ESO - Elektronická správa oddílu

Transkript

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy
ESO - Elektronická správa organizace
datum: 5.11.2006
Skeleton Software 2006
I
Obsah
Kapitola I Úcel a využití
4
Kapitola II Klávesové zkratky
4
Kapitola III Podpora aplikace
5
1 Poradenská
...................................................................................................................................
služba
5
2 Otázky a odpovedi
................................................................................................................................... 6
3 Hlášení o chybe
................................................................................................................................... 8
4 Chyba
................................................................................................................................... 9
9
Kapitola IV Nástroje aplikace
1 Nastavení ................................................................................................................................... 9
2 Oficiality................................................................................................................................... 12
3 Prepocítat
...................................................................................................................................
kategorie clenu
14
4 Hromadný
...................................................................................................................................
e-mail
15
5 Záloha a ...................................................................................................................................
obnova dat
16
6 Smazání ...................................................................................................................................
všech dat
17
7 Export dat
................................................................................................................................... 17
8 Import dat
................................................................................................................................... 18
9 Import z Excelu
................................................................................................................................... 19
10 Spuštení...................................................................................................................................
SQL skriptu
20
20
Kapitola V Moduly aplikace
1 Info
................................................................................................................................... 20
2 Seznam clenu
................................................................................................................................... 22
Seznam clenu
......................................................................................................................................................... 22
Detail clena
......................................................................................................................................................... 23
3 Danová evidence
................................................................................................................................... 24
Danová evidence
......................................................................................................................................................... 24
Nastavení......................................................................................................................................................... 25
Detail dokladu
......................................................................................................................................................... 26
Nový rok ......................................................................................................................................................... 27
4 Majetek ................................................................................................................................... 27
Seznam majetku
......................................................................................................................................................... 27
Detail majetku
......................................................................................................................................................... 29
Vyrazení majetku
......................................................................................................................................................... 30
5 Akce
................................................................................................................................... 30
Seznam akcí
......................................................................................................................................................... 30
Detail akce
......................................................................................................................................................... 32
© 2006 Skeleton Software
Obsah
II
Rozpocet.........................................................................................................................................................
akce
33
Fotografie.........................................................................................................................................................
akce
34
6 Kalendár................................................................................................................................... 34
Kalendár ......................................................................................................................................................... 34
Detail události
......................................................................................................................................................... 35
7 Formuláre
................................................................................................................................... 36
Kapitola VI Úcetnictví
37
1 Obecný popis
................................................................................................................................... 37
Základní zaúctování
......................................................................................................................................................... 38
2 Postupy ................................................................................................................................... 39
Víkendovka
......................................................................................................................................................... 39
Dotace ......................................................................................................................................................... 44
3 Nastavení
................................................................................................................................... 44
Nastavení......................................................................................................................................................... 44
Nový rok ......................................................................................................................................................... 49
Adresár ......................................................................................................................................................... 49
Kontakt ......................................................................................................................................................... 51
Úctová osnova
......................................................................................................................................................... 52
Úctová osnova
.........................................................................................................................................................
- úcet
53
Úctová osnova
.........................................................................................................................................................
- predkontace
54
Predkontace
......................................................................................................................................................... 54
Detail predkontace
......................................................................................................................................................... 56
Pocátecní.........................................................................................................................................................
stavy
56
Záverka ......................................................................................................................................................... 57
Úcetní formuláre
......................................................................................................................................................... 58
Stav úcetnictví
......................................................................................................................................................... 59
4 Agendy ................................................................................................................................... 59
Úcetní deník
......................................................................................................................................................... 59
Úcetní deník
.................................................................................................................................................. 59
Nový doklad
.................................................................................................................................................. 61
Editace rádky
.................................................................................................................................................. 62
Prirazení ..................................................................................................................................................
akce rádce
63
Pokladna......................................................................................................................................................... 63
Pokladna.................................................................................................................................................. 63
Detail pokladny
.................................................................................................................................................. 65
Banka ......................................................................................................................................................... 66
Banka .................................................................................................................................................. 66
Detail banky
.................................................................................................................................................. 67
Bankovní..................................................................................................................................................
výpisy
68
Faktury ......................................................................................................................................................... 68
Faktury .................................................................................................................................................. 68
Detail faktury
.................................................................................................................................................. 70
Úhrada .................................................................................................................................................. 72
Nová úhrada
.................................................................................................................................................. 72
Interní doklady
......................................................................................................................................................... 73
Interní doklady
.................................................................................................................................................. 73
Detail interního
..................................................................................................................................................
dokladu
74
Dotace ......................................................................................................................................................... 75
Dotace .................................................................................................................................................. 75
Detail dotace
.................................................................................................................................................. 75
Prirazení ..................................................................................................................................................
dotace k rádku deníku
77
III
77
Kapitola VII Editace tiskových sestav
1 Tisk
................................................................................................................................... 77
2 Export dat
...................................................................................................................................
do XML
79
3 Editor sestav
................................................................................................................................... 79
4 Skupiny (band)
................................................................................................................................... 83
5 Príklad vytvorení
...................................................................................................................................
sestavy
84
6 Otázky a ...................................................................................................................................
odpovedi
86
89
Kapitola VIII Základy úcetnictví
1 Právní úprava
................................................................................................................................... 89
2 Úcetní zásady
................................................................................................................................... 89
3 Základní ...................................................................................................................................
pojmy
89
4 Úctové trídy
................................................................................................................................... 93
5 Prechod ...................................................................................................................................
z JÚ na PÚ
94
Kapitola IX Požadavky na PC
96
Kapitola X Licencní podmínky
96
Kapitola XI O autorech
97
Úcel a využití
1
4
Úcel a využití
Účelem aplikace je zjednodušení evidenční a účetní práce oddílových vedoucích a hospodářů s
možností jednotné metodiky, tiskových výstupů apod.
Konkrétní využití nabízí v oblasti evidence členské základny, majetku, akcí a dalších oddílových
událostí včetně vedení účetnictví. Umožňuje propojení těchto oblastí, čímž minimalizuje nutnost
zadávání duplicitních údajů a chybovost a nabízí tak kompletní přehled o aktuálním i historickém
oddílovém životě.
Aplikace je rozdělena do několika modulů, které se zabývají danou oblastí oddílového života a jsou
vzájemně propojeny.
Modul info zobrazuje nejdůležitější a nejaktuálnější údaje zadané v ostatních modulech, jako stav
účtu a pokladny, počet členů s rozdělením do kategorií, blížící se narozeniny a svátky členů, blížící
se akce a ostatní události apod.
Modul seznam clenu umožňuje zadání kompletních údajů o jednotlivých členech a to jak
obecných-předdefinovaných, tak i vlastních-definovaných uživatelem.
Modul danová evidence je přizpůsoben k vedení specifického účetnictví nevýdělečné organizace
pracující s dětmi a mládeží. Umožňuje vlastní definici dokladového číslování, vytváření
položkových skupin (tábor, akce, materiál ...) a následné filtrování, tisk účetních dokladů apod.
Modul úcetnictví je určen k vedení oddílového účetnictví (dříve podvojné účetnictví). Tento modul
nahrazuje starší modul daňová evidence, který je určen k vedení jednoduchého účetnictví.
Modul majetek umožňuje evidenci současného i vyřazeného majetku s automatickým
přidělováním inventárních čísel vlastního formátu. Umožňuje jeho rozřazování do upravitelných
skupin podle druhu, místa uložení a způsobu získání s dělením na zápis do zelené karty či nikoli.
Samozřejmostí je opět možnost následného vyhledávání, filtrování a tisku.
Modul akce umožňuje archivaci oddílových akcí se seznamem účastníků (propojení s modulem
"seznam členů") a rozpočtem (propojení s modulem "účetnictví"). Vyhledávání a filtrování je možné
podle zvoleného období, druhu akce, nebo podle místa jejího konání. Je zde umožňeno
přiřazování a následné prohlížení fotografií i textu, ale v žádném případě si tento modul neklade za
cíl suplovat kouzlo klasické knižní kroniky.
Modul kalendár nabízí souhrný přehled událostí spojených s činností oddílu v celém roce.
Zobrazují se zde narozeniny a svátky všech členů (propojení s modulem "seznam členů"), oddílové
akce (propojení s modulem "akce") a je zde možnost zadání jakékoli vlastní události. Zobrazování
všech skupin je možno nazávisle na sobě kdykoli vypnout či zapnout. Při vybráním určitého
časového období modul vypíše všechny události ve zvláštním seznamu.
Modul formuláre umožňuje tiskový výstup předepsaných formulářů, již doplněných o údaje
zadané do jednotlivých modulů. Tyto formuláře není možné upravovat, nicméně modul umožňuje
jejich zkopírování do vlastních s následnou možností úpravy, nebo vytvoření úplně nového
formuláře.
2
Klávesové zkratky
Aplikaci je možno kompletním způsobem ovládat pomocí myši. Seznam klávesových zkratek je
spíše pro náročnější uživatele, kteří pracují hlavně s klávesnicí a nechtějí se "hledáním" myši
zdržovat.
5
Stejně jako ve většině aplikací a programů, je i zde použit systém, kdy jakékoli tlačítko je možno
stlačit klávesovou zkratkou Alt+podtržené písmeno.
Zkratky společné pro celou aplikaci (platí ve všech modulech kde se příkazy vyskytují):
Nová karta:
Ctrl+N
Detail karty:
Enter
Smazání karty:
Delete (nutno potvrdit dialog)
Přepínání mezi listy karty:
Ctrl+PageDown, Ctrl+PageUp
Tisk:
Ctrl+P
Vyhledání (přenačtení seznamu): F5
OK:
Enter
Storno:
Esc
Nápověda:
F1 (otevře se automaticky na místě, pro které byla z aplikace
vyvolána)
Zavření okna:
Alt+F4
Menu:
Moduly:
Alt+M
Nástroje:
Alt+N
Daňová evidence: Alt+D
Účetnictví:
Alt+E
Nápověda:
Alt+O
Po rozbalení příslušné nabídky je klávesovou zkratkou podtržené písmeno.
Přepínání mezi moduly:
Info:
Ctrl+Alt+F2
Seznam členů: Ctrl+Alt+F3
Daň. evidence: Ctrl+Alt+F4
Účetnictví:
Ctrl+Alt+F5
Majetek:
Ctrl+Alt+F6
Akce:
Ctrl+Alt+F7
Kalendář:
Ctrl+Alt+F8
Formuláře:
Ctrl+Alt+F9
Účetnictví:
Účetní deník:
Pokladna:
Banka:
Faktury přijaté:
Faktury vydané:
Interní doklad:
Dotace:
Účetní formuláře:
Stav PÚ:
Ctrl+Alt+D
Ctrl+Alt+P
Ctrl+Alt+B
Ctrl+Alt+F
Ctrl+Alt+V
Ctrl+Alt+I
Ctrl+Alt+T
Ctrl+U
Ctrl+T
3
Podpora aplikace
3.1
Poradenská služba
Poradenskou službu autora je možno dle licenčních podmínek využít bezplatně a dotaz zaslat:
do webové konference: (preferovaný komunikační kanál)
http://pandora.idnes.cz/conference/eso
Návod pro přihlášení do konference naleznete na stránce
http://www.skeleton.cz/eso/index.php?Page=7
Podpora aplikace
6
e-mailem na adresu:
[email protected]
Informace o aplikaci je také možno nalézt na http://skeleton.cz/eso
3.2
Otázky a odpovedi
Tato kapitola obsahuje odpovědi na nejčastější dotazy uživatelů.
Otázky týkající se editace tiskových sestav jsou v samostatné kapitole Editace tiskových sestav Otázky a odpovedi
Nejaktuálnější seznam otázek a odpovědí naleznete na internetu na adrese
http://www.skeleton.cz/eso/index.php?Page=9
1) Podporuje aplikace ESO všechny operační systémy?
Ne, podporuje pouze Windows 98, Me, NT, 2000 a XP. Operační systém Windows 95 aplikace
ESO nepodporuje.
2) Při spuštění na Windows NT se mi zobrazí chybová hláška "Vstupní bod
procedury__lc_collate_cp nebylo možné v knihovně DLL MSVCRT.dll najít.".
ESO potřebuje ke své činnosti knihovny MDAC (stejně jako většina aplikací, které pracují s
databází).
Ke stažení je naleznete na stránkách firmy Microsoft na adrese:
http://download.microsoft.com/download/c/d/f/cdfd58f1-3973-4c51-885149ae3777586f/MDAC_TYP.EXE
3) formuláře - dají se nějak editovat, nebo tvořit vlastní?
Vytvoření vlastního formuláře je možné kliknutím pravého tlačítka na některou ze sestav
(formulářů), kdy Vám aplikace umožní vytvoření kopie, kterou můžete tlačítkem "návrh" volně
upravovat a ukládat s vlastním názvem. Následně samozřejmě i tisknout. Tímto způsobem je
možno řešit vytištění jiných údajů než jsou v připravených sestavách. Editace stávajících
(autorizovaných) šablon možná není.
Detailní popis editace formulářů naleznete v nápovědě v části "Editace tiskových sestav".
4) formuláře - dají se nějak přenášet mezi jednotlivými uživateli?
Ano dají, pomocí nástrojů export/import dat.
5) sloupce v seznamu členů - lze zadávat, resp. mazat nové sloupce s údaji z karty člena?
Např. zobrazování nejen mobilních telefonů, ale i pevných linek apod.?
V současné verzi nikoli. Volitelné zobrazování sloupců s jakýmikoli údaji z karty člena (včetně
vlastních) je plánováno v některé z dalších verzí.
6) synchronizace více aplikací - pokud bude mít jednu aplikaci vedoucí oddílu a druhou
hospodář, jsme schopni je nějak synchronizovat? Šlo by o to aby hospodář mohl do
aplikace vedoucího nahrát občas účetnictví a obráceně vedoucí k hospodáři akce apod.
Synchronizace dvou (a více aplikací) je možná pouze přes zálohu. Tzn. jeden z uživatelů zálohu
vytvoří a druhý si ji nahraje. Je třeba ovšem počítat s tím, že data pořízená tím, kdo nahrává,
budou ztracena, resp. přepsána.
Vysvětlení: Navrhovanou možností jsme se zabývali, ale v okamžiku kdy bychom rozdělili databáze
7
účetnictví a ostatních modulů (pak by to šlo synchronizovat zvlášť), tak by se ztratila možnost
provázanosti modulů (např. filtrování účetních řádků ke konkrétní akci, vazba na majetek apod.),
což by byla myslím větší škoda.
Efektivní řešení je mít PC v síti (což ale většinou není reálné), nebo se prostě domluvit a pořizovat
data vždy jen jeden. Tzn. jeden uživatel pořídí data, předá druhému zálohu, ten si ji nahraje, pořídí
data, předá zálohu ... prostě vědět kdo je zrovna na řadě s možností pořizování dat.
7) Jak evidovat 2 oddíly na jednom počítači ?
Pro evidenci dvou oddílů je třeba nainstalovat ESO následujícím postupem:
1. oddíl:
Na 3. obrazovce instalačního průvodce (IP), změnit cestu a název složky z "C:\Program Files\ESO"
na např. "C:\Program Files\ESO_oddilX".
Na 4. obrazovce IP, změnit název zástupce aplikace ve startu z "ESO" na např. "ESO-oddíl X".
Na 5. obrazovce IP zvolit umístění dat do "Program files" a nechat si vytvořit zástupce na plochu,
který je pak třeba ručně (menu pravé myši) přejmenovat na např. "ESO X".
2. oddíl:
Postup je naprosto stejný, jen místo "X" doplňte "Y", resp. přímo názvy oddílů, nebo cokoli jiného.
Tím je zajištěno vytvoření 2 nezávislých adresářů s nezávislými daty ze 2 ES.
8) Jak převést sestavy z 2.0.1.76 do 2.5.x?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ve verzi 2.0.1.76 v návrháři sestav uložíme jako Fast Report3 formulář (*.fr3) do adresáře s
novou verzí data/report.
Ve verzi 2.5.0 přidáme novou sestavu pomocí tlačítka Nová sestava.
Otevřeme návrhář sestav s převedenou sestavou.
V menu Report/Data vybereme použité datasety (měly by to být všechny dostupné).
Na modrém pruhu MasterData (pokud existuje) vybereme správný dataset (2x klik nebo ve
Vlastnostech prvku).
U střídajícího se pruhu v části MasterData opravíme zvýraznění (v nástrojové liště žlutá tužka
uprostřed). Nastavíme <LINE#> MOD 2.
Patičku posuneme do pruhu PageFooter.
Přerovnáme prvky podle potřeby.
9) Ja exportovat data z ESA?
Data z aplikace ESO je možné exportovat pomocí formuláře tiskových sestav. V náhledu tisku v
nabídce exportu (ikona diskety) vybereme jeden z požadovaných formátů
· PDF soubor - univerzální formát určený pro prohlížení a tisk sestavy v nezměněné poloze.
Sestavu je možné otevřít na všech platformách v dobré kvalitě.
· HTML soubor - export sestavy do HTML určeného k publikování na webových stránkách
· RTF soubor - sestava se uloží jako formátovaný text. Je možné ji otevřít pro následné úpravy ve
všech rozšířených textových editorech.
· BMP soubor - sestava se uloží jako bitmapový obrázek
· CSV soubor - vhodný pro tabulky. Sestava se uloží jako textový soubor po řádcích s jednotlivými
sloupci oddělenými středníky.
· Tabulka v Excelu (OLE a XML) - export sestavy do Excelu
10) Jak přenést data (seznam členů, akcí atd.) z ESA do Excelu?
Data převedeme do Excelu pomocí exportu dat na formuláři tisku sestavy.
1. Při náhledu tiskové sestavy vybereme z nabídky exportu (ikona diskety) položku XML soubor ...
Podpora aplikace
8
2. Objeví se okno pro výběr dat. Vybereme požadovaná data pro export a pomocí tlačítka Export
uložíme data do souboru s příponou XML.
3. Spustíme Excel a postupným voláním položek hlavní nabídky Data - XML vybereme položku
Import ...
4. Vybereme soubor s exportovanými daty a upravíme přiřazení datových zdrojů (podrobněji
Export dat do XML)
3.3
Hlášení o chybe
Menu: Nápoveda -> Hlášení o chybe
Tato funkce Vám umožnuje nahlásit autorum aplikace chybu. Po stisku tlacítka Odeslat pripraví
aplikace ESO e-mail, který bude jako zprávu obsahovat základní informaci o instalaci ESA na
Vašem pocítaci a popis chyby, který napíšete. K informaci o chybe mužete priložit nekolik príloh:
· Otisk obrazovky - Aplikace automaticky vygeneruje obrázek s otiskem obrazovky ve chvíli
vyvolání okna hlášení o chybe. Tento obrázek je možné prložit k odesílanému e-mailu
· Protokol o chybách - Aplikace zapisuje do textového souboru informace o chybách. Tento
soubor je možné priložit k e-mailu.
· Záloha databáze - Záloha databáze ve chvíli vyvolání okna hlášení o chybe.
Tlacítko Soubory zobrazí složku s pripravenými prílohami.
9
3.4
Chyba
Pokud v aplikaci nastane chyba, kterou autori neošetrili, tak se zobrazí toto okno:
Obsahuje popis chyby, která nastala a pomocí tlacítka Nahlásit chybu mužete informaci o chybe
odeslat autorum aplikace.
4
Nástroje aplikace
4.1
Nastavení
Menu: Nástroje -> Nastavení
Obecné nastavení aplikace, které umožňuje určit, jakým způsobem se bude aplikace a její moduly
uživatelsky chovat, jaké informace budou zobrazovány apod.
Nástroje aplikace
10
záložka Obecné:
Rozsah zobrazování událostí:
- zapsané číslo udává počet budoucích dnů ze kterých modul info vypisuje akce, oslavence a
ostatní události.
Automatická záloha každých:
- pokud je zašktnutá volba automaticky zálohovat, tak aplikace po uplynutí zadaného počtu dnů při
vypínání aplikace automaticky vyzve k záloze dat.
Moduly:
- Daňová evidence: zaškrtnutím zapnete modul danová evidence
- Účetnictví: zaškrtnutím zapnete modul úcetnictví
záložka Seznam členů:
Vlastnosti:
- seznam 5 polí s volitelným názvem, jejichž přejmenování se projeví v modulu seznam členů, na
kartě člena v listu vlastní. Vlastnosti umožňují evidovat u členů 5 dalších položek podle Vašich
požadavků.
Zobrazit fotografii na detailu člena:
- zaškrtnutím dojde k zobrazování fotografie na kartě člena
záložka Majetek:
Číselná řada:
Formátování inventárního čísla pomocí symbolů čísla dokladu, měsíce a roku pořízení.
Generovaná inventární čísla v modulu majetek mají formát podle zadané šablony.
V šabloně lze použít následující symboly:
11
{C}
pořadové číslo majetku na 1 číslici
{CC} pořadové číslo majetku na 2 číslice
{CCC} pořadové číslo majetku na 3 číslice
{CCCC}pořadové číslo majetku na 4 číslice
{MM} měsíc data pořízení na 2 číslice
{YY}
rok data pořízení na 2 číslice
{YYYY} rok data pořízení
Příklad šablony:
{CCCC}/{YY} generuje inv. čísla ve tvaru 0010/04
{YYYY}/{CCC} generuje inv. čísla ve tvaru 2004/010
záložka Číselníky:
Umožňuje ve zvolených číselnících editaci položek, které se následně projeví v daném modulu.
Členové - Rodič
- částečné editovatelný číselník, který slouží k rozlišení typu kontaktu u člena (např. strýc, teta
apod.)
- pevně nastavené položky jsou: otec, matka a zákonný zástupce
Daňová evidence - typ řádku dokladu.
- částečně editovatelný číselník sloužící k možnost filtrování účetních položek jednoduchého
účetnictví podle přiřazenéhp typu. Položka majetek-evidenční je zde pevně nastavena, ostatní
položky je možno libovolně editovat (např. letní tábor, bankovní poplatky, elektrika, dotace,
desátek, apod.)
Kalendář - události
- plně editovatelný číselník pro podrobnější rozlišení typu události v modulu kalendář (např.
prázdniny, státní svátek apod.)
Majetek - třída
- plně editovatelný číselník sloužící k možnosti filtrace majetku podle jeho typu (např. knihy, hry,
nářadí apod.)
Majetek - umístění
- plně editovatelný číselník sloužící k možnosti filtrace majetku podle jeho umístění (např.
klubovna, u vedoucího, v táb. základně apod.)
Majetek - způsob získání:
- částečně editovatelný číselník sloužící k možnosti filtrace majetku podle jeho způsobu získání
(např. zda byl pořízen z oddílových prostředků, darem, z dotací a následně jakých apod.)
- pevně nastavené položky jsou "dotace", "KČT" a "ústředí", které majetek automaticky zapisují do
zelené karty (část seznamu majetku, který je nutno evidovat pro účely ústředí)
- ostatní položky je možno libovolně eitovat (např. oddíl, družina X, od sponzora apod.)
Účetnictví - Středisko
- plně editovatelný číselník středisek
Účetnictví - Typ kontaktu
- plně editovatelný číselník typu kontaktů v adresáři účetnictví. Slouží k orientaci ve větším
množství kontaktů (např. Člen oddílu, Dopravce, Rodič)
Účetnictví - Vydání
- Číselník druhu vydání (doprava, materiál atd.). Po přidání položky musíte v úctové osnove
nastavit účty, které se počítají do přidaného druhu vydání.
Účetnictví - Způsob úhrady
- částečné editovatelný číselník, který se používá pro specifikaci způsobu platby faktury
Nástroje aplikace
12
- pevně nastavené položky: dobírka, hotově, inkaso, příkaz, složenka
záložka Vzhled:
Levé menu - Animace:
- při zaškrtnutí se levé menu se seznamem modulů animuje při sbalení/rozbalení seznamu modulů
Levé menu - Zobrazovat popisky:
- zda se v levém menu zobrazují názvy modulů nebo jenom ikony
Levé menu - Vzhled:
- nastavené vzhledu (barev) levého menu
Spustit aplikaci maximalizovanou:
- zda se hlavní okno aplikace zobrazí po spuštění v maximalizovaném tvaru (přes celou
obrazovku)
4.2
Oficiality
Menu: Nástroje -> Oficiality
Oficiality umožňují zadání obecných informací o oddílu, které jsou pak v rámci aplikace
zobrazovány na určených místech a využívány při tiskových výstupech jednotlivých dokumentů.
13
list Informace o oddíle:
Název:
- Název oddílu je dotahován do veškerých sestav a formulářů ve zde zadaném tvaru.
Číslo oddílu:
- dotahuje se automaticky ze zadáné licence a není editovatelné
DIČ:
- vyplňte samozřejmě pouze v případě, že jste na příslušném FÚ k některé dani zaregistrováni a
máte tudíž DIČ přiděleno.
- dle současně platného zákona mají všechny právnické osoby (tedy i oddíly) podobu DIČ ve tvaru
CZ12345678, přičemž 12345678 je IČ oddílu.
list Oddílové kontakty:
Sídlo:
- oficiální adresa sídla oddílu, která byla uvedena na statistický úřad při žádosti o IČ. Může být jiná
Nástroje aplikace
14
od kontaktní adresy, viz níže.
Vedoucí:
- pole pro identifikaci hlavního vedoucího oddílu, kterého je možno pouze vybrat z databáze
seznamu členů, nikoli vypsat. Nejdříve je tedy nutné založit danou osobu de seznamu členů a
přiřadit jí kategorii vedoucího. Tím se dostane do daného výběrového pole a je možno jí přiřadit.
Zástupce vedoucího:
- postup nastavení shodný s uvedeným postupem pro vedoucího.
Hospodář:
- postup nastavení shodný s uvedeným postupem pro vedoucího.
Kontaktní adresa:
- slouží hlavně pro informaci o poštovním styku. Je možno ji vybrat z adresy vedoucího, která je u
něj uvedena v seznamu členů, ze sídla vypsaného v tomto listě nebo můžete zadat úplně jinou
adresu
Logo oddílu:
- logo Vašeho oddílu. Zadané logo je možné automaticky tisknout na tiskové sestavy (např. na
fakturu apod.)
4.3
Prepocítat kategorie clenu
Menu: Nástroje -> Prepocítat kategorie clenu
Zadané kategorie clenu (žactvo, dorost, vedoucí atd.) se casem mení jak se zvyšuje vek clenu a
jejich úloha v oddíle. Tento nástroj zjednodušuje udržování aktuálního stavu zarazení clenu do
kategorií.
Zobrazené okno obsahuje všechny cleny u kterých by se mela zmenit kategorie.
Zobrazené sloupce:
Člen
Jméno člena
Datum narození
Datum narození člena
Současná kategorie
Aktuální kategorie člena
Nová kategorie
Navržená kategorie, která členovi správně odpovídá podle jeho současného věku.
15
Rozkliknutím clena nebo stiskem tlacítka Detail si mužete zobrazit podrobné informace o
vybraném clenovi.
Tlacítkem Zmenit potvrdíte navrženou zmenu kategorie u všech zašktnutých clenu.
4.4
Hromadný e-mail
Menu: Nástroje -> Hromadný e-mail
Nástroj umožnuje predvygenerování hromadného e-mailu pro více clenu najednou.
V Zobrazeném okne zaškrtejte cleny, kterým chcete email zaslat.
Hledat - Hledání clenu podle jejich jména (stací zadat libovolnou cást jména nebo príjmení).
Vybrat vše - Vybere všechny zobrazené cleny
OK - Pripraví prázdný e-mail, který bude adresovaný všem vybraným clenum
Nástroje aplikace
4.5
16
Záloha a obnova dat
Menu: Nástroje -> Záloha a obnova dat
Upozornění: Doporučujeme pravidelně zálohovat data a vytvořené zálohy skladovat mimo
Váš počítač (např. na CD apod.).
Nástroj umožňuje zazálohování veškerých dat pořízených do aplikace za účelem jejich zachování v
případě havárie počítače.
Zálohu je možno využít i pro přenos dat mezi jednotlivými kopiemi aplikace. Je ale nutno počítat se
ztrátou, resp. přepsáním veškerých dat, které byly pořízeny do aplikace přijímající data.
V nastavení aplikace je možné zapnout pravidelné automatické zálohování.
Vytvořit složku - Založí novou složku ve vybrané pracovní složce.
Výchozí složka - Nastavuje výchozí umístění zálohovacích souborů - v horní části okna je tato
cesta vypsána. Vybráním jiné pracovní složky lze zálohovat i jinam (např. na disketu, flashdisk
atd.) při zachování výchozího umístění pro příští zálohu.
Smazat zálohu - Smaže zálohu vybranou zálohu.
Zálohovat data - Vytvoří zálohu ve složce, kterou máte vybranou v okně pracovní složka.
Vytvořený soubor má příponu SBK.
Obnovit data - Načte vybranou zálohu. Obnovu lze vyvolat i dvojitým kliknutím na jméno zálohy.
17
4.6
Smazání všech dat
Menu: Nástroje -> Smazání všech dat
Upozornění: Tato operace nevratně smaže veškerá data zadaná do aplikace!
Volba umožňuje smazání všech dat zadaných do aplikace včetně všech nastavení (číselníky,
účtová osnova atd.).
Pomocí smazání všech dat je možné vymazat příkladová data v demoverzi pokud se rozhodnete,
že chcete do demoverze začít vkládat Vaše skutečná data.
4.7
Export dat
Menu: Nástroje -> Export dat
Export dat slouží k přenosu vybraných dat mezi různými instalacemi ESA nebo mezi uživateli. Pro
výměnu dat mezi uživateli slouží portál http://skeleton.cz/exchange.
Nástroj umožňuje exportovat následující typy dat:
· Kontakty - Položky z adresáre v modulu účetnictví.
Nástroje aplikace
18
· Předkontace - Jednotlivé predkontace z modulu účetnictví
· Sestava - Uživatelské tiskové sestavy
Přidat - Vybrání položek, které chcete exportovat.
Smazat - Odstranění vybrané položky ze seznamu k exportování.
Export - Uložení vybraných položek do jednoho exportního souboru na disk.
Vyexportovaná data je možné do aplikace načíst pomocí nástroje import dat.
4.8
Import dat
Menu: Nástroje -> Import dat
Načtení dat vyexportovaných z aplikace pomocí nástroje Export dat nebo stáhnutých z portálu pro
výměnu dat, který se nachází na adrese http://skeleton.cz/exchange.
Otevřít - Načtení exportního souboru. Po otevření se zobrazí strom, který obsahuje položky v
exportním souboru. Pomocí zaškrtávacích políček můžete vybrat, které položky chce načíst.
Import - Načtení zaškrtnuých položek do aplikace. Pokud se v aplikaci již nachází stejná položka
jakou načítáte, tak se aplikac epři importu zeptá zda jí chcete přepsat.
19
4.9
Import z Excelu
Menu: Nástroje -> Import z Excelu
Umožňuje nakopírování seznamu členů pořízených v tabulce programu Microsoft Excel do
aplikace ESO.
- Před importem seznamu členů je nutné naplnit soubor XLS (Microsoft Excel) Vzorový soubor
najdete ve Start menu / Programy / Eso / Šablona pro import z Excelu.
- Doporučujeme list se jménem "Import" zkopírovat do souboru Vašeho seznamu členů a pomocí
funkcí Excelu jej automaticky naplnit Aplikace ESO vždy načítá data z listu se jménem "Import".
Importovaný soubor může obsahovat jakékoliv další listy, aplikace si jich nebude všímat.
- Každému členovi odpovídá jeden řádek, každému sloupci určitý druh dat, přičemž řazení sloupců
musí zůstat v přednastaveném pořadí.
Povinná pole pro vyplnění a jejich formát:
příjmení - jakýkoliv řeťězec znaků
rč - kontrola datumové části na reálnou možnost její existence. Část za lomítkem se nekontroluje,
pouze při počtu číslic větším než 4 jsou nadbytečné číslice ignorovány.
kategorie: Kategorie člena. Sloupec musí obsahovat jednu z těchto hodnot: zactvo, dorost, juniori,
vedouci, ostatni
Formát ostatních nepovinných polí:
členství - Rok kdy vstoupil člen do oddílu. Pokud není pole vyplněné, tak aplikace doplní aktuální
rok.
člen, plavec, eurobeds - Možné hodnoty: ano, ne. Aplikace dále akceptuje hodnoty 1 (znamená
Nástroje aplikace
20
ano) a 0 (znamená ne).
Rodič typ - Typ kontaktu na rodiče. Možné hodnoty: otec, matka, zastupce. Pokud není sloupec
vyplněn, tak se k načítanému členovi neuloží kontakt na rodiče.
Ostatní pole mohou obsahovat libovolný text.
Příklad přetažení dat z listu Seznam členů do listu Import:
4.10
Spuštení SQL skriptu
Menu: Nástroje -> Spuštení SQL skriptu
Volba spuštení SQL skriptu není urcena pro bežnou práci s aplikací.
5
Moduly aplikace
5.1
Info
Menu: Moduly -> Info
Modul zobrazuje nejzákladnější a nejaktuálnější údaje z ostatních modulů.
21
Oficiality:
Část informací, dotahovaných ze zadání v menu Nástroje / Oficiality.
Členská základna:
Aktuální početní stav členké základny s rozdělením dle kategorií, dotahovaný z modulu Seznam
členů.
Účetnictví:
Aktuální stav pokladny a bankovních účtů z modulu Účetnictví případně Daňová evidence.
Akce do:
Zobrazení připravovaných akcí zadaných v modulu Akce.
Oslavenci do:
Zobrazování všech budoucích narozenin a svátků dotahovaných z modulu Seznam členů a vnitřní
databáze.
Ostatní události do:
Zobrazování všech budoucích událostí zadaných uživatelem do modulu Kalendář.
Datum do:
Datum nejzazšího zobrazování akcí, oslavenců a údálostí je závislý na konkrétním nastavení v
nastavení aplikace na záložce Obecné položka Rozsah zobrazování událostí.
Moduly aplikace
5.2
Seznam clenu
5.2.1
Seznam clenu
22
Menu: Moduly -> Seznam clenu
Modul umožňuje zadání kompletních údajů o jednotlivých členech a to jak obecnýchpředdefinovaných, tak i vlastních-definovaných uživatelem.
Zobrazené sloupce:
Věk
Dvojčíslí, jehož první část před lomítkem zobrazuje aktuální věk a druhá část za lomítkem věk,
který osoba dosáhne v současném kalendářním roce.
Číslo člena
Přednastavené pojmenování sloupce, podle něhož je možno řadit a které je možno uživatelsky
měnit v menu Nástroje / Nastavení / Seznam clenu. Jedná se o první z volitelných vlastností
zobrazovaných v detailu člena v listě Vlastní a pokud není důvod pro její využití ve smyslu čísla
člena, má uživatel možnost evidovat zde libovolný údaj.
Význam ostatních sloupců je zřejmý.
Vyhledávání:
Text
Umožňuje vyhledání zadaného textu ve sloupcích: příjmení, jméno, přezdívka, rodné číslo,
poznámka, průkaz KČT, ulice, město, mail.
Pro vyhledání je třeba použít tlačítko Vyhledat nebo stisknout klávesu ENTER.
23
Kategorie
Zobrazení členů podle příslušné kategorie (žactvo, dorost apod.)
Akce
Po vybrání konktrétní akce se vyhledají členové byli na zvolené akci přítomni (dle zadání v modulu
Akce).
Věk
Filtrování členů podle zadaného rozmezí věku
Stav
vše - zobrazení členů i nečlenů
člen - zobrazení pouze členů
nečlen - zobrazení nečlenů
Výchozí filtr
Součástí tlačítka vyhledat je volba Výchozí filtr, která vrátí všechna vyhledávací kritéria do podoby
při spuštění aplikace.
5.2.2
Detail clena
Detailní informace o členovi ze seznamu clenu.
RČ (záložka Obecné)
Datumová část je automaticky kontrolována na reálnou možnost její existence, část za lomítkem
se nekontroluje. Ze zadaného RČ aplikace určí pohlaví, datum narození, věk a věk v současném
roce. Dále aplikace přednastaví kategorii člena.
Adresa trvalého pobytu (záložka Kontakty)
V případě zaškrtnutí je umožněno zadání rozdílné adresy od adresy bydliště, v případě odškrtnutí
se doplní adresa shodná s adresou bydliště.
Moduly aplikace
24
Záložka Vlastní
Položky evidované na tomto listě si můžete přenastavit v nastavení aplikace.
List Akce
Seznam akcí, kterých se daný člen účastnil. Akci můžete rozkliknout a zaobrazit si podrobné údaje
o vybrané akci.
Fotografie (tlačítko)
Výběr fotografie člena. Zobrazení fotografií členů lze vypnout/zapnout v nastavení aplikace.
5.3
Danová evidence
5.3.1
Danová evidence
Menu: Moduly -> Danová evidence (volba je dostupná pouze pokud je v nastavení aplikace
zapnutá volba danová evidence)
Modul daňová evidence je přispůsoben k vedení specifického účetnictví nevýdělečné organizace
pracující s dětmi a mládeží. Umožňuje vlastní definici dokladového číslování, vytváření položkových skupin
(tábor, akce, materiál ...) a následné filtrování, tisk účetních dokladů apod.
Souhrnné zobrazení vypisuje peněžní deník se všemi dokladovýmí řádky daného účetního roku.
Vyhledávání:
Rok
Zobrazení dokladů patřících do zvolené účetního roku
25
Typ
Filtrování dokladů zadaného typu.Typy dokladu jsou nastavitelné v nastavení aplikace.
Akce
Filtrování dokladů podle akce, ke které se vztahují. Seznam akcí se automaticky plní z modulu
Akce.
Popis
Hledání dokladů podle popisu. Stačí zadat libovolnou část popisu.
č.d.
Hledání dokladů podle čísla dokladu. Aplikace vyhledá doklady jejichž číslo dokladu začíná
zadanou hodnotou.
5.3.2
Nastavení
Menu: Danová evidence -> Nastavení
Nastavení, které umožňuje přenastavit modul daňové evidence podle Vašich potřeb.
Seznam roků
Seznam založených účetních roků v daňové evidenci s popisem zvoleného účtování, tedy číselné
nebo alfanumerické řady.
Pomocí tlačítka Nový rok můžete v založit v daňové evidenci nový účetní rok. Po stisknutí se
zobrazí okno Nový rok.
Číselné řady
Moduly aplikace
26
Formátování účtování pomocí symbolů dokladu, řádky a roku. Změnu je třeba nejdříve uložit pro
číselné řady, než dojde k uložení a uzavření okna nastavení. Smazané řady lze obnovit pomocí
tlačítka Obnovit.
5.3.3
Detail dokladu
Karta dokladu se dělí na řádky dokladu a informace o řádce.
Informace o řádce
Číslo - automaticky generované číslo dokladu
Operace - zda se jedná o výdaj, příjem nebo převod peněz mezi pokladnou a bankovoním účtem
Typ - typ dokladu
Akce - přiřazení dokladu akci z modulu Akce
Tlačítka
Uložit řádku - uloží editovanou řádku
27
Nová řádka - přidá do editovaného dokladu novou řádku
Smazat řádku - smaže editovanou řádku
5.3.4
Nový rok
Po zapnutí modulu Danová evidence Vás aplikace automaticky vyzve k založení prvního roku v
danové evidenci. Stejné okno se zobrazí pri zakládání dalších roku v nastavení danové evidence.
Zadejte jaký rok chcete založit. Standardne aplikace nabídne pro první rok aktuální kalendární rok.
Pro další roky nebídne následující rok po posledním roku, který byl v modulu založen.
Dále máte na výber 2 volby zpusobu úctování:
· Alfanumerikcá rada - V založeném roce se vytvorí 3 císelné rady B, P a V, které budou
pridelovat císla dokladu ve tvarech: B 001, P 001 a V 001
· Císelná rada - V založeném roce se vytvorí 1 císelná rada, která bude pridelovat císla dokladu v
tvaru: 06/0001 (06 .. rok, 0001 .. poradové císlo dokladu).
Poznámka: Prednastavené rady pro oba zpusoby úctování lze zmenit v
nastavení danové evidence.
5.4
Majetek
5.4.1
Seznam majetku
Menu: Moduly -> Majetek
Modul umožňuje evidenci současného i vyřazeného majetku s automatickým přidělováním
inventárních čísel vlastního formátu.
Moduly aplikace
28
Vyhledávání
Název
Hledání dle zadaného znakového řetězce názvu majetku.
Třída, Umístění, Způsob získání
Po vybrání konktrétního kritéria aplikace vyhledá majetek, který je v dané kategorii obsažen.
Datum od
Vyhledání položek, které byly pořízeny od zadaného datumu (datum pořízení).
Stav
vše - zobrazení aktivního i vyřazeného majetku
aktivní - zobrazí pouze aktivní (nevyřazený) majetek
vyřazený - zobrazí pouze vyřazený majetek
Zelená karta
vše - zobrazení všeho majetku nezávisle na zařazení na zelenou kartu
ano - zobrazí pouze majetek, který patří na zelenou kartu
ne - zobrazí pouze majetek, který nepatří na zelenou kartu
V kombinaci
Vyhledávání dle veškerých kritérií je samozřejmě funkční i v libovolné kombinaci. Všechna zadaná
kritéria platí současně.
Výchozí filtr
29
5.4.2
Detail majetku
Karta majetku obsahuje 2 záložky:
Majetek - základní údaje o majetku
Poznámka - místo pro Vaše poznámky k zobrazenému majetku
Záložka Majetek
Umístění, Způsob získání, třída
Uživatelsky definované pole v menu Nástroje / Nastavení / Číselníky
Kusů, Cena za kus, Celková cena
Po zadání ceny za kus se automaticky podle počtu kusů spočítá celková cena a naopak.
Zelená karta
Zda patří zobrazený majetek na zelenou kartu.
Inventární číslo
Zda majetek dostane inventární číslo. Formát inventárních čísel lze změnit v nastavení aplikace.
Vyřadit
Vyřazení zobrazeného majetku z evidence.
Rozdělit
Rozdělí majetek na dva majetky. Tlačítko není aktivní dokud nevyberete inventární čísla majetku,
který chcete oddělit.
Moduly aplikace
5.4.3
30
Vyrazení majetku
Vyrazení vybraného majetku.
5.5
Akce
5.5.1
Seznam akcí
Menu: Moduly -> Akce
Modul akce umožňuje archivaci oddílových akcí se seznamem účastníků (propojení s modulem seznam
členů) a rozpočtem (propojení s modulem daňová evidence případně modulem účetnictví). Dále modul
umožňuje přiřazení fotografií k akci.
31
Vyhledávání
Rok
Po spuštění aplikace zobrazuje aplikace chystané akce v aktuálním roce. Přenastavením filtru rok
lze zobrazit akce z ostatních let.
Místo
Filtrování akcí podle místa konání. Seznam míst se automaticky plní z míst konání, které jsou
zadány u akcí. Při hledání stačí zadat libovolnou část místa konání.
Výchozí filtr
Moduly aplikace
5.5.2
32
Detail akce
Detailní informace o akci ze seznamu akcí.
Fotografie (tlačítko)
Tlačítko zobrazí okno fotografie akce, kde lze k akci přiřadit fotografie. Před přiřazením fotografií k
akci musíte zadat adresář, kde se fotografie nachází.
Záložka Účastníci
Evidence účastníků akce. Pomocí tlačítko Přidat vyberete členy ze seznamu členů, kteří se akce
zúčastnili. Tlačítko Nový umžňuje zadat účastníky, kteří nejsou zavedeni v modulu seznam členů.
Počet účastníků dle jednotlivých kategorií se automaticky vypočítává ze zadaných účastníků. Při
volbě zadat ručně lze počty účastníku v každé kategorii zadat ručně.
Záložka Poznámka
Volné pole pro jakýkoliv text.
Záložka Rozpočet
Rozpočet akce dotahovaný z modulu daňová evidence. Zobrazují se zde doklady, které mají
nastaveno, že patří k zobrazené akci. Nejdůležitější údaje rozpočtu jsou:
Příjmy - součet celkových přjmů akce (účastnické poplatky, čerpání dotace atd.)
Výdaje - součet celkových výdajů akce
Rozdíl - rozdíl příjmů a výdajů
33
5.5.3
Rozpocet akce
Rozpočet akce si zobrazíte z detailu akce tlačítkem Rozpočet akce nebo v seznamu akcí pomocí
kontextového menu. Další způsob zobrazení rozpočtu pomocií kontextového menu v deníku.
Rozpocet akce ukazuje celkové príjmy, výdaje a jejich rozdíl. Dále cerpání z dotací a výdaje podle
jednotlivých druhu vydání (doprava, potraviny atd.). Detailní zobrazení dokladu a dotací lze zobrazit
jejich rozkliknutím.
Moduly aplikace
5.5.4
34
Fotografie akce
Ke každé akci si můžete zařadit libovolné množství fotografií včetně jejich popisu.
Celá obrazovka (tlačítko)
Spustí prohlížení fotografií přes celou obrazovku. Mezi fotografiemi se můžete přepínat tlačítkem
myši, kolečkem myši nebo klávesami Page Up a Page Down. Do aplikace se vrátíte stiskem
klávesy ESC nebo stisknuím tlačítka s křížkem v pravém horním rohu.
Přiřazený program
Po kliknutí pravým tlačítkem na náhled fotografie se zobrazí kontextové menu. Volba Přiřazený
program zobrazí fotografii v aplikaci, kterou máte asociovanou s obrázky typu JPEG.
Změna pořadí fotografií
Na záložce seznam lze fotografie jednoduše přeuspořádat pomocí myši. Stiskněte levé tlačítko
myši nad fotografií, kterou chcete přesunout. Držte stále tlačítko a táhněte myší na požadované
místo. Pusťte tlačítko. Fotografie se automaticky zařadí na zvolené místo.
5.6
Kalendár
5.6.1
Kalendár
Menu: Moduly -> Kalendár
Modul kalendář nabízí souhrný přehled událostí spojených s činností oddílu v celém roce. Zobrazují se zde
narozeniny a svátky všech členů (propojení s modulem "seznam členů"), oddílové akce (propojení s
modulem "akce") a je zde možnost zadání jakékoliv další události. Zobrazování všech skupin je možno
35
nazávisle na sobě vypnout či zapnout.
Nová událost (tlačítko)
Zadání nové události do kalendáře. Po stisku tlačítka se zobrazí okno Událost.
Zobrazení událostí ve zvoleném časovém období
Myší lze v kalendáři vybrat požadovaný časový interval. V tabulce pod kalendářem se Vám zobrazí
seznam všech událostí v tomto období. Jednotlivé řádky seznamu lze rozkliknout a dostat se tak
na detailní informace zvolené položky.
5.6.2
Detail události
Do kalendáře lze přidat jakékoliv další události. U každé události aplikace eviduje její název, datum
od, nepovinně datum do, typ události a dále je zde k dispozici pole poznámka, kam lze zapsat
podrobný popis události. Typ události nabízí možnosti zadané v číselníku Kalendář - události.
Tento číselník lze upravit v nastavení aplikace.
Moduly aplikace
5.7
36
Formuláre
Menu: Moduly -> Formuláre
Modul "formuláře" umožňuje tiskový výstup předepsaných formulářů, již doplněných o údaje
zadané do jednotlivých modulů. Tyto není možné editovat, nicméně modul umožňuje jejich
zkopírování do vlastních formulářů s následnou možností editace, nebo vytvoření úplně nového
formuláře.
37
Editace přednastavený formulářů
1) Klikněte pravým tlačítkem na formulář, který chcete upravit
2) Vyberte Vytvořit kopii
3) Aplikace automaticky vytvoří kopii zvoleného formuláře, kterou lze editovat (viz kapitola
Editace tiskových sestav).
6
Úcetnictví
6.1
Obecný popis
Modul účetnictví je určen k vedení oddílového účetnictví (dříve podvojné účetnictví). K vedení
daňové evidenceje určen modul danová evidence.
Obecné chování modulu Účetnictví:
· Všechny položky nastavení (účty, roky atd.) lze smazat dokud nejsou použité v žádném dokladu.
Úcetnictví
38
· Doklady je možné smazat pouze se jedná o poslední doklad v příslušné agendě. Uprostřed
agendy není možné mazat z důvodu nutnosti nepřerušené číselné řady dokladů.
· Celé účetnictví se vždy zobrazuje vzhledem k aktuálnímu nastavenému roku (osnova, stavy
banky a pokladny atd.)
Modul Účetnictví obsahuje tyto agendy:
· Úcetní deník - souhrné zobrazení řádků dokladů ze všech agend
· Pokladna - Příjmy a výdaje z pokladny
· Banka - Pohyby na bankovních účtech
· Faktury - Vydané a přijaté faktury
· Interní doklady - Ostatní doklady, které nespadají do žádné z předchozích agend
· Dotace - Evidence dotací (včetně jejich výnosů a nákladů)
Účetnictví dále nabízí několik tiskových sestav, které umožňují sledování a kontrolu stavu
účetnictví.
6.1.1
Základní zaúctování
Následuje popis několika typických zaúčtování, se kterými se můžete setkat při zaúčtování
prostředků na akce oddílu.
Nákup za hotové - 5xx || 211 (papír, cestovné, nájem, ...)
Nákup na fakturu - 5xx || 321 (přijatá faktura) a 321 || 221 (úhrada z bankovního účtu)
u těchto nákupů uvádějte akci
501 - materiál
518 - nájem
502 - energie
512 - cestovné
546 - dar
513 - občerstvení – reprezentace
501 - potraviny na akcích
518 - doprava na tábor
518 - ubytování na akci
Výběr hotovosti z účtu - 211 || 261 (příjem na pokladnu - peníze na cestě) a 261 || 221 (výdaj z
účtu - peníze na cestě)
Vložení hotovosti na účet - 221 || 261 (příjem na účet - peníze na cestě) a 261 || 211 (výdaj z
pokladny - peníze na cestě)
Příjmy
členské příspěvky - 211 || 684 (od členů oddílu do pokladny)
příspěvky na akce - 211/221 || 649
dotace na účet - 211/221 || 681
úroky na běžném účtu - 211/221 || 644
pronájem vlastní louky / klubovny - 211/221|| 602
přijatý dar - 211/221 || 682 (pokud dlouhodobý majetek ještě 02x || 901)
přijatá dotace 211/221 || 348 (jen pokud je vztah oddíl – kraj, město)
Výdaje
odeslané členské příspěvky na ústředí - 684 || 221
odeslaný „desátek" složenkou - 581 || 211
odeslaný „desátek" bankovním převodem - 581 || 221
39
Nárok na dotaci od kraje - 348 || 691 (uvádějte dotaci)
Zálohy - 314 || 211/221 (vyplacení zálohy) a 5xx || 314 (proúčtování zálohy)
Dobropis faktury – 5xx || 321 (s mínusem) a 221 || 321 (přijaté peníze)
6.2
Postupy
Príklady úctování v modulu úcetnictví:
· Víkendovka - vyúctování víkendové akce
· Dotace - základní principy úctování dotací
6.2.1
Víkendovka
V následující kapitole si ukážeme příklad vyúčtování akce na víkend, na kterou čerpáme peníze z
dotace.
· Nejdříve zadáme akci do modulu Akce, vyplníme její název, účastníky, datum konání atd. Na
ukázkových obrázkách v tomto postupu se založená akce jmenuje Víkendovka.
· Založíme dotaci modulu Dotace. Na ukázkových obrázkách v tomto postupu se založená dotace
jmenuje ŠD.
· Pomocí interního dokladu zadáme rozhodnutí o přidělení dotace a vybereme příslušnou dotaci v
zaúčtování.
Účet D je 691 - Provozní dotace - výnosy, tedy částka přidělené dotace.
Vybere založenou akci Víkendovka.
Pomocí tlačítka "Dotace ..." propojíme doklad se založenou dotací ŠD. Zadáme celou částku jako
příjem dotace.
Úcetnictví
· Zaúčtujeme příjem peněz dotace do banky.
40
41
Tyto dvě operace jsou společné pro všechny čerpání prostředků z dotací, interním dokladem
určíme výši dotace.
· Zaúčtujeme položky týkající se Víkendovky. Na následujícím obrázku je vidět příklad výdaje z
banky ze dvou dotací a vlastního zdroje.
Úcetnictví
Výsledný pohled na deník:
42
43
Vyúčtování akce:
Úcetnictví
6.2.2
44
Dotace
Tento postup ukazuje založení dotace a její správné nastavení.
· Otevřete si seznam dotací (menu Moduly -> Dotace) a stiskněte tlačítko Nová.
· Zadejte jméno dotace a datum. Dotaci poté založíte tlačítkem Uložit. Od této chvíle se nová
dotace nabízí v okně, kterí se zobrazí po stisku tlačítka "Dotace ..." u zaúčtování každého
dokladu.
· V agendě interní doklady založte nový doklad pomocí, kterého zadáte očekávanou výši dotace.
Zadejte očekávanou částku a zvolte předkontaci Přislíbení nároku na dotace.
· U každého dokladu (např. výdaj z pokladny), který čerpal peníze z dotace zadejte tlačítkem
"Dotace ..." čerpání dotace.
· Když si nyní otevřete dotaci v seznamu dotací, tak zde můžete sledovat celkovou částku dotace,
její čerpání a zbývající částku dotace.
· Až dostanete dotaci (peníze) na účet, tak běžným způsobem zadejte doklad banka příjem s
předkontací Přijaté dotace.
6.3
Nastavení
6.3.1
Nastavení
Menu: Účetnictví -> Nastavení
Nastavení účetnictví je rozděleno do čtyř záložek:
záložka Roky, číselné řady
45
Na této záložce vidíte jaké roky jsou zadány v účetnictví. Ikona
označuje rok, který je nastaven
jako aktuální (tzn. rok se kterým v aplikaci pracujete). V pravé části se nachází nastavení číselných
řad aktuálního roku (v každém roce mohou být řady nastavené jinak).
Aktuální
Nastaví vybraný rok jako aktuální. Aktuální rok lze rovněž nastavit dvojím poklepáním na rok v
seznamu roků.
Nový rok
Založení nového roku v modulu PÚ. Po stisknutí se zobrazí okno Nový rok.
Smazat (rok)
Smaže vybraný rok. Rok lze smazat pouze pokud v něm nejsou zadány žádné doklady.
Agenda
Seznam agend. Po výběru agendy se v seznamu Řada zobrazí seznam číselných řad, které se
vážou ke zvolené agendě.
Řada
Seznam číselných řad, které se vážou ke zvolené agendě. Při standardním nastavení každá
agenda obsahuje pouze jednu číselnou řadu.
Formát
Nastavení formátu přidělovaných čísel dokladu.
Ve formátu lze použít následující symboly:
{C}..{CCCC}
pořadové číslo dokladu v řadě na 1 a 4 číslice
{YY}
rok do kterého doklad patří na 2 číslice
{YYYY}
rok do kterého doklad patří
Příklad formátu:
BP {CCC} generuje čísla dokladu ve tvaru BP 001
FP-{CCCC}/{YY} generuje čísla dokladu ve tvaru FP-0001/04
Uložit (číselné řady)
Uloží zobrazenou číselnou řadu. Řadu lze editovat pouze pokud v ní není založen žádný doklad.
Nová
Založí v aktuálním roce číselnou řadu.
Smazat (číselné řady)
Smaže zvolenou číselnou řadu. Řadu lze smazat pouze pokud v ní není založen žádný doklad.
záložka Bank. účty, pokladny
Úcetnictví
46
Nastavení bankovních účtů a pokladen.
Číslo účtu a Banka
Číslo bankovního účtu a výběr banky. Aplikace při uložení automaticky ověří moznou existenci
zadaného čísla. Položka se zadává pouze pro účet typu Banka.
Účet
Přiřazení účtu z účtové osnovy v aktuálním roce, na který se zvolená pokladna/bankovní účet
účtuje.
Poč. stav
Počáteční stav účtu v aktuálním roce.
Smazat poč. stav
Smaže počáteční stav zvoleného účtu. Počáteční stavy se dají detailněji nastavit v okně
Pocátecní stavy.
Uložit (účet)
Uloží změny zobrazeného účtu. Je důležité, aby byl tento účet přiřazen, protože ESO používá
nastavení při výpočtu zůstatků.
Nový
Založení nového účtu. Při zakládání musíte zvolit typ účtu: banka (bankovní čet) nebo pokladna.
Smazat
Smazání vybraného účtu. Účet lze smazat pouze pokud není nikde v aplikaci použit (např. při
vystavení faktury, pokladního dokladu atd.).
47
záložka Faktury
Nastavení týkající se faktur.
Předkontace pro úhradu faktury
Předkontace, která se automaticky nastaví po dotažení údajů do dokladu pomocí tlačítka Úhrada
faktury. Funkce se týká nových dokladů v agendách pokladna a banka.
Splatnost
Údaj odává o kolik dní nastaví aplikace datum splatnosti faktury od data vystavení.
Splatnost
Údaj odává o kolik dní nastaví aplikace datum splatnosti faktury od data vystavení.
záložka Ostatní
Úcetnictví
48
Ostatní nastavení, kterými lze přizpůsobit chování modulu PÚ.
Počátek a konec roku
Nastavení účtů, které aplikace automaticky používá při závěrce a generování počátečních stavů.
Uživatel by toto nastavení neměl běžně měnit.
Aktuální datum
Nastavení aktuálního data účtování, které se bude předvyplňovat při zadávání nových dokladů.
Pokud je zapnutá volba platné do vypnutí aplikace, tak aplikace při každém spuštění nastaví jako
aktuální datum dnešní datum.
Zeptat se po založení dokladu na tisk
Pokud je volba zapnutá, tak se Vás aplikace po zadání nového dokladu zeptá zda jej chcete
vytisknout.
Potvrzovat editaci dokladu.
Pokud je volba zapnutá, tak si aplikace při změně existujícího dokladu vyžádá potvrzení změn (tj,
zeptá se zda chcete doklad uložit).
49
6.3.2
Nový rok
Při prvním spuštění aplikace Vás ESO vyzve k založení prvního roku v účetnictví. Stejné okno se
zobrazí při zakládání dalších roků v nastavení úcetnictví.
Máte celkem tři základní volby (výběr Import):
· Předchozí rok – Založení roku podle zvoleného roku. Aplikace zkopíruje osnovu, číselné řady
dokladů a zapíše počáteční stavy banky a pokladny
· Přednastavená osnova – Založí rok podle vybrané přednastavené osnovy. Zároveň založí
přednastavené číselné řady dokladů a zapíše počáteční stavy banky a pokladny (pro založení
prvního roku doporučujeme tuto volbu)
· Prázdná úč. osnova – Založí nový rok bez účetní osnovy a bez přednastavených řad dokladů.
Volba je určena pro kompletní nastavení roku podle specifických potřeb.
Pokud jste založil první rok v účetnictví, tak doporučujeme otevřít položku menu Úcetnictví > Nastavení, kde si můžete donastavit modul účetnictví podle svých potřeb.
6.3.3
Adresár
Menu: Účetnictví -> Adresář
Adresář obsahuje seznam kontaktů, na které se vážou doklady. Například dodavatelé a
odběratelé. Po rozklinutí zvoleného kontaktu nebo po stisku tlačítka detail se Vám zobrazí
detail zvoleného kontaktu.
Úcetnictví
50
Typ
Hledání podle typu kontaktu. Typy kontaktů lze změnit v nastavení aplikace.
Jméno
Hledání kontaktů podle jména. Stačí zadat jakoukoliv část jména.
Druh
vše - Zobrazí odběratele i dodavatele
odběratel - Zobrazí pouze odběratele
dodavatel - Zobrazí pouze dodavatele
Nový
Přidání nového kontaktu do adresáře. Pokud kliknete na šipku vedle tlačítka Nový, tak se Vám
zobrazí volba Import člena, pomocí které můžete do adresáře jednoduše zkopírovat údaje o
zvoleném členovi z modulu seznam clenu.
51
6.3.4
Kontakt
Detailní informace o kontaktu z adresáre účetnictví.
Význam většiny položek je zřejmý.
Druh
Rozdělení kontaktů na dodavatele a odběratele. Stav neurčen zařadí kontakt do dodavatelů i
odběratelů. Při zadávání dokladů se kontakty filtrují podle druhu. Např. u vydaných faktur se nabízí
pouze odběratelé.
Číslo účtu
Číslo bakovního účtu. Aplikace při uložení kontaktu automaticky ověří možnou existenci zadaného
čísla.
záložka Poznámka
Volné pole pro jakýkoliv text.
Úcetnictví
6.3.5
52
Úctová osnova
Menu: Účetnictví -> Účtová osnova
Seznam obsahuje účtovou osnovu aktuálního roku.
Ikona v prním sloupci signalizuje zda se jedná o syntetický
nebo analytický
účet.
Po rozklinutí zvoleného účtu nebo po stisku tlačítka detail se Vám zobrazí detail úctu.
Syntetika (tlačítko)
Přidá do osnovy aktuálního roku účet z kompletní účtové osnovy.
Analytika (tlačítko)
Přidá do osnovy k vybranému syntetickému účtu analytický účet. Zvolený syntetický účet nesmí být
v aktuálním roce použitý, jinak je tlačítko Analytika neaktivní.
Smazat
Smaže zvolený účet. Účet nesmí být v aktuálním roce použitý, jinak je tlačítko Smazat neaktivní.
Pokud smažete poslední analytický účet příslušné syntetiky, účet nesmaže, ale změní se na
syntetický.
53
6.3.6
Úctová osnova - úcet
Detailní informace o účtu z úctové osnovy.
Anal. účet
Číslo analytiky. Položka je aktivní pouze u analytických účtů.
Typ
Zda se jedná o aktivní nebo pasivní účet. Nastavení této položky zařadí v sestavách účet do aktiv
či pasiv. Uživatel by neměl běžně toto nastavení měnit.
Řádek
Číslo řádku na rozvaze. Uživatel by neměl běžně toto nastavení měnit.
Vydání
Nastavení druh vydání. Toto nastavení umožňuje sledovat souhrně druh vydání za jednotlivé
položky v dotacích a rozpočtu akce
Sledovat účet
Zaškrtnutí této volby přidá účet do okna stav úcetnictví, kde můžete sledovat příjmy, výdaje a saldo
nastavených účtů.
Úcetnictví
6.3.7
54
Úctová osnova - predkontace
Přenesení předkontací z jednoho účtu úctové osnovy na druhý.
Zdrojový účet
Účet účtové osnovy, ze kterého budou předkontace přeneseny.
Předkontace - Převést
Předkontace zdrojového účtu budou převedeny na účet, ze kterého byla funkce vyvolána.
Předkontace - Zkopírovat
Předkontace zdrojového účtu budou zkopírovány na účet, ze kterého byla funkce vyvolána. Tato
volba vytvoří nové předkontace.
6.3.8
Predkontace
Menu: Účetnictví -> Předkontace
Předkontace jsou určeny pro snažší zaúčtování dokladů. Každá předkontace obsahuje jméno
(popis) s účelem předkontace, dále účet z účetní osnovy pro stranu MD a účet pro stranu D. Každá
předkontace je přiřazena k jedné agendě. Při zadávání dokladů si nemusíte pamatovat čísla účtů,
ale ve většině případů stačí vybrat správnou předkontaci a aplikace sama nastaví účty, na které se
má položka zaúčtovat.
55
Po rozklinutí zvolené předkontace se zobrazí detail predkontace.
Upozornění: Předkontace se nevážou ke konkretnímu roku! Jsou společné pro všechny roky.
Pokud jsou v osnově používaného roku zadané oba účty použité v předkontaci, tak se tato
předkontace nabízí při práci s doklady tohoto roku.
Agenda
Zobrazení předkontací podle zadané agendy.
Popis
Hledání předkontací podle zadaného popisu. Stačí zadat jakoukoliv část popisu předkontace.
Úcetnictví
6.3.9
56
Detail predkontace
Detailní informace o předkontaci ze seznamu predkontací.
Agenda
Příslušná agenda. Každá předkontace se nabízí u dokladů zvolené agendy.
Popis
Popis účelu předkontace. Při výběru předkontace u zadávání zaúčtování se orientujete podle
tohoto popisu.
MD
Tento účet nastaví předkontace k účtu MD.
D
Tento účet nastaví předkontace k účtu D.
6.3.10 Pocátecní stavy
Menu: Účetnictví -> Počáteční stavy
Okno obsahuje zaúčtování počátečních stavů aktuálního roku podvojného účetnictví. Aplikace při
založení roku počáteční stavy automaticky vygeneruje. Toto okno slouží k ručnímu donastavení.
Při provedení závěrky v předchozím roce se automaticky přepočítají počáteční stavy.
57
6.3.11 Záverka
Menu: Účetnictví -> Závěrka
Závěrka (tlačítko)
Uzavření aktuálního roku podvojného účetnictví. Při závěrce aplikace automaticky zazálohuje
všechna data (viz Záloha dat). Po závěrce Vám aplikace nabídne vytištění sestav Rozvaha a Zisk
a ztráta. Rok po závěrce lze pouze prohlížet, ale není již možné doklady editovat ani zadávat nové.
Tlačítko je aktivní pokud není aktuální rok po závěrce. Po provedení závěrky se automaticky
Úcetnictví
58
přepočítají počáteční stavy v následujícím roce.
Zrušit závěrku (tlačítko)
Smaže závěrku v aktuálním roce. Po zrušení závěrky se všechny doklady v tomto roce opět
odemknou a je možné je editovat. Tlačítko je aktivní pouze pokud je aktuální rok po závěrce.
6.3.12 Úcetní formuláre
Menu: Účetnictví -> Účetní formuláře
Souhrnné formuláře z celého účetnictví, které slouží k jeho detailnímu sledování. Většinu formulářů
je možné filtrovat podle datumu, účtu z účetní osnovy, akce, a střediska.
59
6.3.13 Stav úcetnictví
Menu: Účetnictví -> Stav účetnictví.
Stav účetnictví slouží ke sledování vybraných účtů účtové osnovy. V tabulce vidíte stav
sledovaných účtů k aktuálnímu datu (viz Nastavení úcetnictví). Tlačítkem Tisk si tento seznam
můžete jednoduše vytisknout.
Rozkliknutím účtu (dvojitým kliknutím) se přepnete do úcetního deníku s přednastaveným filtrem
podle vybraného účtu.
Zda se účet zobrazí v okně stav účetnictví nastavíte v úctové osnove.
6.4
Agendy
6.4.1
Úcetní deník
6.4.1.1
Úcetní deník
Menu: Moduly -> Účetní deník
Výpis všech položek ze všech agend účetnictví v aktuálním roce.
Úcetnictví
60
Po rozklinutí řádky se zobrazí detailní zobrazení příslušného dokladu.
Tlačítkem Nový vyvoláte obecné okno pro zadání nového dokladu.
V deníku nelze řádky mazat. Pokud chcete nějaký řádek smazat, tak jej musíte smazat v dokladu
kam patří. Pokud stiskněte nad řádkem pravé tlačítko, tak se zobrazí kontextové menu s volbou
Opravit, která zobrazí editaci rádky.
Datum
Hledání dokladů podle data plnění. Volbou vše zapnete/vypnete příslušný filtr.
Popis
Hledání v popisu řádku deníku. Stačí zadat jakoukoliv část popisu.
Akce
Hledání řádků deníku, které jsou svázány se zadanou akcí. Volba vše tento filtr vypne.
Střed.
Hledání řádků deníku, které jsou svázány se zadaným střediskem. Volba vše tento filtr vypne.
Doklad
Hledáni podle čísla dokladu. Je nutné zadat přesnou hodnotu čísla dokladu.
Účet
Hledani řádků, kde se vyskytuje zadaný účet z účtové osnovy (je jedno jestli na straně MD nebo
D). Můžete účet zadat ručně, nebo kliknout na tlacitko "..." a vybrat účet z osnovy.
Pokud zadáte nějaký účet, tak aplikace po vyhledání zobrazí pod tabulkou součet MD, D a saldo
pro zadaný účet ze zobrazených řádků. Nemusíte zadat celé číslo účtu, stačí pouze začátek a
aplikace vyhledá všechny účty, které začínají zadanou hodnotou.
Například pokud zadáte do filtru Účet číslo 2 a vyhledáte řádky, tak se Vám zobrazí všechny řádky
kde jsou použité účty z třídy 2. Pokud zadáte 21, tak se Vám zobrazí řádky, kde jsou použité účty
ze skupiny 21 atd.
61
6.4.1.2
Nový doklad
Rychlé založeního nového dokladu přímo z účetního deníku.
Vyberte agendu v jaké chcete doklad založit a sitskněte tlačítko Založit.
Doklady lze dále zakládat i přímo v jednotlivých agendách tlačítkami Příjem, Výdaj případně Nový
(tlačítka se liší podle agendy).
Úcetnictví
6.4.1.3
62
Editace rádky
Editace společných vlastností řádku dokladu. Datum plnění a zaúčtování.
Zaúčtování:
Popis
Popis řádku dokladu, pokud se jedná o jednopoložkový doklad je zpravidla shodný se popisem
dokladu.
Předkontace
Přednastavená dvojice účtů MD/D usnadňující rychlé nastavení účtů z osnovy pro typické operace.
MD a D
Účty z účtové osnovy.
Akce
Výběr akce z aktuálního roku, které se řádek týká.
Dotace
Výběr dotace z aktuálního roku, ze které byl řádek čerpán.
63
6.4.1.4
Prirazení akce rádce
Prirazení akce k rádce úcetního deníku.
6.4.2
Pokladna
6.4.2.1
Pokladna
Menu: Moduly -> Pokladna
Výpis všech příjmů a výdajů agendy pokladna.
Úcetnictví
64
65
6.4.2.2
Detail pokladny
Zadání nového výdaje nebo příjmu na pokladnu. Po zadání je možné doklad volitelně vytisknout.
Doklad
Číslo dokladu se doplní následující ze zvolené císelné rady.
Pokladna
Císelná rada určuje ze které pokladny je zadávaný výběr nebo příjem a zároveň tvar čísla dokladu.
Popis
Popis dokladu.
Datum vystavení
Datum vystavení dokladu.
Datum plnění
Datum plnění (datum se kterým je řádek dokladu zařazen do účetního deníku).
Dodavatel/Odběratel
Úcetnictví
Volitelný kontakt na dodavatele nebo odběratele (podle typu dokladu).
Zaúčtování
Zaúctování dokladu.
6.4.3
Banka
6.4.3.1
Banka
Menu: Moduly -> Banka
Výpis všech příjmů a výdajů agendy banka.
66
67
6.4.3.2
Detail banky
Zadání nového výdaje nebo příjmu na bankovní účet. Po zadání je možné doklad volitelně
vytisknout.
Pokladna
Císelná rada určuje ze které pokladny je zadávaný výběr nebo příjem a zároveň tvar čísla dokladu.
Popis
Popis dokladu.
Datum vystavení
Datum vystavení dokladu.
Datum plnění
Datum plnění (datum se kterým je řádek dokladu zařazen do účetního deníku).
VS
Úcetnictví
68
Variabilní symbol slouží k identifikaci příslušné faktury. Pro rychlé napárování faktury se známým
VS stačí zadat pouze to a tlačítkem úhrada vybrat příslušnou fakturu. Ostatní údaje se doplní
automaticky z faktutury.
Bankovní výpis
Číslo bankovního výpisu.
Dodavatel/Odběratel
Volitelný kontakt na dodavatele nebo odběratele (podle typu dokladu).
Zaúčtování
Zaúctování dokladu.
6.4.3.3
Bankovní výpisy
Bankovní výpisy. Aktuální bankovní výpis se nabízí u každého bankovního dokladu.
K výpisu je možné přiřadit datum a číslo.
6.4.4
Faktury
6.4.4.1
Faktury
Menu: Moduly -> Faktury přijaté
Menu: Moduly -> Faktury vydané
Výpis přijatých a vydaných faktur. Z tohoto modulu možné vytisknout knihu přijatých a vydaných
faktur.
69
Úcetnictví
6.4.4.2
Detail faktury
Zadání nového přijaté nebo vydané faktury. Po zadání je možné doklad volitelně vytisknout.
70
71
Úcetnictví
6.4.4.3
Úhrada
6.4.4.4
Nová úhrada
72
73
6.4.5
Interní doklady
6.4.5.1
Interní doklady
Menu: Moduly -> Interní doklad
Výpis interních dokladů. Tyto doklady slouží k opravě chyb v účetnictví (storno doklady, ...) nebo
např. zaúčtování nároku na dotaci - 348 || 691.
Úcetnictví
6.4.5.2
Detail interního dokladu
Zadání nového interního dokladu. Po zadání je možné doklad volitelně vytisknout.
74
75
6.4.6
Dotace
6.4.6.1
Dotace
Menu: Moduly -> Dotace
Po rozkliknutí se zobrazí detailní informace o zvolené dotaci.
Název
Filtrování zobrazených dotací podle názvu dotace. Stačí zadat jakoukoliv část názvu.
6.4.6.2
Detail dotace
Detailní informace o dotaci ze seznamu dotací.
Detail dotace obsahuje jméno a datum přidělení dotace.
V dolní části okna je možné sledovat průběh čerpání dotace. Čerpání je možné zadat při
jakémkoliv zaúčtování řádku dokladu. Zobrazené řádky účetního deníku je možné rozkliknout a
zobrazit příslušný doklad.
Úcetnictví
76
77
6.4.6.3
Prirazení dotace k rádku deníku
Prirazení dotace k rádku deníku.
7
Editace tiskových sestav
7.1
Tisk
V celé aplikaci je možné vytisknout zobrazená data pomocí tlačítka Tisk (klávesová zkratka
Ctrl+P).
Po stisku tohoto tlačítka se zobrazí následující okno:
78
Nová (tlačítko)
Založení zcela nové sestavy.
Smazat (tlačítko)
Smaže zobrazenou sestavu. Přednastavené sestavy s ikonou
smazat nelze.
Návrh (tlačítko)
Editace zvolené sestavy v editoru sestav. Přednastavené sestavy není možné editovat.
Tlačítko
Export zobrazené sestavy do souboru. Sestavu lze uložit v několika formátexh, například: HTML,
BMP, TXT, CSV atd.
Tlačítko
Vytiskne zobrazenou sestavu.
Tlačítko
Hledání z zobrazené sestavě.
Tabulka Sestavy
Obsahuje možné podoby (šablony) jak budou tištěná data vypadat. Přednastavené sestavy od
autorů aplikace mají ikonu . Tyto sestavy není možné přímo editovat (viz Editace
přednastavených sestav). Vaše vlastní sestavy jsou označené ikonou .
Editace přednastavených sestav
79
1) Klikněte pravým tlačítkem na sestavu, kterou chcete upravit.
2) Vyberte Vytvořit kopii.
3) Aplikace automaticky vytvoří kopii zvolené sestavy (ikona ), kterou lze upravit.
4) Po stisku tlačítka Návrh se zobrazí editor sestav, ve kterém je možné vybranou sestavu upravit.
7.2
Export dat do XML
7.3
Editor sestav
Editor sestav slouží k vytvoření vlastních sestav naprosto libovolného vzhledu. Jedná se o velice
mocný a univerzální nástroj a jeho ovládnutí není jednoduché. Tento návod popisuje běžné věci,
se kterými se uživatel může setkat v typických sestavách. Ke všem částem existuje podrobný
popis (bohužel pouze v anglickém jazyce), který je možné vyvolat z menu nebo pomocí klávesy F1.
Objekty sestavy
Sestavu tvoříte vkládáním objektu z palety v levé části obrazovky:
Popis základních objektů
Prvek "Obdélníkový text"
80
81
Tento ovládací prvek představuje obdélník s jedno či víceřádkovým textem uvnitř. Je možné měnit
jeho obrys, barvu, šířku, vlastnosti písma, zarovnání text nebo změnit orientaci (vertikálně,
horizontálně). Tento prvek se bude ve Vašich sestavách objevovat asi nejvíce, proto si ho
popíšeme podrobněji.
Vložení prvku do sestavy:
1) Klikněte na ikonu
. Ukazatel myši se změní na obdélník.
2) Klikněte myší na místo v sestavě kam chcete prvek vložit.
Po vložení prvku nebo při poklepání na prvek se zobrazí textový editor, který slouží k zadání
obsahu pole.
Můžete zde vložit libovolný text nebo kombinaci textu a datových polí (stiskem klávesy Insert nebo
vybrání druhého tlačítka zleva
). Objeví se okno rozdělené na dvě části, v jeho levé polovině
jsou možné skupiny datových zdrojů (např. Akce, Clenove, Oficiality, ...) a v pravé polovině
dostupné pole vybraného zdroje (u Oficialit např. Nazev, Evidencni_Cislo, Kraj, ...). Po vybrání pole
se vloží do textového editoru odkaz na pole v následujícím tvaru: [Oficiality."EVIDENCNI_CISLO"].
Takto lze vložit další odkaz, případně napsat další text. Potvrzení zadání se provede tlačítkem
(OK), případně pomocí klávesové zkratky Ctrl+Enter.
Po kliknutí na objekt v sestavě se zobrazí další vlastnosti objektu v Inspektoru objektů.
82
Nejdůležitější vlastnosti inspektoru objektů:
AutoWidth - přispůsobí šířku prvku textu.
DisplayFormat - formát dat (viz. níže)
Font - změna písma, velikosti, ...
Height - výška objektu
Left - vzdálenost v bodech od levého okraje
Top - vzdálenost v bodech od horního okraje
Width - šířka objektu (pokud není nastaven AutoWidth = true)
WordWrap - dlouhý text je rozdělen na více řádek (automatické zalomení)
Vlastnost DisplayFormat umožňuje uživateli změnit zobrazení datového pole nebo proměnné uvnitř
objektu. Dialog pro nastavení formátu je možné vyvolat rozklikntuím této vlastnosti.
83
Zobrazené pole je tak možné naformátovat jako text, číslo, datum nebo čas. Toto nastavení je
výhodné například při zobrazení datumu ve specifickém tvaru (výpis datumu v několika řádkách). V
takových případech chceme, aby se datum vypisoval na pevný počet míst ve tvaru den, měsíc a
rok. Toho dosáhneme výběrem Datum, dále Vlastní a položku Vlastní formát nastavíme jako:
dd.mm.yyyy, kde dd znamená den na 2 místa (day = den), mm měsíc na 2 místa (month = měsíc)
a yyyy rok na 4 místa (year = rok).
Význam dalších symbolů je v anglické nápovědě.
Tímto způsobem je rovněž možné změnit výpis čísel, dvoustavových hodnot (člen, nečlen) na text
Ano, Ne apod.
Prvek "skupina"
Druhým základním objektem, bez kterého se při tvorbě sestav neobdejdete, je skupina (anglicky
band). Tento typ objektu je psán v následující kapitole Skupiny (band).
7.4
Skupiny (band)
Skupiny (anglicky bands) slouží k rozčlenění sestavy na jednotlivé části. Např. skupina Nadpis
sestavy se vyskytuje v sestavě pouze jednou a to na začátku prvního listu. Význam většiny pásek
je zřejmý z jejich názvu. Stručně popíšeme nejpoužívanější z nich.
Nadpis sestavy
Tiskne se pouze jednou na začátku sestavy.
Obsah sestavy
Tiskne se jednou na konci sestavy.
Hlavička strany
Tiskne se na začátku každé strany
Patička strany
Tiskne se na konci každé strany.
Master - hlavička
Tiskne se na začátku seznamu (sloupce tabulky dat)
Master data
84
Jednotlivé řádky seznamu (tabulky). Tato skupina musí mít přiřazený Datový zdroj skupiny
(kontextové menu - Upravit), ze kterého se plní příslušná data (např. Clenove).
Master - patička
Tiskne se na konci seznamu (tabulky).
Overlay
Tiskne se na každé stránce jako pozadí (např. obrázek pod textem - diplom)
Důležité vlastnosti skupiny
Streched - výška skupiny se přizpůsobí objektům, které obsahuje (text pole, ...)
Start new page - skupina začíná vždy na nové stránce
Repeat on subsequent pages - skupina se opakuje na každé nové stránce (např. nadpisy sloupců Master - hlavička)
7.5
Príklad vytvorení sestavy
Vytvoření vlastního seznamu členů.
Na tomto příkladu si ukážeme vytvoření seznamu s hlavičkou a nadpisem celé sestavy. Tento
postup je možné aplikovat na většinu běžných sestav.
1. Nejdříve musíme založit novou sestavu: Otevřete si modul Seznam členů a dejte stiskněte Tisk.
Zde pomocí tlačítka Nová založte novou prázdnou sestavu.
2. Vytvoření nadpisu sestavy:
Začneme vytvořením nadpisu sestavy. V okně objektů (panel ikon vlevo) vybereme Vložit skupinu
a zde první položku - Nadpis sestavy.
85
Na sestavě se objeví šedivá skupina s nadpisem Nadpis sestavy. Tuto skupinu je možné
roztáhnout ve vertikálním směru a tím určit kolik místa zabere.
Nyní vytvoříme samotný text nadpisu. Ze seznamu objektů vybereme Obdélníkový objekt
a
klikneme do šedého prostoru skupiny Nadpis sestavy. Objeví se okno pro zadání textu. Napište
např. "Seznam členů" a potvrďte (Ctrl+Enter). Dále nastavíme písmo, zarovnáme na střed a
zarovnáme vodorovně v okně.
Do této skupiny můžete přidat všechny údaje, které mají být na sestavě pouze jednou, na začátku
sestavy.
3. vytvoření seznamu členů
Pod názvem seznam myslíme opakující se řádky údajů stejné struktury. Např. jméno, příjmení a
přezdívka. Nejednoduší způsob jak toho dosáhnout je výběr Vložit DB položky z menu Nástroje Nástroje.
86
Zde vybereme Jmeno, Prijmeni a Prezdivku (při výběru přidržíme klávesu Ctrl) a potvrdíme OK. Na
sestavě se nám objeví další 2 skupiny: Hlavička strany a Master data. Na první z nich jsou nadpisy
polí, které se na sestavě objeví pouze jednou. Ty je možné upravit, nastavit písmo, barvu, apod.
Druhá obsahuje odkazy polí z datového zdroje Clenove. Postupně se po řádkách vypíší všichni
členové (např. výsledek hledání). Lze samozřejmě upravit, velikost, styl jednotlivých polí. Všimněte,
že všechny vložené objekty jsou typu "Obdélníkový objekt".
Výslednou sestavu je možné si prohlédnout pomocí tlačítka Náhled sestavy
zkratka Ctrl+P).
7.6
(klávesová
Otázky a odpovedi
Otázky a odpovědi týkající se editace tiskových sestav.
Zvolenou sestavu nelze upravit.
Sestavy distribuované s esem nelze editovat. Cchceme tímto zabránit neopatrnému zacházení se
sestavou a jejímu následnému zničení. Je možné si vytvořit kopii sestavy (pravým tlačítkem na
87
požadovanou sestavu a vybrat Vytvořit kopii) a tu dále upravovat. Nepřijdete tak o její vzor.
Jakým způsobem vložím do sestavy aktuální rok?
Do sestav je možné vkládat tzv. proměnné. Existuje několik obecných např. datum, číslo stránky
nebo připravených aplikací ESO. Mezi ně patří rok, počet členů v jednotlivých kategoriích a
aktuální datum v aplikaci. Jejich použití je jednoduché, stačí na požadovné místo vložit název
proměnné v hranatých závorkách.
Systémové proměnné:
[page#] - číslo aktuální stránky
[date] - datum
[time] - čas
[line#] - číslo aktuální řádky (v některé pásce data)
[pagecount] - celkový počet stránek
ESO:
[rok] - aktuální rok v aplikaci
[datum] - aktuální datum v aplikaci
[LogoOrganizace] - Cesta k souboru s logem Vaší organizace. Proměnná se hodí pro automatické
načtení loga do sestavy (viz další otázka).
[LogoOddilu[ - cestak k souboru loga Vašeho oddílu
[kat_zactvo] - počet členů v kategorii žactvo
[kat_dorost] - počet členů v kategorii dorost
[kat_juniori] - počet členů v kategorii junioři
[kat_vedouci] - počet členů v kategorii vedoucí
[kat_ostatni] - počet členů v kategorii ostatní
[kat_celkem] - počet členů v kategoriích celkem
Jakým způsobem je možné do sestavy vložit obrázek?
Vybereme z lišty objektů vložit obrázek a objeví se okno pro zadání obrázku. Zde klikněte na
tlačítko Načíst a na disku vyberte obrázek, který chcete vložit do sestavy.
Pokud bychom chtěli obrázek měnit v každé řádce (např. výhodné u seznamu akcí, kde je možné
ke každé akci zobrazit zmenšené náhledy k fotografiím), vybereme příslušnou skupinu a v
inspektoru objektů poklepáme na onbeforeprint (před tiskem). Objeví se okno s textem začínající
klíčovým slovem begin a končící end. Mezi tyto řádky vložíme následující text:
imgfotografie.loadfromfile('cesta\k\souboru.jpg');
imgfotografie je název příslušného objektu obrázek (inspektor objektů - Name). Příklad použití je
na formuláři Detail člena.
Obdobným způsobem lze automaticky do sestavy načíst logo Vaší organizace. Vyberte objekt celé
stránky a poklepejte na onbeforeprint. Mezi begin a end vložte následující text:
imgLogoOrganizace.LoadFromFile([LogoOrganizace]);
Jakým způsobem zvýrazním některé položky v seznamu?
Pro případy, kdy chceme z nějakého důvodu (např. částka u majetku nad 40 tis. korun) zvýraznit
některé položky (změnit barvu textu, pozadí, písmo) je zde funkce zvýraznění. Vybereme objekt,
který chceme zvýraznit (např. sloupec s částkou) a v horní liště zvolíme tlačítko Kritéria zvýraznění
. Objeví se okno pro zadání podmínky a změnu vzhledu zvýrazněné položky.
88
Vyplníme podmínku kdy se má sloupec zvýraznit. V našem případě [Majetek."PORCENA"] >=
40000 a zvolíme, že se má zobrazit tučně. Po zobrazení náhledu sestavy se všechny částky nad
40 tisíc včetně se zobrazí tučně.
Jakým způsobem podbarvým celou řádku v seznamu ?
Stejným způsobem jako pole. Do celého řádku vložíme textové pole a zvolíme zvýraznění. Do
podmínky napíšu [[LINE#] MOD 2] a vybereme barvu pozadí. [LINE#] znamená číslo řádku
seznamu, MOD značí operátor modulo známý ze střední školy z matematiky značící zbytek po
dělení (např. 1 mod 2 = 1, 2 mod 2 = 0, 3 mod 2 = 1, ...). Stejný operátor se používá při
jednoduché kontrole správnosti rodného čísla (RČ mod 11 = 0) - každé RČ musí být dělitelné 11
beze zbytku. Tento způsob podbarvení řádku je použitý ve většině sestav distribuovaných s
aplikací ESO.
Jak zobrazím na sestavě součet, průměr ... ?
K výpočtu součtu, průměru apod. jsou určeny tzv. agregační funkce.
Například pro součet částek všech vystavených faktur vložte pole [SUM([FAV."CASTKA"])].
Přehled agregačních funkcí:
AVG - aritmetický průměr hodnot v zadaném sloupci
COUNT - počet položek
MAX - maximální hodnota v zadaném sloupci
MIN - minimální hodnota v zadaném sloupci
SUM - součet všech hodnot zadaného sloupce (viz příklad výše)
Jak se zadávají logické funkce ?
V případě, že zobrazená hodnota závisí na hodnotě nekterého sloupce, tak použijte funkci IF.
Zadává se ve tvraru: [IF(<podmínka>, <hodnota při splnění podmínky>, <hodnota při nesplnění
podmínky>)]
Například číselnou hodnotu [Clenove."EUROBEDS"], která nabývá hodnot 0 nebo 1, převedete na
slovní popis následujícím způsobem:
[IF([Clenove."EUROBEDS"]=1, 'ano',' ne')]
89
Lze použít algebraické funkce ? (součet položek apod.)
Ano. Celý výraz musíte zapsat do hranatých závorek. Například pro součet hodnot ve sloupcích
CASTKA a CASTKA2 zadejte:
[[CASTKA] + [CASTKA2]]
8
Základy úcetnictví
8.1
Právní úprava
Základním pilířem právní úpravy je Zákon o účetnictví č. 563 / 1991 Sb., aktuálně ve znění zákona
č. 437 / 2003. Tato novela dokončila harmonizaci s právem v EU. Jeho platnost začala od 1.1.2004
a je zcela věnován podvojnému účetnictví. Jednoduché účetnictví ze zákona vypadlo. Občanská
sdružení a jiné neziskové organizace měly dle tohoto zákona výjimku a povinnost vést podvojné
účetnictví se na ně vztahuje až od 1.1.2005. Zákon rozlišuje vedení účetnictví v plném rozsahu a
ve zjednodušeném rozsahu (tzv. americký deník - viz dále).
Mezi další důležité právní normy patří vyhlášky Ministerstva financí. Občanských sdružení se týká
vyhláška č. 504 / 2002 Sb. ve znění pozdějších předpisů, která blíže specifikuje účetní metody,
směrnou účetní osnovu a rozsah a obsahové vymezení účetní závěrky.
Třetím zdrojem pravidel pro účtování jsou České účetní standardy (pro neziskový sektor konkrétně
standardy č. 401 - 414), které nahradily Opatření Ministerstva financí ČR. Podrobněji se zabývají
účetními, metodami a postupy účtování.
8.2
Úcetní zásady
Z tradice účetnictví vycházejí obecně uznávané tzv. účetní zásady, které jsou souborem určitých
pravidel, základních principů účetního myšlení. Nejsou nikde právně zakotveny. Pro nás
nejzajímavější jsou:
· zásada účetní jednotky – respektuje vymezení určitého celku, pouze s tímto celkem pak souvisí
všechny účetní operace, účetní závěrka, výkazy (účtujeme pouze o svém oddíle a případech
s ním souvisejících)
· zásada objektivity – všechny operace musí být objektivně doloženy (doklady – fakturami,
smlouvami, paragony) nebo inventurou, atd.
8.3
Základní pojmy
Aktiva a pasiva
Podvojné účetnictví sleduje majetek ze dvou pohledů – jednak jeho druhovou strukturu (co máme)
a jednak zdroje, ze kterých byl pořízen (kde jsme na něj vzali peníze). Fyzický majetek jsou tzv.
aktiva. Dělíme je na dlouhodobý hmotný či nehmotný majetek (software, domy, auta, ale i stany,
kola atd.), finanční majetek (akcie, ceniny), zásoby a peněžní prostředky (hotovost a peníze na
běžném účtu).
Zdroje pořízení (za co jsme majetek pořídili) jsou tzv. pasiva. Pasiva dělíme na vlastní (základní
jmění, fondy) a cizí (různé dluhy a závazky vůči dalším organizacím či osobám). Závazky pak
dělíme na krátkodobé (do 1 roku) a dlouhodobé (se splatností delší než jeden rok).
Rozvaha
Z aktiv a pasiv sestavujeme jeden ze dvou základních výkazů – rozvahu. Základním pravidlem při
sestavování rozvahy je tzv. bilanční princip: AKTIVA CELKEM = PASIVA CELKEM. Tato rovnost
musí být vždy dodržena. Rozvaha se sestavuje k určitému datu (nejčastěji ke konci účetního
období). Pro nás bude důležitá tzv. zahajovací rozvaha k 1.1.2006, která bude výchozím bodem
90
pro přechod z jednoduchého účetnictví na účetnictví podvojné. Rozvaha je také součástí účetní
závěrky.
Příklad zahajovací rozvahy k 1.1.2006
Aktiva
dlouhodobý hmotný majetek
pokladna
Pasiva
45 000 Kč
2 530 Kč
běžný účet
11 340 Kč
Aktiva celkem
58 870 Kč
základní jmění
výsledek hospodaření minulého roku
Pasiva celkem
46 0
00
Kč
12 8
70
Kč
58 8
70
Kč
Náklady
Náklady (obdoba výdajů v jednoduchém účetnictví - rozdíly si vysvětlíme později) nám popisují
námi vynaložené prostředky. Náklady jsou pro nás nákupy turistického materiálu, doprava dětí,
nákup potravin, poplatky bance, atd.
Pro náklady máme tři základní dělení:
· druhové (materiál, služby, osobní náklady, atd.) – toto dělení určuje zákon v účtové osnově
· účelové – provozní, finanční a mimořádné náklady – takto náklady rozlišujeme pro výkaz zisku a
ztráty
· na daňové a nedaňové (důležité pro daňové přiznání)
Výnosy
Výnosy jsou naopak obdobou příjmů v jednoduchém účetnictví a znázorňují veškeré získané
prostředky (členské příspěvky, poplatky na tábor, dotace, úroky z běžného účtu, atd.)
Výnosy dělíme podobně jako náklady:
· podle druhu – určuje účetní osnova
· podle účelu – provozní, finanční a mimořádné
· a na daňové a nedaňové.
Výkaz zisku a ztráty
Druhým základním výkazem v podvojném účetnictví (vedle rozvahy) je výkaz zisku a
ztráty. Tento výkaz přehledně ukazuje náklady a výnosy za účetní období (kalendářní rok) a z jejich
rozdílu pak stanovíme hospodářský výsledek (zisk / ztrátu).
Dokladovost
Každá operace, kterou zanášíme do účetnictví musí být doložitelná a prokázatelná. Podkladem
každého účtování musí být účetní doklad (paragon, faktura, vlastní doklad, atd.) Dle zákona musí
každý účetní doklad obsahovat:
· označení (číslo faktury)
· obsah účetního případu a jeho účastníky (doprava materiálu, dopravce, váš oddíl jako odběratel)
· peněžní částku (cena)
· okamžik vyhotovení dokladu a okamžik uskutečnění případu, pokud není totožný s okamžikem
vyhotovení (na faktuře datum dopravy a datum vystavení faktury)
· podpis osoby odpovědné za případ (podpis vedoucího, že faktura je věcně správně) a podpis
osoby zodpovědné za zaúčtování (účetní)
Účet a soustava účtů
Základním kamenem podvojného účetnictví je účet. Na účty zapisujeme jednotlivé účetní případy,
na účtech jsou zaúčtované skutečnosti roztříděny a sumarizovány. Každý účet má dvě strany Má
91
dáti a Dal. Doporučuji nelámat si hlavu s logikou dávání a vzít na vědomí, že levá strana (aktivní –
v rozvaze jsou aktiva také na levé straně) se nazývá Má dáti a pravá strana (pasivní) se nazývá
Dal. Tradičně se účty zobrazují jako písmeno T, neboli „šibenice".
Zůstatek na účtu se pak zjistí z rovnice: Poč. zůstatek + obraty na MD – obraty na D = Konečný
zůstatek.
Každý účet je označen trojciferným číslem dle vyhlášky a názvem dle doporučené metodiky. Např.
221 – účty v bankách.
První číslice označuje účtovou třídu:
0 – Dlouhodobý majetek
1 – Zásoby
2 – Finanční účty
3 – Zúčtovací vztahy
5 – Náklady
6 – Výnosy
9 – Vlastní jmění, fondy, výsledek hospodaření, závěrkové účty, atd.
První dvě číslice označují účtovou skupinu např.:
22 – Účty v bankách
51 – Služby
60 – Tržby za vlastní výkony a za zboží
Tři číslice pak označují konkrétní syntetický účet – kompletní seznam syntetických účtů se nazývá
směrná účtová osnova a je přílohou vyhlášky č. 504 / 2002 Sb. např.:
211 – Pokladna
321 – Dodavatelé
512 – Cestovné
Aktivní a pasivní účty
Aktivní účty jsou účty znázorňující majetek (tzn. účty ve třídě 0 – dlouhodobý majetek, 1 – zásoby,
2 – Finanční účty, částečně účty ve třídě 3). Na aktivní účty účtujeme přírůstek na stranu MD a
úbytek na stranu D. Na začátku účetního období na tyto účty přenášíme počáteční zůstatky ze
zahajovací rozvahy.
Příklad:
běžný účet – z předchozího roku převádím počáteční zůstatek (PZ) 3 245 Kč
1. PZ 3 245 Kč
2. vklad hotovosti z pokladny 5 000 Kč
3. úhrada faktury – 6 150 Kč
4. přijatá dotace – 3 000 Kč
92
Pasivní účty jsou účty znázorňující zdroje financování majetku, přírůstky s účtují na stranu Dal,
počáteční zůstatky ze zahajovací rozvahy se objeví také na straně Dal. Jde o účtovou třídu 9 –
Vlastní jmění, atd. a některé účty třídy 3.
Pokud nakoupím stany – přírůstek na aktivním účtu majetku (018) zaúčtuji na stranu MD a
závazek vůči dodavateli (pasivní účet 321) na stranu Dal. Rozvaha tak zůstává vyrovnaná –
bilanční princip. Pokud fakturu dodavatele zaplatím. Úbytek na účtu v bance (aktivní účet 221)
zaúčtuji na stranu D a úbytek závazku (pasivní účet 321 – Závazky vůči dodavatelům) za stranu
MD.
Ze zůstatků na aktivních a pasivních účtech sestavujeme rozvahu a jejich zůstatky převádíme do
nového účetního období.
Nákladové a výnosové účty
Veškeré účty v účtové třídě 5 jsou účty nákladové. Zachycují postupné narůstání nákladů
v průběhu účetního období. Přírůstky účtujeme výhradně na stranu MD. Snižování nákladů
(dobropisy, storna) pak mínusem na stranu MD nebo s kladným znaménkem na stranu D.
Výnosové účty jsou účty v účtové třídě 6, zachycují narůstání výnosů v průběhu účetního období.
Přírůstky účtujeme na stranu Dal, snižování výnosů nejlépe mínusem na stranu Dal, popř.
s kladným znaménkem na stranu MD.
Ze zůstatků na nákladových a výnosových účtech sestavujeme výkaz zisku a ztráty. Zůstatky na
těchto účtech nepřenášíme do příštího roku. Jejich rozdíl (hospodářský výsledek) se objeví na
pasivní (pravé) straně rozvahy.
Syntetické a analytické úcty
Jen pro úplnost dodejme, že k syntetickým účtům (stanoveným vyhláškou – např. 221 účty
v bankách) lze vytvářet tzv. analytické účty, kterými si sami můžete stanovit další dělení toho
kterého syntetického účtu. Budete-li mít dva bankovní účty je vhodné mít i dva analytické účty
(např. 221 1 a 221 2). Analytická část účtu je nepovinná, proto o ní nebudeme dále uvažovat a
v aplikaci je přednastavena na 000 tzn. účty mají tvar 221000, 518000 atd.
Podvojnost a souvztažnost účetních zápisů
Každá operace, kterou do účetnictví vkládáme, má dvě stránky. Každou operaci účtujeme dvakrát.
Nákup materiálu – přírůstek na nákladech na nákup materiálu (strana MD) a úbytek peněz
v pokladně (strana D). Přijatá dotace – přírůstek ve výnosech (strana D) a přírůstek v bance
(strana MD). Proto, aby byl dodržen bilanční princip, musíme účtovat buď na stranu MD a zároveň
D v kladných částkách, nebo na stejnou stranu (MD či D) jednou s kladným a jednou se záporným
znaménkem. Aktivní strana MD se vždy musí rovnat pasivní straně D. Tento základní princip se
nazývá podvojnost.
Určení správné dvojice účtů, na které budeme účtovat, se nazývá souvztažnost. V účetních
programech bývá číselník těchto souvztažností částečně přednastaven a nazývá se seznam
předkontací. Tento seznam si můžete libovolně upravovat a doplňovat.
Příklad zaúčtování nákupu drobného materiálu (PZ v pokladně 3 245 Kč)
93
Účetní knihy
Ze zákona povinnými účetními knihami jsou úcetní deník a hlavní kniha. Účetní deník je obdobou
peněžního deníku v jednoduchém účetnictví. Deník zachycuje účetní případy chronologicky za
sebou, časově uspořádané v posloupnosti dle jejich vzniku. V deníku každý účetní případ odpovídá
jedné položce (řádku). Řádky stejně tak i stránky deníku musí být očíslovány. V deníku se pro
každý účetní případ musí objevit číslo řádku, datum, druh (pokladní doklad, vydaná faktura, atd.) a
číslo dokladu, účet MD a D – kam bude účtováno a částka.
Hlavní kniha obsahuje seřazené syntetické účty a na nich zaúčtované účetní zápisy. V hlavní knize
se objeví všechny účty, na které je účtováno. Z hlavní knihy lze vyčíst pohyby a zůstatky na
jednotlivých účtech. V hlavní knize velice přehledně vidíte zda jsou všechny účetní zápisy
naúčtovány tam, kde mají být.
Pokud používáte i analytické účty jste povinni vést i knihu analytických účtů.
Účetní programy mají většinou tyto sestavy přednastaveny a tak je stačí pouze vytisknout.
8.4
Úctové trídy
V této kapitole se zastavíme u jednotlivých účtových tříd a upozorníme na účty, které budete
nejspíše ve svém účetnictví používat.
Účtová třída 0 - Dlouhodobý majetek
Nejpotřebnějším účtem je účet číslo 018 - Drobný dlouhodobý majetek. Tam by se měl objevit
veškerý neinvestiční (do 40 000 Kč za kus) oddílový majetek (s dobou použitelnosti delší než jeden
rok), který si pořídíte z oddílových peněz. Je třeba stanovit hranici od které je materiál evidován
(není třeba účtovat o každé tužce). Ústředí Asociace TOM má stanovenu částku 400 Kč / kus.
K tomuto účtu se vztahuje účet číslo 088 - Oprávky k drobnému dlouhodobému hmotnému
majetku. Pokud jde o materiál, který není nutno odepisovat postupně, lze materiál odepsat rovnou
při nákupu. Nákup stanu pak účtujete následovně:
1. daňový doklad - účet 501 strana MD (spotřeba materiálu) a 211 strana D (výdej z
pokladny)
2. zároveň zaúčtujete stan na účet 018 MD (drobný majetek) a 088 D (oprávky k drobnému
majetku).
Stan tak máte celý v nákladech tohoto roku, ale objeví se vám na účtu majetku (byť zcela
"opraven" - odepsán na účtě 088).
Účtová třída 1 - Zásoby
Tuto účtovou třídu byste v běžném oddílovém životě neměli potřebovat a proto ji nebudeme dále
rozebírat.
Účtová třída 2 - Finanční účty
V této třídě budeme používat zejména účty 211 - Pokladna, 221 - Účty v bankách a 261 - Peníze
na cestě. Na účet pokladny budeme na základě pokladních dokladů účtovat přírůstky na 211 MD,
výdaje pak 211 D. Pohyby na běžném účtu účtujeme na základě bankovních výpisů - příjmy na
221 MD, výdaje 221 D.
Důležitý je účet 261 - Peníze na cestě. Jistě jste jej používali i v jednoduchém účetnictví. Tento
účet zobrazuje časový rozdíl mezi vložením peněz do banky a jejich připsáním na účet a mezi
vybráním peněz z pokladny a jejich odepsáním z účtu. Tento rozdíl může být i několik dní.
94
Výběr z banky účtujeme následovně:
1. na základě výběrního lístku v pokladně - 211 (pokladna) MD a 261 (peníze na cestě) D
2. na základě bankovního výpisu - 221 (banka) D a 261 (peníze na cestě) MD
Výsledkem je větší zůstatek v pokladně (o vybranou částku) a nižší zůstatek v bance. Účet 261 Peníze na cestě bude vyrovnán (na straně MD i D bude stejná částka), konečný zůstatek tedy
bude 0.
Účtová třída 3 - Zúčtovací vztahy
Účty v této třídě slouží k zaznamenání rozdílu mezi skutečným plněním a mezi úhradou za toto
plnění. V jednoduchém účetnictví jste fakturu zaúčtovávali v okamžiku zaplacení jako výdaj. V
podvojném účetnictví o faktuře účtujeme, přestože jsme ji ještě neuhradili. V době mezi přijetím a
zaúčtováním faktury a skutečným zaplacením máme závazek vůči dodavateli. Ten se objeví právě
na účtech ve třídě 3, konkrétně na účtu 321 - Dodavatelé.
Fakturu za dopravu na tábor účtuji:
1. na základě přijaté faktury - 518 MD (ostatní služby) a 321 D (dodavatelé)
V tuto chvíli mám závazek vůči dopravci a v hlavní knize budu mít záporný zůstatek na účtu
321. Dám příkaz k úhradě do banky a na základě bankovního výpisu účtuji:
2. D (dodavatelé) a 221 D (banka - úbytek).
Obdobně účtujeme o vydaných fakturách - ovšem na účtech 602 D (tržby z prodeje
služeb) a 311 MD (odběratelé) - mám u nich pohledávku a po uhrazení dle výpisu z banky 311 D
(odběratelé) a 221 MD (banka - přírůstek).
Potřebný je i účet 314 - poskytnuté provozní zálohy.
Účtová třída 5 - Náklady
Používané účty v této skupině budou záviset na činnosti oddílu. Sami jistě snadno poznáte, jaký
účet je třeba použít.
Všechny nákladové položky budeme účtovat kladnou částkou na stranu MD s výjimkou již
zmiňovaných opravných operací. Na druhé straně souvztažnosti bude nejčastěji 211 D (pokladna
výdej) nebo 321 D (dodavatelé - později uhrazeno z banky). Může se objevit i účet 314 D
(poskytnuté zálohy), pokud byla dříve vyplacena záloha.
Účtová třída 6 - Výnosy
Výnosové účty jsou účty pasivní, proto veškeré přírůstky budeme účtovat na stranu Dal. Pouze
opravné operace lze zaúčtovat mínusem na stranu Dal nebo kladnou částkou na stranu MD.
Konkrétní účty opět budou záviset na rozsahu a různorodosti činnosti oddílu.
Nejčastější souvztažnosti pravděpodobně budou:
1. vystavení faktury (tábor atd.) - 311 MD (odběratelé - později úhrada z banky) - 602 D (tržby
z prodeje služeb)
2. úroky na účtu - 221 MD (přírůstek banka) - 644 D (úroky)
3. vybrané čl. příspěvky - 211 MD (pokladna příjem) - 684 D (přijaté čl. příspěvky)
4. přijatá dotace - 221 MD (přírůstek) banka - 691 D (přijatá dotace)
8.5
Prechod z JÚ na PÚ
Jak ukončíme jednoduché účetnictví a začneme účtovat podvojně? Na konci účetního období
(např. k 31.12.2004) musíme nejdříve zaúčtovat veškeré operace, týkající se tohoto období. Na
místě je přepečlivá, několikanásobná kontrola všech účetních zápisů. Po uzavření a převedení do
podvojného účetnictví budou jakékoliv změny nemožné. Jedinou variantou bude kompletní
zpracování přechodu znovu od začátku. Při ukončování jednoduchého účetnictví bychom měli mít
k dispozici peněžní deník, knihu majetku a knihu pohledávek a závazků. Na základě těchto knih
bychom měli vyplnit výkaz o majetku a závazcích a přehled o příjmech a výdajích za poslední
účetní období (rok 2004).
Z výše uvedených materiálů sestavíme přechodový můstek z jednoduchého na podvojné účetnictví
95
= zahajovací rozvahu.
Doporučujeme - co nejvíce vztahů dořešit, uhradit, vyrovnat, odepsat, atd. Čím méně bude
rozvahových položek, tím menší bude pravděpodobnost udělání chyby při přechodu. Tedy, snažit
se vše uhradit, abychom nic nedlužili, vyžádat si vyúčtování všech záloh, aby nikdo nedlužil nám,
nevybírat ani nevkládat hotovost kolem přelomu roku, abychom neměli peníze na cestě, atd. Také
je vhodné nevybírat členské příspěvky na rok 2006. Příspěvky vybrané v roce 2004 bychom pak
museli účtovat na výnosy příštích období 384 D.
Do zahajovací rozvahy použijeme (pokud je na těchto účtech kladný zůstatek):
· z peněžního deníku
- zůstatek pokladny - účet 211 MD
- zůstatek na běžném účtu - 221 MD
- peníze na cestě (pokud nejsou vyrovnané) - 261 MD / D
- hospodářský výsledek předchozího účetního období - rozdíl mezi příjmy a výdaji, účtuji na 931
D (zisk) / MD (ztráta)
· z knihy závazků
- neuhrazené přijaté faktury - 321 D
- neuhrazené vydané faktury - 311 MD
- vyplacené zálohy - 314 MD
- dlouhodobé závazky - skupina 95 D
· z knihy majetku
- veškerý použitelný majetek pořízený z prostředků oddílu, a to v pořizovacích cenách POZOR!!
Nepatří sem majetek přidělovaný z ústředí A-TOM za "desátek". Tento materiál je majetkem
Asociace TOM a je v evidenci ústředí. Drobný majetek - 018 MD, dlouhodobý hmotný majetek
dle druhu 01 / 02.
- Majetek, protože byl v nákladech předchozích let, musíme rovnou odepsat k tomu slouží tzv.
oprávky - účty 088 pro drobný dlouhodobý majetek a další účty pro ostatní majetek. Účtuji vždy
na stranu Dal
Z těchto údajů sestavíme zahajovací rozvahu:
Aktiva
Pasiva
drobný hmotný majetek
32 800 Kč
oprávky k dr. hm. maj.
-32 800 Kč
neuhraz. vystavené faktury
12 560 Kč
vyplacené zálohy
8 000 Kč
pokladna
2 530 Kč
běžný účet
11 340 Kč
Aktiva celkem
58 870 Kč
základní jmění
výsledek hospodaření minulého období
nauhraz. přijaté faktury
Pasiva celkem
46
0
00
Kč
2
52
0
Kč
5
88
0
Kč
58
8
70
Kč
V rozvaze je pasivní kolonka základní jmění. Tuto položku musíme dopočítat. Navkládám všechny
96
ostatní údaje (vše ostatní vím), spočítám aktiva celkem. A protože se aktiva musí rovnat pasivum,
dopočítám základní jmění tak, aby se aktiva pasivům skutečně rovnala.
Dalším krokem je zavedení počátečních zůstatků do účetnictví. Aby nebyl porušen bilanční princip,
musíme vše účtovat jak na stranu MD, tak na stranu Dal. K tomu slouží účet č. 961 – Počáteční
účet rozvažný. Položky aktiv zaúčtujeme na MD strany příslušných účtů a ve stejných částkách na
stranu Dal na účet 961. Oprávky mají záporný zůstatek účtuji je tedy na 961 MD a příslušný účet
(třeba 088 D) na stranu D. Pasivní položky účtuji obdobně jen na opačné strany. (961 MD – 901 D
– vl. jmění, 961 MD – 321 D – dodavatelé).
Po nasazení počátečních zůstatků mohu zahájit účtování v podvojném účetnictví
9
Požadavky na PC
Hardwarové a softwarové požadavky
Software:
Podporované operační systémy: Windows 98, Me, NT, 2000 a XP
Minimální rozlišení obrazovky pro běh aplikace je 800x600. Doporučené rozlišení je 1024x768 a
vyšší.
Aplikace používá pro ukládání dat databázový server FireBird (http://www.firebirdsql.org - volně
šiřitelná verze vycházející z databáze InterBase) a nabízí dva způsoby instalace:
Lokální verze:
Veškerý software je nainstalován na jednom počítači. Databázový server FireBird není nutné
instalovat a konfigurovat. Aplikace ESO obsahuje verzi Embedded FireBird přímo v sobě. Instalace
je jednoduchá, stačí pouze spustit instalační program a postupovat podle pokynů. Tato instalace
potřebuje minimálně 20 MB volného místa na harddisku.
Síťová verze (client/server):
Na vybraný počítač se nainstaluje databázový server Firebird a na ostatní počítače pouze samotná
aplikace ESO. V tomto režimu může s aplikací pracovat současně více uživatelů z více počítačů a
všechna data jsou uložena na serveru. Tato instalace potřebuje minimálně 15 MB volného místa
pro instalaci databázového serveru FireBird a 15 MB pro instalaci klienta ESO.
Hardware:
Minimální hardwarové požadavky
·
·
10
Lokální verze:
Pentium 300 Mhz, 64 MB RAM.
Síťová verze:
Server s databází FireBird Pentium 400 Mhz, 64 MB RAM
Klientská stanice Pentium 200, 64 MB RAM.
Licencní podmínky
Užité pojmy:
sdružení Skeleton Software: dále jen „autor"
softwarová aplikace ESO: dále jen „aplikace"
právnická osoba užívající aplikaci ke své činnosti: dále jen „uživatel"
97
Autorská práva
1. Aplikace je chráněna autorskými právy a mezinárodními dohodami o autorských právech, jakož
i dalšími zákony a dohodami o duševním vlastnictví. Aplikace se tímto neprodává, pouze se
uděluje licence k jejímu užívání.
2. Uživatel není oprávněn aplikaci kopírovat ani jinak šířit, kromě vytvoření záložní kopie pro
vlastní potřebu.
3. Uživatel není oprávněn provádět v aplikaci jakékoli změny, s výjimkou úprav popsaných
v uživatelské příručce (např. nastavení parametrů, úpravy a vytváření tiskových formulářů a
sestav apod.).
4. Uživatel není oprávněn do aplikace instalovat jakýkoli doplňkový software ani upgrady, pokud
nejsou dodány autorem.
5. Uživatel není oprávněn aplikaci užívat pro účely jiné právnické osoby.
Uživatelská práva:
1. Uživatel má právo k užívání aplikace na libovolném počtu počítačových stanic a libovolným
počtem osob, ať již v lokální či síťové verzi.
2. Uživatel má právo na bezplatnou poradenskou službu autora, a to kontaktním e-mailem, nebo
webovou konferencí.
3. Uživatel má právo na bezplatné informace o novinkách a upgradech aplikace, prezentované na
webových stránkách autora nebo webové konferenci.
Záruka:
1. Autor poskytuje aplikaci s vědomím, že pracuje v souladu s uživatelskou příručkou a že její
obsah je úplný a bez chyb. Nepřebírá za to ale právní odpovědnost ani záruku. Hlášené chyby
se autor zavazuje opravit upgradem v nejbližším možném termínu, podle autorem stanovené
závažnosti chyby.
2. Autor neručí za škody vzniklé při užívání aplikace, zejména za škody způsobené vadami
počítače a jeho vybavení, chybnou obsluhou, nesprávným použitím programu nebo
nesprávným výkladem jeho výsledků. Jakákoli jiná odpovědnost autora je omezena výší kupní
ceny aplikace.
Smluvní vztah:
1. Instalací aplikace vyjadřuje uživatel s podmínkami souhlas, zavazuje se je dodržovat a vstupuje
tím do smluvního vztahu s autorem, se všemi důsledky z toho vyplívajícími.
11
O autorech
Název:
Skeleton Software
Status:
sdružení bez právní subjektivity dle § 829-841 zákona č. 40/1964 Sb.
Zastoupení na subjektoprávní úrovni:
Ing. Pavel Karban; Nádražní 693, Stod; IČ: 734 58 503
Předmět podnikání:
Zpracování dat, služby databank, správa sítí
Poradenství v elektroenergetice
Účastníci sdružení:
Ing. Pavel Karban
stránky: http://home.zcu.cz/~karban
e-mail: [email protected]
O autorech
Petr Mašek
e-mail: [email protected]
98

ESO - Elektronická správa oddílu

Transkript

Podobné dokumenty

informační průmysl - Slezská univerzita v Opavě

Klávesové zKratKy v Money s4

Základní moduly činností v Moodle

Bezpečná práce s motorovou pilou Stihl

Úplná příručka Grand 26

marine 400 u

Vodník - Jirra

Seznam vyřazených knih

U nás jsou Vaše data zaručeně v bezpečí!

WINSTROM – Otázky a odpovédi

MRP K/S - Základ systému

PŘÍRUČKA KOSYS cca 500 stran

Partners report

Stáhnout

MRP - Účetnictví + sklad

Legislativní pojetí veřejné prospěšnosti a diskuse s ním související v

RODINe - Zumba

Stáhnout

Stáhnout

Příručka k programu REVIZEprofi 2

Západočeská univerzita FAKULTA APLIKOVANÝCH VĚD

Popis pole VOLBY