Proces P4 Nakupování - VŠB-TU Ostrava, Fakulta Metalurgie a

© FMMI VŠB-TUO
Garant dokumentu: tajemník fakulty
Účinnost dokumentu od: 15.6.2007
Proces P4 Nakupování
FMMI_PPR_06_010 verze: C
Proces P4 Nakupování
________________________________________________________________________________________________
Řízená kopie č.:
Razítko:
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka
správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
1/9
© FMMI VŠB-TUO
Garant dokumentu: tajemník fakulty
Proces P4 Nakupování
FMMI_PPR_06_010 verze: C
Proces:
P4 Nakupování
Garant procesu:
Tajemník fakulty
Účel:
Vymezení
platnosti:
Účelem tohoto popisu procesu je stanovit
dokumentované postupy pro řízení procesu P4
Nakupování na Fakultě metalurgie a materiálového
inženýrství, VŠB-TU Ostrava.
Popis procesu je závazný pro všechny organizační
útvary, zaměstnance a studenty Fakulty metalurgie
a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava
vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným
procesem.
Fakulta
Zákazník:
Požadavky na nákup
Klíčové vstupy:
Realizovaný nákup
Klíčové výstupy:
Rozpočet fakulty
Zdroje:
Legislativa
Regulátory:
Měřitelná kritéria:
míra splnění kritérií jednotlivými
dodavateli dle zadání výběrových
řízení a sjednaných podmínek pro
dodávky
Cíle:
zajištění všech procesů na fakultě
materiálními dodávkami a
službami optimálně z hlediska
finančních prostředků a dalších
hledisek dle zadání pro nákup
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka
správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
2/9
© FMMI VŠB-TUO
Garant dokumentu: tajemník fakulty
Proces P4 Nakupování
FMMI_PPR_06_010 verze: C
Karta procesu:
P4 Nakupování
Garant procesu:
Tajemník fakulty
Diagram aktivit procesu:
FMMI VŠB-TUO
P4 Nakupování
P4.1 Přidělení finančních
prostředků pracovištím
P4.2 Příprava plánovaného rozpočtu
P4.3 Vznik požadavku na nákup
[cena dodávky nebo služby > 1.000.000 Kč bez DPH]
[100.000 Kč < cena dodávky nebo služby < 1.000.000 Kč bez DPH]
[cena dodávky nebo služby < 100.000 Kč bez DPH]
P4.5 Jmenování hodnotící komise
P4.4 Postup při hodnotě nákupu vyšší než 1 mil. Kč
P4.6 Vyžádání cenových nabídek
P4.7 Výběr nejvhodnější nabídky
P4.8 Vystavení objednávky a realizace nákupu
P4.9 Kontrola správnosti dodávky a náležitosti faktury
P4.10 Zařazení do majetku
P4.11 Hodnocení stálých dodavatelů
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka
správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
3/9
© FMMI VŠB-TUO
Garant dokumentu: tajemník fakulty
Proces P4 Nakupování
FMMI_PPR_06_010 verze: C
Přehled aktivit procesu
P4.1 Přidělení finančních prostředků pracovištím
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Děkan
Tajemník fakulty
SAP
Schválený rozpis rozdělení finančních prostředků v daném kalendářním roce
na fakultě
Popis: Na základě kritérií pro rozdělování finančních prostředků na fakultě schválených vedením
fakulty a akademickým senátem FMMI, jsou finanční prostředky rozepsány na jednotlivé
katedry. Další rozdělení finančních prostředků v průběhu roku rozhoduje děkan.
P4.2 Příprava plánovaného rozpočtu
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Vedoucí pracoviště
Pověřený pracovník pracoviště
Rozpočet pracoviště na kalendářní rok
Popis: Vedoucí pracoviště ve spolupráci s pověřeným pracovníkem (pověřenými pracovníky)
vypracuje plánovaný rozpočet pracoviště v hlavních položkách investičních a neinvestičních
potřeb, zejména pro zajištění hlavních procesů fakulty - výuky akreditovaných studijních
programů, zajištění provozu pracoviště a dalších potřeb.
P4.3 Vznik požadavku na nákup
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Vedoucí pracoviště
Pověřený pracovník pracoviště
Směrnice rektora č. 10/2006
Popis: Na základě sestaveného plánovaného rozpočtu pracoviště se posoudí cena příslušného
nákupu bez DPH v souladu se směrnicí rektora č. 10/2006 včetně platných dodatků a rozhodne se
o dalším postupu. Při ceně dodávky do 100 tis. Kč vedoucí pracoviště nebo jím pověřený
pracovník posoudí cenové nabídky bez komise s využitím katalogů, internet. stránek dodavatelů,
apod. a rozhodne o přímém nákupu.
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka
správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
4/9
© FMMI VŠB-TUO
Garant dokumentu: tajemník fakulty
Proces P4 Nakupování
FMMI_PPR_06_010 verze: C
P4.4 Postup při hodnotě nákupu vyšší než 1 mil. Kč
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Zadavatel (rektor nebo jím pověřený pracovník)
Pověřený pracovník
Směrnice rektora č. 10/2006, Zákon o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb.
Popis: Pro realizaci nákupů na VŠB-TUO se využívá směrnice rektora č. 10/2006 včetně
dodatků, která řeší provádění výběrového řízení na VŠB-TUO. Pokud cena očekávaného nákupu
přesáhne 2 mil. Kč bez DPH postupuje se rovněž dle Zákona o veřejných zakázkách č. 137/2006
Sb.
P4.5 Jmenování hodnotící komise
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Zadavatel (děkan nebo jím pověřený pracovník)
Vedoucí pracoviště
Zápis o jmenování komise
Popis: Při ceně nákupu nižší než 500 tis. Kč a vyšší než 100 tis. Kč bez DPH je jmenována
vedoucím pracovištěm hodnotící komise složená z pracovníků pracoviště a jejího předsedy.
Komise bývá minimálně tříčlenná.
P4.6 Vyžádání cenových nabídek
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Zadavatel
Hodnotící komise pracoviště
Cenové nabídky, Zápis o provedeném výběru nejvhodnější nabídky
Popis: Hodnotící komise si vyžádá od firem dodávající příslušné zboží a služby cenové nabídky na
základě stanovených kritérií. Postačí 3 cenové nabídky při očekávané ceně nákupu bez DPH do 500
tis. Kč, u očekávané ceny nad 500 tis. Kč (a méně než 2 mil. Kč) si vyžádá min. 5 nabídek. Pokud
požadované zboží vyrábí nebo dodává méně firem, uvede se do zápisu důvod omezení počtu
nabídek.
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka
správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
5/9
© FMMI VŠB-TUO
Garant dokumentu: tajemník fakulty
Proces P4 Nakupování
FMMI_PPR_06_010 verze: C
P4.7 Výběr nejvhodnější nabídky
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Zadavatel (děkan nebo jím pověřený pracovník)
Hodnotící komise
Zápis o provedeném výběru nejvhodnější nabídky
Popis: Hodnotící komise podle stanovených hodnotících kritérií provede výběr nejvhodnější
nabídky. Hodnotící kritéria a jejich váhy komise stanoví předem. Mezi hlavní kritéria patří
zejména: cena, kvalita výrobku, služeb, ekonomika provozu, míra splnění požadavků na funkci
výrobku, délka záruční lhůty, dostupnost a délka záručního a pozáručního servisu. V rámci
hodnocení nejvhodnější nabídky se provádí hodnocení dodavatelů. Hodnotící komise provede o
svém rozhodnutí zápis, kde bude uveden předmět výběru, kritéria a váhy hodnocení, hodnocení
dodavatelů a zdůvodnění výběru. Zápis podepíše předseda a členové hodnotící komise.
P4.8 Vystavení objednávky a realizace nákupu
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Vedoucí pracoviště
Pověřený pracovník pracoviště
SAP
Objednávka, písemná smlouva
Popis: Na základě rozhodnutí hodnotící komise je vystavena na pracovišti objednávka při ceně
dodávky do 500 tis. Kč, u ceny dodávky nad 500 tis. Kč se uzavírá vždy písemná smlouva. Pak je
nákup realizován.
P4.9 Kontrola správnosti dodávky a náležitostí faktury
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Vedoucí pracoviště
Pověřený pracovník pracoviště
SAP
Záznamy z reklamačního řízení
Popis: Po doručení dodavatelské faktury na pracoviště pověřený pracovník provede kontrolu její
věcné správnosti (tzn. zda souhlasí množství, druh a kvalita dodávky), vedoucí pracoviště
podpisem na průvodce faktury věcnou správnost potvrdí a pověřený pracovník na průvodce určí
zdroj financování a zařazení dodávky do okruhů podle pokynů na průvodce. Originál faktury
včetně průvodky faktury je pak postoupen na děkanát fakulty ke kontrole a odtud pak na rektorát.
Záznamy o neshodách (pokud jsou zjištěny) jsou uvedeny v záznamech z reklamačního řízení.
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka
správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
6/9
© FMMI VŠB-TUO
Garant dokumentu: tajemník fakulty
Proces P4 Nakupování
FMMI_PPR_06_010 verze: C
P4.10 Zařazení do majetku
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Vedoucí pracoviště
Pracovník pověřený evidencí majetku na pracovišti
Směrnice VŠB - TUO
SAP
Kopie příjemky nebo kopie zápisu o převzetí
Popis: Pracovník pověřený evidencí majetku na pracovišti provede zápis o přijatém majetku dle
směrnic VŠB-TUO. Kopie příjemky a kopie zápisu o převzetí zůstává na pracovišti. Zároveň pak
v univerzitním ekonomickém IS (SAP) provede zápis o místnosti, kde je tento majetek umístěn.
P4.11 Hodnocení stálých* dodavatelů
Zodpovídá:
Realizuje:
Dokumentace:
IS:
Záznam:
Vedoucí pracoviště
Pověřený pracovník
Hodnocení dodavatelů
Popis: Pověřený pracovník provede na pracovišti záznam o hodnocení dodavatelů za příslušný
kalendářní rok podle stanovených kritérií, jako splnění podmínek výběrového řízení nebo
dohodnutých podmínek, rychlost odezvy a následný servis aj. V rámci záznamu Hodnocení
dodavatelů jsou uvedeny výsledky hodnocení a všechna nezbytná opatření vyplývající
z hodnocení.
*stálý dodavatel - nákupy v průběhu roku nejméně 10x
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka
správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
7/9
© FMMI VŠB-TUO
Garant dokumentu: tajemník fakulty
Proces P4 Nakupování
FMMI_PPR_06_010 verze: C
Seznam záznamů
Název záznamu
Schválený rozpis rozdělení
finančních prostředků v daném
kalendářním roce na fakultě
Rozpočet pracoviště na
kalendářní rok
Zápis o jmenování komise
Cenové nabídky
Zápis o provedeném výběru
nejvhodnější nabídky
Objednávka
Písemná smlouva
Záznamy z reklamačního řízení
Kopie příjemky
Kopie zápisu o převzetí
Hodnocení dodavatelů
Proces
P4.1
Místo uložení
Děkanát FMMI
Podoba
Listinná
Doba uložení
3 roky
Vypořádání
Archiv FMMI
P4.2
Děkanát FMMI
Listinná
3 roky
Archiv FMMI
P4.5
P4.6
P4.6, P4.7
Realizující pracoviště
Realizující pracoviště
Realizující pracoviště
Listinná
Listinná
Listinná
3 roky
3 roky
3 roky
Skartace
Skartace
Skartace
P4.8
SAP
Elektronická
P4.8
P4.9
P4.10
P4.10
P4.11
Realizující pracoviště
Realizující pracoviště
Realizující pracoviště
Realizující pracoviště
Realizující pracoviště
Listinná
Listinná
Listinná
Listinná
Listinná
Dle dispozic
VŠB - TUO
3 roky
3 roky
3 roky
3 roky
3 roky
Dle dispozic
VŠB - TUO
Skartace
Skartace
Skartace
Skartace
Skartace
Šablona
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka
správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
8/9
© FMMI VŠB-TUO
Garant dokumentu: tajemník fakulty
Proces P4 Nakupování
FMMI_PPR_06_010 verze: C
Seznam změn a revizí řízeného dokumentu
Verze
Datum
Obsah změny / revize
A
11.7.2006 První vydání
B
11.10.2006 Realizace výsledků interního auditu
C
Úprava a nové začlenění existujícího dokumentu
FMMI_SMJ_06_010 verze B s názvem
15.6.2007 „Proces P4 Nakupování“ podle nové Směrnice
VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů
TUO_SME_07_004 verze A.
Jméno a podpis
garanta dokumentu
Ing. Růžena Novotná
Ing. Růžena Novotná
Ing. Růžena Novotná
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka
správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
9/9