1.7 Moravská Třebová: dosavadní zkušenosti s metodou

1.7 Moravská Třebová: dosavadní zkušenosti s metodou
benchmarking
Stručné představení obce a úřadu
Město Moravská Třebová je součástí okresu Svitavy a Pardubického kraje a je obcí
s rozšířenou působností. Počet obyvatel města k 1. 1. 2007 dosahoval 11 186,
správní obvod obce s rozšířenou působností zahrnuje 33 obcí s 27 293 obyvateli.
Město slaví v letošním roce 750 let od svého založení, centrum města je městskou
památkovou rezervací. Město se potýkalo s vysokou nezaměstnaností (v roce 2003
činila 16 %), na jejíž snížení byl zaměřen především strategický plán rozvoje města;
výsledkem je současná nezaměstnanost na úrovni 10,5 %. Městský úřad sídlí ve
dvou budovách a je členěn na 11 odborů s 86 pracovníky. Jeho činnost je stabilizovaná, významným prvkem jejího zlepšování je mj. dlouholetá spolupráce s kolegy
z partnerského holandského města Vlaardingen. Pochlubit se můžeme špičkovým
informačním centrem, kvalitním informačním systémem a vysokou počítačovou
gramotností všech úředníků.
Náš zájem o benchmarking a jeho využití v praxi
O benchmarking jako jednu z moderních metod řízení kvality na úřadě jsme se
s kolegou, vedoucím odboru vnitřních věcí, začali zajímat už při prvních iniciativách využívání těchto nástrojů v rámci městských úřadů. V této souvislosti je třeba
zdůraznit nutnost podpory vedení města, neboť každé tyto projekty s sebou přinášejí v první fázi pracovní i finanční náklady, efekt je následný a postupný.
Při zvažování postupu a využití jednotlivých metod v rámci úřadu jsme nejprve
v roce 2005 zvolili metodu CAF, tedy hodnocení sami sebe a odstraňování námi
zjištěných nedostatků. V CAFu pokračujeme dál, v rámci zpracovaného a průběžně
aktualizovaného akčního plánu jsme si uložili takřka 20 úkolů, z nichž k dnešnímu
dni máme více než polovinu splněných.
Jako dalším, pro nás logickým krokem bylo začít se porovnávat s jinými, hledat lepší praxe – a tímto krokem bylo v polovině roku 2006 zapojení se do benchmarkingu. Očekáváním od této iniciativy bylo, jak jsme na tom v porovnání s jinými srovnatelnými úřady, v čem jsme lepší, v čem naopak zaostáváme a co a jak lze zlepšit.
Obecně řečeno – benchmarking nám vzal čas na práci, dal nám ale informaci, že ji děláme dobře.
Stejně tak, jako je tomu u každého sběru dat, i v tomto případě to bylo pracovně
a časově náročné, protože jedině komplexní a objektivní data mají smysl a lze
z nich dále vycházet. Mnohdy bylo třeba upřesnit a sjednotit význam jednotlivých
ukazatelů, což se ve většině případů podařilo.
Sběr dat probíhal v gesci příslušných vedoucích odborů úřadu, jejich vkládání centrálně zajišťovala jedna osoba. Schůzek benchmarkingu se stabilně zúčastňovali
Součást publikace Dobré praxe z benchmarkingu. MEPCO, Praha, 2007.
Celou publikaci naleznete na www.mepco.cz.
tajemník a vedoucí odboru vnitřních věcí, dále pak příslušní vedoucí odboru podle
druhu projednávaných agend.
Do databázové aplikace má přístup vedení města (starosta, místostarostové, tajemník), do jednotlivých agend potom příslušní vedoucí odborů. Ti absolvovali školení, jak využívat software a jak pracovat s daty. Následně dostali termínovaný úkol
provést rozbor jednotlivých ukazatelů v rámci svých příslušných agend a porovnat je se srovnatelnými úřady s tím, že vytipují ukazatele, u kterých dosahujeme podprůměrné úrovně, a navrhnou opatření ke zlepšení. Následně budou probíhat dvoustranná jednání u tajemníka, na kterých se zhodnotí úroveň jednotlivých ukazatelů a budou uložena opatření ke zlepšení.
Přínosy benchmarkingu
Informací, získaných z databáze benchmarkingu, si velmi cením, a jsou pro mě
přínosem ve dvou rovinách. Za prvé je to porovnání tříletého vývoje ukazatelů
vlastního úřadu v téměř 60 agendách (asi bych si je sám pro sebe v tomto rozsahu nezpracovával), které je velmi důležité ve vztahu k narůstání povinností a počtu
úředníků. Za druhé to důležitější a podstatné, tedy porovnání s ostatními, ze kterého jsme se dozvěděli, v čem jsme lepší, průměrní a podprůměrní.
Dosavadní přínosy benchmarkingu vidím následující:
• já sám osobně i vedení města jsme se přesvědčili, že úroveň práce našeho úřadu
je minimálně na stejné úrovni se srovnatelnými úřady;
• některá srovnání byla vodítkem a podporou při navrhování změn v počtu
zaměstnanců;
• velmi inspirativní jsou uveřejňované dobré praxe;
• mimo oficiální rámec byla nenahraditelná setkání s kolegy a související neformální výměna zkušeností a názorů.
Před zapojením úřadu do každého nového projektu zvažujeme, zda vynaložená
práce a čas budou minimálně vyrovnány jeho přínosem pro zlepšení služeb občanům. V případě benchmarkingu vynaložená práce určitě nebyla marná, přinesla, přináší a přinese další důležité informace a podněty pro zlepšení řízení
úřadu. Samozřejmě, že čím více se úřadů do srovnávání zapojí, tím bude toto
srovnávání objektivnější, bude mít vyšší vypovídací schopnost. Z předchozího
vyplývá, že rozhodně doporučuji v tomto projektu pokračovat, a současně doporučuji i ostatním kolegům tajemníkům se v případě pokračování do projektu zapojit.
Autor příspěvku:
Ing. Stanislav Zemánek, tajemník, Městský úřad Moravská Třebová,
tel.: 461 353 127, e-mail: [email protected]
Součást publikace Dobré praxe z benchmarkingu. MEPCO, Praha, 2007.
Celou publikaci naleznete na www.mepco.cz.