administrativní služby

www.okinfacility.eu
ADMINISTRATIVNÍ SLUŽBY
Motto: Přívětivá, sympatická a profesionální recepční nebo asistentka – to je 50 % dobrého dojmu pro vás i pro vaše návštěvníky.
Jsme si toho vědomi!
PŘÍNOSY
Vždy dokonalý zástup – vaše recepce nebo podatelna nikdy nezůstane bez zaškolené obsluhy.
Z našeho týmu osvědčených a zaškolených brigádníků vám kdykoli pošleme kvalitní zástup za
nemoc, dovolenou nebo neplacené volno.
Kostýmy na míru – naše recepční standardně oblékáme do reprezentativního oděvu.
Dokonalé vystupování – všechny námi dodávané administrativní pozice absolvují školení
komunikace a vystupování. Naše pracovníky namátkově kontrolujeme minimálně dvakrát ročně
„mystery guest“ návštěvou.
ADMINISTRATIVNÍ SLUŽBY
Provoz recepcí (3 úrovně kvality pracovníků)
A standard – top prostory (kvalita špičkové letušky)
perfektní AJ
znalost MS OFFICE
komunikativnost
kultivovanost
příjemný vzhled
jednotný kostým, halenka, korporátní doplňky
B standard – vstupní recepce
komunikativní AJ
znalost MS OFFICE
spolehlivost
příjemný vzhled i vystupování
oblečení dle požadavků z vlastního šatníku
C standard – vrátnice, vjezdy
základní použití nutných frází v AJ
uživatelská znalost PC
spolehlivost
Poštovní služby
oběh denní pošty
provoz podatelny
zajištění interní, kurýrní pošty
Služby autoprovozu
sledování termínů a koordinace garančních, servisních a technických
prohlídek
zajištění mytí a interiérového čištění
drobná údržba (kontrola a doplnění provozních kapalin)
přezutí a uskladnění pneu
zajištění dálničních známek
příprava podkladů pro zajištění řešení pojistné události
párování dokladů za PHM s knihou jízd
rozúčtování dokladů na nákladová střediska klienta
zpracování podkladů pro srážky za soukromé kilometry a jejich
předání účtárně
obsluha rezervačního systému referenčních automobilů pro
oprávněné osoby klienta
vyhodnocování nákladů (využití provozovaných aut dle jednotlivých
útvarů klienta)
Služby archivu a spisové služby
zajištění chodu firemní spisovny (správa prostor spisovny, ukládání
archivačních jednotek, správa elektronické evidence, evidence
skartačních lhůt, zajištění fyzické skartace)
Správa zasedacích místností
profesionální obsluha v zasedacích místnostech (příprava nápojů
a občerstvení, distribuce objednaného občerstvení, sklizení nádobí
a jeho mytí)
obsluha rezervačních systémů pro správu zasedacích místností
(rezervace, registrace hostů, objednávky konferenčních materiálů)
správa a zabezpečení vybavení (audio-video, dataprojektory, tabule,
flipcharty apod.)
správa skladu (objednávky zásob pro kuchyňky, monitoring spotřeby
potravin a nápojů)
Klíčové a kartové hospodářství
klíčové hospodářství (správa klíčového systému, výdej a správa klíčů,
administrace předávání klíčů, objednávky nových klíčů, generální klíč)
kartové hospodářství (objednávky a výdej vstupních karet, zajištění
vstupních povolení, předávání karet na základě protokolu a jejich
zpětné odepsání po vrácení, sledování propadlých platností vstupů,
administrace pokut za ztracené karty)
Správa a inventarizace majetku
správa majetku (vedení účetní evidence majetku, zpracování převodek
o přesunu, prodeji a odpisu majetku, nákup a objednávky nových kusů
majetku, správa databází uměleckých děl, zajištění inventarizačních
štítků, identifikace majetku štítky)
inventarizace majetku (personální zabezpečení inventarizačních
komisí, zajištění čteček i potřebného SW, provedení fyzických
inventarizací, načtení štítků majetku, zpracování listinné i elektronické
verze inventurního soupisu, vytvoření inventarizačních protokolů,
zajištění dohledávek nenalezeného majetku, párování přebytků
s manky)
Tiskové a kopírovací služby
správa dokumentů (tisk a kopírování, laminace, vazba, skenování
dokumentů a ukládání do elektronického archivu, ruční skartování
dokumentů)
správa tiskových a kopírovacích strojů (doplňování tonerů a papírů,
pravidelná údržba, objednávky materiálů, servisních prohlídek a oprav
kopírovacích strojů, výběr a nákup vhodných strojů)
Management zásobování
zajištění oběhu skladovaných komodit (sklady občerstvení
pro zasedací místnosti, sklady hygienického materiálu, zásoby
kancelářských potřeb, sklady náhradních dílů apod.)
provozování skladů klienta (SW systém skladového hospodářství
klienta či OKINu, administrativa příjmu a expedice zboží, fyzická
manipulace s materiálem, hmotná odpovědnost za majetek klienta)