Služby digitální poštovní centrály

Konference Firemní IS 2016
Outsourcing dokumentových
procesů
Outsourcing dokumentových procesů jako
alternativa k nákupu IS
Digitální podatelna
Canon, jak ho možná neznáte
Referenční projekt
Petr Marc
Sales Manager
Canon Business Services
Konference Firemní IS 2016
Outsourcing dokumentových
procesů jako alternativa k
nákupu IS
?
Konference Firemní IS 2016
Co přináší vlastnictví
informačního
systému
Funkce
Trendy
Firemní IS
Cloud
Mobilita
Konference Firemní IS 2016
Outsourcing – lidé, procesy a technologie nakupované
jako služba
Lidé
Příležitosti ke
zlepšení
Řízení rizik
ŘÍZENÍ
PODNIKU
Procesy
Jasné
cíle realizace
Technologie
Osvědčené
postupy
Monitorování
a
měření
Optimalizace
a transformace
Revize
Kontrola kvality
Standardizace
Konference Firemní IS 2016
Doporučení pro klienty při nákupu outsourcingu
Přehodnoťte
náklady na správu
in-house provozů.
Konsolidujte
vztahy s
dodavateli služeb
Dejte vašim
outsoucingovým
rozhodnutí
strategický rozměr
Zdroj: © InfoTrends 2014, European Document Outsourcing Forecast: 2013-2018
Konference Firemní IS 2016
Digitální podatelna
Služby digitální podatelny
Problémy v oblasti podatelny
Příjem
Příprava
Skenování
Analýza
Obohacení
Doručení
Tři klíčová témata jsou rozhodující
Nákladová efektivita a
produktivita
Přehled a kontrola
Bezpečnost a shoda s
legislativou
Archivace
Služby digitální podatelny
Problémy v oblasti nákladové efektivity
podatelny
Digitální archivace a distribuce
znamená, že vaše organizace ušetří
každý rok peníze.
Odesílání tištěných materiálů
kurýrní službou stojí od
8 do 13 eur
na jednu poštovní zásilku
AIIM (2012)
Služby digitální podatelny
Problémy s produktivitou
60 %
U 65 % organizací dokáže digitální
poštovní centrála urychlit reakci na
zákazníky až trojnásobně.
organizací by dosáhlo zřízením digitální
podatelny až 20% zvýšení produktivity personálu.
AIIM (2011)
Služby digitální podatelny
Problémy v oblasti kontroly
28 %
respondentů považuje dostupnost
záznamů pro zaměstnance v rámci
podniku za nedostatečnou nebo
velmi nedostatečnou.
AIIM (2012)
Kontrolujte a sdílejte veškerou příchozí
komunikaci s klíčovými účastníky procesů.
Služby digitální podatelny
Problémy s produktivitou
68 %
U 65 % organizací dokáže digitální
poštovní centrála urychlit reakci na
zákazníky až trojnásobně.
profesionálů souhlasí, že není daleko doba, kdy
podnik, řídící se rychlostí papírových dokumentů,
neobstojí.
AIIM (2014)
Služby digitální podatelny
Problémy v oblasti nákladové efektivity podatelny
Příjem
Příprava
Problémy
Skenování
Analýza
Obohacení
Problémy
Náročnost na manuální
práci
Doručení
Archivace
Problémy
Náchylnost k chybám a
prodlevám
Nákladné úložiště
dokumentů
Důsledky
Důsledky
Důsledky
Je zapotřebí mnoha zdrojů
k vyzvednutí pošty
Chyby identifikované uprostřed
procesu
Vysoké náklady na
infrastrukturu
Vysoké náklady na práci a prostředky
To znamená telefonické hovory a
interní komunikaci k vyhledání
správných dokumentů
Ve fyzické i IT infrastruktuře, pokud
jsou všechny dokumenty uchovávány
bez ohledu na jejich význam
Služby digitální podatelny
Problémy v oblasti zabezpečení a zajištění legislativní shody
Příjem
Příprava
Problémy
Skenování
Analýza
Obohacení
Problémy
Problémy s utajením
Důsledky
Manuální příjem a digitalizace
může znamenat narušení
bezpečnosti
Jsou-li dokumenty digitalizovány
manuálně, znamená to, že s nimi pracuje
několik lidí, což může vést k úniku
důvěrných informací.
Doručení
Archivace
Problémy
Nesprávní příjemci
Důsledky
Nedodržení bezpečnostních
zásad
Důsledky
Riziko pro podnik
Žádné omezení informací
Dokumenty odeslané nesprávným
příjemcům mohou způsobit únik
důvěrných informací, což může vést k
pokutám.
Kopie a sdílené disky, pokud nejsou
správně spravovány, mohou vést k
neautorizovanému přístupu k
informacím.
Konference Firemní IS 2016
Bezpečnost a shoda s
legislativou
Nákladová efektivita a
produktivita
Moderní podatelna
je především
digitální,
digitalizuje na
vstupu.
Přehled a kontrola
Služby digitální podatelny
Služby digitální poštovní centrály: Jak to funguje
Příjem
Příprava
Skenování
• Příjem
Příchozí pošta je přijata a roztříděna podle
podnikových pravidel.
• Příprava
Pošta je připravena k naskenování včetně
odstranění vazby a označení čárovým kódem.
• Skenování
Dokumenty jsou naskenovány a je provedena
kontrola kvality. Digitalizované dokumenty jsou
zabezpečeným přenosem (dle situace) odeslány
do externího střediska.
Analýza a
vytěžení
Obohacení
Doručení
Archivace
• Analýza a vytěžení
Digitalizované dokumenty jsou automaticky klasifikovány
na několik typů. Data jsou automaticky extrahována dle
požadavků zákazníka.
• Obohacení
Manuálně nebo automatizovaně mohou být přidána
doplňková data.
• Doručení
Digitalizované dokumenty a extrahovaná data jsou
automaticky přeneseny do archivačního systému
zákazníka.
• Archivace
Fyzické dokumenty jsou archivovány na požadovanou
dobu uchování.
Služby digitální podatelny
Modely dodávky
Příjem
Příprava
Skenování
Analýza
Služby digitální podatelny
Řešení spravované pro vás
Na místě nebo v cloudu
Obohacení
Doručení
Archivace
Outsourcingové
služby
Spravované
služby
Dodávka technologie
a integrace
Služby digitální podatelny
Outsourcingové služby: Digitální podatelna
Příjem
Příprava
Skenování
Klíčové výstupy
• Komplexní outsourcované služby se zaručeným
plněním klíčových ukazatelů výkonnosti a dohod o
kvalitě služby
• Automatické rozdělování do elektronické schránky,
složky a workflow
• Flexibilní cenový model s možností placení podle
využití
• Doručování, archivace nebo bezpečná skartace
fyzické pošty
• Průběžné zlepšování procesních postupů a
technologií
• Certifikace ISO 27001 a 9001
Analýza
Obohacení
Doručení
Archivace
Hlavní výhody
• Nejsou zapotřebí žádné investice do lidí ani
technologií
• Díky uvolnění prostředků a zdrojů se může zákazník
lépe soustředit na svou hlavní činnost
• Canon může převzít stávající pracovníky poštovního
střediska
• Flexibilní cenové modely pro různé objemy pošty
• Flexibilní a modulární model poskytování
• Okamžitý přínos osvědčených postupů a pokročilejších
a modernějších technologií
Konference Firemní IS 2016
Canon,
jak ho možná neznáte ...
Canon Business Services
Divize Canon Business Services je více než 15 let vedoucí poskytovatel
služeb v oblasti outsourcingu dokumentových procesů.
Jsme tým zkušených expertů, poskytujeme poradenství, vytváříme řešení a
dodáváme externí služby podnikům a organizacím.
Díky dlouhodobému a celosvětovému zaměření Canon Business Services na
tuto oblast jsme schopni dosáhnout vyšší efektivity s prokazatelně nižšími
provozními i fixními náklady pro zákazníka.
19
Canon Business Services
Tým
odborníků
386 MIO Kč
obrat CBS
v roce 2014
Risk & Change
Management
Technologie
200
zaměstnanců
CBS
EMEA Best
Practices
Know-How
Procesní
řízení
Klienti
TOP společnosti
CZ/SK
20
Služby CBS
Sl u žb y
o u t so u rcin gu
d o ku me n to vých
p ro ce sů
S p rá va živo tn íh o
cykl u t e ch n ické
d o ku m e n t a ce
C e n tru m
d i gitá ln ích a
t isko vých
slu že b
Sl u žb y ko mu n ika ce
se zá ka zn íky
21
R1 Strictly Confidential
r2
Služby komunikace se zákazníky
Data
Příprava, návrh, design a
zpracování dat
Snížení nákladů
o 10-30 % u
všech
transakčních
tisků
Tisk
Obálkování
Podání
Tvorba a zajištění
marketingových
materiálů
Elektronické
zasílání
dokumentů
Doručení
Vyhodnocení a
sledování KPIs
Snížení nákladů
až o 20 % na
odchozí
zásilky
22
R1 Strictly Confidential
r2
Služby outsourcingu dokumentových procesů
Komplexní soubor služeb pro zpracování dokumentů s
využitím nejnovějších technologií a procesů určený
zejména velké i střední společnosti. Služby se vyznačují
především digitální transformací dokumentů v okamžiku
vstupu do společnosti na jedné straně a optimalizací
tiskových procesů na straně druhé.
Vstup
23
Zpracování
příchozích
a odchozích
faktur
Služby digitální
podatelny
Výstup
Skenování
a digitalizace
PRINCE 2
Archivační
služby
Tiskové služby
Center of Excellence for Intelligent Data Processing
(Canon CoE-IDP)
Služby
skenování
a archivace
Služby
zpracování
faktur
Center of Ecellence for Intelligent Data Processing (CoE-IDP)
2007
• Vznik ScanRecoCenter Prague (SRC)
• Pod hlavičkou Océ Business Services
2013
• Regional Delivery Center (RDC)
• Otevření pobočky v Ostravě
• Pod hlavičkou Canon Business Services
2014
• Koncept Center of Excellence for Intelligent
Data Processing (CoE-IDP) nastartován
Digital Process Services
COE-IDP - základní fakta
CoE je profesionálně vybavené středisko pro zajištění
komplexních a profesionálních služeb v oblasti digitalizace
a vytěžování dat
• 2 pracoviště v České Republice (Praha / Ostrava)
• Detašované skenovací střediska v NL, DE, HU, FR, SK,
CH
• 18 FTE + 100 zaškolených brigádníků
• 40 osob zdravotně postižených (Ostrava)
• 19 aktivních zákazníků
Canon COE-IDP - výkonnost
•
Více jak 15 produkčních skenerů (Canon, Panasonic, Fujitsu)
•
Více jak 30 validačních stanic
•
8 tiskáren čárových kódů
•
Platformy IRIS a KOFAX
•
2,5 milionu stran zpracovaných každý měsíc
•
60 000 faktur zpracovaných každý měsíc
•
1 500 000 dalších zpracovaných dokumentů každý měsíc
Vybrané reference společnosti Canon
28
Konference Firemní IS 2016
Referenční projekt
Příklad projektu digitalizace
papírových dokumentů s
vytěžováním
Referenční projekt
Hlavní cíle projektu
 Digitální archivace a zpracování dokumentů




Zvýšení efektivity práce s dokumenty
Minimalizace rizika zničení nebo ztráty dokumentů
Zvýšení transparentnosti zpracování
Standardizace procesů
 Snížení negativních dopadů administrativy na životní
prostředí
 Elektronické faktury a přílohy se již nemusí tisknout
 Průběžné zvyšování podílu elektronických faktur
Referenční projekt
Situace před realizací – oběh dokumentů
“
Jeden dokument
urazil průměrně:
116 km
Referenční projekt
Základní přehled procesu po zavedení
Referenční projekt
Přínosy projektu
Údaje o implementaci




09/2012 – 01/2013 příprava, zpracování technických analýz a metodik
s dodavateli
02/2013 – 12/2013 postupné nasazování po jednotlivých pobočkách
Za rok 2013 zpracováno téměř 90 000 dokumentů
Podíl elektronických faktur od dodavatelů 41%
Referenční projekt
Přínosy projektu


Dosažená efektivnost 6 FTE již v rámci implementace
 ROI – do 5 let po ukončení projektu
 Roční úspora 0,5 M Kč
Standardizovaný proces zpracování došlých dokumentů
 Pro 16 poboček, všechny produkty
 Snížení chybovosti o 60 %
 Integrace s existujícími systémy
 Interní (TMS, LMS, SAP)
 Externí (POSTLINE)
 Kompletní digitalizace dokumentů
 Full text PDF
 Uznávaný elektronický podpis součástí zpracování u
dodavatele
Outsourcing dokumentových procesů jako alternativa k nákupu IS
Děkuji za pozornost
Petr Marc