Manuál SD Quick Book - Recepční

Transkript

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
SD Quick Book Rezervační systém
MANUÁL
Určeno pro přístupová práva „RECEPČNÍ“
_____________________________________________________________________________________
OBSAH
SD Quick Book Rezervační systém - Správa rezervací
1. Přihlášení do systému ………………………………………………………… 3
2. Vložení rezervace …………………………………………………………… 4
2.1 Vložení rezervace operátorem (recepčním) ………………………… 4
2.2 Vložení rezervace on-line přímo klientem…………………………… 6
3. Potvrzení rezervace…………………………………………………………… 7
4. Storno rezervace ……………………………………………………………… 8
5. Editace rezervace……………………………………………………………… 9
6. Odeslání e-mailu bez editace ………………………………………………… 10
7. Textové výpisy rezervací……………………………………………………… 11
8. Tiskové sestavy ……………………………………………………………… 12
9. Funkce „Quick Connect“ ……………………………………………………… 13
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Schaumannův Dvůr s.r.o., Karlovice 231, IČ:268 39 806, DIČ:CZ26839806
Tel: +420 603356242, e-mail: [email protected] , web: www.sdresort.cz
1
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
SD Quick Book Rezervační systém
Správa rezervací
_____________________________________________________________________________________
Správa rezervací se dělí do následujících kroků a funkcí:
- vložení rezervace
- potvrzení rezervace
- storno rezervace
- editace rezervace
- odeslání e-mailu bez editace
- textové výpisy
- tiskové sestavy
2
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Přihlášení do systému
Na základě poskytnutého odkazu (od managera ubytovacího zařízení) a přístupových údajů do administrační
části se přihlásíte do SD Quick Book rezervačního systému přímo do správy rezervací (administrační části).
Doporučujeme si odkaz do administrační části uložit do Vašich oblíbených položek, jelikož v rámci
rezervací ho budete využívat neustále. Nemusíte tedy nic instalovat do Vašeho počítače, ale stačí se vždy
připojit odkudkoliv ze zeměkoule kde jste připojeni na internet a ihned můžete spravovat Vaše rezervace.
Při otevření hlavní stránky se Vám zobrazí okno s tabulkou pro přihlášení
- do kolonky uživatelské jméno napište Vaše uživatelské jméno
- do kolonky heslo napište heslo
- dejte přihlásit
zobrazí se Vám okno hlavní plachty rezervací a hlavní nabídkové menu v horní části okna
3
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Vložení rezervace
Vložit rezervaci lze dvěmi způsoby, a to buď přímo v administraci operátorem (recepčním) nebo v režimu
on-line přímo klientem (hostem)
2.1 Vložení rezervace operátorem (recepčním) probíhá v prostředí administrace SD Quick Book
rezervační systém.
Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu
rezervace
přehled
4
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
V hlavní „plachtě“ rezervací pro vložení nové rezervace klikneme na tlačítko „vložit novou položku“.
Zobrazí se nám okno s rezervačním formulářem a možností volby, zda si přejeme rezervaci na jednom
pokoji (tlačítko „chci rezervovat jeden pokoj“) nebo rezervaci na více pokojích (tlačítko „chci rezervovat
více pokojů“).
Rezervace probíhá v těchto krocích:
- zadání termínu požadované rezervace – v rezervačním formuláři kliknutím do pole termínu (datum
příjezdu/datum odjezd) se zobrazí kalendář, kde můžeme vybrat a zvolit požadované datum
- zadání počtu osob - klikem (rozbalením roletky) do pole „počet dospělých“ a „počet dětí“ zadáme
počet osob v rezervaci (jen pokud je požadovaná rezervace na jednom pokoji)
-
vyhledání volných pokojů – klikem na tlačítko „najít volné pokoje“ - zobrazí se všechny volné
pokoje odpovídající zadaným kritériím (u rezervace na jednom pokoji s výpočtem ceny dle počtu
osob a tlačítkem „rezervovat“, u rezervace na více pokojích s výpočtem ceny za všechny pevná lůžka
na pokoji s check boxem pro výběr vyhovujících pokojů)
5
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
výběr pokoje – u rezervace na jednom pokoji tlačítkem „rezervovat“, u rezervace na více pokojích
zaškrtnutím check boxů u požadovaných pokojů a centrálním tlačítkem „rezervovat vybrané pokoje“.
-
vyplnění základních údajů o klientovi a volba fakultativních služeb (pokud jsou fakultativní
služby navedeny) – v tomto kroku vyplníme všechny povinné položky (jméno, příjmení, telefon, email klienta – označeny červeně) v poli „klient“. V případě, že klient již u nás pobýval v minulosti,
lze ho vybrat přímo z adresáře, který skrývá ikona
(klikem na tuto ikonu se nám otevře nové okno
adresáře, kde do vyhledávacího pole napíšeme minimálně tři první znaky jména nebo kontaktu klienta
– možnost vyhledávání je pro zadané znaky v kontaktech nebo ve všech povinných položkách
rezervací. Klikem na tlačítko „hledej“ se nám zobrazí výsledky dle zadaných kriterií. Vybereme
požadovanou položku a klikem na ikonu
se nám automaticky doplní údaje do rezervačního
formuláře. V případě, že si přejeme některé položky z adresáře odstranit, můžeme tak učinit klikem na
ikonu ). Dále v poli „termín rezervace“ se zobrazí vybraný termín, v poli „služby“ máme možnost
vybrat požadované služby (pokud jsou navedeny). V poli „cena rezervace“ se promítá celková cena
za aktuálně požadované ubytování a služby (s právy managera můžeme u ceny poskytovat
procentuální slevy nebo vkládat vlastní cenu odlišnou od výpočtu automatické ceny). V poli
„poznámka“ může vepsat poznámku. Tlačítkem „kontrola rezervace“ postoupíme do dalšího kroku se
sumářem všech údajů v rezervaci.
6
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
7
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
kontrola zadaných údajů – zobrazí se sumář rezervace ke kontrole.
-
potvrzení rezervace – pokud je při kontrole vše v pořádku, potvrdíme závazně rezervaci tlačítkem
„potvrdit rezervaci“.
8
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
Odeslání e-mailu - po potvrzení rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci
o vložené rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu
tuto možnost
ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na
ikonu
se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu. Automaticky se nám doplní šablona
s vložením rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně
upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme jinou
požadovanou šablonu. Kliknutím na ikonu
ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí
v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu
na konci šablony. E-mail se
odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). Vložená
rezervace se nám zobrazí v celkovém přehledu rezervací v oranžové barvě ve statusu „nepotvrzená“.
Rezervace bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, rezervace se šrafováním označují
rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno.
9
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
V průběhu rezervace můžeme v každém kroku rezervace využít tlačítka „zpět“ pro editaci již zadaných
údajů. Tam, kde se tlačítko „zpět“ nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované
zobrazení.
10
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2.2 Vložení rezervace on-line přímo klientem probíhá v prostředí Vaši webové prezentace v odkazu
„rezervace“, kde se zobrazuje okno s rezervačním formulářem a možností volby, zda si klient přeje rezervaci
na jednom pokoji (tlačítko „chci rezervovat jeden pokoj“) nebo rezervaci na více pokojích (tlačítko „chci
rezervovat více pokojů“).
Rezervace probíhá v těchto krocích:
- zadání termínu požadované rezervace – v rezervačním formuláři kliknutím do pole termínu (datum
příjezdu/datum odjezd) se zobrazí kalendář, kde můžeme vybrat a zvolit požadované datum
- zadání počtu osob - klikem (rozbalením roletky) do pole „počet dospělých“ a „počet dětí“ zadáme
počet osob v rezervaci (jen pokud je požadovaná rezervace na jednom pokoji)
- vyhledání volných pokojů – klikem na tlačítko „najít volné pokoje“ - zobrazí se všechny volné
pokoje odpovídající zadaným kritériím (u rezervace na jednom pokoji s výpočtem ceny dle počtu
osob a tlačítkem „rezervovat“, u rezervace na více pokojích s výpočtem ceny za všechny pevná lůžka
na pokoji s check boxem pro výběr vyhovujících pokojů)
11
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
výběr pokoje – u rezervace na jednom pokoji tlačítkem „rezervovat“, u rezervace na více pokojích
zaškrtnutím check boxů u požadovaných pokojů a centrálním tlačítkem „rezervovat vybrané pokoje“.
-
vyplnění základních údajů o klientovi a volba fakultativních služeb (pokud jsou navedeny) –
v tomto kroku klient vyplní všechny povinné položky (jméno, příjmení, telefon, e-mail – označeny
červeně) v poli „klient“. V poli „termín rezervace“ se mu zobrazí vybraný termín, v poli „služby“ má
pak možnost klikem vybrat požadované služby (pokud jsou navedeny). V poli „cena rezervace“ se
promítá celková cena za aktuálně požadované ubytování a služby. V poli „poznámka“ může klient
sdělit své další požadavky nebo přání. Tlačítkem „kontrola rezervace“ postoupí klient do dalšího
kroku se sumářem všech údajů v rezervaci.
12
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
13
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
-
potvrzení rezervace – pokud je vše při kontrole v pořádku, klient potvrdí závazně rezervaci
tlačítkem „potvrdit rezervaci“ (případně „odeslat poptávku“) a přejde na poslední okno rezervace
s poděkováním a informaci o provedené rezervaci. Následně je generován automaticky e-mail
klientovi, kde obdrží podrobné informace ke své rezervaci. Provedená rezervace se nám okamžitě
projeví v administraci v celkovém přehledu rezervací v oranžové barvě ve statusu „nepotvrzená“.
14
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Pro další rezervaci může využít tlačítka „najít další volné pokoje“
V průběhu rezervace může klient v každém kroku rezervace využít tlačítka „zpět“ pro editaci již zadaných
údajů.
Pro zobrazení celkového přehledu aktuální obsazenosti lze využít v prvním kroku rezervace tlačítko
„celkový přehled rezervací“ (pokud je k dispozici). Klientovi se zobrazí celkový přehled, kde červené pole
označují obsazené pokoje v daném termínu a „křížek“ označuje volné pokoje v daném termínu. Kliknutím
na křížek ve vybraném termínu se klient dostane zpět do rezervačního formuláře s předvoleným datem
příjezdu, na který bylo v celkovém přehledu kliknuto.
15
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Potvrzení rezervace
rezervace
přehled
Potvrzení rezervace je další krok ve správě rezervací a využívá se v okamžiku, kdy nám klient závazně
potvrdí svou rezervaci. U rekreačních zařízení to většinou bývá po úhradě zálohy, u business hotelů pak po
závazném ústním potvrzení. Oba případy znamenají, že klient svou knihaci akceptuje a využije služeb
ubytovacího zařízení. Jeho rezervace se potvrdí do statutu „potvrzená“ a v celkovém přehledu se změní na
barvu zelenou. Potvrzení rezervace může provést pouze operátor (recepční) v administračním prostředí.
16
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Potvrzení rezervace probíhá v těchto krocích:
- zobrazení rychlého náhledu rezervace - v hlavní přehledu rezervací (hlavní plachtě rezervací)
najedeme kurzorem na ikonu
u příslušné rezervace. Zobrazí se nám tzv.„rychlý náhled“
(využitelný i v dalších funkčnostech systému) se základními informacemi o rezervaci
17
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
zobrazení podrobného detailu rezervace - následným klikem na ikonu
se nám v pravé části
obrazovky zobrazí „detail rezervace“ (podrobný výpis rezervace). V horní i dolní části detailu se nám
zobrazují funkční ikony
-
potvrzení do statutu „potvrzená“ rezervace - klikem na ikonu
potvrdíme
(potvrdit rezervaci) rezervaci
18
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
zápis uhrazené zálohy - systém nám nabídne, zda budeme chtít do rezervace zapsat uhrazenou
zálohu. V případě, že zálohu zapsat nepožadujeme, klikneme na ikonu
a přeskočíme krok zápisu
zálohy. V případě, že budeme požadovat zapsaní zálohy, klikneme na ikonu . Dostaneme se tak do
editačního formuláře rezervace.
19
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
editace rezervace se zápisem uhrazené zálohy - v editačním formuláři v poli „cena rezervace“
zapište do kolonky „záloha“ výši uhrazené zálohy (případně můžete editovat další údaje). Po
dokončení editace klikem na tlačítko „kontrola rezervace“ postoupíme do dalšího kroku se sumářem
všech údajů v rezervaci.
20
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
-
potvrzení rezervace – pokud je při kontrole vše v pořádku, potvrdíme závazně rezervaci tlačítkem
„potvrdit rezervaci“.
21
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
odeslání e-mailu - po potvrzení rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci
o vložené rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu
tuto možnost
ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na
ikonu
se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu. Automaticky se nám doplní šablona
s potvrzením rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně
šablonu. Kliknutím na ikonu
ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném
okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu
na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se
nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). Potvrzená rezervace se nám
zobrazí v celkovém přehledu rezervací v zelené barvě ve statutu „potvrzená“. Rezervace bez
šrafování označují rezervace na jednom pokoji, rezervace se šrafováním označují rezervace na více
pokojích knihované na jedno jméno.
22
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
zobrazení.
23
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4. Storno rezervace
rezervace
přehled
Storno rezervace se využívá v okamžiku, kdy nám klient zrušil provedenou rezervaci. Jeho rezervace se
zrušením převede do statutu „zrušená“ a v celkovém přehledu se nezobrazuje. Storno rezervace může
provést pouze operátor (recepční) v administračním prostředí.
24
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Zrušení rezervace probíhá v těchto krocích:
25
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
26
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
zrušení a zápis do statutu „zrušená“ rezervace - klikem na ikonu
(odstranit) rezervaci
odstraníme. Systém se nás z bezpečnostních důvodů dotáže, zda opravdu chceme rezervaci zrušit.
Klikem na tlačítko „OK“ potvrdíme náš úmysl rezervaci zrušit
27
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
odeslání e-mailu - po potvrzení storna rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat
informaci o zrušené rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu
tuto
možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací).
Klikem na ikonu
se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu. Automaticky se nám doplní
šablona se stornem rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme
libovolně upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme
jinou šablonu. Kliknutím na ikonu
ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí
v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu
na konci šablony. E-mail se
odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). Stornovaná
rezervace se nám již v celkovém přehledu rezervací nezobrazuje.
28
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
V průběhu editace můžeme v každém kroku rezervace využít tlačítka „zpět“ pro editaci již zadaných údajů.
Tam, kde se tlačítko „zpět“ nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované
zobrazení.
29
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5. Editace rezervace
rezervace
přehled
Pokud je potřeba editovat rezervaci (dopisovat změny, cenové kalkulace či doplňkové požadavky hostů) bez
nutnosti změnu statutu tak, jak jsme si popsali výše, můžeme rezervaci kdykoliv upravovat dle následujícího
postupu.
30
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Editace rezervace probíhá v těchto krocích:
31
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
-
zobrazení editačního formuláře - klikem na ikonu
se dostaneme do editačního formuláře
rezervace kde, můžeme provádět změny. Po dokončení editace klikem na tlačítko „kontrola
rezervace“ postoupíme do dalšího kroku se sumářem všech údajů v rezervaci.
32
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
33
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
potvrzení rezervace – pokud je při kontrole vše v pořádku, potvrdíme závazně provedené změny v
rezervaci tlačítkem „potvrdit rezervaci“.
34
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
odeslání e-mailu - po potvrzení změn rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat
informaci o změnách v rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu
tuto možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty
rezervací). Klikem na ikonu se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu s předvolenou šablonou
„vložení rezervace“. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně
šablonu. Kliknutím na ikonu
okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu
na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se
nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací).
35
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
zobrazení.
36
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6. Odeslání e-mailu bez editace
rezervace
přehled
V případě, že potřebujeme s klientem (hostem) komunikovat elektronicky bez nutnosti úprav v jeho
rezervaci, lze využít funkce přímého odeslání e-mailu. Výhodou funkce odesílání e-mailu (i při editacích)
jsou předvolené textové šablony (není potřeba stále dokola psát stejný text hostům v čase) a automaticky
připojený „detail rezervace“ v mailu se základními informacemi o rezervaci pro klienta (hosta). V případě
nutnosti lze kteroukoliv šablonu u konkrétní rezervace textově upravovat.
Každý odeslaný e-mail v SD Quick Book rezervační systém z administrace i z rezervačního formuláře u
webové prezentace je automaticky v kopii zasílán na e-mailovou adresu provozovatele (uvedenou
v nastavení
systém). Tato funkce slouží pro archivaci komunikace ve Vašem poštovním klientovi
(Outlook Express, doménový poštovní klient (seznam.cz, gmail.com) a jiné).
37
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Editace rezervace probíhá v těchto krocích:
38
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
39
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
zobrazení e-mailové šablony - klikem na ikonu
se dostaneme přímo do e-mailové šablony dané
rezervace (vždy se zobrazí základní šablona „vložení rezervace“).
40
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-
odeslání e-mailu - vybereme požadovanou e-mailovou šablonu rozbalením roletky nad formulářem
šablony. Kliknutím na ikonu
okně. Pro odeslání klikneme na ikonu
na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno
celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací).
V průběhu odesílání e-mailu můžeme v každém kroku využít tlačítka „zpět“ pro editaci již zadaných údajů.
Tam, kde se tlačítko „zpět“ nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované
zobrazení.
41
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
7. Textové výpisy rezervací
rezervace
potvrzené/nepotvrzené/zrušené
Textové výpisy slouží k řádkovému přehledu rezervací a jsou rozděleny do třech oddělení dle statutu
rezervace, a to „nepotvrzené“, „potvrzené“ a „zrušené“. Při najetí do příslušného oddělení (viz. cesta
z hlavního menu „rezervace
potvrzené/nepotvrzené/zrušené“) se nám zobrazí datumové pole pro zvolení
požadovaného termínu výpisu (výpis od – do). Klikem do datumového pole se nám zobrazí kalendář, kde
klikem na zvolené datum se termín doplní do příslušného pole. Ikonou
potvrdíme výběr data a zobrazí se
nám řádkový výpis všech rezervací příslušného statutu ve zvoleném termínu. Řádky rezervací bez šrafování
označují rezervace na jednom pokoji, řádky se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na
jedno jméno. U každé rezervace máme vypsáno „číslo rezervace“, „datum příjezdu“, „datum odjezdu“,
„počet nocí“, „pokoj“, „jméno“ a „úpravy“. U „úprav“ se nám zobrazují funkční ikony (potvrdit rezervaci
– jen u nepotvrzených a zrušených rezervací),
(zobrazit detail rezervace) a
(odeslat zprávu). Funkční
ikony plní stejné funkce jako u rezervací v celkovém přehledu (hlavní plachtě rezervací). V řádkovém
výpisu rezervací se nezobrazuji ikona
a tudíž z výpisů nelze rezervace odstraňovat.
V případě, že je potřeba obnovit již zrušenou rezervaci, která se nezobrazuje v celkovém přehledu (hlavní
plachtě rezervací), lze tak učinit z řádkového výpisu zrušených rezervací klikem na funkční ikony
nebo
dle postupu jak je popsán v „editaci rezervace“ od kroku „zobrazení editačního formuláře“
42
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
43
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
8. Tiskové sestavy
Tiskové sestavy se dělí do dvou skupin, a to
- provozní sestavy
- tržby/provize
Provozní sestavy slouží pro provozní účely ubytovacího zařízení, jako jsou výpisy ubytování (příjezdy,
ubytovaní, odjezdy) nebo pro výpisy počtu stravy (snídaně, obědy, večeře)
Tržby/provize slouží k řádkovému výpisu tržeb a provizí jednotlivých uživatelů (pokud jsou provize
nastaveny) s možnosti filtrování určitého časového období
Provozní sestavy
tiskové sestavy
provozní sestavy
V základním okně provozních sestav se nám zobrazí roletky k filtrování dne, měsíce a roku. Dále okénka
check boxů „příjezdy“, „ubytovaní“, „odjezdy“ a „počty stravy“.
Po zvolení požadovaného data a zaškrtnutí požadovaného check boxu potvrdíme výběr funkční ikonou .
Následně se zobrazí denní výpis příslušných položek. V případě potřeby můžeme výpis vytisknout ikonou
. Výpis lze generovat pouze denní a je určen k organizaci práce v ubytovacím provozu pro aktuální den.
44
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tržby/provize
tiskové sestavy
tržby/provize
V základním okně tržeb/provizí se nám zobrazí roletka k filtrování výpisu dle uživatelů (základní volba je
pro všechny rezervace). Dále se zobrazí kolonky data výpisu od/do.
Po zvolení požadovaného uživatele a data potvrdíme výběr funkční ikonou . Následně se zobrazí řádkový
výpis rezervací pro zvolené časové období. Každá rezervace poskytne informaci o datu příjezdu a odjezdu,
jméno hosta (klienta), cenu rezervace, základ ceny pro výpočet provize a výši provize (pokud je provize
přiznaná v nastavení uživatele). Řádky rezervací bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, řádky
se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno. Na konci tabulky jsou pak
celkové součty za zvolené období výpisu tržeb. V případě potřeby můžeme výpis vytisknout ikonou .
45
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
46
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
9. Funkce „Quick Connect“
Funkce „Quick Connect“ je určena pro automatické propojení s jinými rezervačními systémy se kterými SD
Quick Book spolupracuje. Funkci lze aktivovat pouze po dohodě s poskytovatelem licence rezervačního
systému SD Quick Book.
S touto funkcí lze efektivně marketingově zviditelnit Vaše ubytovací zařízení, kde se automaticky přenáší
aktuální stav Vašich rezervací do nabídky ubytování spolupracujících portálů, aniž byste museli duplicitně
fyzicky navádět rezervace do některého z portálových rezervačních systémů, se kterými spolupracujete –
výčet spolupracujících portálů viz níže.
SD Quick Book vše řídí automaticky a jakákoliv změna rezervací jak na straně portálu kde máte umístěnu
propagaci, tak ve Vašich rezervacích se projeví v on-line okamžitě.
Z pohledu Vaši práce jsou dva režimy automatického přenosu rezervací, a to:
a) když je rezervace provedena v SD Quick Book buď Vámi nebo v on-line přímo klientem
b) když je rezervace provedena na některém z portálů kde máte prezentovánu Vaši propagaci
ad a) Když je rezervace provedena v SD Quick Book (tedy ve Vašich rezervacích), vše se přenese
automaticky a není potřeba zvláštních úkonů.
ad b) Když je rezervace provedena na partnerském portále, projeví se tato ve Vaší plachtě rezervací
„modře“. Duplicitně Vám bude z partnerského portálu zaslána informace na Váš e-mail o provedené
rezervaci/poptávce. Takto označenou „modrou“ rezervaci je nutné ještě „odsouhlasit“ její
„přeeditací“, doplněním případně chybějících iniciál a zaslání konečného potvrzení rezervace
klientovi.
Následná komunikace s klientem/hostem je vedena dle standardních pravidel každého ubytovacího zařízení.
Seznam spolupracujících ubytovacích portálů:
www.hotel.cz, www.penziony.cz, www.CZeCOT.com, www.nadovcu.cz, www.hotel-ubytovani.com,
www.atlasceska.cz,
www.svetdovolene.cz,
www.svetubytovani.cz,
www.ubytovani-online.net,
www.hotely.cz, www.awellness.cz, www.accommondation-online.eu
47

Manuál SD Quick Book - Recepční

Transkript

Podobné dokumenty

Program přednášky Lee Cabella

POJĎME SI HRÁT!

_Bronirovanie kartinki A4 (OKI).cdr

ŽELE – JUVE pořádá fotbalový zájezd na utkání legend

Obchodní kupní smlouva

Global Issues – vocabulary acid rain kyselý déšť antelope antilopa

SETKÁNÍ VE SKLENĚNÉM POKOJI: VE VILE

Podmínky on-line rezervací

rozvrh hodin