Microsoft Dynamics Nav přinesl společnosti Levné knihy rychlý růst i

Microsoft Dynamics Nav přinesl společnosti Levné
knihy rychlý růst i zlepšení cashflow
Přehled
Země:
Česká republika
Odvětví:
Velkoobchod, maloobchod, knihy, dárkové
předměty
Profil zákazníka:
Společnost Levné knihy a.s. působí na
českém a slovenském trhu od roku 1994
a je známá jako provozovatel jedné
z nejrozsáhlejší maloobchodní sítě
v České republice a na Slovensku se
sortimentem knih, časopisů, kalendářů,
CD, DVD a hraček.
Síť maloobchodních prodejen pod značkou Levné knihy
působí na českém trhu v oblasti prodeje knih a mediálních
nosičů již více než patnáct let. V současné době
společnost provozuje 46 vlastních prodejen v ČR a 1 v SR,
ve kterých ročně nakoupí přes 3,5 milionu zákazníků. Od
ledna 2010 přitom managementu společnosti pomáhá
Microsoft Dynamics NAV. Ten od základu změnil fungování
řady klíčových procesů a v době nástupu krize na knižním
trhu firmě dokázal výrazně zvýšit tržby i zlepšit řízení
zásob.
Situace
Levné knihy a.s.
Do Čertous 2660/16
193 00 Praha 9
Web: http://www.levneknihy.cz
Levné knihy nejsou jen o knihách
Společnost Levné knihy, a. s., sdružuje hned několik dceřiných firem s nejrůznějšími aktivitami.
Základ tvoří síť prodejen Levné knihy, internetový obchod Levneknihy.cz, slovenská společnost
Lacné knihy a vlastní nakladatelství Československý spisovatel. Hlavní sortiment společnosti
tvoří především knihy různých žánrů, filmová DVD, zvukové nosiče, multimediální encyklopedie,
kalendáře. Významný podíl v nabízeném sortimentu mají v poslední době hračky. Společnost
Levné knihy je také výhradním dodavatelem levných knih pro sítě hypermarketů a obchodních
domů řetězců Tesco Stores, Kaufland a Norma. V případě knih se firma soustředí na tři druhy
titulů – tituly z vlastního nakladatelství, které jsou k dostání exkluzivně jen v prodejnách Levné
knihy, tituly nakoupené přímo od nakladatelů a prodávané ve velkých objemech a v neposlední
řadě na knižní tituly, které se nepodařilo prodat jiným knihkupectvím a nakladatelé jsou proto
ochotni nabídnout je k prodeji za nižší ceny.
Profil partnera
Společnost WBI Systems a.s. patří mezi
největší dodavatele řešení s využitím
technologií Microsoft pro středně velké a
velké podniky. V České republice a na
Slovensku je jedinou firmou na trhu
pokrývající celé portfolio produktů firmy
Microsoft, které dále inovuje a dotváří
podle potřeb zákazníků.
WBI disponuje širokou škálou
kompetencí a v obou zemích je držitelem
statutu Microsoft Gold Certified Partner
– nejvyšší úrovně partnerství se
společností Microsoft.
V technologickém centru v Říčanech u
Prahy WBI pořádá hi-tech IT kurzy pro
serverové technologie Microsoft.
Profesionální lektoři s dlouholetou praxí z
projektů připravují vlastní kurzy a do
autorizovaných kurzů Microsoftu (tzv.
MOC) doplňují exklusivní obsah
a praktické LABy.
Více informací na: http://www.wbi.cz
WBI Systems a.s.
Barákova 237
251 01 Říčany u Prahy
Web: http://www.wbi.cz
Systém vyvinutý na zakázku už rostoucí firmě nestačil
Celý chod společnosti až do konce roku 2009 řídil na zakázku vyvíjený podnikový informační
systém. Ten se však soustředil především na práci s pokladnami, což byl vůbec první
požadavek, který společnost ve svých počátcích měla. Řízení klíčových procesů, jako jsou třeba
objednávky prodejen, nákup či redistribuce jednotlivých položek mezi prodejnami, zde chybělo.
V době, kdy firma měla jen 10 prodejen, to ale nebyl až takový problém. Jenže firma začala po
roce 2008 poměrně rychle růst a k prodeji přibyla i vlastní výroba. Management se proto ocitl
před důležitým rozhodnutím – nechat do stávajícího systému vyvíjeného na zakázku doplnit
všechny chybějící funkce anebo přejít na standardní podnikový informační systém. První
varianta se jevila jako logičtější, jenže vývojářská firma neměla ani dostupné kapacity a ani
potřebné know-how k tomu, aby potřebný komplexní informační systém uměla úspěšně
vyvinout a naimplementovat. Do hry se tak dostala varianta číslo dvě. Vedení společnosti tedy
udělalo klasické výběrové řízení, v jehož finálním kole skončily celkem tři různé systémy. Jedním
z nich byl i Microsoft Dynamics NAV a společnost WBI Systems, coby jeho implementátor. Firma
primárně hledala řešení, které úspěšně funguje u jejích konkurentů, což nebyl případ NAV.
Jenže Microsoft Dynamics NAV firmu oslovil velice silnými referencemi, zkušenostmi, které
nabízel implementační partner a v neposlední řadě i velice silnými funkcemi v oblasti správy
financí a procesního řízení. Navíc Microsoft Dynamics NAV nabídnul možnost snadného řízení
všech aktivit společnosti z jednoho systému, včetně bezproblémového vedení účetnictví pro
jednotlivé dceřiné firmy i holdingovou strukturu jako celek.
Řešení
Klíčem k úspěchu se stala komplexnost a automatizace
Samotné rozhodnutí o nasazení Microsoft Dynamics NAV padlo v září 2009. V prosinci 2009
zahájila společnost WBI Systems procesní analýzu, na základě které byly identifikovány všechny
důležité procesy, které měl nový podnikový informační systém pomoci řídit. Velký důraz byl
přitom kladen i na automatizaci. Z předchozího stavu, kdy informační systém pokrýval hlavně
pokladny a účetnictví, ale už ne chod firmy jako takový, to proto byl poměrně velký skok. Firma
navíc chtěla tento skok prodloužit o krok, kdy se jednotlivé procesy jako například objednávky
měly co nejvíce zautomatizovat. V Microsoft Dynamics NAV tak implementační partner vytvořil
modul zvaný Návrhář, který automatizuje zásobování prodejen na základě rozličných parametrů
(historické prodeje, sezónnost zboží apod.), rozděluje nové tituly jednotlivým prodejnám podle
jejich významu, automaticky navrhuje úpravy cen zboží podle obrátky cenových akcí a
automaticky navrhuje nákupní objednávky na základě prodejní obrátky, prodejních akcí a času.
To je něco, co dřív bylo naprosto nemyslitelné, neboť ke každému tomuto kroku je třeba
zpracovat velký objem historických dat, provést jejich regresní analýzu, zvolit vhodný statistický
model pro odhad např. budoucích prodejů a na základě toho učinit rozhodnutí např. o
objednaném množství daného titulu, jeho rozmístění do konkrétních prodejen a jeho prodejní
ceně. Návrhář všechno tohle provede sám během zlomku sekundy a lidská obsluha pouze
potvrdí provedení příslušného kroku (např. odeslání objednávky dodavateli). Jenže to zdaleka
nebylo jediné zlepšení. Původní systém měl velké rezervy ve zpracování rutinních účetních
úkonů, zejména pak v přípravě konsolidovaných účetních výstupů za jednotlivé dceřiné
společnosti (ze součtů tržeb ze všech prodejen) i skupinu jako takovou. Dříve tak bylo potřeba
řadu věcí přepisovat ručně. Ručně se musely připravovat i některé výstupy, které management
potřeboval ke svému rozhodování. Jenže Microsoft Dynamics NAV všechny tyto kroky plně
automatizoval a přidal k tomu i pokročilé řízení logistiky, komisního prodeje knih i pokročilý
Více informací
ČESKÁ REPUBLIKA:
Více informací o produktech a službách
společnosti Microsoft s.r.o. naleznete
na webových stránkách společnosti
www.microsoft.com/cze nebo
na telefonních číslech Informační linky
841 300 300, kde Vám jsou naši
operátoři k dispozici každý pracovní den
od 8:00 do 20:00.
SLOVENSKÁ REPUBLIKA:
Více informací o produktech a službách
společnosti Microsoft Slovakia naleznete
na webových stránkách společnosti
www.microsoft.com/slovakia nebo
na telefonních číslech Informační linky
0850 111 300, kde Vám jsou naši
operátoři k dispozici každý pracovní den
od 8:00 do 20:00.
Logo Microsoft je registrovanou
obchodní známkou společnosti
Microsoft Corp. ve Spojených státech
a/nebo v dalších zemích. Zmíněná
jména ostatních společností a produktů
mohou být rovněž ochrannými
známkami.
systém pro řízení maloobchodu, včetně zabudovaných kontrolních mechanismů. Když tak firma
již v lednu 2010 nasadila účetní část a v září 2010 i jeho zbylé moduly, rázem ušetřila dva celé
pracovní úvazky.
Přínosy
Microsoft Dynamics NAV umožnil změnu systému prodeje
Firma také nově začala sbírat celou řadu důležitých dat a management získal zcela nové
možnosti v jejím řízení. To navíc mohlo být již plně operativní, potřebná data byla totiž
k dispozici ihned a nebylo kvůli nim třeba již na několik hodin vytěžovat celou řadu pracovníků.
Firma se proto v lednu 2011 rozhodla naplno využít nových možností, které ji systém nabízel, a
připravila velkou slevovou akci. Ta jen v 1. čtvrtletí 2011 vyústila v meziroční 16 % růst tržeb a
15 % pokles stavu zásob neboli vylepšení cashflow o 15 milionů korun. To vše přitom při
minimálním dodatečném úsilí, protože systém všechny ceny i tituly ke zlevnění vybral
automaticky na základě získaných dat.
Nový systém ušetřil práci, zvýšil tržby a položil základ dalšího rozvoje
Microsoft Dynamics NAV ušetřil společnosti Levné knihy obrovské množství rutinní a zbytečné
práce spočívající v ručním přepisování a zpracování dat, kde navíc existuje zvýšené riziko vzniku
chyb. Přepočteno na člověkohodiny dělá tato úspora celé 2 pracovní úvazky. Systém však firmu
dokázal posunout výrazně dál, a to nejen v oblasti prodejů (16 % růst tržeb díky slevové akci) a
řízení cashflow (15 % pokles pasiv vázaných v zásobách), ale také v oblasti finančního řízení,
kdy zpřístupnil jak okamžité střediskové i konsolidované finanční výsledky, tak plnohodnotné
manažerské účetnictví, které managementu pomůže například v řízení a vyhodnocování
úspěšnosti vlastního nakladatelství. Celková doba návratnosti systému přitom podle odhadu
dosáhne pouhých dvou let. Mnohem důležitější je však fakt, že nový systém podržel firmu i
v době, kdy se knižní trh ocitl v krizi. Ta se společnosti Levné knihy díky novým možnostem
v řízení objednávek, prodejů i finančních toků dotkla, na rozdíl od jejích konkurentů, jen
okrajově. Navíc, díky univerzálnosti Microsoft Dynamics NAV, může firma efektivně řídit nejen
prodeje knih, ale i stále rostoucí prodeje dalších druhů zboží jako jsou třeba hračky, na které se
aplikují odlišné zásady nákupu i prodeje.
Software a služby

Microsoft Dynamics NAV