snížení provozních nákladů - Hartmann

SNÍŽENÍ PROVOZNÍCH NÁKLADŮ
SPOTŘEBNÍ ZDRAVOTNICKÝ MATERIÁL
30.dubna 2010
Ing. Miloslav Kavka
Agenda
1. Představení a cíl projektu
2. Časový harmonogram projektu
3. Představení projektu a projektového týmu
4. Nové komplexní a systémové řešení
5. Efektivita nového řešení
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Představení projektu
Název projektu:
SZM
Místo realizace:
Chrudimská nemocnice, a.s.
Doba trvání:
únor 2008 – červenec 2009
Vedení projektu:
Miloslav Kavka, Lukáš Havelka
Cíl projektu:
Komplexní řešení skladového
hospodářství a tím zefektivnění
nákladové struktury
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Časový harmonogram projektu
Příprava projektu:
únor 2008 – srpen 2008
Zkušební provoz:
září 2008 – prosinec 2008
Nastavení interních procesů
a řešení interních chyb:
září 2008 – červen 2009
Ukončení projektu:
červen 2009
Předání projektu:
červenec 2009
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Představení projektového týmu
q CPS consulting - Společnost zabývající se organizací veřejných zakázek
a poradenstvím k zákonu 137/2006 Sb. (Jan Civín, [email protected])
q HARTMANN – RICO a.s. – logistický partner (Lukáš Havelka, [email protected])
q OR-NEXT spol. s r.o. – implementace systému QI (Hana Janišová, [email protected])
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Hlavní kroky projektu
1. Propojení SAPu s interním objednávkovým
a účetním systémem QI s cílem:
zefektivnění a zjednodušení interních procesů díky
jejich automatizaci.
2. Příprava a realizace veřejných zakázek s cílem:
optimalizace sortimentu a dodavatelů
sjednocení dodavatelsko odběratelských podmínek
ošetření smluvních vztahů.
3. Předání kompletní péče o sklad a skladového hospodářství
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Původní podoba systému
Vrchní sestra
·příprava,
objednávky,
·zpracování
objednávky v el.
podobě.
Primář
·kontrola objednávky a její
potvrzení,
·změna objednávky,
·není-li objednávka OK zpět vrchní sestře.
Sklad SZM
·položková sumarizace
objednávek,
·analýzu stavu skladu
objednaných položek,
·upravení objednávaných
množství,
·generování objednávek
·el. odeslání. vše se provádí ve
stávajícím SW
Dodavatelé
• příjem objednávek,
·zpracování objednávek,
·komisionace objednávek,
·dodání zboží do příslušného
skladu v nemocnici.
Účtárna
·kontrola správnosti cen na účetních dokladech,
·kontrola všech ostatních náležitostí na účetních
dokladech,
·zaúčtování dokladů do stávajícího SW.
Sklad SZM
·příjem zboží,
·vstupní kontrola
přijímaného zboží,
·komisionace zboží na
jednotlivá odběrná místa.
·veškeré pohyby zadány
do stávajícího SW
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Propojení SAPu s QI
automatické zakládání a změna kmenových dat mezi
oběma systémy = > synchronizace
automatické překlopení interních žádanek ze systému QI
do SAPu v podobě objednávek pro dodavatele
elektronickou cestou
automatické vytváření dodacích listů na základě žádanek
a následného jednorázového nebo postupného vykrytí
žádanek včetně vytvoření účetních zápisů na střediska
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Příprava a realizace veřejných zakázek
1.
Analýza sortimentu a dodavatelů
2.
Definice zadání veřejných zakázek:
Technická specifikace
Zadávací dokumentace, průběh, hodnocení
3.
Vypsání veřejné zakázky
4.
Jednání a dohody s dodavateli
5.
Příprava smluv a právní konzultace
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Optimalizace sortimentu a dodavatelů
Počáteční
stav
Počet
oddělení
Počet
dodavatelů
Počet
položek
19
Stav po
ukončení
projektu
19
Výsledek
-
102
38
- 31%
1440
857
- 29%
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Kompletní péče o sklad a skladového hospodářství
převedení skladu a personálu nemocnice
optimalizace dodávek
optimalizace skladových zásob
automatické generování objednávek dodavatelům
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Nové komplexní a systémové řešení
Procesní schéma řešení QI- SAP
HAR_QI_004
Synchronizace
číselníků
kmenových
položek
HAR_QI_001
Jednosměrná synchronizace SAP ->QI
Orders
ORDERSP
Auftrág =interní
objednávka oddělení
Expediční příkaz
Dodací list
Proformafaktura
Orders
FTP
DESADV
INVOIC
ORDERSP, DESADV, INVOIC
SAP
Konverze
interní
objednávky v
Qi do EDI
zpráv
ORDERS
HAR_QI_005
Automatizované
vytvoření
skladových
dokladů z
dodacích listů
přijatých(DLP) a
jejich promítnutí
do zásob
INTERNÍ OBJED.
ODD.1
žádanka
INTERNÍ OBJED.
ODD.2
žádanka
INTERNÍ OBJED.
ODD.3
žádanka
INTERNÍ OBJED.
ODD.n
žádanka
HAR_QI_002
HAR_QI_003
Zpracování EDI
zprávy přijatého
plnění ze SAP
do dodacího
listu přijatého
(DLP) v QI
identifikátor číslo dokladu
žádanky
(int.objednávky)
,poř.číslo řádku
Vykrytí žádanky
z oddělení
dodávkou zboží
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
NEM
CHRUDIM
Přínos projektu pro nás
•
•
•
Získání zkušeností a ošetření interních procesů.
Získání pozice exklusivního odběratele.
Možnost replikace procesů pro nákup léků – nyní v řešení.
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Fakta
v rámci spolupráce se společností HARTMANN – RICO jsme
dosáhli značných úspor, a to především na straně fixních
nákladů. Zasloužilo se o to především využití souboru služeb
HARTMANN solutions.
Úspora 12,32% v korunách 3.542.000,- (cíl min.10%)
Snížení počtu dodavatelů o 31%
Snížení počtu položek SZM o 29%
Konference Aktuální otázky ve zdravotnictví • Miloslav Kavka • Chrudimská nemocnice, a.s. • 2010
Děkuji za pozornost.