Časté otázky - EthicsPoint

ČASTO KLADENÉ OTÁZKY
Q. Proč se časopis Reader’s Digest rozhodl založit svou Etickou linku (EthicsLine)?
Věříme tomu, že naši zaměstnanci jsou naším nejcennějším aktivem. Tím, že vytvoříme
mnohonásobné komunikační cesty, můžeme spoluvytvářet pozitivní pracovní prostředí a
maximalizovat produktivitu. Efektivní systém hlášení může být naším nejužitečnějším nástrojem
pro odhalování a řešení podvodů, zneužívání a porušování Kodexu chování.
Q. Myslela jsem si, že už máme horkou linku. Čím se tahle liší?
Etická linka, kterou řídí externí dodavatel, společnost, EthicsPoint, nahrazuje naši auditní a účetní
horkou linku. Zatímco naše předchozí horká linka umožňovala hlášení účetních a finančních
podvodů, etická linka rozšiřuje typy podezřelých porušování norem, které lze ohlašovat.
Zaměstnanci se povzbuzují, aby hlásily možné porušování norem chování v oblasti auditu a
financí, stejně jako i etických norem širšího rozsahu, které jsou formulovány v našem Kodexu
chování, jako jsou incidenty obtěžování nebo diskriminace, střety zájmů a zneužívání aktiv
společnosti. Etická linka umožňuje zaměstnancům hlásit podezření na porušování etických norem
anonymně, pokud si to budou přát.
Nová etická linka nabízí systém hlášení typu horké linky, který je všeobecně dostupný všem
zaměstnancům bez ohledu na časovou zónu a dostupnou technologii, a to tím, že umožňuje
zaměstnancům hlásit možné porušování norem v mnoha jazycích prostřednictvím internetu a
telefonicky. Na bezpoplatkových telefonních číslech bude živá obsluha, zaměstnanci společnosti
EthicsPoint, k dispozici 24 hodin denně, 365 dní v roce. Všechny příchozí telefonní hovory v cizích
jazycích na etickou horkou linku budou automaticky přesměrovány na rodilé mluvčí nebo
propojovány na tlumočníka. Etická linka může přijímat hovory ve více než 150 jazycích. Kromě
toho nabízí nová etická linka rady týkající se zahraničních zákonů na ochranu soukromí, včetně
pokynů ohledně osob oznamujících porušování norem a přenosu dat.
Q. Jak získám přístup na etickou linku?
K etické lince si zjednáte přístup prostřednictvím internet na adrese www.rdethics.com nebo po
telefonu prostřednictvím bezpoplatkového čísla horké linky pro vaši zemi. Obě metody hlášení
jsou k dispozici 24 hodin denně, 365 dní v roce. Tím, že etická linka nabízí různé možnosti,
pomáhá zaručit, aby zaměstnanci mohli podávat hlášení anonymně způsobem, který je pro ně
nejpohodlnější nebo nejschůdnější.
Q. Je etická linka anonymní?
Ano.
•
•
•
•
Zprávy podávané prostřednictvím etické linky, kterou řídí externí společnost, EthicsPoint,
jsou chráněny nejmodernější šifrovací technologií.
Etická linka ani nesleduje, ani nezachycuje jména z obrazovky nebo počítačové adresy
(nepoužívají se u ní cookies),aby se dále ochránila totožnost ohlašovatele.
Přístup ke zprávám vyžaduje, aby ohlašující osoba i příjemce zprávy zadali jedinečné
přihlašovací informace.
Etická linka nevytváří ani neuchovává žádné interní záznamy o spojení s IP adresami,
takže nejsou k dispozici žádné informace spojující váš počítač s etickou linkou.
Q. To opravdu očekáváte, že se vám lidi budou hlásit od pracovních stolů nebo z pracovních
stanic?
Ano, ale protože etická linka nabízí možnosti hlášení po telefonu nebo internetu, mohou
ohlašovatelé také podávat informace ze svých domácnosti, mobilů, počítače souseda nebo
dokonce z knihovny.
Q. Může být ohlašovatel identifikován, pokud si to přeje?
Ano. Když se podává zpráva, systém položí otázku, zda si ohlašovatel přeje být identifikován
nebo zůstat anonymní.
Q. Mohu podávat hlášení buď po internetu nebo po telefonu?
Ano. Tím, že etická linka nabízí různé možnosti, pomáhá zajistit, aby zaměstnanci mohli
podávat zprávy způsobem, který je jim nejpohodlnější nebo nejschůdnější.
Q. Myslela jsem si, že v mé zemi existují problémy s utajováním informací?
Reader’s Digest jakožto celosvětová organizace musí slaďovat etiku podnikání a dodržování
norem chování s federálním Sarbanes-Oxleyho zákonem USA z roku 2002 a se zákony
v zahraničí, jako například zákony Evropské unie. Často existují zřejmé rozdíly v dodržování
jednoho zákona nebo druhého, a to vzhledem ke komplexní povaze nakládání se soukromými
údaji v zemích mimo Spojené státy. Ve snaze napomoci řešení problematiky zachovávání
soukromí ve Francii, Německu a jistých dalších zemích Evropské unie v souvislosti
s používáním anonymních horkých linek naše etická linka obsahuje řešení požadavku
zachovávání soukromí při zpracování dat pomocí technologických nástrojů potřebných pro
dodržování zákonů v celosvětovém měřítku. Toto řešení soukromí dat nabízí mnohé
technologické nástroje požadované pro splnění zásad stanovených v článku 29 Pracovní
skupiny Evropské Unie, francouzského úřadu pro ochranu dat (CNIL) a německého orgánu
Düsseldorfer Kreis, kromě dalších. Původně budeme nabízet možnost podávat soukromá
hlášení ve Francii, Německu, Španělsku, Belgii a v Nizozemí.
Q. Chce společnost Reader’s Digest ode mě, abych opravdu podával hlášení?
Určitě ano, a dokonce více. My to vyžadujeme, jak je to uvedeno v našem Kodexu chování.
Všichni jsme zodpovědní za to, co se děje v RDA.
Q. Pokud se stanu svědkem porušování norem, neměla bych to ohlásit své vedoucí, lidem z
oddělení bezpečnosti, lidských zdrojů, práva, interního auditu a nechat řešení na nich?
To určitě můžete, a my vám silně doporučujeme kontakt s těmito pravidelnými kanály.
Nejdříve zvažte, zda vám vyhovuje oznámit problém přímo na RDA, jako například vaší
vedoucí nebo někomu jinému z vašeho oddělení. U RDA se zjistilo, že interní problémy se dají
obvykle vyřešit nejrychleji a nejuspokojivěji, pokud se s nimi obrátíte na interní zdroje, jako je
vedení nebo oddělení lidských zdrojů. Pokud vám to však nevyhovuje nebo pokud nevíte,
koho kontaktovat, nebo pokud si myslíte, že vašim starostem nebyla věnovaná dostatečná
pozornost, podejte prosím zprávu prostřednictvím etické linky. Tato etická linka je dalším
volitelným nástrojem, který je k dispozici osobám, pro které bude pohodlnější.
Q. Mohu podat zprávu z domova a zůstat přitom anonymní?
Zpráva podaná z domu telefonem nebo z jakéhokoli počítače zůstane zabezpečená, a pokud
si to budete přát, i anonymní.
Q. Obávám se, že informace které poskytnu na etickou linku, nakonec odhalí mou totožnost.
Jak mi můžete zaručit, že se to nestane?
Systém etické linky je určen pro ochranu vaší anonymity. Vy však jako ohlašovatel musíte
zaručit, aby text zprávy neodhalil vaši totožnost nechtěně, jako například uváděním informací,
jako „Z mé kanceláře vedle Jana Nováka…” nebo “Během mých 33 let…”.
Q. Jsem si vědom toho, že někteří lidé se chovají neeticky, ale na mě to nemá žádný vliv. Proč
bych se měl obtěžovat a hlásit to?
Je rozhodnutím RDA, že bude vyžadovat a propagovat etické chování. Veškeré neetické
jednání na jakékoli úrovni nakonec poškozuje společnost a všechny její zaměstnance, včetně
vás. Stačí jen, abyste si vzpomněli, co se stalo při nedávných firemních skandálech, abyste
uznali, jaké katastrofální následky může mít zdánlivě neškodný přestupek na jinak zdravou
společnost. Pokud jsou vám známy jakékoli incidenty nepřijatelného chování nebo porušování
etiky, JE VAŠÍ POVINONSTÍ PODLE NAŠEHO KODEXU CHOVÁNÍ ze zachovat zodpovědně
a ohlásit to. Pokud neohlásíte známé porušení Kodexu, může to vést k propuštění.
My všichni máme právo pracovat v pozitivním prostředí, a s tímto právem je spojená
zodpovědnost jednat etickým způsobem a oznámit příslušným lidem to, že někdo se chová
nepřijatelně. Tím, že na tom budeme společně pracovat, můžeme udržovat zdravé a
produktivní pracovní prostředí. Nepatřičné chování u firmy může ohrozit samotnou existenci
společnosti.
Q. Nejsem si jistá, jestli to, co jsem viděla nebo slyšela, je porušením zásad společnosti nebo
zda to je neetické chování, ale nepřipadá mi to správné. Co bych měla dělat?
Doporučujeme vám, abyste si promluvila se svým vedoucím, představitelem oddělení lidských
zdrojů nebo právního oddělení, pokud máte jakékoli otázky. Pokud však tomu dáte přednost,
můžete také podat hlášení prostřednictvím etické linky. Tato etická linka vám pomůže připravit
a podat zprávu tak, aby jí bylo dobře rozumět. Budeme raději, když ohlásíte situaci, která se
ukáže jako neškodná, než aby se neetické chování nechalo probíhat bez zásahu jen proto, že
si nejste jistá.
Q. Kam tyto zprávy půjdou. Kdo k nim bude mít přístup?
Zprávy podávané na etickou linky se zavádějí přímo na zabezpečený server, který řídí externí
dodavatel, společnost EthicsPoint, aby se zabránilo možnému porušení bezpečnosti. Zprávy
podávané na etickou linku se poskytují pouze konkrétním osobám uvnitř společnosti, které
jsou zodpovědné za vyhodnocení a vyšetření typu porušení normy a místa incidentu. Každý
z příjemců takové zprávy je vyškolen v tom, jak tyto typy zpráv zpracovat.
Q. Co se stane, když si vzpomenu na něco důležitého, co se týká incidentu, teprve po podání
zprávy? Nebo co se stane, když bude mít společnost další otázky týkající se mé zprávy?
Když podáte zprávu prostřednictvím etické linky, buď po telefonu nebo po internetu, dostanete
jedinečné číslo uživatele a budete požádán, abyste si zvolil heslo. Na etickou linku se můžete
znovu vrátit buď po internetu nebo telefonu a získat přístup k původní zprávě tak, abyste
zodpověděl na otázky představitele společnosti a připojil další informace, které mohou pomoci
vyřešit otevřené problémy. Budete-li podávat hlášení anonymně, budete požádán, abyste se
znovu přihlásil v určitý čas a odpověděl na následné otázky. Velmi vám doporučujeme, abyste
to udělal. Vy i RDA tak vstoupíte do „anonymního dialogu“, který napomůže nejen odhalovat
tyto situace, ale také je vyšetřovat a řešit.
Q. Může mě RDA nebo etická linka kontaktovat přímo ohledně nějakého problému, který jsem
ohlásila na etickou linku?
Pokud jste jej hlásila anonymně, ne. Ani RDA ani etická linka vás nemůže kontaktovat přímo,
protože nebudou znát vaši totožnost RDA s vámi může komunikovat nepřímo prostřednictvím
etické linky, aby získala dostatečné informace, aby mohla provést účinné vyšetření, anebo
abyste mohla zareagovat později na žádost.
Q. Jsou následné zprávy stejně zabezpečené jako první zpráva?
Ano.
Q. Co mám dělat, pokud chci být ve své zprávě identifikován?
Ve zprávě je část, která umožňuje, abyste se identifikoval, pokud chcete.
Q. Mohu podat zprávu i tehdy, pokud nemám přístup k internetu?
Ano. Můžete zavolat bezplatně na etickou linku prostřednictvím bezpoplatkového čísla
platného pro vaši zemi.Všechny příchozí telefonní hovory v cizích jazycích na etickou horkou
linku budou automaticky přesměrovány na rodilé mluvčí nebo propojovány na tlumočníka.
Etická linka může přijímat hovory ve více než 150 jazycích.
Q. Je telefonní horká linka také anonymní?
Ano. Budete požádáni, abyste uvedli stejné informace, které byste uváděli ve zprávě
podávané na základě internetu a tazatel zapíše vaše odpovědi na webovou stránku etické
linky. Můžete se také rozhodnout zůstat anonymní.
Q. Mohou mít zaměstnanci pocit, že je někdo?
Někteří lidé mohou tento pocit mít, ale etická linka se soustřeďuje na své pozitivní role a
umožňuje našim zaměstnancům partnerství s námi, aby se zajistilo, že poskytujeme bezpečné
a etické pracoviště. Zaměstnanci by měli mít pocit, že jsou povzbuzováni k tomu, aby
vyhledávali rady ohledně etických problémů a aby ohlašovali své obavy. Efektivní komunikace
je na dnešním pracovišti kriticky důležitá a je to také vynikající nástroj pro zlepšování této
komunikace.
Q. Mohu se setkat s nepříznivými důsledky na můj pracovní poměr u RDA v důsledku podání
zprávy prostřednictvím etické linky?
Ne. Odveta vůči zaměstnanci, který v dobré víře něco ohlásí, je zakázaná podle našeho
Kodexu chování, a společnost ji nepovolí. Kromě toho federální Sarbanes-Oxleyho zákon
USA z roku 2002 konkrétně umožňuje ochranu proti odvetě vůči zaměstnancům, kteří
podávají informace o podvodných činnostech. Tento Sarbanes-Oxleyho zákon uvádí, že ani
RDA, ani její zaměstnanci nebo zástupci nesmí propustit, degradovat,suspendovat, ohrožovat,
obtěžovat ani žádným jiným způsobem diskriminovat zaměstnance, co se týče podmínek
pracovního poměru, protože takový zaměstnanec podal informace, o kterých si přiměřeně
myslí, že představují různé typy podvodů.
Q. Co dělat, pokud nastane nouzová situace?
Obavy z bezprostřední hrozby fyzického násilí nebo poškození majetku by se nemělo hlásit na
etickou linku. Pokud si přejete nouzovou pomoc, kontaktujte prosím své místní nouzové
služby.
###