Jak správně napsat obchodní dopis

Úprava
a náležitosti adres
-
- na obálkách
a v dopisech
Adresy
Rozměry, umístění, obsah a úprava adres jsou stanoveny normou ČSN
ISO 11180 Poštovní adresování a Poštovními podmínkami České
pošty a Zákonem č. 29/2000 o poštovních službách – úprava adres.
Umístění, úpravu, obsah a náležitosti adres na dopisních papírech
pro obchodní a úřední korespondenci stanoví ČSN 88 6101 Dopisní
papíry pro obchodní a úřední korespondenci.
1.
2.
3.
4.
5.
Umístění adres
Obsah adres
Úprava adres
Pravopis
Přepravní údaje
1. Umístění adres:
Na obálkách
a) Odesílatele – adresa odesílatele se je na obálkách
umístěna do levé horní čtvrtiny adresní strany obálky,
formální uspořádání není normou stanoveno, musí
obsahovat přesný název odesílatele (instituce), úplnou
adresu. Lze připojit logo, případně další údaje o
instituci.
b) Adresáta – na obálkách s předtiskem se vpisuje do
adresového pásma označeného růžky, na obálkách
bez předtisku do pravé dolní čtvrtiny.
Na dopisních papírech
a) Odesílatele – adresa odesílatele je uvedena v Záhlaví
b) Adresáta – na dopisních papírech s předtiskem může
být adresové pole vlevo nebo vpravo (záleží na typu
okénkových obálek, které se použijí.
Na dopisních papírech bez předtisku (jestliže se
nevkládají do okénkových obálek) se adresa příjemce
píše vlevo od stejné svislice jako text.
2. Obsah adres:
Adresa musí obsahovat označení adresáta dopisu, dále
přesné a úplné místní údaje.
a) Označení adresáta – právnická osoba:
- název podniku, firmy nebo organizace, včetně
právní formy (Jsou-li tyto údaje na jednom řádku,
musí být odděleny čárkou).
- případně organizační složka (oddělení, divize nebo
závod) nebo jméno pracovníka. Slovo „firma“ se píše
pouze tehdy, pokud by označení právnické osoby
mohlo být považováno za označení fyzické osoby.
b) Označení adresáta – fyzická osoba:
- uvádí se oslovení (pan, paní, slečna)
- titul, jméno a příjmení adresáta
- podle potřeby zpřesňující údaj (např. u p. J. Volfa)
2. 1. Místní údaje:
a) Místo dodání
Určuje se těmito údaji:
- ulice, třída, náměstí, nábřeží,
- číslo bloku, vchodu, podlaží, bytu
- určení místa dodání lze nahradit údajem „poštovní
přihrádka“. (Používá se zkratka p. p.)
- fyzickým osobám se může adresovat „poste
restante“; v tomto případě musí adresa obsahovat
rodné číslo nebo datum narození.
- Název obce, která nemá vlastní dodací poštu se
píše na předposlední řádek.
b) Poštovní směrovací číslo:
umisťuje se vždy na poslední řádek adresy současně s
názvem dodací pošty a mezi názvem dodací pošty a
PSČ se vynechávají dvě mezery. Píše se od stejné levé
svislice s adresou. (Předtištěné rámečky pro psaní PSČ
pod názvem dodací pošty jsou určeny pro ruční psaní.
Neuvádí se okres, ani slovo „pošta“, ani zkratka „p.“ se
nepíše.
Poznámka:
Je-li v adrese uvedena na prvním místě právnická osoba a
na druhém místě fyzická osoba, za adresáta se považuje
právnická osoba.
Je-li v adrese uvedeno na prvním místě jméno a příjmení
fyzické osoby a na druhém místě označení právnické
osoby za adresáta se považuje fyzická osoba.
Je-li v adrese namísto jména a příjmení určité fyzické
osoby uvedena pouze její funkce v právnické osobě, za
adresáta se považuje právnická osoba.
Vzory psaní adres:
a) právnická osoba
BOSTAS, a. s.
Mzdové odd., paní Krátká
Havlíčkova 465
293 01 MLADÁ BOLESLAV
b) fyzická osoba
Pan
Ing. Jan Nováček
Plužná 22
294 21 BĚLÁ p. BEZDĚZEM
3. Úprava adres:
Písmo:
- musí být stojaté
- velikost min. 2,5 mm
- nic se nezvýrazňuje podtržením, tučným tiskem ani se
nepíše proloženě
- název instituce lze napsat velkým písmenem (pokud je
takto zapsána v OR)
- název adresní pošty se napíše velkým písmenem
4. Řádkování, Pravopis
- používá se řádkování číslo 1
- všechny řádky se začínají psát od levé svislice
- nesmí obsahovat více než 6 řádků
- na jednom řádku nesmí být více než 30 znak
Adresa začíná vždy velkým počátečním písmenem, na
konci řádků není žádné interpunkční znaménko (vyjma
teček za zkratkami).
5. Přepravní údaje
Poznámka „Doporučeně“:
- V dopise: se umísťuje nad adresu adresáta (nejméně 10
mm nad jeho horní hranicí). Píše se pouze velkým
počátečním písmenem a od stejné svislice jako
adresa v adresním pásmu, neproloženě, nedělá se za
ní žádné interpunkční znaménko.
- Na obálkách: se umísťuje vlevo pod adresu odesílatele
a píše se pouze velkým počátečním písmenem,
neproloženě, není za ní žádné interpunkční
znaménko.
Použité zdroje:
Literatura:
Ing. Kroužek J. a PhDr. Kuldová O.: Písemná a elektronická
komunikace pro SŠ a veřejnost 1, Praha: Fortuna, 2003
(aktualizováno v r. 2007), ISBN 80-7168-836-3.
ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými
editory, Český normalizační institut, Praha, 2007.
ČSN 88 61 01 Dopisní papíry pro obchodní a úřední
korespondenci, Český normalizační institut, Praha, 2007.
ČSN 88 4674 Dopisnice a pohlednice, Český normalizační
institut, 2000.
Zákon č. 29/2000 Sb. O poštovních službách – úprava adres.