Document management system pro řízení schvalovacích
Transkript
Document management system pro řízení schvalovacích
Serverová řešení Microsoft Document management system pro řízení schvalovacích procesů ve společnosti Volvo Truck Czech Přehled Země: Česká republika Odvětví: Automobilový průmysl Profil zákazníka: Volvo Truck Czech, s.r.o. Čestlice, Obchodní 109 251 01 Říčany Tel: +420 272 124 321 http://www.volvotrucks.cz Společnost Sprinx Systems, a.s., úspěšně dokončila implementaci nového komplexního systému pro správu zakázek a řízení obchodních procesů pro společnost Volvo Truck Czech, s.r.o. Řešení, které je postaveno na platformě Microsoft SharePoint, přináší úspory především v oblasti lidských zdrojů, zjednodušení a zpřehlednění toku firemních dokumentů a lepší informovanost uživatelů systému. Situace Volvo Truck Czech – člen skupiny Volvo Group - vyrábí středně těžké a těžké nákladní vozy pro dálkovou i regionální dopravu a stavebnictví. Proces zpracování žádostí v rámci obchodního procesu byl dříve ve společnosti Volvo Truck Czech založen na oběhu fyzických papírových formulářů, které procházely různými odděleními, kde je příslušní pracovníci doplňovali a případně schvalovali. Tento obtížně kontrolovatelný stav, zvláště při zvyšujícím se počtu zakázek, nemohl již dále vyhovovat. Skupina je orientovaná na zákazníky a vyniká zejména úsilím o zajišťování kompletních posilujících dlouhodobou konkurenceschopnost obchodních partnerů na trhu. světovým výrobcem nákladních vozů, autobusů, stavebního zařízení, lodních zařízení a je poskytovatelem komponent a služeb pro letecký průmysl. Především celkové snížení nákladů a přehlednost celého průběhu správy zakázek přivedlo společnost Volvo Truck Czech k rozhodnutí o zhotovení softwarového řešení, pro řízení procesu prodeje nákladních automobilů. Cíle Volvo Truck Czech mělo představu o automatizovaném systému, který by dokázal přehledně shromáždit a roztřídit dokumenty, týkající se jedné zakázky. Řešení Profil partnera: Pro řešení byla vybrána platforma Microsoft SharePoint, která nejvíce odpovídá požadavkům společnosti a přináší úsporu hlavně do oblasti lidských zdrojů, zpřehlednění toku dokumentů a informovanosti uživatele. Sprinx Systems, a.s. Výchozí 6 147 00 Praha 4 Tel: +420 251 014 211 Email: [email protected] http://www.sprinx.com Platforma Microsoft SharePoint disponuje pro zákazníka také jednoduchým, flexibilním a přehledným uživatelským prostředím s přirozenou integrací s nástroji sady Microsoft Office. Životní cyklus zakázky je pokryt dvěma schvalovacími workflow, které jsou implementovány prostředky Microsoft Workflow Foundation. Sprinx Systems, a.s., je přední technologická společnost zaměřená na poskytování služeb spojených s návrhem, vývojem a provozem informačních systémů, dodávkami aplikací pro řízení zákaznických vztahů, řízení projektů, prodejních a distribučních systémů a řešení bezpečnosti. Při uzavření obchodního případu reprezentant jednoduše vytvoří elektronický přehled zakázky sloužící také pro identifikaci zákazníka. Následuje zadání základních údajů, jako předběžný termín dodávky, způsob financování, výše dohodnuté zálohy, předmět zakázky atd. V další fázi je možné zakázku dále specifikovat pomocí jednoduchých přednastavitelných voleb. Již v průběhu specifikace zakázky jsou automaticky generovány slevy, provize a záruky. Vytvořená zakázka je následně odeslána do schvalovacího procesu, kde se k jejímu znění může jednoduše vyjádřit vedoucí pracovník či člen managementu společnosti. V následné etapě proběhne schvalování částí zakázky, které je potřeba objednat od externích dodavatelů. Celý proces je řízen pomocí vygenerovaných nákupních objednávek, jejichž správnost je následně stvrzena schvalovateli. Poslední sekce je již věnována samotné finální fakturaci. V případě, že je zakázka financována leasingem, systém automaticky vygeneruje informační e-mail přímo leasingovému projektovému manažerovi, který má zakázku na starosti. Proces schválení ze strany leasingového manažera je založen na potvrzení webového formuláře. Na základě tohoto formuláře systém vytvoří žádost o fakturaci. Následně je kompletní zakázk a odeslána zpět do rukou finančního ředitele, po jehož schválení jsou všechny údaje vyfakturovány a zaúčtovány do ekonomického systému. Přínosy Mezi hlavní přínosy nově implementovaného systému patří především celkové snížení nákladů v rámci procesu správy a zpracování zakázek společnosti Volvo Truck Czech. Díky automatizovanému systému došlo k úspoře především v oblastech lidských zdrojů a nákladů při administrativním zpracování celého procesu. Dle vyjádření společnosti Volvo Truck Czech došlo k výraz nému zlepšení dodržování firemní metodiky procesu prodeje. Společnost působí na zákazníky pozitivním dojmem a dochází tak i k posílení obchodní značky. Více informací Slovo zákazníka ČESKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.com/cze nebo na telefonních číslech I nformační linky 841 300 300, kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00. Nový Document Management System pro řízení procesu prodeje vozidel přispěl ke snížen í administrativy a zefektivnil tak naši práci. Dříve používané papírové schvalovací žádosti byly nahrazeny elektronickým oběhem dokumentů, celý proces tak mohl být sjednocen a získal přehlednost. Díky tomu, že každá zakázka mění v průběhu procesu automatic ky svůj status, mají teď jednotliví prodejci mnohem lepší orientaci v rozpracovaných úkolech. Management má zase jistotu, že žádná žádost ke schválení nezůstane tzv. „napůl cesty“ a předchází tak zastavení schvalovacího procesu. Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp. ve Spojených státech a/nebo v dalších zemích. Zmíněná jména ostatních společností a produktů mohou být rovněž ochrannými známkami. Tyto nástroje velmi zkrátily celkovou dobu potřebnou pro vyřízení interních administrativních kroků při prodeji vozidel. Mohli jsme tak zredukovat i celkovou dobu, kterou musí zákazník čekat od objednání k finálnímu předání vozidla. Jednotné formuláře dále poskytují prostředí, které přirozeně udržuje kvalitu zadávaných dat a zmenšuje množství chyb. DMS systém byl pozitivně hodnocen i zástupci mateřské společnosti VOLVO Truck Corporation a při porovnání s ostatními trhy bylo vyhodnoceno, že pro podporu procesu prodeje je DMS nejlepším řešením v rámci prodejního regionu CEE . Produkty a technologie Microsoft SQL Server Microsoft Office SharePoint Server 2007