Proč řízení pohledávek není možné zaměňovat s

Partner online školy:
OBSAH SERIÁLU:
Aktuální článek:
1. Díl
Proč řízení pohledávek není možné
zaměňovat s vymáháním pohledávek?
1. Díl: PROČ ŘÍZENÍ
POHLEDÁVEK NENÍ MOŽNÉ
ZAMĚŇOVAT S VYMÁHÁNÍM
POHLEDÁVEK?
Následující článek:
2. Díl
Jaká je role obchodníků, controllingu a
právníků při řízení pohledávek?
Významnou součástí majetku společností
jsou oběžná aktiva. Jednou z položek, která
je nejen pro malé a střední firmy důležitá,
jsou pohledávky. Proces řízení pohledávek
se někdy označuje anglickým označením
Kontakt pro Vaše dotazy a reakce:
credit risk. Již v úvodu je nezbytné
Mgr. Radek Žákovský
upozornit, že se nejedná „pouze“
[email protected]
o nastavování platebních podmínek,
www.creditone.cz
vymáhání pohledávek apod. Nýbrž se
jedná o ucelené systémové řešení, které si klade za cíl zajistit finanční zdraví a růst
hodnoty firmy. Řízení pohledávek ovlivňuje zásadním způsobem
finance společnosti a to ať se jedná o cash flow, majetkovou a
finanční strukturu společnosti, vč. její likvidity, velikosti nákladů a
výnosů. Výsledná finanční kondice a její trvalé udržení je pro firmy podmínkou dlouhodobé
existence.
Význam řízení pohledávek je násoben skutečností, že se jedná o trvalý, každodenní proces práce
se zákazníky firem. Proto je nezbytné věnovat pohledávkám mimořádnou pozornost. Často
dochází k mylnému chápání řízení pohledávek, kdy je nesprávně redukováno na samotné
vymáhání, opačným extrémem je řízení pohledávek s cílem minimalizace objemu pohledávek bez
ohledu na okolnosti.
Správa resp. řízení pohledávek je soubor preventivních pravidel a postupů vedoucí
k minimalizaci rizika nesplacení pohledávek odběrateli. Pravidla a postupy řízení
pohledávek je nezbytné již u středních firem definovat pomocí vnitropodnikové směrnice,
která jednoznačně, srozumitelně a kontrolovatelně stanovuje pro jednotlivé skupiny
odběratelů:



úvěrové limity,
lhůty splatnosti,
zajištění pohledávek,





zdroj platebních informací,
vyhodnocení získaných informací,
termíny a forma telefonických a písemných upomínek,
termíny a forma mimosoudního vymáhání
termín soudního vymáhání.
Pomocí vnitropodnikové směrnice se:




rozdělí kompetence a stanoví informační toky uvnitř společnosti,
eliminují subjektivní pohledy a osobní vazby k dlužníkovi,
oddělí řízení pohledávek od řízení prodeje,
zabrání střetu zájmů jednotlivých útvarů.
Pravidla se logicky mohou lišit pro jednotlivé
kategorie dlužníků, ale je-li dlužník do určité kategorie
zařazen, je jejich striktní dodržování pro danou
skupinu dlužníků závazné.
Bezpodmínečná je spolupráce a propojenost
výrobního, obchodního a finančního útvaru.
Výhradní orientace na zákazníka, sledování pouze
výše obratu bez ohledu na finanční toky může být pro
společnost fatální.
Hovoříme-li o propojenosti výrobního, obchodního a finančního útvaru, máme na mysli
především propojení informačních toků. Ale je účelné oddělit řízení vztahů se zákazníky
od vlastního řízení prodeje a následného řízení vzniklých pohledávek. Zabrání se tak střetu zájmů
jednotlivých útvarů a nekritickému pohledu na vzniklou situaci, neboť je logické, že jinak vidí
konkrétní stav pracovník v oblasti prodeje a jinak pracovník zodpovědný za finanční otázky
firmy.
Pohledávky existovaly vždy a existovat budou. Otázkou je, kdy se má věřitel pohledávkou
zabývat. Odpověď je jednoznačná: pohledávkou je třeba se zabývat již v okamžiku jejího vzniku.
A způsob řízení pohledávek musí být proaktivní, aby byl efektivní.
V čem spočívá podstata proaktivního řízení pohledávek? Několik dní po odeslání (5–7 dní
u faktur zasílaných poštou, 2 dny u faktur zasílaných elektronicky) se dotážeme zákazníka, zda
fakturu již obdržel, zda je v pořádku a připomeneme datum splatnosti. Po lhůtě splatnosti mohou
být v průběhu 30 dnů uskutečněny dvě telefonické upomínky, případně mohou být zaslány
zdvořilé elektronické upomínky, ve kterých připomeneme, že příslušná faktura měla být již
uhrazena. Pak následuje písemná upomínka, opět zdvořilá, ale již důrazná, například, že v případě
neuhrazení faktury již bude celá věc předána inkasní agentuře.
Je logické, že zavedení nového proaktivního řízení pohledávek nepřinese výsledky ihned, ale jeho
důrazné uplatňování přinese efekt již během 6–9 měsíců, kdy si na něj věřitelé zvyknou a začnou
jej respektovat. Přinese ovoce v podobě výrazného zlepšení platební morálky obchodních
partnerů, ale i finančních toků do vlastní společnosti. Hrubou chybou je, pokud systém
proaktivního řízení pohledávek „změkčíme“ nebo jej dokonce na nějaký čas opustíme. Následky
v podobě zhoršení platební morálky obchodních partnerů jsou daleko rychlejší, než byste
očekávali.
Výše popsaný postup představuje kombinaci vlastního
vymáhání a externí spolupráce s inkasní agenturou
(outsourcing). Cena služby rozhodně nepřevyšuje
náklady, které by společnost vynaložila, kdyby
prováděla tuto činnost ve vlastní režii v delším
časovém období, navíc inkasní agentury disponují výkonným softwarem a školeným
personálem.
Nečinné přihlížení tomu, jak dlužník hospodaří nebo utrácí Vaše peníze, nepřináší jen nepříjemné
pocity, ale v neposlední řadě může způsobit insolvenci Vaší firmy se všemi s tím souvisejícími
důsledky.
Je logické, že jinak vidí stav provizně hodnocený pracovník obchodního oddělení a jinak
pracovník zodpovědný za finanční zdraví firmy.
V minulosti se firmy řízením kreditního rizika dostatečně nevěnovaly a orientovaly se především
na dosažení co největších prodejních objemů (obratů).
Postupně tak docházelo k nárůstu sumy pohledávek, u nichž nebylo jisté, zda budou přeměněny
v peněžní prostředky. Firmám tyto prostředky chyběly k úhradám svých závazků a byly nuceny
získat potřebné finance jinými způsoby, nejčastěji získáním dalších bankovních úvěrů. Z těchto
úvěrů je však nutné platit úroky, čímž se navyšuje potřeba dalších finančních prostředků. Tento
stav nelze udržet do nekonečna a dříve či později hrozí úpadek firmy. To však destabilizuje celou
ekonomiku, neboť dochází k druhotné platební neschopnosti obchodních partnerů zkrachovalé
firmy. Tím vzniká lavinový efekt a mnoho firem je nuceno ukončit svoji činnost. Právě z důvodu
popsaného mechanizmu je řízení kreditního rizika v současné době jedna z nejdůležitějších
oblastí finančního řízení a žádná společnost by neměla tuto oblast opomíjet.
(angl. out, vně, a source, zdroj) znamená, že firma vyčlení různé
podpůrné a vedlejší činnosti a svěří je smluvně jiné společnosti,
specializované na příslušnou činnost.
Veškeré články zveřejněné v rámci online školy budou postupně dostupné
na stránkách AMSP ČR
 http://www.amsp.cz/online-skola-reseni-pohledavek 