Facility Management

Facility Management
Presentace
Ing. Vlastimil K. Vyskočil, CSc
Nová vlna služeb
FM
Úvod do Facility Managementu (FM)
Cíl
•
Koncentrovat se na hlavní
předmět podnikání.
Štěstí je v tom, když se nalezne správný cíl v situaci
směřující k bezradnosti Leonardo da Vinci
Jak
•
Seznámit se se základními
pojmy, pravidly a metodou
Nová vlna služeb
FM je v našem prostředí nový a stále
častěji používaný pojem
Kdo chce jíst jádro, ať rozlomí skořápku
Plautus
• FM je metoda jejíž náplní je sladit
pracovní podmínky, činnosti, prostředí,
metody a pracovníky v rámci postavení
v systému cílů, tzn. zprostředkovaných
a účelových vztahů mezi cíli.
Nová vlna služeb
Facility Management = Spokojený zákazník
Zákazník je spokojen jen tehdy, když FM dosáhne
například:
l
30 % úspory provozních nákladů
l
využití prostor a ploch o 40 % více než dosud
l
konkurenční výhoda
Nová vlna služeb
FM
FM se vyplatí:
FM představuje jádro uvnitř podnikových funkcí
•
•
•
•
•
•
•
•
Nová vlna služeb
dlouhodobý ZISK - nižší
náklady
nižší NÁKLADY – kratší
výrobní časy, úspora kapitálu
vyšší PRODUKTIVITA; méně
oprav a zmetků; méně kapitálu
vázaného v materiálu = méně
prostojů
vyšší RENTABILITA kapitálu
zvýšení MOTIVACE
pracovníků
finanční LIKVIDITA
konkurenční výhoda = výhoda
nejnižších nákladů – CENA
princip ochrany životního
prostředí
Hierarchie řízení FM
Pokud se rozhodnutí neřídí jednotící filozofií či
strategií, vznikne organizace podobná stalagmitu:
beztvará, neefektivní, neužitečná Robert H. Hayes
•
•
•
FM vychází ze základní koncepce řízení
firmy
Jednou ze základních myšlenek přežití
firmy je uplatnění konkurenční výhody (Porter)
Rozhodnutí základní povahy:
FM zavádí nový pohled a nové postupy v činnostech souvisejících s
využitím a správou HIM a NHIM, koordinací lidských zdrojů, procesů
apod.
Nová vlna služeb
Proč potřebujeme systém
FM ? • Abychom
FM
odstranili
tyto
nedostatky:
V jednom podniku pracovali čtyři
pánové, kteří se jmenovali Každý,
Někdo, Kdokoli a Nikdo.
Bylo potřeba vykonat důležitou
práci a Každý si byl jistý, že ji
Někdo udělá. Mohl ji udělat Kdokoli,
ale neudělal ji Nikdo. Někoho to
namíchlo, protože to byla práce
Každého. Každý si myslel, že
Kdokoli by ji udělat
mohl, ale
Nikoho nenapadlo, že Každý se na
ni vykašle. Dopadlo to tak, že
Každý vinil Někoho, že Nikdo
neudělal něco, co mohl udělat
Kdokoli.
Nová vlna služeb
Co nabízíme?
FM
• implementaci FM a jeho řízení s podporou CAFM/CIFM s
nástroji, které mu umožňují komunikaci s existujícími
databázovými, integrovanými podnikovými informačními
systémy a manažerskými systémy nebo řídícími systémy
technického zařízení budov příp. výrobního zařízení
• poradenská a konzultační činnost FM s podporou
CAFM/CIFM systémově, tj. evidence, třídění, provozování,
analýza, plánování, vyhodnocování TP a ek. údajů o
pozemcích, budovách a plochách, výrobních strojích a
zařízení, technických zařízeních a vybaveních v
budovách, pracovištích a pracovnících
Nová vlna služeb
Jakou formou?
FM
•
A. Facility management – řízení činností formou
poradenského a konzultačního servisu
•
B. Facility management – denní řízení činností s
prováděním všech prací a služeb v rámci jednoho
dodavatele (KAF FM)
•
C. Facility management – denní řízení činností s
prováděním všech prací a služeb outsourcovaných
služeb přímo zákazníkem
Nová vlna služeb
Smyčka implementace
Facility Management
Smyčka FM
Výsledek potvrzuje
předchozí skutky
Ovidius
CAFM / CIFM
řízení provozu
HIM
Computer
Aided/Integrated
Facility
Management
údržba, revize,
TPM
opravy
implementace
a žízení
projektování
Pracovní
prostředí
BOZP, ostraha
logistika,
doprava,
služby
optimalizace
energií
Pracovní
činnosti
personální
management,
Lidské zdroje
ergonomie
pracovního
procesu
dokumentace,
evidence, IT,
archivnictví
koordinace
partnerů
plánování,
benchmarking,
controling
Zvýšení
výkonnosti lidí,
školení
Nová vlna služeb
Smyčka FM je nový pohled na problém
lepšího využití disponibilních zdrojů
firem a tím pozitivního ovlivňování
jejich ekonomiky. Za FM ve smyslu
dosažení
pozitivních
výsledků
odpovídají všichni, kteří tuto činnost
provádějí, tedy i my…
my….
Čím později chybu odhalíme, tím větší
ztráty nám způsobí!
FM se vyplatí!
Nepodceňujte naši nabídku, přesvědčíte
se o kvalitativně jiné kontrole své
práce!
Prevence
předchází
možnostem
vzniku chyb.
Nehledáme viníky, ale příčiny a
nápravná opatření, jak omezit
možnosti výskytu plýtvání nákladů!
Systémový přístup k FM
Prvním krokem je nalezení nejlepší cesty
Znalosti a
schopnosti FM
Stanovit
koncepci a cíle
Navrhnout
organizaci
+
Vybrat správné
lidi
Tyto lidi vést
a motivovat
Kontrola
Nová vlna služeb
Náprava,
zlepšování
Frederic Taylor
FM
Soupis zabezpečovaných činností
FM pracovního prostředí
Řízení HIM
TPM, údržba, opravy
Budovy
Optimalizace ploch a energií
Technologie
Preventivní údržba a prohlídky
Nová vlna služeb
1. FM pracovního prostředí
1.1 Řízení HIM
1.1.1 Odborně a věcně spolehlivý dozor, obsluha, péče o
zařízení dle provozních požadavků při dodržení
ekonomických potřeb.
1.1.2 Vedení knihy o řízení provozu ve formě denních zpráv.
1.1.3 Uplatňování a prosazování nároků na plnění záruky ve
spolupráci se zadavatelem.
1.1.4 Včasná organizace a provádění všech předepsaných
zkoušek, jakož i realizace všech opatření, která z těchto
zkoušek vyplynou. Poplatky hradí zadavatel.
1.1.5 Pomoc při zákonných prohlídkách a testech.
1.1.6 Kontaktní osoba pro uživatele.
1.1.7 Pravidelná kontrola nedostatků budovy.
Nová vlna služeb
1.2 Total Productive Maintenance, údržba, opravy
Provedení probíhá dle všeobecně uznávaných technických pravidel (např.technických
norem) při striktním dodržení údajů výrobce jakož i všech zákonných a
úředních ustanovení a předpisů.
„Veškeré materiálové náklady spojené s údržbářskými pracemi nese objednatel.“
1. Stroje a zařízení - technologie
2. Budovy - HIM
a.) Prohlídka
Posouzení stávajícího stavu zařízení pravidelnými pohledovými kontrolami a kontrolami
funkcí technických zařízení.
b.) Preventivní a průběžná údržba Autonomní údržba-SGS2.doc
Preventivní a průběžná údržba bude zpracována v systému TPM. Předcházení
nenadálých technických problémů pravidelnými kontrolami, čištění, mazání,
opravné seřízení, popř.nastavení při dodržení údajů výrobců o veškerých
revizních činnostech, instrukcích k běžné údržbě i celkové údržbě. Zjištěné
odchylky od plánovaného stavu nahlašuje facility manager písemně
objednavateli a po
odsouhlasení objednavatelem písemně
odstraní,
popř.nahradí. Součástí této služby je i pracovní pohotovost.
Nová vlna služeb
1.3 Optimalizace ploch, energií a systémů
1.3.1 Kontrola spotřeby energie pravidelným odčítáním na
měřičích.
1.3.2 Prověřování spotřeby na základě srovnatelných
údajů minulých let a srovnatelných objektů s
upozorněním na mimořádné hodnoty spotřeby.
1.3.3 Kontrola správnosti a hodnověrnosti faktur firem
dodávajících energii.
1.3.4 Písemné návrhy optimalizace energií, systému a
údržby
Nová vlna služeb
Seznam zabezpečovaných činností v rámci
pracovních činností
Projekt
Implementace
Dokumentace
evidence,
třídění,
archivace, IT
Analýza
zdrojů
Hodnocení
zdrojů
Plánování
služeb
Nová vlna služeb
Databanka
Řízení a
správa
služeb FM
Zlepšování FM
Různorodost je požehnáním Facility managementu a zhoubou výroby
Joseph D. Blackburn
•
Cíl
Přesvědčit manažery, že FM je důležitější než řídit vlastní útvary hospodářské
správy, údržby, stavební čety, ostrahy, IT, archivace dokumentů apod.
•
Problém – VÝZVA !
Máte nějaké problémy s tzv. ostatní činností ve firmě?
Zdržuje vás něco?
Rozčiluje Vás (zbytečně) něco?
Vidíte někde plýtvání?
•
ODSTRAŇTE! ZLEPŠETE! ŘEŠTE SVOJE PROBLÉMY!
Každá firma, každý manažer, každý pracovník se setkává s řadou problémů.
Ti špatní je zneužívají, průměrní na ně jenom nadávají, ti nejlepší je řeší a pomáhají řešit!
Nová vlna služeb
Překotným zlepšováním se dá nadělat
víc škody než užitku
lze řešit dvěma způsoby:
1.
2.
Operativně – problém řeší jeden člověk tak dlouho až ho vyřeší
Systematicky – metodou FM s podporou CAFM
Nová vlna služeb
Metodika FM
používá se např. Demingův nebo Shewhartův cyklus
• PLÁN
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
• 7 jednoduchých nástrojů pro
FM:
problém
poznej
•
popiš
•
promysli
•
příčiny
•
plán práce
•
proveď
•
prověř
•
pojisti
pochval
pokračuj v činnosti
Nová vlna služeb
vývojový diagram – srdce systému
záznamníky – podklady pro analýzy
histogram – sleduje proměnlivost
Ishikawův diagram – srdce metody
Paretův graf – správná orientace
bodový (korelačni) diagram – tajemství
závislosti
regulační diagram – záruky za kvalitu FM v čase
V.K.Vyskočil: „95% problémů lze vyřešit pomocí 7
nástrojů řízení FM + ochota + práce + čas + peníze“
Určení kritických znaků FM
Jistý obchodní ředitel odpověděl na otázku „Jak jdou obchody?“ –
„Obchody by šly výborně, jen kdybychom nemuseli vyrábět.“ Anonymus
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nová vlna služeb
Požadavky zákazníka
Analýza možných příčin
Prověrka úplnosti PT
parametrů
Transformace významnosti
Identifikace klíčového
ukazatele
Chyby při provádění FM
Způsobilost procesu – DOE
Kontrola – SPC
Audit procesu
Facility Management Reengineering
Zlaté pravidlo zní: není žádné zlaté pravidlo G.B.Shaw
•
•
•
•
•
•
•
•
Nová vlna služeb
•
•
•
Produktivita a odstraňování
plýtvání –
PRODUKTIVITA=VÝSTUP/VST
UP
Lean Production
motivace lidí
pracovní týmy
KAIZEN
KANBAN
TPM – totálně produktivní
údržba
SMED – extrémně krátké časy
na přestavení stroje
Poka Yoke – rychlý pokus
vizualizace
program 5S
2. Správa služeb FM (dále jen facility manager)
FM spravuje objekt při dodržování zákonných předpisů s péčí
řádného správce s tím, že zastupuje zájmy zákazníka a správa je
prováděna jeho jménem tak, že objekt je udržován v odpovídajícím
technickém stavu a náležitě užíván.
Úkoly a popis správní činnosti
Kontrola došlých plateb za nájmy, kauce a jiné výkony nájemců a
třetích osob, které souvisejí s hospodařením se spravovaným
objektem.
Vymáhání nezaplacených plateb a příp.zasílání upomínek,
uplatňování a provádění pohledávek v souvislosti s řádnou správou
objektu.
Věcná a početní kontrola všech došlých faktur týkajících se objektu,
jakož i jejich příp.reklamace. Placení všech běžných dávek a
poplatků, jakož i faktur řemeslníků, dodavatelů a jiných pracovníků,
kteří v souvislosti s náležitým hospodařením s objektem pracují v
pověření objednavatele.
Nová vlna služeb
K tomu je u banky zřízeno zvláštní konto zákazníka, na které
docházejí platby nájemců. Zákazníka je třeba včas uvědomit,
jestliže konto vykazuje k provádění nutných plateb nedostatečné
saldo tak, aby bylo možno včas konto dotovat.
• Seřazená početní evidence všech platebních pochodů,
vypracování měsíčního dílčího vyúčtování vždy k 15.dni
následujícího měsíce, popřípadě po dohodě s objednatelem.
Vypracování roční uzávěrky neprodleně vždy po obdržení
poslední faktury došlé za účetní rok, nejpozději do 15.dne
následujícího roku.
• V přiměřených časových odstupech kontrola úrovně
nájemného jakož i doložek nájemních smluv o indexu a zajištění
hodnoty. Úprava nájemného na základě doložky o indexu a
zajištění hodnoty.
Nová vlna služeb
•
•
Projednávání nového stanovení nájmů a současně uplatňování
dohodnutého navýšení nájmu u komerčních nájemců, pokud je
bezprostředně určena suma navýšení nebo indexová doložka.
Roční vypracování režijních nákladů a uplatňování nákladů u
nájemců, vstupní kontrola položek dodatečných požadavků,
popř.poukazování finančních pohledávek nájemců, navýšení
nebo úprava všech provozních nákladů na skutečné náklady,
pokud je to smluvně nebo zákonně přípustné.
Vedení veškeré korespondence s nájemci a třetími osobami
týkající se spravovaného objektu jakož i uplatňování a
prosazování veřejných pohledávek, příjem prohlášení a v
případě uzavření smlouvy, výpověď atd.zaslání na zákazníka,
jakož i jeho příjem prohlášení a zaslání nájemci.
Nová vlna služeb
•
•
•
•
Provádění dalšího pronájmu, zpracování zakázek nebo
poptávek zájemců o nájem.
Správa nájemných kaucí na zvláštním kontě objednavatele
nebo uchování ručitelských listů. Kontrola a úprava daných
kaucí a jiných jistin.
Zapojování právních zástupců, daňových poradců, architektů,
statiků, znalců, popř.technických poradců po předchozí dohodě
se zadavatelem a na jeho náklady, pokud to vyplývá z FM k
provádění úkolů.
V případě škodní události podá správce pojistiteli ohlášení o
škodě a podnítí pojišťovnu k prověření škodní události a
zadavatele neprodleně uvědomí o škodě a příčině škody. Zajistí
prvotní fotodokumentaci.
Nová vlna služeb
• Pravidelné odečítání stavů měřidel objektu (spotřeba elektrické
energie apod.). Sledování technického maxima a objemu práce.
• FM není bez výslovného souhlasu zadavatele oprávněn uzavírat
nové nájemní smlouvy ani dodatky k existující smlouvě
(především prodloužení smlouvy), dále dohody o zrušení nebo
jiné smlouvy.
• Průběžné vypracování zpráv
měsíčně vždy k 20.dni následujícího měsíce:
- soupis všech došlých nájmů a záloh na režijní náklady
předchozího měsíce, které budou seřazeny podle
nájemních jednotek, s vykázanými skluzy v placení
nájemného a údaji o provedených inkasních opatřeních.
po skončení čtvrtletí vždy do 1 měsíce s tímto obsahem:
- seznam stavu nájemců
Nová vlna služeb
•
Seznam úprav nájemného (přehled o vývoji stavu indexu se
zřetelem na dohodnutou doložku o zjištění hodnoty)
Seznam výpovědí a opcí
Seznam nájemních činností
Plánování rozpočtu
Opatření k opravám
Škodová hlášení pojišťovně
Hlášení o vloupání
Jiné zvláštnosti
Důležité změny uvnitř struktury nájmu
Vypracování ročního rozpočtu nákladů, které je možné nebo
není možné přesunout do následujícího roku, do 15.11.
předchozího roku.
Nová vlna služeb
Zajišťování ostatních služeb v rámci FM
Nabídka služeb
Administrativní podpora
Stavební a provozní správa
Technologické zabezpečení
IT komunikace, data management
Bezpečnostní systémy (zabezpečení)
Nová vlna služeb
Function Deployment FM
Transformace požadavků zákazníka do technických parametrů FM
FMEA – Analýza možností vzniku vad a jejich následků
• FD FM
• FMEA
•
•
•
•
•
•
•
•
Ověření úplnnosti ukazatelů
kontrol
Identifikace kritických
ukazatelů
Cílové hodnoty ukazatelů
•
Nová vlna služeb
Prevence vad
Nejslabší místa
Preventivní prvky
Zadání zákazníků
Seriozní spolupráce partnerů
FM
Zlepšení celkového stavu
Způsobilost procesu, strojů a měřidel
Postup:
a) Vyplnění vstupního dotazníku
b) Předložení nabídkového projektu
•
•
•
•
•
•
Stanovení způsobilosti procesu
Prognóza schopnosti procesu
Prognóza rozměrové stálosti
Strategie FME – plánování experimentů
Statistická regulace procesu měřením
Interní audit procesu
Nová vlna služeb
Management služeb
A
archivace/bezpečná úschova archivních materiálů po dobu x let
Be
Bezpečnostní služby (komplexní servis včetně elektronického
zabezpečení objektu, PCO)
Bo
BOZP (komplexní servis-vypracování směrnic, řádů)
De
deratizace
design kancelářských ploch
Nová vlna služeb
dezinsekce
Do
vypracování dokumentace o objektu a její aktualizace (archiv,
CAD, E-plan, ….)
El
energie/sledování spotřeby energií
Elektrorozvodné závody, plynaři, vodovody a kanalizace/
nasmlouvání jednotlivých odběrů a maxima
Nová vlna služeb
I
IT služby
Ka
zajištění kancelářského režijního materiálu
Ko
stavební dozor - kolaudační a stavební řízení/jednání při
kolaudačním nebo stavebním řízení
kopírovací a rozmnožovací služby
Lo
Logistika a skladování (komplexní servis)
Od
odpady/ vedení evidence odpadů
odpady/zajištění činností souvisejících s likvidací odpadů vč.
nebezpečných odpadů a chemických látek
Nová vlna služeb
Po
pojistné události/řešení pojistných událostí
poštovní služby
požární ochrana (komplexní servis-vypracování směrnic, řádů, HW)
Pr
prádlo/pronájem, praní, mandlování, opravy
Př
překladatelské a tlumočnické služby
Re
recepční
revize/zabezpečení revizní činnosti a její přehledná dokumentace
Vo
Vozový park/komplexní servis- dispečink, údržba, obsluha
revize/zabezpečení revizní činnosti a její přehledná dokumentace
Nová vlna služeb
Vo
Vozový park/komplexní servis- dispečink, údržba, obsluha
Vý
Výpočetní technika/čištění
St
stavební dozor/zajištění stavebního dozoru
stavební údržba
státní orgány/jednání za majitele objektu u státních orgánů a dodavatelů
zejména stravování
strojní údržba
Te
telefonní služby
Úd
údržba/zabezpečení drobné údržby v objektu (dle specifikace)
Úk
úklid venkovní (komplexní celoroční servis)
úklid vnitřní (komplexní úklidový servis)
Nová vlna služeb
Úř
úřady/jednání v zastoupení majitele na úřadech
Te
telefonní služby
Úd
údržba/zabezpečení drobné údržby v objektu (dle specifikace)
Úk
úklid venkovní (komplexní celoroční servis)
úklid vnitřní (komplexní úklidový servis)
Ze
Zeleň/výsadba a údržba
Rozsah jednotlivých služeb bude dán komplexním projektem.
Nová vlna služeb
4.
Budovy a stavby
Pasportizace objektů
5. Stroje a zařízení
Analytická definice strojů a zařízení v objektu.
Nová vlna služeb
Celková cena
za Facility Management se řídí podle
předepsaných a prováděných výkonů a je stanovena dohodou
jako roční paušál v KČ.
Nová vlna služeb
Ekonomický svět je „ potřetí kulatý“
• Když jej obepluli velcí objevitelé
• Když byl propojen obchodem
• Když je provázán i výrobou
Tempora mutantur et nos mutamus in illis. Časy se mění a my s nimi.
Varietas delectat
Život je změna.
Jedinou konstantou dnešní doby je změna.
P.F. Drucker
Nová vlna služeb
Informační technologie jako podpora
procesů pro Facility Management - Aperture
Nová vlna služeb
Děkujeme za spolupráci
a partneři
Zákazníci
Nová vlna služeb
K čemu je koncepce a cíle FM?
• takto ne :
• takto ano :
Nová vlna služeb