reference - AV Media

text
firmy
Ing. Tomáš Kříž
specialista videokonferencí, AV MEDIA, a.s.
Tomáš Kříž pracuje v AV MEDIA jako specialista videokonferencí již 3 rokem. Jeho
hlavním úkolem je zajistit komplexní návrh videokonferenčního systému od samotné
instalace řešení až po technickou podporu nebo servis.
Nový rozměr KOMUNIKACE NA DÁLKU
ve společnosti AV MEDIA, a.s.
Jaké procesy či potřeby řešíte při nasazení videokonferencí u zákazníka? Jaké jsou
aktuální trendy v oblasti videokonferenčních přenosů.
Úvodem bych se v krátkosti zmínil o historii videokonferenčních přenosů.
V době, kdy jsem nastoupil do AV MEDIA, bylo pro videokonferenci preferováno
ISDN spojení. To znamenalo přenášet video hovor přes telefonní linky, za které bylo nutné zaplatit dle daného tarifu. Další nevýhodou byla kvalita přenášeného hovoru, která byla nesrovnatelně horší než dnes, kdy je pro spojení využíváno IP sítí. Ty jsou schopny přenášet
data mnohem rychleji a flexibilněji.
Ústí nad Labem
Zákazníci dnes očekávají od videokonference či teleprezence komfortnější vybavení a další služby v podobě archivace přenášeného video hovoru nebo nasazení multipoint serveru. Dalším důležitým faktorem, který zákazník před nasazením vyžaduje je
analýza vynaložených nákladů do řešení a s tím související úspory rozdělené
v určitém časovém horizontu. Našim hlavním zájmem je přesná identifikace potřeb
zákazníka, který o nasazení videokonference uvažuje. Jelikož máme zkušenosti z celé
řady videokonferenčních projektů, jsme schopni zákazníkovi zajistit náš komplexní
přístup – od přípravy projektové dokumentace, přes instalaci a nastavení řešení na
míru až po následnou servisní podporu. Další výhodou je seznámení se s videokonferenčním řešením v prostorách AV MEDIA nebo přímo u zákazníka. Klient si udělá mnohem lepší představu o řešení, které by rád používal v praxi. Posledním benefitem, který
jsme schopni zajistit je komplexní přístup od nastavení řešení na míru, po instalaci,
přípravu projektové dokumentace nebo nastavení servisní podpory.
Ostrava
Pardubice
Praha
Plzeň
Brno
České Budějovice
AV MEDIA, a.s. součástí programu OPPI (Operační program Podnikání a inovace)
Cílem projektu „Inovativní interní komunikace 21. století“ je vytvořit ve společnosti AV MEDIA, a.s. ještě dokonalejší systém na podporu moderní interní komunikace mezi centrálou společnosti
v Praze a regionálními pobočkami v Ostravě, Brně, Českých Budějovicích, Plzni a Pardubicích, který bude sloužit pro vzájemnou
komunikaci a výměnu informací. Realizace tohoto projektu je dalším
krokem již využívaných technologii určených pro vzdálenou komunikaci, která pomůže zvýšit konkurenceschopnost společnosti AV
MEDIA, a.s. na trhu, a to zvýšením efektivity procesů ve společnosti
a výrazným snížením nákladů. V neposlední řadě realizace projektu
přispěje ke vzniku nových specializovaných pracovních míst v regionálních pobočkách. Předmětem projektu je rozšířit stávající infrastrukturu pro komunikaci na dálku a vybavit všechny pobočky
společnosti audiovizuální technikou umožňující přenos všech datových a mediálních formátů, určenou výhradně k zajištění efektivní interní a externí vzdálené komunikace.
Název projektu: „Inovativní interní komunikace 21. Století“ zkráceně „Projekt EU – DATAVIS“
Schválená dotace: 2.980 tis. Kč
*DATAVIDEOKONFERENCE umožní za hlasem, který známe z telefonu,
vidět konkrétního člověka a zároveň společně pracovat nad elektronickými
podklady, které lze současně připomínkovat, komentovat a editovat.
Spoustě Čechů vadí nutnost dojíždění do práce.
Desetina z nich cestuje přes 1,5 hodiny denně.
Pozice VIDEOKONFERENCÍ
Co Čechům nejvíce vadí? To zjišťoval průzkum společnosti Reed
Specialist Recruitment. Především mnoho schůzek a dlouhé
každodenní dojíždění do práce, ať už autem nebo hromadnou
dopravou. Za poslední roky se významně změnil pohled na
práci z domova – volá po ní stále více lidí, skoro polovina dotázaných. Klíčové na celé situaci je, že většina dnešních zaměstnanců vyžaduje pružnost – chtějí mít možnost zvolit si
takové pracovní prostředí, které nejlépe vyhovuje jejich životnímu stylu, požadavkům a pracovním cílům. Potvrzují to
i čísla z průzkumu: 43 procent lidí by chtělo zcela ukončit tradiční
model „od devíti do pěti” a nahradit jej pružnějším modelem,
např. prací na dálku.
Jonathan Edwards, analytik pro oblast komunikační infrastruktury
v podnicích ve společnosti IDC, komentuje pozici videokonferencí
slovy: „videokonferenční trend bude v tomto desetiletí akcelerovat, neboť firmy ocení úspory času i financí, lepší možnosti
týmové spolupráce a služeb zákazníkům i nalezení kompromisu mezi osobním a pracovním životem zaměstnanců, které jim
tato technologie přináší. Videokonference si získá pevnou pozici při realizaci porad, individuálních jednáních v týmech,
komunikaci uvnitř firmy a ve vzdělávacích aktivitách. Firmy
nyní čeká úkol naučit svoje zaměstnance, aby videokonferenční
řešení aktivně používali a aby je přijali jako alternativu k cestování.”
Zdroj: www.idnes.cz
Zdroj: www.computerworld.cz
Časový plán realizace: únor 2010 – prosinec 2011
text
Monika Fenyková
Ing. Pavel Tylich
personální manažer, AV MEDIA, a.s.
finanční manažer, AV MEDIA, a.s.
Pavel Tylich nastoupil do společnosti AV MEDIA, a.s. v roce 2006
na pozici senior controllera, v roce 2008 pak převzal vedení oddělení finance. Od této doby se mu podařilo vybudovat tým finančního oddělení čítající celkem 6 lidí. Současně vede
osmičlenný tým regionálních asistentek jednotlivých poboček.
Patřil s Monikou Fenykovou z oddělení HR k průkopníkům, kteří
se snažili, co možná nejefektivněji využít videokonferenční řešení ve svém oddělení a později jej prosadit napříč celou společností.
Monika Fenyková přišla do společnosti AV MEDIA, a.s. v roce 2004 za situace, kdy HR problematika byla ve firmě řešena pouze na úrovni ošetření pracovně právních vztahů a mezd.
Od té doby vybudovala nejen fungující HR oddělení, ale připravila a uvedla
v život mnoho zajímavých projektů, které přesahují běžný rámec
fungování HR oddělení.
V jakých oblastech personálního oddělení využíváte videokonferenční nástroje (komunikaci na dálku)?
První oblastí je nábor a výběr nových zaměstnanců do jednotlivých
regionálních center společnosti. Na samotném začátku jsme se
potýkali s malou flexibilitou naší práce. A to s efektivní využitelností času, který jsme zbytečně věnovali cestám do jednotlivých
poboček společnosti a tím spojeným vysokým nákladům na dopravu. Zároveň se prodlužovala naše zpětná vazba manažerům, pro
jejichž oddělení jsme nové lidi vybírali. Hledali jsme řešení, které
nám co nejefektivněji pomůže. Nasazení videokonferencí bylo jednoznačně správnou volbou. Videokonference začali postupně využívají pro svou práci také ostatní oddělení obchodu, marketingu,
administrativy, projekce a managementu. Ve všech těchto úrovních se
nám podařilo plnohodnotně využit videokonferenčních a teleprezenčních
konferencí.
Jak je možné využít videokonferenci v oblasti řízení financí, vždyť
jsou to jen čísla, analýzy a především účetní procesy? Můžete lépe
popsat, v jakých konkrétních oblastech videokonferenci využíváte?
Společnost se za posledních pár let rozvíjela, nejen
z pozice lídra v oblasti integrace audiovizuální
techniky, ale také po personální stránce. Bylo potřeba vybudovat samostatně fungující pobočky,
které budou udržovat nejen vlastní administrativní
procesy a zabezpečovat účetní podklady pro centrálu v Praze, ale prostřednictvím regionálních
asistentek také koordinovat procesy celé realizace
zakázky od plánování zdrojů (lidských i materiálních), přes logistiku zboží, až po samotnou realizaci zakázky přes obchodní oddělení a finální
předání přímo klientovi. Díky videokonferenci
se jednou týdně mohu spojit se všemi pobočkami a diskutovat s regionálními asistentkami o důležitých projektech, které se aktuálně
řeší v jednotlivých regionech. Naše porady
mají jasně vymezený čas a obsah. Díky
těmto mantinelům se podařilo porady vyladit
natolik, že se věnujeme jen těm otázkám,
které jsou klíčové. Řešíme fakturace, pohledávky, logistiku, instalace projektů a ověřujeme stav regionálních marketingových aktivit.
Postupem času jsme v personálním oddělení zjistili, že se nám videokonference hodí i pro další oblasti naší práce, např. při vyhodnocení zkušebních
lhůt nových zaměstnanců. Během tří měsíční zkušební doby se naši zaměstnanci mohli
obracet na personální oddělení nebo na svého nadřízeného, který nebyl přímo na pobočce. Díky videokonferencím se podařilo flexibilněji a mnohem otevřeněji řešit
problémy či překážky, které pociťují při svém startu v zaměstnání. Měli jsme možnost průběžně sledovat, kde se má nový uchazeč ještě zlepšit nebo co se musí naučit,
aby mohl po zkušební době pracovat samostatně na své pozici.
Videokonference používáme také při ověřování znalostí našich zaměstnanců. Díky
e-learningovým aplikacím se podařilo získat rychlou reakci z jednotlivých regionů.
Nejenže se vidíme a slyšíme, ale máme možnost online sdílet a připomínkovat prezentované e-learningové dokumenty na dálku díky řešení DATAVIS –
DATAVIDEOKONFERENCE.
Antonín Turek
projektant, AV MEDIA, a.s.
Antonín Turek pracuje ve společnosti AV MEDIA, a.s. 1,5 roku na pozici projektanta. Od svého nástupu do projekčního oddělení začal plně
využívat ke své práci videokonferenční řešení pro komunikaci s kolegy a ostatními pobočkami AV MEDIA nebo se zákazníky jednotlivých
realizovaných zakázek.
Proč byla v projekčním oddělení nasazena videokonference? Projekce je
přeci jen o přípravě a návrhu projektové a dílenské dokumentace, případně o koordinační činnosti při realizaci zakázky. Jaký byl důvod a co
případně přinesla videokonference nového do vašeho oddělení?
Přiznám se, že jsem si na začátku nasazení videokonferenčních přenosů s kolegy říkal, k čemu nám to bude a jaké přínosy lze očekávat? U předchozích zaměstnavatelů jsem byl zvyklý pracovat nad
konkrétním projektem, který jsem připravil dle požadavku a představ
zákazníka a konečné
výsledky předal obchodnímu či technickému oddělení k dalšímu zpracování. V dalším procesu
jednotlivého projektu jsem byl maximálně přizván k telefonickým
konzultacím nebo jsem navštívil konkrétní zakázku přímo na místě.
V AV MEDIA se má práce, příprava a následná realizace jednotlivých
projektů významně změnila a to samozřejmě k lepšímu. Hlavní
důraz je kladen na požadavky klienta. Před realizací projektu je provedena důkladná konzultace se zákazníkem, kde jej informujeme o záměru, jak lze audiovizuální techniku co možná nejefektivněji
zabudovat do stávajících či zrekonstruovaných prostor. Samozřejmostí
každého projektu jsou připomínky ze strany zákazníka, projektanta,
obchodníka či technika, který celou zakázku koordinuje. A právě
v těchto okamžicích je videokonference nepostradatelným pomocníkem. Díky videokonferenčním přenosům má naše projekční oddělení příležitost komunikovat na dálku s kolegy, kteří realizují
zakázku přímo na místě, nebo si můžeme přizvat investora, který je informován o průběhu a dalších záměrech jeho zakázky.
Rád bych uvedl jeden praktický příklad
rozsáhlejšího projektu, který jsem měl
možnost koordinovat. Jedná se o projekt
Kampus Masarykovy univerzity v Brně.
Realizace trvala celkem šest měsíců. Po
schválení projektové dokumentace začala instalace jednotlivé audiovizuální techniky. Pro
náročnost zakázky bylo nutností jednotlivé procesy koordinovat
v časových etapách. Jednou týdně byla mezi Prahou a Brnem zajištěna videokonference, která nám umožnila jednoduše popsat
pracovní procesy z předchozího období a definovat ostatní zadání,
která umožní předat celou zakázku v požadovaných termínech. Videokonference nejenže umožnila se vidět a slyšet, ale především
zajistila online sdílení výkresové dokumentace, do které můžeme
na dálku vkládat připomínky, revize či ostatní požadované
změny. Díky tomuto názornému grafickému sladění se mnohem lépe
pochopíme a sjednotíme si další společné představy nad konkrétní
částí celého projektu. Našemu oddělení to navíc přináší úsporu
času, protože dohodnuté změny jsou k dispozici v elektronické verzi,
které lze jednoduše zapracovat do dokumentace a data dále archivovat.
Vzpomínám si, že právě obsah byl zásadní problém při prvních
poradách. Po definici obsahu společných setkání si asistentky
mohly samy lépe připravit podklady pro jednání. Po několika
týdnech video konferování, jsme si prověřili, že se regionální
asistentky mnohem efektivněji připravují a diskutují jen
o podstatných tématech, které potřebuji řešit s managementem
nebo s pražskou centrálou. Čeho si však cením nejvíce je zapojení všech kolegyň. Při jednáních jsou zainteresovány všechny,
žádná není na vedlejší koleji a nekouká ledabyle na ostatní.
Videokonference dále využíváme při sdílení informací užších
firemních projektů jako je např. interní vzdělávání, roční i pololetní hodnotící pohovory, projekt CLEVER LEADER nebo pro
přípravu před klíčovými manažerskými poradami, kdy lze předem
konzultovat obsahovou část s kolegy.
Nejenže se díky videokonferencím vidíme a slyšíme, ale navíc
sdílíme prezentovaná data. Například při školení změn v našem
ekonomickém a obchodním informačním systému (NAVISION),
kdy potřebujeme na dálku znázornit proces zadání nových údajů,
které regionální asistentky musí vložit při tvorbě zakázky atp.
Není proto nutné svolávat asistentky do Prahy, vše vyřešíme
v rámci videokonferenčních porad nebo workshopů.