, že není vhodné zde uplatňovat standardní postupy a vzhledem k dostatečné stálé klientele není potřeba provádět aktivní marketing a rozvíjet v této oblasti další obchodní činnost. V oblasti opravy a údržby cest neexistuje dohledatelný systém plánování, zdůvodnění potřebnosti a kontroly realizace. Vzniká zde podezření, že prostředky společnosti nebyly vynakládány účelně ať již záměrně nebo nedbalostně. V rozporu s postupy nastavenými vedením (na základě vyjádření p. Hlavsy) nebyly náklady na údržbu cest vedeny v analytické evidenci v účetnictví. strana 116 z 166 31. N 32. N 33. K 34. K 35. SM 36. N 37. N 38. SM 39. SM 40. K 41. K 42. N 43. SM Absence jasného vymezení předmětu díla, nemožnost doložení akceptační či předávacích protokolů a tedy neověřitelnost skutečného plnění mohou ovlivňovat daňovou uznatelnost nákladů. Dokumentace k oblasti oplocenek a prořezávek nebyla auditorům předána žádná s vyjádřením, že neexistuje. Není tak možno ověřit skutečnost s dokumentací a záznamy. Zjištěný postup stanovení plánu těžby na základě LHP a poptávky shledává auditní tým jako vyhovující. Cenu i postup výběru zpracovatele LHP hodnotí auditní tým jako vyhovující. Hlavním slabým místem této evidence jsou používané metody měření objemu dřeva, které jsou postaveny především na odborných odhadech a prostorových měrách, které jsou však obecně uznávané a technologicky nejméně nákladné. V současné době je nejpřesnějším měřením v celém procesu těžby a prodeje dřeva až vstupní přejímka dřeva u odběratele, která určuje finální objem a sortiment prodávaného dřeva. Tímto vzniká situace, kdy odběratel reálně diktuje dodavateli (LML) jaké dřevo a v jakém objemu bylo dodáno. Absence kontrolních mechanismů ze strany vedení, které by umožňovaly průběžně vyhodnotit odchylky mezi vytěženým množstvím dřeva v jednotlivých sortimentech a uznanými objemy ze strany odběratele. Kontrolní činnost v terénu není prováděna systematicky. Do procesu nejsou integrovány náhodné (neohlášené) kontroly v terénu. Jednotlivé doklady (úkolové lístky, sborníky apod.), které jsou předávány do evidence, nemají jednotnou podobu. Těžba a zpracování rašeliny je díky nemalým investicím připravena na dobré úrovni. Rozvoj tohoto podnikání brzdí absence obchodu a schopnosti prodat, dle vyjádření pracovníků LML o provedeném srovnání s konkurencí, vysoce kvalitní produkt. Průměrné využití ubytovacích kapacit penzionu v letech 2010 a 2011 bylo 3 %. Obvyklé využití kapacit penzionu pro zajištění ekonomické akceptovatelnosti provozu je 50 % a více. Nejsou stanoveny cíle využití kapacit penzionu, nenastaveny klíčové ukazatele výkonosti, nerealizována nápravná opatření. Nebyly doloženy přehledy konaných akcí v Penzionu, tudíž nelze prokázat, zda faktury z 23. 8., 24. 8. a ze dne 25. 8. 2011 odpovídají skutečnému provozu v Penzionu. strana 117 z 166 44. N 45. K 46. K 47. K 48. N 49. N 50. SM 51. O 52. N Z faktur je jasně zřetelné, že v těchto týdnech byly pořádány větší akce, o kterých nejsou vedeny záznamy. Auditní tým konstatuje, že byla porušena vnitřní směrnice z 15. 12. 2009, která byla vydána jednatelem Scheuerem, v níž je stanoveno, jakým způsobem měla být sepsána písemná objednávka s podrobným rozpisem pohoštění a stanovením předběžné ceny a následným vyúčtováním. Příjmy a výdaje za sledované období 2011 (přehledově 2010) odpovídají sezonnímu výkyvu poptávky. Byla provedena podrobná analýza vzorkováním tří vybraných měsíců roku 2011 (leden, srpen, prosinec), kde byla zkontrolována pokladní kniha po jednotlivých položkách a dokladech, bez připomínek ze strany auditního týmu. Korelace příjmů za ubytování a vydání za nákup jídla a nápojů do restaurace není relevantní, jelikož příjmy restaurace jsou jen z malé části závislé na obsazení penzionu. Objem částek za nákup jídla a pití poměrově odpovídají objemu tržeb restaurace v daném měsíci. Nákupy hygienického vybavení a čisticích prostředků se pohybují v řádech stovek korun až jednotek tisíc, objem dodávky odpovídá. V rozporu s §3 odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, nejsou zaznamenávány požadované osobní údaje (doba ubytování, účel pobytu, jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu) všech ubytovávaných osob. Nebyly plněny zákonné požadavky související s ubytováváním cizinců. Jedná se především o povinnost umožnit policii vstup do míst, kde se může cizinec zdržovat a vést domovní (ubytovací) knihu v souladu s požadavky stanovenými zákonem v §100 zákona č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců na území České republiky. Rovněž musí být zajištěna oznamovací povinnost policii, a to do 3 pracovních dnů od ubytování cizince. Nebyly evidovány informace o nadstandardních poskytovaných službách (internet, TV, občerstvení apod.). Tyto statistické údaje následně poslouží k efektivnějšímu poskytování služeb. Nejsou číslovány stránky ubytovací knihy pro zajištění nepřerušitelnosti časové řady. Nejsou vedeny přehledy vstupů a výstupů vykonané práce v dřevovýrobě. Neexistuje způsob zpětné dohledatelnosti zakázek, jejich nákladovosti a efektivity. Nastavený systém umožňuje práci pracovníků LML na zakázkách mimo evidenci LML a následné krácení příjmové stránky. strana 118 z 166 53. K 54. N 55. 56. 57. N N K 58. 59. O K 60. 61. 62. 63. 64. 65. N N N N N K 66. K 67. K 68. SM 69. O 70. SM 71. K 72. N V této oblasti auditní tým konstatuje nedůsledné vedení evidence a dokumentace, z čehož plyne nemožnost provádět zpětnou kontrolu nejen auditory, ale hlavně vedením společnosti. Nedoložena aktuální nájemní smlouva obsahující nájem ve výši 15 000,– Kč, který by odpovídal účetním záznamům. Vzhledem k tomuto nedoložena také oprávněnost výše investice do truhlárny ze strany LML. Není smluvně podložené umořování investice do truhlárny. Neexistuje dokumentace a záznamy mapující provoz truhlárny. Auditní tým v oblasti zakázek truhlárny konstatuje naprostou absenci evidence, řízení a kontroly, která vytvářela prostor k únikům prostředků LML. Není možné identifikovat jednotlivé zakázky a tím ani vyhodnotit jejich efektivnost. Není vedena evidence skladových zásob posypových materiálů Oblast pronájmu pozemků chatařům bez připomínek ze strany auditního týmu. Strategické řízení není nastaveno a realizováno. Není vytvořena základní řídící dokumentace. Není vytvořena dokumentace základních procesů. Není kontrolováno dodržování vydaných směrnic. Projektové řízení ve společnosti není zavedeno. Ověřeno, že LML platí jen za vyúčtování telefonních čísel, která jsou skutečně používána přiděleným zaměstnancům LML. Auditní tým konstatuje, že vyúčtování u vzorkovaných telefonních čísel je správné, a že je následně vypočítána správná částka nad limit paušálu, která je zaměstnancům dána k úhradě. Auditní tým konstatuje, že u všech zaměstnanců byla strhávána minimálně částka určená předpisem srážek soukromých hovorů. Srážky telefonů nad limit nejsou samostatně vykazovány v mzdových listech, jsou pod položkou srážky ostatní. Nedoloženo provedení výběrového řízení, resp. opakovaného výběrového řízení jako podkladu pro prodloužení smlouvy. Nedoloženy výkazy práce ext. IT služeb, tedy bez možnosti kontroly efektivního vynakládání prostředků na tuto oblast. Cena za IT služby od společnosti LUMA computer spol. s r.o. je cenou v místě a čase obvyklou. Objem nákupu tonerů za rok 2010 činil 198 338,– Kč s DPH, za rok 2011 88 763,– Kč s DPH. Při průměrných nákladech na toner 0,35 Kč s DPH strana 119 z 166 73. N 74. 75. N N 76. 77. O N 78. K 79. K 80. N 81. N 9 na stránku9 měla společnost vytisknout v roce 2010 cca 570 tis. stran (tedy cca 6 palet papíru A4/80g), v roce 2011 250 tis. stran (tedy cca 3 palety papíru A4/80g). Tento objem tisku naprosto nekoresponduje s objektivními potřebami společnosti. Dle zjištěných skutečností (množství nakupovaných tonerů, neexistence tiskárny Samsung, do které byl nakupován toner) auditní tým konstatuje, že ne všechny nakupované tonery do tiskáren byly využívány k tisku na tiskárnách ve vlastnictví společnosti. Tomuto stavu napomáhá nepřesná evidence tiskáren a absence kontroly nakupovaného spotřebního materiálu. Nedoložen projekt rekonstrukce Nedoložen zápis o převzetí díla. Nedoložen stavební deník. Z tohoto důvodu není možné přesně určit datum převzetí díla pro případné vymáhání pokuty za nedodržení termínu. Rozpočtované překročení cenové úrovně dle ÚRS o cca 60 tis. Kč. Dodatek ke smlouvě byl podepsán až cca měsíc po uplynutí smluvního termínu dodání díla, což nasvědčuje skutečnosti, že zjištěné více práce nebyly odsouhlaseny včas a termín dodání byl o tuto dobu překročen. Vzhledem k tomu, že nebyla doložena žádná dílčí dohoda o prodloužení termínu mezi zadavatelem a zhotovitelem, je nutné se domnívat, že zadavatel měl právo (a s ohledem na svoji veřejnoprávní povahu i povinnost) vymáhat pokutu za nedodržení termínu. Subdodávka vodoinstalace byla ověřena z hlediska cenové adekvátnosti jednotlivých položek se závěrem, že ceny uvedené v rozpočtu odpovídají cenám obvyklým. Bylo provedeno místní šetření, v rámci něhož auditorský tým ověřil fyzické dodání vybraných (viditelných) položek rozpočtu. Při tomto ověření auditorský tým neshledal žádný nedostatek. Nebylo provedeno adekvátní výběrové řízení. Zadavatel není povinen řídit se zákonem č. 137/2006 Sb., nicméně je povinen chovat se s ohledem na svoji veřejnoprávní povahu s péčí řádného hospodáře. Dle srovnání s cenovou hladinou ÚRS jsou položkové ceny nadhodnoceny. Dle srovnávacího rozpočtu by měla být cena díla zhruba o 90 tisíc nižší. údaje získány jako průměr obvyklé ceny tonerů a údajů výrobce o jejich výdrži strana 120 z 166 82. N 83. N 84. N 85. N 86. 87. O O 88. N 89. 90. O K 91. N 92. O Nedoloženo stavební povolení a následná kolaudace. Stavební povolení bylo nutné s ohledem na zásah do nosných konstrukcí stavby (vybourání dveří) Auditní tým identifikoval místním šetření neúplnost dodávky díla. V rozpočtu stavby v díle 5 – Komunikace je specifikována dodávka zámkové dlažby (včetně podkladu a pokládky) v celkové výměře 105 m2 a ceně 78 944,– Kč, která však na stavbě samotné či v její blízkosti položena není. Vzhledem k tomu, že tento nedostatek nebyl uveden v zápise o předání díla a ani v jiném dokumentu, dotázal se auditní tým na tuto položku rozpočtu pana Hlavsy, který stavbu přebíral. Dle jeho vyjádření při převzetí zkontroloval především dodání omítky a oken. Na základě těchto zjištěných skutečností je nutné konstatovat, že dílo nebylo řádně převzato a došlo k neoprávněnému proplacení částky 78 944,– Kč dodavateli. Auditní tým konstatuje, že dílo bylo předáno se značným zpožděním a bez včasného doložení objektivních překážek, na které bylo možné uplatňovat smluvní pokutu ustanovenou ve smlouvě. Neuplatnění této smluvní sankce hodnotí auditní tým jako zásadní porušení povinností řádného hospodáře. Z existující dokumentace není možné prokázat účelnost všech vynaložených investic s možnými dopady na hodnocení jejich daňové uznatelnosti. Nedoloženo odůvodnění potřeby investice. Předložená specifikace funkčnosti programu, která je popsána v příloze č. 1 u Dohody o sdružení za účelem vývoje softwarového programu „Evidence lesnické výroby“ není dostatečná pro vývoj SW a následnou kontrolu dosažení požadovaných cílů při jeho převzetí. Nedoložena analýza nevyužití hotových programů na trhu, které vytváří evidenci lesnické výroby. Investici do vývoje tohoto SW hodnotí auditní tým jako nehospodárné vynaložení prostředků LML. Na nákup vozidel nejsou ve společnosti realizována výběrová řízení. Nákup vozidla GAZ Gazelle byl odsouhlasen VH i přes to, že nebyla dodána cena k porovnání od jiného dodavatele. Záznamy o provozu vozidel nejsou vedeny řádným způsobem. Auditor byl svědkem manipulace s nimi. Vedení knihy/evidence jízd je nutné také pro účely kontroly ze strany finančního úřadu (podle dlouholeté praxe finanční úřady vyžadují předkládání knihy jízd pro kontrolu, zda jsou vozidla používána i pro soukromé jízdy zaměstnanců, tj. zda jsou plněny všechny zákonné daňové po- strana 121 z 166 93. N 94. K 95. O 96. K 97. D 98. D 99. N 100. K 101. K 102. N 103. K 104. 105. K N vinnosti. Pokud poplatník knihu/evidenci jízd nevede, musí finančnímu úřadu požadované skutečnosti prokazovat jiným způsobem, což může společnosti v budoucnu způsobit problémy a důkazní nouzi. Nebylo dodáno 5 knih jízd z roku 2010 a 3 knihy jízd z roku 2011. Pro LML to znamená důkazní nouzi v případě kontroly finančním úřadem. Taktéž nedodán 1 pracovní deník na traktor z roku 2010 a 1 pracovní deník z roku 2011. V rámci prověření pojistné smlouvy nenalezli auditoři pochybení ze strany společnosti. Nedoložen způsob výběru dodavatele servisních a opravárenských služeb na vozidla Náklady vynaložené na opravy vozidel dosahují výše, která by byla ve většině případů dostačující na pokrytí nákladů na leasing nových vozů. Doporučujeme vozový park postupně obnovit a místo nákladů na opravy využít finanční prostředky na splácení nových vozů. Navrhujeme porovnat výhodnost podmínek poskytovaných dodavatelem s jinými společnostmi zajišťujícími servis a opravy vozidel v regionu provedením výběrového řízení. Nejsou dodržována pravidla nastavená v příkazu jednatele společnosti ze dne 1. 11. 2011 týkající se schvalování oprav a vyžádání cenových kalkulací na provedení opravy před jejím započetím. Celkově hodnotíme náklady na opravy vozidel za značně nadprůměrné a doporučujeme provádět důslednou kontrolu provedené opravy, jejího vyúčtování a přiměřenosti nákladů. Systém používání náhrad cestovních nákladů formou paušálů není ve většině společností využíván. Jeho použití je sice méně administrativně náročné, ale s ohledem na administrativní zátěž, kterou by představovalo vedení klasických náhrad v rozsahu LML, vidíme tuto výhodu jako méně podstatnou. Klasická forma vyúčtování skutečně ujetých kilometrů by dle nás byla pro společnost výhodnější. V rozporu s požadavkem §182 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb. nebyl doložen postup výpočtu paušálu pro náhrady. Na základě zjištění výše popsaných, neshledáváme v této oblasti pochybení. Na základě předložených dokumentů neobjevili auditoři pochybení. Absencí průkazného kontrolního a schvalovacího mechanismu, jakož i díky nekonkrétní specifikaci jednotlivých přijatých faktur, může docházet k nadměrnému úbytku finančních prostředků, a to především z důvodu proplacení dokladů s irelevantními částkami a předměty plnění. strana 122 z 166 106. N 107. D 108. K 109. N 110. K 111. K 112. O 113. N 114. K 115. 116. 117. 118. K K K SM 119. O 120. 121. 122. SM SM O Není dodržována vnitropodniková směrnice č. 1/1998. Směrnici je nutné bez odchylek dodržovat, a to především v části týkající se schvalování faktur a souvisejícího připojování vlastnoručních podpisů a čísel zakázek. Zprůhlednit a individualizovat schvalovací postup jednotlivých účetních dokladů, na jehož základě by bylo možné případná pochybení postihovat. Nadměrný počet hotovostních případů rovněž odčerpává dostupnou finanční hotovost a snižuje okamžitou likviditu společnosti. Tento přístup také způsobuje vyšší riziko vzniku peněžního nesouladu. Je vhodnější v největší možné míře využívat bezhotovostní způsob platebního styku, ať už z hlediska příjmu či výdaje peněžních prostředků. Nepředáním studie stánků na farmářské trhy vyvstává podezření, že tato studie neexistuje. Hodinová odměna za tuto práci činí 400,– Kč. Taktéž vyvstává podezření, že odměna za zpracovanou studii je neadekvátní. Porovnání s cenou obvyklou nelze provést, neboť bez předání studie není možné zjistit její odbornost. Výkazy práce odpovídají odpracovaným hodinám, které jsou uvedeny v mzdových listech. Pro činnost pomocné práce v kuchyni dle potřeby zde nebyla stanovena obvyklá cena. Pro pomocné práce v kuchyni je obvyklá cena v rozmezí 40-60,– Kč/h. U LML byla tato pracovnice na tuto pozici zaměstnána za 230,– Kč/hodinu. Neodpovídá termín provedení práce s termínem určeným v DPP. Práce byla provedena o několik dnů dříve. Výkazy práce Lucie Černánské odpovídají odpracovaným hodinám, které jsou uvedeny v mzdových listech. Vyplacené odstupné odpovídá průměrným výdělkům. Poskytnutí půjčky zaměstnanci bylo provedeno správně. Plnění advokátky bylo doloženo a ověřeno. Pracovně právní dokumentace má povětšinou klasický formální charakter tak, aby pouze plnila zákonné podmínky odpovídajícího právního předpisu. Vymezení pracovní pozice je vesměs formální, vykonávané procesy a odpovědnosti nejsou nikterak detailně rozepsány. KPI (klíčové ukazatele výkonnosti) nedoloženy. Nenalezen jediný karierní plán. Nebylo zaznamenáno standardní otevřené výběrové řízení na uvolněnou pozici. strana 123 z 166 123. SM 124. K 125. SM 126. SM 127. N 128. N 129. N 130. N 131. N 132. N 133. N Obsazování do pozic stejně jako hodnocení a případné odměňování probíhalo vesměs na úrovni doporučení nebo uvážení nadřízeného. Neexistence kontrolních plánů vycházejících ze stanovených KPI pro dané procesy u dané pozice v kombinaci s ne nevýznamným počtem zaměstnaných osob blízkých vzbuzuje jak u odměňování tak obsazování pozic otazníky. Mzdové listy, zde základ odměňování, nemají v sobě zabudovány žádné systémové prvky, které by motivovaly k optimalizaci nákladů zvýšení výkonů vlastního i společnosti nebo činnost a k odstraňování neefektivností. Pojem efektivita hospodaření (resp. zvýšení efektivity hospodaření – chápeme jej například jako výrobu s nižšími náklady, než byly náklady skutečně vynaložené, tj. jako snižování celkové výše vynaložených prostředků nebo jasně definovaný výrobní úkol - projekt včetně kalkulace a stanovení KPI) jak jej známe ze standardně řízených organizací, nebyl zaznamenán, a to ani na úrovni poučení, školení nebo metodického pokynu. Nízká motivace zaměstnanců k úsporám nákladů, chybějící vazba odměňování na plnění ekonomických kritérií, velmi nízká úroveň vnitřního kontrolního prostředí a nedostatečné uplatňování interních kontrol a zadání externích auditorských šetření, která by se zaobírala efektivitou hospodaření, jsou vážným systémovým problémem. Závažnost spatřujeme právě v SELHÁVÁNÍ SYSTÉMU, nikoli jen v dílčích a nestandardních krocích nebo pochybeních. Bylo manipulováno s výnosy a náklady mezi jednotlivými středisky, čímž byl vytvořen falešný obraz o výsledcích hospodaření dotčených středisek Zjištěná absence výše uvedených evidencí a kontrolních mechanismů vede nutně k analytickému závěru o zcela neprůkazném (a tím i nevěrohodném) objemu realizovaných tržeb za prodej dřeva. Ze strany vedení společnosti (jednatelů) nebyly podniknuty dostatečně razantní kroky v souladu s pravidly hospodárného nakládání se svěřenými prostředky k zamezení navyšování neoprávněné ztráty hospodaření v oblasti rašeliny. S vysokou pravděpodobností byla vědomě zpronevěřena částka 181.500,– Kč z výkonu práva myslivosti. Bylo zjištěno nepřesné vedení evidence hospodaření truhlárny, dřevovýroby, hostinské a ubytovací činnosti. Úhrada smluvního pronájmu za truhlárnu p. J. Kopeckému ve formě mzdových náhrad osvobozených u fyzických osob od daňové povinnosti strana 124 z 166 134. K může být kvalifikováno jako vědomé neoprávněné napomáhání vyhnutí se příslušné dani z příjmů fyzických osob. V hospodaření zemědělské a chovatelské činnosti – Farma Hory neshledali auditoři pochybení. strana 125 z 166 7. Seznam zkratek Zkratka Význam j.n. jinde neuvedený příp. případně p. pan pí. paní tj. to je, to jest např. například pod. podobně č. číslo resp. respektive kap. kapitola tzv. takzvaný vč. včetně ČSÚ Český statistický úřad SM smrk JD jedle N neshoda O odchylka SM slabé místo D doporučení K komentář IČ identifikační číslo A/B kvalita dřeva strana 126 z 166 Zkratka Význam LM Loketské městské lesy MD modřín BOR borovice www internetové stránky DPH daň z přidané hodnoty HS hospodářské středisko LHP Lesní hospodářský plán Sb. sbírka VH valná hromada P peň, pařez OM odvozní místo MS manipulační sklad apod. a podobně LML Loketské městské lesy s.r.o. LHP lesní hospodářský plán VH valná hromada SW software ELV Elektronická lesní výroba – SW aplikace OSVČ osoba samostatně výdělečně činná MZe Ministerstvo zemědělství České republiky RZ registrační značka PHM pohonné hmoty DPP dohoda o provedení práce strana 127 z 166 Zkratka Význam DPČ dohoda o pracovní činnosti HRM Human Resources Management – management lidských zdrojů strana 128 z 166 8. Přílohy 8.1. Příloha č. 1 - Seznam požadovaných a dodaných podkladů Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG Vrcholové dokumenty, VH, DR Společenská smlouva neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Neexistuje Notářské zápisy o založení společnosti předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Stanovy, zaklad. list., notářský zápis Nájemní smlouva LML s Loktem předáno 1. 3. 2012 28. 3. 2012 Zápisy z VH s přílohami a příp. předáno notářským zápisem a seznamem účastníků 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Předáno na CD Jednání dozorčí rady předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Zápisy zřejmě na CD valné hromady Zápisy z jednání dozorčí rady předáno 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Měly by být součástí zápisů VH, příslušný šanon je k dispozici Organizační řád nepředáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Zápisy z porad vedení neexistuje 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Nepořizují Jmenovací, pověřovací a odvolá- předáno vací listiny 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Manažerské smlouvy, viz Zápisy z VH Podpisový regulativ neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Soupis kompetencí pro tvorbu a schvalování kalkulací neexistuje 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Neporozuměno otáz- Vysvětleno na schůzce ce dne 28. 3. 2012 - Má společnost stanoveny nějaké závazné metodické postupy pro tvorbu kalkulací (cen). Dle vyjádření p. Hlavsy nemají Obchodní smlouvy strana 129 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG Pravidla pro výběr dodavatelů neexistuje 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Pro lesní služby pravidla nemáme, jsou nahrazena vlastními výkonovými normami, které určují cenu prací Záznamy z výběru dodavatelů – výběrová řízení předáno částečně 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Výběrová řízení na dodavatele se standardně neprováděla, výjimkou je výběrové řízení na dodavatele rekonstrukce Úpravny rašeliny - záznam o výběrovém řízení je v zápisu 36. VH Obchodní smlouvy (dodavatelské předáno i odběratelské 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Dodáme, fotíme Předáno v elektronické podobě IT služby pro LML 18. 4. 2012 18. 4. 2012 Dodána smlouva s Lumo Computer a p. Adamcem Pronájem majetku LML + zázna- předáno čásmy o výběru nájemců tečně 26. 3. 2012 Neexistují záznamy o výběru nájemců - výběrová řízení se neprováděla Pronájem majetku jiných vlastníků předáno částečně 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Výběrové řízení vlastník - město nedělal, namísto toho zřídil vlastní společnost nás 28. 3. 2012 Pronajímáme pouze truhlárnu, smlouvu dodáme Stánky pro trhy - zadání zhotove- předáno čásní, kalkulace ceny tečně 25. 4. 2012 25. 4. 2012 Předána pouze kalkulace ceny nájmu stánků 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Předán HIM 2010,2011, inventury za kanceláře a technika, dále byly předány inventury 2003,2004 a částečný soupis majetku 2011 předáno Dodána pouze nájemní smlouva, která neošetřuje zápočet investice Majetek spol., inventury Majetek společnosti předáno částečně Drobný majetek společnosti předáno 16. 4. 2012 25. 4. 2012 Soupis Drobného majetku je v účetnictví Seznam tiskáren předáno 18. 4. 2012 18. 4. 2012 Dodán s určením kdo používá strana 130 z 166 Dokument Stav Smlouvy o odprodeji majetku za rok předáno 2010, 2011 ve všech úsecích Žádáno 5. 4. 2012 Záznamy z inventur majetku předáno částečně 26. 3. 2012 Záznamy z inventur (žádost o doplnění) předáno částečně 5. 4. 2012 Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG 10. 4. 2012 Dle vyjádření bývalé Dodán šanon s odprodepaní účetní: neprodá- jem auta valo se skoro nic, maximálně auta šanon - automobily prodané. Drobný majetek mohl jít i přes pokladnu. 28. 3. 2012 Mělo by to být v kan- Předány pouze inventuceláři paní účetní v ry majetku v penzionu šanonu 10. 4. 2012 Soupis vyřazeného a odprodaného nepředáno majetku + manka a škody na majetku 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Dle vyjádření p. Hlavsy manka a škody nikdy nezaznamenali a odprodaný majetek je evidován v účtárně Pořízení majetku předáno 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Účetní deník, hlavní kniha Základní evidence majetku předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Škody neexistuje 1. 3. 2012 28. 3. 2012 Dle vyjádření pana Hlavsy škody neexistují, nikdy nebyly Pojištění, škody předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 CD Věra listiny Ochranné známky neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Vynálezy, patenty neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Podklady předány v šanonu Majetek, inventarizační soupisy shledáváme nedostatečnými, neobsahují srovnání s evidencí v účetnictví Předány smlouvy k pojištění Investice, Náklady spol. na úsek Seznam investic pro vzájemný zápo- předáno čet investic včetně dokladů na pořízení investice 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Přiložený soubor Investice, položkový rozpis, kde jsou i čísla faktur - k dohledání jednotlivých dokladů Náklady společnosti v jednotlivých úsecích 4. 4. 2012 předáno 4. 4. 2012 Náklady dle výkonů a podvýkonů a úseků 2010, 2011 + seznam výkonů a značení strana 131 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG Zaměstnanci, mzdy, odměny, prémie Organizační úrovně, střediska, úseky předáno 1. 3. 2012 28. 3. 2012 Souhrnná evidence pracovníků včetně funkcí předáno 1. 3. 2012 5. 3. 2012 Seznam OSVČ předáno 28. 3. 2012 28. 3. 2012 Pracovní smlouvy zaměstnanců předáno 28. 3. 2012 28. 3. 2012 DPP Ing. Olga Badová, plat. výměr M. Andělová předáno 28. 3. 2012 4. 4. 2012 Studie stánků vypracovaná Ing. Badovou nepředáno 25. 4. 2012 Smlouvy DPP, DPČ předáno 1. 3. 2012 4. 4. 2012 Pracovní smlouvy pí. Černánské předáno L. A pí. Trávníkové; výpovědi 18. 4. 2012 18. 4. 2012 Pojištění zaměstnanců – základní nepředáno písemnosti 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Mzdové listy, osobní spisy předáno 1. 3. 2012 5. 3. 2012 Personální obsazení jednotlivých předáno úseků 1. 3. 2012 28. 3. 2012 Organizační normy neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pracovní postupy, návody, instrukce neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Seznamy a evidenční knihy dokumentace neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Soupis neexistuje Smlouva o poskytování právní pomoci předáno 18. 4. 2012 18. 4. 2012 Pravidla pro výplatu odměn pra- předáno čáscovníkům (vč. manažerů, dozorčí tečně rady), podklady pro výplatu odměn; mzdové předpisy; smlouvy se zaměstnanci 26. 3. 2012 Odměny zaměstnanců (způsob výpočtu odměn ze zisku) předáno 25. 4. 2012 28. 3. 2012 V pověřovacích listinách smlouvy na odměny manažerů a dozorčí rady, mzdový předpis se všemi přílohami - směrnicemi 25. 4. 2012 Způsob výpočtu odstupného předáno 18. 4. 2012 18. 4. 2012 Nedodány podklady pro přidělování podílu na zisku Předán přehled výpočtu odměn připravený p. Scheuerem pro rok 2011 strana 132 z 166 Dokument Smlouvy o půjčkách zaměstnanců Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML předáno 18. 4. 2012 18. 4. 2012 předáno 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Výpis z datové schránky Korespondence vystavená interní nepředáno 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Korespondence vystavená externí nepředáno 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Korespondence přijatá interní nepředáno 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Korespondence přijatá externí nepředáno 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Ostatní písemnosti nepředáno 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Vyjádření SFG Předána pouze půjčka panu Böhmovi ml. Písemnosti Vystavené a přijaté písemnosti Organizace, Odpovědnost vedení Schválený organizační řád společnos- předáno ti (nejedná se o organizační strukturu) 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Zasláno v příloze Zasláno emailem Cíle vedení předáno částečně 1. 3. 2012 5. 3. 2012 C-O-C (př. 5.3.12), LHP Cíle vedení jen pro - hosp. knihy oblast lesnictví Strategie – politika vedení neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Pravomoci a odpovědnosti, popi- předáno sy činností vedoucích pracovníků 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Manažerské smlouvy, viz Zápisy z VH, Korespondence s orgány státní správy předáno 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Viz Datová schránka, CD Zápisy z porad neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Písemnosti vydané ředitelem společnosti předáno 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Všeobecné, související podklady neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Stanovené specifikace a dokumentace služby/výrobku neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Plnění požadavků smlouvy – obchodní případy neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Koordinace činnosti, přezkoumání neexistuje smluv 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Řešení nestandardních požadav- neexistuje ků 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Přezkoumání smlouvy strana 133 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG Operativní řízení dokumentace Všeobecná související dokumen- neexistuje tace 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Schvalování a vydání dokumentů neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Změny dokumentů neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Rozdělování a stahování dokumentů neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Revize dokumentů neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Archivování dokumentů neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Evidenční knihy neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Předávací seznamy písemností neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Ostatní dokumentace neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Popis není vytvořen Všeobecná související dokumen- předáno částace tečně 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Údaje o nakupovaných výrobcích, předáno specifikace 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Posuzování subdodavatelů neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Smlouvy a přezkoumání neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Ověřování nakupovaných výrobků neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Specifikace zakázky, schvalování neexistuje řízení 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Ceníky 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Podpora provozu Dokumentace nepředáno Předána pouze příručka pro Rašelinu a C-O-C pro lesnictví Identifikovatelnost výrobků, návaznost, sledovatelnost Všeobecná související dokumen- předáno částace tečně Předána pouze příručka pro Rašelinu a C-O-C pro lesnictví strana 134 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Značení výrobků předáno částečně 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Sledování výrobků předáno částečně 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Dokumentace, záznamy předáno částečně 1. 3. 2012 7. 3. 2012 C-O-C Všeobecné související doklady neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Není Harmonogram realizace a jeho změny neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Není Organizace realizace neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Není Plánování realizačních procesů neexistuje 1. 3. 2012 7. 3. 2012 Není Podklady k realizaci, kritéria prá- neexistuje ce, pracovní podmínky 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Není Realizační zařízení a údržba neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Není Zakázková dokumentace předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pokud není v C-O-C, tak není Výkresy zakázky neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pokud není v C-O-C, tak není Záznamy o jakosti realizačního procesu neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pokud není v C-O-C, tak není Dokumentace technologická neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pokud není v C-O-C, tak není Oponentní řízení, technologické prověrky neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pokud není v C-O-C, tak není Normativy neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pokud není v C-O-C, tak není neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Vyjádření SFG Řízení realizace Řízení jakosti v realizaci Lesní výroba - určitá jakost dána C-O-C příručkou, Rašelina - popsaný postup pro určitou jakost, ostatní oblasti nepopsány Kontrola a zkoušení Všeobecné související doklady strana 135 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Řízení jakosti a kompetence neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Vstupní kontrola neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Mezioperační kontrola neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Výstupní kontrola neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Záznamy o kontrole a zkouškách neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Plánování a schvalování zkušeb- neexistuje ních, měřících prostředků a zkoušek, organizace, zdroje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Seznamy a evidence zkušebních, neexistuje měřících prostředků, plánované doby ověření a kalibrace, značení, skladování, místa kalibrace 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Ověřování a kalibrace zkušebneexistuje ních/měřících prostředků, evidence, záznamy o kalibraci, značení, skladování, místa kalibrace 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Kalibrační postupy, metody měření, revize neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Chybné zkušební - měřící prostředky neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Vyjádření LML Vyjádření SFG Lesní výroba - kontrola C-O-C, Rašelina - zde podle příručky by měla být dělána kontrola, u ostatních oblastí žádná kontrola Kontrolní, měřící a zkušební zařízení Všeobecně související podklady Řízení neshodného produktu Všeobecně, související dokumen- předáno částace tečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 C-O-C Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic Řízení neshodných produktů, definice – podpisy přezkoumání neshody 1. 3. 2012 Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic předáno částečně 15. 3. 2012 C-O-C strana 136 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG Vyřízení neshody, oprava dokumentace předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 C-O-C Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic Dokumentace předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 C-O-C Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic Všeobecně související dokumen- předáno částace tečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 C-O-C Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic Seznamy neshodných produktů předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 C-O-C Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic Definice opatření k nápravě předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 C-O-C Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic Realizace navržených preventiv- předáno čásních opatření – analýzy procesů tečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 C-O-C Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic Sledování, ověření, vyhodnocení předáno čásnápravných opatření tečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 C-O-C Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic Změnové řízení předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 C-O-C Lesní výroba - v C-O-C, ostatní oblasti nic Všeobecně související podklady předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Měs. uzáv. odbyt, rašelina Rašelina - příručka, zde postup, balení, obaly, ostatní oblasti nic Manipulace s výrobky předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Měs. uzáv. odbyt, rašelina Rašelina - příručka, zde postup, balení, obaly, ostatní oblasti nic Balení výrobků předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Měs. uzáv. odbyt, rašelina Rašelina - příručka, zde postup, balení, obaly, ostatní oblasti nic Opatření k nápravě Manipulace, skladování, balení strana 137 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Měs. uzáv. odbyt, rašelina Všeobecně související podklady neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Není Definování záznamů o jakosti (určení) neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Není Vystavené dokumenty „Záznam o neexistuje jakosti“ 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Není Schvalování a postupy v oblasti „Záznamy o jakosti“ neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Není Dokumentace neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Není Všeobecně související dokumen- předáno částace tečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Lesní výroba - C-O-C příručka, dělány interní audity pravidelně, ostatní oblasti nic Plánování interních auditů předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Lesní výroba - C-O-C příručka, dělány interní audity pravidelně, ostatní oblasti nic Realizace IA ve shodě s dokumentací předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Lesní výroba - C-O-C příručka, dělány interní audity pravidelně, ostatní oblasti nic Vyjádření vedení k IA předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Lesní výroba - C-O-C příručka, dělány interní audity pravidelně, ostatní oblasti nic Návrhy „nápravných opatření“ (NO) neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Dokumentace Rašelina - příručka, zde postup, balení, obaly, ostatní oblasti nic Záznamy o jakosti Interní audity Realizace, vyhodnocení a ukon- neexistuje čení NO 1. 3. 2012 15. 3. 2012 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Příprava pracovníků Všeobecně, související dokumen- předáno částace tečně Lesní výroba - školení pracovníků na C-O-C, BOZP, ostatní oblasti nic strana 138 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG Plány školení a vzdělávání předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Lesní výroba - školení pracovníků na C-O-C, BOZP, ostatní oblasti nic Realizace a dokumentování přípravy pracovníků předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Lesní výroba - školení pracovníků na C-O-C, BOZP, ostatní oblasti nic Vyhodnocení přípravy předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Lesní výroba - školení pracovníků na C-O-C, BOZP, ostatní oblasti nic Všeobecně, související dokumen- neexistuje tace 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pouze činnosti v oblasti Rašelina a Odbyt Plánování, zavádění marketingo- neexistuje vých postupů 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pouze činnosti v oblasti Rašelina a Odbyt Třídění dat v marketingu neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pouze činnosti v oblasti Rašelina a Odbyt Předávání informací a dat MO neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pouze činnosti v oblasti Rašelina a Odbyt Vyhodnocení postupů MO neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pouze činnosti v oblasti Rašelina a Odbyt Dokumentace MO neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pouze činnosti v oblasti Rašelina a Odbyt Obchodní spojení a styk – zásad- neexistuje ní písemnosti 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pouze činnosti v oblasti Rašelina a Odbyt Obchodní smlouvy (významné) předáno 1. 3. 2012 28. 3. 2012 Průzkum trhu – zásadní písemnosti neexistuje 1. 3. 2012 Propagační akce významné neexistuje 1. 3. 2012 Ediční činnost (katalogy, prospek- neexistuje ty, reklamy, jubilejní publikace) 1. 3. 2012 Marketing + obchodní činnost Ekonomika Všeobecně, související dokumen- předáno tace 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Viz směrnice Ekonomické plánování nepředáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Jednatel Dle vyjádření pana Hlavsy by tyto plány měl mít p. Scheuer Dlouhodobé plány předáno částečně 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Jednatel Předán pouze Lesní hospodářský plán strana 139 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG Střednědobé plány nepředáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Jednatel Dle vyjádření pana Hlavsy by tyto plány měl mít p. Scheuer Krátkodobé operativní plány nepředáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Jednatel Dle vyjádření pana Hlavsy by tyto plány měl mít p. Scheuer Sledování ekonomiky a nákladů v jakosti neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Pravidelné hodnocení ekonomic- nepředáno kých ukazatelů 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Výroční zprávy neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Financování organizace a finanč- nepředáno ní zdroje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Kapitálová účast v jiných společ- neexistuje nostech 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Daňová agenda – základní dokla- předáno dy 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Viz elektr. soupis Podklady pro výpočet DPH předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Revizní zprávy nepředáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Výkaz zisků a ztrát 2010,2011 předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Ověřené roční uzávěrky s návrhem na rozdělení zisku předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Zprávy auditora předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Statistické výkazy roční a delší předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Měsíční hlavní knihy a účetní deníky předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 2010 + 2011 Právní záležitosti 1. 3. 2012 15. 3. 2012 nepředáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Žaloby a soudní rozhodnutí civilní nepředáno a trestní 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Přehled stavu vedených právních předáno sporů k 31. 12. 2011 16. 4. 2012 18. 4. 2012 Ochrana při práci, bezpečnost, předáno ekologie 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Ochrana při práci, evidence pra- předáno covních pomůcek 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Finanční záležitosti Účetnictví Žaloby, rozsudky, odvolání a platební rozkazy obchodní Předáno emailem od pana Hlavsy strana 140 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Opatření k zajištění hygieny na pracovištích předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Požární ochrana předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Bezpečnost a ochrana zdraví předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Bezpečnostní předpisy předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Záznamy o školení BOZP předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Inspekce BP předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Hlášení úrazů, záznamy o úrazech, lékařské posudky, dokumentace vyšetřování a šetření předáno 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Knihy závad neexistuje 1. 3. 2012 15. 3. 2012 Vyjádření LML Vyjádření SFG Vozidla, telefony Seznam vozidel s přiděleným řidičem předáno Vozidla s určenou výší pojistného předáno Seznam vleků s výší pojistného předáno Pravidla pro užívání služebních/soukromých vozidel, účtování cest, seznam využívaných vozidel předáno 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Ve směrnicích Vyúčtování služebních i soukromých cest, knihy jízd, předáno částečně 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Knihy jízd a tabulka Předán přehled služeb"soupis nákladů 2008- ních vozidel s přehledem 2011" nákladů, předané knihy jízd byly staršího data, z požadovaného období byly jen 2 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Dodá Ing. Pánek (p. Smolková) Paušály na pohonné hmoty při předáno používání soukromého vozidla k firemním účelům Cestovní příkazy ke služebním cestám (pokud existují) zpřístupněno Přehled údržby vozidel neexistuje Přehled oprav aut předáno 5. 4. 2012 26. 3. 2012 10. 4. 2012 Příkaz se psal vždy Zpřístupněno pouze v jeden univerzální při sídle společnosti převzetí auta. K dispozici pouze faktury strana 141 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG Knihy jízd za roky 2010,2011 předáno částečně 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Smlouvy, objednávky, případně zakázkové listy k objednávaným opravám aut ve vlastnictví LML neexistuje 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Vše se domlouvalo ústně 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Vše je v šanonu auto- Zpřístupněno v sídle mobily - flotila. společnosti Celé pojistné smlouvy včetně všech zpřístupněno dokladů (nyní máme k dispozici pouze dodatek č.2) a dále přihlášky všech vozidel do tohoto pojištění (tzn. přehled pojištěných vozů). Stazky, Výkaz provozu motorového vozidla předáno Vyúčtování pohonných hmot předáno Využívání telefonů – přehledy telefonů, vyúčtování, paušály předáno 16. 4. 2012 Chybí knihy jízd na 3 auta 25. 4. 2012 25. 4. 2012 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Předána tabulka s přehledem telefonů a paušálů + vyúčtování 2010,2011, viz Smolková Lesní výroba Roční výkaz odvětvových ukazatelů v předáno čáslesnictví 2010 tečně Předán roční výkaz odvětvových ukazatelů v lesnictví 2010, rok 2011 nepředán Soupis vlastních pozemků s uvedenou rozlohou neexistuje 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Společnost nevlastní pozemky, hospodaří na městem pronajatých, případně provádí služby pro cizí vlastníky lesů na základě správcovských smluv Zápis těžeb na těchto pozemcích (Lesní výroba)2010,2011 předáno 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Lze poskytnout z evidence výroby dodá pí. Smolková Soupis spravovaných pozemků s předáno uvedenou rozlohou a zápisem těžeb na těchto pozemcích (Lesní výroba) 26. 3. 2012 Předpis na užívání vlastních pracov- předáno ních prostředků 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Přiloženo NS s městem vč. dodatků, kterými pravidelně aktualizujeme majetkové změny - převážně nárůsty 28. 3. 2012 Viz přílohy předaného mzdového předpisu, směrnice… Předán přehled těžeb dle porostů strana 142 z 166 Dokument Stav Žádáno Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG Mzdové prémie a výhody za práci venku a ve stižených podmínkách předáno 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Mzdový předpis, směrnice Deputáty a seznam zaměstnanců s deputáty (Lesní výroba) předáno 26. 3. 2012 Pila Šerý - objem nákupu a prodeje předáno částečně 18. 4. 2012 28. 3. 2012 Deputáty odebírají všichni stálí zaměstnanci na základě mzdového výnosu eviduje pí. Smolková 18. 4. 2012 Dle vyjádření p. Böhma ml. je prodej evidován standardně, ale nákup v přehledech není Pila Šerý - vyhodnocení zisku nepředáno 18. 4. 2012 Množství prodeje dřeva - statistika prodeje (objem) předáno 18. 4. 2012 18. 4. 2012 Faktury na prodej soušek a polomo- zpřístupněno vého materiálu 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Faktury odběratelské Zpřístupněno pouze v nerozlišují souše či sídle společnosti polomy, problematiku odbytu má na starosti p. Böhm ml., vysvětlí a předá kopie Faktury na prodej a koupi materiálu zpřístupněno (dřeva) 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Metodika výpočtu ceny za dřevo (Lesní výroba) neexistuje 26. 3. 2012 Výběrová řízení na C-O-C (Lesní výroba) neexistuje 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Metodika neexistuje, ceny stanovují odběratelé 28. 3. 2012 Česká spol. pro jakost CSQ - Cert pro nás dělá od počátku bez VŘ, byli osloveni 2005. Dokumentace k opravám lesních cest neexistuje 18. 4. 2012 Výkaz skladů OM a P na úseku Loket předáno a Strže 25. 4. 2012 25. 4. 2012 Vzorek úkolových lístků k úseku Loket předáno 26. 4. 2012 26. 4. 2012 Předáno v elektronické podobě emailem od paní Smolkové Měsíční výkaz manipulačního skladu předáno 3. 5. 2012 3. 5. 2012 Předáno v elektronické podobě emailem od paní Smolkové Sborníky k úseku loket za rok 2011 2. 5. 2012 2. 5. 2012 Předáno v elektronické podobě emailem od pana Filla předáno Přehledy odbytu předané p. Böhmem ml. Zpřístupněno pouze v sídle společnosti Dle vyjádření p. Hlavsy neexistuje Farma Hory - Penzion strana 143 z 166 Dokument Knihy hostů za roky 2010, 2011 Stav nepředáno Žádáno 5. 4. 2012 Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG 10. 4. 2012 Údajně existují, ale Nepředáno nevím, kde jsou. Pokusím se zjistit od p. Pánka. 10. 4. 2012 Lístky byly i na internetu, víc Pánek Objednávky na akce konané v penzi- předáno onu (pořizování těchto objednávek je upraveno vnitřním předpisem pro akce konané v penzionu farma Hory) 5. 4. 2012 Ukázka jídelního / nápojového lístku předáno (pro určení průměrné ceny jídel a nápojů 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Místa v restauraci cca Z www stránek penzionu 40 / lůžka 15, předám zjištěno, že počet lůžek prospekt je 25. Přehled kapacity restaurace / penzi- nepředáno onu (počet míst v restauraci / počet lůžek) 5. 4. 2012 Hospodářský plán restaurace / pen- předáno zionu 25. 4. 2012 10. 4. 2012 Existují pouze hrubé odhady nákladů a výnosů samostatně účetně sledované analyticky 25. 4. 2012 Evidence docházky zaměst. - Restau- předáno race 25. 4. 2012 25. 4. 2012 Odhady nepředány Leták (inzerce) Farma hory - Penzion Farma Hory - Truhlárna Smlouvy týkající se odpisu investice předáno čásdo vybavení truhlárny v nájmu (v tečně dodané nájemní smlouvě nebyla o tomto žádná zmínka - informaci o odpisu investic v nájmu jsme obdrželi na schůzce s p. Hlavsou 27. 3. 2012 5. 4. 2012 25. 4. 2012 Údajně existuje doda- Předaný dodatek ke tek smlouvy, pokusím smlouvě není podepsaný se dohledat a dle data upravuje smlouvu z roku 2005. Jiný dodatek nebyl předán. Zakázkové listy, objednávky, příp. jiné dokumenty evidující zakázky zpracovávané truhlárnou v letech 2010, 2011, včetně dokladů na nákup materiálu a dokladů o úhradě zakázky nepředáno 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Evidoval p. Pánek, Slíbený šanon nebyl předám šanon. Dokla- předán dy o nákupech jsou převážně v pokladně. Pronájem majetku jiných vlastníků (např. Truhlárna) předáno 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Pronájem je pouze na Předána nájemní smloutruhlárnu va z roku 2008 Výkazy práce truhlárny (pracovní listy 2010, 2011) předáno 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Dodaná evidence nedává přehled o pracích na realizovaných zakázkách Farma Hory - Rašelina strana 144 z 166 Dokument Stav Hospodářský plán na rok 2010, 2011 neexistuje Smlouvy o dílo na opravu a rekonstrukci budovy Úpravna rašeliny předáno částečně Celé smlouvy o dílo na opravu a předáno rekonstrukci provozní budovy č. 7 (v dodané smlouvě nejsou všechny přílohy) Žádáno 5. 4. 2012 26. 3. 2012 5. 4. 2012 Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML 10. 4. 2012 Obchod byl zahájen v Zmiňovaný hrubý plán je polovině loňského až na rok 2012, což není roku po dokončení předmětem auditu vyvolaných investic. Plán je hrubým odhadem a je zaznamenán v rozpočtu - viz příloha. 28. 3. 2012 V naskenované smlouvě chybí přílohy 10. 4. 2012 Existuje opravdu Předány všechny přílohy podrobná dokumentace včetně fotografií předám Podnikatelský záměr (Rašelina) neexistuje 26. 3. 2012 Dokumenty k založení Rašeliny předáno 26. 3. 2012 28. 3. 2012 V písemné podobě neexistuje, máme pouze zadání od vlastníka - viz zápisy z VH LML 28. 3. 2012 Předloženo Předávací protokol o převzetí stavby předáno 18. 4. 2012 18. 4. 2012 Rozpočet stavby úpravna Rašeliny předáno 18. 4. 2012 18. 4. 2012 Proplácení stavby Rašelina - zálohové předáno faktury 18. 4. 2012 18. 4. 2012 Projektová dokumentace ke stavbě nepředáno 18. 4. 2012 Dle vyjádření p. Hlavsy možná existují, ale neví kde Stavební povolení / Kolaudační roz- neexistuje hodnutí 18. 4. 2012 Dle vyjádření p. Hlavsy neexistují Smlouva ke 2. fázi rekonstrukce opláštění budovy předáno Vyjádření SFG 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Dokumenty k zimní údržbě (budeme předáno čásžádat u p. Filla) tečně 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Vše předá a vysvětlí p. Nedodán přehled mateFillo riálu Seznam zaměstnanců podílejících se předáno na této oblasti 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Vše předá a vysvětlí p. Fillo Seznam využívané techniky 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Vše předá a vysvětlí p. Fillo Zimní údržba předáno strana 145 z 166 Dokument Stav Výkazy odpracovaných hodin na této předáno oblasti Žádáno 5. 4. 2012 Předáno / Vyjádřeno Vyjádření LML Vyjádření SFG 10. 4. 2012 Vše předá a vysvětlí p. Fillo Smlouva o dílo - zimní údržba předáno 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Přiloženo v mailu Dodatek č. 1 ke smlouvě o dílo předáno 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Přiloženo v mailu Objednávka zimní údržby a nákupu a předáno rozvozu soli 26. 3. 2012 28. 3. 2012 Přiloženo v mailu Letní údržba (zeleně/park) Smlouva o údržbě veřejné zeleně předáno 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Seznam zaměstnanců podílejících se předáno na této činnosti 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Vysvětlí p. Fillo Seznam využívané techniky 5. 4. 2012 10. 4. 2012 Vše předá a vysvětlí p. Fillo 5. 4. 2012 25. 4. 2012 Vysvětlí p. Fillo nepředáno Výkazy odpracovaných hodin v této předáno oblasti Vyplývá z odpracovaných hodin strana 146 z 166 8.2. Příloha č. 2 – Úvodní slovo jednatelů společnosti Úvodní slovo jednatelů společnosti, Vážené dámy, vážení pánové, členové řídících orgánů - valné hromady a dozorčí rady Loketských městských lesů s. r. o. jménem společnosti Vám předkládáme roční účetní závěrku, přiznání k dani z příjmů právnických osob, rozvahu, výkaz zisků a ztrát a další dokumenty standardním způsobem vypovídající o hospodaření společnosti v uplynulém roce 2010. Číselné údaje doplňujeme o stručné hodnocení roku měřeného naším úhlem pohledu. V první části VH jsme připravili ke schválení hospodářský výsledek roku 2010. Výsledek hospodaření v roce 2010. Lesní výroba: Zásadní význam pro podnikání společnosti má lesní výroba. V roce 2010 jsme spravovali 4 016 ha lesů. Hlavní komoditou společnosti je dříví. V roce 2010 jsme obchodovali 32 672 m3 dříví z našich majetků. Pro porovnání 42 231 m3 v roce 2009. Kvalita obchodovaného dříví v roce 2010 odpovídala dlouhodobé péči o les. Celkem 18 strana 147 z 166 603 m3 v sortimentu 111 A, a dále 2 106 m3 v sortimentech jehličnaté a listnaté kulatiny. To je 63 % kvalitního sortimentu pilařské kulatiny. Průměrné zpeněžení dříví činilo 1 521.20 Kč/m3! Pro porovnání 1 148,50 Kč/m3 v roce 2008; 1 129,60 Kč/m3 v roce 2009. Ročních výnos 49 700 523 Kč. Pro porovnání 47 704 656 Kč v roce 2009. Při menším množství obchodovaného dříví o 10 000 m3, což je dáno těžební možností majetku – tzv. etátem, jsme dosáhli o dva milióny vyššího výnosu. Souhrn přiznaných lesnických dotací v roce 2010 byl 1 152 023 Kč, vyplaceno v roce 2010 bylo 1 213 941 Kč tj. 302,27 Kč/ha pro porovnání 1 508 114 Kč v roce 2009 tj. 375,53 Kč/ha. Zde je křivka odpovídající dlouhodobému trendu poklesu podpory lesa ze strany společnosti. Je paradoxní, že u zemědělské půdy celkem 85,63 ha jsme získali podporu 545 973 Kč, což je 6 376 Kč/ha. Podpora lesa je tedy cca do 5 % podpory zemědělské krajiny. Standardní a vyrovnaný výkon tradičně podává komerčně pojatý výkon práva myslivosti, který vynesl 1 249 000 Kč. Lesnictví patří k pilířům podnikání společnosti. Vedle měřitelných hodnot stavu lesa, zásob dříví, lesnické infrastruktury je nespornou hodnotou vlastní know-how pracovních postupů a především lidský potenciál stabilních, kvalifikovaných lesníků považujících Vámi svěřený majetek za „svůj les“ v dobrém slova smyslu. Využívání přírodního léčivého zdroje (PLZ): V dlouhodobém záměru využívání rašeliniště Čistá – Krásno, ložisko „V Borkách“ došlo v roce 2010 k zásadnímu zlomu. Byla ukončena spolupráce s firmou TORF Ludmila Jílková z důvodů neplnění obchodních a technických podmínek spolupráce. Na základě kontroly MZ ČR ČIL, bylo dne 4. 6. 2010 na jednání v Praze konstatováno, že LML zahájily činnosti těžby peloidu předčasně a neplní ustanovení rozhodnutí o využívání PLZ dle výkladu ČIL. Hlavní výtkou byl požadavek samostatného vlastního skladování a zpracování výtěžku, zajištění balneotechnika a odstranění nedostatků na ložisku, zejména oddělení ložiska od soukromého areálu paní Jílkové. Nápravná opat- strana 148 z 166 ření bylo uloženo provést do konce roku 2010 pod pohrůžkou vysoké pokuty a zrušení rozhodnutí o užívání zdroje. Na základě souhlasů vlastníka č. usnesení VH 99/32/10 a 104/33/10 společnost zrekonstruovala objekt bývalého muničního skladu, přivedla k němu potřebné sítě a vybavila ho základní technologií pro drcení, mletí a balení výtěžku. Koupila vozidlo pro rozvoz. Byl vytvořen systém ochrany a evidence pohybu výtěžku. V lednu 2011 bylo konstatováno ve vyjádření MZ ČR ČIL, že zjištěný stav odpovídá připravenosti společnosti Loketské městské lesy s. r. o. k zahájení využívání PLZ a k následnému zpracování a poskytování dalším uživatelům. V časově krátkém úseku 6 měsíců jsme získali informace o technologii povolené úpravy, rekonstruovali úpravnu, uzavřeli smlouvy s balneotechnikem Ing. Tesařem, CSc., pořídili a instalovali technologii, pořídili vozidlo, vytvořili potřebné doklady. Celková výše investice byla na konci r. 2010 4 mil. Kč + náklady a vybavení za 1,2 mil. Kč. Podrobné informace jste obdrželi na VH v r. 2010 a 2011. K úpravně rašeliny byl zpracován samostatný materiál. Vybudovaní úpravny rašeliny a změny na ložisku z prostředků společnosti vnímáme, jako významné zhodnocení městského majetku. Nejedná se pouze o hodnotu finanční cca 2,5 mil. Kč vydanou z prostředků lesů. V průběhu roku jsme městskou lesnickou obchodní společnost získanými informacemi dostali na úroveň, která nám umožňuje komunikovat a obchodovat se subjekty, které v „lázeňském trojúhelníku“ působí léta. Jestli jsme schopni konkurovat na trhu, prověří další vývoj. Služby pro město: „Zeleň a přírodní divadlo“ na základě mandátní smlouvy o městské zeleni z. 15 . 4 . 2005 zahrnující Park, Přírodní divadlo, Kozoo, Hradby, Školku sportovní, Parkoviště, Svatošské skály a jiné vlastníky smlouvy o údržbě veřejné zeleně z 13. 4. 2006 zahrnující 42 lokalit dle pasportu zeleně smlouvy o dílo o celoroční strana 149 z 166 údržbě veřejné zeleně na základě soutěže uzavřené 29. 6. 2010 ulice dle pasportu dle intenzitních tříd a mandátní smlouvy o správě Areálu přírodního amfiteátru v Lokti z. 1. 7. 2010 jsme spravovali v roce 2010 prakticky veškerou zeleň ve městě a areál přírodního divadla včetně jeho dovybavení a zřízení 2 pracovních míst. V zeleni je situace nepřehledná jen smluvně. Smlouvy jsou duplicitní, staré nezrušené a totožné činnosti popsány různě. Praktický výkon probíhá bez vážnějších připomínek zeleň je z ½ udržována za ceny v čase a místě obvyklé zjištěné soutěží a z ½ za ceny dumpingové vynucené na společnosti vývojem. Jedná se pouze o údržbu a drobné opravy. Investice a větší opravy jsou v současnosti řešeny samostatnými objednávkami, výběrovými řízeními, projekty pro získání dotací. V roce 2010 dosloužilo původní oplocení Kozoo, při přestavbě areálu přírodního divadla byl zničen most mezi rybníky, za hranicí životnosti je hlediště a jeviště přírodního divadla, dosluhují oba altány. Přírodní divadlo. V roce 2010 byl předán městu rekonstruovaný areál přírodního divadla s novou vestavbou šaten do mostu a záchodky. Na základě výzvy vlastníka společnost LML prostory převzala, částečně dovybavila a zaměstnala 2 pracovníky naplňující dotační podmínku investice města. Předpokladem bylo, že inovovaný areál bude vynášet formou nájmu získaného od provozovatelů kulturních a sportovních akcí. Dalším příjmem měl být nájem stánků zajišťujících na akcích občerstvení. Dále vlastní provozování bufetu. Město stanovilo výši nájmu na kulturní akce, který měl být příjmem z provozování areálu pro LML. Zpracovali jsme smlouvy s firmami pana Ježka a pana Suchana a předložili je k podpisu. Souběžně probíhala technická spolupráce při prvním představení pana Ježka (opravy laviček, úklid stavby po ISSu, rekonstrukce voru, opravy rozvodné skříně, zajištění pohotovostí elektrikářů, pochodně apod.). Po zkušenostech s platební strana 150 z 166 nekázní a dluhy pana Suchana jsme požadovali platbu 30 dní před vystoupením. K platbě nedošlo, v průběhu představení organizátor využíval areál k dalšímu podnájmu stánkařům včetně elektrické energie. Logické řešení - nepředat areál neplatiči, by zmařilo jeho investici a poškodilo dobré jméno města. Po dohodě s vedením města jsme přeformulovali původní smlouvu na službu městu za náklady + 20 % zisku + DPH s tím, že podnikání v přírodním amfiteátru je zcela záležitostí města. Oblast kultury není doménou naší společnosti. Jsme rádi, že úkol komerčního zhodnocení potenciálu divadla převzalo přímo vedení města. Mrzí nás, že obchodní plán divadla nebyl úspěšný v roce 2010 alespoň jako Farma Hory. Péče o městskou zeleň patří do rovněž do základních oborů činnosti naší společnosti. Má dlouhodobou povahu stejně jako správa lesa. Loketský park jsme znovuobnovovali a jsme připraveni činnost dále za rozumných finančních podmínek rozvíjet. Narovnáním smluvní situace je sloučení a zpřehlednění 3 stávajících smluv na zeleň a srovnání jednotkových cen údržby na cenu v čase a místě obvyklou. To je i předmětem návrhu. Zimní údržba komunikací, místní silnice, ulice, zpevněné plochy Tuto činnost společnost prováděla na základě nejnižší nabídky v soutěži při řešení technických služeb města. Smlouva o dílo z 19. 8. 2010. V průběhu navýšen rozsah prací o k. ú. Nadlesí. Za sezónu 2010 2011 celkem pět měsíců činí fakturační cena 747 273 Kč + DPH. Zimní údržba chodníků Na základě oslovení vlastníka. Bez smlouvy. Obchodní společnost vlastněnou městem lze oslovit bez soutěže. Fakturační cena 459 994 Kč + DPH. Za zimní údržbu komunikací celkem tedy fakturováno 1 207 000 Kč + DPH. Skutečné náklady 634 000 Kč + DPH včetně pořízení části techniky. Jednalo se o strojovou činnost bez ručního úklidu schodišť, domovních vchodů, vjezdů garáží a autobusových zastávek. Úroveň jste mohli posoudit, jako obyvatelé Lokte, sami. Vždy je co zlepšovat. strana 151 z 166 Zimní údržba komunikací není typickou lesnickou prací. Máme s ní zkušenosti v obci Rájec ve vyšší nadmořské výšce a při odvozu dříví v zimním období se prohrnují lesní cesty v nesrovnatelně těžších podmínkách. O službu městu máme i nadále zájem a v případě poptávky budeme tuto oblast podnikání rozvíjet. Povaha venkovní práce a použitá technika odpovídá podnikání společnosti. Zajišťuje v zimním období plánovaný příjem. V případě Vašeho zájmu pokračovat, předkládáme návrh smlouvy slučující místní komunikace včetně pasportů. Jsme připraveni jednat i o snížení ceny. Odchyt psů, jiné společnost vcelku logicky působí v řadě úkonů majících povahu uspokojení okamžité poptávky vlastníka města. Namátkou v roce 2010 - opravy elektrických rozvodů v amfiteátru a zahrádkách, doplnění mříží do šaten a WC, návrhy laviček přírodního amfiteátru včetně výkazů výměr, položkových rozpočtů a inženýrské činnosti, výpomoci při plenérech, výroba laviček do parku, rekonstrukce voru, schody na hradbách. Dále jsou to výjezdy při řešení drobných havárií Provazník, Peutlschmid, Hajdů. Součinnost s dětskými a mládežnickými organizacemi při naplňování záměru města. Samostatnou kapitolou je odchyt psů, pro který nejsme příliš vybaveni. Velká část úkonů – starý pes, pes, který najde svého majitele, nemocný pes, představuje službu, kterou nikdo neplatí. V neposlední řadě suplujeme mimo obvod města úřední agendu, a komunikaci se státními správami všeho druhu, která spoří městskému úřadu vytížené pracovní síly. Svěřený majetek chráníme právně ve své režii. Připravujeme ve spolupráci se správou majetku podklady pro prokazování majetkových nároků města. U lesních majetků přebíráme, pořizujeme lesnickou dokumentaci, zabezpečujeme závorami. Společnost těmito činnostmi zahrnutými do vlastních nákladů dokazuje, že je městskou firmou. Nejsme tolik slyšet na jednání zastupitelstva, ale dobře známe hodnotu své práce. U cizích ji umíme uplatnit. Farma Hory: strana 152 z 166 Středisko sledované samostatně podle zásad účetnictví skončilo v zisku 1 818 tis. Kč. Služby pro cizí: Město Krásno, Město Kynšperk nad Ohří, Karel Holoubek, obec Černava, obec Nové Hamry, povodí Ohře, jednotlivé služby celkem 1 124 000 Kč + 383000 Kč rozdíl nákup a prodej dříví. Rok 2010 shrnutí: Závěrem dovolte, abychom vyjádřili své hodnocení předchozího roku. V roce 2010 jsme, dostáli všem závazkům, zadaným úkolům. Odvedli jsme výnos z majetku formou sjednaného nájmu ve výši 4 266 000 Kč, se zvláštním bonusem mimořádného nájmu ve výši 300 000 Kč. Dále jsme převedli městu schválené investice v účetní hodnotě 2 000 000 Kč. Finanční rok skončili výsledkem hospodaření za účetní období ztrátou – 817 000 Kč a s výsledkem hospodaření tvořícím daňový základ + 548 000 Kč dále byla vytvořena rezerva na pěstební činnost ve výši 1 000 000 Kč. Sledované ekonomické parametry ukazují, že v hlavním oboru činnosti byla překonána krize. Z pohledu společnosti to byl úspěšný rok Druhou část VH navrhujeme věnovat Změně základních dokumentů společnosti: strana 153 z 166 Na pracovním setkání zastupitelů dne 12. 5. 2011 zazněl návrh pana místostarosty na změnu kompetencí orgánů společnosti vyplývajících ze stanov společnosti: kde je uvedeno „dle bodu 5.1.2 do působnosti valné hromady patří: písm. (k) rozhodování o nákupu, prodeji a pronájmu hmotného investičního majetku nad 500.000,-Kč. Podle bodu 5.2.1 do působnosti jednatelů patří: písm. (c) rozhodují v souladu se závěry valné hromady použití finančních prostředků společnosti“. V manažerských smlouvách jednatelů je uvedeno čl. II odst. 6 Manažer je dále oprávněn po předchozím souhlasu valné hromady: písm. a) Provádět nákup, prodej nebo pronájem dlouhodobého hmotného majetku společnosti, který jednorázově převyšuje částku 500 000 Kč. Rozuměli jsme tomu 16 let tak, že do 500 000 Kč v uvedeném případě rozhodují jednatelé samostatně. Pan místostarosta navrhl dle vlastního zápisu: změnu kompetencí rozhodování o INVESTICÍCH do LML vyplývající ze stanov, a to tak, že do 200 tisíc budou rozhodovat jednatelé, do 500 tisíc rozhoduje valná hromada a nad 500 tisíc rozhoduje valná hromada na základě doporučení zastupitelstva. Uvedl, že toto zadání je třeba naformulovat, aby odpovídalo právu právníky, neboť se jedná o zásah do stanov. Na jednání jsme namítali, že při běžném provozu platíme měsíčně cca 7 faktur, které jsou jednorázově nad částku 200 tisíc Kč. Zapůjčení vyvážečky by schvalovalo zastupitelstvo. Operativní řešení by bylo závislé na termínech jednání zastupitelstva. To konkurence na trhu nemá. Bylo nám vysvětleno rozdílné chápaní pojmu investice za strany města u lesnických a ostatních činností. Návrh postupu: 1. Předložíme návrh formulace změny AK JUDr. Wenigové, se zadáním definovat pojem investice, který by postihoval i ter- strana 154 z 166 2. 3. 4. 5. 6. mín vybudování a nahradil dosavadní nákup prodej a pronájem hmotného investičního majetku. Otázkou je, zda je či není zalesnění za 500 tisíc Kč investicí do svěřeného nemovitého majetku – lesa. Požádáme o rozklad vztahu valná hromada – rada města – zastupitelstvo u obchodní společnosti, kde je město jediným vlastníkem. Na VH 23. 6. 2011 předložíme návrh změny v duchu návrhu pana místostarosty. VH by měla o návrhu rozhodnout. Po rozhodnutí je třeba provést změnu stanov notářským zápisem a změnu zanést do příslušného Obchodního rejstříku vedeného KS v Plzni. Nakonec je třeba upravit manažerské smlouvy jednatelů. Třetí část VH navrhujeme věnovat Zprávě o průběžném výsledku hospodaření v roce 2011. V roce 2011 pokračuje dobrý vývoj prodeje dříví. Důležité funkce vedoucího odbytu se ujal za Ing. Radomíra Böhma staršího Ing. Radomír Böhm mladší. Ing. Radomír Böhm starší u společnosti nadále působí jako poradce a vedoucí manipulačního skladu. Společnost zpracovává lesní hospodářský plán s platností 2012 – 2021. Probíhá práce na izolacích a opláštění budovy úpravny rašeliny. Probíhají jednání s dalšími uživateli upraveného výtěžku rašeliny. Na nově získaném majetku ve Stanovicích proběhlo převzetí a byl začleněn do polesí Kozí Hory s názvem revír Strže (překlad původního názvu). Společnost poskytla součinnost při Farmářských trzích. Připravujeme rekonstrukci oplocení Kozoo, opravu šaten areálu přírodního divadla. Na rašeliništi v Krásně proběhlo oddělení od areálu společnost Torf – Ludmila Jílková. Údaje o obchodu připojujeme v příloze. Návrhu změny smlouvy o Zimní údržbě místních komunikací města Lokte V příloze Vám předkládáme návrh smlouvy spojující silnice a chodníky spolu s důvodovou zprávou a přílohami. O čin- strana 155 z 166 nost máme zájem a jsme ochotni jednat i o snížení cen dojednaných v roce 2010. Uvědomujeme si, že služba spadá do širšího řešení technických služeb, které jako celek nejsme schopni vykonávat. Městská zeleň návrh změny smlouvy o dílo Navrhujeme zrušit smlouvy u údržbě zeleně z roku 2005, 2006 a 2010 a napsat smlouvu novou bez areálu přírodního divadla. Cenu navrhujeme 987 000 Kč (podle soutěže) + 1 250 000 Kč (původní park) + 289 000 Kč (dopočet na jednotkové ceny podle soutěže) celkem 2 526 000 Kč + DPH. Při zpracování textu smlouvy doporučujeme vycházet ze smlouvy z roku 2006 bez divadla. Praxe u všech činností vykonávaných pro město ukázala, že problém u podrobně definované zakázky, jako je ta z roku 2010 – intenzitní třídy údržby je prakticky nekontrolovatelný – například I. třída údržby koseno více než 15× za sezónu, přihnojováno 3 ×, provzdušňováno a chemicky odplevelováno, 40× zaléváno atd. atp. Text takové smlouvy vede stejně k situaci, že smluvní strany se drží zavedené praxe a podrobné definování zakázky není naplňováno. V této záležitosti předložíme dosavadní smlouvy AK JUDr. Wenigové a na VH předložíme návrh zjednodušené smlouvy včetně pasportů. Smlouvu o správě infrastruktury přírodního amfiteátru v Lokti navrhujeme ponechat. Zde je cena služby dána účelně vynaloženými náklady + 20 % zisku + DPH. Smlouvu neruší ani pronájem bufetu a části WC, lanového centra panu Hálovi. Zde je jen vhodné upravit obsluhu WC pro postižené v průběhu kulturních akcí. Rašelina, informace o vývoji, návrh na pořízení linky na přípravu jednorázových zábalů V samostatném materiálu Vás informujeme o současném vývoji plnění úkolu. V první polovině roku proběhla opakovaná jednání s potenciálními odběrateli peloidu, dodali jsme pokusné vzorky, organisovali setkání se sdružením léčebných lázní na Farmě Hory s ukázkou Úpravny rašeliny. 22. června proběhne na radnici jednání Loket + ČIL + CHKO. Jednání o dalším vývoji zdroje by mělo poskytnout dlouhodobou písemnou záruku strana 156 z 166 možnosti užívání léčivého zdroje z pozice vlastníka – ministerstva zdravotnictví – ministerstva životního prostředí. Proběhne i venkovní kontrola. Máme zájem o zmírnění obrovské administrativní zátěže legálního využívání zdroje, která ho znevýhodňuje na trhu oproti neuznaným zdrojům. Bylo by dobré, kdyby se schůzky mohl za naší stranu účastnit i pan místostarosta. Na VH vystoupí Ing. Radomír Böhm. Farmářské trhy Loketské městské lesy figurují v záměru města na základě písemného požadavku. V přiloženém materiálu předkládáme VH ekonomický rozbor s požadavkem finančního řešení do konce ruku v souladu s příslušným ustanovením obchodního zákoníku § 66 odst. 8. Farma Hory záměr společnosti u projektu Farmy Hory, který byl zpracován z důvodu bezúplatného převodu nemovitého majetku MNO ČR na město a finanční podpory rekonstrukce areálu nepotřebného muničního skladu na lesnický – myslivecký- ochranářský a sportovní areál končí v letošním roce jeho povinná udržitelnost. Loketské městské lesy s. r. o. záměr vytvořily, podílely se na realizaci, investovaly po skončení hlavního projektu. Záměr vnímají jako trvalý mající vzhledem k poloze mezi Loktem a Karlovými Vary a poloze uprostřed spravovaného lesa velký rozvojový potenciál. Výsledkem naší práce je vytvoření nemovitého areálu reálně vysoké ceny, který poskytuje finanční zisk a nefinanční výhody reprezentace společnosti. V příloze Vám předkládáme materiál reagující na dotazy našich zaměstnanců. Oprava šaten přírodního divadla, rekonstrukce oplocení Kozoo obě akce proběhnou v průběhu léta na základě objednávky města Zpracování LHP probíhá venkovní šetření, základní protokol bude v měsíci červnu, bylo by dobré zjistit možný časový vývoj majetko- strana 157 z 166 vého sporu v k. ú. Doubí u Karlových Var a zda zařizovat majetky, které budou možná převedeny na SUAS a. s. právní nástupce Výjezdní VH na VH se pokusíme domluvit termín výjezdu na loketské majetky. Představa současného managementu o rozsahu a povaze naší práce by možná usnadnila jednání. Těšíme se na Vaší účast V Lokti červen 2011 za jednatele a zaměstnance LML s. r. o. Ing. Pavel Scheuer jednatel, lesní rada strana 158 z 166 8.3. Příloha č. 3 - Správa cizího majetku, 2011 Příloha č.3 - Správa cizího majetku, 2011 701 708 HS Kynšperk Holoubek 601010 Tržby z prodeje dřevní hmoty 601050 Tržby z prodeje ostatní 601100 Přefakturace el. energie 602010 602022 602030 621010 501001 501002 501010 501030 501040 501041 501100 501102 501103 501104 501200 501203 502010 511010 511020 512000 512010 513010 518010 518023 518100 518102 518103 518203 518402 521000 Tržby z prodeje vlastních výrobků a služeb Tržby z prodeje služeb-nájemné byt Rájec Ubytování (10%) Vnitropodnikový převod dřevní hmoty Spotřeba PHM Spotřeba kapalin ND - L200, traktory, křovin., sekačky, … Drobné vybavení Ochranné pomůcky - rukavice, drogerie Ochranné pomůcky - oděvy Spotřeba materiálu - výrobní Spotřeba materiálu - výrobní-pro cizí Spotřeba materiálu režijní pro výrobu Výkup dřevní hmoty Spotřeba materiálu režijní-kanc.p., admin. Spotřeba materiálu - hájovna Rájec Spotřeba energie - elektrická energie Opravy a udržování - L200, traktory Opravy a udržování - ostatní Cestovné Náhrady služebních výdajů Náklady na reprezentaci Spoje (telefony, internet) Doprava ostatní Výrobní služby Výrobní služby - práce pro cizí Režijní služby pro výrobní služby Režijní služby - hájovna Rájec Nájemné - ostatní Mzdové náklady 148 833 52 998 32 171 70 400 706 712 Krásno Sokolov 3 049 137 490 571 1 265 778 54 671 30 000 28 000 563 195 580 2 860 101 140 590 126 15 652 630 688 420 44 799 43 425 26 201 2 125 2 340 184 240 9 312 strana 159 z 166 524000 Zákonné sociální pojištění HV Marže HV % Marže služeb % Marže prodeje dřeva % 796 29 964 12 14 12 5 970 23 23 0 62 685 533 607 14 33 8 3 166 19 620 10 -9 18 strana 160 z 166 8.4. Příloha č. 4 – Rašelina Příloha č.4 - Rašelina měsíc HV KHV 1 -53 822 -53 822 2 -68 677 -122 500 3 -100 408 -222 908 4 -250 724 -473 632 5 -87 720 -561 352 6 -230 028 -791 380 7 -44 998 -836 377 8 -58 259 -894 637 9 -65 602 -960 239 -1 006 10 -45 830 069 -1 056 11 -50 063 132 -1 049 12 6 899 233 strana 161 z 166 8.5. Příloha č. 5 – HS 800 – Farma Hory - 2010 Příloha č. 5 - HS 800 - Farma Hory - 2010 Činnosti 601010 601020 601030 601040 601050 601100 602010 602011 602012 602021 602023 602030 602031 602032 602033 602040 604001 621012 621013 621014 622000 501010 501030 501102 501103 501104 501105 501106 501202 501203 502010 504001 511010 511020 512010 518010 518023 518040 518102 Tržby z prodeje dřevní hmoty Tržby z prodeje zvěřiny Tržby z prodeje dřevovýroby, truhlárna Tržby z prodeje z hostinské činnosti Tržby z prodeje ostatní Přefakturace el. energie Tržby z prodeje vlastních výrobků a služeb Výkon práva myslivosti Kurzy Tržby z prodeje služeb-nájemné byt Hory Tržby z prodeje služeb-nájemné stáje Hor Ubytování (10%) Pronájem osvobozený Pronájem DPH 20% Pronájem ostatní Tržby z prodeje služeb - host. Činnost Tržby - bar Hory Vnitropodnikový převod dřevovýroby Vnitropodnikový převod zvěřiny Vnitropodnikový převod pohoštění Aktivace vnitropodnikových služeb VÝNOSY ND - L200, traktory, křovin., sekačky, … Drobné vybavení Spotřeba materiálu - výrobní-pro cizí Spotřeba materiálu režijní pro výrobu Výkup dřevní hmoty Spotřeba materiálu - kuchyň Hory Obaly - penzion Hory Spotřeba materiálu - lesovna Hory Spotřeba materiálu - hájovna Rájec Spotřeba energie - elektrická energie Nákup zboží - bar Opravy a udržování - L200, traktory Opravy a udržování - ostatní Náhrady služebních výdajů Spoje (telefony, internet) Doprava ostatní Služby k ochranným pomůckám Výrobní služby - práce pro cizí PENSION TR+DŘ MYSLIVOST KONĚ+ZČ +OBORA 0 507 174 180 905 1 432 041 78 190 19 465 40 889 822 379 47 871 42 455 35 152 212 730 304 163 49 205 4 920 2 667 356 648 400 798 19 405 60 900 65 800 2 221 112 681 038 1 303 630 12 300 41 644 350 664 1 403 083 436 970 29 000 92 273 0 497 937 5 488 104 079 159 781 316 616 4 402 26 844 40 004 13 410 165 337 28 700 strana 162 z 166 518103 518202 518210 518300 518402 521000 524000 Režijní služby pro výrobní služby Režijní služby - lesovna Hory Reklamní služby Služby- právní Nájemné - ostatní Mzdové náklady Zákonné sociální pojištění NÁKLADY HV 39 826 3 744 35 452 92 014 12 135 1 769 298 448 095 3 445 297 -1 224 185 180 000 1 507 180 381 711 2 747 616 -1 443 986 29 000 1 374 083 136 021 300 949 strana 163 z 166 8.6. Příloha č. 6 – HS 800 – Farma Hory – 2011 Příloha č. 6 - HS 800 - Farma Hory - 2011 Činnosti 601020 601030 601040 601050 601100 602010 602011 602012 602021 602023 602030 602031 602032 602033 602040 604001 621012 621015 622000 622010 624000 648021 501010 501030 501102 501103 501104 501105 501106 501201 501202 501203 501210 502010 504001 504999 511010 511020 512010 518010 Tržby z prodeje zvěřiny Tržby z prodeje dřevovýroby, truhlárna Tržby z prodeje z hostinské činnosti Tržby z prodeje ostatní Přefakturace el. energie Tržby z prodeje vlastních výrobků a služeb Výkon práva myslivosti Kurzy Tržby z prodeje služeb-nájemné byt Hory Tržby z prodeje služeb-nájemné stáje Hor Ubytování (10%) Pronájem osvobozený Pronájem DPH 20% Pronájem ostatní Tržby z prodeje služeb - host. Činnost Tržby - bar Hory Vnitropodnikový převod dřevovýroby Vnitropodnikový převod ostatní Aktivace vnitropodnikových služeb Aktivace vnitropodnikových služeb-hos.č. Aktivace dl.hmotného majetku Dotace ze SR neinvestiční - zemědělské VÝNOSY ND - L200, traktory, křovin., sekačky, … Drobné vybavení Spotřeba materiálu - výrobní-pro cizí Spotřeba materiálu režijní pro výrobu Výkup dřevní hmoty Spotřeba materiálu - kuchyň Hory Obaly - penzion Hory Spotřeba materiálu - Supí potok Spotřeba materiálu - lesovna Hory Spotřeba materiálu - hájovna Rájec Reklama Spotřeba energie - elektrická energie Nákup zboží - bar Zboží bar Farma Hory PS 1.1. Opravy a udržování - L200, traktory Opravy a udržování - ostatní Náhrady služebních výdajů Spoje (telefony, internet) PENSION TR+DŘ MYSLIVOST KONĚ+ZČ +OBORA 516 272 214 317 1 205 888 95 397 16 386 180 195 614 593 12 767 42 758 128 365 310 720 32 622 228 832 817 917 5 140 272 992 8 552 142 695 1 627 162 1 633 256 1 230 19 217 522 155 67 826 544 903 -2 002 0 90 716 0 1 091 166 218 145 386 -18 797 21 355 1 163 487 245 173 667 676 22 050 99 400 36 777 4 246 0 8 329 148 417 strana 164 z 166 518023 518040 518102 518103 518202 518210 518300 518402 521000 524000 548000 588010 Doprava ostatní Služby k ochranným pomůckám Výrobní služby - práce pro cizí Režijní služby pro výrobní služby Režijní služby - lesovna Hory Reklamní služby Služby- právní Nájemné - ostatní Mzdové náklady Zákonné sociální pojištění Ostatní provozní náklady Nedaňové náklady NÁKLADY HV 6 192 22 400 3 480 133 904 19 238 129 934 1 500 180 000 1 688 610 1 387 290 478 594 468 851 1 500 3 000 3 258 220 2 986 563 -1 631 -1 353 058 307 45 315 45 315 158 227 1 118 172 509 449 strana 165 z 166 8.7. Příloha č. 7 – Vyúčtování naháňky 12. – 13. 11. 2011 strana 166 z 166