Plánování schůzek on-line

Plánování schůzek on-line pomocí Doodle
Obsah
Cíl práce......................................................................................................................................................................... 1
Výběr nástroje ............................................................................................................................................................... 1
Typy účtů na Doodle ..................................................................................................................................................... 1
Neplacená verze – neregistrovaný uživatel .............................................................................................................. 1
Neplacená verze – registrovaný uživatel .................................................................................................................. 1
Placená verze – Premium .......................................................................................................................................... 7
Shrnutí ........................................................................................................................................................................... 8
Použité zdroje ............................................................................................................................................................... 8
Cíl práce
Cílem práce je vybrat jeden nástroj, jehož funkcionalita umožňuje online plánování schůzek, popsat jeho možnosti při
zakládání schůzky a postup. V další části bude udělán rozbor na výhody a nevýhody placené verze od verze zdarma.
Výběr nástroje
Práce se věnuje online nástroji Doodle, který je dostupný na adrese http://doodle.com. Jedná se o nástroj, který
umožňuje efektivní plánování schůzek všem uživatelům, aniž by bylo nezbytné se registrovat. Tento nástroj využívám
pro osobní potřebu, především k plánování schůzek s lidmi, kteří nepoužívají nebo nesdílejí stejný typ kalendáře jako
já. Nástroj Doodle umožňuje nechat hlasovat o události všechny lidi, kterým doputoval odkaz na událost emailem nebo
dalším komunikačním kanálem. Součástí rozhraní je i příjemný nástroj na správu pozvaných osob (viz Obrázek 9).
Doodle nezohledňuje nutnost být registrovaným uživatelem konkrétního účtu nebo aplikaci, jako je tomu například
v nástrojích Google Calendar nebo Outlook.
Nástroj Doodle poskytuje širokou funkcionalitu a možnosti, které se nicméně liší od typu účtu, který uživatel používá.
Jedná se o volně přístupnou verzi bez registrace, zaregistrovaného uživatele nebo placenou verzi účtu Doodle
Premium.
Typy účtů na Doodle
V následující části budou popsány rozdíly mezi jednotlivými typy účtů a následně na účtu registrovaného uživatele
bude demonstrováno vytvoření online schůzky.
Neplacená verze – neregistrovaný uživatel
Neregistrovanému uživateli nabízí nástroj Doodle možnost jednoduchého naplánování události spolu s možností
výběru nejvhodnějšího termínu. Po vytvoření události je možné vygenerovat odkaz na událost a ten následně
účastníkům zaslat emailem, který je možné personalizovat, nebo jiným komunikačním kanálem mimo samotný Doodle.
Při vytváření události je k dispozici nastavení, které umožňuje např.: rozdělit hlasování na možnosti ano/ne/pokud
nutno, skrýt hlasování ostatním účastníkům nebo omezit počet odpovědí jednoho uživatele na jednu. Více o tomto
nastavení bude rozebráno v následující části popisující účet registrovaného uživatele.
Neplacená verze – registrovaný uživatel
Neregistrovanému uživateli jsou nabízeny dvě možnosti plánování schůzek, tzv. Group scheduling a 1:1 scheduling.
Jednoznačně největší výhodou registrovaného účtu oproti neregistrovanému je možnost jeho synchronizace
s kalendářem a následná administrace v účtu.
Synchronizace s kalendářem
Registrovaný uživatel má možnost synchronizovat svůj účet s kalendářem, což považuji za velkou výhodu. Při plánování
schůzek to znamená, že uživatel vidí svůj kalendář, na jehož základě poté může plánovat událost nebo naopak vybírat
z nabízených termínů ten vhodný. Odpadá tak neustálé překlikávání mezi okny s kalendářem a Doodle. Zároveň po
vyplnění kladné odpovědi se mu událost automaticky s kalendářem synchronizuje a ostatní uživatelé, kterým je jeho
kalendář přístupný ho v té době vidí jako zaneprázdněného.
Kalendáře, se kterými je možné aplikaci Doodle synchronizovat:
 Google Calendar
 Outlook
 iCal
 vložením adresy ICS Feedu – adresu ICS feedu generovanou aplikací Doodle je možné vložit do internetových
kalendářů Live a Yahoo!
 iCloud (dostupné pouze v placené premium verzi Doodle)
Group scheduling
Možnost Group scheduling je dostupná ve všech účtech aplikace Doodle. Oproti neregistrovanému účtu je zde pro
registrovaného uživatele navíc již zmíněná možnost synchronizace s kalendářem.
Vytvoření události (ankety) je velmi jednoduché a intuitivní. Kliknutím na tlačítko Schedule an event (v české verzi
Naplánovat událost) spustíme průvodce pro plánování události. V následující části bude popsáno, jak událost vytvořit
a jaké jsou možnosti (k ukázce bude využívána aplikace Doodle v angličtině a češtině, protože mi nereaguje nastavení
jazyka a umístění).
1. Karta General (Obecné)
Na kartě General se nachází k vyplnění 5 polí:
 Title (Název) – povinné pole sloužící pro název události
 Location (Umístění) – volitelné pole sloužící pro místo konání události
 Description (Popis) – volitelné pole pro popis události s možností až 512 znaků
 Your name (Vaše jméno) – povinné pole
 E-mail address (E-mailová adresa) – povinné pole, vaše e-mailová adresa, na kterou přijde
odkaz na vytvořenou událost případně notifikace o změnách v události
Obrázek 1 Karta Obecné
2. Karta Time proposals (Návrhy termínů)
Karta Time proposals slouží k návrhu termínů vhodných pro konání dané schůzky. Termíny je možné vybrat
třemi různými způsoby:
Basic Calendar (Základní kalendář) – umožňuje výběr celých dní, které je možné v dalším kroku událost ponechat jako
celodenní nebo k nim doplnit konkrétní čas.
Obrázek 2: Basic calendar
Calendar view (Náhled kalendáře) – umožňuje kliknutím vybrat z detailního zobrazení kalendáře konkrétní dny a časy.
V případě synchronizace kalendářů jsou zde vidět konkrétní časy, ve kterých má pořadatel události volno.
Obrázek 3: Calendar view
Free text (Prostý text) – umožňuje vyplnění libovolného textu. Vhodné využití tohoto způsobu je například pro události
trvající déle než jeden den (různé teambuildingové akce apod.).
Obrázek 4: Free text
3. Karta Settings (Nastavení)
Uživatel má na výběr základní nastavení (tedy neměnné) nebo může nastavení personalizovat v nabídce
rozšířených možností. Na výběr je:
Yes-No-Ifneedbe poll (Ano/Ne/Pokud-nutno) – nabízí účastníkovi třetí možnost volby „Pokud nutno“. Je vhodná
zejména pro účastníky, jejichž kalendář je nabitý událostmi a je složité v něm najít volné místo. Výsledek poté může
vypadat následovně:
Obrázek 5: Použití odpovědi "Pokud-nutno"
Hidden poll (Skryté hlasování) – odpovědi uvidíte jen vy
Obrázek 6 Odpovědi hlasování jsou viditelné pouze pro pořadatele
Participan can only choose one option (Každý účastník může vybrat jedinou možnost)
Obrázek 7 Účastníci mohou zvolit pouze jednu možnost
Limit the number of participants per option (Omezení počtu kladných hlasů na možnost) – pro daný termín nebude
možné více hlasovat v případě, že bude dosaženo maximálního počtu hlasů. Možnost využití je například při
přihlašování na zkoušky, konference nebo semináře, kde počet účastníků na konkrétní čas je omezen. Výsledek může
vypadat následovně:
Obrázek 8: Omezení počtu hlasů na jednu možnost
4. Karta Invite (Pozvat)
Událost je vytvořena, nezbývá než pozvat účastníky. To je možné udělat buď vygenerováním odkazu na
událost, který poté účastníkům zašleme nebo pomocí aplikace Doodle, která umožňuje zaslat účastníkům
pozvánku na e-mail. Pokud má administrátor propojený účet s emailovým klientem, našeptávač mu nabídne
adresy, které má v kontaktech. V možnostech je i zaslat pozvánku na email administrátora.
Obrázek 9 Karta Pozvat
Odpovídání na pozvánku (Group scheduling)
Pokud bychom jako účastníci byli pozváni k účasti na události, máme dvě možnosti, jak odpovědět.
1. Table view (Tabulkové zobrazení) – jednoduchým zaklikáním pro nás vhodného času (v případě
synchronizovaného kalendáře je možné uložit vybrané časy)
Obrázek 10: Table view
2. Calendar view (Náhled kalendáře) – vhodné zejména při synchronizaci kalendáře, kdy se zobrazí již zabrané
časy a časy, kdy je možné se dané události zúčastnit. Je zde možnost AutoFill (automatické vyplnění), která
automaticky odpoví ne na návrhy, v jejichž čase je uživatel již zaneprázdněný. Tyto odpovědi lze samozřejmě
dále modifikovat před finálním odesláním formuláře.
Obrázek 11: Calendar view
1:1 scheduling
Scheduling 1:1 nabízí dvě možnosti – MeetMe a BookMe.
1. MeetMe – nabízí registrovaným uživatelům vytvoření MeetMe stránky. Ta umožní ostatním uživatelům, kteří
znají adresu daného profilu vidět, kdy má uživatel čas a kdy je zaneprázdněn. V případě propojení s více
kalendáři, je možné vybrat, které z kalendářů se budou zobrazovat. Jednotlivé události se ve veřejném
kalendáři zobrazují vždy se statusem „zaneprázdněn“, není tedy možné, aby kdokoliv viděl konkrétní název
události a její detaily.
2. BookMe – aplikace vhodná pro přijímání schůzek online. Vhodné zejména pro konzultanty, salony krásy,
terapie nebo kadeřnice, u nichž odpadá nutnost odbíhat od zákazníka k telefonu v průběhu rozdělané práce.
Verze je po registraci dostupná 30 dní zdarma, poté je nutné ji zaplatit. Cena placené verze se pohybuje podle
počtu zaměstnanců, kteří aplikaci využívají, začíná na 9 dollarech měsíčně
Placená verze – Premium
Placená verze nabízí mnoho možností, které se liší podle počtu uživatelů. Mezi hlavní výhody, dostupné ve všech
cenových plánech patří:




Odstranění reklam
Zasílání automatických nebo ručně nastavených upomínek
Požadavek dodatečné informace jako je e-mail nebo telefonní číslo – účastník může být o tuto informaci
požádán – tato informace nebude nikde veřejná, ale bude zaslána organizátorovi na e-mail.
Na první pohled vidět, kdo z účastníků dosud nevyplnil anketu
Obrázek 12: Premium účet - cenové plány
Jak je z obrázku patrné, každá verze obsahuje odlišné výhody. U cenového plánu Business je možné upravit počet
uživatelů na rozmezí od 5 do 1 000. Verze Solo a Business je zároveň možné vyzkoušet na 30 dní jako trial verzi zdarma.
Ceny za Premium účet se pohybují od 29 EUR/rok (1 uživatel) do 1 899 EUR/rok (1 000) uživatelů. Při větším počtu
uživatelů je nutné domluvit se na ceně individuálně.
Shrnutí
Aplikace Doodle je velice jednoduchá na pochopení a intuitivní na ovládání. Její nespornou výhodou je neomezování
se na uživatele odlišných aplikací, účtů a kalendářů a zároveň možnost zúčastnit se i pro neregistrované uživatele.
Jedinou nevýhodou, na kterou jsem během svého používání aplikace Doodle narazila je omezení mobilní aplikace
pouze pro systém iOS. Nicméně oproti výhodám, které tato aplikace nabízí, je neexistence mobilní aplikace pro ostatní
mobilní operační systémy zanedbatelná, protože tento nedostatek nahradí responzivní design webové stránky. Díky
této technologii se stránky přizpůsobí rozlišení používaného zařízení bez větších obtíží.
Použité zdroje
Práce a vycházela z vlastních zkušeností s aplikací Doodle. Ukázky byly vytvořeny použitím aplikace Doodle a tvorbou
jednotlivých událostí. Odkazy na vytvořené události jsou k nalezení zde:



http://doodle.com/4srbwxrbbcc6xfiv (omezení počtu odpovědí)
http://doodle.com/4s39cigfdremp3qr (odpověď „Pokud-nutno“)
http://doodle.com/5yw6mdpzedpqq4a7 (odpověď jen s jednou možností – událost byla editovaná v průběhu
tvorby ukázky)
Zároveň byly ze stránek Doodle.com čerpány informace o Premium účtu a jeho cenách. Odkaz k nalezení zde:
https://doodle.com/premium/plans.html
A informace a ceny o službě BookMe: https://doodle.com/bookme/index.html