Aplikace metody GTD v prostředí Unicorn

Transkript

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
Aplikace metody GTD v
Unicorn Universe
Application of GTD method in
Unicorn Universe
Tomáš Heřtus
U ni c or n C ol le ge © 20 11
U ni c or n C ol le ge , V Ka ps l ov n ě 27 67 /2 , Pr aha 3, 1 30 00
N áze v pr á c e v ČJ :
N áze v pr á c e v AJ :
A pl ik a c e m eto d y G T D v
U ni c or n U ni v er s e
A pp l ic at i on of G T D m eth od
i n U nic o r n U ni ve r s e
A ut or :
T om áš H eř t us
Ak adem ic k ý r ok :
2 011
K ont ak t:
E - m ai l:
t om as .h er t us @c e nt r um .c z
T e l.: ( +42 0) 72 3 6 62 45 4
Bakalářská práce
Aplikace metody GTD v Unicorn Universe
Application of GTD method in Unicorn Universe
1.
ZADÁNÍ
▪3▪
2.
ABSTRAKT
Styl dnešního pracovního procesu sebou nese mnohá úskalí, kterým pracující člověk musí
neustále čelit. Stres, přepracovanost, velké množství pracovních úkolů, přesčasy a málo času jsou
podle mnohých odborníků největšími problémy dnešního pracovního procesu. To vše vede ke
snížení efektivity a výkonnosti práce. Z těchto podnětů vychází i stále se rozvíjející obory Time
managementu a osobní realizace. Tyto obory analyzují postupy lidí a jejich pracovní návyky. Snaží
se přinést do pracovního procesu nové postupy a zvýšit pracovní efektivitu lidí. Jedním z těchto
přístupů je i metoda Getting Things Done.
Cílem mé bakalářksé práce bylo zanalyzovat a popsat základní principy metody Getting Things
Done. Zaměřit se na její základní postupy a doporučené praktitky v oblasti osobní organizace.
Zanalyzovat některé dnes dostupné programy pro podporu GTD. Hlavním cílem bakalářské práce
bylo navrhnout a vytvořit důvěryhodnou a použitelnou implementaci metody GTD v internetové
službě Unicorn Universe.
Bakalářská práce Aplikace metody GTD v prostředí Unicorn Universe se skládá ze tří částí. První
část je teoretická a obsahuje analýzu a popis metody Getting Things Done. Jsou v ní popsány
základní postupy, které metoda GTD zavádí do pracovního procesu a snaží se zvýšit jeho
efektivitu.
Druhá část bakalářské práce je zaměřena na popis základních částí internetové služby Unicorn
Universe. V této části jsou popsány všechny důležité funkčnosti a prvky systému, které byly použity
pro následnou aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe.
Poslední část bakalářské práce je zaměřena na aplikaci metody Getting Things Done v prostředí
Unicorn
Universe.
Obsahuje
veškerou
projektovou
dokumentaci,
včetně
popisu
všech
realizovaných meta artefaktů, popis jednotlivých meta artefaktů. Dále se v této části nachází popis
skriptů realizovaných v rámci implementace. Třetí část je doplněna o obrázky z funkčního systému
implementovaného v systému Unicorn Universe v rámci této bakalářské práce.
Klíčová slova: Getting Things Done(GTD), pracovní proces, UNICORN ES, Unicorn Universe,
skripty, metodika Unicorn Universe, UNICORN ES Powered Company, meta artefakt, řízení úkolů,
workflow, Time mamagement, Javascript
▪4▪
3.
ABSTRACT
Style of today working process implies many problems, which working man must constantly
counter. Stress, overwork, many working tasks, overtime and little time are according to many
specialists the biggest problem of today working process. It all leads to reduce effectivity and
performance of work. From these impulses come still growing line of time management and
personal realization. These subjects analyze procedures of people and their work habits. They are
trying to bring new practice to working process and increase working efficiency of people. One of
these approaches is also the method Geting Things Done.
Aim of bachelor thesis was to analyze and to describe basic principles of the method Getting
Things Done.To focus on its basic processes and recommended practices in area of personal
organization. To create analysis of some today available programs for support GTD. The main
objective of this bachelor thesis was design and implement reliable and usable implementation of
GTD method on internet based service Unicorn Universe.
The bachelor thesis Aplictaion of GTD method in Unicorn Universe contains 3 parts. First part is
theoretical and it contains analysis and description of GTD method. Basic procedures which GTD
method introduces into working process are described in it.
Second part of this bachelor thesis is based on decribing the basics parts of Internet service
Unicorn Universe. In this part there are desribed all important functions and elements of system
which were used for following aplication of the method GTD in enviroment of Unicorn Universe.
Last part of these bachelor thesis is focused on aplication of GTD method in Unicorn Universe. It
contains complete project documentation , including description of all realized meta artifacts and
meta arteficats content. In this part there is located description of all realized scripts. Third part is
supplemented by pictures from functional system, which is implemented in system Unicorn
Universe within this bachelor thesis.
Keywords: Getting Things Done(GTD), workflow, UNICORN ES, Unicorn Universe, scripts,
methodology Unicorn Universe, UNICORN ES Powered Company, meta artifact, task managment,
Time managment, Javascript
▪5▪
4.
PROHLÁŠENÍ
Prohlašuji, že svou bakalářskou práci na téma Aplikace metody GTD v Unicorn Universe jsem
vypracoval samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím odborné literatury a
dalších informačních zdrojů, které jsou v práci citovány a jsou též uvedeny v seznamu literatury a
použitých zdrojů.
Jako autor uvedené bakalářské práce dále prohlašuji, že v souvislosti s vytvořením této bakalářské
práce jsem neporušil autorská práva třetích osob, zejména jsem nezasáhl nedovoleným způsobem
do cizích autorských práv osobnostních a jsem si plně vědom následků porušení ustanovení § 11 a
následujících autorského zákona č. 121/2000 Sb.
V Praze dne
…….……………….
Tomáš Heřtus
▪6▪
5.
PODĚKOVÁNÍ (DOBROVOLNÉ)
Děkuji vedoucímu bakalářské práce Mgr. Peteru Buchlákovi za účinnou metodickou, pedagogickou
a odbornou pomoc a další cenné rady při zpracování mé bakalářské práce.
▪7▪
6.
OBSAH
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Zadání............................................................................................................................................3
Abstrakt..........................................................................................................................................4
Abstract..........................................................................................................................................5
Prohlášení.....................................................................................................................................6
Poděkování (dobrovolné)............................................................................................................7
Obsah.............................................................................................................................................8
Úvod.............................................................................................................................................10
Problémy dnešního pracovního procesu................................................................................11
Metoda Getting Things Done...................................................................................................12
9.1 Základní principy GTD......................................................................................................13
9.2 Pětistupňové řízení pracovního procesu.......................................................................14
9.2.1 Fáze první – Sběr záležitostí.......................................................................................15
9.2.2 Fáze druhá – Zpracování záležitostí..........................................................................16
9.2.3 Fáze třetí – Uspořádání................................................................................................19
9.2.4 Fáze čtvrtá – Zhodnocení.............................................................................................22
9.2.5 Fáze pátá - Provedení...................................................................................................23
9.3 Pět fází projektového plánování.....................................................................................25
9.3.1 Modely plánování...........................................................................................................25
9.3.2 Techniky přirozeného plánování..................................................................................26
9.4 Zavedení GTD do běžného života..................................................................................28
9.5 Současné podpůrné programy pro GTD........................................................................30
9.5.1 Nozbe...............................................................................................................................32
9.5.2 Doit.im..............................................................................................................................33
9.5.3 Další programy podporující GTD.................................................................................34
9.6 Motivace pro Unicorn Universe.......................................................................................36
10. Unicorn universe......................................................................................................................37
10.1 Struktura Unicorn Universe...........................................................................................37
10.2 Teritoria UU a přístup do teritorií ................................................................................38
10.3 Business Territory...........................................................................................................40
10.3.1 Struktura Business Territory......................................................................................40
10.4 Role a skupiny.................................................................................................................41
10.4.1 Pracovní role a její vlastnosti....................................................................................42
10.4.2 Skupina..........................................................................................................................42
10.4.3 Power Roles .................................................................................................................43
10.4.4 Úrověň obsazení..........................................................................................................43
10.5 Přístupová práva.............................................................................................................44
10.6 Artefakt..............................................................................................................................46
10.6.1 Popis artefaktu.............................................................................................................47
10.6.2 Vlastnosti a formuláře.................................................................................................49
10.7 Životní cyklus artefatku..................................................................................................49
10.7.1 Stavy..............................................................................................................................50
10.7.2 Aktivity...........................................................................................................................51
10.8 Požadavky........................................................................................................................52
10.9 Digital Workspace...........................................................................................................53
10.10 Způsoby modifikace Unicorn Universe......................................................................54
10.11 Vlastní pohled na Unicorn Universe..........................................................................56
11. Aplikace metody GTD v prostředí Unicorn Universe.........................................................59
11.1 Omezení při implementaci.............................................................................................60
11.2 Umístění GTD v Unicorn Universe...............................................................................60
11.3 Koncept systému.............................................................................................................60
11.4 Organizační struktura.....................................................................................................62
▪8▪
11.5 Meta model GTDMMD ...................................................................................................64
11.5.1 Meta model a rozhraní................................................................................................64
11.5.2 Meta artefakt GTD Portál............................................................................................64
11.5.3 Meta artefakt Kontakt..................................................................................................66
11.5.4 Meta artefakt Kontext..................................................................................................68
11.5.5 Meta artefakt Projekt...................................................................................................69
11.5.6 Meta artefakt Seznam.................................................................................................71
11.5.7 Meta artefakt Záležitost..............................................................................................72
11.5.8 Meta artefakt Založit GTD..........................................................................................74
11.6 Skripty...............................................................................................................................75
11.6.1 Skript – SCR Založení GTD.......................................................................................75
11.6.2 Skript – SCR Zařazení artefaktu po vytvoření........................................................76
11.6.3 Skript - SCR Zařadit záležtiost..................................................................................76
11.6.4 Skript – SCR Přesunout do uzavřených...................................................................77
11.6.5 Skript – SCR Přesunout do archivu..........................................................................77
11.6.6 Skript – SCR Přesunout do pozastavených............................................................77
11.6.7 Skript – Zapsat do seznamu Někdy/Možná.............................................................77
11.7 Důležité artefakty a tabulky...........................................................................................78
11.8 Dokumentace...................................................................................................................79
11.9 Nápověda..........................................................................................................................79
12. Závěr..........................................................................................................................................80
13. Conclusion................................................................................................................................82
14. Seznam použité literatury.......................................................................................................84
15. Seznam použitých symbolů a zkratek..................................................................................85
16. Seznam obrázků......................................................................................................................86
17. Seznam tabulek.......................................................................................................................87
18. Příloha 1 – CD..........................................................................................................................88
▪9▪
7.
ÚVOD
Pracovní proces je činnost, kterou vykonává každý pracující člověk. Tento proces v posledních
desetiletích dostál zásadních změn. S rozvojem informačních technologií se pracovní proces stále
více orientuje na práci se znalostmi. Výstupy pracovního procesu se stávají stále více abstraktní a
nehmatatelné. S tímto faktem souvisí i způsob zadávání jednotlivcýh pracovních úkolů. Úkoly jsou
stále méně přesně definovány s čímž souvisí i kvalita výsledků. Pro dosažení správného výsledku
neexistuje pouze jedna správná cesta. Díky všude přítomným informacím, které do pracovního
procesu vstupují, existuje celá řada postupů jak výsledku dosáhnout.
Řešení pracovních úloh jsou mnohotvárná a ovlivněna velkým množstvím faktorů. S těmito
vlastnostmi novodobého pracovního procesu souvisí i možnosti pracujících lidí. Stále více nás
pracovní nasazení nutí trávit přesčasy v práci, řesit často frustrující a stresové situace. Člověku
zbývá stále méně času na osobní život mimo zaměstnání. Tento problém je předmět řady knih a
rozvoje nových odvětí jako time managment a metody organizace práce. Jednou z metod
přinášející možné řešení do tohoto stavu je metoda Getting Things Done o které pojednává tato
bakalářská práce.
Bakalářská práce je rozdělena do tří hlavních kapitol. První kapitola pojednává o metodě Getting
Things Done. Fakta, zde uvedená, vycházejí ze zkušeností autora Davida Allena, který celou
metodu popsal v knize Getting Things Done: The art of stress-free productivity vydanou v roce
2001. Kapitola obsahuje popis základních způsobů, které metoda GTD definuje a využívá pro
organizaci pracovního procesu a jeho zefektivnění. Dále kapitola pojednává o doporučených
postupech, jak celou metodu GTD zavést do běžného života. Závěrem jsou zmíněny současné
aplikace podporující metodu GTD doplněny o vlastní názor na dvě z nich.
Druhá kapitola bakalářské práce je zaměřena na popis základních funkčností platformy UNICORN
ES a systému Unicorn Universe. Kapitola dále obsahuje můj osobní názor na celý systém Unicorn
Universe a popis základních způsobů, jak lze celý systém modifikovat.
Poslední, třetí, kapitola pojednává o aplikaci metdoy v prostředí Unicorn Universe. Obsahuje
detailní popis všech předpřipravených meta artefaků, návrh organizační struktury, návrh skriptů.
Dále kapitola obsahuje ukázku celého systému a popis všech funkčností. V přílohách jsou
obsaženy detailní popisy dvou meta artefaktů, kterých bylo v rámci aplikace implementováno
celkem osm. V přílohách je odkázána nejdůležitější část nápovědy a pracovních postupů
potřebných pro zavedení celé metody do prostředí Unicorn Universe.
▪ 10 ▪
8.
PROBLÉMY DNEŠNÍHO PRACOVNÍHO PROCESU
Podle definic můžeme říct, že práce je soustavná činnost, za kterou je osoba, která ji provedla,
odměněna. Jinými slovy je pracovník subjekt, který dostává úkoly, které v rámci pracovního
procesu zpracovává, tvoří hodnoty a tvoří výstupy své práce za které je následně ohodnocen.
Pracovní proces však není jednoduchá posloupnost kroků. Pokud se zaměříme na dnešní
fenomén, kterým je práce se znalostmi, zjistíme, že naše práce už nemá jasně definované hranice.
S tímto fenoménem souvisí i množství informací, které je možné pro vykonání své práce použít. V
podstatě žádný dnešní projekt nemá jedno 100% správné řešení. Vždy můžeme nalézt další a
další řešení a to z důvodu, že na světe existuje nekonečné množství informací,které mohou vést k
tomu, že vždy lze projekt zvládnout lépe. V dnešní době je Internet doslova nabitý informacemi o
všem možném. Nástup informačních technologií a Internetu do pracovního procesu vytvořil
nejasné hranice práce.
Naše práce se mění stejně jako se mění společnost ve které žijeme. Mění se i organizace ve
kterých pracujeme. V organizacích dochází k neustálému rozvoji. Dochází ke změnám cílů
společnosti. Vytváří se stále nové produkty, které se snaží podchytit a uspokojit měnící se potřeby
zákazníků. Mění se trhy, technologie i majitelé. To všechno sebou přináší i změny vrámci
organizace. Dochází k přepracování organizačních struktur podniku, vznikají nové pracovní pozice
s novou zodpovědností. Podobným způsobem jako organizace se mění i společnost. Lidé již
nezústávají celý život na jendé pozici a stávají se stále více nezávislejšími. Velice často dochází ke
změnám směrování své pracovní kariéry a lidé zpravidla nezůstávají u své současné práce
dlouhou dobu.
Ze všechn těchto důvodů zůstává v naší práci jen málo věcí dlouhodobých. Nejsou jasně
definované vstupy práce a jejich množství, které je potřeba k vytvoření požadovaného výsledku
práce. Člověk se v dnešním světe otevírá obrovskému množství informací a podnětů zvenčí, které
si vnitřně zpracovává do úkolů a předsevzetí. Kk jejichž dodržení se zavazuje sobě i ostatním.
Člověk však není dobře vybaven na zpracování takového množství úkolů. Z toho důvodu se v
dnešním světe stále více dbá na osobní uspořádání pracovního procesu a vytvářejí se stále nové
metody organizace práce. Mezi tyto metody lze řadit i metodu Getting Things Done.
▪ 11 ▪
9.
METODA GETTING THINGS DONE
V dnešním světe, kde se pracuje stále tvrději, s důrazem na rychlost a kvalitu práce je stále težší si
vedle pracovního života vychutnávat i život osobní. Každý pracující člověk je vystaven velkému
množství pracovních a osobních úkolů, které chce a musí zvládnout. Každý zná ten pocit, když se
podívá do svého emailového účtu či pracovního systému, kde se neustále objevují nové úkoly,
které je potřeba zpracovat pokuď možno co nejdříve. Práce je stále více a zadání jednotlivých
úkolů jsou stále méně jednoznačná a přitom je v organizacích kladen velký důraz na důsledné
plnění úkolů. Pracovní a osobní povinnosti nás obklopují všude, kde zrovna jsme. Díky Internetu,
médiím, globalizaci a lidem okolo nás musí náš mozek každý den zpracovávat velké množství
informací. Z toho důvodu se každý z nás snaží uspořádat si tyto všechy úkoly a informace do
svého vlastního organizačního systému.
Metoda Getting Things Done se nedá přirovnat ke klasickým time-managmentovým metodám, je
spíše orientovaná na řízení pracovního procesu a osobní organizaci práce. Jejím vynálezcem a
propagátorem je americký kouč a poradce David Allen, který tuto metodu popsal ve stejnojmené
knize Getting Things Done, publikované v roce 2002. Do dnešního dne byla tato kniha přeložena
do více než 30 jazyků a prodalo se jí více než 1 milion výtisků. Metoda Getting Things Done(často
zkracováno na GTD) vychází z Allenových dlouholetých zkušeností v oblasti poradenství a
koučování lidí. Allen při tvorbě této metody vychází z předpokladu, že mozek člověka není
primárně uzpůsoben k tomu, aby si pamatoval a zejména připomínal úkoly, schůzky a všechny
záležitosti, spojené s každodenním fungováním. Metoda vychází ze zásad, které jsou jednoduché
a efektivní a snaží se povznést postup řízení práce a úkolů na další úroveň.[5]
Hlavní vyhodou GTD je, že jí lze snadno uvést do života. Její zavedení nevyžaduje žádné nové
dovednosti, jelikož využívá všeobecně dobře známé a zaběhnuté postupy. Každý pracující ví jak
se soustředit, jak si zapisovat poznámky, jak definovat výsledky a kroky nutné k jejich dosažení, jak
se rozhodovat a jak zhodnotit dostupné možnosti. Allen ve své metodě jasně popsal, jak tyto
základní dovednosti, které instinktivně a intuitivně děláme, povznést na další úroveň efektivity.[5]
GTD
Obrázek 1: Člověk a GTD
Autor David Allen o metodě říká GTD: „Metoda GTD je očkování proti každodennímu hašení
požárů – proti takzvaným operativním a krizovým požadavkům každého pracovního dne, je to lék
proti nerovnováze, které jsme všichni vystaveni.“[2]
▪ 12 ▪
9.1
Základní principy GTD
Všechny metody a postupy ze kterých metoda Getting Things Done vychází mají dva základní cíle.
Podle Allena je prvním cílem zaznamenat veškeré úkoly, které musíte zvládnout. Jedná se o úkoly,
které je potřeba udělat teď, později, někdy a nebo jsou to úkoly pouze malého rozsahu. Stejně tak
je potřeba zapisovat úkoly středního a velkého rozsahu. Všechny tyto úkoly musí být zaznemány
do logického a důvěryhodného systému mimo hlavu a mysl člověka. Druhým cílem je naučit se
sebekázni, aby se všechna rozhodnutí o povinnostech, prováděly tak, že vždy bude existovat plán
dalších kroků, které se mohou kdykoliv provést nebo přehodnotit.[2]
Z těchto dvou cílu vyplývá, že metoda GTD se snaží uchovávát úkoly, projekty, závazky nebo
připomínky v logickém a důvěryhodném systému, který se musí neustále aktualizovat. Jsou do něj
zaznamenávány i ty nejmenší detaily jednotlivých náležitostí a celý tento systém je pak v určitých
cyklech revidován.[2]
Hlavním důvodem zaznamenávání a revize všech záležitostí spojených s osobním a pracovním
životem je podle Allena odprostění jedince od každodenního stresu.[2] Tento systém a celá metoda
je navržena tak, aby pomohla uspořádat si veškeré pracovní a osobní závazky a pomohla jedinci
dospět do stádia, kdy je plně soustředěn na věc kterou právě dělá. Důležitou vlastností celé
metody je právě důvěryhodnost celého systému. Pokud si člověk dokáže vytvořit, neustále
aktualizovat a revidovat systém, který metoda GTD přináší, dospěje do stavu kdy přesně ví, že
nemusí myslet na nic jiného než na aktuálně řešenou záležitost, protože všechny ostatní má
zapsané v systému.[2]
Pro zvládání všech záležitostí je nutné osvojit si některé základní činnosti a návyky. Metoda GTD
doporučuje zachytit všechno co jedinec pokládá za nedokončené v důvěryhodném systému mimo
jeho hlavu.[2] Systémem je zde myšlena například schránka nebo sběrná přihrádka na pracovním
stole, ke které se bude neustále vracet a bude třídit její obsah. Druhým doporučením je přesně si
ujasnit obsah svého závazku a rozhodnout se, co je třeba udělat, abyste pokročili k jeho naplnění.
Třetí a poslední doporučení je, pokud se jedinec rozhodne o všech nutných krocích, musí si jejich
připúomenutí uspořádat do systému, ke kterému se pravidelně vrací.
Allen definuje pojem záležitost jako cokoliv co je vpuštěno do psychického a fyzického světa
jedince a co nepatří na místo, kde se to právě nachází, a není pro to ještě určen požadovaný
výsledek a ani nejbližší konkrétní krok.[2] Důležitým krokem při práci s náležitostmi je zformulování
a ujasnění významu každé záležitosti. Právě pojem záležitost označuje všechny úkoly, nedodělané
projekty, ale i například poznámky k práci, zápisy ze schůzek, výpisky ze školení, seznam
naplánovaných schůzek, atd.[2]
▪ 13 ▪
Důležitou součástí celé metody je proces řízení činností. Tento proces slouží pro uspořádání
jednotlivých konkrétních činností a skládá se ze tří základních částí. První částí celého procesu je
utřídění aktivit. V této části procesu je důležité rozhodnout se jak jedinec naloží se svým časem, co
udělá s dostupnými informacemi, jaké fyzické kroky podnike a na co se vzhledem k jeho prioritám
zaměří.[2]
Druhou částí tohoto procesu je přístup „zdola nahoru“. Tato část procesu přispívá ke zlepšení
osobní produktivity. Přístup zdola nahoru začíná od nejpřízemnějších, nejmenších aktuálních
činností a závazků. Cílem této části procesu je mít v každém okamžiku kontrolu nad záležitostmi,
které jsou aktuální.
Poslední část celého procesu je horizontální a verikální řízení činností. Tato část procesu vychází z
předpokladu že je nutné projekty, závazky a činnosti kontrolovat v rovině vertikální a také v rovině
horizontální. Horizontální kontrola udržuje soudržnost všech aktivit do kterých je jedinec zapojen.
Cílem horizontální kontroly je vytvořit systém, ve kterém jsou zaznamenány všechny záležitosti
spojené s čímkoliv co si vyžaduje lidskou pozornost. Následně v tomto systému všechny tyto
záležitosti kontrolovat a kdykoliv si do něj doplnit potřebné informace. Naopak vertikální kontrola
představuje přemýšlení v linii jednotlivých témat a projektů. Vertikální kontrola se zaměřuje na
jediný problém, úkol, osobu či situaci a zastupuje všechny nápady, detaily a priority nutné k jejich
zpracování. Cíl vertikální a horizontální organizece je však stejný, doslova dostat všechny úkoly z
hlavy a splnit je.[2]
9.2
Pětistupňové řízení pracovního procesu
Pětistupňové řízení pracovního procesu je základním procesem celé metody Getting Things Done,
který podle Allena vede k zvládnutí ználostní práce s pocitem uvolnění a kontroly.[2] Tento proces
se skládá z pěti ustálených oddělených fází. První fází je sběr věcí, které si žádají naší pozornost.
V druhé fázi zpracováváme jejich význam a další kroky, které je nutné v souvistlosti s nimi
podniknout. Ve třetí fázi nazvané uspořádání jsou seřazeny a vytříděny výsledky, které jsou
následně ve čtvrté fázi hodnoceny jako možné alternativy, co můžeme v danném okamžiku
provést. Přičemž samotné provádění je poslední, pátá fáze celého procesu. Těmito kroky řídíme
tzv. horizontální aspekty svého života, které zahrnují vše, čemu v danné době věnujeme pozornost.
[2]
Princip metody pětistupňového řízení je vcelku přímočarý a celý tento proces odpovídá běžnému
pracovnímu postupu. Při zavádění tohoto procesu do osobního života je nutné soustředit se na
všechny úrovně pětistupňového řízení stejně. Další důležitou vlastností celého procesu je
vzájemné propojení jednotlivých kroků, přičemž celý proces se musí podepřít důsledně
▪ 14 ▪
uplatňovanými zásadami. Metoda GTD doporučuje, při začlenění této praktiky do běžného
pracovního procesu, jasně od sebe oddělit jednotlivé fáze během pracovního dne. Hlavním
důvodem tohoto rozdělení je soustředění se pouze na jednu fázi v určitý čas. Díky tomu člověk v
určitý čas pouze sbírá věci, které potřebuje udělat a nerozptyluje se již řešením, či
vyhodnocováním dalších kroků. Stejným způsobem jedinec postupuje ve fázi zpracování, kdy se
soustředí pouze na definici významu jednotlivých sesbíraných položek a již se nevrací k předešlé
fázi.[2]
Pětistupňové řízení
pracovního procesu
1. Sběr záležitostí
2. Zpracování
záležitostí
3. Uspořádání
4. Zhodnocení
alternativ
5. Provedení
Obrázek 2: Pětistupňové řízení pracovního procesu
9.2.1
Fáze první – Sběr záležitostí
Důležitou částí této fáze je vědět co vlastně máme sbírat a jak to udělat co nejefektivněji, abychom
mohli sebrané záležitosti snadno zpracovat. Musíme vedět, že jsme sesbírali opravdu všechno, co
by mohlo představovat nějaký úkol, který bude v budoucnu potřeba nějakým způsobem realizovat
a vyhodnocovat.
Allenem vytvořená metoda Getting Things Done doporučuje pro fázi sběru vytvořit místa nebo
shromáždit zástupné symboly pro všechny věci, které ve svém světe považujeme za nehotové.[2]
Může se jednat o cokoliv z práce i soukromého života, záležitosti drobné i zásadní, nalehávé i
méně důležité. Důležitou vlastností těchto věcí je jejich stav. Snažíme se shromažďovat věci, u
kterých chceme změnit jejich stav a u kterých jsme ohledně této změny přijali určitý vnitřní
závazek. Do kategorie věcí, které by měly být sezbírány patří nehotové položky. Položkou může
být napříkald email, pošta, různé papírové poznámky, záznamy ze schůzek a nebo zajímavé
články ze starých časopisů. Všechny tyto položky spadají do kategorie „záležitostí“.[2]
Všechny položky ke kterým si člověk přiřadí nálepku „měl bych“, „potřebuji“ nebo „musím“ se podle
Allena stávají nehotové. Mezi nehotové položky můžeme řadit například i důležitá rozhodnutí,
naplánované činnosti, nevyřízené nebo rozpracované položky. Tyto nevyřízené položky se sbírají
do tzv. „kontejnerů“. V těchto kontejnerech se jednotlivé položky uskladní, dokud nebude dost času
na to projít je a zformulovat jejich význam a rozhodnout se co s nimi podniknout dále. Kontejnery je
zapotřebí neustále vyprazdňovat a udžovat tímto způsobem celý systém životaschopný.[2]
▪ 15 ▪
Autor metody popisuje, že na sběrné místo se můžeme dívat jako na schránku, která zachycuje
vstupy od nás samotných i informace přicházející zvenčí.[2] Pro vytvoření schránky můžeme
využívat několik typů nástrojů, od jednoduchých poznámkových bloků až po zařízení z kategorie hitech, jako je například e-mailový klient Microsoft Outlook, nebo digitální záznamník hlasu. Jako
schránka může sloužit například schránka na fyzické záležitosti(třeba zásuvka v pracovním stole),
papírové nástroje na poznámky a myšlenky, elektronické nástroje na poznámky, zařízení pro
hlasové záznamy a e-mailový klient. Všechny tyto nástroje mají podobný účel, slouží jako sběrné
koše, zachycují potenciálně užitečné informace a závazky k akci.[2]
Podle Allena však pouhá existence sběrného místa však mnohdy nezaručí jeho funkčnost. Pro
zlepšení funkčnosti definuje metoda GTD tři základní požadavky nutné k tomu aby fáze sběru
fungovala.[2]
1. Každá záležitost musí být zachycena ve sběrném systému – mimo vaší hlavu
2. Sběrných míst je třeba mít co nejméně
3. Tato místa je třeba pravidelně vyprazdňovat
První pravidlo jasně definuje, že sběrný systém musí zachytit všechny vaše akce, úkoly, myšlenky,
podněty. Důvodem toho shromažďování je ucelenost a důveryhodnost celého systému. GTD
zakládá na myšlence, že v hlavě má zůstat pouze minimum věcí a zbytek je poznamenaný v
některé z vašich schránek, které by se měly stát součástí vašeho životního stylu. Druhé pravidlo
minimalizuje počet schránek které využíváte. Důvodem této minimalizace je potřeba mít k dispozici
tyto schránky vždy když jsou potřeba. Omezení počtu schránek vede k lepší organizaci práce. V
případě velkého množství schránek nebude zpracování jednotlivých položek již tak důsledné a
snadné. Poslední třetí pravidlo určuje, že schránky je zapotřebí neustále vyprazdňovat, aby se
nestaly pouze uložištěm amorfního materiálu. Vyprazdňování schránky nespočívá v tom, že v době
kdy přijde čas vyprázdnit schránku, se rozhodnete dokončit vše co se v ní nachází. Vyprázdnění
schránky je, jak Allen popisuje, proces, kdy postupně vybíráte položky schránky a rozhodujete se
co pro vás danná položka znamená a co je třeba s ní udělat. Nehotové položky poté zařadíte do
vlastního systému. Zásadní krok ve vyprazdňování schránky je fakt, že nic nevracíte zpátky. Po
dokončení procesu vyprázdnění by schránka měla zůstat prázdná.[2]
9.2.2
Fáze druhá – Zpracování záležitostí
Druhá fáze pětistupňového řízení pracovního procesu se zaměřuje na vyprázdnění schránky.
Cílem tohoto kroku v celém pětistupňovém procesu je pojmenovat a uložit v důvěryhodném
systému všechny záležitosti naplněné schránky. K tomuto zpracování si metoda GTD pokládá dvě
základní otázky. [2]
▪ 16 ▪
1. Co je to?
2. Je to realizovatelné?
Jak Allen definuje, ve chvíli,kdy nastane čas vyprázdnění schránky, vybíráme postupně položky
schránky. První otázkou na záležitost ze schránky definujeme, co vlastně daná položka je. Zjistíme
co danná položka znamená. Druhou otázkou, se sami sebe zeptáme, zda-li je položka schránky
realizovatelná. Na tuto otázku je možné odpovědět si dvěma způsoby. Pokud shledáme dannou
položku nerealizovatelnou, odpovídáme si na otázku slovem ne. V tomto případě máme tři
možnosti, co s položkou dále udělat.[2]
1. Vyhodit
2. Odložit jí mezi materiály, které odkládáme na později
3. Archivovat
V případě, že si na otázku o realizovatelnosti položky odpovíme kladně, jedná se o položku s
kterou musíme něco provést. U každé realizovatelné položky vstupní schránky si musíme položit
následující dvě otázky.[2]
1. K jakému „projektu“ jsme se zavázali?
2. Jaký je další nutný krok?
V případě, že se jedná o projekt, je nutné tento závěr zaznamenat do seznamu projektů. Tato
poznámka nám poté slouží jako značka, která připomíná, že máme nevyřešený problém.
Připomenutí tohoto problému probíhá v procesu týdeního hodnocení.[2]
Druhá otázka je klíčovou otázkou celého pětistupňového procesu. „Další krok“ je následující
fyzická, viditelná činnost, kterou je třeba udělat, aby se stávající stav položky posunul blíž k
dokončení. Příkladem takového dalšího kroku může být například poznámka - „Udělat na webu
rešerši softwaru pro správnou databázi“. V případě že se naučíme správně si na tuto otázku
odpovědět, nabízí nám metoda GTD další tři možnosti co s položkou schránky dále udělat. V době,
kdy již víme, co položka je, definovali jsme ji, víme, že je realizovatelná a známe další krok,
můžeme vybírat z následujícíh třech kroků.[2]
1. Udělat
V případě, že danný krok zabere méně než dvě minuty, měli bychom jej provést v
okamžiku, kdy jsme jej zformulovali.
2. Delegovat
V případě, že akce bude trvat déle než dvě minuty, položíme si otázku: Jsem ten pravý
▪ 17 ▪
člověk, který to má udělat? Pokud si odpovíme záporně, akci delegujeme na příslušnou
osobu.
3. Odložit
Pokud bude akce trvat více jak dvě minuty a nemůže jí zrealizovat nikdo jiný než my,
odložíme položku na později a zapíšeme si tuto skutečnost do seznamu dalších kroků.
Následující obrázek popisuje celý proces postupného zpracování schránky. Úplně první položkou
jsou zde „Záležitosti“, které vkládáme do schránky. Tyto záležitosti jsou poté jednotlivě vybírány ze
schránky a jsou na ně aplikovány základní otázky. Položka schránky projde postupně každým
krokem rozhodovacího stromu a na jeho konci je buď vyhozena, dokončena, a nebo zaznamenána
v jednom z funkčních seznamů. Tyto seznamy jsou revidovány jednou týdně v rámci procesu
týdenního hodnocení.
„Záležitosti“
Schránka
Co je to?
Je to realizovatelné?
NE
Projekty
Zahodit
(Plánování )
Projekty o
několika krocích
ANO
Někdy/ Možná
(termínovaný pořadač : pro pozdější
zhodnocení )
Informace
Projektové plánování
(zhodnotit další krok )
(k vyhledání kdykoli bude potřeba )
Jaký bude další krok?
Zabere to méně než 2 minuty?
Ano
Udělejte to
Ne
Delegujte to
Odložte na
později
Čekám
Kalendář
Další kroky
(...na práci někoho dalšího )
(udělat v určitý čas )
(udělat v nejbližší možné době)
Obrázek 3: Rozhodovací strom[2]
▪ 18 ▪
9.2.3
Fáze třetí – Uspořádání
Allenem vytvořený a definovaný rozhodvací strom obsahuje celkem osm oddělených kategorií
připomenutí a materiálů, které vzejdou ze zpracování záležitostí při vyprazdňování schránky. Tyto
kategorie dohromady tvoří úplný organizační systém, který by měl zahrnovat v podstatě vše, co
máte v horizontu dní a týdnů na starost.[2]
Položky nevyžadující žádnou další akci spadají do kategorií Zahodit, Někdy/Možná a v případě, že
se jendá o materiál určený k archivaci, spadají do kategorie Informace(archív). Materiály u nichž
není potřeba žádná další akce, buď jednoduše vyhodíme, odložíme k dalšímu přehodnocení a
nebo založíme tak, abychom je v případě potřeby snadno našli. Pro správu akčních položek slouží
seznam projektů, uložiště pro projektové plány a materiály. Dále je důležitou součástí správy
akčních položek diář, seznam připomenutí dalších kroků a seznam připomenutí věcí na které
čekáme.[2]
Všechny tyto organizační kategorie je, jak Allen tvdí, třeba uchovávat ve fyzické podobě, ne v
hlavě.[2] Seznamy mohou být například v elektronické podobě, kdy ve složce pojmenované
například GTD budeme mít soubory programu Microsoft Excel a v nich si jednotlivé seznamy
budeme vytvářet. Další možností je mít seznamy uchovány například v mobilních zařízeních nebo
přesunout včechny seznamy na web a využít pro ně nějakou internetovou aplikaci, například
Google Docs, Office Live od společnosti Microsoft nebo prostředí Unicorn Universe.
Metoda Getting Things Done definuje projekt jako každý očekávaný výsledek, který vyžaduje více
než jeden konkrétní krok.[2] Z tohoto důvodu se na seznamu projektů mohou vyskytovat i některé
poměrně drobné záležitosti, které bychom běžně za projekt neoznačovali. Mezi projekty můžeme
řadit například tyto položky – dovolená v září, napsat novou směrnici o používání kuchyňky,
dokončit upgrade počítače, atd. Jak Allen popisuje ve své knize, projekty uvedené v seznamu
projektů není nutné zapisovat v určitém pořadí podle velikosti nebo priority. Důležité je, že projekty
jsou evidovány a my můžeme neustále revidovat jejich seznam a definovat tak další kroky,
potřebné k jejich dokončení. Sezam projektů shrnuje konečné výsledky a motivuje nás tak,
abychom na všech frontách měli v pohybu příslušné další kroky.[2]
V případech, kdy se jedná o rozsáhlý projekt, ke kterému je potřeba shromáždit nějaké množství
informací, je vhodné uložit je do složky, souboru a nebo šanonu pojmenovaného stejně jako
projekt. Seznam projektů slouží pouze jako rejstřík. Toto uspořádání slouží pro lepší orientaci, kdy
máte oddělené seznamy projektů a poté pro jednotlivé projekty evidujeme informace v „externím“
systému.
Z Allenem definovaného rozhodovacího stromu je zřejmé, že rozhodnutí o dalším kroku je jeho
ústředním bodem. GTD nám říká, že tento krok, musí být - bez vyjímky – další fyzickou, viditelnou
▪ 19 ▪
činností u všech otevřených úkolů. Musíme hlídat všechny kroky které se musí provést v určitém
čase nebo dni(diář), dále ty, které je zkrátka třeba udělat co nejdříve(seznam dalších kroků), a také
akce u nichž čekáme až je provedou jiní( seznam Čekám na).[2]
Obrázek 4: Základní seznamy fáze uspořádání
Diář je v dnes jednou z nejpoužívanějších pomůcek pro zlepšení organizace pracovních a
osobních záležitostí.[2] Metoda GTD využívá diář jako jednu z hlavních součástí celého osobního
řízení a pro záležitosti zapsané do diáře definuje pojem připomínky. Přípomínky potřebných kroků
se rozdělují na dvě kategorie. V první z nich jsou věci vázané na konktrétní den nebo čas. Ve
druhé kategorie jsou věci, které je potřeba zvládnout co nejdříve. Podle Allena patří do diáře
připomínky první kategorie, tedy kroky vázané na určitý čas, kroky pro konkrétní den a informace
pro konkrétní den.[2] Kroky vázané na určitý čas můžeme chápat jako schůzky. Kroky pro
konkrétní den jsou věci, které musíme splnit v určitý den, ale neváží se na ždáný konkrétní čas.
Například poznámka, že v úterý musíte zavolat lékaři a objednat se. Tato poznámka se váže pouze
ke dni, né už však na konkrétní čas. Informace pro konkrétní den je dobré poznamenávat si také
do diáře. Jedná se spíše o informace, které musíme v konkrétní den vedět, jedná se spíše o
užitečné poznámky. Do diáře však již nepatří seznam úkolů na určitý den, v čemž se použití diáře v
metodě GTD liší od ostatních time managmentových metod, které seznam úkolů na určitý den
hojně využívají.[2]
Seznam dalších kroků je dalším ze základních stavebních kamenů celé metody GTD. Jak Allen
píše, do těchto seznamů patří všechna připomenutí. Každou činnost, kterou nelze udělat za méně
než dvěminuty a nelze jí dále delegovat je potřeba si zapsat a následně sledovat. Takto zapsané
připomínky jsou v seznamu dalších kroků rozděleny do kategorií. Důvodem toho rozdělení je velké
množství těchto kroků a jejich rozdělení do kategorií zvyšuje efektivitu celého procesu organizování
činností. Kategorie nejsou předem definovány a každý si je může zvolit podle svého uvážení.[2]
▪ 20 ▪
Například jednou z nejdůležitějších bude kategorie „Telefonáty“, kam si můžete zapsat všechny
připomínky vztahující se k faktu, že potřebujete někomu zatelefonovat.
Nerealizovatelné položky jsou věci, které nevyžadují žádnou konkrétní činnost. I pro tyto položky je
dobré vytvořit si vlastní seznam. Položky bez další akce Allen dělí na tři kategorie. Položky určené
k zahození jsou ty, ke kterým se již nebudeme vracet a ani je necheme žádným způsobem
skladovat. Položky určené k dozrání sice nevyžadují žádnou další akci, ale i přes to si je chceme
ponechat poznamenané a případně se k nim někdy v budoucnu vrátit. Pro tyto položky je vhodný
seznam „Někdy/Možná“. Tento seznam slouží pro uložení projektů, kterým se v současnosti
nemůžeme věnovat, ale nechceme na ně zapomenout. Položky určené k archivaci, jsou ty, které
obsahují užitečné informace a mají tak informační hodnotu. Archivační položky můžeme rozdělit na
dva druhy podle způsobu jejich archivace. V případě, že chceme archivovat papírové materiály, je
vhodné zřídit si pro tento účel osobní kartotéku. Druhým typem je elektronické uložiště, to může být
například databáze, složka s podsložkami, nebo online služba. Volba dlouhodobého uložiště je
však na každém z nás, jelikož někomu může vyhovovat něco jiného něž ostatním. Nejdůležitějším
požadavkem na archivační systém je rychlost vyhledávání. Žádný archivační systém nebude
efektivní v případě, že se v něm informace budou hledat dlouho.[2]
Pro správné zařazení dalších kroků využívá Allen kontextů. Ty sdružují další kroky vztahující se k
jednomu tématu, místu nebo osobě. Například všechny další kroky, které je nutné vykonat v práci
spadají do kontextu Práce. Allen definuje nejčastěji používané kontexty, které pravděpodobně
využije každý. Jedná se o následující.[2]
1. Telefonáty
2. Na počítači
3. Pochůzky
4. V kanceláři
5. Doma
6. Agenda
7. Číst/zhodnotit
Zařazení jednotlivých dalších kroků do kontextů je individuální, platí však že další krok by se měl
vztahovat k přiřazenému kontextu. Například další krok pojmenovaný Zavolat Karlovi ohledně
koupě nového auta spadá do kontextu Telefonáty, ale může spadat i do kontextu Agenda.
▪ 21 ▪
9.2.4
Fáze čtvrtá – Zhodnocení
Čtvrtou fází celého pětistupňového procesu je fáze hodnocení. Pokud již máme vytvořený systém
do kterého si poznamenáváme všechy úkoly a záležitosti, je neméně důležité celý systém neustále
hodnotit a spravovat.
Nejčastěji využívanou pomůckou v celém systému bude diář, ke kterému se budeme neustále
vracet. Diář shromažďuje akce a činnosti, které pokud nesplníme, tak je již nebudeme moci dodělat
„někdy příště“, musí se tedy udělat.[2] Dobrým postupem pro práci s diářem je podle Allena
zkontrolovat jej pokaždé po dokončení jedné z jeho konkrétních akcí.[2] Dalším nesutále
revidovaným systémem bude seznam dalších kroků. Ten obsahuje soupis předem definovaných
akcí, do nichž se můžeme pustit, když máme během dne volnou chvíli. Seznam Projektů, seznam
Čekám na a inspirační seznamy typu „Někdy/ Možná“ postačí revidovat jen tak často, jak
potřebujeme a aby nás povědomě nezatěžovali.[2]
Nedílnou součásti fáze hodnocení je i týdenní hodnocení. Týdenní hodnocení je proces, ve kterém
si jednou týdně projdeme všechny své otevřené problémy(např. Projekty), plány aktivních projektů
a seznamy dalších kroků., rozvrhy, seznamy čekajících položek, seznam „Někdy/Možná“. Týdenní
hodnocení je ideální pro to, udělat si pořádek ve věcech a získat jistotu. Zjistit zda-li jsme vše
sesbírali, zpracovali a uspořádali za uplynulé období.[2] Týdenní hodnocení by mělo poskytnou čas
na následující aktivity.
Podprocesy
Týdenní hodnocení
Zpracovat
poznámky
Zkontrolovat
seznam projektů
Zkontrolovat
kalendář
Archivovat minulá
data z diáře
Zkontrolovat Zkontrolovat složku
seznamy odložených projektů
Obrázek 5: Proces a aktivity týdenního hodnocení
Allen ve své knize píše, že týdenní hodnocení je klíčem k funkčnímu a důvěryhodnému systému
osobní organizace, který pomáhá ujasnit si co jsme za týden udělali, co nás čeká ten další.[2]
▪ 22 ▪
9.2.5
Fáze pátá - Provedení
Poslední patá fáze celého procesu pětistupňového procesu řízení práce se zaměřuje na způsoby
rozhodování o tom, čemu se v určitý časový okamžik věnovat. Volba toho, co budete dělat by
neměla být pouze intuitivní, ale měla by se opírát o předběžné plánování, což vede k zvýšení
efektivity a rychlosti práce.[2]
Metoda GTD definuje tři modely rozhodování o tom co budeme dělat. Všechny tři modely vychází z
předpokladu, že jsme sebrali, zpracovali, uspořádali a zhodnotili všechny své aktuální závazk. Tyto
metody nám pomohou naše možnosti inteligentně uvést do souvislostí. Celý pracovní proces by se
díky nim měl stát intuitivnější a měly by nám pomoct při rozhodování o tom, do čeho se pustit.[2]
První metodou je Model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování o dalších krocích. Tento model
definuje čtyři základní kritéria:
1. Kontext
2. Dostupný čas
3. Dostupná energie
4. Priorita
Kontext omezuje možnosti podle toho, co v danném okamžiku můžeme dělat. Některé činnosti
vyžadují například přítomnost počítače, určité místo(doma, v kanceláři), nebo je potřeba pro jejich
vykonnání používat určitý nástroj. To jsou vše možnosti, které omezují naše možnosti. Dostupný
čas je druhým kritériem. V případě, kdy víme, že za pět minut máme naplánovanou schůzku,
nebudeme začínat práci trvající déle než těchto pět minut. Dostupná energie nás omezuje zejména
v činnostech kdy je potřeba tvůrčí energie. Proto je dobré volit takovou činnost na kterou se cítíme.
Posledním kritériem je priorita. Důležitou otázkou v tomto bodě je, zda-li je činnost kterou chceme
provádět opravdu tak důležitá. Určení priority společně s dalšími kriterii je otázkou intuice.[2]
Druhou metodou je Trojitý model pro hodnocení každodenní práce. Tato metoda vychází z
předpokladu, že když pracujeme věnujeme se třem typům aktivit:
1. Děláme předem určenou práci
2. Děláme práci, která se objevila
3. Definujeme svou práci
Když pracujeme s předem určenou prací, pracujeme v podstatě se svým seznamem dalších kroků.
Plníme úkoly, u kterých jsme se dříve rozhodli, že je třeba je zvládnout a řídíme svůj pracovní
postup. Pokud děláme práci, která se objevila, jedná se zejmáma o nepředvídanou práci. V
případě, kdy definujeme svou práci, zjišťujeme vlastně co všechno jsme udělali. Čistíme seznamy
▪ 23 ▪
došlé pošty, rozčleňujeme projekty do zvládnutelných krokoů. Zpracováváme položky, které
zaberou méně než dvě minuty a některé věci vyhodíme nebo archivujeme. V tomto posledním
kroku si připravujeme jednotlivé seznamy úkolů a dalších kroků a díky tomu můžeme mít důvěru v
námi vytvářený systém a jeho seznamy.[2]
Poslední třetí metodou je Šestiúrovňový model pro hodnocení naší vlastní práce. Tento, Allen
vytvořený model definuje 6 perspektiv na to, jak správně definovat a pohlížet na své priority.
Metoda GTD porovnává těchto 6 perspektiv s nadmořskou letovou výškou v analogii s letectvím.[2]
1: Nad 50 000 stop: Život
2: 40 000 stop: Vize na 3-5 let
3: 30 000 stop: Cíle na příští rok
4: 20 000 stop: Oblasti zodpovědnosti
5: 10 000 stop: Aktuální projekty
6: Vzletová dráha : Aktuální aktivity
Obrázek 6: 6 perspektiv priorit
Začneme zdola, Vzletová dráha: Aktuální aktitivity je prespektiva, ve které se podla Allena
pohybuje nahromaděný seznam všech věcí, které musíme zvládnout. Do této prespektivy patří
například aktuální e-maily k vyřízení, všechny důležité telefonáty atd.[2] Druhou hladinou, které
Allen definuje, je 10 000 stop: Aktuální projekty - obsahuje všechny projekty, na kterých v
současné chvíli pracujeme. Jsou to relativně krátkodobé výsledky, které chceme dosáhnout. Třetí
perspektiva, 20 000 stop: Oblasti zodpovědnosti, obsahuje závazky ve kterých cheme dosáhnout
určitých výsledků a udržet u nich jistý standart. Projekty spadající do tého perspektivy přijímáme
vzhledem ke svým zodpovědnostnem. Prespektiva 30 000 stop: Cíle na příští rok až dva obsahuje
pohled na to, co vše chceme v různých oblastech svého života a práce dosáhnout za rok až dva.
Předposlední prespektiva, 40 000 stop: Vize na 3-5 let, obsahuje pohled, ve kterém je potřeba
přemýšlet v širších kategoriích, například fíremní strategie, okolnosti kariéry a životní události.
Rozhodnutí na této úrovni mohou snadno změnit podobu naší práce v mnoha rovinách. Poslední
prespektivou je 50 000 stop: Život, která obsahuje tzv. „absolutní nadhled“.[2] Jedná se o konečný
popis pracovní náplně a existence vůbec. Vycházejí z něho všechny cíle, vize, projekty, akce a
zase se k němu vracejí.
▪ 24 ▪
9.3
9.3.1
Pět fází projektového plánování
Modely plánování
David Allen ve své knize pojednávající o GTD definuje jako nejinteligentnější a nejtvořivější
plánovač na světě lidský mozek a člověka definuje jako plánovací stroj.[2] Podle Allena prochází
lidská mysl při plánování následujícími pěti stavy.[2]
Proces plánování
Definice cíle a
zásad
Představa o
výsledcích
Brainstorming
Uspořádání
Určení dalších
kroků
Obrázek 7: Proces přirozeného plánování
Těchto pět na sebe navazujících fází projektového plánování probíhá v podstatě u všeho, co
během dne děláme. Tento proces probíhá přirozeně a můžeme jej pojmenovat jako model
přirozeného plánování. Podle Allena však tento proces není zcela běžný v tom jak řídíme naše
projekty. Většina lidí tento proces sice vnitřeně využívá, ale již jej nepraktikuje v osobním a
pracovním životě. Obvyklejším modelem, který se využívá ve většině prostředí je podle Allena tzv.
model nepřirozeného plánování.[2]
Model nepřirozeného plánování se podle Allena v dnešní době ve společnosti vyskytuje nejvíce.
Tento model přeskakuje v plánování stavy 1 až 4 a zaobírá se pouze určením dalších kroků. V
tomto modelu nedochází k definici cílů a zásad, brainstorming a uspořádání jsou taktéž vynechána.
Podle Allena tato snaha, která není v soudalu s přirozeným způsobem fungování mysli, vždy
selhvává.[2] Tento postup má za následek omezení tvůrčí schopnosti jedince.
Posledním typem plánování je model reaktivního plánování. Podle Allena tento model nastává v
poslední chvíli, když na člověka dopadne tlak poslední minuty. Tento reaktivní model je opakem
přirozeného modelu. Nakonec se však opět vrací zpět k postupu shora dolu. Skládá se ze tří na
sebe navazujících aktivit.
1. Zorganizovat
2. Brainstorming
3. Definice vize a cíle
▪ 25 ▪
Celý proces reaktivního plánování je nastaven tak, aby vyřešil problém co nejrychleji, s co možná
největším úsilím. Allen ve své knize uvádí, že model reaktivního plánování je sice učinný, ale že
nakonec stejně dojde na nasazení přirozeného plánování. Otázkou zůstává, kdy a za jakou cenu.
[2]
9.3.2
Techniky přirozeného plánování
Pět fází přirozeného plánování popisuje obrázek 6. Jedná se o následující, na sebe navazující,
kroky.
Definice cíle a zásad je první aktivitou kterou člověk musí v rámci procesu přirozeného plánování
provést. Jedná se o aktivitu, u které je nejzásadnější otázka „Proč?“. Tato otázka nám pomáhá
prozkoumat záležitosti, kterým se v současnosti věnujeme z té nejvyšší roviny. Podle Allena je
znalost cíle každé činnosti, které se věnujeme, základním předpokladem tvůrčího rozvíjení,
srozumitelnosti a spolupráce.[2] Položení otázky „Proč?“ má několik výhod. Například definuje
úspěch, vytváří kriteria pro rozhodování, uspořádává zdroje, motivuje, vyjasňuje zaměření a
rozšiřuje možnosti.[2] Definice cíle by měla vést ke konkrétizaci cíle a jeho upřesnění.
Druhou důležitou součástí v první fázi přirozeného plánování je definice zásad, které my a nebo
náš tým dodržujeme a řídíme se jimi. Definicí zásad dochází k odstranění stresu, který vzniká
právě v době, kdy je činěno proti některým zasadám, které my a nebo náš tým vyznáváme. Podle
Allena je dobrým důvodem, proč se vyplatí soustředit se na zásady, srozumitelnost
a jasný
záchytný bod, podle nějž jde posuzovat pozitivní postup.[2]
Představa o výsledcích je druhou fází přirozeného plánování. Jeho cílem je mít jasnou představu
o úspěchu. Tato fáze nám jasně říká, jak bude úspěch vypadat a znít. Jedná se o vytvoření jakési
vize, která představuje opravdový náčrt konečného výsledku. Důležitou může být otázka „Co?“.
Výsledek můžeme definovat například jako tvrzení: „Náš podíl na tuzemském trhu vzroste o dvě
procenta.“ Další neméně důležitou součástí druhé fáze je ujasnění výsledků. Tento princip spočívá
ve sběru co možná nejvíce informací o výsledku. Podle popisu v knize Mít vše hotovo[2] je potřeba
při této fázi zachytit co možná nejvíce poznatků, informací a bodů ohledně výsledku. Jedinec musí
neustále definovat to, čeho chce dosáhnout a provádět to na mnoha různých úrovních. Důsledně
přesouvat zdroje tak, aby své úkoly splnil co nejefektivněji. Allen ve své knize definuje tři kroky,
které nám mohou pomoci při rozvíjení vize.[2]
1. Představit si projekt od data dokončení
2. Představovat si fenomenální úspěch
3. Představovat si detaily – konkrétní vlastnosti a prvky
▪ 26 ▪
Brainstorming je třetí fází přirozeného plánování. Vychází z předpokladu, že již známe čeho
chceme dosáhnout a proč toho chceme dosáhnout. Po definici cílů a vize přichází na řadu právě
třetí fáze, která odpovídá na otázku - „Jak?“. Ve chvíli, kdy se stotožníme s určitým obrazem
odlišným od reality, naše mysl automaticky začne přemýšlet, spojovat, brainstormovat. Napadají
nás stále nové a nové myšlenky. Podle Allena tento proces většina lidí prožívá pouze v hlavě.
Právě skutečnost, že si celý tento proces brainstormingu zapíšeme do nějakého externího
systému, dává naší produktivitě a přemýšlení obrovskou injekci.[2] Pro zachycení nápadu existuje
v dnešní době velké množství různých nástrojů, jako mentální mapy, technika řízení asociací,
hledání vzorců, tvoření pavučin informací, Fishbone diagramy. Tyto nástroje povolují zachytit a
vyjádřit jakýkoli nápad a až později přemýšlet, jak zapadá do celkové kontextu. Allen ve své knize
doporučuje pro proces brainstormingu využívat techniku mentálních map, které si můžeme vytvářet
například na nástěnky, nebo lepíci lístečky.[2] Mentální mapy se tvoří způsobem od středu, kde se
nachází základní představa, okolo níž se v poměrně volné formě nacházejí nápady vzešlé z
asociací.
Celý brainstorming se drží jednoduchých pravidel. Základem je nesoudit, nezpochybňovat,
nehodnotit a nekritizovat jenodtlivé vzniklé nápady. Dále je zde důležitá snaha o kvantitu, ne
kvalitu. A podle Allena by během brainstormingu nemělo docházet k žádným analýzám a
uspořádávání, které bychom měli odsunout do pozadí.[2] Celý proces brainstormingu by nám měl
pomoci vytvořit si jasný obraz všech důležitých a méně důležitých součástí(úkolů, nápadů,
vlastností, informací) vedoucích k námi předem definovanému cíli.
Uspořádání je čtvrtou a předposlední fází celého procesu přirozeného plánování. Navazuje na
předchozí fázi, při které jsme si vyprázdnili hlavu od všech nápadů a zaznamenali je do externího
důvěryhodného systému. V tomto kroku začneme automaticky uspořádávat jednotlivé nápady.
Nápady na sebe navzájem odkazují a tvoří přirozené vztahy a struktury, které tvoří projektové
plány. Nejprve rozpoznáme jednotlivé dílčí součásti a dílčí komponenty, posloupnosti údálostí a
jejich priority a poté začneme organizovat. Nejprve vytváříme tzv. Základní strukturu celého
projektu. Pro základní uspořádání kniha GTD definuje následující postupy.[2]
1. Rozpoznat důležité nápady
2. Roztřídit je(podle jednoho nebo více kritérií)
1. Komponenty
2. Posloupnosti
3. Priority
3. Rozpracovat je do požadované úrovně podrobností
▪ 27 ▪
Jelikož neexistují dva shodné projekty, v případě že se neopakuje stále jeden a ten samý, mají
všechny projekty odlišnou základní kostru a míru podrobností.
Určení dalších kroků je finální fází celého procesu přirozeného plánování. Tato fáze se vrací k
rozhodnutí o rozdělení fyzických zdrojů tak, aby se projekt skutečně dal do pohybu.[2]
Nejdůležitější otázkou tohoto procesu je otázka „Jaký je další krok?“
Podle Allena tento typ přemýšlení zakotveného v realitě ve spojení s jasnou formulací
požadovaného výsledku představuje klíčovou součást znalostní práce. Podle jeho zkušeností tvoří
sepsání seznamu přesně definovaných projektů a důsledné řízení dalších kroků, v každém z nich,
90% toho, čemu se obecně říká projektové plánování.[2] Každý takto řízený projekt se dostane do
stavu, ve kterém je potřeba rozhodnout se o dalším kroku. V tomto kroku je nezbytné rozhodnout o
následujícíh dvou základních skutečnostech[2]:
1. Rozhodnout se o dalším kroku u každé z částí projektu, které jsou aktuálně v běhu
2. Rohodnout se o dalším kroku v procesu plánování, je li to nutné
Další krok(akce) představuje v metodě GTD nějakou činnost, kterou je potřeba udělat pro to, aby
se projekt přiblížil svému předem definovanému výsledku. Tyto další kroky nemusí nutně
vyžadovat naše zpracování. Tyto kroky je možné také delegovat jiným lidem. V praxi se setkáváme
s pracovními týmy, které si rozdělují práci a jedna část týmu může čekat na výsledek práce druhé
části. I na tento případ projektového plánování metoda GTD myslí. Pro tento případ používá
seznam pojmenovaný „Čekám na“. Do tohoto seznamu bychom si podle GTD měli zapisovat
všechny další kroky, za které nesou zodpovědnost jiní lidé.[2]
Celý tento plánovací model se zdá na první pohled velice rozsáhlý. Podle Davida Allena je
rozumné implementovat jej pouze do takové míry, kolik je potřeba k tomu, abychom dostali celý
projekt z hlavy.[2] Cílem používání takto navrženého procesu je poznamenat si všechny
projekty(podle GTD je projekt vše co vyžaduje k jeho dokončení více než jeden krok) a jeho dílčí
kroky. Proces přirozeného plánování je podle Allena v celém svém rozsahu použit pouze v 5%
všech námi řešených projektů, 15% ze všech projektůů vyžaduje hlubší brainstorming a celých
80% projketů je velice jednoduchých a postačí poznamenání pouze dílčích kroků a definice
výsledku.[2]
9.4
Zavedení GTD do běžného života
Metoda Getting Things Done definuje a zavádí do lidského života metody, které se na první pohled
zdát mohou banální a zcela běžné. Pravdou je, že mnoho lidí tyto jednoduché metody nevyužívá.
Metoda GTD není přesným seznamem praktik, které musí člověk využívat aby zvýšil efektivitu
▪ 28 ▪
svých pracovních postupů. Popisuje nám pouze praktiky doporučené jejíím tvůrcem. Je pouze na
každém z nás, jaký postup(praktika) nás osloví a které se rozhodneme začlenit do svého osobního
života. [2]
Fáze zavedení metody GTD do běžného života vychází z předpokladu, že jedinec opravdu má
zájem věnovat čas přípravě a vymezení prostor pro její realizaci. Důležitým krokem je právě
vymezení času. Podle Allena je potřeba zhruba dvou dnů pro shromáždění všech záležitostí,
vytvoření archivačního systému a vyprázdnění schránky.[2] Další důležitou aktivitou před
zahájením fáze zavedení GTD je připrava pracovních prostor a potřebných pomůcek a nástrojů.
Allen uvádí, že každý efektivně pracující člověk by měl mít i patřičné prostory. V knize doporučuje
zřídit pracovní stůl, který by měl sloužit jako fyzické kontrolní stanoviště. Funkční pracovní místo je
podle Allena naprosto zásadní. S funkčním pracovním prostorem souvisí i pravidlo GTD, které říká,
že bychom se neměli o pracovní prostor dělit s nikým jiným.
Poslední aktivitou před zahájením zavádění GTD je příprava pomůcek. Allen ve své knize opět
doporučuje základní pomůcky jako – přihrádka na papíry, dostatečné množství papírů o velikosti
A4, lepící štítky post-it, kancelářské sponky, automatický štítkovač, diář a koš na odpadky.
Příprava před zavedením
GTD
1. Vyhrazení času
2. Příprava místa
3. Příprava pomůcek
Obrázek 8: Proces přípravy před zavedením GTD
Další důležetou součástí celé metody GTD je msíto pro archivaci dokumentů. Při zpracování
schránky ve fázi sběru, zjistíme že velikost tohoto prostoru musí být dostatečná. Allen doporučuje
zřídit archív hned vedle pracovního prostoru, aby člověka proces archivace nenutil přebíhat mezi
místnostmi.Alle definuje následujících sedm základních pravidel pro správnou archivaci dokumenů.
[2]
1. Mějte obecnou kartotéku opravdu při ruce
2. Jeden abecední systém
3. Mějte dostatek volných složek
4. Plňte zásuvky v pracovním stole jen do tří čtvrtin
5. Označujte složky pomocí štítkovače
▪ 29 ▪
6. Pořiďte si kvalitní nábytek
7. Můžete-li, zbavte se závěsných složek
Celý proces zavedení metody Getting Things Done úzce souvisí s procesem pětistupňového řízení
pracovního procesu. Při zavedení GTD postupně procházíme všemi stupni tohoto procesu a
jednotlivé fáze zavedení jsou na sebe navazují stejným způsobem jako v pětistupňovém rízení
pracovního procesu.
Zavedení GTD
1. Sbírání
2. Zpracování
3. Organizace
4. Hodnocení
5. Rozhodování o tom
co dělat
Obrázek 9: Proces přípravy před zavedením GTD
9.5
Současné podpůrné programy pro GTD
Po vydání knihy Getting Things Done: The art of stress-free productivity v roce 2001 se metoda
GTD začínala rozšiřovat především v okruhu počítačových nadšenců. Začali vznikat první
programy podporující osobní řízení prostřednictvím této metody. Pro podporu GTD byly využívány
zejména desktopové aplikace. Metoda se začala používat prostřednictvím textových editorů jako
Microsoft Office Word a e-mailových klientů. Autor knihy v kapitolách o zavádění metody GTD do
běžného života neuvádí přesně žádný software, který by měli zájemci o GTD využívat, ale uvádí
pouze doporučení jak celou metodu GTD zavést a dále používat. Z tohoto vyplývá, že existuje celá
řada programů, které se orientují na řízení osobního pracovního procesu pomocí GTD, ale jejich
implementace se značně liší. Všechny programy vychází vždy ze stejného podnětu a můžeme u
nich nalézt velké množství podobných rysů a použitých pracovních postupů pro práci s GTD.
V dalších kapitolách se budu věnovat dvěma současným programům vytvořených pro podporu
osobní metody GTD a ke každé doplním osobní názor na jejich využití. Jedná se o programy které
jsem osobně vyzkoušel a pokusil se jejich prostřednictvím řídit vlastní GTD.
Americká společnost Priacta, zabývající se tvorbou výkonných, jednoduchých a praktických
nástrojů pro správu osobního a pracovního života, registruje seznam všech programů, které
podporují GTD. Seznam obsahuje 165 programů podporujících metodu GTD registrovaných na
▪ 30 ▪
stránkách společnosti Priacta, které se řadí do následujícíh kategorií(stav seznamu platný k 29.
Dubnu 2011).
1. Webové aplikace – celkem 65 aplikací podporujících GTD. Například:
1. Nozbe – http://www.nozbe.com/
2. Get It Done - http://getitdoneapp.com/
3. Tracks - http://getontracks.org/
2. Desktopové aplikace pro Windows – celkem 77 aplikací
1. Chaos Intelect - http://www.chaossoftware.com/
2. LeaderTasks - http://www.leadertask.com/
3. ToDoList - http://www.abstractspoon.com/tdl_resources.html
3. Aplikace pro MAC – 43 aplikací
1. TaskPaper - http://www.hogbaysoftware.com/products/taskpaper
2. OmniFocus - http://www.omnigroup.com/products/omnifocus/
3. Midnight Inbox - http://www.midnightbeep.com/
4. Aplikace pro mobilní telefony – 44 aplikací
1. Nozbe – http://www.nozbe.com/
2. TaskJot - http://www.taskjot.com/
3. Doit.im – http://www.doit.im/
5. Linuxové aplikace – celkem 23 programů
1. Org-Mode - http://orgmode.org/
6. Aplikace napsané v Pythnu – 5 aplikací
1. yeahGTD! - http://www.duke.edu/~dgraham/yeaGTD/
Některé aplikace jsou dostupné pro více platform, například program Nozbe je dostupný jako
desktopová aplikace pro Windows, Mac a Linux, dále jako webová aplikace a mobilní aplikace.
Celkem 30 aplikací je dostupných jako open-source, 18 jako freeware, 107 aplikací obsahuje
možnost zadarmo si jí vyzkoušet, tzv. trial a 117 aplikací je komerčních(placených).
▪ 31 ▪
9.5.1
Nozbe
Nozbe je webová aplikace vytvořená v roce 2007 na základě GTD jak jej popisuje David Allen ve
své knize(1).Autorem této aplikace je Michael Sliwinski. Aplikace je dostupná na internetové
adrese www.nozbe.com. Poslední verze tohoto programu byla vydána 14.4.2011. Aplikace je
dostupná zadarmo v omezené verzi. Její placená část rozšiřuje funkčnosti celé aplikace a cena za
toto rozšíření se pohybuje od 42$ do 408$. Nozbe je dostupné v podobě internetové aplikace,
desktopové aplikace pro Windows, Mac a Linux, dále je dostupná pro mobilní telefony a zařízení s
operačním systémem iOS od společnosti Apple.
Nozbe umožňuje uživatelům organizovat projekty, pracovat s kontexty, vytvářet a spravovat nové
akce, sdílet a delegovat jednotlivé úkoly a projekty s ostatními uživateli. Posílat zprávy, kontrolovat
práci v týmu, práci s kalendářem, ukládat soubory a mnoho dalšího.
V podobě free verze jsou funkce Nozbe velice omezené a v podstatě nejsou použitelné pro
správné fungování celé GTD. Free verze slouží pouze pro prozkoumání co vše Nozbe umí a
uživatel je nucen si za další funkčnosti připlatit. Nozbe ve verzi free umožňuje mít pouze jeden účet
a dovoluje spravovat pouze 6 projektů a kontextů. Prostor pro nahrávání souborů je pouze 1 MB.
Free verze nepodporuje funkci Message board( podpora komunikace v rámci teamu) a
zabezpečenou komunikaci(SSL).Nobe je dostupné celkem v pěti verzích, viz. následující tabulka.
Počet
účtů
Projekty/Kont SSL
exty
Zabezpečené
účty
Prostor
pro
soubory
Message
board
Cena za
měsíc v USD.
Free
1
6
Ne
1 MB
Ne
Zadarmo
Personal
1
Neomezen
Ano
1 GB
Ne
$9.95
Family
5
Neomezen
Ano
3 GB
Ano
$19.95
Team
20
Neomezen
Ano
10 GB
Ano
$49.95
Neomezen
Ano
30 GB
Ano
$99.95
Business 100
Tabulka 1. - Přehled typů účtů v Nozbe
Práce s Nozbe v omezené verzi(free) je v podstatě nemožná, neobsahuje skoro žádné možnosti a
počet projektů a kontextů je opravdu omezující. Pro osobní využití je určena verze Personal, která
oproti verzi zadarmo, obsahuje již neomezený počet kontextů a projektů. Cena za tuto verzi je
velice přijatelná. Při tvorbě této bakalářské práce jsem vyzkoušel právě tuto verzi.
▪ 32 ▪
Úvodní stránka účtu v Nozbe .com
Akce
Kalendář
Seznam projektů
„Nástěnka“ Nozbe, na které se
odkazují všechny položky Inboxu .
Obsahuje:
1) Akce(Actions)
2) Poznámky(Notes)
3) Soubory(Files)
4) Další obsah (More content)
Seznam kontextů
Obrázek 10: Úvodní stránka Nozbe.com
Grafické zpracování Nozbe je velice vkusné a přehledné. Na levé straně stránky se nachází
seznam projektů a možnost založení nové akce. Uprostřed obrazovky se nachází hlavní obsahová
část GTD a zobrazují se zde jednotlivé dílčí projekty, obsahy kontextů, zadání akcí a probíhá zde
kompletní správa všech funkčností, které Nozbe nabízí. V právé části se nachází uživatelský panel,
kalendář a seznam kontextů. Mezi hlavní výhody této služby lze zařadit funkci drag and drop,
pomocí které lze přesouvat projekty ke kontextům atd. Práce s Nozbe celkově působí velice
efektivně a založení nových projektů či kontextů je velice jednoduché a zbytečně člověka
neobtěžuje zdlouhavým vyplňováním formulářů.
Z osobní zkušenosti mohu říct, že mi práce s Nozbe vyhovovala zřejmě nejvíce. V případě Nozbe
nejsme omezeni zvolenou platformou, služba je dostupná i přes mobilní telefony s iOS, což je její
velké plus. Jednou z nevýhod Nozbe může být cena, za kterou je poskytováno. Jelikož free verze
je podle mého názoru zcela nepoužitelná pro řízení pracovních a osobních záležitostí za podpory
GTD, je uživatel nucen zaplatit si minimálně verzi Personal za cenu okolo 10 USD. Hlavní výhody
Nozbe vidím v možnosti synchronizovat službu s mobilními verzemi(které pracují offline) a také
možnost synchronizace s Google kalendářem, Twitterem a se službou Evernote(internetová služba
pro správu poznámek). Další výhodou je grafické zpracování a snadné ovládání celého GTD.
9.5.2
Doit.im
Aplikace Doit.im je další multiplatformní aplikací postavenou na základech GTD. Aplikace je
dostupná přes internetový prohlížeč na adrese http://www.doit.im. Dále je aplikaci možné stáhnout
▪ 33 ▪
do zařízení s operačním systémem iOS(iPhone a iPAD), dále pro mobilní telefony s operačním
systémem Android. Aplikace je taktéž dostupná pro platformu Linux. Jednou z největších výhod
Doit.im je ukládání dat v cloudu. To umožňuje mít data neustále k dispozici pokud jste připojeni k
internetu. Data se z mobilních zařízení a desktopových aplikací automaticky synchronizují se
serverem a jsou tak vždy aktuální na jakékoliv platformě.
Zpracování Doit.im je velice vkusné. Po přihlášení se zobrazí hlavní stránka GTD. Která je
rozdělena na tři části. V hlavičce stránky jsou záložky Time, Context, Project, Contact, Calendar,
Archiver a tlačítko na přidávání nových záležitostí(úkolů). V pravé části stránky se nachází menu
jehož obsah se mění podle záložky na které se uživatel momentálně nachází. Práce s jednotlivými
součástmi metody GTD je velice jednoduchá. Vytváření nových záležitostí, kontextů a kontaktů je
řešeno pomocí kontextových oken, které neobsahují zbytečné množství informací a uživatel vyplní
pouze to, co opravdu potřebuje. Správa projektů a kontextů je velice přehledná a jednoduchá.
Projektům je možné přiřazovat čtyři stupně priorit. Celá aplikace dále obsahuje velký a přehledný
kalendář, archivaci a správu kontaktů.
Celkový dojem z Doit.im je velice dobrý. Jedná se o plnohodnotnou aplikaci pro podporu GTD.
Uživatelské rozhraní je příjemné a stránky se zobrazují v plné velikosti prohlížeče, což má za
následek přehlednost celého systému. Další výhodou Doit.im je jeho multiplatfomnost a
dostupnost. Díky spojení mobilních aplikací a dnes stále více populárního ukládání dat do cloudu,
jsou data neustále k dispozici a zabezpečena, uživatel se nemusí bát ztráty dat. Z vlastního
pohledu se mi moc nezamlouvalo celkové zpracování, přístupy k jednotlivým záložkám, v
některých případech trvaly vcelku dlouhou dobu, což mělo za následek pomalou práci s Doit.im v
internetovém prohlížeči. Další a asi největší výhodou Doit.im je jeho cena. Aplikace je v
kompletním rozsahu dostupná zcela zdarma a je určitou alternativou pro uživatele, kteří nechtějí
platit za verzi Personal v Nozbe. Pro řízení osobních a pracovních záležitostí mě osobně
nevyhovovala tolik, jako právě zmíněné Nozbe.
9.5.3
Další programy podporující GTD
Progamů podporujících metodu Getting Things Done existuje celá řada. Jedním z nejzajímavějších
je aplikace Tracks, napsaná ve frameworku Ruby on Rails a šířená jako open-source[4]. Hlavní
vlastností celé aplikace je její jednoduchost, centralizovanost a mobilita. Celá aplikace obsahuje
velké množství funkčností. Aplikace obsahuje takřka kompletní ovládání celé metody GTD.
Obsahuje kontexty, úlohy, správu projektů a poznámek, přehledný diář a exporty do CSV, YAML a
XML[5]. Progam také umožňuje generování statistik, plnění a zobrazování grafů. Jelikož je aplikace
šířena jako open source je jeho instalace obtížná a uživatel potřebuje určitou zručnost aby celou
▪ 34 ▪
aplikaci nainstaloval. Pro instalaci Tracks uživatel potřebuje mít nainstalovaný na počítači
webserver a Ruby on Rails.[5]
Dalším komerčně úspěšným softwarem pro podporu metody GTD je program OmniFocus. Podle
portálu MítVšeHotovo.cz je program OmniFocus jedním z nejlepších současných nástrojů pro práci
s metodou GTD na zařízeních od společnosti Apple[5]. Software je vyvíjen společností OmniGrop.
Je dostupný ve verzích pro operační systém Mac OS X. Jeho cena se pohybuje od $20 do $80.[4]
OmniFocus je často považován za tzv. Náklaďák mezi dodávkami. Jedná se o velice flexibilní
systém, ve kterém se práce točí okolo perspektiv, které znázorňují jakési úhly pohledu, kontextů a
„focusu“, což je možnost zúžit pozornost na nějakou podoblast nebo kontext[5]. Mobilní verze
OmniFocusu přináší takové funkčnosti jako vložení hlasového záznamu nebo fotky do schránky.
Naproti konkurenci však nepodporuje práci v teamu a spolupráci[4]. Jak uvádí server
MítVšeHotovo.cz[5] mezi nejzásadnější nedostatky OmniFocusu se řadí jeho cena, vzhled,
složitost a práce s kontexty. Mezi výhody oproti ostatním programům lze řadit možnosti zobrazení
a třídění jednotlivých projektů. OmniFocus umožňuje nadefinovat vlastní klávesové zkratky a práce
s ním je velice rychlá. OmniFocus také funguje jako správce poznámek, které si uživatel na
počítači prohlíží. Pomocí klávesové zkratky a označeného textu kdekoliv v internetovém prohlížeči
nebo textovém dokumentu si uživatel vytvoří do OmniFocusu novou poznámku s označeným
textem. Jednou z nevýhod tohoto velice kvalitního programu může být jeho orientace na uživatele z
řad majitelů výrobků od společnosti Apple[4].
Jednou z nejlépe graficky zpracovaných a také nejjednodušších aplikací[5] pro podporu GTD je
aplikace Things. Aplikace je opět úzce specializovaná na uživatele zařízení společnosti Apple a
jedná se o placenou službu, jejíž cena se pohybuje okolo $50. Podle serveru MítVšeHotovo.cz jsou
Things jednou z nejlepších iPhone aplikací[5]. Things je aplikace orientovaná na jednoduchost.
Veškeré postupy GTD jsou zde velice jednoduše implementovány. Things podporuje práci s
kontexty, oblasti zodpovědnosti, jednoduché delegování a práci se štítky. Jednou z nevýhod
Things je nemožnost vkládat projekty do hiearchické struktury[5]. Podle hodnocení publikovaného
na serveru iPhoneTips patří mezi největší nevýhody Things jeho cena a omezení synchronizace
pouze na uživatele operačního systému Mac OS X[6].
Jak bylo uvedeno v předchozích kapitolách, pro podporu metody GTD existuje velké množství
programů a je jen na uživateli,
jaký si zvolí. Existuje celá řada plug-inů a návodů jak řídit metodu
GTD v programu Microsoft Outlook. Existuje takřka nepřeberné množství desktopových aplikací
pro platformu Windows. Podle společnosti Priacta jsou důležitými faktory při vybírání správného
software pro podporu GTD jeho následující vlastnosti[4]:
▪ 35 ▪
Kvalitní správa úkolů
Platforma
Výběr správného
GTD sotfware
Synchronizace s
mobilními zařízeními
Možnost dělit projekty
podle časové nářočnosti
Vzhled a ovládání
Obrázek 11: Důležité vlastnosti pro výběr správného GTD software
9.6
Motivace pro Unicorn Universe
Ze statistik společnosti Priacta lze pozorovat, že v dnešní době se stále více GTD nástrojů objevuje
jako internetová aplikace. Jelikož je Unicorn Universe internetová služba poskytujicí dostupnost
odkudkoliv a kdykoliv. Orientuje se na organizaci podniků, firemních procesů a lidí v nich
pracujících. Je také poměrně dobře parametrizovatelná a modifikovatelná. A nástroj popisující GTD
zde chybí. Popisuje následující kapitola základní části sytému Unicorn Universe. Třetí kapitola poté
obě tyto kapitoly spojuje a popisuje aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe.
▪ 36 ▪
10.
UNICORN UNIVERSE
Unicorn Universe(zkráceně UU) je internetová služba provozující informační systémy založené na
platformě UNICORN ES. Uživatelé služby Unicorn Universe mají přístup ke svým informacím
odkudkoliv a kdykoliv pouze pomocí webového prohlížeče. Služba UU je převážně určena pro
řízení podniku, zaznamenávání, sdílení a uchovávání informací, řízení podnikových procesů,
vytváření úkolů a sledování jejich plnění. Službu Unicorn Universe provozuje firma VIG Net a.s.
10.1
Struktura Unicorn Universe
Internetová služba Unicorn Universe je provozovaná na pokročilé platformě UNICORN ES, která
zabezpečuje sadu důležitých obecných vlastností pro všechny systémy, které jsou na této
platformě postaveny. [3]
Informační systém Business Territory a My Territory je možné provozovat mimo Unicorn Universe.
Podnik může mít svůj vlastní Universe a vněm vlastní systém. Toto řešení je však složitější a
nákladnější pro uživatele. Naproti tomu hlavní výhodou Unicorn Universe je, že zaručuje
dostupnost kdykoliv a kdekoliv s vysokou úrovní zabezpečení informací za minimální náklady na
hardware a správu. Jednotlivé vztahy blíže vysvětluje obrázek:
Obrázek 12: Struktura Unicorn Universe[3]
Základními entitami Unicorn Universe jsou následující:
1. UNICORN ES Powered Company je metodika určená k řízení všech podnikových
procesů na platformě UNICORN ES. V této metodice jsou uplatňovány myšlenky, které
společnost Unicorn v řízení podniků aplikuje a předává je dále jako unikátní know-how,
které je ověřeno dlouholetou praxí.[3]
▪ 37 ▪
2. UNICORN ES je platforma učená k vývoji komplexních informačních systémů. Umožňuje
řízení všech podnikových procesů, usnadňuje komunikaci a podporuje správu a sdílení
podnikových informací.[3]
3. Unicorn Universe je internetová služba poskytující zakazníkům informační systémy pro
řízení podniku a správu veškerých korporátních informací. Software je poskytován jako
služba, což zajišťuje dostupnost 24 hodin 7 dní v týdnu, vyšší úroveň zabezpečení
informací a snížení nákladů na hardware a správu.[3]
4. Business Territory je komplexní informační systé pro řízení a správu podniku
poskytovaný v rámci služby Unicorn Universe. Obsahuje velké množství funkčností, mezi
nimiž nechybí správa firemního obsahu, řízení organizační struktury, projektové řízení,
vlastní editor pro tvorbu obsahu, správu majetku a lidských zdrojů a mnoho dalšího.[3]
5. My Territory je osobní informační systém poskytovaný zdarma pro všechny uživatele
Unicorn Universe. Je vytvořen za účelem komunikace mezi přáteli a správu osobních
záležitostí uživatele, jako jsou finance, osobní dokumenty, různé smlouvy a tak dále. [3]
10.2
Teritoria UU a přístup do teritorií
Unicorn Universe má unikátní způsob uspořádání jednotlivých teritorií. Každý uživatel Unicorn
Universe má své vlastní My Territory, které slouží jako osobní informační systém. Do tohoto teritoria má přístup pouze on a jeho přátelé, se kterými se prostřednictvím této internetové služby spojil.
Vedle těchto privátních teritorií jsou v rámci Unicorn Universe realizovány i již zmiňovaná Business
Territory. Za každé Business Territory je kompetentní osoba, která povoluje přístup ostatním
uživatelům do této podnikové oblasti.[3]
Uživatelé, kteří chtějí využívat službu Unicorn Universe se registrují prostřednictvím webových
stránek provozovatele služby, které jsou dostupné na adrese www.unicornuniverse.eu. Po
dokončení registračního procesu je uživateli automaticky zřízen přístup do privátního My Territory a
je mu zřízen přístup do společného Business Territory VIG Plus, které poskytuje služby
internetového obchodu Mamut, Helpdesk, nápovědu a podporu systému. [3]
▪ 38 ▪
Obrázek 13: Struktura teritorií v Unicorn Universe
Přístup uživatelů do jednotlivých teritorií je tvořen pomocí tzv. Přístupových rolí(Access Roles).
Tyto přístupové role představují smlouvy(dohody) o tom, za jakých podmínek bude uživatel danné
teritorium využívat. Přístupové role jsou speciálními druhy rolí a platí pro ně odlišná pravidla než
pro role pracovní. V systému Unicorn Universe v současné době existují tři druhy přístupových rolí.
[3]
Obrázek 14: Rozdělení rolí v Unicorn Universe
▪ 39 ▪
První typ přístupové role je Personální role, které zprostředkovává přístup k využívání služeb
Unicorn Universe. Tato role je obrazem člověka(uživatele) v prostředí Unicorn Universe. Je
umístěna v osobním teritoriu a je označena jedinečným identifikátorem, tzv. Universe ID. Tento
identifikátor je jedinečný v rámci celého UU a jeho znalost je nutná pro přístup do dalších teritorií.
[3]
Druhým typem přístupové role je Personální přístupová role. Tato role vzniká v případě, že je
uživateli umožněn přístup do některého Businees Territory. Je odrazem personální role a je
umístěna v daném Business Territory. Tato role je poté v jednotlivých teritoriích obsazována do
pracovních rolí, které jsou poté konkrétní za jednotlivé úkoly a aktivity.[3]
Posledním, třetím typem role je Pracovní přístupová role, neboli Business Access role. Tato role
se používá ve chvíli, kdy uživatel jednoho territoria potřebuje v rámci své práce přístup do jiného
territoria, než ve kterém působí v pracovní roli.[3]
10.3
Business Territory
Business Territory je samostatná a nezávislá logická oblast, která je využívána pro oddělení a
zabezpečení dat. Toto rozdělení zprostředkovává každému podniku vlastní informační systém, do
kterého žádný jiný podnik nebo uživatel nemá povolený přístup, pokud mu není zprostředkován
kompententní osobou.
Každý uživatel Businees Territoria musí mít pro přístup zřízenou tzv. Personální přístupovou roli.
Na této přístupové roli je nastven vstupní artefakt, který se zobrazí při každém vstupu do territoria.
Tímto vstupním artefaktem je nejčastěji stránka s novinkami teritoria nebo informační artefakt o
teritoriu.[3]
10.3.1
Struktura Business Territory
V Business Territory jsou uložena všechna podniková data. Struktura BT je tvořena podle
organizační struktury reálného podniku a k vytvoření takovéto struktury slouží tzv. organizační
artefakty. Tyto artefakty slouží pouze pro organizaci informacív rámci teritoria, jedná se o:
1. Organizační jednotky
2. Složky
3. Role
Organizační jednotka vzniká v rámci Unicorn Universe jako obraz skutečné organizační jednotky
v prostředí podniku, například marketingové oddělení, produkční divize a podobně. K řízení slouží
▪ 40 ▪
organizační jednotka jako tzv. Kontejener informací, ve kterém jsou uložena a zorganizována
všechna důležitá data a informace. Organizační jednotky je možné dále členit pomocí složek.
Hlavním rozdílem mezi složkou a organizační jednotkou je v používání přístupových práv. Za
vytvoření a uspořádání celé struktury organizační jednotky je zodpovědná kompetentní role.
Nejčastěji se může jednat o vedoucího danného oddělení, ředitele divize nebo vedoucího projektu.
[3]
10.4
Role a skupiny
Třetím základním organizačním artefaktem je Role. V prostředí systému Unicorn Universe je role
chápána jako souhrn souvisejících schopností, znalostí a odpovědností. Pomocí rolí je
virtualizována personální struktura podniku. Důležitou vlastností role je, že za každou roli v
systému je kompetentní jiná konkrétní role. Touto vlastností je v systému simulován vztah
podřízenosti a nadřízenosti v organizační struktuře podniku.[3]
V systému je rozdíl mezi rolí a zaměstnancem. Zaměstnanec může v rámci firmy zastávat řadu rolí
a z titulů různých rolí může mít i různé nadřízené. Zatímco role má pouze jednoho přímého
nadřízeného, zaměstnanec může mít nadřízených více. Díky tomu, že jsou zaměstnanci
obsazováni do pracovních rolí a naopak, je oddělena kompetence a přístupová práva od
skutečných zaměstnanců.
Role jsou vytvářeny do organizační jednotky. Toto umístění určuje její přístupová práva k
informacím obsažených v jednotce. Role má přístup pouze k takovým informacím, které jsou v její
organizační jednotce. Práva na přístup k informacím uložených v rámci jiných organizačních
jednotek mohou být nastavena explicitně.[3]
V rámci Business Territory jsou rozlišovány tři typy pracovních rolí.
1. Pracovní role(Business role) – role reprezentující pozici zaměstnance v teritoriu
2. Skupina(Group) – Skupinová role sloužící zejména ke zjednodušení hromadných operací
s rolemi
3. Power Roles – Speciální skupinová role zajišťující specifická práva v rámci organizační
jednotky
▪ 41 ▪
10.4.1
Pracovní role a její vlastnosti
Pracovní role reprezentuje v prostředí systému Unicorn Universe pozici zaměstnance. Po vytvoření
role do organizační jednotky je automaticky vytvořena její složka, tzv. Workspace a v této složce
artefakt role. Za oba objekty je pracovní role kompetentní.
Složka role slouží pro ukládání artefaktů, které souvisejí s činností role. Artefakt role slouží pro
zaznamenávání pracovních poznámek a pro plánování úkolů a schůzek spojené s pracovní rolí a
není vhodné používat pro toto plánování jiné artefakty.
Stejně jako pro všechny artefakty lze i pro role definovat tzv. Vzory rolí. Tyto vzory určují jaké
procesy jsou oprávněny provádět. Jinými slovy omezují co může role, vytvořená podle určitého
vzoru, zakládat za artefakty. Pro tento účel se v systému UNICORN ES využívají tzv Rozhraní,
která obsahují určité předdefinované sady vzorových artefaktů, podle kterých následně role může
vytvářet nové artefakty.[3]
Rozhraní role určuje co role může v systému vytvářet. Rozhraní se připojují k jednotlivým rolím.
Role má po vytvoření připojena ta rozhraní, která byla připojena k její meta roli. Role, která nemá
připojeno žádné rozhraní nemůže v systému nic vytvářet. Základním nastavením pro každou roli je,
že může vytvářet artefakt, složku, schůzku a poslat požadavek. V případě že role potřebuje
vytvářet další(například speciální artefakty) musí být roli připojeno rozhraní obsahující tyto
speciální artefakty.[3]
Role a rozhraní jsou použity i v aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe, o které
pojednává 11 kapitola této bakalářské práce.
10.4.2
Skupina
Druhým typem role je skupina. Skupina je zavedena pro zjednodušení práce s více rolemi
najednou. Toto zjednodušení nám usnadňuje práci při provádění hromadných operací jako je
delegování úkolů, hromadné přidělování práv, odeslání hromadné zprávy atd. Důležitým pravidlem
v systému UNICORN ES je, že skupina nemůže být kompetentní za žádné objekty.[3]
Do skupiny jsou uživatelé obsazováni zpravidla prostřednictvím své pracovní role. Skupina se ve
své podstatě chová stejně, jako standartní role, má ale oproti ní několik rozdílů:
1. Do skupiny je obvykle obsazeno více rolí
2. Skupina smí být obsazena pouze do jiné skupiny
3. Skupina nesmí být v systému kompetentní za artefakt
▪ 42 ▪
4. V případě, že je vytvořena aktivita pro skupinu, vytváří systém pro každou roli ve skupině
zvláštní aktivitu
10.4.3
Power Roles
Power role je specíální typ skupiny, která se používá k zajištění přístupových práv do organizační
jednotky a všech podřízených z důvodu kontroly a spoluúčasti na řízení. Jinými slovy zajišťuje
přístup pro role, které se nenacházejí v přímé hiearchii kompetenece. Tato skupina je zakládána
automaticky po vytvoření každé organizační jednotky. Automaticky se také obsazují směrem dolů
po organizační struktuře do Power Roles přímo podřízených jednotek.[3]
10.4.4
Úrověň obsazení
V případě, kdy provádíme obsazení role nabízí systém UNICORN ES možnost vybrat ze tří úrovní
obsazení. Tyto tři typy určují úroveň oprávnění, které obsazená role získá. Jedná se o následující
tři úrovně obsazení:
1. Výkonné obsazení(Executive)
2. Asistence(Assistant)
3. Host(Guest)
Podniková metodika UNICORN ES Powered Company definuje určitá doporučení pro práci s
těmito úrovněmi obsazení. Následující tabulka je převzatá přímo z officiálních dokumentů
UNICORN ES Powered Company a popisuje vztahy mezi úrovní obsazení role a typem role do
které se obsazuje.[3]
Vykonné obsazení
Asistence
Role
Do této úrovně by měla
být obsazena pouze
jedna role. Z důvodu
určení kompetence.
Úroveň obsazení
Nedoporučuje se
Asistence je určena
používat
pouze pro asistentky.
Toto obsazení definuje
skoro stejná práva jako
výkonné obsazení a
její zneužívání pro jiné
účely je nepřístupné.
Skupina(Group)
Používá se pro účely
hromadných operací s
rolemi z jedné
organizační jednotky.
Nedoporučuje se
používat.
▪ 43 ▪
Host
Používá se v případě,
kdy skupinová role
sdružuje i role z jiných
org. jednotek, než z té
kde je vytvořena.
Používá se zjeména k
hromadnému udělení
práv pro čtení
informací.
Power Roles
Na této úrovni jsou
Nedoporučuje se
obsazeny Power Roles používat.
nadřízené organizační
jednotky a všechny
role, které mají přístup
z titulu spoluúčasti na
řízení.
Její využití je shodné
jako v případě použítí
skupinové role. Navíc
umožňuje zpřístupnit
obsah podřízených
org. jednotek.
Pracovní přístupová
role
Používá se pro
Nepoužívá se.
obsazení role z jiného
teritoria.
Tabulka 2. - Přehled rolí a obsazení[3]
Nepoužívá se.
10.5
Přístupová práva
V systému UNICORN ES existují tři druhy přístupových práv.
1. Implicitní přístupová práva
2. Explicitní přístupová práva
3. Stupeň utajení
Přístupová práva určují, na které artefakty uživatel práva má a na které ne. Určují, co uživatelé s
artefakty mohou dělat. Přístupová práva jsou vlastností, která zabezpečuje data proti zneužití jinou
osobou využívající systém. Chrání citlivá data před neautorizovanými přístupy. Práva jsou vázána
na skupiny a role vyskytující se v systému.
Impicitní přístupová práva jsou založená na principu, že nastavují oprávnění na spouštění
funkčností nad artefaktem(objektem) pro role nebo skupiny rolí. Při spuštění funkčnosti systém
UNICORN ES uživatele prověřuje, ve kterých rolích má uživatel právo spustit dannou funkčnost
nad objektem. V případě, že je uživatel obsazen do více rolí, které mají právo spustit dannou
funkčnost, snaží se systém vybrat tu roli, ve které ji uživatel chce nejpravděpodobněji spustit. Ve
chvíli, kdy se snaží uživatel přistoupit k objektu nebo spustit funkčnost a nemá roli, která by
splňovala nastavení přístupových práv. Je uživateli zobrazeno systémové hlášení o chybějícíh
přístupových právech.
▪ 44 ▪
Obrázek 15: Přístupová práva v systému UNICORN ES[3]
Implicitní práva vycházejí z organizační struktury. Definují oprávnění pro implicitní role a skupiny
rolí. Definice implicitních rolí a skupin je odvozena ze souvislosti jejich umístění v organizační
struktuře nebo ze vztahu role(skupiny) k artefaktu.
Velkou výhodou implicitních práv je, že jsou uložena rovnou na meta artefaktu. Tato vlastnost
zaručuje stejná přístupová práva pro všechny artefakty, vytvořené podle jednoho meta artefaktu,
nezávisle na jejich umístění. Druhou výhodou je, že v případě změny implicitních přístupových práv
na meta artefaktu, je tato změna aplikována na všechny artefakty podle něj vytvořené.[3]
Druhou skupinou přístupových práv jsou Explicitní přístupová práva. Tato práva nejsou
ovlivněna postavením role v organizační struktuře a lze je definovat přímo na konkrétním artefaktu.
Pro nastavení explicitních práv je v systému UNICORN ES na každém artefaktu funkčnost
nazvaná Nastav přístupová práva. Tato funkčnost vypisuje seznam všech explicitních práv
rozdělených do dvou skupin. První jsou práva modifikační(Modify). Druhou skupinou jsou práva
prohlížecí(Read), která zahrnují funkčnosti umožňující zobrazení artefaktu a jeho jednotlivých částí.
[3]
Třetí skupinou práv je Stupeň utajení. Tento mechanismus slouží pro plošné ovlivňování přístupu
na artefakty pro konkrétní uživatele a to bez ohledu na jejich obsazení do rolí v organizační
struktuře. Stupeň utajení je vlastnost každého artefaktu, která definuje jeho úroveň utajení.
Nastavuje se na meta artefaktu. Hodnotu této vlastnosti je možné změnit na každém artefaktu
zvlášť. Vždy platí, že uživatel má přístup pouze na artefakty, jejichž stupěň utajení je stejný a nebo
nižší než úroveň prověření uživatele, která se nastavuje na jeho přístupové roli.[3]
▪ 45 ▪
10.6
Artefakt
Jak uvádí oficiální materiály přemětu Platofrma UNICORN ES je Artefakt základním nostitelem
informace v Unicorn Universe. Jedná se o laicky řečeno „chytrý dokument“, který bychom mohli
přirovnat k listu známého z prostředí progamu Microsoft Office Word.[3] Oproti běžným
dokumentům má však klíčovou vlastnost a to, že nejneže informace v sobě uchovává, ale
současně je i řídí. Artefakt tedy slouží pro následující aktivity:
1. Ukládání informací
2. Řízení informací
Pro řízení informací v artefaktu se používá vlastnost nazvaná Životní cyklus. Ten je nedílnou
součástí každého artefaktu a zároveň jedním z nejdůležitějších nástrojů systému Unicorn Universe.
V životním cyklu artefaktu probíhá veškerá komunikace nad artefaktem. Dalšími vlastnostmi
artefaktu jsou:
1. Meta artefakt – Tzv. „šablona“ artefaktu. Každý artefakt v systému Unicorn Universe je
vytvořen podle meta artefaktu, který definuje jeho strukturu obsahu a životního cyklu.
Definuje typ informace který artefakt obsahuje a zajišťuje, že artefakty vytvořené podle
stejného meta artefaktu budou mít v systému výstupy stejného typu a obsahu.
2. Kompetence – Za každý artefakt v systému Unicorn Universe je kompetentní právě jedna
role. Tato role je zodpovědná za správu artefaktu, jeho životní cyklus a nastavení
přístupových práv.
3. Umístění artefaktu – Každý artefakt je umístěn v organizační jednotce, v rámci
organizační struktury. V organizačních jednotkách jsou artefakty umisťovány do složek.
4. Přístupová práva – K artefaktu mají přístup pouze ty role, které na něj mají právo ze své
pozice nebo jim byla přidělena explicitní práva.
▪ 46 ▪
Obrázek 16: Vlastnosti artefaktu[3]
10.6.1
Popis artefaktu
Artefakt je hlavním nositelem informace v prostředí Unicorn Universe. Pro úpravu obsahu artefaktu
obsahuje systém Unicorn Universe speciální nástroj – Editor Unicorn ES. Kromě modifikovatelného
obsahu artefakt obsahuje další uložiště informací, které mu pomáhají korektně nést informaci. Mezi
tyto uložiště patří možnost nahrát k artefaktu přílohu. Přílohy je možné nahrávat, mazat a
upravovat. U každé přílohy je uchována informace o tom, kdo přílohu nahrál, její formát, velikost
přílohy a čas kdy byla naposledy modifikována. Další vlastností jsou listy. Stejně jako například v
systému Microsoft Office Excel může artefakt obsahovat několik listů, přičemž každý list může
obsahovat odlišné informace.
Obrázek 17: Artefakt a druhy uložiště informací
Další vlastností jsou komentáře. Ty pomocí tzv. komentačních bodů vytvářejí místa, kde uživatelé
mohou komentovat obsah artefaktu a vytvářet tak diskuzi. Posledním uložištěm jsou Vlastnosti,
které slouží pro vytváření formulářových artefaktů a o jejich využití pojednává samostatná kapitola.
Všechny uložiště informací na artefaktu jsou znázorněny na následujícím obrázku.[3]
▪ 47 ▪
Editor obsahuje celou řadu funkčností pomocí kterých lze artefakt modifikovat. Mezi základní
funkčnosti, které jsou dostupné přes ikonové menu editoru, lze řadit následující.
1. Rozvrhnutí stránek – stránku dokumentu(artsefaktu) lze rozdělit pomocí funkčnosti
Rozvrhnout stránku. V současné době je možné rozdělit stránku do celkem 10 poměrů.
2. Vkládání komponent – editor obsahuje předpřipravené komponenty. Jedná se o barevné
portály, které obsahují zvýrazněnou barevnou hlavičku(celkem je možné vybrat z 16
barev) a tvoří ucelenou část dokumentu. Obsahem těchto portálů může být například
výpis novinek nebo seznam milníků. Do komponent lze vkládat tabulky, obrázky, text a
odrážkový seznam, stejně jako v běžném textu.
3. Vkládání a editace obrázků - do artefaktu je možné vkládat obrázky. Pro tento účel
obsahuje editor dialogové okno, ve kterém je možné obrázek dále upravit. V tomto okně
lze upravit vlastnosti obrázku(název, kód, náhled). Pro další úpravy obrázků slouží
transformační dialog.
4. Klikací mapy – z obrázků vložených na artefakt umožňuje editor vytvářet tzv. Klikací
mapy. Tyto mapy obsahují odkazy na jiné artefakty nebo na html stránky. Odkazy mohou
být tvořeny buď na celý obrázek nebo pouze na jeho část. Tímto způsobem je možné
vytvářet obrázková menu.[3]
5. Logické bloky – slouží pro snadnější sdílení informací. Logický blok je označená a
pojmenovaná část dokumentu, kterou je možno odcitovat do jiných artefaktů.[3] Logickým
blokem může být jakákoliv část popisu artefaktu. U každého popisu jsou automaticky za
logické bloky označeny kapitoly, tabulky, seznamy a obrázky. Manuálně označit logický
blok lze pomocí označení obsahu a použití příslušné ikony z menu editoru.
6. Citace – slouží pro zobrazení části obsahu(logického bloku) artefaktu na jiném artefaktu.
Pomocí této funkčnosti lze navzájem jednotlivé artefakty provázat a zobrazovat na jednom
artefaktu například informace z 10 jiných artefaktů.
7. Tabulky – do popisu artefaktu lze vložit tabulky. Tabulky vkládané do artefaktů jsou
omezené maximálně 100 řádky. Pro práci s tabulkami obsahuje editor kontextové menu,
ve kterém je možné do tabulky přidávat nové řádky a sloupce, editovat šířku a výšku
sloupců a řádků, vytvářet hlavičkové řádky, slučovat a rozdělovat buňky a zarovnávat text.
Pomocí těchto modifikací obsahu artefaktu je tvořena podstatná část aplikace metody GTD v
prostředí Unicorn Universe o které pojednává 11 kapitola.
▪ 48 ▪
10.6.2
Vlastnosti a formuláře
V prostředí Unicorn Universe je možné na artefakt vytvářet formuláře. Pro vytváření formulářů
slouží tzv. vlastnosti artefaktu. Ty lze podle potřeby přidávat a mazat. Vlastností může být libovolný
údaj, který slouží jako vstupní pole formuláře. Dalším využití vlastností artefaktu je v automatických
skriptech, které mohou tímto způsobem zpracovávat hodnoty uložené ve vlastnostech artefaktu.
Pro správu vlastností je v UU funkčnost Vlastnosti(dostupná přes Menu → Artefakt → Vlastnosti).
Tato funkčnost dovoluje přidávat vlastnosti typu:
1. Číslo
2. Datum
3. Krátký text
4. Obrázek
5. Reference(odkaz na jiný artefakt)
6. Reference do jiného teritoria
7. Text
8. URL
Těchto osm vlastností lze vkládat do tzv. Skupin vlastností, které mohou sloužit například pro lepší
orientaci v artefaktech. Ty obsahují velké množství vlastností, nebo tato skupina může obsahovat
pouze vlastnosti vztahující se k jednomu tématu, se kterými
poté hromadně pracuje skript.
Vlastnosti vytvořené nad artefaktem lze odkazovat do obsahu artefaktu pomocí funkčnosti editoru
Odkaz na vlastnost. Artefakt je poté možno zobrazit jako formulář a vyplnit jej. Nejčastější využití
vlastností je u požadavků, které pomocí vlastností mají jasně definovaný obsah a data, která má
uživatel vložit.[3] O využití vlastností v nasazeném prostředí bude pojednávat 11 kapitola, kde se
využijí pro aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe.
10.7
Životní cyklus artefatku
Životní cyklus artefaktu slouží pro řízení informací na artefaktu včetně ukládání elementárních
řídícíchh informací. Pro řízení definuje systém Unicorn Universe základní objekt, aktivitu. Pomocí
aktivit je řízena konkrétní činnost, kterou lze dokončit v řádu hodin až dnů a činnosti související
přímo s jednotlivými informacemi. Tímto je zajištěno, že artefakt informaci nejen nese(v popise),
ale je na stejném místě i řízena(v životním cyklu).[3]
▪ 49 ▪
Nastavení životního cyklu artefaktů v reálné aplikaci bude pojednávat 11 kapitola, která popisuje
aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe.
10.7.1
Stavy
Každá informace, v případě UU informace uložená v popisu artefaktu, postupem času mění svůj
stav, vyvíjí se a prochází různými stavy. To samé platí i pro artefakt vytvořený v systému Unicorn
Universe. Každý artefakt má svůj životní cyklus, který prochází různými stavy. Tyto stavy mají
určitý informativní charakter, jelikož stav vždy ukazuje, v jaké fázi svého životního cyklu se artefakt
a informace v něm obsažené právě nachází.[3]
V systému Unicorn Universe jsou stavy reprezentovány pomocí barvy vázající se ke skupině
generických stavů a ze specifického symbolu uvnitř pole. Artefakty mohou mít různě specifické
stavy. Základní typy stavů zůstávají jednotné. Systém Unicorn Universe definuje celkem 9
generických stavů. [3]
1. Počáteční stavy(azurová barva) – značí stav, ve kterém je artefakt vytvořen a připraven k
dalšímu použití.
2. Aktivní stavy – označují stav, kdy je s artefaktem aktivně pracováno
1. Standartní stavy(zelená)
2. Alternativní stavy(žlutá a červená)
3. Pasivní stavy(fialová) – zastupují stav, kdy je práce s artefaktem pozastavena, informace
uvedené na artefaktu nemusí být aktuální
4. Finální stavy – reprezentují stav, kdy práce s artefaktem je ukončena a informace na něm
uložené jsou určeny k archivaci
1. Standartní stavy(modrá)
2. Alternativní stavy(růžová)
3. Stav zrušeno(černý kříž na bílem poli)
5. Systémové stavy(šedá) – zastupují stav, kdy s artefaktem pracuje systém.
Stavy, které na jednotlivých artefaktech lze nastavit, jsou definovány na jeho meta artefaktu
pomocí tzv. vzorů stavů. Nastavení artefaktu do určitého stavu probíhá pomocí nastavení stavu na
aktivitě.[3]
▪ 50 ▪
10.7.2
Aktivity
V prostředí Unicorn Universe nalezneme dva druhy aktivit. Nadřízené aktiviy jsou aktivity
zastřešující aktivitu pro příslušné elementární aktivivy. Slouží pro rozdělení komplexnějších aktivit
na větší množství vnořených aktivit, které mohou být řešeny odděleně a mít různé řešitele.
Mezi elementární aktivity patří ty, které jsou jednoduché a nepředpokládá se jejich dekompozice na
další aktivity. Doba jejich splnění je v řádů hodin a zpravidla jsou přiděleny k řešení jednomu
řešiteli. Jendá se o následující aktivity.[3]
1. Udělej(Do It) – používá se pro řízení jednoduchého úkolu, který má jednoho řešitele a jeho
splnění netrvá déle než hodiny.(Důlelžitá aktivita pro aplikaci GTD v UU)
2. Zpráva(Message) – její využití je pouze informačního charakteru a má řešitele informovat
o skutečnosti, která je spojena s konkrétní informací a nevyžaduje reakci řešitele.
3. Odpověz(Reply) – používá se pro oslovení řešitele. Vytváří se nad artefaktem, ve kterém
řešitel nalezne všechny potřebné informace související s dotazem.
4. Rozhodnutí(Decide) – používá se v případě, kdy je po řešiteli vyžadováno rozhodnutí z
předem známých variant. (Důlelžitá aktivita pro aplikaci GTD v UU)
5. Rezervuj čas(Reserve Time) – slouží pro rezervaci určitého času v diáři řešitele.(Důlelžitá
aktivita pro aplikaci GTD v UU)
Nadřízené aktivity jsou určeny pro řízení složitějších činností. Zpravidla jsou dekomponovány na
jednodušší aktivity, na aktivity elementární. Mezi nadřízené aktivity se řadí následujíc.[3]
1. Úkol(Tasks) se používá pro řízení složitějších úkolů, u nichž se předpovídá další
dekompozice na jednodušší aktivity a podíl spolupráce více osob. Za řízení aktivity je
zodpovědný jeden zadavatel.
2. Milník(Milestone) používá se pro zvýraznění určitých významných bodů v životním cyklu
artefaktu. Milník označuje důležité datum splnění činnosti. Splnění této činností je
dekomponováno na činnosti, které jsou řízeny samostatně.
3. Schůzka(Meeting) se používá pro organizaci schůzky. Řešitel této aktivity je zodpovědný
za organizaci schůzky. Podřízené aktivity jsou typu Rezervuj čas, pomocí kterých se řídí
účast jednotlivých účastníků schůzky.
4. Nadřízena aktivita(Parent Activity) slouží jako obecné zastoupení nadřízené aktivity.
Aktivity lze zakládat pomocí případu užití z životního cyklu každého artefaktu. Aktivity by měly vždy
odpovídat informacím, které jsou na artefaktu, nad kterým aktivitu vytváříme, uloženy. Obsah
sdělení samotné aktivity by měl odpovídat typu aktivity.
▪ 51 ▪
Aktivitu definuje její název, anotace,
související artefakt, datum splnění a datum avizování. Dále odkaz na roli odesílatele a odkaz na
roli příjemce aktivity.[3]
Průběh činností na aktivitě se řídí pomocí jejich stavů. Uživatel vždy nastavuje takový stav, který
koresponduje se skutečným stavem činnosti. Proces nastavení stavu na aktivitě je v Unicorn
Universe považován za nejmenší element řízení. Stejně jako v běžných činnostech se mohou
vyskytnou určité problémy s jejich plnění, obsahuje Unicorn Universe stavy označující určité
problémy v procesu dokončení aktivity. Tyto stavy jsou tzv. Stavy alternativního scénáře. Mezi
alternativní stavy jsou řazeny stavy jako Odmítnuto, kdy příjemnce odmítne zadanou aktivitu.
Alternativní stav Pozor, může znamenat určitý problém v plnění úkolu, stejně tak stav Problém.
Stav Zrušeno reprezentuje situaci, kdy v plnění úkolu již nemá cenu pokračovat.
Rozlišení stavů aktivit probíhá stejným způsobem jako u artefaktů, tedy pomocí barevného
semaforu, který definuje barvy pro různé scénáře aktivit.[3]
Obrázek 18: Barevný semafor stavu artefaktů a aktivit[3]
10.8
Požadavky
Podle definice je požadavek artefakt, který reprezentuje objednávku na splnění danné úlohy.
Požadavek samotný se skládá ze zadání od zadavatele. Následně v něm řešitel může
zaznamenávat informace spojené s jeho řešením. Životní cyklus požadavků je odlišný od běžných
artefaktů a integruje aktivity, které řídí standardizovaný proces řešení požadavku.[3]
Charakteristickými vlastnostmi požadavku je změna kompetence, kdy po odeslání požadavku
přechází kompetence za požadavek ze zadavatele na řešitele. Druhou charakteristickou vlastností
▪ 52 ▪
požadavku je změna umístění. Po odeslání požadavku dochází k jeho přemístění v organizační
struktuře do příslušné složky v jednotce řešitele. Zdavateli zůstává uložen pouze zástupce na
požadavek. Třetí vlastností je, že zadavatel čeká na výsledek. Toznamená, že zadavatel se
nestará o průběh řešení požadavku, ale čeká pouze na výsledek.[3]
Požadavek je možné odeslat různými způsoby. Konkrétní požadavky jsou zasílány z portálu
jednotky, která poté požadavek řeší. Například požadavek na objednání zasedací místnosti je
dostupný z portálu společnosti pronajímající zasedací místnosti. Druhým způsobem jak mohou být
požadavky odeslány je přímo nad artefaktem k němuž se požadavek vztahuje. V tom případě se
artefakt, ze kterého byl požadavek odeslán, stává předmětem požadavku.[3]
Klient chce požádat
o konkrétní službu.
Např. chce klient
zarezervovat učebnu.
Organizační jednotka
Portál
Klient
Požadavek odešle přímo
z portálu jednotky
organizující učebny .
Nebo požadavek odešle prímo nad
konkrétní učebnou.
Požadavky
Konkrétní předměty požadavku
Učebna 1
Učebna 2
Obrázek 19: Příklad odeslání požadavku
10.9
Digital Workspace
Systém Unicorn Universe obsahuje pro každého uživatele samostatný digitální prostor(Digital
workspace). Ten centralizuje všechny důležité informace na jednom místě. Nejdůležitější součásti
digitálního pracovního prostoru jsou úkolovník(Tasks list) a diář(Diary). V úkolovníku má každý
uživatel uložený přehledný seznam všech aktivit. V diáři se nachází přehledné zobrazení aktivit
typu schůzka nebo rezervace času.
Úkolovník slouží pro jednoduchý přehled o všech aktivitách, na kterých se nějakým způsobem
podílí. Prostřednictvím aktivit probíhá všechna komunikace v rámci systému a úkolovník je místem
který tuto komunikaci shromažďuje. V úkolovníku jsou uživateli zobrazeny i soukromé aktivity.
Aktivity v úkolovníku je možné filtrovat podle datumu, artefaktu, role a názvu. Dále lze aktivity
filtrovat za určité období, na konkrétní roli a teritorium a v úkolovníku lze skrýt aktivity, které nejsou
ve finálním stavu a mají nastaveno, že se nezobrazují v úkolovnících. V prostředí Unicorn universe
lze pro lepší přizpůsobení práce vytvářet i vlastní filtry.[3]
Diář slouží pro přehledné zobrazení aktivit typu schůzka a rezervace času. Uživateli je umožněno
zobrazit si diář v různých formátech. Je možné zobrazit si denní, týdenní nebo měsíční diář. Na
▪ 53 ▪
diář lze také vytvářet filtry. Filtr na období, který umožňuje zobrazit aktivity typu rezervace času,
které měly datum splnění ve stejném měsíci, týdnu nebo dnu. Druhou možností filtrace je Filtr na
role a teritora. V tomto případě se jedná o negativní filtr, u kterého je možnost nastavit konkrétní
datum a teritorium, které se uživateli v diáři nezobrazuje.[3]
Na práci s diářem navazuje 11 kapitola. Mnou implementovaná metoda GTD využívá diář pro
zaznamenávání schůzek a důležitých termínů.
10.10
Způsoby modifikace Unicorn Universe
Internetová služba Unicorn Universe je služba orientovaná na pokrytí podnikových procesů. Vývoj
systému je realizován ve dvou úrovních. První úroveň je relizována procesem Metodika. Ta
zahrnuje nastavení(parametrizaci) systému prostřednictvím metodických artefaktů a skriptů pro
určitý typ procesu.[8] Parametrizace a skirptování vyžaduje minimální znalost programování(při
tvorbě skriptů) a má největší přidanou hodnotu v ceně a rychlosti zavedení. Druhou úrovní je vývoj
aplikací nad platformou Unicorn ES. Pro tento druh vývoje je potřebná dobrá znalost programování
a architektury Unicorn ES. Tato úroveň vývoje zahrnuje použití rozsáhlých skriptů, visuálních usecasů a subsystémů.[8]
Obrázek 20: Implementace Unicorn ES[3]
Cílem procesu Metodika je provést v rámci možností systému taková nastavení, která efektivně
podpoří řízení procesů dle potřeb podniku. Samotné nastavení systému znamená zejména specifikaci typových informací, které v systému potřebujeme ukládat a spravovat.[8]
▪ 54 ▪
Klíčovým elementem metodiky je meta artefakt, který je šablonou pro typovou informaci uloženou v
systému. Pomocí meta artefaktů se v systému Unicorn Universe definuje vzor obsahu, vzor
životního cyklu a vzor přístupových práv. Dále je meta artefakt provázán se skripty a příkazy.
Obrázek 21: Meta artefakt a jeho součásti[8]
Skripty slouží pro rychlé skládání funkčností systému dostupných přes UES-API do nových
funkčních celků. Prvním, relativně novým způsobem jak skriptovat v prostředí Unicorn Universe je
využítí dynamického jazyka Ruby(resp. jeho implementace pro Javu – JRuby). Druhým, starším
způsobem jak vytvářet skripty přes Unicorn je využití jazyka Javascript a funkčností poskytující
UES-API. Mimo použitých technologií je v obou způsobech největší rozdíl v bezpečnosti. Skripty
založené na starším API a Javascriptu nepodléhají přistupovým právům v systému. Nové skripty již
tento nedostatek odstranily a při realizaci automatizací jsou kontrolovány práva uživatele, který
skript spouští.[11] Skriptování v Jruby je relativně novou funkčností systému a v každé nové
aktualizaci UU jsou přidávány nové funkčnosti, které API poskytuje. Pro realiaci této bakalářské
práce byla použita starší skriptovací technika v Javascriptu.
Meta artefakt je základním způsobem, jak upravovat systém k potřebě uživatele/podniku. Pomocí
skriptů je možné vytvářet nad systémem Unicorn ES rozsáhlé informační systémy pokrývající
složité procesy podniku. Jednou z největších výhod tohoto způsobu vývoje je jeho rychlost. Upravit
či modifikovat i důležitou část celého procesu zvládne jeden člověk v řádu hodin, maximálně dnů.
Pro realizaci této bakalářské práce jsem se orientoval pouze na úrovni parametrizace. Využíval
jsem jednoduché Javascripty a nastavení metodických artefaktů.
▪ 55 ▪
10.11
Vlastní pohled na Unicorn Universe
V následující kapitole shrnu vlastní názor na celý systém Unicorn Universe. Názor, který jsem si
budoval během tří let, kdy jsem systém aktivně využíval pro potřeby organizace školní docházky a
záležitostí týkajících se mého studia na Unicorn College. Další zkušenosti se systémem jsem
získal při své práci ve firmě VigNet a.s, ve které jsem zastával pozici Junior konzultanta Unicorn
Universe a podílel jsem se na implementaci Unicorn Universe pro Český rybářský svaz,
Západočeský rybářský svaz a pro firmu Škotab.
V předešlých kapitolách jsem se věnoval základním vlastnostem celého systému, které obsahují j
pouze zlomek vlastností celého Unicorn Universe. Při prvních krocích na mě systém působil
nepřehledným dojmem. V prvních chvílích jsem se v systému často ztrácel, nevěděl jsem co jak
funguje. Nápověda byla šikovně uschována a práce se systémem mi připadala, velice zdlouhavá a
nepřehledná. Ze svých zkušeností mohu říci, že nejsem jediný uživatel systému, který se ze
začátku ztrácel. Například pro zákazníky firmy VigNet existují pravidelná školení, týkající se práce
v systému. Z vlastních zkušeností odhaduji, že průměrnému člověku může trvat i dva měsíce, než
si osvojí všechny způsoby řízení aktivit, životních cyklů a úkolů, jejich zadávání, vytváření nových
artefaků, komunikaci s ostatními uživateli systému atd. V této skutečnosti vídím jednu z největších
slabin celého systému a to je uživatelská přívětivost. Z mého pohledu není systém Unicorn
Universe takříkajíc User-friendly.
V druhém ročníku na vysoké škole Unicorn College, jsem se zúčastnil volitelného předmětu
Platforma UNICORN ES, který se zaměřoval právě na práci s Unicorn Universe, vystvětloval
podrobně základní pojmy v systému, jeho funkce a celkovou koncepci. Je důležité poznamenat, že
systém Unicorn Universe, není určen pro širokou veřejnost. Systém byl a je vytvářen tak aby sloužil
zejména pro správu podnikových procesů, všeho co se v podnikovém prostředí nachází a i podniku
samotného. Celý holding Unicorn je prostřednictvím jej řízen a spravován. Majitel Unicornu
Vladimír Kovář sám o službě Unicorn Universe říká, že je postavena na několika klíčových
myšlenkách: (1) každá důležitá informace je v systému, (2) každý uživatel ze systému získá
takovou informaci, kterou má získat a nezíská tu, kterou získat nemá a (3) všechno se vším může
souviset.[7] Všechny tyto myšlenky
jsou v systému implementovány a systém působí
transparentním dojmem. Systém kontroluje vše co uživatel v systému dělá. Všechny kroky
uživatelů jsou zaznamenávány a jsou zpětně dohledatelné, což je podle mého názoru velkou
devízou Unicorn Universe a nezbytností v dnešních pracovních podmínkách.
Systém Unicorn Universe v dnešní době používá ke každodenní práci celá řada podniků. Na
druhou stranu je systém neustále vyvíjen a aktualizován v pravidelných intervalech. Postupem
času systém získává stále nové funkčnosti, které celý systém posunují dále a vylepšují jeho
▪ 56 ▪
funkčnosti a vzhled. Podle mého názoru však tento proces podléhá velké kontrole ze strany
Unicornu(což je samozřejmé). S ohledem na skutečnost, že systém využívají i externí zákazníci a
firma Unicorn je na něm závislá. Není možné systém vypnout na dostatečně dlouhou dobu a
provést radikální změny vzhledu a funkčností, které by systém jistě posunuli dále v jeho procesu
vývoje.
Celková myšlenka, že v systému je vše artefakt je bezesporu originální. Správa jednotlivých
organizačních struktur podniků je přehledná a poměrně rychlá. Správce metodiky je schopný
během několika málo hodin(nebo dnů) vytvořit kompletní organizační strukturu organizace. Unicorn
Universe lze rychle aplikovat pro různé podniky a zavádění nových business teritorií je opravdu
rychlé. Nevýhodou v tomto procesu bych viděl ve znovupoužitelnosti. Nasazení již vytvořených
meta artefaktů a skriptů bylo na celém procesu zavedení business teritoria ten nejzdlouhavější
krok.
Správa
informací je asi jednou z největších předností
tohoto informačního
systému.
Prostřednictvím metodiky jsou přednastaveny šablony vzhledu a obsahu jednotlivých artefaktů.
Artefakty mohou obsahovat libovolné informace. Jejich obsah není v podstatě žádným způsobem
limitován a lze v nich vytvářet dokumenty pokrývající všechny důležité informace, které v podniku
vznikají. Systém je velice modifikovatelný. I s malou znalostí Javascriptu nebo Jruby je člověk
schopný vytvořit velice komplexní systém, který pokrývá i rozsáhlé procesy a to vše v poměrně
krátké době a díky tomu i v malých finančních nákladech. Funkčnosti jako citace části artefaktu,
odkazy na artefakty v obsahu, vlastnosti artefaktu a tvorba vlastních formulářů jsou jedinečnými
funkcemi, se kterými se člověk v dnes běžných systémech často nepotkává. V prostředí Unicorn
Universe jsou velice jednoduše použitelné.
Jedním z prvků který značně znepříjemňuje práci s Unicorn Universe je počet kliků, které uživatel
musí vykonat, aby se dostal k funkčnosti, kterou potřebuje. Ještě nedávno(do verze UES 6.06)
znamenala editace artefaktu dlouhé čekání na otevření editoru pro editaci popisu artefaktu. Tento
problém vyřešili tvůrci přidáním funkčnosti Mikroeditace. Tato funkčnost zrychlila práci s obsahem
artefaktů a jedná se podle mého názoru o jednu z nejlepších funkcí celého systému. Co by si jistě,
podle mého názoru, zasloužilo větší pozornost je práce se složkami, která je velice zdlouhavá.
Výpis složky je omezen 15 položkami na jeden list a systém zobrazí maximálně 25 listů. Tento
problém značně znepříjemňuje práci s velkým množstvím artefaktů.
Celkově mám k systému Unicorn Universe pozitivní vztah. Jedná se o velice sofistikovanou a
rozsáhlou aplikaci, jejíchž funkčnosti jsou ojedinělé. Systém se neustále vyvíjí a je doplňován o
podstatné funkčnosti v pravidelných časových intervalech. Služba je dostupná odpravdu odkudkoliv
a výpadky v podstatě neexistují(nepočítám-li čas, kdy dochází k nasazení nových verzí). Díky
skriptům je UU velice modifikovatelné, ale přístup k této funkčnosti je omezen a není zatím pro
▪ 57 ▪
každého. Myslím si, že Unicorn Universe má budoucnost v podnikové sféře, pokud se vývojářům
podaří zefektivnit řízení životních cyklů artefaktů, vylepšit grafické rozhraní, zjednodušit práci se
systémem a zapracovat technologii AJAX do funkčností systému.
▪ 58 ▪
11. APLIKACE METODY GTD V PROSTŘEDÍ UNICORN
UNIVERSE
Metoda Getting Things Done definuje postupy a praktiky pro zefektivnění organizace práce a dává
této organizaci jasný řád. GTD popisuje pouze doporučené postupy a neříká jejím uživatelům, jak
musí co dělat. Je na každém člověku, co si z této metody převezme a jak jí modifikuje na svoji
osobní organizaci. Z těchto důvodů je vytvoření systému, který by přesně odpovídal nejlepšímu
způsobu, jak spravovat vlastní GTD takřka nemožné. Každý člověk praktikuje své pracovní postupy
jiným způsobem. Software by měl pouze podporovat metodu GTD, kterou si člověk sám vytvoří a
praktikuje ji. Měl by být modifikovatelný a zejména důvěryhodný. Při implementaci metody GTD v
prostředí Unicorn Universe jsem se snažil dodržet následující kroky:
1. Vytvořit jedno místo, ze kterého by bylo možné celou metodu GTD řídit
2. Nabídnout uživateli možnost vytvářet nejdůležitější části metody GTD jako jsou záležitosti,
projekty, kontexty, seznamy a kontakty
3. Zbytečně uživatele nezatěžovat složkováním jednotlivých projektů a záležitostí
4. Pokusit se zjednodušit celý proces správy projektů a záležitostí
5. Soustředit se na rychlou práci s kontexty
6. Viditelně a přehledně provázat jednotlivé dílčí součásti GTD mezi sebou
7. Vytvořit smysluplný systém vycházející z pravidel GTD
8. Začlenit metodu GTD do postupů a praktik tím způsobem, aby co nejméně odporovaly
základním pravidlům organizace a správy dokumentů v Unicorn Universe
Fázi implementace předcházelo detailní prozkoumání současných softwarových produktů na poli
organizace práce za podpory metody GTD. Jedná se zejména o již zmiňované Nozbe, Doit.im,
Tracks a několik desktopových aplikací. Tyto aplikace jsou od svého začátku vyvíjeny za účelem
poskytnout uživatelům plnohodnotný systém pro organizaci práce založenou na GTD. V případě
Unicorn Universe se jedná o informační systém vyvíjený pro podnikovou sféru a řízení podnikových
procesů. Pomocí metodiky a skriptů bylo nutné vytvořit nový meta model, který by uživatelům
poskytoval základní artefakty a funkčnosti pro práci s GTD.
▪ 59 ▪
11.1
Omezení při implementaci
Pro potřeby správného fungování metod GTD v systému Unicorn Universe, bylo třeba vytvořit
několik skriptů. Ty slouží pro autmatizaci celého procesu správy záležitostí, projektů, seznamů a
kontaktů. Z důvodu bezpečnosti nebylo možné skripty nasadit na produkční teritorium Unicorn
Universe Presentation Centre. Pro správné nasazení metody je tedy nutné dodatečně nahrát
skripty a odkázat je do předpřipravených aktivit v životních cyklech jednotlivých meta artefaků.
Skripty jsou přiloženy v příloze 1 – CD. S ohledem na tuto skutečnost nebylo možné v rámci
implementace metody GTD v prostředí Unicorn Universe skripty nasadit a otestovat jejich správný
chod.
11.2
Umístění GTD v Unicorn Universe
V rámci bakalářské práce byla metoda GTD, kterou jsem pojmenoval MyGTD implementována v
rámci teritoria Unicorn Universe Presentation Centre(UUPC), které slouží jako výukové a testovací
prostředí. Do tohoto teritoria jsou implementovány pokusné a výukové projekty.
Implementace projektu MyGTD byla prováděna v osobní organizační jednotce. Pro vytvoření
základních meta artefaktů jsem vytvořil nový meta model pojmenovaný GTD Meta model. Rozhraní
pro role je pojmenováno GTD Management interface a nachází se ve složce meta modelu.
V rámci aplikace bakalářské práce vznikala první implementace MyGTD taktéž ve studentské
organizační jednotce v teritoriu UUPC.
11.3
Koncept systému
Celý systém MyGTD byl od začátku navrhován tím způsobem, aby pokryl všechny základní
myšlenky metody GTD. David Allen ve své knize[2] definuje postupy pro práci se záležitostmi,
projekty, seznamy a informacemi ve velice jednoduché formě. Cílem Allenem definovaných
postupů je rozmělnit jakýkoli problém co možná na nejmenší části a ty si následně poznamenat do
důvěryhodného a přehledného systému.
Celá aplikace metody GTD v prostředí Unicorn Universe(dále jen MyGTD) je navrhnuta tím
způsobem, aby uživatele co možná nejméně nutila používat složky a práci s nimi. Pomocí
Javascriptu jsou nově vytvořené artefakty odkazovány do popisu a uživatel o nich má rychlý
přehled. Menu celého MyGTD obsahuje odkazy na všechny důležité součásti a nápovědu.
▪ 60 ▪
Hlavním částí celé MyGTD je artefakt GTD Portál ze kterého se jednotlivé záležitosti vytvářejí. Měl
by pro uživatele sloužit jako stěžejní místo celé GTD. Při návrhu portálu jsem bral ohled na
skutečnost, že by měl mít pouze informativní charakter.
Při návrhu MyGTD jsem se snažil pokrýt všechny záležitosti vstupující do pracovního procesu a
mají pro uživatele určitý informační potenciál. Artefakty typu Záležitost slouží jako nositel informace
všeho co se v okolí nás děje. Vytvářejí se z artefaktu portál nebo projekt. Záležitosti je možné
propojit s jednotlivými projekty, kontexty, kontakty a artefakty, uloženými v systému Unicorn
Universe. Základními vlastnostmi záležitostí jsou název, popis, časová náročnost a reference na
související artefakty. Záležitosti je možné vytvářet i pomocí e-mailu do systému Unicorn Universe.
Jedná se o nejrychlejší způsob jak založit novou záležtiost.
Život
Systém – MyGTD v UU
Kontakty
Projekty
Seznamy
Záležitosti
Ukládány
Ve formě artefaků,
emailů, poznámek
a příloh
GTD Portál
Kontexty
Nápady
Kontakty
Záležitosti
Projekty
Procesy
Informace
Uspořádání pracovního Správa informací
procesu
Rozhodnutí
Správa projektů
Správa záležitostí
Obrázek 22:Koncept systému MyGTD
Metoda GTD často využívá různé seznamy. Pro pokrytí této potřeby je navrhnut meta artefakt
Seznam. Ten slouží pro vytváření různých seznamů jako například Čekám na nebo seznam
Někdy/Možná. Obsah seznamů je možné libovolně upravovat dle vlastní potřeby.
Do MyGTD je možné vkládat i kontakty související s jednotlivými záležitostmi. Pro tyto potřeby je v
systému obsažen meta artefakt Kontakt, který standartizuje obsah jednotlivých artefaktů.
Základními vlastnostmi je jméno, příjmení a e-mail kontaktu. Ten je možné dále provázat pomocí
referencí s projekty a kontexty.
▪ 61 ▪
Kontext je jeden ze základních principů celé metody GTD. V MyGTD jsou jednotlivé kontexty
tvořeny podle meta artefaktu Kontext. Jednotlivé kontexty jsou odkázány na hlavním portále.
Kontexty obsahují funkčnost Vypiš reference, která zobrazí seznam všech artefaktů, které na
danný kontext odkazují.
11.4
Organizační struktura
Organizační struktura je základem celé metody GTD v prostředí Unicorn Universe. Jak lze vidět z
následujícího obrázku, je celá organizační struktura obsažena v organizační jednotce MyGTD, za
kterou je kompetentní role GTD Manager. Role je společně se skupinovou rolí Power Roles a
složkou Workspace uložena ve složce 90 Management. V první úrovni organizační struktury je
celkem 8 složek a artefakt vytvořený podle meta artefaktu GTD Portál. Tento artefakt slouží jako
rozcestník celé metody GTD a je nejdůležitějším artefaktem, který tato implementace GTD
obsahuje. Složky ve stejné úrovni obsahují základní artefakty pro práci s GTD.
Organizační struktura je automaticky vytvořena skriptem – SCR Založení GTD, který je spuštěn z
artefaktu Založit GTD(viz kapitola Meta artefakt Založit GTD).
Komp.
MyGTD
GTD Manager
10 Schránka
15 Zařazené
položky
20 Projekty
30 Kontexty
40 Seznamy
50 Kontaky
60 Neaktivní
položky
90 Management
E-mailová
záležitost
E-mailová
záležitost
Projekt
Kontext
Důležité položky
Kontakt
10 Pozastavené
Workspace
Záležitost
Záležitost
20 Archív
GTD Manager
30 Dokončené
Power Roles
Čekám na
Seznam
40 Koš
Obrázek 23: Organizační struktura MyGTD
▪ 62 ▪
GTD Portál
Následující tabulka popisuje jednotlivé složky a jejich význam ve struktuře MyGTD.
Název artefaktu Typ artefaktu
(kód meta artefaktu)
Kód artefaktu
Popis artefaktu
MyGTD
Organizační jednotka
(UUPC Organizational Unit)
XXX/MYGTD
Organizační jednotka ve
které je MyGTD nasazeno.
10 Schránka
Složka(UUPC Folder)
XXXGTD/SCHRANKA
Slouží pro uchovávání emailových záležitostí a
záležitostí které nemají
přiřazený kontext a projekt.
15 Zařazené
položky
XXXGTD/ZARAZENE
Složka slouží pro
uchovávání záležitostí které
jsou přiřazené k projektu a
kontextu.
20 Projekty
XXXGTD/PROJEKTY
Sloužka do které se ukládají
nově vytvořené artefakty
podle meta artefakt Projekt.
30 Kontexty
XXXGTD/KONTEXTY
podle meta artefakt Kontext.
40 Seznamy
XXXGTD/SEZNAMY
podle meta artefakt
Seznam.
50 Kontakty
XXXGTD/KONTAKTY
podle meta artefakt Kontakt.
60 Neaktivní
položky
XXXGTD/NEAKTIVNI
Složka obsahující 4
podsložky, které obsahují
neaktivní položky.
90 Managment
XXXGTD/MANAGEMENT
Složka obsahující
managment metody GTD.
GTD Portál
GTD Portál
(GTD/MAR_PORTAL)
XXXGTD/PORTAL
Hlavní portál celé metody
MyGTD.
10 Pozastavené
XXXGTD/POZASTAVENE
Složka obsahující všechny
artefakty ve stavu
Pozastaveno.
20 Archív
XXXGTD/ARCHIV
artefakty ve stavu
Archivováno.
30 Dokončené
XXXGTD/DOKONCENE
artefakty ve stavu
Dokončeno.
40 Koš
XXXGTD/KOS
artefakty určené k
vymazání.
Workspace
XXX~GTD/MGR/WRK
Automaticky vytvořená
složka pro roli GTD
Manager.
Tabulka 3. - Přehled složek v organizační struktuře MyGTD
▪ 63 ▪
11.5
11.5.1
Meta model GTDMMD
Meta model a rozhraní
Pro správné zavedení metodiky obsahující všechny meta artefakty pro práci s metodou GTD byl
zaveden Meta model – GTD Meta model. V této složce jsou uloženy následující meta artefakty.
Meta artefakty
GTD Portál
Kontext
Kontakt
Projekt
Seznam
Záležitost
Založit GTD
Obrázek 24: Meta artefakty
Za celý GTD Meta model je kompetentní role GTD Methodology Authority. Všechny meta artefakty
jsou připojeny do rozhraní GTD Management Interface. Toto rozhraní je nunté mít připojené k roli
GTD Managera pro vytváření artefaktů souvisejících s GTD.
11.5.2
Meta artefakt GTD Portál
Meta artefakt GTD Portál a artefakty podle něj vytvořené slouží jako rozcestník celé metody GTD.
Artefakty vytvořené podle tohoto meta artefaktu jsou určeny k řízení metody GTD v prostředí
Unicorn Universe. Artefakt je automaticky vytvořen skriptem při zakládání organizační struktury a v
celé struktuře by se měl nacházet pouze jednou.
Artefakt je tvořen hlavičkou, která slouží jako hlavní menu celého MyGTD. Pro vytvoření tohoto
menu je využita funkčnost editoru Klikací mapa. Ta umožňuje označit určité části obrázku a na tyto
části vložit odkaz na jiný artefakt. Klikací mapa menu odkazuje na následující artefakty:
1. artefakt Portál GTD
2. složka Schránka
3. složka Projekty
4. složka Zařazené
5. složka Seznamy
6. složka Kontakty
7. složka Neaktivní položky(Neaktivní)
Pod hlavičkou artefaktu se nacházi tabulka, do které se odkazuje naposledy vytvořené aktivita.
Tato tabulka je omezena 10 posledními záznamy. Pod touto tabulkou se nachází tabulka, do které
▪ 64 ▪
se odkazují jednotlivé projekty(výpis je omezen opět deseti posledními založenými projekty). Do
poslední tabulky jsou zapisovány nově vytvořené seznamy(opět výpis omezen 10 záznamy).
Základní menu pro práci s GTD
Odkazy na
vytvoření
základních
artefaktů pro
práci s GTD.
Odkazy na
posledně
vytvořené
záležitosti .
Funkčnosti
vyhledávající
podle meta
artefaktu
Záležitost a
Projekt.
Odkazy na
posledně
vytvořené
projekty.
Odkazy na
jednotlivé
kontexy.
Odkazy na
posledně
vytvořené
seznamy.
Seznam kontextů které
uživatel vytvořil . Tato
tabulka slouží pro
práci s kontexty
Prostor pro obecné
poznámky.
Patička portálu
Obrázek 25: Vzhled artefaktu vytvořeného podle meta artefaktu GTD Portál
V levé části artefaktu GTD portál se nacházi menu obsahující základní funkčnosti pro práci s
metodou v prostředí Unicorn Universe. Menu obsahuje následující odkazy:
1. Vytvořit záležitost – vytvoření nového artefaktu záležitost pro zaznamenání nové
připomínky(skutečnosti) do metody GTD
2. Vytvořit projekt – vytvoření nového artefaktu typu projektu
3. Vytvořit seznam – vytvoření nového artefaktu typu seznam
4. Vytvořit kontakt - vytvoření nového artefaktu typu kontakt.
Pod těmito tlačítky se nachází vyhledávající funkčnosti, které jsou omezeny typem meta artefaktu.
V prvním případě se jedná o vyhledávání záležitosti a v druhém o vyhledání projektu.
Pro
vyhledávání ostatních artefaktů je dostupná základní funkčnost systému Unicorn Universe –
Rozšířené hledání.
Pro práci s kontexty slouží dolní portlet. Obsahuje odkaz na funkčnost Vytvořit kontext, pomocí
které vytvoříte nový artefakt typu Kontext. Kontexty jsou odkazovány do tabulky.Celý artefakt GTD
portál uzavířá patička v dolní části artefaktu. V patičce je umístěn odkaz na nápovědu, složku s
kontexty a GTD portál.
▪ 65 ▪
Obrázek 26: Životní cyklus artefaktu GTD Portál
Nad Portálem je jednou za týden automaticky vytvářena aktivita sloužící jako připomenutí procesu
týdenního hodnocení. V případě, že uživatel odmítne provést týdenní hodnocení, přechází artefakt
do stavu Neaktuální.
Kompletní popis meta artefaktu obsahující nastavení životního cyklu, vzorových práv a popisu je
uložen v příloze 1 – CD.
11.5.3
Meta artefakt Kontakt
Artefakty vytvořené podle meta artefaktu Kontakt slouží pro uchování informace o konkrétních
osobách. Pro každou osobu je možné uchovávat v systému jeho jméno a příjmení. Dále popis
osoby, telefonní spojení, e-mail. Kontakt je pomocí vlastnosti Projekt možné spojit s určitým
projektem a pomocí vlastnosti Kontext zařadit artefakt do určitého kontextu. Artefakt obsahuje také
vlastnost pro propojení kontaktu s rolí v systému Unicorn Universe.
Na počáteční stav artefaktu - Vytvořeno je navázána aktivita Zařadit do složky. Na tuto aktivitu je
navázán skript SCR Zažazení artefaktu, který artefakt přenese do správné složky. Skript
automaticky ukončí aktivitu a ta nastavuje artefakt do stavu Připraveno.
▪ 66 ▪
Hlavička je odcitována z artefaktu GTD Portál ,
slouží jako hlavní menu celého GTD .
Fotka osoby
Propojení
kontaku s
projektem,
kontextem a rolí
v UU.
Menu obsahujcí
funkčnosti které lze
nad artefaktem
spouštět
Prostor pro vkládání rychlých poznámek ke
kontaktu pomocí komentačního bodu .
Patička je odcitována z artefaktu GTD Portál
Obrázek 27: Obsah artefaktu založeného podle meta artefaktu Kontakt
Pomocí levého menu je možné k artefaktu připojit přílohu, zobrazit jej jako formulář a vyplnit
potřebné údaje. Dále nastavit stav artefaktku do stavu Archivováno(artefaktem je přenesen do
složky Archív), pozastavit(artefakt je označen stavem Pozastaveno a přenesen do složky
Pozastavené) a uzavřít(artefak je nastaven do stavu Uzavřeno a přenesen do složky Dokončené).
Sekce poznámky slouží pro vkládání poznámek pomocí komentačního bodu. Jedná se o
nejrychlejší způsob jak si poznamenat připomínku či záležitost k tomuto artefaktu.
Artefakty vytvořené podle meta artefaktu Kontakt jsou ukládány do složky 50 Kontakty. Je možné
je vytvářet z artefaktu Projekt a GTD Portál. Po vytvoření je na artefakt navázán skript SCR
Přesunutí vytvořeného artefaktu, který artefakt přenese do správné složky a vyplní jeho vlastnost
ID.
▪ 67 ▪
11.5.4
Meta artefakt Kontext
Meta artefakt kontext je šablonou pro artefakty, které zastřešují všechny záležitosti spojené s
metodou GTD. Kontext slouží jako místo, na které se uživatel odkazuje pokud chce vypsat všechny
náležitosti s ním spojené. Kontexty jsou uloženy ve složce 30 Kontexty. Do této složky je přenáší
skript SCR Zažazení artefaktu, který artefakt přenese do správné složky, vyplní hodnotu vlastnosti
název a idetifikátor a odkáže artefakt do popisu portálu. Skript automaticky ukončí aktivitu a ta
nastavuje artefakt do stavu Připraveno. Vytvářet artefakty typu kontext je možné z hlavního portálu
metody GTD.
Hlavička odcitovaná z
artefaktu GTD Portál
Základní
funkčnosti pro
práci s
kontextem
Patička odcitovaná z
artefaktu GTD Portál
Obrázek 28: Vzhled artefaktu Kontext
Artefakty typu kontext obsahují základní vlastnosti – Název, popis a datum vytvoření. Základními
funkčnostmi na artefaktu jsou Vypsat reference(tato funkčnost vypíše seznam všech artefaktů,
které mají ve vlastnosti vyplněný danný kontext). Zobrazit formulář je funkčnost zobrazující artefakt
jako formulář a slouží pro vyplnění vlastností artefaktu. Poslední funkčnost Uzavřít, nastavuje stav
artefaktu do stavu Dokončeno. Pokud se kontext nachází ve stavu Aktivní, je uživateli jednou za 60
dní automaticky delegována aktivita, zda-li chce danný kontext ponechat aktvitní. Tato aktivita
slouží pro zlepšení práce s kontexty. V určitých situacích může dojít ke stavu, kdy již není s
některým kontextem potřeba pracovat a uživatel jej zanechal ve stavu Aktivní.
▪ 68 ▪
11.5.5
Meta artefakt Projekt
Meta artefakt Projekt slouží pro vytváření artefaktů typu Projekt. Tyto artefakty jsou jedním z
nejdůležitějších nositelů informace v metodě GTD. S projekty souvisejí jednotlivé záležitosti,
seznamy a kontakty. Projekty lze zařazovat do jednotlivých kontextů. Pro tuto funkčnost obsahuje
artefakt Projekt vlastnost typu reference, do kterého se vkládá odkaz na kontext. Dalšími důležitými
vlastnostmi je název projektu, popis projektu, jeho priorita a datum založení.
Menu obsahující
hlavní funkčnosti pro
práci s projekty
Základní vlastnosti
projektu
Menu obsahující odkazy na
funkčnosti které nad
artefaktem vytvářejí aktivity
související s životním cyklem
artefaktu
Místo pro seznam cílů
projektu a další
poznámky
Do této tabulky budou
odkazovány
související záležitosti
Místo pro poznámky
související s projektem
Obrázek 29: Vzhled artefaktu Projekt
Pro práci s artefaktem slouží dvě menu. První se nachází v pravé části artefaktu a obsahuje
odkazy na funkčnosti spojené přímo s artefaktem. Pomocí těchto funkcí je možné vytvářet nové
záležitosti a kontakty. Přiložit k projektu přílohu. Vypsat všechny související artefakty pomocí
referencí a zobrazit si artefakt jako formulář pro vyplnění potřebných vlastností. Následují tři
funkčnosti pracující se stavem artefaktu projekt. Artefakt je možné nastavit do stavu Archivováno
pomocí funkčnosti Archivovat(artefakt je přenesen do složky Archivované), nastavit stav
▪ 69 ▪
Pozastavit(artefakt je přenesen do složky Pozastavené a po 30 dnech je uživateli vytvořena
aktivita, zda-li chce artefakt aktivovat či ne). Posledním stavem přenášející artefakt do jiné složky je
Uzavřeno. Tento stav je nastvován pomocí funkčnosti Uzavřít(poté je artefakt přenesen do složky
Dokončené).
Druhé menu umístěné pod vlastnostmi artefaktu obsahuje následující funkčnosti:
1. Odkázat artefakt do seznamu Někdy/Možná – artefakt se odkáže do popisu artefaktu
Někdy/Možná
2. Odkázat artefakt do seznamu Čekám na – artefakt se odkáže do popisu seznamu Čekám
na.
3. Nastavit artefakt do stavu Nevyjasněno – projekt je nastaven do stavu Nevyjasněno
4. Nastavit artefakt do stavu Delegováno – projekt je nastaven do stavu Delegováno
5. Vytvořit zprávu nad artefaktem
6. Vytvořit úkol
7. Vytvořit časovou událost nad artefakt
Metoda GTD popisuje, že člověk by měl diář využívat nejen k zapisování časů schůzek, ale i k
poznamenávání připomínek, které se nevztahují k určitému času. Pro vytváření připomínek je
doporučeno nezaškrtávat při vytváření aktivity typu schůzka hodnotu Blokovat čas v diáři.
V obsahu artefaktu je prostor pro definici cílů projektu a tabulka, do které se automaticky odkazují
jednotlivé záležitosti spojené s projektem. Není doporučené v rámci zachování funkčnosti tuto
tabulku smazat. Pod tabulkou se nachází prostor pro vkládání komentářů. Celý obsah je možné
upravovat v souvislosti s jednotlivými projekty zcela libovolně. Pro toto upravení by mělo sloužit
místo pod tabulkou s komentáři. Obsah artefaktu je opět uzavřen hlavičkou a patičkou citovanou z
artefaktu GTD Portál. Tyto citace slouží pro lepší orientaci uživatele v celém systému MyGTD.
Artefakty typu Projekt je možné vytvářet z hlavního GTD Portálu. Po vytvoření je skript SCR
Zažazení artefaktu přenese do složky 20 Projekty. V případě že jsou artefakty nastaveny pomocí
funkčnosti do jednoho z pasivních stavů jsou přeneseny do odpovídající složky ve složce 60
Neaktivní položky. Funkčnosti zajišťující odkázání artefaktu do jednoho ze seznamů řeší skripty
SCR Zapsat do seznamu Někdy/Možná a SCR Zapsat do seznamu Čekám na. Skripty jsou
součástí přílohy 1 – CD.
Kompletní popis artefaktu včetně nastavení životního cyklu a popisu je uložen v příloze 1 – CD.
▪ 70 ▪
11.5.6
Meta artefakt Seznam
Artefakty typu Seznam slouží pro zaznamenávání položek, které spolu souvisejí. Metoda GTD
využívá celou řadu seznamů, nejdůležitějšími jsou seznam Čekám na a Někdy/Možná. Tyto dva
základní seznamy jsou vytvořeny pomocí skriptu při vytváření organizační struktury MyGTD.
Základní vlastnosti
seznamu.
Základní funkčnosti pro
práci se seznamem .
Tabulka určená k
dokazování artefaktů
pro seznamy Čekám
na a Někdy/Možná
Část pro
vkládání
poznámek k
seznamu
Obrázek 30: Artefakt typu seznam
Základní seznamy(Čekám na, Někdy/Možná) slouží pro odkazování záležitostí a projektů, které
budou zpracovány někdy v budoucnu, nebo je k jejich dokončení zapotřebí výstup třetí osoby.
Odkazování zajištuje v metodě MyGTD skript SCR - Seznamy. Tyto dva seznamy jsou velice
důležité a jejich smazání nebo překódování není doporučeno.
Seznamy mohou obsahovat libovolný soupis činností, které spolu více či méně souvisí. Jedním z
nejčastějších seznamů může být například soupis věcí, které si sebou bereme na dovolenou. Pro
zapisování těchto seznamů je samozřejmě možné obsah artefaktu libovolně upravovat. Artefakt
seznam je tvořen opět hlavičkou a patičkou citovanou z artefaktu GTD Portál. Dále artefakt
obsahuje tabulu se základními vlastnostmi. V pravé části artefaktu se nachází menu odkazující na
základní funkčnosti pro práci. Artefakty typu seznam se i v případě pasivních a alternativních stavů
nepřesouvají do složky Neaktivní položky ale vždy zůstávají ve složce 40 Seznamy.
▪ 71 ▪
Počet seznamů není omezen a je možné je vytvářet z artefaktu GTD Portál. Na počáteční
stav(Vytvořeno) je navázána aktivita, která spouští skript SCR Zařazení artefaktu, který artefakt
přesune do správné složky, vyplní vlastnosti Identifikátor a Název a odkáže je do popisu Portálu.
Artefakt je poté ve stavu Připraveno a aktivita Vyplnit seznam uživatele informuje o potřebě vyplnit
artefakt.
11.5.7
Meta artefakt Záležitost
Meta artefakt záležitost slouží pro zaznamenávání všech úkolů a nápadů, které uživatel chce do
systému GTD vložit a následně je řídit. Artefakty vytvořené podle tohoto meta artefaktu je možné
provázat s dvěma kontexty, s projektem ke kterému se záležtitost vztahuje, s osobou(kontaktem) a
s artefaktem v Unicorn Universe. Artefakty jsou vytvářeny do složky 10 Schránka. V této schránce
se uživateli hromadí jednotlivé záležtiosti a poté co dojde k jejich vyplnění a nastavení stavu do
stavu Aktivní, je artefakt přenesen do složky 15 Zařazené. Toto rozdělení má jednoduchý účel. Ve
složce 15 Zařazené jsou vždy aktuální vyplněné záležtitosti a složka 10 Schránka se neustále
vyprazdňuje.
Pro rychlou práci se záležitostmi je možné využít funkčnosti systému Unicorn Universe, která
umožňuje poslat e-mail roli v systému a tento e-mail bude vytvořen podle určitého meta artefaktu.
Pro správné zasílání je zapotřebí dodžet následující vlastnosti:
1. E-mailová adresa adresáta musí obsahovat kód role i s kódem teritoria( v mém případě
byly e-maily odesílány na adresu UUPC-BT:ucla229~GTD/[email protected])
2. Předmět e-mailu musí obsahovat kód meta artefaktu podle kterého se e-mail do systému
vytvoří(pro vytvoření záležitosti vyplnit předmět e-mailu následujícím způsobem: Předmět
zprávy [GTD/MAR_ZALEZITOS]).
Po odeslání z e-mailového klienta je nová záležitost automaticky přesunuta ze složky Workspace
do složky 10 Schránka a je nastavena do stavu Připraveno(uživatel je o této skutečnosti
informován aktivitou Vyplnit záležtiost).
Artefakty vytvořené podle meta artefaktu Záležitost obsahují funkčnosti, rozdělené do dvou
oddělených menu. Hlavní menu pro práci s artefaktem se nachází vedle tabulky s vlastnostmi
záležitostí. Tyto funkčnosti pracují zejména s obsahem a stavem artefaktu. Záležitost je možné
přenést do Archivu. Dále se zde nachází odkazy na funkčnosti pro ukončení práce s artefaktem a
jeho přenesení mezi pozastavené.
▪ 72 ▪
Druhé menu obsahuje odkazy na funkčnosti pracující s aktivitami(v levé straně menu pod tabulkou
s vlastnostmi artefaktu). Pomocí těchto ikon je možné vytvořit aktivitu typu Úkol, Zpráva a Schůzka
pro zaznamenávání skutečností do diáře uživatele. Funkčnosti umístěné na levé straně odkazují
záležitost do seznamu Čekám na nebo Někdy/Možná. Poslední dvě ikony slouží pro nastavení
artefaktu do stavu Nevyjasněno(stav reprezentující určitý problém se záležitostí) a do stavu
Delegováno(tento stav reprezentuje skutečně, kdy došlo k přenesení kompetence za danou
záležitost jiné osobě).
Vlastnosti artefaktu
Základní funkčnosti s
artefaktem typu Záležitost .
Rychlé menu obsahující
odkazy na funkčnosti jako :
Odkázat do seznamu
Někdy/Možná
Odkázat do seznamu
Někdy/Možná
Ikony na funkčnosti
vytvářející aktivity nad
artefaktem
Detailní popis záležitosti
editovatelný pomocí editoru
Prostor pro vkládání
poznámek
Obrázek 31: Vzhled artefaktu vytvořeného podle meta artefaktu Záležitost
V případě, že je artefakt ve stavu Pozastaveno je uživateli automaticky delegována aktivita
Aktivovat záležitost 28 dní po přechodu artefaktu do stavu Pozastaveno. Záležitosti, které jsou
nastaveny do pasivního stavu(Archivováno, Uzavřeno a Pozastaveno) jsou ve organizační
struktuře MyGTD přenášeny do odpovídající složky ve složce 60 Neaktivní položky.
Tato
funkčnost systému zajišťuje přehlednost složky 15 Zařazené. V případě, že uživatel nemůže najít
požadovanou záležitost, obsahuje artefakt GTD Portál funkčnost pro vyhledávání artefaktů podle
meta artefaktu Záležitost. Artefakty typu Záležitost je možné vytvářet ze třech míst:
1. Pomocí e-mailu do Unicorn Universe
▪ 73 ▪
2. Z artefaktu GTD Portál
3. Z artefaktů vytvořených podle meta artefaktu Projekt
Nově vytvořené záležtiosti jsou odkázány do hlavního portálu celé MyGTD.
11.5.8
Meta artefakt Založit GTD
Artefakty vytvářené podle meta artefaktu Založit GTD slouží pro založení organizační struktury celé
metody GTD. Artefakt obsahuje tři hlavní vlastnosti, které jsou nezbytné pro vytvoření organizační
struktury a parametrizují skript, který následně celou strukturu vytvoří.
1. Identifikátor – osobní identifikátor přidělený v rámci Unicorn Universe, například
ucla229(studentský kód)
2. Role GTD Managera – reference na roli která bude za celou metodu GTD kompetentní
3. Odkaz na umístění – reference na organizační jednotku, ve které bude organizační
struktura vytvořena
Vlastnosti , které je potřeba před vytvořením
vyplnit .
Funkčnosti artefaktu
Obrázek 32: Vzhled artefaktu založeného podle meta artefaktu Založit GTD
Před zahájením procesu vytvoření organizační struktury je nezbytné dodržet následující kroky:
1. Vytvořit organizační jednotku(s kódem například: ucla229/MyGTD)
2. Vytvořit roli kompetentní za celou organizační jednotku a následně za celou metodu GTD(s
kódem role například ucla229~GTD/MGR)
Při vytváření organizační jednotky a role je doporučeno dodržet základní jmenou konvceni v
podobě, ve které ji definuje UNICOR ES Powered Company. Jinými slovy, pro správné fungování
celé metody GTD v prostředí Unicorn Universe je nezbytné aby identifikátor zvolený uživatelem byl
▪ 74 ▪
vyplněn do formulářového pole Identifikátor a shodoval se s použitým identifikátory v kódu
organizační jednotky a role.
Po dodržení všech těchto pravidel je možné pomocí funkčního tlačítka Vytvořit MYGTD spustit
skript SCR ZaloženíGTD, který založí celou organizační strukturu a nastaví stav artefaktu do stavu
Dokočeno. Je doporučeno artefakt po této operaci smazat.
11.6
Skripty
Jedním z cílů implementace bylo nezatěžovat uživatele zdlouhavým přesouváním artefaktu mezi
složkami a nenutit jej otevírat editor a odkazovat jednotlivé vzniklé artefakty do popisu artefaktů.
Pro tento účel byly vytvořeny skripty, které měly tyto činnosti dělat za uživatele. Vzhledem ke
skutečnosti, že nebylo možné skripty otestovat a případně optimalizovat pro správný chod na
produkčním serveru(viz. kapitola Omezení při implementaci), nejsou nasazeny.
Všechny skripty jsou uloženy v příloze 1 – CD. V příloze č. 2 – Skript SCR Založení GTD se
nachází ukázkový skript.
11.6.1
Skript – SCR Založení GTD
Skript slouží pro založení organizační struktury MyGTD v uživatelem vytvořené organizační
jednotce. Skript je možné spustit pouze aktivitou nad artefaktem vytvořeným podle meta artefaktu
GTD Portál. Skript pracuje s vlastnostmi Identifikátor(např. ucla229), Umístění(reference na
organizační jednotku MyGTD) a Role GTD Managera(odkaz na roli GTD Manager).
Připraveno
Vytvořit strukturu GTD
Script založí kompletní
org. Strukturu určené GTD
organizační jednotky a
předá kompetenci za
všechny artefakty roli GTD
Manager
Před spuštěním tohoto skriptu
musí existovat :
1. Org jednotka pro GTD
2. Role GTD Managera
3. Artefakt podle meta
artefaktu Založit GTD
Obrázek 33: Vzhled artefaktu založeného podle meta artefaktu Založit GTD
Skript vytvoří celou oprganizační strukturu a základní artefakty. Těmito artefakty je GTD Portál,
seznamy Někdy/Možná a Čekám na. Těmto artefaktům vyplní hodnotu vlastnosti Identifikátor.
Skript končí nastavením stavu aktitivy na Dokončeno.
▪ 75 ▪
11.6.2
Skript – SCR Zařazení artefaktu po vytvoření
Skript je spouštěn aktivitou navázánou na počáteční stav artefaktu. Slouží pro zařazení artefaktu
do správné složky v organizační struktuře. Například záležitosti přenáší do složky Schránka(i nově
příchozí záležitosti z e-mailu). Skript nastavuje hodnotu další vlastnosti ID a v některých případech
i vlastnost Název. To slouží zejména pro přehlednost jendotlivých artefaktů, jelikož jsou všechny
vlastnosti Název odkázány v popisu do nadpisu. Skript také odkazuje artefakty typu Záležtiost,
Projekt, Seznam a Kontext do popisu GTD Portál.
Obrázek 34: Princip skriptu SCR zařazení artefaktu
V případě chyby se aktivita spouštějící skript nastavuje do stavu problém, který popisuje vzniklou
chybu.
11.6.3
Skript - SCR Zařadit záležtiost
Skript je navázán na aktivitu spouštěnou pouze z artefaktu vytvořeného podle meta artfaktu
Záležitost. Tato aktivita se spouští automaticky, přechází-li záležtiost do stavu Aktivní. Hlavní
funkčností skriptu je přenést artefakt do složky Zařezené a odkázat artefakt do popisu projektu se
kterým je záležitost spojena pomocí reference ve vlastnosti Projekt. Záležitosti se postupně
odkazují do tabulky ZALEZITOSTI(přesný název tabulky v XML artefaktu). Nově vytvořená
záležitost je dosazena vždy na začátek tabulky.
Tento skript je spouštěn i ve chvíli, kdy je artefakt nastaven pomocí aktivity ze stavu Pozastaveno
do stavu Aktivní.
▪ 76 ▪
11.6.4
Skript – SCR Přesunout do uzavřených
Skript je navázán na aktivitu Nastavit stav Uzavřeno. Cílem této aktivity je přenést artefakt do
složky Dokončené. Skript pracuje s vlastností artefaktu ID. Pomocí této hodnoty nalezne správnou
složku a přenese artefakt. Celý proces končí nastavením stavu artefaktu do stavu Uzavřeno.
Obrázek 35: Princip skriptu Přesunout do uzavřených
11.6.5
Skript – SCR Přesunout do archivu
Skript SCR Přesunout do archivu přenáší artefakt, na kterém došlo ke spuštění aktivity Nastavit
stav Archivováno, do složky Archivované. Skript pracuje s vlastností artefaktu Identifikátor. Ta
slouží pro nalezení správné složky. V případě chyby je uživatel informován prostřednictvím stavu
aktivity spouštějící skript.
Obrázek 36: Princip skriptu Přesunout do archiu
11.6.6
Skript – SCR Přesunout do pozastavených
Tento jednoduchý skript přenáší artefakty ve struktuře MyGTD. Je navázán na aktivitu jejímž
výstupem je nastavení stavu artefaktu do stavu Pozastaveno. Artefakt je přenesen do složky
Pozastavené.
Obrázek 37: Princip skriptu Přesunout do pozastavených
11.6.7
Skript – Zapsat do seznamu Někdy/Možná
Skript slouží pro odkázání artefaktu do tabulky v seznamu Někdy/Možná. Funkčnost je dostupná z
artefaktů vytvořených podle meta artefaktu Záležitost a Projekt. Skript pracuje pouze s artefaktem
Někdy/Možná a s jménem tabulky, do které se záležitosti(projekt) odkazují. Tabulka do které skript
odkazuje se musí nacházet na seznamu Někdy/Možná a musí být pojmenována SEZNAM. Tento
▪ 77 ▪
požadavek zajišťuje skript Založit GTD, který seznam automaticky vytvoří podle meta artefaktu
Seznam, na kterém je nastaveno jméno tabulky. V případě, že skript požadovanou tabulku nebo
artefakt nenajde, skončí aktivita chybou a uživatel je o ní informován ve svém úkolovníku.
Skript vytvoří další řádek v tabulce SEZNAMY v artefaktu Někdy/Možná .
Na stejném pricipu pracuje i skript navázaný na aktivitu Zapsat do Čekám na. Tento skript zapisuje
projekt nebo záležitost do seznamu Čekám na. Tento seznam se vytváří automaticky při založení
struktury GTD.
Obrázek 38: Princip skriptu Zapsat do seznamu Někdy/Možná
11.7
Důležité artefakty a tabulky
Pro správný chod celého MyGTD je nezbytné dodržovat následující pravidla:
1. Neměnit kódy jednotlivých složek vytvořených skriptem Založení GTD
2. Nemodifikovat základní vlastnosti a obsah artefaktu GTD Portál
3. Nemazat artefakt Někdy/Možná
4. Nemazat artefakt Čekám na
5. Nemazat tabulku Související záležtiosti z projektových artefaktů
6. Nemazat hodnotu vlastnosti ID(nebo vlastnost samotnou) z jakéhokoliv artefaktu
V případě, že dojde k porušení jednoho z těchto pravidel, nebudou některé základní funkčnosti
MyGTD fungovat korektně. Celý systém je navržen tím způsobem, aby uživateli posktyl určitou
volnost pro upravení MyGTD podle vlastního vkusu a potřeb.
▪ 78 ▪
11.8
Dokumentace
Všechny vytvořené meta artefakty jsou popsány pomocí artefaktu Definice meta artefaktu. Tyto
artefakty slouží jako dokumentace meta artefaktu v systému. Popisují všechny objekty konkrétního
meta artefaktu a slouží jako podklad pro ruční založení popsaného meta artefaktu.[9]
Definice meta artefaktů jsou součástí přílohy 1 – CD. Životní cykly jednotlivých artefaktů obsahují i
aktivity na které by měl být navázan skript.
11.9
Nápověda
V rámci implementace metody GTD v prostředí Unicorn Universe vznikla nápověda určená pro
uživatele a pro lepší práci s jednotlivými artefakty. Tato nápověda obsahuje popis procesu
vytvoření jednotlivých artefaktů. Popis osnovy jednotlivých artefaktů a základní funkčnosti, které
obsahují. Dále nápověda popisuje způsob zavedení celého MyGTD do prostředí Unicorn
Universe(v případě, že je uživateli poskytnuto rozhraní pro vytváření artefaktů do MyGTD) a
základní pravidla, které by uživatel při práci měl dodržovat.
Napověda je součástí přílohy 1 – CD. Je k dispozici ve formátu PDF a pro zavedení do Unicorn
Universe jsou přiloženy UUArchivy jednotlivých listů nápovědy.
Obrázek 39: Ukázka z nápovědy
▪ 79 ▪
12.
ZÁVĚR
Hlavním cílem této bakalářské práce bylo vytvořit důvěryhodný a použitelný systém pro podporu
metody Getting Things Done v prostředí Unicorn Universe. K realizaci toho cíle byla celá metoda
GTD zanalyzována a byly popsány její základní postupy. Dále byly popsány základní funkčnosti
internetové služby Unicorn Universe, ve které byl celý systém realizován.
Před zahájením implementace metody GTD jsem detailně popsal a definoval základní součásti,
které metoda GTD využívá pro organizaci práce. Z tohoto kroku mi vyplynuly základní artefakty a
postupy, které bylo třeba vytvořit za pomoci metodiky v systému Unicorn Universe. Z této části
vyplnula potřeba relizovat celkem sedm základních meta artefaktů, které by pokryly všechny
záležitosti, se kterými metoda GTD pracuje. Jedná se o meta artefakty nazvané GTD Portál,
Kontext, Kontakt, Projekt, Seznam, Záležitost a Založit GTD.
Všechny tyto meta artefakty byly popsány pomocí Definice meta artefaktu. Tyto definice obsahují
návod, jak jednotlivé meta artefakty vytvořit v systému Unicorn Universe. Pro každý meta artefakt
definují jeho životní cyklus, základní nastavení, vzory přístupových práv, vzor osnovy a obsah meta
artefaktu. Dále byly vytvořeny skripty, které měly celý proces správy metody GTD v prostředí
Unicorn Universe automatizovat. Z bezpečnostních důvodů nebylo možné tyto skripty nasadit v
prostředí, ve kterém byla metoda GTD v rámci systému Unicorn Universe implementována. Scripty
byly pouze otestovány na správnost Javascriptové syntaxe a jsou součástí přílohy této bakalářské
práce. Další částí, kterou implementace obsahuje je nápověda pro jednotlivé funkčnosti systému.
Při implementaci systému jsem se snažil vytvořit přehledný systém, který by mohl pro uživatele
Unicorn Universe znamenat přínos. Snažil jsem se implementovat metodu GTD s co možná
největším důrazem na její přehlednost a jednoduchost. Myslím si, že i přes určité omezení, kterými
služba Unicorn Universe disponuje, jsem tento cíl splnil. Bohužel, nebylo možné implementovat
mnou navrhnutý systém v celkovém rozsahu, jelikož nebylo umožněno zavedení skriptů do
produkčního teritoria.
Mnou navrhnutý systém obsahuje základní funkčnosti pro organizaci záležitostí, projektů,
seznamů, kontaktů a kontextů. Jednotlivé části systému jsou spolu provázány pomocí referencí a
odkazů. Hlavní GTD Portál obsahuje přehled všech aktuálních záležitostí, projektů a seznamů.
Využitím funkčnosti E-mail do Unicorn Universe jsem dosáhl rychlého vytváření nových záležitostí
do systému GTD.
Metoda GTD vychází z předpokladu, že jí může každý člověk aplikovat v takové míře, že je mu
přínosem. Tuto skutečnost jsem se snažil aplikovat do svého systému v nastavení přístupových
práv nad jednotlivými artefakty. Ponechal jsem v podstatě celý systém otevřený, ale definoval jsem
▪ 80 ▪
šest základních pravidel, kterými se uživatel musí při práci s GTD v Unicorn Universe řídit. Myslím
si, že tímto způsobem jsem docílil určité otevřenosti celého systému a dávám jeho uživatelům
možnost modifikovat jej podle svého uvážení.
▪ 81 ▪
13.
CONCLUSION
The main objective of this bachelor thesis was to create reliable and useable system for supporting
the Getting Things Done method in the Unicorn Universe environment. To realize this objective the
whole GTD method was analyzed and it basic procedures was described. Basic procedures of the
internet service Unicorn Universe were described and in this system was whole GTD realized.
Before begin of implementation the GTD method I described and defined the basic procedures,
which the method GTD use for work organization. From this step I found out basic artifacts and
processes, which were needed to create throught Unicorn Universe methodology. From this part
results the requirement to realize seven basic meta artifacts, which could cover all matters in GTD
method. These are meta artifacts called GTD Portal, Context, Contact, Project, List, Matter and
Create GTD.
All the meta artifacts were described by the Meta artifact definition. These definitions contain
instructions how to create all these meta artifact in system Unicorn Universe. For each meta artifact
they define its life cycle, basic properties, model of access rights, model of scheme and meta artifact's content. There were created scripts, which should automatizate whole process of
administration GTD method in the Unicorn Universe. Because of security reasons it was impossible
to use these scripts in environment, where the GTD method has been implemented. The scripts
were only tested on correct Javascript syntax and they are part of attachment of this bachelor
thesis. The implementation also includes help for individual system functionalities.
During implementation of aplication, I tried to create simple system, which could be effective for
users of the Unicorn Universe system. I sought to implement the GTD method with accent on
clarity and simplicity. I think that even throught some limitations of Unicorn Universe, I achieved this
objective. Unfortunately, I was able to implemented my proposal of system in whole range,
because it was unable to use these scripts into production territory.
My proposal of system contain the basically functioning for organization of matters, projects, lists,
contacts and contexts. Each parts of system are coherent together by references and links. Main
GTD Portal contains the overview of all actual matters, projects and lists. I reached the fast
creating the new matters to the GTD system by using the function E-mail to the Unicorn Universe.
The GTD method is from an assumption that each user can aply it in the such rate which is benefit.
I tried to aply this fact to my system in the setting of approaches rights over individual artefacts.
Basicaly I reserved open whole system, but I defined five basic rules, which the user have to
manage during working with GTD in the Unicorm Universe. I think that I achieved certainly
▪ 82 ▪
openness of whole system by this way and I give to users the posibillity to modificate it by
discretion of each user.
▪ 83 ▪
14.
SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY
1. David Allen (2001), Getting Things Done: The art of stress-free productivity. ISBN 978-014-200028-1
2. David Allen, Mít vše hotovo – Jak zvládnout práci i živat a cítít se při tom dobře, v roce
2008 vydalo nakladatelství Jan Melvil Publishing v českém překladu. ISBN 978-80-9039128-4
3. Materiály předmětu Unicorn ES platform(UEP) vyučovaného na Unicorn College, materiály
dostupné v elektronické podobě na stránkách www.unicorncollege.cz
4. Practia – internetové stránky americké společnosti zabývající se osobním rozvojem a
organizací pracovního procesu. Stránky dostupné na adrese http://www.priacta.com/
5. Mít vše hotovo.cz – český portál zabývající se metodou GTD. Stránky jsou dostupné na
adrese http://www.mitvsehotovo.cz
6. iPhoneTips – internetový portál zabývající se produkty společnosti Apple a aplikacemi
vytvořenými pro iOS. Dostnpný na http://www.iphonetips.cz/
7. Hospodářské noviny(24.
Září 2010), Víc než software(komerční příloha deníku
Hospodářské noviny)
8. Unicorn ES Methodology – Handbook, příručka popisující nastavení metodiky v Unicorn
Universe, dostupná na http://www.unicornuniverse.eu/
9. UNICORN ES Powered Comapy – metodika pro řízení všech podnikových procesů s
podporou korporátního informačního systému vybudovaného nad platformou Unicorn ES.
Dostupná na www.unicornuniverse.eu(kód artefaktu – UESPC/PORTAL)
10. Steve Suehring (2008), JavaScript – krok za krokem, v roce 2008 vydalo nakladatelství
Cpress. ISBN 978-80-251-2241-9
11. Script V1 HOWTO Script in UES – oficiální dokumentace k procesu skriptování v Unicorn
ES. Dostupná na www.unicornuniverse.eu
12. UES API Overview – oficiální referenční příručka skriptovacího API. Dostupná na
www.unicornuniverse.eu
13. Oficiální nápověda systému Unicorn Universe. Dostupná na internetových stránkách
www.unicornuniverse.eu
▪ 84 ▪
15.
SEZNAM POUŽITÝCH SYMBOLŮ A ZKRATEK
Zkratka
Popisek
GTD
Getting Things Done
UU
Unicorn Universe
UNICORN ES
UNICORN Enterprise System
MyGTD
Pojmenování mnou navrhnutý GTD systém v Unicorn Universe
AJAX
Asynchronous JavaScript and XML - technologie pro vývoj interaktivních
webových aplikací
SCR
Zkratka označující skript v prostředí Unicorn Universe
iOS
Operační systém vyvinutý společností Apple
▪ 85 ▪
16.
SEZNAM OBRÁZKŮ
Seznam použitých obrázků
Obrázek 1: Člověk a GTD....................................................................................................12
Obrázek 2: Pětistupňové řízení pracovního procesu............................................................15
Obrázek 3: Rozhodovací strom[2].......................................................................................18
Obrázek 4: Základní seznamy fáze uspořádání....................................................................20
Obrázek 5: Proces a aktivity týdenního hodnocení..............................................................22
Obrázek 6: 6 perspektiv priorit............................................................................................24
Obrázek 7: Proces přirozeného plánování............................................................................25
Obrázek 8: Proces přípravy před zavedením GTD..............................................................29
Obrázek 9: Proces přípravy před zavedením GTD..............................................................30
Obrázek 10: Úvodní stránka Nozbe.com.............................................................................33
Obrázek 11: Důležité vlastnosti pro výběr správného GTD software..................................36
Obrázek 12: Struktura Unicorn Universe[3]........................................................................37
Obrázek 13: Struktura teritorií v Unicorn Universe.............................................................39
Obrázek 14: Rozdělení rolí v Unicorn Universe..................................................................39
Obrázek 15: Přístupová práva v systému UNICORN ES[3]................................................45
Obrázek 16: Vlastnosti artefaktu[3].....................................................................................47
Obrázek 17: Artefakt a druhy uložiště informací.................................................................47
Obrázek 18: Barevný semafor stavu artefaktů a aktivit[3]...................................................52
Obrázek 19: Příklad odeslání požadavku.............................................................................53
Obrázek 20: Implementace Unicorn ES[3]..........................................................................54
Obrázek 21: Meta artefakt a jeho součásti[8].......................................................................55
Obrázek 22:Koncept systému MyGTD................................................................................61
Obrázek 23: Organizační struktura MyGTD........................................................................62
Obrázek 24: Meta artefakty..................................................................................................64
Obrázek 25: Vzhled artefaktu vytvořeného podle meta artefaktu GTD Portál....................65
Obrázek 26: Životní cyklus artefaktu GTD Portál...............................................................66
Obrázek 27: Obsah artefaktu založeného podle meta artefaktu Kontakt.............................67
Obrázek 28: Vzhled artefaktu Kontext.................................................................................68
Obrázek 29: Vzhled artefaktu Projekt..................................................................................69
Obrázek 30: Artefakt typu seznam.......................................................................................71
Obrázek 31: Vzhled artefaktu vytvořeného podle meta artefaktu Záležitost.......................73
Obrázek 32: Vzhled artefaktu založeného podle meta artefaktu Založit GTD....................74
Obrázek 33: Vzhled artefaktu založeného podle meta artefaktu Založit GTD....................75
Obrázek 34: Princip skriptu SCR zařazení artefaktu............................................................76
Obrázek 35: Princip skriptu Přesunout do uzavřených........................................................77
Obrázek 36: Princip skriptu Přesunout do archiu.................................................................77
Obrázek 37: Princip skriptu Přesunout do pozastavených...................................................77
Obrázek 38: Princip skriptu Zapsat do seznamu Někdy/Možná..........................................78
Obrázek 39: Ukázka z nápovědy..........................................................................................79
▪ 86 ▪
17.
SEZNAM TABULEK
Seznam tabulek
Tabulka 1. - Přehled typů účtů v Nozbe...............................................................................32
Tabulka 2. - Přehled rolí a obsazení[3]................................................................................44
Tabulka 3. - Přehled složek v organizační struktuře MyGTD.............................................63
▪ 87 ▪
18.
PŘÍLOHA 1 – CD
Strukruta obsahu přiloženého CD je následující:
1. složka Meta artefakty
1. MD GTD Portál – složka obsahuje definici meta artefaktu ve formátu PDF, UU Archiv
popisu meta artefaktu, UU Archiv obsahu meta artefaktu a soubor CSV s nastaveím
přístupovách práv.Stejný obsah pro každý meta artefakt je ve všech následujícíh
složkách MD.
2. MD Kontakt
3. MD Kontext
4. MD Projekt
5. MD Seznam
6. MD Záležitost
7. MD Založit GTD
2. složka Nápověda - složka obsahuje uživatelskou nápovědu pro systém MyGTD
1. Postup zavedení MyGTD
2. Popis jednotlivých artefaktů a práce s nimi
3. složka Použité ikony a obrázky – složka obsahuje všechny použíté obrázky ve formátu
JPG
4. Skripty – složka obsahuje všechny realizované skripty
1. SCR_Přesunout_do_pozastavených.js
2. SCR_Přesunout_do_uzavřených.js
3. SCR_Přesunout_k_archivaci.js
4. SCR_ZaloženíGTD.js
5. SCR_Zapsat_do_seznamu_čekám_na.js
6. SCR_Zapsat_do_seznamu_Někdy_Možná.js
7. SCR_Zařazení_artefaktu.js
8. SCR_Zařadit_záležitost.js
▪ 88 ▪

Aplikace metody GTD v prostředí Unicorn

Transkript

Podobné dokumenty

firemního časopisu Likosáček

Dašická 1083, 530 03 Pardubice - Gymnázium, Pardubice, Dašická

Biomasa_-_ukazkove_studie

afcea - Saferinternet.cz

KAPESNÍ PRŮVODCE VELKOU BRITÁNIÍ

záverečný špeciál - iLeGaLiT

GTD v Outlooku 2007