Vytváření profesionálních kalkulací v Excelu

Transkript

Controllingová praxe
Vytváření profesionálních kalkulací
v Excelu
Ľubomír Pieš
Zatímco ve fázi používání se postupuje od vstupů přes výpočty až k výstupům ...
1
2
3
4
5
6
A B C D E F G H
Vstupy
1
2
3
4
5
6
A B C D E F G H
Výpočty
Excel je dobrý sluha, někdy ovšem
také zlý pán
Důsledky chyb v excelovské kalkulaci
nemusí být vždy tak devastující. K naprosté frustraci někdy úplně stačí, když se
den před prezentací výsledků vedení
společnosti objeví v kalkulaci zásadní
chyba nebo když je potřeba pracovat
s modelem, který je tak nepřehledný,
že jeho výsledky jsou přijímány s krajní
nedůvěrou. Nezřídka poskytuje kalkulace odpovědi na mnoho otázek, ovšem
to, co je pro uživatele skutečně důležité
v ní nalézt nelze nebo je to ukryto tak
dovedně, že to často činí potíže i samotnému autorovi …
Pro účely tohoto článku je termín kalkulace - někdy je ve stejném významu
používán i termín model - používána ve
smyslu více či méně složitého výpočtu
v Excelu. Pod tím si lze představit jak jednoduchý propočet zisku u nového produktu, tak i podrobnou kalkulaci výnosnosti plánované investice do nové výrobní
linky, sestavení rozpočtu nebo kalkulaci
investice v rámci konceptu PPP. Cílem
kalkulace je většinou získání možnosti
ControllerNews 4 / 2008
Výstupy
… vytváření modelu začíná u výstupů
Obr. 1: Specifikace během používání a ve fázi vytváření modelu
opakovaného provádění výpočtů v závislosti na měnících se vstupních parametrech s cílem identifikace rizik a následné
interpretace a prezentace výsledků.
5. Testování výsledků
6. Využívání takových prezentačních
technik, které zajistí efektivní využívání výsledků kalkulace uživateli
Hlavní příčinou chyb je nedostatek
formálního školení ve vytváření
modelů
Tyto zásady - níže podrobněji popsány
- se používají přiměřeně k závažnosti
a složitosti modelu popř. velikosti rozpočtu určeného pro vytvoření kalkulace.
Šetření společnosti Pricewaterhouse
Coopers týkající se modelování s využitím tabulkových procesorů ukázalo,
že většina tvůrců modelů neabsolvovala
žádné formální školení ohledně modelovacích technik a že jejich zaměstnavatelé
nemají v této oblasti zavedeny ani elementární interní standardy4.
Problém není v tom, že by „modelátoři“ neznali dobře tabulkové procesory
a nevěděli jak je správně používat. Spíš
se jedná o to, že vytváření modelů
vyžaduje jiné dovednosti než je například vytváření kontingenčních tabulek
nebo rozšířených filtrů. A právě znalosti
a dovednosti v oblasti modelování tvůrcům modelů ve většině případů chybí.
Tento článek stručně shrnuje základní
principy profesionálního modelování,
jejichž znalost a důsledné využívání
významně přispívají k zefektivnění práce
s excelovskými kalkulacemi.
Základem je systematický přístup
1. Definování cíle
2. Specifikace výstupů, výpočtů
a vstupů
3. Design, jenž učiní model lehce
srozumitelným
4. Využívání všech možností, podporujících srozumitelnost kalkulace
a snižujících riziko vzniku chyb při
samotném vytváření modelu
1. Jasné zadání = polovina úspěchu
V tomto kroku se stanovuje zaměření,
rozsah a složitost kalkulace. Rozhoduje
se o tom:
co má být předmětem kalkulace
a tedy má být do ní zahrnuto a co
má naopak zůstat stranou,
jaká má být úroveň detailu výstupů
a v důsledku toho i vstupů,
kolik časů popř. jiných zdrojů si
vytvoření kalkulace vyžádá.
Takto sestavené zadání, nejlépe v pí
semné podobě se následně odsouhlasí
se zadavatelem kalkulace.
2. Specifikace ušetří spoustu času
Podrobná specifikace zabrání tomu,
aby se tvůrce modelu neustále vracel
k zadání, model přepracovával a opravoval chyby.
Vzhledem k tomu, že pro uživatele jsou
nejdůležitější výsledky, tj. výstupy modelu
probíhá specifikace v pořadí výstupy 
výpočty  vstupy, viz obrázek 1.
Jednou z nejúčinnějších vizualizačních technik pro specifikaci modelů jsou
tzv. bublinové diagramy - viz obrázek 2.
Níže uvedený diagram schematickým
způsobem ilustruje kalkulaci zisku na
9
Controllingový pojem
Definice kalkulace
A B C D E F G H
Controllingový servis
Chyba typu „vyjmout-a-vložit“
v excelovské tabulce stála kanadského výrobce elektřiny TransAlta
24 milionů dolarů, když ve výběrovém řízení nabídl nižší cenu, než
původně chtěl1.
Chybějící znaménko „mínus“ způsobilo, že investiční fond Magellan
Fund řízený společností Fidelity nadhodnotil plánovaný zisk o 2,6 miliardy dolarů a v důsledku toho nebyl
schopen vyplatit slíbené dividendy2.
Chyba v tabulce, vytvořené pomocí
tabulkového kalkulátoru způsobila
nesrovnalosti při vyhlašování volebních výsledků v Novém Mexiku3.
1
2
3
4
5
6
Controllingový koncept
Moderní controlling si bez tabulkového procesoru MS Excel dnes nelze
ani představit. A právě snadnost,
s níž lze v Excelu vytvářet i poměrně
komplexní kalkulace v sobě skrývá
rizika, jejichž důsledky mohou mít
při nedodržení některých základních
zásad fatální dopady.
Kalkulace zisku
jednot.
objem
náklady
variabilní
náklady
fixní
náklady
cena
celkové
výnosy
celkové
náklady
zisk
Obr. 2: Bublinový diagram
základě několika vstupních proměnných.
Z obrázku je zřejmé co do kalkulace
vstupuje i to jaký lze očekávat výstup.
Diagram lze snadno vytvořit i aktualizovat, díky čemu představuje velmi
účinný nástroj, sloužící pro znázornění
struktury, často i velmi komplexních
modelů.
Pravidel pro vytváření přehledného a srozumitelného designu je celá řada. Mezi ty
nejdůležitější patří:
Pravidlo 1: Vždy důsledně oddělovat vstupy od výpočtů a výpočty od
výstupů. V případě jednoduchých kalkulací používat design v rámci jednoho
listu, v případě komplexnějších kalkulací
rozdělit vstupy, výpočty a výstupy na
více listů.
Pravidlo 2: Dobře navržený model se
čte jako kniha: zepředu dozadu, zvrchu
dolů a zleva doprava.
Pravidlo 3: Na jednom řádku resp.
sloupci používat pouze jeden vzorec
tj. vyhýbat se používání zřetězených
vzorců.
Pravidlo 4: Každý sloupec v kalkulaci
používat pro jeden účel napříč celým
modelem.
Pravidlo 5: Na jeden list modelu vložit
jeho dokumentaci - uživatel modelu pak
ví, kdo jej vytvořil a jakou verzi modelu
používá.
4. Tipy pro samotnou tvorbu modelu
Jedna z nejčastějších chyb při vytváření
modelu spočívá v tom, že místo odsouhlasení jasného zadání, zpracování specifikace a vytvoření přehledného návrhu
modelu přistoupí tvůrce modelu rovnou
10
6. Jak výsledky modelu lépe prodat
Autor modelu zpravidla chápe lépe než
kdokoli jiný jak model pracuje, a proto
dokáže jeho výsledky nejlépe interpretovat popř. je tím nejlepším způsobem
v rámci modelu prezentovat.
Navzdory tomu se však většina tvůrců
modelů uspokojí s provedením kalkulace
na základě zadaných vstupních hodnot
popř. s jejich převedením do papírové
podoby.
Důraz na přehlednost a vypovídací
schopnost výsledků nejenže usnadňuje
jejich účinnou komunikaci, ale i výrazně
zlepšuje vnímání kvality hotového
modelu.
Vedle standardních možností prezentace výsledků v podobě tabulek popř.
grafů pomáhá účinnému pochopení
výsledků využívání citlivostních analýz.
Mezi techniky pro provádění citlivostních
analýz a prezentaci alternativních scénářů patří např. datové tabulky, rekonsiliační grafy a schémata vyjadřující vzájemnou propojenost jednotlivých scénářů.
Zatímco datové tabulky představují
metodu vyhodnocování alternativních
scénářů zejména pomocí čísel, rekonsiliační grafy a schémata scénářů informace vizualizují a pomáhají tak manažerům odpovědným za příslušná rozhodnutí rychleji a lépe se ve výsledcích
orientovat.
Rekonsiliační graf (viz obrázek 3)
pomáhá analyzovat rozdíly mezi dvěma
scénáři. Využívá se zejména tehdy, když
se oba scénáře liší v celé řadě výchozích předpokladů a je potřeba ukázat
5. Proč a jak model testovat
Testování modelu může snížit pravděpodobnost výskytu významných chyb
a díky tomu zvýšit důvěryhodnost
výstupů z něho.
Testování může zahrnovat několik
typů testů: testování vzorců, číselné testování, testování robustnosti a testování
maker.
Z výše uvedených typů testů je nejnáročnější testování správnosti použitých vzorců, zejména v případě složitějších modelů. Proto se na tyto typy
testů používají specializované profesionální programy, vyvinuté právě pro tento
účel. Programy jsou většinou k dispozici
v podobě přídavných modulů v rámci
Excelu. Jejich používání je pohodlné
a snadné a pokud jsou různé kalkulace
vytvářeny pravidelně. tak se jejich nasazení rozhodně vyplatí.
Rozdíl mezi dvěma scénáři a vlivy jednotlivých předpokladů
+11
+13
-5
-10
-7
107
105
NPV (mil. CZK)
3. Pět zlatých pravidel designu
Důvěryhodnost modelu pomáhá zvýšit sestavení podrobného plánu testování a dále dokumentování procesu
testování.
k jeho vytváření. Tento postup vede
většinou k tomu, že model je ve srovnání s původními očekáváními složitější
a jeho vytvoření trvá déle. Kromě toho
vychází tvůrce modelu často z předpokladů, které nebyly součástí původního
zadání a nezřídka chybí vzájemná shoda
na tom, co je vlastně cílem modelu.
Konkrétních tipů pro samotnou tvorbu
modelu jsou v závislosti na oblasti využití,
zaměření a komplexnosti modelu desítky
nebo i stovky - viz Odkazy na literaturu.
Z těch, které podporují srozumitelnost
výsledků a snižují riziko vzniku chyb lze
vybrat například pojmenovávání buněk
nebo využívání tzv. pastí na chyby (ang.
Error traps). Jedná se o kontrolní buňky,
řádky nebo sloupce, kde se kontroluje
soulad mezi očekávanou a skutečnou
hodnotou např. jestli se součet aktiv
v rozvaze rovná součtu pasiv apod.
Základní
scénář
Zvýšené
úroky
Zvýšené
investice
Zvýšené
daně
Zvýšený
růst
Zvýšené
ceny
Současný
scénář
Obr. 3: Rekonsiliace dvou scénářů
Zvažované scénáře a jejich klíčové výstupy
základní scénář
Výnosy, mil. Kč
EBIT, mil. Kč
Zisk po zdanění, mil. Kč
ROCE, %
EPS, Kč
změna EPS, %
Dluh / vlastní kapitál
optimistické výnosy
2008 2009 2010 2011 2012
50,2
71,0
83,5
90,1
94,8
20,1
31,0
38,9
52,3
57,8
12,3
17,8
25,5
31,8
40,0
15,1% 15,4% 15,7% 16,0% 16,3%
10,0
11,0
12,0
13,0
14,0
10%
9%
8%
8%
2,0
1,7
1,4
1,1
0,8
pesimistické výnosy
2008 2009 2010 2011 2012
Výnosy, mil. Kč
EBIT, mil. Kč
ROCE, %
EPS, Kč
změna EPS, %
pesimistické výnosy & prodej v 2012
worst-case výnosy
2008 2009 2010 2011 2012
Výnosy, mil. Kč
EBIT, mil. Kč
ROCE, %
EPS, Kč
změna EPS, %
worst-case výnosy & prodej v 2010
2008 2009 2010 2011 2012
Výnosy, mil. Kč
EBIT, mil. Kč
ROCE, %
EPS, Kč
změna EPS, %
2008 2009 2010 2011 2012
Výnosy, mil. Kč
EBIT, mil. Kč
ROCE, %
EPS, Kč
změna EPS, %
Obr. 4: „Pavouk“ vzájemně propojených scénářů
Závěr
Odkazy na literaturu
Best Practice Spreadsheet Modelling
Standards 4.1, Spreadsheet
Standards Review Board Ltd
How do you know your spreadsheet
is right?, Philip L. Bewig
Spreadsheet Check and Control:
47 key practices to detect and prevent errors, by Patrick O‘Beirne
Poznámky
1. Drew Cullen, “Spreadsheet snafu
costs firm $24m,” The Register,
19. červen 2003
2. Kathy Godfrey, “Computing error
at Fidelity’s Magellan Fund,” The
Risks Digest, svazek 16, vydání 72,
6. leden 1995
3. Ed Asher, “Glitch scrambles city
election tally - computer error
changes none of the outcomes,”
Albuquerque Tribune, 8. listopad 2003
4. Nick Read a Jonathan Batson
“Spreadsheet Modelling Best
Prac-tice” Business Dynamics,
duben 1999
Ing. Ľubomír Pieš
Vystudoval strojní inženýrství na univerzitě v Ros
tocku. Pracoval v oblasti
manažerského poradenství
se zaměřením na design, implementaci
a revizi costingových systémů a transformaci podnikových procesů. Pod hlavičkou Crionna Consulting - crionna.
webnode.cz - poskytuje poradenství
v oblasti tvorby finančních modelů,
plánování investic a jejich financování.
Je členem zájmové skupiny EUSPRIG,
zaměřené na řízení rizik při modelování
s využitím tabulkových procesorů.
S programem Invest for Excel®
od finské společnosti Datapartner Oy rychle vytvoříte
investiční model, provedete analýzu ziskovosti a naleznete
tu nejefektivnější investiční alternativu.
Crionna Consulting - zastoupení Datapartner Oy v ČR a na Slovensku,
Tel.: +420 605 881 709, Email: [email protected], www: crionna.webnode.cz
11
Jakoukoli lidskou činnost lze provádět
promyšleně, s využitím osvědčených
postupů nebo náhodně, bez jakéhokoli systému podle hesla „nějak to
dopadne“. V obou případech s odpovídajícími výsledky. Vytváření kalkulací v Excelu v tomto není výjimkou.
Vzhledem k tomu, že kalkulace v Excelu
pro firmy často představují tzv. kritické
aplikace je nezbytné věnovat náležitou
pozornost jejich vytváření tak, aby byly
tím, čím mají být - spolehlivými nástroji,
podporujícími efektivní rozhodování ve
finanční či jiné oblasti.
vliv jednotlivých předpokladů na celkový
výsledek.
Schémata vyjadřující vzájemnou propojenost jednotlivých scénářů se naproti
tomu využívají v situaci, kdy jsou ze
základního scénáře změnou výchozích
předpokladů postupně generovány další
scénáře, přičemž tyto scénáře se mohou
lišit v jednom nebo několika předpokladech - viz obrázek 4.
Výnosy, mil. Kč
EBIT, mil. Kč
ROCE, %
EPS, Kč
změna EPS, %
2008 2009 2010 2011 2012

Vytváření profesionálních kalkulací v Excelu

Transkript

Podobné dokumenty

Kofola / šablona prezentace

zde - InvestForExcel

Siegel

Elementární zpracování dat v softwarovém prostředí R 1 Úvod