Jak pracovat s Lotus Notes Workflow

24.3.2005
Jak pracovat s Lotus Notes Workflow
Jak se přihlásím do Lotus Notes?.........................................................................................................2
Jaké databáze jsou v LN připraveny? ..................................................................................................2
Jak vyřizovat požadavky ve Workflow?..............................................................................................2
Jak přidat členy grantů? .......................................................................................................................3
Jak vytvářet objednávky do MTZ ve Workflow? ................................................................................3
Jak upravit objednávku zaslanou od podřízeného?..............................................................................3
Jak převádět majetek na jiného uživatele?...........................................................................................3
Jak definovat zástupce při nepřítomnosti? ...........................................................................................4
Jak aktualizovat obrazovku (refresh stavu workflow) .........................................................................4
Jak obnovit certifikát (renew certificate – ID file)...............................................................................4
Miloš Babovák
l.: 490
Jak se přihlásím do Lotus Notes?
1. Z klienta spuštěním programu oranžovou ikonou s nápisem Lotus Notes
Heslo:12345678xx (zde zadejte svoje iniciály velkými písmeny např. tedy např.12345678MB)
Pro uživatele: Milos Babovak (vyberte z instalovaných certifikátů)
2. Z www prohlížeče např. Mozilla nebo IE na: https://albina.uochb.cas.cz
•
•
•
vyžaduje nainstalovanou Javu http://www.java.com/en/download/windows_xpi.jsp
povolit Java skript (v Mozille Edit-Preferences-Advaced, v IE Tools-Internet OptionsAdvanced)
Linux instalace: http://www.java.com/en/download/help/linux_install.xml
Uživatelské jméno: Milos Babovak
Heslo: 12345678xx (zde zadejte svoje iniciály velkými písmeny tedy např. např.12345678MB)
(Pozor rozlišují se malá a velká písmena!)
TIP: Heslo můžete změnit pro klienta v menu Soubor-Zabezpečení-Zabezpečení uživatelů-Základy
zabezpečení-Změnit Heslo. (Heslo musí mít alespoň 8 znaků). Změnu hesla pro www přístup
můžete provést přes adresní knihu. V UOCHB adresáři vyberte kliknutím Vaše jméno. Upravit
záznam- Internet password- Uložit a zavřít. Místo uživatelského jména můžete používat i osobní
číslo.
Systém LN dle vašeho uživatelského jména nastavuje přístupová práva a možnosti práce
s databázemi. Dále automaticky nastavuje způsob financování vašich objednávek dle VEJ nebo
vašich grantů.
Jaké databáze jsou v LN připraveny?
•
•
•
•
•
•
Organizační struktura https://albina.uochb.cas.cz/workflow/uochb_orga_cz.nsf
Granty https://albina.uochb.cas.cz/Granty.nsf
Majetek https://albina.uochb.cas.cz/LWF/DKP.nsf
Telefony https://albina.uochb.cas.cz/workflow/telefony.nsf
Workflow Desktop https://albina.uochb.cas.cz/LWF/desktop.nsf
Adresní kniha https://albina.uochb.cas.cz/names.nsf
TIP: Rozcestník najdete na http://albina.uochb.cas.cz. Další databázi lze otevřít z menu SouborDatabáze-Otevřít nebo klávesovou zkratkou CTRL-O?
• Doplňte Zdůvodnění
• Uložit a odeslat se váš požadavek předá ke zpracování (zpracování na serveru trvá cca 5 minut)
TIP: Zadané položky můžete upravit tlačítkem Vybrat a zvolením čísla položky a tlačítkem
Změnit nebo Vymazat.
Jak vyřizovat požadavky ve Workflow?
•
•
•
•
•
Přijde Vám e-mail kde je na vás kladen požadavek
Otevřete si databázi WF desktop on albina a zvolte v levém menu K mému vyjádření. Klikněte
na požadavek
Tlačítkem Převzít je požadavek převzat do vaší kompetence.
Rozhodněte Schvaluji, Neschvaluji nebo Vracím k doplnění
Uložit a odeslat je požadavek vyřízen
2
TIP: Dole ve formuláři je vidět celá historie rozhodnutí a komentáře všech účastníků procesu.
Jak přidat členy grantů?
Klinutím na číslo grantu v Grantech se zobrazí specifikace vybraného grantu.Vlastník grantu pak
může definovat členy řešitelského týmu tlačítkem Upravit. V levém okně Address booku vyberete
členy a tlačítkem Add je přidáte do týmu.
TIP: Členy týmu lze vybírat podle jména nebo podle osobního čísla. Kliknutím vlevo vedle jména
nebo čísla lze vybrat několik osob najednou.
Jak vytvářet objednávky do MTZ ve Workflow?
•
•
•
•
•
•
•
Otevřete si databázi WF desktop on albina a zvolte proces Objednávky do MTZ. Klikněte na
založit požadavek.
Vyberte si zda chcete jen Uložit a neodesílat, Objednat nebo Konzultovat, případně Zrušit
objednávku
Zadejte firmu od které chcete zboží objednat a Způsob financování (Grant nebo VEJ)
Vyberte Zdroj financování
Klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte všechny položky
Klikněte na tlačítko Zapsat
Můžete Přidat dalších max. 5 položek
POZOR! Standardně je nastaveno, že se objednávka ihned neodesílá, ale pouze uloží do vášeho LN
desktopu
Příklad jak objednávat:
Chci objednat 2 láhve Cabernet Sauvignon za katalogovou cenu 4,2 EUR. Cenu nejprve přepočítám
na koruny podle aktuálním kurzu tedy např. 1EUR = 30 Kč.
Pol. Popis
Kat.číslo Specifikace počet
Jed.
1
5365101 materiál
0,75l
Cabernet
Sauvignon
2001
2
Cena za
jednotku
126
Celková
cena
252
Jak upravit objednávku zaslanou od podřízeného?
•
•
•
•
Otevřete si databázi WF desktop on albina. Klikněte v menu na K mému vyjádření.
Přepněte volbu na Vrátit k doplnění
Do komentáře můžete zapsat důvod (např. jiný zdroj financování)
Klikněte na tlačítko Uložit a odeslat v horní liště
Poznámka: Ani jako vedoucí nemůžete v současné době objednávku přímo upravovat.
Jak převádět majetek na jiného uživatele?
•
•
•
•
Otevřete si databázi WF desktop a zvolte proces Majetek – Převod. Klikněte na založit
požadavek.
Klikněte na tlačítko Převést na uživatele a vyberte osobu ze seznamu zaměstnanců.
Klikněte na tlačítko Název majetku a kliknutím v levém sloupečku vyberte majetek (možno
vybrat více položek najednou)
Vyberte v rozhodnutí že chcete převod Odeslat
3
•
Klikněte na tlačítko Uložit a odeslat v horní liště
Majetek do 3000 Kč neschvaluje žádný vedoucí jen příjemce. Majetek 3000 – 40 000 Kč schvaluje
nebližší vedoucí příjemce a žadatele. Převody investičního majetku (nad 40 000) schvalují vedoucí
v organizační struktuře o dvě pozice výše.
Jak definovat zástupce při nepřítomnosti?
•
•
•
•
•
Otevřete si databázi Organizační struktura a vyberte v menu Profil nepřítomnosti.
V levém menu pak klikněte na Dle datumu.
Tlačítkem Vytvořit profil můžete definovat období nepřítomnosti. V kalendáři nastavte období
nepřítomnosti.
Přepněte volbu na Nastavit zástupce
Kliknutím na tlačítko Nastavení zástupce a vyberte svého zástupce (z osob definovaných
p. Opplovou jako personálním managerem)
Jak aktualizovat obrazovku (refresh stavu workflow)
•
•
Klávesou F9 stejně jako v Internet Explorer
Druhou možností je kliknutí na tlačítko
objevuje se mezi pravým rámcem a levým rámcem.
Jestliže refresh není potřeba tlačítko se nezobrazuje!
Poznámka: Všechny vaše požadavky nejsou vyřízeny ihned. Server je zpracuje během 5 minut.
Aktualizací stavu zjistíte vlastníka procesu (AO). Jedná se tedy o zobrazení aktuální stavu ve
workflow.
Jak obnovit certifikát (renew certificate – ID file).
Prosím kontaktujte nás na lince 490. Zašleme vám obnovený certifikát e-mailem (standardní
certifikáty mají platnost 2 roky). Heslo bude nastaveno na standardní (původní).
Jak vyhledávat ve workflow
•
•
Lupa hledá fulltextově (Alt+VE)
Dalekohled (Ctrl+F) hledá jen v aktuálním pohledu
4