oznámení cestujícím ochrana osobních údajů a opatření na ochranu

oznámení cestujícím ochrana osobních údajů a opatření na ochranu

OZNÁMENÍ CESTUJÍCÍM
OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ A OPATŘENÍ NA OCHRANU SOUKROMÝCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI CARLSON
WAGONLIT TRAVEL
Společnost Carlson Wagonlit Travel (CWT) je cestovní agentura specializovaná na zajištění služebních cest,
která pro své klienty vytváří, realizuje a spravuje programy pro řízení služebních cest.Organizace,
jejíž jste zaměstnancem, dodavatelem či cestujícím hostem,
požádala společnost CWT o zajištění služebních cest a jiných služeb spojených s cestováním.V této roli
společnost CWT shromažďuje, zpracovává a uchovává osobní
údaje, které jste jí poskytl/a Vy nebo Vaše organizace společnost, a další údaje související s cestováním.Jedná
se o údaje potřebné k provedení
rezervace, vydávání cestovních dokumentů, zasílání faktur a vypracování zpráv.
Shromažďované osobní údaje
Shromažďované osobní údaje zahrnují Vaše jméno, adresu, e-mailovou adresu, destinace, cestovní plány a
cestovní profil (včetně preferencí
ohledně místa k sezení, nouzových kontaktních údajů, státní příslušnosti, data narození, pohlaví,
identifikačního čísla
zaměstnance, údajů o kreditní kartě a informací o pasu a vízu).Cestovní údaje rovněž mohou obsahovat „citlivé
informace“, které můžete společnosti CWT poskytnout, například informace o Vašem zdravotním stavu,
stravovacích preferencích atd.Společnost CWT
zpracuje Vaše cestovní údaje podle potřeby v závislosti na Vaší destinaci.
Ukládání, zpracování a přístup k údajům
Své údaje společnosti CWT poskytnete zejména vyplněním cestovního profilu v jejím nástroji CWT Portrait,
nebo jí je Vaše organizace poskytne pomocí datových zdrojů, což od Vás může vyžadovat další
informace.Společnost CWT rovněž může získat údaje do Vašeho profilu od poskytovatele nástroje pro online
rezervaci. V takovém případě společnost CWT zkopíruje Váš profil do nástroje CWT Portrait, aby mohla
poskytnout požadované cestovní služby.Pokud poskytnete „citlivé informace“, může společnost CWT
požadovat Váš výslovný souhlas s jejich zpracováním.Pokud jej společnost CWT potřebuje, požádá Vás, abyste
se přihlásili do nástroje CWT Portrait a poskytli souhlas, nebo abyste jej vyslovili jiným způsobem.
Přístupem k profilu můžete pověřit jinou osobu, která tak získá přístup
k informacím ve Vašem profilu a možnost upravovat je, a to včetně citlivých informací.Vaše údaje (včetně
stravovacích preferencí a zdravotních požadavků na cestách) jsou zpracovávány v celém průběhu cestovní
rezervace a objeví se v různých dokumentech:
po dokončení rezervace je vytvořen záznam o rezervaci (známý jako Záznam o jménu cestujícího – Passenger
Name Record nebo PNR),
je vydán program cesty a mohou být poskytnuty i jiné cestovní dokumenty.Společnost CWT uchovává Vaše
údaje v nástroji CWT Portrait, v Záznamu o jménu cestujícího i v jiných svých nástrojích, které zvolila Vaše
organizace.Navíc jsou údaje zachyceny v podpůrných účetních a vykazovacích systémech pro účely
odsouhlasení zápisů, tvoření výkazů a odesílání zpráv.
Přenos dat
Když společnost CWT zařizuje Vaše cestovní rezervace a/nebo poskytuje Vaší organizaci služby související se
zařizováním cest, může
přenášet data:
v rámci společnosti CWT, jejích poboček, společných podniků a mezinárodních partnerů, kteří sídlí ve Vaší
zemi či mimo ni
(včetně zemí mimo Evropskou unii) za účelem podpory služeb souvisejících se zařizováním cest, jako jsou
nouzové online rezervace, vystavení letenek
a požadavky na technickou podporu, a také v případě potřeby za účelem prověření souladu s místními zákony;
do rukou různých poskytovatelů cestovních služeb, včetně leteckých společností, hotelů, půjčoven
automobilů, společností poskytujících nástroje pro online rezervace
a poskytovatelů systémů sledování bezpečnosti a zabezpečení a také do systémů počítačových rezervací;
do rukou vládních úřadů a orgánů vymáhajících dodržování zákonů v případě, kdy je to požadováno ve
spojitosti s leteckými či jinými cestovními službami;
na požádání do rukou Vaší organizace, která údaje využije ve zprávách obsahující manažerské informace;
do rukou třetích stran ve Vaší zemi či mimo ni (včetně zemí mimo Evropskou unii) aby mohly vytvářet a
zasílat programy cest
prostřednictvím společnosti CWT nebo registrace u třetích stran, za účelem konsolidace a odsouhlasení
cestovních výdajů, inkasa plateb,
poskytování pohotovostních služeb a auditu služeb společnosti CWT (na žádost organizace);
do a z databází společnosti CWT umístěných v různých zemích, databází třetích stran
poskytujících služby společnosti CWT (jako jsou administrativní a technologické platformy a platformy pro
informační technologie využívané nástroji společnosti CWT,
telekomunikace, platební služby) ve spojitosti se službami zajišťující organizaci cest.
Abyste mohl/a cestovat, budou Vaše údaje poskytnuty externím poskytovatelům služeb, jako jsou například
hotely, letecké společnosti a provozovatelé vlaků.Společnost CWT nenese odpovědnost za jakékoli kroky a
postupy těchto třetích stran, kterým jsou tyto údaje předány, aby Vám na Vaši žádost mohly poskytnout
cestovní služby.Za určitých
okolností nebudete mít možnost požadovat nápravu v souladu s místní legislativou na ochranu osobních údajů,
pokud poskytovatel cestovních služeb sídlí mimo Vaši zemi.
Společnost CWT předpokládá, že cestující a jejich organizace poskytnou správné a přesné informace a že
budou dle potřeby aktualizovat cestovní
profil.Svůj cestovní profil si kdykoli můžete prohlédnout a aktualizovat v nástroji CWT Portrait.Upozorňujeme,
že pokud společnosti CWT neumožníte uchovávat a zpracovávat své údaje, společnost CWT Vám a Vaší
organizaci případně nebude moci poskytnout
cestovní služby v roli poskytovatele zajišťujícího pro organizaci cesty.Pokud využijete služby společnosti CWT
k provedení rezervace pro cestujícího hosta, např. manžela nebo manželky, společnost CWT předpokládá, že k
tomu máte jeho svolení.
Společnost CWT může firmy a cestující pravidelně kontaktovat přímo prostřednictvím e-mailu, aby mohla
předat informace,
které jsou nezbytné pro poskytnutí služeb a/nebo aktuálních informací ohledně různých produktových
nabídek.Budete mít možnost kdykoli se odhlásit od odběru reklamních sdělení (způsobem v nich uvedeným).
Další informace týkající se ochrany osobních údajů najdete v Zásadách ochrany osobních údajů společnosti
CWT, které jsou
k dispozici na webových stránkách společnosti CWT: www.carlsonwagonlit.com/en/dataprotection.
Subjektem odpovědným za ochranu osobních údajů je společnost CWT Global B.V.V případě jakýchkoli dotazů
ohledně
zpracování, uchovávání, přenosu či použití Vašich osobních údajů nebo ohledně toho, jak vznést námitku proti
zpracování Vašich
osobních údajů (včetně přístupu, opravy, mazání a protestu), mohu kontaktovat společnost CWT Global B.V. na
adrese
[email protected]čnost CWT Global B.V. se každým dotazem bude co nejrychleji zabývat
a zodpoví jej.
CWT Global B.V.
Building Apollo
Wisselwerking 58
1112 XS Diemen
Nizozemsko