dostupný zde

Transkript

dostupný zde

Europe
DENSO EU Kodex chování
DENSO EU Code of Conduct
DENSO EU Zásady pro Oznamovatele
DENSO EU Whistleblowing Policy
S účinností od 1.4.2015
2
Europe
DENSO EU Kodex chování
DENSO EU Code of Conduct
CP-HR-01-A1/01
4
Vzkaz od prezidenta
Vážení zaměstnanci společnosti DENSO,
jak jste si jistě vědomi, Compliance se stala
klíčovým faktorem úspěchu a udržitelnosti
obchodní činnosti.
Pokud se zlepšíme, zlepší se společnost
DENSO. Dosažení dobrého hodnocení od
společnosti posiluje naši hrdost jakožto
zaměstnanců společnosti DENSO a naši
konkurenceschopnost na trhu.
Účelem dodržování externích zákonů a předpisů
a relevantních zásad, postupů a pravidel
společnosti DENSO je zajistit ochranu naší
společnosti a zaměstnanců před škodami,
právní odpovědností, rizikem pokut a sankcí.
A v tomto kontextu se dodržování předpisů
(Compliance) stává naší prioritou.
Kodex chování DENSO EU, který je zásadní
součástí kultury společnosti DENSO, shrnuje
všechny zásady, kterými by se mělo řídit naše
chování a vystupování v našich denních obchodních činnostech. Tento Kodex, který bychom
měli všichni dodržovat, zde není proto, aby
omezoval naši svobodu, ale aby nám umožnil se
chovat v souladu se zákony, předpisy a pravidly
naší společnosti.
Zajistěte prosím, abyste porozuměli, co tento
Kodex znamená a co od Vás vyžaduje.
Tento Kodex má moji plnou podporu a také má
podporu top managementu společnosti DENSO.
Děkuji Vám za Vaši podporu.
S upřímným pozdravem
Prezident
DENSO MANUFACTURING CZECH s.r.o.
Kodex chování DENSO EU, CP-HR-01-A1/01, S účinností od 1.4.2015
5
OBSAH KODEXU CHOVÁNÍ DENSO EU
DEFINICE8
I. ZÁKLADNÍ ZÁSADY A ROZSAH
COMPLIANCE9
ZÁSADY9
II. VŠEOBECNÉ OBCHODNÍ CHOVÁNÍ
9
Antimonopolní opatření a spravedlivá
hospodářská soutěž
9
Import/Export10
Střet zájmů
10
Obchodování na základě vnitřních informací 10
Podvod10
Korupce a nelegitimní platby
10
Praní peněz
10
Ochrana osobních údajů a bezpečnost IT
11
Prostředky a informace třetích stran
11
Interní kontrolní systém
11
Účetnictví a kontrola společnosti
11
III. C
HOVÁNÍ V PRACOVNÍM PROSTŘEDÍ
A V OBORU ZAMĚSTNÁNÍ
12
Všeobecné pracovní prostředí
12
Diskriminace12
Obtěžování12
Přijímání12
Prostředky a informace společnosti
12
Prostředky12
Informace12
Zdraví a bezpečnost
13
6
IV. CHOVÁNÍ VE STYKU S TŘETÍMI
STRANAMI13
Zákazníci13
STRANY VÁZANÉ NA DENSO
13
Dodavatelé13
Konzultanti, obchodní partneři, zástupci
a ostatní poskytovatelé služeb
13
Konkurenti14
Odbory14
Veřejní představitelé
14
Politické strany
14
Společnost14
Dětská práce
14
Korporátní komunikace a média
14
V. BEZPEČNOST VÝROBKŮ A OCHRANA
ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ
14
VI. PORUŠENÍ KODEXU CHOVÁNÍ
15
Porušení Kodexu
15
Hlášení15
Rozsah hlášení
15
Typy hlášení
15
a. Běžné hlášení
15
b.Horká linka společnosti DENSO
(DENSO Hotline)
15
VII. ZAVÁDĚNÍ A REVIZE
16
INDEX of the DENSO EU CODE OF CONDUCT
DEFINITIONS20
I. BASIC COMPLIANCE PRINCIPLE
AND SCOPE
21
PRINCIPLES21
II. GENERAL BUSINESS CONDUCT
21
Antitrust and Fair Competition
21
Import/Export22
Conflict of Interest
22
Insider Trading
22
Fraud22
Corruption and Illegitimate Payment
22
Money Laundering
22
Privacy and IT Security
23
Assets and Information of Third Parties.
23
Accounting and Company Control
23
III. C
ONDUCT IN WORKING ENVIRONMENT
AND EMPLOYMENT FIELD
24
General Working Environment
24
Discrimination24
Harassment24
Hiring24
Assets and Information of the Company
24
Assets24
Information24
Health and Safety
25
IV. CONDUCT WITH THIRD PARTIES
25
Customers25
DENSO CONNECTED PARTIES
25
Suppliers25
Consultants, Business Partners,
Representatives and other Service Providers 25
Competitors26
Trade Unions
26
Public Authorities
26
Political Parties
26
Society26
Child Labour
26
Corporate Communication and Media
26
V. SAFETY OF PRODUCTS AND
ENVIRONMENT26
VI. VIOLATION OF THE CODE OF
CONDUCT27
Violation of the Code
27
Reporting27
Type of Reporting
27
a. Regular Reporting
27
b. DENSO Hotline
27
VII. IMPLEMENTATION AND REVIEW
28
7
DEFINICE
ŘEDITEL PRO COMPLIANCE EU
Pro účely tohoto Kodexu budou mít používané
termíny význam uvedený v těchto definicích:
pracovník řídí procesy a organizaci pro Compliance v
Vedoucí pracovník kanceláře pro Compliance EU. Tento
Evropě a je přímo a nezávisle podřízen generálnímu řediteli
pro EU.
ZAMĚSTNANCI DENSO
Tento ředitel je nezávisle a objektivně profesionálně
Všichni zaměstnanci společnosti DENSO na jakékoli úrovni,
vyškolen pro účely řízení horké linky (DENSO Hotline) a k
včetně, ale bez omezení na členy správní rady, představitele
tomu se vztahujících procesů (např. hlášení, vyhodnocování
nejvyššího vedení a manažery, kde je tento Kodex zaveden.
a vyšetřování).
DENSO, SPOLEČNOST SKUPINY nebo
Group Company (GC)
PRÁVNÍ ČÁST EU
Jakákoli společnost, která je součástí skupiny DENSO
Compliance.
Právní část oddělení DENSO EU pro právní záležitosti a
Corporation Group.
Jmenovitě, společnost skupiny je DENSO MANUFACTU-
EVROPSKÝ RÁMEC
RING CZECH s.r.o., registrovaná na Heyrovského 476,
Přestupky, které se – mimo jiné – týkají více než jedné
463 12, Liberec XXIII – Doubí, Česká republika, která je
GC nebo se týkají jednoho nebo více členů top manage-
správcem osobních údajů.
mentu (jako je generální ředitel nebo členové řídících nebo
výkonných výborů, členové správní rady nebo členové top
managementu podřízení generálnímu řediteli) nebo zname-
Dodavatelé, konzultanti, obchodní partneři, zástupci nebo
nají riziko značné škody (ať už finanční nebo na pověsti) a to
jiní poskytovatelé služeb (například zprostředkovatelé,
i dokonce pro jednu GC.
poradci, smluvní dodavatelé) společnosti DENSO.
DOBRÁ VÍRA
KANCELÁŘ PRO COMPLIANCE EU nebo EU CO
Rozumné přesvědčení o pravdivosti nahlášených incidentů;
Oddělení sekce DENSO EU pro právní záležitosti a
tj. fakt, že osoba provádějící hlášení rozumně věří, že
Compliance, které podporuje činnost ředitele pro
hlášené informace jsou pravdivé.
Compliance v EU.
HORKÁ LINKA (DENSO Hotline)
VÝBOR PRO COMPLIANCE EU
Horká linka společnosti DENSO (DENSO Hotline).
Výbor pro Compliance EU tvoří:
–
generální ředitel EU,
MÍSTNÍ RÁMEC
–
ředitel úřadu EU,
Přestupky, jejichž rámec, dopad a následky jsou omezené
–
ředitel pro předpisy EU,
na GC a které nespadají pod evropský rámec.
–
nadřízení EU (případ od případu),
–prezidenti GC (pouze pokud je to nezbytné případ od
případu).
8
HLÁŠENÍ
Nahlášení přestupku provedené v dobré víře osobou
podávající hlášení.
RELEVANTNÍ ODDĚLENÍ
Místní oddělení lidských zdrojů a/nebo jakékoli jiné
kompetentní oddělení v GC.
I. ZÁKLADNÍ ZÁSADY A ROZSAH
COMPLIANCE
Všichni budeme dodržovat zásady uvedené
níže v tomto Kodexu, všechny příslušné zákony
a předpisy, interní zásady, postupy a pravidla
společnosti DENSO. Porušení kterékoli této
složky bude představovat porušení tohoto
Kodexu.
OSOBA PODÁVAJÍCÍ HLÁŠENÍ
Osoba podávající hlášení – buď zaměstnanec společnosti
DENSO, strana vázaná na společnost DENSO nebo
jakákoli jiná třetí strana včetně zákazníků.
Tento Kodex platí pro všechny společnosti
skupiny a pro všechny zaměstnance DENSO.
Očekáváme, že strany vázané na DENSO budou
tento Kodex také dodržovat.
ODVETNÉ OPATŘENÍ
Jakákoli akce nebo hrozba akce poškozující osobu
podávající hlášení kvůli jejímu hlášení, včetně, ale bez
omezení na obtěžování, diskriminaci a pomstychtivé
chování ať už přímé nebo nepřímé, které jsou vůči osobě
podávající hlášení doporučovány, je jí jimi vyhrožováno
nebo jsou vůči ní prováděny.
PORUŠENÍ
Dodržování tohoto Kodexu je povinným
požadavkem pro pracovní poměr nebo jakýkoli
obchodní vztah se společností DENSO.
ZÁSADY
II. VŠEOBECNÉ OBCHODNÍ
CHOVÁNÍ
Porušení série zásad uvedené v Kodexu a/nebo všech
příslušných zákonů a předpisů, interních zásad, postupů a
pravidel společnosti DENSO.
KODEX
Kodex chování DENSO EU.
Antimonopolní opatření a spravedlivá
hospodářská soutěž
Volná hospodářská soutěž na trhu prospívá
nám všem jakožto spotřebitelům. Mezinárodní a
národní antimonopolní zákony existují proto, aby
chránily volnou hospodářskou soutěž.
Porušení antimonopolních zákonů může mít za
následek trestní sankce, administrativní pokuty,
škody a to včetně poškození dobré pověsti
společnosti DENSO i zaměstnance, který se
porušení dopustil.
9
Rozhodně doporučujeme spravedlivou
hospodářskou soutěž. Z tohoto důvodu budeme dodržovat příslušné antimonopolní zákony a nebudeme uzavírat restriktivní dohody
ani nebudeme společně organizovat postupy
(ovlivňovat chování konkurentů na trhu), ani si
s konkurenty nebudeme vyměňovat informace
o ceně, rozdělovat trhy nebo omezovat výrobu
nebo prodej atd. a nebudeme provádět činnost
zneužívající monopolní postavení.
Import/Export
Aby společnost DENSO mohla realizovat své
obchodní aktivity, dováží a vyváží výrobky a
součástky.
Musíme dodržovat všechny příslušné zákony
pro import a export, včetně, ale bez omezení na
celní předpisy, embarga, černé listiny zemí nebo
podobně.
Střet zájmů
Nesmíme dovolit, aby naše soukromé zájmy a
osobní úvahy ovlivňovaly náš úsudek nebo naše
rozhodování, které musí být neustále výhradně v
nejlepším zájmu společnosti DENSO.
Střet zájmů existuje, když osobní/soukromé
přímé nebo nepřímé zájmy nebo aktivity nebo
vztahy zasahují nebo se zdá, že zasahují, do povinností, které máme vůči společnosti DENSO.
Střet zájmů může nevědomě ovlivnit i tu
nejčestnější osobu a dokonce i zdání střetu
zájmů může způsobit, že naše činy budou
zpochybňovány.
Proto se musíme vyhnout chování nebo situacím, které ovlivňují nebo potenciálně ovlivňují
nebo působí dojmem, že ovlivňují naši schopnost jednat čestně, objektivně a v nejlepším
zájmu společnosti DENSO.
10
Obchodování na základě vnitřních informací
Musíme dodržovat legislativu upravující obchodování na základě vnitřních informací.
Zvláště nesmíme využívat informace ve veřejné
sféře, které jsme získali vzhledem k naší pozici
nebo funkci ve společnosti DENSO nebo na
základě skutečnosti, že máme obchodní vztah
se společností DENSO, k obchodování, ať už
přímému nebo nepřímému s akciemi společnosti
DENSO nebo jiných společností, k osobnímu
obohacení nebo pomocí třetím stranám.
Podvod
Nesmíme se zapojit do žádné podvodné činnosti
prováděné (nebo zamýšlené) k osobnímu obohacení a/nebo která by způsobila zaujatost vůči
společnosti skupiny.
Podvod může zahrnovat, ale neomezuje se jen
na zneužívání pozice, nepravdivé tvrzení nebo
jiné činnosti.
Korupce a nelegitimní platby
Neměli bychom být zapojeni do dávání nebo
přijímání, ať už přímého nebo nepřímého, provizí,
úplatků nebo jakýchkoli nepřípustných výhod k
ovlivňování jakéhokoli rozhodovacího procesu
ovlivňujícího naši obchodní činnost a/nebo k
osobnímu obohacení zaměstnance.
Během běžných obchodních vztahů je povolena
podniková pohostinnost, dary a propagační
výdaje pouze pokud neovlivňují nepřiměřeným
způsobem obchodní rozhodnutí a jsou rozumné
a přiměřené. Při vyhodnocování toho, zda jsou
přiměřené, bychom měli vzít v potaz, zda by
nám nebo společnosti DENSO zveřejnění tohoto
daru způsobilo ostudu.
Praní peněz
Interní kontrolní systém
Nesmíme být zapojeni nebo angažováni v jakékoli aktivitě, která by mohla implikovat praní (tj.
přijímání nebo zpracování) aktiv generovaných
na základě trestné činnosti v jakékoli formě nebo
jakýmkoli způsobem.
Ve společnosti DENSO si uvědomujeme, že
interní kontroly zajišťují efektivnost a transparentnost v rámci našich obchodních procesů a
vedou k dlouhodobé konkurenceschopnosti a
hodnotě pro akcionáře.
Před navázáním jakéhokoli vztahu bychom
měli zkontrolovat veškeré dostupné informace
(včetně finančních informací) o stranách
vázaných na DENSO, abychom si ověřili, zda
mají dobrou pověst, zda jsou zapojeny do legitimní obchodní činnosti a zda nejsou jakýmkoli
způsobem napojeny na kriminální aktivity nebo
organizace.
Proto musí každá společnost skupiny přijmout
efektivní systém interních kontrol pro jakýkoli
obchodní proces, který je citlivý na Compliance a
zodpovědnosti společnosti: respektování úrovní
povolení, rozdělení povinností a sledovatelnost
operací jsou klíčové zásady pro náš interní
kontrolní systém.
Ochrana osobních údajů a bezpečnost IT
Při provádění svých obchodních operací
společnost DENSO pořizuje značné množství
osobních a citlivých dat a vlastnických informací
a zavazuje se, že daná data a dané informace
bude zpracovávat v souladu s platnými zákony
na ochranu osobních údajů v jakékoli jurisdikci,
včetně nejlepších praktik k ochraně osobních
údajů.
Ke splnění tohoto závazku zajistíme nejvyšší
úroveň bezpečnosti výběrem a používáním systému informační technologie vyvinutého ke zpracování osobních a citlivých dat a vlastnických
informací.
Účetnictví a kontrola společnosti
Společnost DENSO musí udržovat vysoké
standardy finančního plánování a kontroly a vést
adekvátní účetní systémy odpovídající příslušným
účetním zásadám.
Společnost DENSO považuje transparentnost
v účetnictví pro každou jednotlivou transakci za
zásadně důležitou pro svůj úspěch.
Společnost DENSO proto vyžaduje přesná,
včasná a podrobná hlášení o finančních
transakcích od svých zaměstnanců.
Pravdivé a přesné záznamy všech finančních
transakcí musí být vedeny společně s řádnými
podpůrnými materiály.
Prostředky a informace třetích stran
Prostředky třetích stran, které jsou nám k dispozici, musíme používat výhradně k obchodním
účelům a efektivním způsobem, abychom
chránili jejich hodnotu.
Musíme respektovat důvěrné informace patřící
stranám vázaným na DENSO, zákazníkům
nebo jiným stranám, se kterými spolupracujeme,
a musíme je používat pouze v souladu
s příslušnými zákony a/nebo smluvními
povinnostmi.
Je naší povinností se chovat tak, abychom
zabránili zaznamenávání falešných transakcí
nebo špatnému zaznamenávání operací nebo
zaznamenávání závazků, které nejsou řádně
zdokumentovány.
Kdokoli je zapojen do přípravy dokumentace pro
dozorčí orgány (např. radu statutárních auditorů,
externí auditory) musí zajistit, aby tato dokumentace byla kompletní, přesná, pravdivá, spolehlivá,
jasná a v souladu se zákony.
11
III. CHOVÁNÍ V PRACOVNÍM
PROSTŘEDÍ A V OBORU
ZAMĚSTNÁNÍ
Všeobecné pracovní prostředí
Společnost DENSO je odhodlána zajistit pracovní prostředí, ve kterém se nevyskytuje násilí
a zastrašování. Měli bychom vytvořit podpůrné
pracovní prostředí a zajistit, aby se s námi všemi
jednalo s úctou a důstojností.
Musíme zabránit násilné činnosti a zastrašování
nebo jejich hrozbám.
Diskriminace
U společnosti DENSO se k sobě musíme všichni
chovat s respektem a úctou. Znamená to
například, že určité akce a rozhodnutí vztahující
se k pracovnímu poměru nejsou založeny na
nerelevantních faktorech, jako je rasový původ,
barva kůže, náboženské vyznání, politická
orientace, pohlaví, národnostní původ, sexuální
orientace, stáří nebo postižení či jakákoli jiná
charakteristika chráněná příslušným zákonem.
Obtěžování
Máme nárok pracovat v prostředí, ve kterém
nedochází k jakékoli formě obtěžování (např.
napadání davem, zastrašování, šikana atd.).
Musíme provádět obchodní činnost a chovat se
k sobě uctivě a bez obtěžování včetně (ale bez
omezení na) obtěžování na základě rasového
původu, barvy kůže, náboženského vyznání, politické orientace, pohlaví, národnostního původu,
sexuální orientace, stáří nebo postižení či jakékoli
jiná charakteristiky chráněné příslušným
zákonem.
Proto nebude přijatelné obtěžování na základě
jakéhokoli důvodu.
12
Přijímání
Zaměstnanci společnosti DENSO nesmí přijímat
peníze a jiné zboží nebo jakékoli jiné výhody,
jejichž účelem je nebo které slouží k přijmutí
zaměstnance nebo jeho povýšení nebo jiným
výhodám.
Prostředky a informace společnosti
Prostředky
Prostředky společnosti DENSO musíme používat
efektivním způsobem, abychom chránili jejich
hodnotu.
Prostředky společnosti DENSO jsou hmotné,
jako jsou výrobky vyráběné společností
DENSO, výrobní a kancelářské vybavení,
počítače, nástroje, prostory, vozidla, a
nehmotné prostředky, jako je know-how
a práva duševního vlastnictví.
Informace
Ochrana důvěrných informací a obchodních tajemství je zásadně důležitá pro obchodní činnost
společnosti DENSO. Můžeme vytvářet nebo si
být vědomi důvěrných informací společnosti
DENSO, které zahrnují cokoli, co by společnost
DENSO chtěla chránit před zveřejněním, jako
jsou strategické, technické, technologické
a finanční informace o operacích, platech a
mzdách, obchodních a marketingových plánech,
seznamech zákazníků, dokumentech, databázích nebo výkresech společnosti DENSO.
Žádné důvěrné informace společnosti DENSO
nesmíme poskytnout nikomu mimo společnost
DENSO, pokud k tomu předem nezískáme
písemné povolení a ochranu dohodou o
mlčenlivosti. A dokonce i v rámci společnosti
DENSO by k těmto informacím měly mít přístup
pouze ty osoby, které je potřebují znát.
Všechny důvěrné informace společnosti
DENSO musíme po ukončení našeho pracovního poměru vrátit společnosti DENSO. Pokud
byly důvěrné informace obdrženy v rámci konkrétních projektů, u kterých se po nás výslovně
vyžaduje, abychom tyto informace nezveřejňovali
v rámci společnosti DENSO, budeme k těmto
informacím muset přistupovat jako k přísně
důvěrným a nebudeme je smět sdělovat jakýmkoli jiným zaměstnancům kromě těch, kteří jsou
do daného projektu zapojeni.
Jakékoli vztahy mezi společností DENSO a jejími
zákazníky by neměly nespravedlivě rozlišovat
mezi zákazníky, když s nimi jednáme.
Dodavatelé
Systém dodavatelů hraje zásadní roli ve
zlepšování celkové strukturální konkurenceschopnosti společnosti DENSO a zároveň jsou
naše rozhodnutí o obchodování s dodavateli
založena na tomto Kodexu.
Zdraví a bezpečnost
Společnost DENSO je odhodlána poskytovat
čisté, bezpečné a zdravé pracovní prostředí pro
nás, zákazníky, dodavatele a další návštěvníky a
zabránit nehodám a zraněním na pracovišti.
Musíme si být vědomi zákonů, zásad, postupů
a pravidel na ochranu bezpečnosti na našich
příslušných pracovištích a musíme je dodržovat.
IV. CHOVÁNÍ VE STYKU S TŘETÍMI
STRANAMI
Všechny naše obchodní vztahy musí být inspirovány bezúhonností a loajalitou a také musí být
založeny na spravedlnosti a transparentnosti.
Zákazníci
Společnost DENSO se snaží plně splnit
očekávání svých zákazníků.
Společnost DENSO považuje za zásadně
důležité, aby se s jejími zákazníky zacházelo s
profesionální bezúhonností.
Měli bychom vyvinout a udržovat ziskové a
trvající vztahy se zákazníky a měli bychom
nabízet kvalitu, služby a hodnoty podporované
neustálými inovacemi.
Společnost DENSO vybírá dodavatele, kteří
nabízejí nejlepší možnosti co se týče kvality,
inovací, nákladů a služeb, zajištění neustálé
nejvyšší úrovně spokojenosti zákazníků a
dodržování tohoto Kodexu.
Své dodavatele musíme vybírat pouze v souladu
s odpovídajícími, objektivními metodami, kromě
kvality, inovací, nákladů a služeb, které nabízejí.
Také je nutné zavést a udržovat stabilní a
transparentní vztahy s dodavateli, které budou
založené na spolupráci.
Konzultanti, obchodní partneři, zástupci a
ostatní poskytovatelé služeb
Smlouvy mezi společností DENSO a stranami vázanými na DENSO musí jasně uvádět
konkrétní služby, které budou poskytovány,
opodstatnění poplatků nebo ceny a všechny
ostatní podmínky. Všechny platby musí být
stanoveny a vyplaceny ve vztahu ke konkrétním
poskytnutým službám. Strany vázané na DENSO
nesmějí jednat za společnost DENSO, pokud
jim to není výslovně písemně povoleno řádně
zmocněným zástupcem společnosti DENSO.
Nesmíme vyžadovat ani akceptovat, aby
konzultanti, obchodní partneři, zástupci nebo
jiní poskytovatelé služeb, kteří jednají za nás,
porušovali zákony, předpisy nebo Kodex.
13
Konkurenti
Dětská práce
Vztahy s konkurenty musí být řízeny s plným
respektem k příslušným antimonopolním
zákonům a předpisům, interním zásadám,
postupům a pravidlům společnosti DENSO
(viz také Antimonopolní opatření a spravedlivá
hospodářská soutěž v části II).
Nesmíme zaměstnávat osoby, které jsou mladší,
než je věk povolený pro práci v dané legislativě.
Společnost DENSO se také zavazuje nenavazovat pracovní vztahy s dodavateli, kteří
zaměstnávají osoby mladší, než je věk povolený
pro práci v dané legislativě.
Odbory
Korporátní komunikace a média
Veškeré vztahy společnosti DENSO s odbory a
jejich zástupci nebo kandidáty musí být založeny
na transparentnosti a spravedlnosti.
Dobrá pověst bezúhonnosti společnosti DENSO
není vyjádřitelná v penězích a je založená na úsilí
všech našich zaměstnanců. Při prodeji a reklamě
společnost DENSO soutěží pouze na základě
předností našich výrobků.
Veřejní představitelé
Společnost DENSO bude jednat čestně a
spravedlivě s vládními zástupci a představiteli
a bude dodržovat všechny legitimní vládní
požadavky a procesy. Při jednání s vládou
musíme být pravdomluvní a žádnému vládnímu
představiteli nesmíme poskytovat nepravdivé
nebo zavádějící informace. Zavazujeme se, že
nebudeme pozměňovat nebo ničit záznamy
vztahující se k jakémukoli vládnímu vyšetřování
(ani k tomu nikoho nebudeme nabádat).
Politické strany
V. BEZPEČNOST VÝROBKŮ A
OCHRANA ŽIVOTNÍHO
PROSTŘEDÍ
Oblast politických příspěvků a aktivit je komplexní a vysoce regulovaná. Porušení zákonů
v této oblasti může vést k vysokým finančním
pokutám, negativní publicitě a trestnímu stíhání.
Proto budeme dodržovat všechny relevantní
příslušné zákony a předpisy i interní zásady,
postupy a pravidla společnosti DENSO. Jejich
porušením také dochází k porušení tohoto
Kodexu.
Jsme odhodláni vyvíjet a vyrábět bezpečné
výrobky, které dodržují relevantní bezpečností
legislativu.
Společnost
Naše obchodní aktivity musíme provádět jakožto
společnost zodpovědná za ochranu životního
prostředí, která zabraňuje znečišťování a zajišťuje
dodržování věch zákonů a závazků na ochranu
životního prostředí a vývoj výrobků a procesů,
které jsou stále více kompatibilní s životním
prostředím.
Jsme rozhodně odhodláni se chovat
společensky zodpovědným způsobem tak,
že budeme respektovat nekompromisní
hodnoty čistého životního prostředí a zdravého
a bezpečného pracoviště, a dodržovat a
respektovat kulturu a tradice každé země,
ve které působíme.
14
Je důležité, aby všechny informace sdělované
mimo společnost DENSO – například veřejnosti
nebo médiím – byly přesné, kompletní a konzistentní. Jakékoli zprávy k zveřejnění nebo jiné
informace sdělované médiím musí být předem
schváleny.
Společnost DENSO se zavazuje působit tak,
aby ochraňovala životní prostředí. Respektujeme
životní prostředí a děláme vše, co je v našich
silách, abychom minimalizovali nepříznivý dopad
našich aktivit na životní prostředí.
VI. PORUŠENÍ KODEXU CHOVÁNÍ
Porušení Kodexu
Jakékoli porušení tohoto Kodexu (jak je definováno zde v části I) nebo umožnění jiné osobě,
aby jej porušila, či navádění jiné osoby nebo
doporučování jí, aby tento Kodex porušila, může
vést (kromě jiného) k disciplinárnímu řízení a
použití relevantních sankcí, včetně rozvázání
pracovního poměru v souladu s příslušnými
zákony a kolektivními smlouvami.
Hlášení
Společnost DENSO rozhodně doporučuje
zaměstnancům společnosti DENSO i stranám
vázaným na společnost DENSO, aby nahlásili
veškerá porušení této smlouvy.
Rozsah hlášení
Pokud není místní legislativou stanoveno jinak, může osoba podávající hlášení nahlásit
jakékoli možné nebo skutečné porušení nebo
podezření na ně, ať už minulé nebo současné, s
přiměřenými podpůrnými informacemi nebo prvky, na kterém se podílí zaměstnanec, společnost
nebo strany vázané na DENSO („hlášení“).
Typy hlášení
Hlášení mohou být provedena jakýmikoli níže
uvedenými kanály:
Zaměstnanci společnosti DENSO mohou nahlásit porušení v souladu s běžnými interními kanály
pro hlášení každé společnosti skupiny přímému
nadřízenému nebo relevantnímu oddělení.
(DENSO Hotline)
(i) Zaměstnanci společnosti DENSO, kterým
nevyhovuje provést běžné nahlášení porušení
způsobem uvedeným v bodě a. výše, (ii) strany
vázané na DENSO nebo (iii) jakákoli osoba
provádějící hlášení mohou nahlášení provést
přímo kanceláři pro Compliance přes horkou
linku (DENSO Hotline).
Horká linka (DENSO Hotline) je nástroj k hlášení
s několika kanály provozovaný nezávislým, externím provozovatelem. Je k dispozici 24 hodin
denně, 7 dní v týdnu po celý rok a je řízena
ředitelem pro Compliance EU prostřednictvím
kanceláře pro Compliance EU.
Pokud se osoba provádějící hlášení obrátí na
kancelář pro Compliance, aby nahlásila porušení
mimo horkou linku (DENSO Hotline) (např.
verbálně nebo emailem), kancelář pro
Compliance EU poskytne osobě provádějící
hlášení podporu a rady, včetně toho, jak toto
porušení nahlásit na horkou linku společnosti
DENSO (DENSO Hotline).
ODKAZ NA HORKOU LINKU (DENSO Hotline)
https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/en/
gui/101614/index.html
TELEFONNÍ ČÍSLO
800-144-107
Zásady pro oznamovatele společnosti DENSO
EU (Whistleblowing Policy) řeší principy a proces
zpracování případů hlášení aplikovatelné pro
všechna hlášení.
15
VII. ZAVÁDĚNÍ A REVIZE
Osobně zodpovídáme za to, abychom rozuměli
tomu, co po nás Kodex vyžaduje. V rámci
dalšího vedení zaměstnanců může společnost
DENSO poskytnout školení na témata obsažená
v tomto dokumentu. Také můžete být podrobněji
odborně vedeni v oblastech vztahujících se k
vašim pracovním povinnostem. Naše společnost
bude tyto oblasti monitorovat a vyhodnocovat,
aby potvrdila náš pokrok.
Tento Kodex může být průběžně revidován, aby
odrážel změny v rámci společnosti DENSO i
mimo ni.
Původní Kodex chování společnosti DENSO EU
je napsán v anglické verzi. V případě rozporu
mezi anglickou verzí a jejím překladem bude
rozhodovat anglická verze.
V případě rozporu mezi obsahem Kodexu
chování společnosti DENSO EU a ostatními
interními zásadami, postupy a pravidly
společnosti DENSO budou rozhodovat tyto
zásady, postupy a pravidla.
V případě rozporu mezi obsahem Kodexu
chování společnosti DENSO EU a Zásadami
pro oznamovatele společnosti DENSO EU
budou rozhodovat Zásady pro oznamovatele
společnosti DENSO EU.
V případě jakýchkoli pochyb týkajících se
výkladu tohoto Kodexu se prosím obraťte na
kancelář pro právní záležitosti a Compliance
v EU na [email protected].
16
Notes
17
18
Message from the President
Dear DENSO Associate,
As you are aware, Compliance has become
a key factor for business success and sustainability.
The respect of external laws and regulations and
the relevant DENSO policies, procedures and
rules is aimed at protecting our company and
employees from damages, liabilities, risks fines
and sanctions.
The DENSO EU Code of Conduct which is a
fundamental part of DENSO’s corporate culture
summarizes all the principles that should guide
our behaviour and conduct in our daily business
activities. The Code, which should be applied by
all of us, is in place not to restrict our freedom,
but rather to allow us to behave in accordance
with laws, regulations and company rules.
If we improve ourselves, DENSO will be improved. Achieving a good evaluation from society
builds our pride as a DENSO Associate and our
competitiveness in the market.
In this context, Compliance becomes our priority.
The Code has my full support and the support of
DENSO’s Top management.
Please make sure that you understand what the
Code means and requires from you.
Thank you for your support.
Sincerely,
President
DENSO MANUFACTURING CZECH s.r.o.
DENSO EU Code of Conduct, CP-HR-01-A1/01, Effective from 1.04.2015
19
DEFINITIONS
EU COMPLIANCE OFFICER
For the purpose of this Code, the definitions
below will have the meaning herein:
Office. The EU Compliance Officer manages the
The EU Compliance Officer, who chairs the Compliance
Compliance processes and organisation in Europe,
reporting directly and independently to the EU CEO.
DENSO ASSOCIATES
He/She is an independent and objective professional
All DENSO employees, of any level whatsoever including,
trained for the purpose of managing the Hotline and
but not limited to, directors, executives and managers
the related processes (e.g. reporting, assessments and
where this Code is implemented.
investigations).
DENSO, GROUP COMPANY or GC
EU LEGAL
Any company belonging to the DENSO Corporation Group
The Legal section of DENSO EU Legal & Compliance
Namely, the Group Company is DENSO MANUFACTURING
Function.
CZECH s.r.o., registered at Heyrovského 476, 463 12, Liberec XXIII – Doubí, Czech Republic, acting as data controller.
EUROPEAN SCOPE
GC, or involve one of more of the top management (such
Violations that, amongst others, involve more than one
The suppliers, consultants, business partners, representa-
as CEO or member of the steering/executive committees,
tives or any other service providers (e.g. agents, advisors,
members of the board of directors, or top managers repor-
contractors, etc.) of DENSO.
ting to the CEO) or imply the risk of considerable – either
financial or reputational – damage, even for one single GC
EU COMPLIANCE OFFICE or EU CO
The EU Compliance Compliance section of DENSO EU
GOOD FAITH
Legal & Compliance Function that supports the
The reasonable belief in the veracity of the reported inci-
EU Compliance Officer in his/her activities.
dents, i.e. the fact that the Reporter reasonably believes the
EU COMPLIANCE COMMITTEE
transmitted information to be true.
20
The EU Compliance Committee is composed as follows:
HOTLINE
–
The EU CEO,
Is the DENSO Hotline.
–
The EU Corporate Head,
–
The EU Compliance Officer,
–
The EU Supervisors (case by case),
–
The GC Presidents (only if necessary case by case).
I. BASIC COMPLIANCE PRINCIPLE
AND SCOPE
LOCAL SCOPE
Violations whose scope, effects and consequences are
limited to the GC, and which do not fall under the European
We will all comply with the principles set below
in this Code and with all the relevant applicable
external laws and regulations, internal DENSO
policies, procedures and rules. The violation of
any of the above will constitute a violation of this
Code.
Scope.
REPORT
The report of a Violation made in Good Faith by the
Reporter.
RELEVANT FUNCTION
The local HR function and/or any other competent function
in the GC.
REPORTER
The Code applies to all Group Companies and
to all DENSO Associates. We expect that also
DENSO Connected Parties comply with this
Code.
The person filing a Report, either DENSO Associates, a
DENSO Connected Party or any other third party including
customers.
RETALIATION
Compliance with the Code is a mandatory
requirement of employment or any business
relationship with DENSO.
PRINCIPLES
Any action or threat of action which is detrimental to the
Reporter because of his/her Report, including, but not
limited to, harassment, discrimination and acts of vindictive-
II. GENERAL BUSINESS CONDUCT
ness, direct or indirect, that are recommended, threatened
or taken against the Reporter.
Antitrust and Fair Competition
Free competition in the marketplace benefits all
of us as consumers. The International/national
antitrust laws exist to protect free market
competition.
VIOLATION
A violation of the principles set in the Code and/or all the
relevant applicable external laws and regulations, internal
DENSO policies, procedures and rules, to the maximum
extent allowed by applicable laws.
CODE
The DENSO EU Code of Conduct.
Violations of antitrust laws may result in criminal
sanctions, administrative fines, damages including reputational ones for DENSO, as well as for
the Associates who committed the violation.
We strongly support fair competition: for this
reason we shall respect the applicable antitrust laws and shall neither enter into restrictive
agreements or concerted practices (influencing
the conduct of competitors in the market), nor
exchange information with competitors on price,
market allocation, on limiting production or sales,
etc. and monopolistic abusive practices.
21
Import/Export
Fraud
In order to perform its business activities,
DENSO imports and exports products and
components.
We shall not engage in any act of deception
carried out (or intended to be carried out)
forpersonal gain and/or to cause a prejudice
to a Group Company.
We are required to comply with all applicable
import and export laws, including, without
limitation, customs regulations, embargoes,
blacklist of countries, or similar.
Conflict of Interest
We shall not let our private interests and
personal considerations affect our judgement
or decision making which will at all times be
exclusively in the best interest of DENSO.
A conflict of interest exists when a personal/
private direct or indirect interest or activity or
relationship interferes, or appears to interfere,
with the obligations that we owe to DENSO.
A conflict of interest may unconsciously influence
even the most honest person and even the
appearance of a conflict may cause our acts
to be questioned.
Fraud may include, but is not limited to abuse of
position, false representation, or others.
Corruption and Illegitimate Payment
We should not engage, giving or receiving,
directly or indirectly, kickbacks, bribes or any
undue advantage to influence any decision
making process affecting our business, and/or
for the personal gain of an employee.
In the course of normal business relations,
corporate hospitality, gifts and promotional
expenses are only admitted when they do not
unduly influence business decisions and they
are reasonable and proportionate. In assessing
reasonableness we should consider whether
public disclosure of such a gift would embarrass
us or DENSO.
Money Laundering
As a result, we shall avoid that behaviour or
those situations that actually or potentially affect,
or appear to affect, our ability to act honestly,
objectively and in the best interest of DENSO.
We shall not be engaged or involved in any
activity which may imply the laundering (i.e. the
acceptance or processing) of assets generated
by criminal activities in any form or manner
whatsoever.
Insider Trading
We shall comply with insider trading legislation.
In particular, we shall not make use of information not in the public domain and obtained
because of our position or function in DENSO
or because of the fact that we enjoy a business
relationship with DENSO, in order to trade,
directly or indirectly, DENSO shares or other
companies shares, to obtain a personal
advantage, or to favour third parties.
22
Before establishing any relationship, we should
check all the available information (including
financial information) on DENSO Connected
Parties and our to ensure that they are reputable, involved in a legitimate business and not
linked in any manner whatsoever to criminal
affairs or organizations.
Privacy and IT Security
Accounting and Company Control
In the conduct of its business operation, DENSO
collects a significant amount of personal and
sensitive data and proprietary information and is
committed to processing said data and information in compliance with all existing privacy laws
in force in any jurisdiction, including best practice
privacy protection measures.
DENSO shall maintain high standards of financial
planning and control, and accounting systems
consistent with and adequate to the accounting
principles applicable to it.
DENSO considers transparency in the accounting for each single transaction to be of vital
importance for its success.
To this end, we will ensure the highest level of
security in the selection and use of our information technology system designed to process
personal and sensitive data and proprietary
information.
Therefore DENSO demands accurate, timely and
detailed reporting from its employees with regard
to financial transactions.
Assets and Information of Third Parties.
True and accurate records of all financial transactions should be kept by us together with
proper supporting evidence.
We shall use third parties’ assets which are
made available to us solely for business purposes and in an efficient way so as to protect their
value.
We shall respect the confidential information
belonging to DENSO Connected Parties, Customers or other parties with whom we collaborate
and use it only in accordance with applicable
laws and/ or contractual obligations.
Internal control system
It is our duty to behave in a way to avoid the
recording of false transaction, the mis-recording
of operations or recording commitments not
adequately documented.
Whoever is involved in the preparation of documents for the supervisory bodies (e.g. Board of
statutory auditors, external auditors) will ensure
that such documents are complete, accurate,
true, reliable and clear and compliant with laws.
At DENSO, we acknowledge that internal
controls ensure effectiveness and transparency
within our business processes, leading to longterm competitiveness and shareholders value.
Therefore, each Group Company shall adopt
an effective system of internal controls for any
business process which is sensitive for regulatory compliances and corporate liability: respect
of authorization levels, segregation of duties and
traceability of operations are key principles of our
internal control system.
23
III. CONDUCT IN WORKING
ENVIRONMENT AND
EMPLOYMENT FIELD
General Working Environment
DENSO is committed to provide a working
environment that is free from violence and
intimidation. We should create a supportive
work environment and ensure that each of us
is treated with respect and dignity.
We shall avoid acts or threatened acts of
violence or intimidation.
Discrimination
At DENSO, we must treat each other with
respect and dignity. This means, for example,
that in particular employment related actions and
decisions are not based on irrelevant factors,
such as race, colour, religion, political orientation,
gender, national origin, sexual orientation, age or
disability or any other characteristics protected
by applicable law.
Harassment
We are entitled to work in an environment that
is free from any form of harassment (e.g. mobbing, bullying, bossing, etc.). We shall conduct
business and we treat each others with respect,
free of any harassment including, but not limited
to, harassment on the basis of race, colour, religion, political orientation, gender, national origin,
sexual orientation, age or disability or any other
characteristics protected by applicable law.
Therefore harassment for any reason will not be
acceptable.
24
Hiring
DENSO Associates shall not accept money and
other goods or any other consideration aimed at
or intended for the hiring of an employee or its
promotion or other benefits.
Assets and Information of the Company
Assets
We shall use the DENSO assets in an efficient
way so as to protect their value.
DENSO assets contain tangible assets such as
products manufactured by DENSO, the production and office equipment, computer, software,
tools, facilities, vehicles and intangible assets
such as know-how and intellectual property
rights.
Information
The protection of confidential DENSO’s business
information and trade secrets is vital for DENSO
business activity. We may create or become
aware of DENSO’s confidential information which
includes anything that DENSO would want to
protect from disclosure like strategic, technical,
technological and financial information about
DENSO operations, wages and salary information, business and marketing plans, customer
lists, documents, databases or drawings.
We shall not disclose any of DENSO’s confidential information to anyone outside DENSO except
with DENSO’s prior written approval and with the
protection of a confidentiality agreement. Even
within DENSO, only those with a need to know
should have access to such information.
We shall return all DENSO´s confidential information to DENSO upon termination of our employment relation. In case confidential information
being received in the framework of specific
projects for which we are required expressly not
to disclose such information within DENSO, we
shall keep such information in strict confidence
and not disclose it to any Associates other than
those involved in the project.
Health and Safety
DENSO is committed to providing a clean, safe
and healthy working environment for ourselves,
customers, suppliers and other visitors and to
prevent accidents and injuries in the work place.
We shall acknowledge and respect the safety
laws, and the policy, procedures and rules in our
respective working area.
IV. CONDUCT WITH THIRD PARTIES
All our business relations must be inspired by
integrity and loyalty, as well as based on fairness
and transparency.
Customers
DENSO aspires to fully meet the expectations of
the customers.
DENSO considers essential that its customers
are treated with professional integrity.
We should develop and maintain profitable and
lasting relationships with customers offering
quality, service and value supported by continuous innovation.
Any relationship between DENSO and its customers should not discriminate unfairly between
customers when dealing with them.
Suppliers
The suppliers system plays a fundamental role in
improving DENSO’s overall structural competitiveness and at the same time this Code guides
our decisions to do business with suppliers.
DENSO selects suppliers that offer the best
capabilities in terms of quality, innovation, costs
and service, guaranteeing the highest level of
customer satisfaction at all times and observe
this Code.
We are required to select suppliers solely in
accordance with appropriate, objective
methods, in addition to the quality, innovation,
costs and services offered by them.
We are also invited to establish and maintain
stable, transparent and cooperative relations
with suppliers.
Consultants, Business Partners,
Representatives and other Service Providers
Agreements by and between DENSO and
DENSO Connected Parties must clearly list the
actual services to be performed, the basis for
fees or the price, and all other terms and
conditions. All payments must be determined
and paid in relation to the actual services
provided. DENSO Connected Parties shall not
be permitted to act on behalf of DENSO unless
explicitly authorized to do so in writing by duly
empowered DENSO representatives.
We shall not request nor accept consultants,
business partners, representatives or other
service providers acting on our behalf to violate
laws, regulations or the Code.
25
Competitors
Child Labour
The relationship with competitors must be
managed in full respect of the relevant antitrust
applicable external laws and regulations, internal
DENSO policies, procedures and rules (See also
Antitrust and Fair Competition in Section II).
We shall not employ people younger than the
age laid down for starting work by the respective
legislation.
Trade Unions
Any relationship of DENSO with Trade Unions
and representatives or candidates thereof must
be inspired by transparency and fairness.
Public Authorities
DENSO will deal honestly and fairly with government representatives and agents, and comply
with the legitimate governmental requests and
processes. We must be truthful in dealing with
the government and may not provide false
or misleading information to any government
agent. We commit not to alter or destroy records
relevant to any governmental investigation (or
encourage anyone to).
Political Parties
The political contributions and activities area is
complex and highly regulated. Serious financial
penalties, negative publicity and criminal prosecution can result from violations of the laws in
this area.
Corporate Communication and Media
DENSO’s reputation for integrity is a priceless
asset and results from the efforts of all Associates. In all selling and advertising, DENSO
competes only in the merits of our products.
It is important that all information disclosed
outside DENSO – for example, to the public or
the media – is accurate, complete and consistent. Any press release, or other information
disclosed to the media must be approved in
advance.
V. SAFETY OF PRODUCTS AND
ENVIRONMENT
We are committed to develop and manufacture
safe products compliant with the relevant safety
legislation.
Therefore we will comply with all the relevant
applicable external laws and regulations,
internal DENSO policies, procedures and rules.
The violation of any of the above will constitute
a violation of this Code.
DENSO is committed to operate in a manner
that is consistent with environmental preservation. We respect the environment and we do our
utmost to minimize any adverse effects of our
activities on the environment.
Society
We shall operate our business activity as
environmentally responsible corporate citizens,
preventing pollution, ensuring compliance with
all environmental laws and obligations and
developing products and processes that are
ever more environmentally compatible.
We are strongly committed to behave in a
socially responsible manner, by respecting the
uncompromising values of a clean environment
and healthy and safe workplace, observing and
respecting the cultures and traditions of each
country in which we operate.
26
DENSO is also committed not to establish
working relationships with suppliers that employ
people younger than the age laid down for starting work by the respective legislation.
VI. VIOLATION OF THE CODE
OF CONDUCT
Violation of the Code
Any Violation of the Code (as defined here in
Section I) or allowing, directing or encouraging
another person to violate the Code, may lead,
amongst others, to disciplinary procedures and
application of relevant sanctions up to termination of the relationship between employer and
employee, in compliance with the applicable law
and collective agreements.
Reporting
DENSO strongly encourages DENSO Associates
as well as DENSO Connected Parties to report
any Violation.
Scope of the Reports
Unless otherwise set forth by the local legislation, the Reporter may report any potential, suspected or actual Violation, past or present, with
reasonable supporting information or elements,
in which a DENSO Associate, a Group Company
or DENSO Connected Parties are involved.
Type of Reporting
The Reports may be made in any of the
channels below:
The DENSO Hotline is an alternative multichannel reporting tool technically operated by
an independent, external provider that has been
engaged by DENSO as data processor through
a data processor agreement in order to provide
adequate protection to the data handled by
the service provider, which acts under the
instructions of DENSO.
The service provider receives the Reports then
transmit them to the EU Compliance Office
as described below in section 4 Report Case
Management Process of the Policy. The Hotline
is available 24/7 every day of the year and it is
managed by the EU Compliance Officer via the
Compliance Office.
In case the Reporter contacts the EU Compliance Office to report a Violation outside the
Hotline (e.g. verbally or by email), the EU Compliance Office will support and advise the Reporter,
including on how to report the Violation through
the DENSO Hotline.
LINK TO HOTLINE
TELEPHONE LINE
800-144-107
DENSO Associates may report a Violation in
accordance with each Group Company’s internal
regular reporting channel to the line manager or
the Relevant Function.
Finally, the DENSO EU Whistleblowing Policy
addresses the Reporting Principles and the
Report Case Management Process applicable
to all Reports.
b. DENSO Hotline
(i) DENSO Associates who are uncomfortable
with reporting the Violation through the regular
reporting (see above), (ii) DENSO Connected
Parties or (iii) any Reporter may report a Violation
directly to the Compliance Office via the DENSO
Hotline.
27
VII. IMPLEMENTATION AND REVIEW
It is our personal responsibility to understand
what the Code requires from us. As additional
guidance to DENSO Associates, DENSO may
provide training regarding the topics herein.
You may also receive more detailed guidance
in areas related to your job responsibilities.
The Company will monitor and assess these
areas to confirm our progress.
The Code may be revised from time to time to
reflect changes within or outside DENSO.
The original DENSO EU Code of Conduct is
written in English. The English language text
shall prevail in the event of a conflict between the
English version and this translated version.
In case of conflict between the content of the
DENSO EU Code of Conduct and other internal
DENSO policies, procedures and rules, this latter
content shall prevail.
In case of conflict between the content of the
DENSO EU Code of Conduct and the DENSO
EU Whistleblowing Policy, the content of the
DENSO EU Whistleblowing Policy shall prevail.
For any doubt concerning the interpretation
of this Code, please contact the EU Legal &
Compliance Function at [email protected].
28
Notes
29
30
Europe
DENSO EU Zásady pro Oznamovatele
DENSO EU Whistleblowing Policy
CP-HR-01-A2/00
Obsah
DEFINICE3
5. Střet zájmů
10
1.Úvod
6
6. Ochrana osoby podávající hlášení
10
2.Rozsah
6
6.1.Důvěrnost
10
3.Hlášení
6
6.2.Odvetná opatření
10
3.1.Základní principy
6
7.Práva osob, kterých se hlášení týkají,
a jejich data
11
8.Zpracování osobních informací na
horké lince a uchovávání informací
11
9.Různé
12
3.2.Rozsah hlášení 2
6
3.3.Typy hlášení
(DENSO Hotline)
7
7
4. Proces zpracování případů hlášení
8
4.1.Příjem hlášení
8
4.2.Předběžné vyhodnocení
8
4.3.Zpracování případu
8
4.4.Opatření
9
7
Contents
DEFINITIONS14
5. Conflict of interest
20
1.Introduction
16
6. Protection of the Reporter
20
2.Scope
16
6.1.Confidentiality
20
3.Reporting
16
6.2.Retaliation
20
3.1.Basic Principles
16
7.Rights of persons subject
of the Report and of data subjects
20
3.2.Scope of the Reports
16
3.3.Type of Reporting
a. Regular reporting
b.Hotline
17
17
17
4. Report Case Management process
17
4.1.Report collection
18
4.2.Preliminary assessment
18
4.3.Case management
18
4.4.Measures
19
8.Processing of personal information
in the Hotline and information retention 21
9.Miscellaneous
22
ZÁSADY PRO OZNAMOVATELE DENSO EU, CP-HR-01-A2/00, S účinností od 1.4.2015
3
DEFINICE
ŘEDITEL PRO COMPLIANCE EU
Pro účely tohoto Kodexu budou mít používané
termíny význam uvedený v těchto definicích:
pracovník řídí procesy a organizaci pro Compliance v
Vedoucí pracovník kanceláře pro Compliance EU. Tento
Evropě a je přímo a nezávisle podřízen generálnímu řediteli
pro EU.
ZAMĚSTNANCI DENSO
Tento ředitel je nezávisle a objektivně profesionálně
Všichni zaměstnanci společnosti DENSO na jakékoli úrovni,
vyškolen pro účely řízení horké linky (DENSO Hotline) a k
včetně, ale bez omezení na členy správní rady, představitele
tomu se vztahujících procesů (např. hlášení, vyhodnocování
nejvyššího vedení a manažery, kde je tento Kodex zaveden.
a vyšetřování).
DENSO, SPOLEČNOST SKUPINY nebo
Group Company (GC)
PRÁVNÍ ČÁST EU
Jakákoli společnost, která je součástí skupiny DENSO
Compliance.
Právní část oddělení DENSO EU pro právní záležitosti a
Corporation Group.
Jmenovitě, společnost skupiny je DENSO MANUFACTU-
EVROPSKÝ RÁMEC
RING CZECH s.r.o., registrovaná na Heyrovského 476,
Přestupky, které se – mimo jiné – týkají více než jedné
463 12, Liberec XXIII – Doubí, Česká republika, která je
GC nebo se týkají jednoho nebo více členů top manage-
správcem osobních údajů.
mentu (jako je generální ředitel nebo členové řídících nebo
výkonných výborů, členové správní rady nebo členové top
managementu podřízení generálnímu řediteli) nebo zname-
Dodavatelé, konzultanti, obchodní partneři, zástupci nebo
nají riziko značné škody (ať už finanční nebo na pověsti) a to
jiní poskytovatelé služeb (například zprostředkovatelé,
i dokonce pro jednu GC.
poradci, smluvní dodavatelé) společnosti DENSO.
DOBRÁ VÍRA
KANCELÁŘ PRO COMPLIANCE EU nebo EU CO
Rozumné přesvědčení o pravdivosti nahlášených incidentů;
Oddělení sekce DENSO EU pro právní záležitosti a
tj. fakt, že osoba provádějící hlášení rozumně věří, že
Compliance, které podporuje činnost ředitele pro
hlášené informace jsou pravdivé.
Compliance v EU.
HORKÁ LINKA (DENSO Hotline)
VÝBOR PRO COMPLIANCE EU
Horká linka (DENSO Hotline) společnosti DENSO.
Výbor pro Compliance EU tvoří:
–
generální ředitel EU,
MÍSTNÍ RÁMEC
–
ředitel úřadu EU,
Přestupky, jejichž rámec, dopad a následky jsou omezené
–
ředitel pro předpisy EU,
na GC a které nespadají pod evropský rámec.
–
nadřízení EU (případ od případu),
–prezidenti GC (pouze pokud je to nezbytné případ
od případu).
4
HLÁŠENÍ
Nahlášení přestupku provedené v dobré víře osobou
podávající hlášení.
RELEVANTNÍ ODDĚLENÍ
Místní oddělení lidských zdrojů a/nebo jakékoli jiné
kompetentní oddělení v GC.
OSOBA PODÁVAJÍCÍ HLÁŠENÍ
Osoba podávající hlášení – buď zaměstnanec společnosti
DENSO, strana vázaná na společnost DENSO nebo
jakákoli jiná třetí strana včetně zákazníků.
ODVETNÉ OPATŘENÍ
Jakákoli akce nebo hrozba akce poškozující osobu
podávající hlášení kvůli jejímu hlášení, včetně, ale bez
omezení na obtěžování, diskriminaci a pomstychtivé
chování ať už přímé nebo nepřímé, které jsou vůči osobě
podávající hlášení doporučovány, je jí jimi vyhrožováno
nebo jsou vůči ní prováděny.
PORUŠENÍ
Porušení série zásad uvedené v Kodexu a/nebo všech
relevantních příslušných externích zákonů a předpisů,
interních zásad, postupů a pravidel společnosti DENSO.
KODEX
Kodex chování DENSO EU.
5
1.Úvod
Whistleblowing Policy - Zásady pro oznamovatele společnosti DENSO EU – („Zásady“) byly
společností DENSO pečlivě připraveny, aby
umožnily oznamovatelům nahlásit porušení bez
strachu z odvetných opatření nebo jiných negativních dopadů.
Společnost DENSO rozhodně doporučuje
zaměstnancům společnosti DENSO, aby se
snažili „udělat správnou věc“ a nahlásili veškerá
porušení.
Tyto zásady jsou základním prvkem série
principů společnosti DENSO k dodržování všech
příslušných zákonů a předpisů a interních zásad,
postupů a pravidel společnosti DENSO.
Účelem dodržování externích zákonů a předpisů
a relevantních zásad, postupů a pravidel
společnosti DENSO je zajistit ochranu naší
společnosti a zaměstnanců před škodami,
právní odpovědností, rizikem pokut a sankcí.
Posilují bezúhonnost a transparentnost
umožněním zjištění a nahlášení praktik, které by
mohly poškodit naši obchodní činnost a dobrou
pověst.
Ochrana bezúhonnosti a dobré pověsti
společnosti DENSO vyžaduje aktivní podporu
všech zaměstnanců společnosti DENSO a všech
stran vázaných na společnost DENSO.
2.Rozsah
Tyto zásady platí pro všechny společnosti
skupiny v oblasti EU, zaměstnance společnosti
i strany vázané na společnost DENSO.
6
3.Hlášení
3.1.
Základní principy
Základní principy těchto zásad jsou:
–Odvetná opatření: nejsou nikdy přijatelná v
jakékoli formě;
–Ochrana osoby podávající hlášení: osoba
podávající hlášení je chráněna a její
totožnost musí být proto do nejvyšší
možné míry vedena důvěrně;
–Dobrá víra: hlášení činnosti porušující Kodex
musí být vždy založena na dobré víře bez
zákeřného úmyslu nebo snahy o osobní
prospěch;
–Respekt: po celou dobu a ve všech stádiích
musí být respektována základní práva a
důstojnost osoby, na kterou bylo podáno
hlášení o porušení zásad.
–Anonymita: společnost DENSO výjimečně
přijímá anonymní hlášení. Ovšem k zajištění
maximální transparentnosti hlášení a
zpracování případů společnost DENSO
doporučuje, aby hlášení nebyla podávána
anonymně.
–Důvěrnost: se všemi informacemi (včetně
hlášení) bude všemi stranami účastnícími
se procesu řízení případu zacházeno jako s
důvěrnými;
–Ochrana dat: osobní údaje budou zpracovány v souladu s příslušnými zákony na
ochranu osobních údajů.
3.2.
Rozsah hlášení
Pokud to není stanoveno místní legislativou
jinak, může osoba podávající hlášení nahlásit
jakékoli možné nebo skutečné porušení nebo
podezření na ně, ať už minulé nebo současné, s
přiměřenými podpůrnými informacemi nebo prvky, na kterém se podílí zaměstnanec společnosti
DENSO, společnost skupiny nebo strany vázané
na společnost DENSO.
3.3.
Typy hlášení
Hlášení mohou být provedena jakýmikoli níže
uvedenými kanály:
Zaměstnanci společnosti DENSO mohou nahlásit porušení v souladu s běžnými interními kanály
pro hlášení každé společnosti skupiny přímému
nadřízenému nebo příslušnému oddělení.
(DENSO Hotline)
(i) Zaměstnanci společnosti DENSO, kterým
nevyhovuje provést běžné nahlášení porušení
(viz výše), (ii) strany vázané na společnost
DENSO nebo (iii) jakákoli osoba provádějící
hlášení mohou nahlášení provést přímo kanceláři
pro Compliance přes horkou linku společnosti
Horká linka (DENSO Hotline) je nástroj k
hlášení s několika kanály, který je provozovaný
nezávislým externím provozovatelem, který byl
společností DENSO najat na zpracování dat na
základě smlouvy o zpracování dat, aby zajistil
odpovídající ochranu dat zpracovávaných poskytovatelem služeb, který jedná na základě pokynů
společnosti DENSO. Tento provozovatel obdrží
hlášení a pak je zašle kanceláři pro Compliance
EU, tak jak je to popsáno níže v části 4 těchto
zásad: Proces zpracování případů hlášení. Horká
linka (DENSO Hotline) je k dispozici 24 hodin
denně, 7 dní v týdnu po celý rok a je řízena
ředitelem pro Compliance EU prostřednictvím
kanceláře pro Compliance.
Pokud se osoba provádějící hlášení obrátí na
kancelář pro Compliance EU, aby nahlásila
porušení mimo horkou linku (DENSO Hotline)
(např. verbálně nebo emailem), kancelář pro
Compliance EU poskytne osobě provádějící
hlášení podporu a rady, včetně toho, jak toto
porušení nahlásit na horkou linku společnosti
ODKAZ NA HORKOU LINKU (DENSO Hotline)
TELEFONNÍ ČÍSLO
800-144-107
4. Proces zpracování případů hlášení
Po podání hlášení (ať už přes horkou linku (DENSO Hotline) nebo jako běžné hlášení, tak jak je to
popsáno v části 3.3 těchto Zásad: Typy hlášení,
když je o tomto hlášení vyrozuměna kancelář pro
Compliance přes horkou linku) (DENSO Hotline)
proběhne proces zpracování případů hlášení, tak
jak je zde popsán (viz vyobrazení 1).
Proces zpracování případů hlášení má
následující fáze:
1. Příjem hlášení
2. Předběžné vyhodnocení
3. Zpracování případu
4.Opatření
EU CO zodpovídá za monitorování celého
procesu zpracování případů hlášení.
Vyobrazení 1: Proces zpracování případů hlášení
(viz příloha 1)
Příjem
hlášení
Předběžné
vyhodnocení
Zpracování
případu
Opatření
7
4.1.
Příjem hlášení
4.2.
Kancelář pro Compliance EU obdrží/přijímá
všechna hlášení přes horkou linku (DENSO
Hotline).
V případě běžného hlášení, tak jak je popsáno
v části 3.3 a., příslušné oddělení musí o hlášení
vyrozumět kancelář pro Compliance do 3
pracovních dní od jeho obdržení.
Přímý nadřízený osoby podávající hlášení, který
by běžně vyrozuměl příslušné oddělení, také
může vyrozumět o hlášení kancelář pro
Compliance prostřednictvím horké linky (DENSO
Hotline) do 3 pracovních dní od jeho obdržení.
Ani příslušné oddělení ani přímý nadřízený,
který nejdříve přijal dané hlášení, nesmí o
existenci tohoto hlášení (nebo tohoto porušení
zásad) vyrozumět jakoukoli osobu, včetně té,
které se hlášení týká, pokud k tomu nebudou
zplnomocněni kanceláří pro Compliance EU v
rámci povoleném platnými zákony.
Kancelář pro Compliance EU zpracuje hlášení v
souladu s níže popsanými kroky.
Předběžné vyhodnocení
Po obdržení hlášení kancelář pro Compliance
vyhodnotí hlášení a potenciální porušení Kodexu
a rozhodne, zda hlášený případ spadá do místního nebo evropského rámce. V případě nutnosti
se tato kancelář pro Compliance může obrátit na
osobu podávající hlášení s žádostí o informace,
které jí umožní dokončit stádium předběžného
vyhodnocení.
4.3. Zpracování případu
MÍSTNÍ RÁMEC
V případě, že hlášení bylo vyhodnoceno jako
spadající do místního rámce, za zpracování
hlášení a všechny příslušné aktivity zodpovídá
GC s podporou EU CO.
EVROPSKÝ RÁMEC
V případě, že hlášení bylo vyhodnoceno jako
spadající do evropského rámce, za zpracování
hlášení a všechny příslušné aktivity zodpovídá
EU CO s podporou GC a na základě konzultací s
výborem pro Compliance EU.
1. Zaměstnanci
2. Strany vázané na společnost DENSO
3. Ostatní
ZAMĚSTNANEC
BĚŽNÁ HLÁŠENÍ
NADŘÍZENÝ
PROCES ZPRACOVÁNÍ
HLÁŠENÍ – PŘÍJEM
8
MÍSTNÍ HR ODDĚLENÍ
LIDSKÝCH ZDROJŮ
HORKÁ LINKA
SPOLEČNOSTI DENSO
(DENSO Hotline)
KANCELÁŘ PRO
COMPLIANCE EU
– Předběžné vyhodnocení
– Zpracování případu
– Opatření
4.3.1Vyšetřování
MÍSTNÍ RÁMEC
Pokud je pro zpracování případu třeba provést vyšetřování, zajistí to buď přímo GC nebo
bude provedeno se zapojením místního vedení
společnosti DENSO a konkrétně s personálem
příslušných oddělení (tj. právní oddělení, lidské
zdroje, finance) v závislosti na tom, na jaká
oddělení se vztahuje problematika hlášení. Při
vyšetřování zajistí podporu EU CO. Společnost
DENSO může o hlášení informovat osobu, které
se toto hlášení týká, nebo externí odborníky,
poradce nebo auditorské firmy, v závislosti na
problematice hlášení, pokud je při vyšetřování
potřebná jejich pomoc. Informace zjištěné z
hlášení mohou být také poskytnuty orgánům
činným v trestním řízení a vládním úřadům, tak
jak je to nezbytné ke splnění právních požadavků
nebo v průběhu soudního jednání.
Počet osob zapojených do jakéhokoli
vyšetřování bude omezen tak, aby mohly provést
plné a kompletní vyšetřování. Tyto osoby se mohou nacházet v zemi společnosti DENSO nebo
v jiných zemích, kde má společnost skupiny
DENSO pobočky. Některé tyto země mohou být
považovány za země, které neposkytují stejnou
úroveň ochrany, jako je úroveň ochrany v zemi
DENSO. Aby mohla být poskytnuta odpovídající
ochrana přenášených osobních dat, společnost
DENSO podnikne kroky a přijme opatření
vyžadované příslušnými zákony na ochranu dat.
Od osob podávajících hlášení se očekává, že
zajistí podporu rychlého a důkladného
vyšetřování hlášení v rámci těchto zásad tím,
že budou spolupracovat na prováděných
vyšetřováních nebo auditech.
4.4.Opatření
EVROPSKÝ RÁMEC
MÍSTNÍ RÁMEC
Pokud je pro zpracování případu třeba provést
vyšetřování, zajistí to buď přímo EU CO nebo
bude provedeno se zapojením osobního nebo
příslušného oddělení (např. interní audit) nebo
externích odborníků, poradců nebo auditorských
firem, v závislosti na problematice hlášení,
pokud je jejich pomoc při vyšetřování potřebná.
Informace zjištěné z hlášení mohou být také
poskytnuty orgánům činným v trestním řízení
a vládním úřadům, tak jak je to nezbytné ke
splnění právních požadavků nebo v průběhu
soudního jednání.
GC zodpovídá za stanovení nápravných opatření
a protiopatření k řešení problematiky hlášení a to
s podporou EU CO.
K identifikaci a stanovení příslušných disciplinárních opatření (pokud budou nutná) bude
GC podporována právním oddělením EU.
EVROPSKÝ RÁMEC
EU CO na základě konzultací s výborem pro
Compliance EU zodpovídá za určení nápravných
opatření a protiopatření k řešení problematiky
hlášení a to s podporou GC.
K identifikaci a určení příslušných disciplinárních
opatření (pokud budou nutná) EU CO na základě
konzultací s výborem pro Compliance EU a GC
bude podporována právním oddělením EU.
Sankce budou realizovány GC.
9
5. Střet zájmů
6.2.
Pokud bude ředitel pro Compliance EU nebo
člen kanceláře pro Compliance příliš blízce
napojen nebo bude začínat být napojen na
osobu podávající hlášení nebo osobu, které se
hlášení týká, celý proces bude řízen takovým
způsobem, aby tento rozpor neovlivňoval objektivitu a transparentnost procesu zpracování
případu hlášení.
Každý zaměstnanec společnosti DENSO, který
podá hlášení, musí být chráněn proti jakýmkoli
odvetným opatřením.
6. Ochrana osoby podávající hlášení
6.1.Důvěrnost
Osoba podávající hlášení je požádána, aby v
době podání hlášení uvedla své osobní údaje.
Ochrana osoby podávající hlášení bude zajištěna
především na základě toho, že s totožností této
osoby se bude zacházet jako s důvěrnou: tyto
osobní údaje budou chráněny a nebudou poskytnuty žádné třetí straně, která nemá k tomuto
procesu vztah, ani nebudou šířeny v rámci
společnosti DENSO.
Hlášení bude zpracovávat pouze omezený počet
lidí a informace budou poskytnuty pouze těm,
kteří je budou potřebovat znát v závislosti na
problematice hlášení. Tyto osoby jsou vázány
konkrétním požadavkem zachování důvěrnosti.
Dále nesmí být odhaleno jméno osoby podávající
hlášení, pokud tato osoba osobně odhalení své
totožnosti neschválí nebo pokud existuje zákonný nebo právní požadavek, který toto odhalení
vyžaduje (např. v průběhu následného soudního
jednání). V takovém případě společnost DENSO
vyrozumí osobu podávající hlášení před tím, než
odhalí její totožnost, pokud to příslušné zákony
povolují.
10
Odvetná opatření
Jakékoli odvetné opatření přijaté členem
společnosti proti osobě podávající hlášení
je zakázané a samo o sobě je považováno
za porušení. V příslušných případech budou
přijata disciplinární opatření, tak jak to umožňují
příslušné zákony.
Pokud se zaměstnanec společnosti DENSO
domnívá, že se stal obětí odvetného opatření za
hlášení nebo má dobrý důvod věřit nebo se obávat, že bude vystaven riziku odvetného opatření
na základě svého hlášení, má právo zapojit úřad
pro Compliance EU přes horkou linku (DENSO
Hotline) a vyžádat přijetí ochranných opatření.
Kancelář pro Compliance EU vyhodnotí okolnosti
případu, který jí byl předán, a může doporučit
dočasná a/nebo stálá nezbytná opatření k
zajištění přiměřené ochrany zaměstnance
společnosti DENSO. Zaměstnanec společnosti
DENSO bude neprodleně písemně vyrozuměn o
výsledku tohoto postupu.
Ovšem proti zaměstnanci společnosti DENSO,
který podá hlášení ve zlém úmyslu, mohou být
přijata disciplinární opatření a může být i trestně
stíhán, tak jak to umožňují příslušné zákony.
Naopak, pokud zaměstnanec společnosti
DENSO podá v dobré víře hlášení, tak i pokud
se později prokáže, že fakta byla nepřesná a nebudou proto přijata žádná opatření, vůči tomuto
zaměstnanci nebudou přijata žádná disciplinární
opatření.
7.Práva osob, kterých se hlášení
týkají, a jejich data
8.Zpracování osobních informací na
horké lince a uchovávání informací
Osoby, kterých se hlášení týká, budou o jeho
přijetí vyrozuměny kanceláří pro Compliance
EU (přímo nebo prostřednictvím příslušného
oddělení). Pokud je ovšem třeba přijmout
opatření k uchování materiálů pro důkazní účely,
tyto osoby budou vyrozuměny až po přijetí
příslušných opatření.
Vzhledem k tomu, že hlášení a postupy zpracování případů hlášení se týkají práce s osobními
daty, tato data musí být zpracovávána v souladu
s principy a pravidly stanovenými v příslušných
předpisech pro ochranu soukromí a s relevantními zásadami, postupy a pravidly vydanými v
tomto oboru.
Osoba, které se hlášení týká, může požádat, aby
mohla být ohledně hlášení vyslechnuta kanceláří
pro Compliance EU.
Data pořízená a zpracovaná přes horkou linku
(DENSO Hotline) budou omezena pouze na data
výhradně a objektivně nutná k ověření hlášení a
provedení vyšetřování porušení, k přijetí opatření
k zabránění těmto porušením v budoucnosti a k
přijetí disciplinárních opatření, která jsou nezbytná a povolená příslušnými zákony.
Hlášení budou vedena samostatně a nezávisle
na ostatních osobních datech zaměstnanců
společnosti DENSO.
V souladu s příslušnými zákony na ochranu
dat, osoby, kterých se data týkají (např. jakákoli
osoba, jejíž osobní data jsou zpracována přes
horkou linku (DENSO Hotline), včetně osob
zapojených do procesu zpracování případu
zprávy, tak jak jsou uvedeny v části 4 Proces
zpracování případu zprávy těchto Zásad, osoby,
které toto hlášení podávají, a osoby, kterých se
toto hlášení týká), mohou mít právo přístupu
k datům, která se k nim vztahují a která jsou
uložena přes horkou linku (DENSO Hotline),
mohou si vyžádat, aby jejich data byla opravena,
vymazána nebo zablokována nebo na základě
legitimních důvodů mohou podat námitku
proti jejich zpracování. K realizaci těchto práv a
získání přístupu ke svým datům mohou osoby,
kterých se tato data týkají, kdykoli kontaktovat
kancelář pro Compliance prostřednictvím horké
linky (DENSO Hotline). Podle příslušných zákonů
může být prosazování práv na ochranu soukromí
vymazáno, pokud by se tím ohrozilo vyšetřování
nebo průběh právního jednání.
Následující kategorie dat mohou být pořizovány,
zpracovávány a používány ve spojitosti s horkou
linkou (DENSO Hotline):
a)totožnost, funkce a kontaktní informace
osoby podávající hlášení;
b)totožnost, funkce a kontaktní informace
osob, kterých se hlášení týká;
c)totožnost, funkce a kontaktní informace
osob, které jsou zapojeny do skutkové
podstaty hlášení;
d)fakta, která jsou relevantní pro hlášená
porušení, která musí být nahlášena co
možná nejobjektivnějším způsobem;
e)informace pořízené ve spojitosti s
vyšetřováním porušení;
f)informace vztahující se k vyšetřování hlášení;
a
g) následky hlášení.
11
Osobní data, která se k hlášení nevztahují nebo
pro něj nejsou relevantní, budou okamžitě vymazána. Osobní data vztahující se k vyšetřování budou vymazána do 2 (dvou) měsíců od skončení
vyšetřování, pokud nezačala disciplinární
opatření nebo soudní jednání. Pokud na základě
vyšetřování hlášení začala disciplinární opatření
nebo soudní jednání, data vztahující se k hlášení
budou uchována, dokud tato jednání nebudou
ukončena a dokud neuběhne časové období pro
podání odvolání. Když budou data vztahující se
k hlášení uchována na základě výše uvedených
důvodů, budou přijata odpovídající opatření, aby
bylo možno zajistit důvěrnost a bezpečnost dat.
9.Různé
Ředitel pro Compliance EU musí být předem
konzultován v případě přijetí nebo úpravy
jakéhokoli interního ustanovení vztahujícího
se k internímu běžnému hlášení v každé GC.
Původní Denso Whistleblowing Policy – Zásady
pro oznamovatele společnosti DENSO EU jsou
napsány v anglické verzi. V případě rozporu mezi
anglickou verzí a jejím překladem bude rozhodovat anglická verze.
V případě rozporu mezi obsahem těchto Zásad
a Kodexu chování společnosti DENSO EU bude
rozhodovat obsah těchto Zásad.
Pokud se jakákoli část nebo formulace těchto
Zásad odchyluje od příslušné legislativy, pak
ostatní části těchto Zásad, které jsou v souladu
s příslušnými zákony, zůstávají v plné platnosti
a účinnosti. Část nebo formulace, které neodpovídají platné legislativě, budou vymazány a
budou nahrazeny částí nebo formulacemi, které
odpovídají místní legislativě a budou co možná
nejvěrněji dodržovat původní úmysl části nebo
formulace, které místní legislativu porušovaly.
12
V případě jakýchkoli pochyb týkajících se výkladu těchto Zásad se prosím obraťte na kancelář
pro právní záležitosti a Compliance v EU na
[email protected].
PROCES ZPRACOVÁNÍ PŘÍPADU
PŘÍJEM
HLÁŠENÍ
PŘEDBĚŽNÉ
VYHODNOCENÍ
ZPRACOVÁNÍ PŘÍPADU
PROTIOPATŘENÍ
OPATŘENÍ
DISCIPLINÁRNÍ OPATŘENÍ
ROZSAH
ZODPOVĚDNOST
PODPORA
VYŠETŘOVÁNÍ
ZODPOVĚDNOST
PODPORA
VYŠETŘOVÁNÍ
PODPORA
MÍSTNÍ
DENSO
EU CO
DENSO + k
tomuto účelu
ustanovené
funkce
DENSO
EU CO
DENSO
PRÁVNÍ
ODDĚLENÍ
EVROPSKÝ
Výbor pro
Compliance EU
CO/EU
DENSO
EU CO + k
tomuto účelu
ustanovené
funkce
Výbor pro
Compliance EU
CO/EU
DENSO
Výbor pro
Compliance EU
CO/EU + DENSO
PRÁVNÍ
ODDĚLENÍ
Příloha 1
13
DEFINITIONS
EU COMPLIANCE OFFICER
For the purpose of this Policy, the definitions
below will have the meaning herein:
Office. The EU Compliance Officer manages the
The EU Compliance Officer, who chairs the Compliance
Compliance processes and organisation in Europe,
reporting directly and independently to the EU CEO.
DENSO ASSOCIATES
He/She is an independent and objective professional
All DENSO employees, of any level whatsoever including,
trained for the purpose of managing the Hotline and
but not limited to, directors, executives and managers
the related processes (e.g. reporting, assessments and
where this Code is implemented.
investigations).
DENSO, GROUP COMPANY or GC
EU LEGAL
Any company belonging to the DENSO Corporation Group
The Legal section of DENSO EU Legal & Compliance
Namely, the Group Company is DENSO MANUFACTURING
Function.
CZECH s.r.o., registered at Heyrovského 476, 463 12, Liberec XXIII – Doubí, Czech Republic, acting as data controller.
EUROPEAN SCOPE
GC, or involve one of more of the top management (such
Violations that, amongst others, involve more than one
The suppliers, consultants, business partners, representa-
as CEO or member of the steering/executive committees,
tives or any other service providers (e.g. agents, advisors,
members of the board of directors, or top managers repor-
contractors, etc.) of DENSO.
ting to the CEO) or imply the risk of considerable – either
financial or reputational – damage, even for one single GC
EU COMPLIANCE OFFICE or EU CO
The EU Compliance Compliance section of DENSO EU
GOOD FAITH
Legal & Compliance Function that supports the
The reasonable belief in the veracity of the reported inci-
EU Compliance Officer in his/her activities.
dents, i.e. the fact that the Reporter reasonably believes the
EU COMPLIANCE COMMITTEE
transmitted information to be true.
14
The EU Compliance Committee is composed as follows:
HOTLINE
–
The EU CEO,
Is the DENSO Hotline.
–
The EU Corporate Head,
–
The EU Compliance Officer,
–
The EU Supervisors (case by case),
–
The GC Presidents (only if necessary case by case).
LOCAL SCOPE
Violations whose scope, effects and consequences are
limited to the GC, and which do not fall under the European
Scope.
REPORT
The report of a Violation made in Good Faith by the
Reporter.
RELEVANT FUNCTION
The local HR function and/or any other competent function
in the GC.
REPORTER
The person filing a Report, either DENSO Associates, a
DENSO Connected Party or any other third party including
customers.
RETALIATION
Any action or threat of action which is detrimental to the
Reporter because of his/her Report, including, but not
limited to, harassment, discrimination and acts of vindictiveness, direct or indirect, that are recommended, threatened
or taken against the Reporter.
VIOLATION
A violation of the principles set in the Code and/or all the
relevant applicable external laws and regulations, internal
DENSO policies, procedures and rules, to the maximum
extent allowed by applicable laws.
CODE
The DENSO EU Code of Conduct.
DENSO EU Whistleblowing Policy, CP-HR-01-A2/00, Effective from 1.04.2015
15
1.Introduction
This DENSO EU Whistleblowing Policy (“Policy”)
was carefully designed by DENSO to facilitate
Reporters reporting Violations, without fear of
Retaliation or other adverse consequences.
DENSO strongly recommends to DENSO
Associates to have the desire to “do the right
thing” and report any Violation.
The Policy is a fundamental element for the
DENSO compliance with the principles set in the
Code and with all the relevant applicable external
laws and regulations, internal DENSO policies,
procedures and rules.
It is aimed at protecting DENSO and DENSO
Associates from damages, liabilities, risks of
fines and sanctions.
It enhances integrity and transparency by
facilitating the identification and the reporting of
practices that might damage our business and
reputation.
Protecting DENSO integrity and reputation
requires the active support of all DENSO
Associates and DENSO Connected Parties.
2.Scope
This Policy shall apply to all Group Companies
in the EU Region, DENSO Associates as well as
DENSO Connected Parties.
16
3.Reporting
3.1.
Basic Principles
The basic principles of this Policy are as follows:
–Retaliation: it is never acceptable in any form
whatsoever;
–Protection of the Reporter: the Reporter is
protected and his/her identity must insofar
as possible remain confidential;
–Good Faith: Reports must always be
motivated by a Good Faith allegation of
wrongdoing without malicious intent or
personal gain;
–Respect: the basic rights and dignity of any
person implicated by the reported Violations
must be respected at all times and stages.
–Anonymity: DENSO admits as an exception
anonymous Reports. However, in order
to ensure maximum transparency of the
Reports and the case management, DENSO
strongly encourages non-anonymous
Reports.
–Confidentiality: all information, included the
Reports, will be treated as confidential by
the parties involved in the case management
process;
–Data Protection: personal data will be
processed in compliance with the applicable
data protection laws.
3.2.
Scope of the Reports
Unless otherwise set forth by the local legislation, the Reporter may report any potential, suspected or actual Violation, past or present, with
reasonable supporting information or elements,
in which a DENSO Associate, a Group Company
or DENSO Connected Parties are involved.
3.3.
Type of Reporting
The Reports may be made in any of the
channels below:
DENSO Associates may report a Violation in
accordance with each Group Company’s internal
regular reporting channel to the line manager or
the Relevant Function.
b. DENSO Hotline
(i) DENSO Associates who are uncomfortable
with reporting the Violation through the regular
reporting (see above), (ii) DENSO Connected
Parties or (iii) any Reporter may report a Violation
directly to the Compliance Office via the DENSO
Hotline.
The DENSO Hotline is an alternative multichannel reporting tool technically operated by an
independent, external provider that has been
engaged by DENSO as data processor through
a data processor agreement in order to provide
adequate protection to the data handled by the
service provider, which acts under the instructions of DENSO. The service provider receives the
Reports then transmit them to the EU Compliance Office as described below in section 4 Report
Case Management Process of the Policy. The
Hotline is available 24/7 every day of the year
and it is managed by the EU Compliance Officer
via the Compliance Office.
In case the Reporter contacts the EU Compliance Office to report a Violation outside the
Hotline (e.g. verbally or by email), the EU Compliance Office will support and advise the Reporter,
including on how to report the Violation through
the DENSO Hotline.
LINK TO HOTLINE
TELEPHONE LINE
800-144-107
4.Report Case Management
Process
Once a Report is made (either via the Hotline
or as a Regular Report as described above in
section 3.3 Type of Reporting of the Policy when
such Report is notified to the Compliance Office
via the Hotline) the Report case management
process described herein (see Picture 1) will be
applicable.
The Report Case Management Process entails
the following phases:
1. Report Collection
2. Preliminary Assessment
3. Case Management
4.Measures
The EU CO is responsible for monitoring the
whole Report Case Management process.
Picture 1, Report Case Management Process
phases, see attachment 1
Report
Collection
Preliminary
Assessment
Case
Management
Measures
17
4.1.
Report collection
4.2.
The EU Compliance Office receives/collects all
the Reports via the Hotline.
In case of Regular Reporting as described in
section 3.3 a., the Relevant Function shall notify
the Report to the EU Compliance Office via the
Hotline within 3 working days from its receipt.
The line manager of the Reporter, who would
normally notify to the Relevant Function, will also
possibly notify the Report to the EU Compliance
Office via the DENSO Hotline to the Compliance
Office within 3 working days from its receipt.
Both, the Relevant Function or the line manager
which received the Report at first, shall not disclose the existence of the Report (or the Violation) to any person, including the subject of the
Report, unless authorized by the EU Compliance
Office, to the extent allowed by applicable laws.
The EU Compliance Office will process the
Reports in accordance with the steps described
below.
Preliminary assessment
When receiving a Report, the EU Compliance
Office will assess the Report, the potential
Violation of the Code and will determine if the
case indicated in the Report has Local Scope
or European Scope including, as the case may
be, by contacting the Reporter in order to gather
information to enable the EU Compliance Office
to complete the preliminary assessment stage.
4.3.
Case management
LOCAL SCOPE
In the case that the Report has been assessed
being of Local Scope, the responsible body for
the management of the Report and all related
activities is the GC, with the support of the EU
CO.
EUROPEAN SCOPE
In the case that the Report has been assessed
being of European Scope, the responsible body
for the management of the Report and all related
activities is the EU CO, with the support of the
GC and in consultation with the EU Compliance
Committee.
1. Associates
2. D
ENSO Connected Parties
3. Others
associate
regular
reporting
supervisor
DENSO HOTLINE
local HR
Violation Report Process – Collection
18
eu compliance
center
– Preliminary Assessement
– Case Management
– Measure
4.3.1Investigations
LOCAL SCOPE
If investigation activities are necessary to manage the case, they will be performed by the
GC either directly or with the involvement of the
DENSO’S local management and in particular
the personnel of the relevant departments (i.e.
legal, HR, finance) depending on the subject
matter of the Report pertinent functions and with
the support of EU CO. DENSO may share the
Report with the person subject of the Report, or
external experts, advisors or audit firms, depending on the subject matter of the Report if their
assistance is necessary for the investigation.
The information collected through the Report
may also be disclosed to law enforcement or
government authorities as necessary to comply
with legal requirements or in the course of a legal
action.
The number of individuals involved in any investigation will be limited to the extent consistent
with a full and complete investigation. These
individuals may be located in the country of
DENSO or in other countries where DENSO
Corporation Group has an affiliate. Some of
those countries may be considered as countries
which do not provide for an equivalent level
of protection as the level provided in DENSO
country. In order to provide adequate protection
for the personal data transferred, DENSO takes
the measures and precautions provided by
applicable data protection laws.
To support a prompt and thorough investigation
of the Reports under the Policy, Reporters are
expected to cooperate in investigations or audits
undertaken to investigate.
4.4.Measures
LOCAL SCOPE
EUROPEAN SCOPE
If investigation activities are necessary to manage the case, they will be performed by the
EU CO either directly or with the involvement of
the personnel of the relevant departments (e.g.
Internal Audit) depending on the subject matter
of the Report, or external experts, advisors or
audit firms, depending on the subject matter of
the Report if their assistance is necessary for the
investigation. The information collected through
the Report may also be disclosed to law
enforcement or government authorities as
necessary to comply with legal requirements
or in the course of a legal action.
The GC is responsible for determining corrective
actions and countermeasures to address the
Report, with the support of the EU CO.
For the identification and determination of the
applicable disciplinary sanctions (if any), the GC
shall be supported by EU Legal.
EUROPEAN SCOPE
The EU CO, in consultation with the EU Compliance Committee, is responsible for determining
corrective actions and countermeasures to address the Report, with the support of the GC.
For the identification and determination of the
applicable disciplinary sanctions (if any), the EU
CO, in consultation with the EU Compliance
Committee and the GC shall be supported by
EU Legal.
The sanctions shall be executed by the GC.
19
5. CONFLICT OF INTEREST
6.2.Retaliation
If the EU Compliance Officer or a member of the
Compliance Office are or become too closely
connected to either the Reporter or the
subject of the Report the entire process will
be managed in a way that the conflict will not
affect the objectiveness and transparency
Report Case Management Process.
Any DENSO Associate who submits a
Report, shall be protected against any acts
of Retaliation.
6. Protection of the Reporter
6.1.Confidentiality
The Reporter is asked to submit his/her personal
details at the time of the Report. The protection
of the Reporter shall be guaranteed first of all
by the fact that the Reporter’s identity will be
treated in confidence: these personal details
will be safeguarded and will not be disclosed
to any third parties unrelated to the process or
disseminated within DENSO. A limited number
of persons shall process the Report, on a need
to know basis depending on the subject matter
of the Report. These persons are subject to a
specific duty of confidentiality.
Furthermore, the Reporter’s name will not be
revealed, unless the Reporter personally authorizes the disclosure of his/her identity or there is a
statutory or legal requirement that requires said
disclosure (e.g. in the course of subsequent judicial proceedings). In such a case, DENSO shall
notify the Reporter before revealing the Reporter’s identity, if allowed by applicable laws.
Any form of Retaliation undertaken by a staff
member against a Reporter is prohibited and
considered in itself to be a Violation and in
appropriate cases, disciplinary measures shall
be taken.
Where DENSO Associates consider that they
have been the victim of Retaliation for reporting
or have good reason to believe or fear that they
are exposed to a Retaliation risk resulting from
their Report, they shall be entitled to involve the
EU Compliance Office via the Hotline and request that protective measures be adopted.
The EU Compliance Office shall assess the
circumstances of the case referred to it and may
recommend that temporary and/or permanent
necessary measures to provide reasonable protections to the DENSO Associate. The DENSO
Associate shall be informed promptly in writing
of the results of this procedure.
7.Rights of persons subject of
the Report and of data subjects
The person subject of the Report will be informed about the receipt of said Report by the EU
Compliance Office (directly or via the Relevant
Function) if practically possible and not detrimental for the process.
The person subject may ask to be heard on the
Report by the EU Compliance Office.
20
In accordance with applicable data protection
laws, data subjects (e.g. any person whose personal data are processed through the Hotline,
including those persons involved in the Report
case management process, as listed above in
section 4 Report Case Management Process
of the Policy, Reporters themselves and the
person subject to the report) may have a right of
access to the data relating to him/her and stored
through the Hotline, request that his/her data be
rectified, deleted or blocked, or, on legitimate
grounds, object to the processing.
In order to exercise such rights and obtain
access to his/her data, the data subject may
contact the EU Compliance Office, via the
Hotline at any time. According to applicable
laws, enforcement of privacy rights may be
deleted if this would jeopardize the investigations
or the course of legal proceedings.
8.Processing of personal
information in the Hotline
and information retention
Since the Reports and the Report case
management procedures will involve dealing
with personal data, such data shall be managed
in compliance with the principles and rules
provided for in the privacy regulations applicable
and the relevant policies, procedures and rules
issued by DENSO in such field.
The data collected and processed through the
Hotline will be limited to the data strictly and
objectively necessary to verify the Reports and
carry out investigations on the Violation, to take
steps to prevent such Violation in the future and
to take any disciplinary actions as necessary and
allowed by applicable laws.
The Report will be kept separate from any other
personal data of DENSO Associates.
The following categories of data may be
collected, processed and used in connection
with the Hotline:
a)identity, functions and contact details
of the Reporter;
b)identity, functions and contact details
of the persons subject of the Report;
c)identity, functions and contact details
of the persons involved in the facts subject
matter of the Report;
d)facts relevant to the reported Violation,
which must be reported in the most
objective manner;
e)information collected in connection
with the investigation of the Violation;
f)information relating to the investigation
of a Report; and
g) consequences of the Report.
Personal data not relating or relevant to a
Report will be immediately deleted. Personal
data relating to the investigation of a Report will
be deleted within two months after the end of
the investigation, unless disciplinary measures
or legal proceedings have started. If disciplinary
measures or legal proceedings have started as
a result of the investigation into a Report, data
relating to the Report will be retained until the
proceedings have been completed and any
period for appeal has been lapsed. When data
relating to a Report are retained as per the
above, adequate measures will be implemented
in order to protect confidentiality and security of
the data.
21
9.Miscellaneous
The EU Compliance Officer shall be consulted in
advance in the event of the adoption or amendment of any internal provision related to the
internal regular reporting in each GC.
The original DENSO EU Whistleblowing Policy
is written in English. The English language text
shall prevail in the event of a conflict between the
English version and this translated version.
In case of conflict between the content of this
Policy and the content of the EU DENSO Code
of Conduct, the content of this Policy shall
prevail.
Should any section or language of the Policy
deviate from applicable legislation, then the
other sections of the Policy that comply with
applicable laws will remain in full force and effect.
The non-compliant section or language shall
be deleted and will be replaced by a section
or language that does comply with local legislation, and shall adhere to the original intent of
the breaching section or language as closely as
possible.
For any doubt concerning the interpretation
of this Policy, please contact the EU Legal &
Compliance Function at [email protected].
22
CASE MANAGEMENT PROCESS
REPORT
COLLECTION
PRELIMINARY
ASSESSMENT
CASE MANAGEMENT
COUNTER MEASURES
MEASURES
DISCIPLINARY MEASURES
SCOPE
RESPONSIBILITY
SUPPORT
INVESTIGATION
RESPONSIBILITY
SUPPORT
RESPONSIBILITY
SUPPORT
LOCAL
DENSO
EU CO
DENSO +
Ad Hoc
Functions
GC
EU CO
GC
EU LEGAL
EUROPEAN
EU CO/EU
Compliance
Committee
DENSO
EU CO +
Ad Hoc
Functions
EU CO/EU
Compliance
Committee
DENSO
EU CO/EU
Compliance
Committee +
GC
EU LEGAL
Attachment 1
23
Oznámení o ochraně soukromí při používání
Oznamovacího systému DENSO
Toto oznámení o ochraně soukromí („Oznámení o ochraně
2. ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
soukromí“) popisuje, jak DENSO MANUFACTURING
Osobní údaje budou zpracovány pro níže uvedené účely:
CZECH s.r.o., registrovaná na Heyrovského 476, 463 12,
(i) správná aplikace a ověření dodržování Kodexu;
Liberec XXIII – Doubí, Česká republika, v roli správce údajů
(ii) správa oznámení obdržených prostřednictvím
(„Společnost“) může zpracovávat osobně identifikovatelné
informace v souvislosti s Oznamovacím systémem.
Oznamovacího systému;
(iii) prosazování práv Společnosti;
(iv) dodržování příslušných zákonů.
Společnost vydala Kodex chování („Kodex“). Na pomoc při
pro podávání oznámení ohledně porušení (podezření z
3. METODY SHROMAŽĎOVÁNÍ OSOBNÍCH
ÚDAJŮ
porušení) Kodexu („Oznamovací systém“).
Společnost může shromažďovat osobní údaje níže
jeho uplatňování a dodržování Společnost používá systém
uvedenými způsoby:
1. KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společnost může v souvislosti se zpracováním těchto
oznámení nakládat s níže uvedenými kategoriemi osobních
údajů:
−totožnost, funkce a kontaktní údaje osoby podávající
(i) Údaje můžete poskytnout vy sami (pokud předložíte
oznámení v souvislosti s vyšetřováním nebo aktivitami
týkajícími se oznámení); nebo
(ii) Údaje mohou být získány od třetích stran (v případě,
že se oznámení týká vás nebo jste uvedeni v oznámení
oznámení (s výjimkou anonymních oznámení, která
v souvislosti s vyšetřováním nebo aktivitami týkajícími
jsou povolena pouze ve výjimečných případech, a
se oznámení).
společnost jejich používání silně nedoporučuje);
−totožnost, funkce a kontaktní údaje osoby, které se
oznámení týká;
−totožnost, funkce a kontaktní údaje osob zapojených
do skutečností, kterých se oznámení týká;
−skutečnosti relevantní pro oznámené (potenciální)
porušení;
−informace shromážděné v souvislosti s vyšetřováním
(potenciálního) porušení;
−
informace týkající se vyšetřování oznámení;
−
důsledky oznámení.
Další informace ohledně nezákonného nebo nepřijatelného
chování, druh shromažďovaných informací, jejich šíření
a další informace ohledně zpracování údajů naleznete v
Kodexu a ve Směrnici o oznamovatelích, které si můžete
od Společnosti vyžádat.
4. DŮVĚRNOST INFORMACÍ
S předkládanými oznámeními bude zacházeno jako s
důvěrnými informacemi. V některých případech může být
nutné uvést totožnost osoby, která oznámení předložila,
například pokud oznamovatel souhlasí s odtajněním své
totožnosti v případě, kdy odtajnění vyžadují právní předpisy
(např. v průběhu následného soudního řízení).
5. UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Výše uvedené subjekty budou jednat v souladu s platnými
Údaje budou uchovávány pouze tak dlouho, jak to bude
zákony na ochranu soukromí a pouze za výše uvedeným
nezbytně nutné pro dosažení výše uvedených účelů a v
účelem.
rozsahu povoleném platnými zákony. Doba, po kterou
povede k dalším aktivitám nebo vyšetřování a zda následně
7.PRÁVO NA INFORMACE, PRÁVO POŽADOVAT
OPRAVY, BLOKOVÁNÍ, VYMAZÁNÍ A DOPLNĚNÍ
bude zahájeno soudní nebo disciplinární řízení. V těchto
Kdykoli můžete požádat, aby vás Společnost informovala,
případech budou údaje uchovány až do ukončení rele-
zda zpracovává vaše osobní údaje, a o opravu, doplnění,
vantních postupů a řízení a v souladu s platnou promlčecí
vymazání nebo blokování vašich údajů. Z legitimních
lhůtou. Údaje týkající se oznámení považovaných za
důvodů můžete také odmítnout souhlas se zpracováním
neopodstatněná, např. údaje obsažené v oznámeních,
údajů. V rozsahu podle platných zákonů může být uplatnění
která nevedou k dalším aktivitám nebo vyšetřování, budou
těchto práv omezeno nebo zpožděno v případě exis-
odstraněny a nebudou dále zpracovávány.
tence rizik, která by přiměřeně ohrožovala aktivity nebo
budou údaje uchovávány, se liší podle toho, zda oznámení
vyšetřování v souvislosti s oznámením. Pokud toto právo
Jakékoli citlivé údaje obsažené v oznámeních budou zpra-
chcete uplatnit, můžete kontaktovat [email protected].
covány pouze v případě, že to umožňují platné zákony, při
dodržení platných bezpečnostních a právních požadavků a
8. DOTAZY A STÍŽNOSTI
pouze v rozsahu nezbytném pro výše uvedené účely.
V případě jakýchkoli dotazů nebo stížností týkajících se
Oznamovacího systému se obraťte na [email protected].
6. ODTAJNĚNÍ ÚDAJŮ
Přístup k údajům uvedeným v oznámeních budou mít pouze pověřené osoby, které jsou vázány závazkem zachování
důvěrnosti údajů a které potřebují tyto údaje znát. Údaje
mohou být sděleny třetím stranám (včetně institucí, orgánů,
expertů, konzultantů (i v přidružené formě) a třetím stranám,
které používáme pro technické a organizační služby) v
rozsahu povoleném platnými zákony.
Předložená oznámení obdrží osoby k tomu pověřené
oddělením EU Compliance Office a mohou je sdílet s
místním vedením, osobou, které se oznámení týká, nebo
interními či externími experty, poradci nebo auditorskými
firmami, v závislosti na předmětu oznámení, pokud je jejich
pomoc pro vyšetřování nezbytná. Informace shromážděné
prostřednictvím oznámení mohou být podle potřeby
sděleny také orgánům prosazujícím zákon nebo státním
orgánům za účelem dodržení zákonných požadavků nebo v
průběhu soudní žaloby.
Privacy Notice for the use of DENSO Reporting System
DENSO MANUFACTURING CZECH s.r.o. Heyrovského 476,
2.PURPOSES OF PROCESSING
PERSONAL DATA
463 12, Liberec XXIII – Doubí, Czech Republic, acting as
The personal data will be processed for the following
data controller, (“Company”) may process individually identi-
purposes:
fiable information in connection with the Reporting System.
(i) proper implementation and verification of compliance
The Company has launched a Code of conduct (“Code”).
(ii) management of the reports received through the
This privacy notice (“Privacy Notice”) describes how,
with the Code;
To support the implementation and observance of the
Reporting system;
Code, the Company uses a system for the submission
(iii) enforcement of the rights of the Company; and
of reports relating to a (suspected) violation of the Code
(iv) compliance with applicable law.
(“Reporting System”).
3. METHODS OF COLLECTING PERSONAL DATA
1. CATEGORIES OF PERSONAL DATA
The Company may collect personal data in the following
The Company may process the following categories of
ways:
personal data in connection with the handling of reports:
(i) The data may be provided by you (if you submit a report
−identity, functions and contact details of the person
submitting the report (with the exception of anonymous reports, which are allowed only in exceptional
cases and are strongly discouraged by the Company);
−identity, functions and contact details of the person
subject to the report;
or in connection with investigations and/or activities
related to a report); or
(ii) The data may be obtained from third parties (in the event
that you are the subject matter of a report or you are
mentioned in a report or in connection with investigations
and/or activities related to a report).
−identity, fuctions and contact details of the persons
−
involved in the facts subject matter of the report;
4.CONFIDENTIALITY
facts relevant to the reported (potential) violation;
The submission of reports will be treated confidential. In
−information collected in connection with the
some cases it may be necessary to disclose the identity of
investigation of the (potential) violation;
the person submitting the report, for example if the reporter
−
information relating to the investigation of a report; and
authorizes the disclosure of his or her identity or if there is a
−
consequences of the report.
statutory or legal requirement that requires said disclosure
(e.g. in the course of subsequent judicial proceedings).
For further information regarding the unlawful or unacceptable behaviours, the type of information collected, on its
communication and for further information regarding the
data processing activities, please refer to the Code and
the Whistleblowing Policy, available at the Company upon
request.
5. RETENTION OF PERSONAL DATA
The information collected through the Report may also be
Data will be kept only as long as necessary to achieve the
disclosed to law enforcement or government authorities
purposes mentioned above and tot the extent permitted
as necessary to comply with legal requirements or in the
by applicable law. Data retention periods will vary depen-
course of a legal action.
ding on whether the report leads to subsequent activities/
investigations and if they trigger a judicial and/or disciplinary
The aforementioned subjects will act in compliance with
procedure. In these cases, the data will be kept until the
applicable privacy laws and only for the purposes outlined
finalization of the relevant procedures/actions and accor-
above.
ding to the relevant statute of limitation terms to impugn.
further activities/investigations, will be deleted and are not
7.RIGHT TO INFORMATION, RIGHTS TO
REQUEST RECTIFICATION, BLOCKING,
DELETION AND SUPPLEMENTATION
subject to further processing.
You may at any time request the Company to inform you
Data relating to reports deemed unsubstantiated, for
example data included in reports which do not lead to
as to whether personal data relating to you are being
Any sensitive data included in the reports shall be
processed by the Company and to request that your data
processed only if allowed by applicable laws and by
be corrected, supplemented, deleted or blocked and you
complying with applicable security and legal requirements,
may object to the data processing for legitimate reasons. To
only to the extent necessary for the purposes mentioned
the extent permitted by applicable law, the exercise of such
above.
rights may be restricted or delayed in the event that there
are risks which may reasonably threaten the activities
6.DISCLOSURE
and/or investigations related to a report. If you wish to
Only persons duly authorized and bound by confidentiality
exercise such right, you may contact [email protected] .
obligations will have access to the data contained in the
reports on a need to know basis. Data may be communi-
8. QUESTIONS AND/OR COMPLAINTS
cated to third parties, (including institutions, authorities,
If you have any questions and/or complaints about the
professionals, consultants (also in associated form)) and
Reporting System, please contact [email protected] .
third parties we use for technical and organizational
services, to the extent permitted by applicable law.
Reports submitted will be received by persons duly
authorized of the EU Compliance Office and may be shared
with the local management, the person subject of the
Report, or internal/external experts, advisors or audit firms,
depending on the subject matter of the Report if their
assistance is necessary for the investigation.
28

dostupný zde

Transkript

Podobné dokumenty

Whistleblowing a ochrana oznamovatelů v České republice

zde - Prevedig

Metodika projektu Rozmar

zde - Rosa