1 Použití aplikace GFI MailArchiver

Transkript

Příručka k klienta GFI
Uživatelská příručka
Informace a obsah v tomto dokumentu slouží jen pro informační účely a jsou poskytovány, tak jak
jsou, bez jakýchkoli dalších záruk, výslovných či odvozených, mimo jiné implikovaných záruk
obchodovatelnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušení zákona. Společnost GFI Software není
zodpovědná za jakékoli škody, včetně jakýchkoli následných, které mohou být způsobeny použitím
tohoto dokumentu. Informace jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů. Přestože byla vyvinuta
maximální snaha o zajištění přesnosti uvedených dat, společnost GFI nemůže poskytovat žádnou
záruku na úplnost, přesnost, aktuálnost a adekvátnost informací v tomto dokumentu a není
odpovědná za chyby tisku, neaktuálnost údajů ani chyby v textu. Společnost GFI neposkytuje
žádnou výslovnou nebo odvozenou záruku a nepřebírá žádnou právní ani jinou odpovědnost za
přesnost nebo úplnost informací obsažených v tomto dokumentu.
Pokud se domníváte, že tento dokument obsahuje faktické chyby, kontaktujte nás. Vaše oznámení
co nejdříve prověříme.
Všechny názvy produktů a společností, které jsou zde uvedeny, mohou být ochrannými známkami
příslušných vlastníků. Microsoft a Windows jsou buď registrované ochranné známky nebo ochranné
známky společnosti Microsoft Corporation v USA a jiných zemích.
Server GFI MailArchiver® je chráněn autorskými právy společnosti GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014
GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena.
Verze dokumentu: 2.2.2
Datum poslední aktualizace (měsíc/den/rok): 1/15/2014
Obsah
4
1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver
1.2 Procházení archivovaných položek
1.3 Práce s archivovanými položkami
1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů
1.5 Přístup k více e-mailovým schránkám
1.6 GFI MailInsights®
1.7 Změna předvoleb uživatele
4
5
6
9
16
17
38
2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi
39
2.1 Instalace softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector
2.2 Konfigurace přístupu ke klientovi GFI MailArchiver IMAP
39
40
3 Glosář
50
4 Rejstřík
55
Aplikace GFI MailArchiver slouží ke snadnému procházení e-mailové komunikace, položek kalendáře a
dokumentů, odstraňuje nutnost používání souborů PST a splňuje neustále rostoucí požadavky na
soulad a požadavky eDiscovery.
Díky možnosti vytváření sestav nástrojů obchodního zpravodajství MailInsights dokážete ze svých
archivovaných položek získat skutečně maximum. Identifikujte právní rizika a spravujte produktivitu
pomocí sestav založených na klíčových obchodních informacích ve vašem archivu.
Související informace naleznete v částech:
přihlášení do aplikace GFI MailArchiver,
procházení archivovaných e-mailů,
práce s e-maily,
vyhledávání archivovaných e-mailů,
přístup k více e-mailovým schránkám,
Generování hlášení MailInsights
Změna zobrazeného jazyka a další možnosti
1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver
V aplikaci GFI MailArchiver vyberte jednu z následujících možností:
Zvolte možnosti Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. Aplikace se načte ve výchozím
internetovém prohlížeči. Po výzvě zadejte přihlašovací údaje k doméně (uživatelské jméno a heslo
používané pro přihlášení do systému Windows®).
Případně můžete do internetového prohlížeče zadat tuto adresu URL:
http://<název hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI
MailArchiver>
Například: http://mydomain.com/MailArchiver
Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení nevyžaduje při přihlašování žádné přihlašovací
údaje. Místo toho použije přihlašovací údaje aktuálně přihlášeného uživatele. Při ukončení prohlížeče
dojde k odhlášení uživatele aktuálně přihlášeného k aplikaci GFI MailArchiver.
POZNÁMKA
Chcete-li se přihlásit jako jiný uživatel, odhlaste se ze svého profilu a přihlaste se jako
jiný uživatel systému Windows®.
POZNÁMKA
Pokud se přihlašujete z počítače, který není připojen k doméně, ve které je
nainstalována aplikace GFI MailArchiver, budete vyzváni k zadání pověření pro přihlášení
k doméně, ve které je aplikace GFI MailArchiver nainstalována.
GFI MailArchiver
1 Použití aplikace GFI MailArchiver | 4
1.2 Procházení archivovaných položek
1. Na serveru GFI MailArchiver vyberte kartu Archiv.
Snímek obrazovky 1: Procházení archivovaných e-mailů
2. Na kartě Archiv si můžete prohlížet položky archivované ve všech schránkách, k nimž máte přístup.
Podle potřeby můžete provádět určité činnosti popsané níže v tabulce níže.
MOŽNOST
POPIS
Jak hledat e-maily s konkrétním předmětem. Zadejte hledaná slova
nebo výrazy a klepněte na možnost. Výsledky se zobrazí panelu s emaily.
Skrytí panelu s náhledem e-mailů.
Zobrazení panelu s náhledem e-mailů.
Přepínání panelu s náhledem e-mailů mezi zobrazením e-mailů ve
spodní části a jejich zobrazením v boční části stránky se seznamem emailů.
Zobrazuje e-maily v zobrazení zpráv.
Zobrazuje e-maily v zobrazení poštovní schránky.
Přepnutí na zobrazení kalendáře a zobrazení archivovaných položek
kalendáře.
Zobrazuje seznam poštovních schránek, k nimž má aktuálně přihlášený
uživatel přístup. V seznamu účtů vyberte možnost Úložiště pro
archivaci, abyste poštovní schránky zobrazili pomocí možnosti Zobrazit
seznam účtů v archivu. Klepnutím na možnost Zavřít opustíte seznam
účtů.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Jestliže váš správce systému povolil možnost Odstranění e-mailů,
odstraní vybrané e-maily. V opačném případě se ikona nezobrazí.
POZNÁMKA
E-maily nelze odstranit z úložiště pro archivaci pouze ke čtení
nebo v případě, že byla povolena možnost Zachovávat právní
materiál.
POZNÁMKA
Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení zobrazuje 25 položek na stránku.
Chcete-li tuto hodnotu změnit, Klikněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém
horním rohu obrazovky a změňte hodnotu v možnosti Počet e-mailů zobrazovaných na
straně. Klepněte na možnost Uložit.
1.3 Práce s archivovanými položkami
V aplikaci GFI MailArchivermůžete na kartě Archiv zobrazovat různé typy archivovaných položek
a provádět s nimi jednotlivé činnosti.
Mezi e-mailovými konverzacemi a položkami kalendáře lze přepínat pomocí dostupných ovládacích
prvků na panelu úloh. Více informací najdete zde: Procházení archivovaných položek (page 5).
Chcete-li e-mail nebo archivovaný soubor zobrazit, vyberte jej ve schránce nebo v zobrazení zpráv.
Vybraná položka se zobrazí v podokně náhledu. Poklepáním e-mail nebo archivovaný soubor zobrazíte
v okně zobrazení e-mailu.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 2: Práce s archivovanými položkami v aplikaci GFI MailArchiver
Chcete-li zobrazit archivovanou položku kalendáře, přepněte na zobrazení kalendáře. Vyberte
položku, kterou chcete zobrazit. Jedním kliknutím na položku zobrazíte podrobnosti v okně
kalendáře.
V závislosti na typu vybrané archivované položky lze během zobrazování obsahu archivovaných
položek provádět následující činnosti:
MOŽNOST
POPIS
Zobrazit záhlaví e-mailu / položky kalendáře.
Klepnutím zobrazíte záhlaví e-mailu či položky kalendáře. Zobrazují se v panelu. Panel zavřete
opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít.
Zobrazit vlákno konverzace
Klepnutím na tlačítko zobrazíte celou konverzaci v okně zobrazení pošty. Zobrazí se všechny emaily, které jsou součástí konverzace. Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko
nebo klepnutím na možnost Zavřít.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Upravit označení e-mailů nebo položek kalendáře (osobní a globální)
Umožňuje kategorizovat e-maily a položky kalendáře pomocí štítků. Tato funkce je užitečná při
hledání konkrétních typů archivovaných položek. Například lze hledat všechny položky označené
jako „Důležité“.
Postup přidání štítku:
1. U možnosti ‚Dostupné štítky‘ zadejte nový štítek nebo vyberte existující.
2. Klepnutím na možnost Označit e-mail označíte e-mail zadaným nebo vybraným štítkem.
Postup odebrání dříve přiřazeného štítku:
1. Vyberte dříve přiřazený štítek.
2. Klikněte na možnost Odebrat štítek.
Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít.
POZNÁMKA
Štítky se v poli „Štítky“ zobrazují černě. Štítky přiřazené na úrovni organizace pomocí
kategorizačních zásad jsou červené. Štítky kategorizačních zásad nelze z e-mailu odstranit.
Obnovit e-mail / položku kalendáře
Obnoví e-maily nebo položky kalendáře pomocí funkce OneClick Restore, která obnoví
archivovanou položku do stanovené poštovní schránky nebo přepošle kopii na e-mailovou adresu.
Na panelu pro obnovení e-mailů zadejte e-mailovou adresu, na kterou má být odeslána kopie
aktuální položky, a klikněte na možnost Obnovit e-mail / položku kalendáře.
Uložit e-mail na disk (formát EML)
Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .eml. Tento formát je kompatibilní
s řadou e-mailových klientů, jako jsou například Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail nebo
Mozilla Thunderbird. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte
místo, kam bude soubor uložen.
Uložit e-mail na disk (formát MSG)
Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .msg, který je kompatibilní s aplikací
Microsoft Outlook®. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte
umístění, kam bude soubor uložen.
Stáhnout položku kalendáře
Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .msg, který je kompatibilní s aplikací
Microsoft Outlook®. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte
umístění, kam bude soubor uložen.
Vytisknout e-mail / položku kalendáře
Zobrazí archivovanou položku v novém okně prohlížeče ve formátu pro tiskárnu. K tisku položky
použijte funkci tisku prohlížeče.
Zobrazit obrázky v e-mailech
Toto tlačítko se používá k zobrazení připojených obrázků v zobrazeném e-mailu.
Označit, že se nejedná o spam
Toto tlačítko použijte u e-mailů, které byly antispamovým nástrojem označeny jako spam, k
označení, že se o spam nejedná. Vyžaduje nastavení zásad pro blokování spamu.
Odstranit e-mail / položku kalendáře
Jestliže váš správce systému povolil možnost Odstranění e-mailů, odstraní aktuálně vybranou
položku. V opačném případě se ikona nezobrazí.
POZNÁMKA
Archivované položky nelze odstranit z úložiště pro archivaci pouze ke čtení nebo v případě,
že byla povolena možnost Právní držení.
Zobrazit události položek kalendáře
Klepnutím na tlačítko zobrazíte Události položek kalendáře v okně zobrazení pošty.
Stáhnout
GFI MailArchiver
Při zobrazování archivovaných souborů se v textu zprávy nachází další odkaz pro Stažení.
Kliknutím na tento odkaz stáhnete soubor a uložíte jej na disk.
1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů
Při vyhledávání e-mailů aplikace GFI MailArchiver odešle dotaz na index e-mailů a odpovídající e-maily
zobrazí spolu s případnými přílohami. V aplikaci GFI MailArchiver jsou k dispozici tyto možnosti
vyhledávání e-mailů:
MOŽNOST
POPIS
Rychlé hledání
Textové pole v panelu nástrojů, které slouží k prohledání všech archivovaných
e-mailů pro vybraného uživatele a úložiště. V textovém poli Rychlé hledání lze
rovněž použít tyto zástupné znaky:
? – Nahrazuje jakýkoli jeden znak.
* – Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků.
Například:
Slovu „Švýcar“ tak budou odpovídat výrazy „Švý??r“ i „Švý*r“.
Jednoduché hledání
Rozbalením možnosti Rychlé hledání zobrazíte seznam základních kritérií
(např. odesílatel, příjemce, předmět, datum atd.), podle kterých lze hledat.
Více informací najdete zde: Jednoduché hledání (page 9).
Pokročilé hledání
Pokud chcete hledat podle více kritérií, použijte rozšířené možnosti. Více
informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 11).
E-maily, které odpovídají vyhledávacímu kritériu, se zobrazí v panelu s e-maily. GFI MailArchiver
zobrazuje až 25 e-mailů na stránku. Pokud dotazu odpovídá více než 25 e-mailů, aplikace GFI
MailArchiver rozdělí výsledky hledání na několik stránek. Pomocí posuvníku nacházejícího se ve spodní
části panelu s e-maily můžete přecházet z jedné stránky na další.
1.4.1 Jednoduché hledání
Funkce Jednoduché hledání je rozšířením funkce Rychlé hledání a umožňuje vyhledávat e-maily,
soubory, položky kalendáře a faxové/SMS zprávy v úložišti pro archivaci podle několika dalších
vyhledávacích kritérií.
Použití funkce Jednoduché hledání:
1. Na kartě Archiv klikněte na ikonu
Hledání.
rozevíracího seznamu nacházející se vedle textového pole
Snímek obrazovky 3: Možnosti jednoduchého hledání
2. V oblasti Hledání volbou možnosti E-mail zapněte prohledávání e-mailů ve všech úložištích pro
archivaci. Použít můžete tato kritéria:
MOŽNOST
POPIS
Obsahuje
Zadejte hledané klíčové slovo. Použít lze i tyto zástupné znaky:
Předmět
GFI MailArchiver
Hledání e-mailů s určitým předmětem.
MOŽNOST
POPIS
Datum odeslání
Určuje datum, kdy byl hledaný e-mail odeslán.
Odesílatel
Zadejte e-mailovou adresu nebo jméno odesílatele zobrazované ve službě Active Directory®,
jehož e-maily chcete prohledat.
Příjemce
Zadejte e-mailovou adresu nebo jméno příjemce zobrazované ve službě Active Directory®,
jehož e-maily chcete prohledat.
Příloha
Vyhledávání e-mailů s určitým obsahem v přílohách.
Pokročilé možnosti
Pokud chcete hledat podle více kritérií, použijte rozšířené možnosti. Více informací najdete
zde: Pokročilé hledání (page 11).
Resetovat
Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu.
Uložit
Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete
následně kdykoliv použít. Uložená vyhledávání jsou uvedena v okně Klasifikace na kartě
Archiv.
Hledat
Slouží ke spuštění hledání archivovaných e-mailů. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných
podmínek.
3. V oblasti Hledání volbou možnosti Soubor zapněte vyhledávání archivovaných souborů ve všech
úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria:
MOŽNOST
POPIS
Název souboru
Zadejte úplný název hledaného souboru nebo jeho část. Použít lze i tyto zástupné znaky:
Typ souboru
Typ souboru můžete vybrat z dostupných možností nebo můžete zvolit možnost Jakýkoli
(výchozí možnost).
Datum poslední změny
Zvolte jednu z dostupných možností nebo vyberte možnost Vlastní a pomocí kalendáře
zadejte časové období.
Hledat
podmínek.
Resetovat
Uložit
Archiv.
4. V oblasti Hledání volbou možnosti Kalendář zapněte vyhledávání archivovaných položek kalendáře
ve všech úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria:
MOŽNOST
POPIS
Obsahuje
Organizátor
Zadejte název organizátoru událostí.
Předmět
Hledání položek kalendáře s určitým předmětem.
Pozvaní účastníci
Zadejte název osob pozvaných na událost.
Začátek události
Zvolte jednu z dostupných možností nebo vyberte možnost Vlastní a pomocí kalendáře
zadejte časové období.
Místo
Zadejte název místa, kde se událost koná.
Hledat
podmínek.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Resetovat
Uložit
Archiv.
5. V oblasti Hledání volbou možnosti Fax zapněte vyhledávání faxových a SMS zpráv ve všech
úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria:
MOŽNOST
POPIS
Obsahuje
Typ
Mezi faxovými a SMS zprávami lze přepínat pomocí rozevíracího seznamu.
Datum odeslání
Pomocí dostupného seznamu určete datum, kdy byla hledaná faxová či SMS zpráva odeslána.
Odesílatel
Zadejte adresu odesílatele, jehož e-maily chcete prohledat.
Příjemce
Zadejte adresu příjemce, jehož e-maily chcete prohledat.
Hledat
podmínek.
Resetovat
Uložit
Archiv.
POZNÁMKA
Možnost Hledání faxu se zobrazí pouze tehdy, když volbu Karta hledání archivovaných
faxů povolí administrátor aplikace GFI MailArchiver.
1.4.2 Pokročilé hledání
Funkce Pokročilé hledání je rozšířením funkce Jednoduché hledání a umožňuje vyhledávat e-maily
podle mnoha různých vyhledávacích kritérií.
Použití funkce Pokročilé hledání:
1. Na kartě Archiv klikněte na ikonu
rozevíracího seznamu nacházející se vedle textového pole
Rychlé hledání a zvolte možnost Pokročilé možnosti.
Snímek obrazovky 4: Možnosti pokročilého hledání
2. V oblasti Možnosti pokročilého hledání můžete využít tyto funkce:
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Hledat e-maily pro
Výběr uživatele služby Active Directory ze seznamu.
Úložiště pro archivaci
Umožňuje určit úložiště k archivaci, ve kterém hledání proběhne. V zobrazeném seznamu
Úložiště pro archivaci vyberte jedno nebo více úložišť.
Datum odeslání
Určuje datum, kdy byl hledaný e-mail odeslán.
Zahrnuje vše/některé
Určuje, zda mají být zobrazeny položky, které odpovídají všem podmínkám, nebo položky,
které odpovídají kterékoli z podmínek. V rozevírací nabídce vyberte jednu z možností:
Všechny – zobrazí archivované položky, které odpovídají všem uvedeným podmínkám.
Libovolné – zobrazí archivované položky, které odpovídají alespoň jedné uvedené
podmínce.
Klepnutím na toto tlačítko přidejte podmínky. Dostupné jsou následující podmínky:
Předmět – hledání e-mailů s určitým předmětem.
Odesílatel – umožňuje určit e-mailovou adresu odesílatele nebo jeho zobrazované jméno
na serveru Active Directory®, na základě kterého chcete e-maily vyhledat.
Příjemce – umožňuje určit e-mailovou adresu příjemce nebo jeho zobrazované jméno na
serveru Active Directory®, na základě kterého chcete e-maily vyhledat.
BCC – zadejte e-mailovou adresu nebo jméno příjemce zobrazované ve službě Active
Directory®, jehož adresa byla zadána do pole BCC.
Datum odeslání – umožňuje vyhledat e-maily odeslané v určité datum, před ním nebo po
něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje
nebo Odpovídá.
Datum přijetí – umožňuje vyhledat e-maily přijaté v určité datum, před ním nebo po
něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje
nebo Odpovídá.
Datum zahájení – hledání položek kalendáře, které byly zahájeny před zadaným datem.
Velikost (kB) – umožňuje vyhledat položky, jejichž velikost je větší, menší nebo rovna
požadované velikosti. Zadejte velikost a vyberte jednu z následujících možností: Je větší
než, Je menší než a Je přesně.
ID zprávy – umožňuje vyhledávat pomocí pole „ID zprávy“ nacházejícího se v hlavičce emailu. Zadejte nebo vložte ID zprávy, který chcete vyhledat.
Celý e-mail – vyhledávání e-mailů obsahujících konkrétní obsah kdekoli v e-mailu (včetně
těla, hlaviček a příloh).
Text – umožňuje hledat e-maily, jejichž text obsahuje konkrétní obsah.
Příloha – umožňuje hledat e-maily, které mají konkrétní obsah kdekoli v přílohách.
Obsahuje dokument – vyhledávání e-mailů, které mají přiložen nějaký dokument.
Složka – umožňuje vyhledat položky, které se nacházejí v určité složce poštovní schránky.
Složka/Podsložky – umožňuje vyhledat položky, které se nacházejí v určité podsložce ve
složce poštovní schránky.
Štítek – umožňuje hledat e-maily se specifickým štítkem.
POZNÁMKA
Kliknutím na tlačítko
Vyjma všech těchto
podmínek
vedle podmínky hledání danou podmínku odeberete.
Umožňuje vytvořit seznam podmínek, které archivované položky NESMÍ splňovat, aby byly
zobrazeny jako výsledek vyhledávání. Klikněte na tlačítko a vyberte podmínky, které mají
být použity. Podmínky, které je možné určit, jsou podobné těm popsaným výše.
POZNÁMKA
Kliknutím na tlačítko
GFI MailArchiver
vedle kritéria hledání dané kritérium odeberete.
MOŽNOST
POPIS
Zpět na základní
možnosti
Stisknutím tohoto tlačítka se vrátíte k funkcím jednoduchého hledání. Více informací najdete
zde: Jednoduché hledání (page 9).
Resetovat
Uložit
Archiv.
Hledat
Slouží ke spuštění hledání archivovaných položek. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných
podmínek.
1.4.3 Vyhledávání e-mailů v chytrých telefonech
Aplikace GFI MailArchiver umožňuje vyhledávání e-mailů pomocí chytrých telefonů.
POZNÁMKA
Tuto funkci podporují následující mobilní operační systémy:
Android 2.1+
Apple iPhone iOS 4
Blackberry OS5+
Postup jednoduchého hledání:
1. V chytrém telefonu spusťte internetový prohlížeč a zadejte adresu URL, kde se nachází server GFI
MailArchiver, a to v následujícím formátu:
http://<název hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI
MailArchiver>
Například:
http://mojedoména.com/MailArchiver
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 5: Přihlašovací obrazovka inteligentního telefonu
2. Přihlaste se pomocí svých přihlašovacích údajů.
Snímek obrazovky 6: Domovská stránka serveru GFI MailArchiver pro chytré telefony
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Rozhraní uživatele mobilu používá stejná nastavení jazyka jako ta, která uživatel
nakonfiguroval v programu GFI MailArchiver. Více informací najdete zde: Změna
předvoleb uživatele (page 38).
3. Zadejte hledaný text a klikněte na možnost Hledat.
Snímek obrazovky 7: Výsledek hledání v inteligentním telefonu
4. Pomocí nabízených ovládacích prvků procházejte zobrazenými výsledky. Výsledky jsou seřazené
sestupně podle data.
POZNÁMKA
Funkce hledání v mobilu vrací 10 e-mailů na stránku. Pomocí nabízených ovládacích
prvků můžete procházet i další stránky. Maximální počet výsledků je 5 000.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 8: Zobrazení konverzace v inteligentním telefonu
5. Kliknutím na předmět e-mailu zobrazíte e-mail a kliknutím na možnost Zobrazit konverzaci
zobrazíte související e-maily.
POZNÁMKA
Rozhraní uživatele mobilu se zaměřuje na hledání v e-mailových archivech. Pokročilé
hledání a funkce procházení získáte pomocí programu GFI MailArchiver v počítači.
POZNÁMKA
Rozhraní uživatele mobilu umožňuje uživatelům přístup POUZE k poštovní schránce.
1.5 Přístup k více e-mailovým schránkám
Na kartě Archiv můžete procházet také archivované položky ve schránkách ostatních uživatelů – za
předpokladu, že máte oprávnění k přístupu do jejich archivu. Uživatel s administrátorskými
oprávněními může ostatním uživatelům přidělovat nebo naopak odebírat přístup do schránek
ostatních uživatelů, a to pomocí funkce Řízení přístupu produktu GFI MailArchiver.
POZNÁMKA
Funkce Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat je zakázána, pokud aktuálně
přihlášený uživatel nemá přístup k e-mailovým schránkám jiných uživatelů, nebo pokud
nelze zobrazit žádné e-maily.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 9: Přístup k více e-mailovým schránkám
Zobrazení archivovaných položek z různých schránek:
1. Do pole Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat zadejte název poštovní schránky, jejíž
archivované položky chcete prohlížet. Zobrazí se seznam názvů schránek, které odpovídají zadanému
výrazu (a k nimž máte přístup).
2. Vyberte uživatele a klepněte na tlačítko
vedle pole hledání.
3. Vyberte nově přidaného uživatele z pole Procházet konverzace pro:.
4. Pomocí dostupných možností si přečtěte nebo vyhledejte zobrazené archivované položky.
1.6 GFI MailInsights®
Aplikace GFI MailInsights® vytváří sestavy z dat uložených na serveru GFI MailArchiver. Tento server
slouží k poskytování informací o využití pošty a jejího vývoje na základě archivovaných e-mailů. Tato
funkce slouží ke generování hlášení pro správu a řízení lidských zdrojů, která poskytují přehled o
využívání či zneužívání e-mailu a zdrojů.
POZNÁMKA
Aplikace GFI MailInsights® je aktivní pouze u uživatelů s odpovídajícími přístupovými
právy. Více informací vám sdělí správce systému.
Dostupná hlášení:
GFI MailArchiver
NÁZEV SESTAVY
POPIS
Komunikační tok
Sledování komunikačních vzorců uživatelů a skupin uvnitř
organizace i mimo ni.
Použití webové e-mailové služby
Určení uživatelů s nejčastější výměnou e-mailů s webovými emailovými službami. Identifikace potenciálního úniku dat a
nevhodného použití e-mailu.
Odezva na e-maily
Přehled o tom, kolik času uživateli průměrně zabere odpověď na
interní a externí e-maily.
Využití úložiště
Vliv příloh na náklady na úložiště e-mailů. Vytváření příslušných
pravidel pro uchovávání e-mailů, díky kterým budete mít kontrolu
nad úložným prostorem pro e-maily.
Neaktivní účty
Seznam uživatelských účtů, které obdržely e-mail, ale
neodpověděly ve stanovené době.
Nevhodná slova
Sledování nevhodného jazyka, který porušuje podnikové zásady, v emailech.
Interní spammeři
Seznam interních uživatelů uvádějících příliš mnoho příjemců do
polí Příjemce / Kopie / Skrytá kopie.
Aktivita mimo pracovní dobu
Přehled e-mailů odeslaných z interních e-mailových účtů mimo
pracovní dobu. Rozpoznávání chování, které může vyžadovat další
šetření.
Detekce úniku dat
Rozpoznávání e-mailů obsahujících čísla kreditních karet, čísla
amerického sociálního pojištění a jiné důvěrné dokumenty či
informace.
Hledání pracovních pozic
Rozpoznávání odeslaných nebo přijatých e-mailů obsahujících
životopisy nebo e-mailů adresovaných stránkám pro vyhledávání
pracovních míst.
Hledání fráze
Vyhledávání konkrétních slov nebo frází v archivovaných e-mailech.
Uživatelský provoz
Sledování počtu e-mailů, které si vyměnili vybraní uživatelé nebo
skupiny se svými kontakty.
Témata e-mailů
Seznam témat a častých slov v e-mailech, které si vyměnili vybraní
uživatelé nebo skupiny se svými kontakty.
Indikátory výkonu při práci s e-maily
Analýza odeslaných a přijatých e-mailů z hlediska produktivity
uživatelů na základě sady přednastavených ukazatelů.
Sestava velkých e-mailů
Identifikace velkých e-mailů, které by mohly zabírat nežádoucí
prostor ve vašem archivu. Přílohy e-mailů jsou klasifikovány podle
konkrétních kategorií.
1.6.1 Generování hlášení MailInsights
Vygenerovaná hlášení se odešlou e-mailem přihlášenému uživateli nebo uživateli zadanému v poli
Odeslat komu. Hlášení jsou zasílána ve formě přílohy se souborem formátu PDF.
Postup generování hlášení:
1. Vyberte kartu MailInsights® a zvolte požadovanou sestavu.
2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování.
3. (Volitelné) V poli Předat komu zadejte e-mailovou adresu příjemce.
POZNÁMKA
Při použití možnosti předání e-mailu obdrží hlášení uživatel, který je vygeneroval
a všichni uživatelé uvedení v poli Předat komu.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Podle potřeby můžete zadat více e-mailových adres oddělených středníkem (;)
4. Klepněte na možnost Odeslat hlášení ve spodní části jednotlivých stránek hlášení.
1.6.2 Plánování hlášení MailInsights
Všechny sestavy lze v nástroji MailInsights® naplánovat tak, aby se spustily automaticky.
Naplánování hlášení:
1. Vyberte kartu MailInsights® a zvolte požadovanou sestavu.
2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování.
3. Klepněte na tlačítko Naplánovat.
Snímek obrazovky 10: Plánování sestav v nástroji MailInsights®
4. Do pole Název hlášení zadejte smysluplný název vašeho hlášení.
5. (Volitelné) V poli Předat komu zadejte e-mailovou adresu příjemce nebo příjemců.
6. V rozevírací nabídce Naplánovat hlášení vyberte četnost vytváření hlášení. Dostupné možnosti
jsou následující: Denně, Týdně nebo Měsíčně.
7. Do pole Kdy zadejte čas.
8. Klepněte na možnost Uložit a naplánovat hlášení.
1.6.3 Komunikační tok
Graf Komunikační tok poskytuje přehled o e-mailech vyměněných mezi vybranými uživateli/skupinami
a jejich kontakty.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 11: Komunikační tok v nástroji MailInsights®
Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií:
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6
měsíců.
Sestava
pro
Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory®.
Příjemci
Vyberte Interní, Externí nebo Vše.
Zahrnout
Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců. Výchozí hodnota je Hlavních 20.
Vytvořená sestava zobrazuje vybraného uživatele či skupinu jako jednu entitu uprostřed grafu.
Kontakty jsou odděleny podle domén. Jednotlivé doménové klastry jsou znázorněny různými barvami.
Šířka okraje mezi uzly ukazuje sílu vztahu e-mailu mezi různými entitami.
Tabulka pod grafem obsahuje následující informace:
MOŽNOST
POPIS
Kontaktní e-mail
E-mailová adresa kontaktu
Odeslané e-maily
Celkový počet odeslaných e-mailů.
Přijaté e-maily
Celkový počet přijatých e-mailů.
Celkový počet e-mailů
Celkový počet odeslaných i přijatých e-mailů.
Poslední komunikace
Datum a čas posledního odeslaného/přijatého e-mailu.
1.6.4 Využití webové pošty
Oblast Využití webové e-mailové služby umožňuje generování hlášení, které vykazuje interakce
interních uživatelů s webovými e-mailovými účty.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 12: Využití webové pošty MailInsights
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
měsíců.
Sestava
pro
Zahrnout
Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Hlavních 20.
Vytvořená sestava obsahuje graf, ve kterém je uveden celkový počet e-mailů odeslaných a přijatých
v určitém období. Oblast Shrnutí v horní části hlášení uvádí nejčastější poskytovatele webových služeb
s celkovým počtem odeslaných a přijatých e-mailů pro jednotlivé poskytovatele.
MOŽNOST
POPIS
Uživatel
E-mailová adresa uživatele.
Celkový počet e-mailů
Celkový počet interních kontaktů.
Odeslané e-maily
Přijaté e-maily
Průměr/den
Průměrný počet odeslaných a přijatých e-mailů za den.
Celková procentuální hodnota
Procento z celkového počtu webových e-mailů.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Hlášení Využití webové pošty zahrnuje následující poskytovatele webových e-mailových
služeb: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz,
Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com, Rediff.com
1.6.5 Odezva na e-maily
Hlášení Odezva na e-maily uvádí, jak dlouho průměrně trvá zaměstnancům odpovědět na e-maily.
Snímek obrazovky 13: Odezva na e-maily v nástroji MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 7 dnů). Můžete vybrat data pouze během
posledních 6 měsíců.
Sestava
pro
Zahrnout
Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Všichni.
Řadit
podle
Zadejte způsob řazení. Možnosti:
Podle jména (výchozí)
Podle odezvy
V rámci sestavy je vytvořen sloupcový graf znázorňující uživatele na ose y a odezvu v hodinách na ose
x. Data jsou seřazena podle definovaných kritérií.
Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi:
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Uživatel
Jméno nebo e-mailová adresa uživatele.
Průměrná odezva
Průměrná odezva na všechny e-maily (hodiny).
Průměrná interní odezva
Průměrná doba odpovědi interním uživatelům (hodiny).
Průměrná externí odezva
Průměrná doba odpovědi na externí e-maily (hodiny).
1.6.6 Využití úložiště
Hlášení Využití úložiště uvádí, kolik místa je využito různými kategoriemi příloh.
Snímek obrazovky 14: Využití úložiště v nástroji MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během
Sestava
pro
Vyberte možnost Všichni (výchozí) uživatelé nebo skupinu služby Active Directory®
Vytvořená sestava obsahuje graf se sloupci, které představují různé kategorie příloh. Osa x grafu
představuje různá velikostní rozmezí a osa y představuje velikost přílohy.
POZNÁMKA
Kategorie příloh pro funkci Využití úložiště: Obrázky, Dokumenty, Hudba, Video a Jiné.
Tabulka pod grafem obsahuje následující doplňující informace:
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Datum
Datum přijetí e-mailu.
Celková velikost
Celková velikost přílohy.
Obrázky
Celková velikost přílohy kategorie Obrázky.
Dokumenty
Celková velikost přílohy kategorie Dokumenty.
Hudba
Celková velikost přílohy kategorie Hudba.
Videa
Celková velikost přílohy kategorie Videa.
Jiné
Celková velikost přílohy kategorie Jiné.
1.6.7 Neaktivní účty
Oblast Neaktivní účty umožňuje generování hlášení o interních účtech, které již nejsou aktivní.
Snímek obrazovky 15: Neaktivní účty v nástroji MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
POZNÁMKA
Neaktivní účet je účet, který během daného datového rozsahu přijímal e-maily, ale
žádné e-maily neodeslal.
Hlášení obsahuje seznam neaktivních účtů.
GFI MailArchiver
1.6.8 Nevhodná slova
Oblast Nevhodná slova umožňuje generování hlášení, které zjišťuje použití nevhodných slov v emailech. Mezi nevhodná slova mohou patřit sexistická a rasistická označení či vulgární výrazy.
Snímek obrazovky 16: Nevhodná slova v nástroji MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Dnes). Můžete vybrat data pouze během posledních 6
měsíců.
Příjemci
Vyberte možnost Všichni příjemci, Pouze interní, Pouze externí.
Vytvořená sestava zobrazuje data v tabulce následujícím způsobem:
MOŽNOST
POPIS
Datum/čas
Datum a čas e-mailu
Odesílatel
E-mailová adresa odesílatele
Předmět
Předmět e-mailu
1.6.9 Interní spammeři
Zpráva Interní spammeři vám umožňuje vytvořit seznam interních e-mailových účtů uživatelů, kteří
ve svých e-mailech uvádějí velké množství příjemců. Tato zpráva bere v úvahu příjemce v polích
Příjemce, Kopie a Skrytá kopie.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 17: Interní spammeři v nástroji MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zahrnout
Zadejte počet e-mailových účtů. Maximálně lze zahrnout 1000 uživatelů.
Data hlášení jsou uvedena v tabulce s následujícími informacemi:
MOŽNOST
POPIS
Uživatelské jméno
Uživatelské jméno nebo e-mailová adresa uživatele.
Průměrný počet
příjemců
Průměrný počet příjemců, kteří během zadaného časového období obdrželi e-mail od
odesílatele.
1.6.10 Aktivita mimo pracovní dobu
Pomocí této zprávy identifikujete interní uživatele, kteří odesílají e-maily mimo pracovní dobu.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 18: Aktivita mimo pracovní dobu v nástroji MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Sestava
pro
Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Vytvořit zprávu pro všechny zaměstnance
(výchozí) nebo pro skupinu služby Active Directory®.
Zahrnout
Zadejte počet výsledků, která se mají zobrazit (maximálně 1000). Výchozí hodnota = 50.
Rozsah
Pracovní
doba
Zadejte pracovní rozsah, který odpovídá normální pracovní době vaší organizace.
Pracovní
týden
Vyberte pracovní dny vaší organizace. Zaškrtnuté dny jsou považovány za součást normální pracovní doby.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Nepracovní
dny
Pomocí kalendáře určete nepracovní dny pro data v minulosti a v budoucnosti. Vybraná data jsou uvedena
v zobrazeném okně. Nepracovní dny mohou zahrnovat svátky nebo přerušení provozu společnosti.
DŮLEŽITÉ
Nastavení budou uložena pouze po úspěšném vytvoření zprávy. Pokud stránku opustíte předtím, než
se zpráva vytvoří, přijdete o veškerá nastavení.
POZNÁMKA
Pokud použijete tlačítko Zrušit zaškrtnutí všech dat, nakonfigurovaná data pro všechny roky budou
smazána.
Následující příklady popisují, jak bude zpráva fungovat s typickými konfiguracemi:
Scénář 1: Organizace pracující od pondělka do pátku, jejíž začátek a konec pracovní doby je ve stejný
den, např. 9:00 – 18:00.
Zpráva bude vytvořena z e-mailů odeslaných v pondělí až pátek mezi 18:00 a 9:00 a z e-mailů
odeslaných v sobotu a v neděli.
Scénář 2: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve
stejný den, např. 20:00 – 5:00.
V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a 20:00
a z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli. E-maily odeslané o sobotách mezi půlnocí a 5:00 nebudou
brány v úvahu, protože je tento čas považován za normální pracovní dobu.
Scénář 3: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve
stejný den a středa je svátek.
V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a
20:00, z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli a z e-mailů odeslaných během středy od půlnoci do
půlnoci.
Výsledky vytvořené zprávy se zobrazí ve vodorovném pruhovém grafu. Ve shrnutí zprávy nad grafem
budou uvedeni 3 uživatelé, kteří mimo pracovní dobu odeslali nejvíce e-mailů.
Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi:
MOŽNOST
POPIS
E-mail
E-mailová adresa uživatele
Počet odeslaných e-mailů
Počet e-mailů odeslaných mimo pracovní dobu
GFI MailArchiver
1.6.11 Detekce úniku dat
Pomocí tohoto hlášení vyhledejte e-maily, které by mohly obsahovat citlivá data. Hlášení označí
přijaté i odeslané e-maily, které obsahují:
Čísla oblíbených kreditních karet (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover)
Čísla sociálního pojištění pro USA
Důvěrné dokumenty a informace
POZNÁMKA
Hlášení prověří odeslané i přijaté e-maily vybraného uživatele.
Snímek obrazovky 19: Sestava detekce úniku dat v nástroji MailInsights®
Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek:
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Je zadán rozsah dat nebo použito výchozí nastavení (poslední 3 měsíce). Můžete vybrat data pouze během
Hlášení
pro
Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude hlášení vytvořeno. Je vytvořeno hlášení pro všechny
zaměstnance (výchozí) nebo pro uživatele či skupinu služby Active Directory®.
Příjemci
Interní příjemci, externí příjemci, nebo obojí. Výchozí nastavení je obojí.
Výsledky vytvořeného hlášení se zobrazí v tabulce řazené podle data ve vzestupném pořadí. Ve
shrnutí hlášení nad tabulkou budou uvedeni 3 nejčastější uživatelé.
Tabulka obsahuje následující informace:
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Datum
Obsahuje datum a čas e-mailu.
Odesílatel
E-mailová adresa odesílatele.
Předmět
Předmět e-mailu.
POZNÁMKA
Údaje ve sloupci s předmětem obsahují odkaz umožňující nalezený e-mail zobrazit.
Typ úniku
Typ úniku může být následující: Číslo kreditní karty, číslo sociálního pojištění, důvěrná data, lékařské
údaje...
POZNÁMKA
Pokud bylo zjištěno více druhů úniku, zobrazí se pouze první z nich.
1.6.12 Hledání pracovních pozic
Pomocí tohoto hlášení identifikujete interní uživatele, kteří si vyměňují e-maily s weby pro
vyhledávání pracovních pozic. Hlášení označí přijaté i odeslané e-maily, které obsahují životopisy.
POZNÁMKA
Hlášení dokáže odhalit odeslané i přijaté e-maily vybraného uživatele.
Snímek obrazovky 20: Hlášení hledání pracovní pozice MailInsights
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Hlášení
pro
Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude hlášení vytvořeno. Je vytvořeno hlášení pro všechny
Domény
Mezi podmínky hledání v rámci hlášení se přidá seznam domén uvedený v této oblasti. Další domény přidáte
zadáním adresy URL do dostupného pole a klepnutím na možnost
. Doménu odeberete klepnutím na
tlačítko . Pomocí možnosti Smazat vše odstraníte všechny uvedené adresy URL.
Do výchozího seznamu webů pro hledání pracovní pozice patří: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com;
hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk;
jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com.
shrnutí hlášení nad tabulkou budou uvedeni 3 nejčastější uživatelé, kteří si vyměňují e-maily
s doménami webů pro vyhledávání pracovních pozic.
MOŽNOST
POPIS
Datum
Obsahuje datum a čas e-mailu.
Odesílatel
Předmět
Předmět e-mailu.
POZNÁMKA
Údaje ve sloupci s předmětem obsahují odkaz umožňující nalezený e-mail
zobrazit.
1.6.13 Hledání fráze
Umožňuje prostřednictvím zprávy Hledání fráze v archivovaných e-mailech vyhledávat konkrétní slova
nebo fráze. Zpráva prověří celé texty e-mailů a jejich přílohy, vyhledá ty e-maily, které obsahují
zadaná slova, a zobrazí výsledky ve formě výsečového nebo skládaného spojnicového grafu.
POZNÁMKA
Zpráva výskyt fráze prověří u odeslaných i přijatých e-mailů vybraného uživatele nebo
skupiny.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 21: Zpráva Hledání fráze MailInsights
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze
během posledních 6 měsíců.
Sestava pro
Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Je vytvořeno hlášení pro všechny
Typ grafu
Vyberte výsečový graf nebo skládaný spojnicový graf. Výsečový graf obsahuje informaci o celkovém
podílu e-mailů s odpovídajícím výsledkem, zatímco skládaný spojnicový graf obsahuje informaci
o počtu e-mailů odesílaných během jednotlivých dní.
Fráze
Fráze mohou sestávat z 1 nebo více slov. Pomocí uvozovek (") můžete vyhledávat přesné fráze nebo
uvozovky nepoužívejte a budou vyhledávána libovolná slova ze zadaných slov. Díky omezení na 10
frází je zajištěno, že zpráva nebude využívat příliš mnoho prostředků nebo její vytvoření nebude
trvat příliš dlouhou dobu.
shrnutí zprávy nad tabulkou bude uveden celkový počet e-mailů a celkový počet e-mailů
odpovídajících zadané frázi.
MOŽNOST
POPIS
Datum
Obsahuje datum a čas odeslání e-mailu.
Odesílatel
Předmět
Obsahuje předmět e-mailu. Pokud máte oprávnění k zobrazení e-mailu, můžete kliknutím na údaje
ve sloupci s předmětem zobrazit nalezený e-mail.
Fráze
Fráze, která byla v e-mailu nalezena.
GFI MailArchiver
1.6.14 Sestava uživatelského provozu
Na grafu s uživatelským provozem můžete sledovat objem výměny e-mailů mezi vybranými uživateli
nebo skupinami a jejich kontakty. Naleznete zde také jedinečný seznam e-mailových adres
odesílaných a přijatých e-mailů.
Snímek obrazovky 22: Uživatelský provoz v nástroji MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
měsíců.
Hlášení
pro
Vytvořená sestava obsahuje komunikaci týkající se vybraného uživatele či skupiny. E-mailové adresy
uvedené v tabulce zobrazují různou komunikaci mezi danou e-mailovou adresou a vybraným
uživatelem či skupinou.
MOŽNOST
POPIS
E-mailová adresa
E-mailová adresa kontaktu.
Odesláno
Přijaté
Interní
Celkový počet odeslaných i přijatých interních e-mailů.
Příchozí
Celkový počet příchozích e-mailů z adres mimo organizaci.
Odchozí
Celkový počet odchozích e-mailů odeslaných na adresy mimo organizaci.
GFI MailArchiver
1.6.15 Sestava Témata e-mailů
Sestava Témata e-mailů obsahuje seznam témat e-mailů, které si vyměnili vybraní uživatelé nebo
skupiny se svými kontakty. Obsahuje také častá slova vyskytující se v e-mailech. Tato sestava pomocí
indexů hledání identifikuje nejčastěji používané termíny.
Snímek obrazovky 23: Témata e-mailů v nástroji MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
měsíců.
Hlášení
pro
Ve vytvořené sestavě se vybraná poštovní schránka zobrazuje v záhlaví (schránka může patřit
uživateli nebo skupině). Sestava zobrazuje seznam 5 nejčastějších klíčových slov pro vybraného
uživatele a celkový počet e-mailů odpovídající jednotlivým klíčovým slovům. Skládaný sloupcový graf
zobrazuje 10 nejčastějších klíčových slov na ose x a počet výskytů těchto slov na ose y.
Data jsou rozdělena do dvou tabulek pod grafem:
TABULKA
POPIS
Hlavní klíčová slova
organizace
Tabulka obsahující klíčová slova a celkový počet výskytů daného slova.
Témata e-mailů
Tabulka obsahující datum odeslání, odesílatele a předmět každého nalezeného e-mailu
a hledanou frázi.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
V tabulce Hlavní klíčová slova organizace jsou zobrazeny informace ze všech
archivovaných e-mailů, které spadají do požadovaného období částečně nebo zcela. V
tabulce Témata e-mailů jsou zobrazeny pouze informace z e-mailů přijatých během
vybraného časového období.
1.6.16 Sestava Indikátory výkonu při práci s e-maily
Sestava Indikátory výkonu při práci s e-maily analyzuje produktivitu uživatelů na základě sady
přednastavených ukazatelů a porovnává vývoj využití e-mailů daným uživatelem v čase. Výsledky mají
vypovídající hodnotu, pokud sestavu vytvoříte pro skupinu lidí se stejným pracovním zařazením,
protože tito lidé by měli e-maily využívat podobně.
Výkon je vypočítáván podle počtu odeslaných a přijatých e-mailů. Výsledky se zobrazují podle těchto
ukazatelů:
MOŽNOST
POPIS
Společenský
Přátelská osoba, která ochotně komunikuje a spolupracuje s ostatními.
Přebírá
iniciativu
Osoba schopná samostatně vyhodnocovat a provádět věci.
Expresivní
Osoba schopná efektivně předat myšlenky a vyjádřit své pocity.
Organizovaný
Osoba se systematickým přístupem, která má ráda pořádek a je schopna se účinně vypořádat
s přidělenými úkoly.
Odpovědný
Osoba plnící závazky spojené se svým pracovním zařazením.
Ze sestavy lze vyjmout konkrétní e-maily, které by znehodnocovaly výsledky (například oběžníky nebo
automaticky vytvářené e-maily).
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 24: Sestava Indikátory výkonu při práci s e-maily v nástroji MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Vyberte Posledních 6 měsíců nebo Posledních 12
měsíců.
Hlášení
pro
Vyloučené
e-maily
Zadejte e-mailovou adresu, kterou chcete vyloučit ze sestavy. Takto můžete vyloučit například oběžníky
nebo automatická upozornění zasílaná systémem. Příklad *@obezniky.cz.
Vážená
hodnota
Vážená hodnota odpovídající kategorii uživatelů. Běžně definuje chování uživatele podle pracovního
zařazení. Například od prodejce se očekává, že odešle více e-mailů, než přijme. Oproti tomu manažer pro
zákazníky více e-mailů obdrží, než odešle. Vybrat lze následující možnosti:
Normální – běžný uživatel odešle i přijme přibližně stejný počet e-mailů.
Odesílatel – uživatel, od něhož se očekává, že více e-mailů odešle, než přijme.
Příjemce – uživatel, od něhož se očekává, že více e-mailů přijme, než odešle.
V rámci sestavy je vytvořen sloupcový graf s barevně odlišenými daty. Informace o zvolené poštovní
schránce uživatele nebo skupiny se zobrazují ve dvou tabulkách pod grafem. Tabulky obsahují tyto
informace:
TABULKA
POPIS
Faktory
Obsahuje hodnotu jednotlivých ukazatelů výkonnosti podle měsíce (v případě vytvoření sestavy pro
skupiny podle jednotlivých uživatelů).
GFI MailArchiver
TABULKA
POPIS
Shromážděné
statistiky
Obsahuje počet e-mailů podle měsíců (v případě vytvoření sestavy pro skupiny podle jednotlivých
uživatelů).
E-mailová adresa (uživatel) / měsíc
Celkem odesláno
Celkem přijato
Celkem odeslaných odpovědí
Celkem přijatých e-mailů pro více příjemců
Celkem odeslaných e-mailů pro více příjemců
Odeslané přílohy
Přijaté přílohy
1.6.17 Sestava velkých e-mailů
Sestava Velký e-mail identifikuje e-maily, jež mají větší velikost, než je ta, kterou si vyměnili vybraní
uživatelé nebo skupiny se svými kontakty. Rovněž uvádí kategorie příloh (například video, obrázky,
hudba, dokumenty atd.).
Snímek obrazovky 25: Velké e-maily aplikace MailInsights®
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců.
Hlášení
pro
Velikost
Definujte celkovou velikost e-mailu v MB (zpráva a přílohy). E-maily větší než zadaná velikost se zobrazí v
sestavě. Minimální velikost je 5 MB a tato hodnota je nastavena ve výchozím nastavení.
GFI MailArchiver
Ve vytvořené sestavě se zobrazuje poštovní schránka pro vybraného uživatele či skupinu v záhlaví
sestavy. Sestava zobrazuje seznam 5 nejčastějších uživatelů a celkovou velikost e-mailů odeslaných
během zadaného období. Dva grafy zobrazují grafické znázornění velikosti odeslaných e-mailů v
procentech, jeden pro nejčastější uživatele a jeden pro kategorie příloh. Pokud například uživatel A
odešle 5 e-mailů po 5 MB (celkem 25 MB) a uživatel B odešle 4 e-maily po 10 MB (celkem 40 MB), bude
mít uživatel B v grafu více %a.
Data jsou rozdělena do tabulky pod grafem:
TABULKA
POPIS
Datum
Obsahuje datum a čas odeslání e-mailu.
Odesílatel
Předmět
Obsahuje předmět e-mailu. Pokud máte oprávnění k zobrazení e-mailu,
můžete kliknutím na údaje ve sloupci s předmětem zobrazit nalezený e-mail.
Počet příjemců
Celkový počet příjemců, kteří během zadaného časového období obdrželi email od odesílatele.
Kategorie přílohy
Kategorie souborů příloh e-mailů (například video, obrázky, hudba, dokumenty
atd.).
Velikost
Celková velikost e-mailu včetně příloh.
1.7 Změna předvoleb uživatele
1. Klikněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky.
2. V rozevírací nabídce Možnosti nastavení jazyka vyberte jazyk, který má být zobrazen.
3. V oblasti Maximální velikost strany nastavte počet e-mailů zobrazovaných na straně.
4. V oblasti Formát data/času hlášení auditu (je dostupná pouze, pokud jste přihlášeni jako správce)
změňte formát data a času, který má být zobrazen v hlášeních auditu.
5. V oblasti Nastavte svoje časové pásmo nastavte v rozevíracím seznamu správné časové pásmo.
Datum a čas e-mailů v aplikaci GFI MailArchiver se zobrazí na základě tohoto nastavení.
6. Klikněte na tlačítko Uložit.
GFI MailArchiver
2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi
Server GFI MailArchiver poskytuje možnost integrace s různými e-mailovými klienty a technologiemi,
které může uživatel využít pro přístup k archivovaným položkám ze vzdáleného prostředí, ať již je v
kanceláři nebo na cestách. Přístup k e-mailovému klientovi použijte k následujícímu:
Stáhněte si software GFI MailArchiver Outlook Connector, který představuje doplněk pro aplikaci
Microsoft Outlook® sloužící uživatelům jako prostředek k prohlížení archivovaných položek z klienta
aplikace Microsoft Outlook.
Stáhněte si software GFI MailArchiver Archive Assistant, který představuje nástroj sloužící
uživatelům jako prostředek k ruční archivaci e-mailů, souborů a položek kalendáře v nainstalované
aplikaci Microsoft Outlook®.
Nakonfigurujte si účet IMAP ve vašem e-mailovém klientovi dle vašeho výběru a prohlížejte si
archivované položky ve schránkách, ke kterým máte přístup.
2.1 Instalace softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector
Software GFI MailArchiver Outlook Connector umožňuje uživatelům synchronizovat složky aplikace
Microsoft Outlook® s daty archivovanými na serveru GFI MailArchiver.
1. Otevřete okno serveru GFI MailArchiver.
2. Otevřete kartu Přístup k e-mailovému klientovi.
3. Klepněte na kartu Outlook Connector.
4. Výběrem jedné z dostupných možností stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector.
Dostupné možnosti:
MOŽNOST
POPIS
Outlook Connector (32bitová verze
aplikace Outlook)
Stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector pro 32bitovou verzi
Outlook Connector (64bitová verze
aplikace Outlook)
Stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector pro 64bitovou verzi
5. Poklepejte na soubor a pokračujte v instalaci dle pokynů uvedených v průvodci
6. Ověřte správnost instalace v aplikaci Microsoft Outlook tím, že zkontrolujete, zda byla vytvořena
nová složka s názvem GFI MailArchiverSchránka.
POZNÁMKA
Další informace o použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector najdete v
příručce k softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector na adrese:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation.
2.1.1 Stahování balíčku instalační služby MSI aplikace GFI MailArchiver Archive Assistant
Aplikaci GFI MailArchiver Archive Assistant lze stáhnout ze serveru GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi | 39
DŮLEŽITÉ
Pokud není vybrána možnost Ruční archivace, doplněk GFI MailArchiver Archive
Assistant nelze stáhnout.
1. Na serveru GFI MailArchiver otevřete instalační složku aplikace GFI MailArchiver.
2. Přejděte na položku MailArchiver > Outlook.
3. Najděte soubor gfimailarchiverarchiveassistant.msi a uložte balíček do sdílené složky
v síti. Zkontrolujte, zda má sdílená složka správně nastavena oprávnění. Nezapomeňte si poznačit
cestu k ní – budete ji potřebovat později.
2.2 Konfigurace přístupu ke klientovi GFI MailArchiver IMAP
Server GFI MailArchiver podporuje řadu e-mailových klientů, které využívají IMAP k přenosu
archivovaných e-mailových zpráv z úložiště pro archivaci do e-mailového klienta. Uživatelé mohou
prostřednictvím jednoho z následujících podporovaných e-mailových klientů prohlížet své archivované
e-maily ve verzi pouze pro čtení:
E-mailová aplikace systému Android
Apple Mail
E-mailová aplikace systému iOS5
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2011 pro Mac
Mozilla Thunderbird
Windows® Live Mail
POZNÁMKA
IMAP (Internet Message Access Protocol) představuje Internetový protokol pro získávání
e-mailů. Při první aktivaci protokolu IMAP můžete zaznamenat prodlevu, která ustoupí
po synchronizaci poštovního klienta se serverem GFI MailArchiver a získání
archivovaných e-mailů.
Prohlížení sdílených schránek
Z pozice uživatele s přístupem ke schránkám ostatních uživatelů můžete protokol IMAP použít
k prohlížení sdílených schránek, ke kterým máte přístup. Toho dosáhnete tak, že pro každou sdílenou
schránku nakonfigurujete nový účet. Postupujte podle pokynů k vytvoření nového klientského účtu
IMAP uvedených ve vámi vybraném e-mailovém klientovi. Jako uživatelské jméno však zadejte jméno
v následujícím formátu: <vaše e-mailová adresa> ¦ <e-mailová adresa uživatele>
a použijte vaše vlastní heslo.
GFI MailArchiver
2.2.1 Konfigurace IMAP v systému Android
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete IMAP v zařízeních se systémem Android:
POZNÁMKA
Následující nastavení vyžaduje připojení k Internetu.
1. Spusťte e-mailového klienta a vyberte možnost pro vytvoření nového e-mailového účtu typu IMAP.
2. Nastavte následující údaje pro server příchozí pošty:
MOŽNOST
HODNOTA
E-mailová adresa:
[úplná e-mailová adresa]
Heslo:
[vaše heslo]
3. V Manuálním režimu nastavení zadejte následující informace:
MOŽNOST
HODNOTA
Přihlašovací
jméno:
Heslo:
[vaše heslo]
Server IMAP:
[název serveru IMAP]
Port:
Využijte výchozí číslo portu 44143 nebo číslo portu uvedené vaším správcem systému.
Typ zabezpečení:
Použijte typ zabezpečení, který vám poskytl správce systému.
POZNÁMKA
Pokud je možnost Typ zabezpečení nastavena na hodnotu Žádné, připojení k serveru IMAP
nebude šifrováno.
4. Po zadání konfiguračních údajů pro IMAP zkontroluje zařízení nastavení pro příchozí poštu.
5. Po výzvě zadejte údaje pro Nastavení serveru odchozí pošty, které vám poskytl správce systému.
Zařízení zkontroluje nastavení pro odchozí poštu.
POZNÁMKA
Pokyny pro nastavení se mohou lišit v závislosti na verzi operačního systému Android.
Více informací o postupu nastavení účtu IMAP naleznete v dokumentaci svého zařízení.
2.2.2 Konfigurace IMAP v systému Apple Mail 3.0
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v aplikaci Apple Mail 3.0:
POZNÁMKA
1. Klepněte na možnost Pošta > Předvolby....
2. Na kartě Účty klepněte na tlačítko + a přidejte tak nový účet.
3. Zadejte následující údaje:
GFI MailArchiver
MOŽNOST
HODNOTA
Celé jméno:
[vaše jméno]
E-mailová adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
4. Klepněte na možnost Pokračovat.
5. Zadejte následující údaje o serveru příchozí pošty:
MOŽNOST
HODNOTA
Typ účtu:
Vyberte možnost IMAP
Popis
Zadejte popis účtu
Server příchozí pošty:
imap.gfi.com
Uživatelské jméno:
Heslo:
[vaše heslo]
6. Klepnutím na možnost Pokračovat otevřete obrazovku Zabezpečení příchozí pošty.
7. Výběrem možnost Použít protokol SSL (Secure Sockets Layer): se k serveru GFI MailArchiver
připojte prostřednictvím šifrovaného spojení.
POZNÁMKA
Pokud protokol SSL není povolený, připojení nebude šifrováno.
8. Zadejte následující údaje o serveru odchozí pošty:
MOŽNOST
HODNOTA
Server odchozí pošty:
smtp.gfi.com
Použít ověřování:
vybráno
[Uživatelské jméno]
Heslo:
[vaše heslo]
10. Zkontrolujte souhrnné informace o účtu a klepněte na možnost Vytvořit.
11. Vyberte právě vytvořený účet.
12. Na kartě Pokročilé zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Port
Použít SSL
Výběrem se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím šifrovaného spojení.
2.2.3 Konfigurace IMAP v systému iOS5
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v systému iOS5:
POZNÁMKA
1. Klepněte na možnost Nastavení a vyberte možnost Pošta, kontakty, kalendáře.
2. V části Účty klepněte na možnost Přidat účet.
GFI MailArchiver
3. V seznamu vyberte položku Jiný.
4. Vyberte možnost Přidat poštovní účet a zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Jméno:
[vaše jméno]
Adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
Popis:
[smysluplný popis]
5. Klepněte na tlačítko Další. Zařízení se připojí k Internetu a zkontroluje účet.
6. Vyberte možnost IMAP a zadejte následující údaje:
PODROBNOSTI O SERVERU PŘÍCHOZÍ POŠTY:
HODNOTA
Název hostitele:
Heslo:
[vaše heslo]
PODROBNOSTI O SERVERU ODCHOZÍ POŠTY:
HODNOTA
Název hostitele:
[název serveru SMTP]
[Uživatelské jméno]
Heslo:
[vaše heslo]
POZNÁMKA
Údaje o serveru odchozí pošty vám poskytne správce systému.
7. Klepněte na tlačítko Další. Pokud se zobrazí chyba nelze se připojit pomocí protokolu SSL,
klepněte na možnost Ano, abyste pokračovali bez protokolu SSL, a poté klepněte na možnost Uložit.
POZNÁMKA
Protokol SSL lze nakonfigurovat poté, co nový e-mailový účet uložíte. Pokud protokol SSL
není povolený, připojení nebude šifrováno.
8. V části Pošta, kontakty, kalendáře vyhledejte účet, který jste vytvořili v části Účty.
9. Klepněte na název účtu a přejděte na možnost Pokročilé.
10. V části Nastavení příchozí pošty změňte číslo portu serveru na výchozí číslo portu 44143 nebo
číslo portu uvedené vaším správcem systému.
11. Klepnutím na možnost Použít SSL tento protokol aktivujete.
12. Klepněte na tlačítko Další. Zařízení ověří zadané údaje.
2.2.4 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Microsoft Outlook® 2003
1. Spusťte aplikaci Outlook®.
2. V nabídce Nástroje klepněte na možnost E-mailové účty.
3. V části E-mailové účty klepněte na možnost Přidat nový e-mailový účet a poté na možnost Další.
4. Jako typ vytvářeného účtu vyberte možnost IMAP a poté klepněte na možnost Další.
GFI MailArchiver
5. V části Informace o uživateli zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Vaše jméno:
[vaše jméno]
E-mailová adresa:
6. V části Informace o serveru zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Server příchozí pošty (IMAP):
Server odchozí pošty (SMTP):
[Název serveru SMTP poskytnutý správcem systému]
7. V části Přihlašovací informace zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Heslo:
[vaše heslo]
8. Klepněte na možnost Další nastavení > Pokročilé a zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Využijte výchozí číslo portu 44143 nebo číslo portu uvedené vaším správcem
systému.
Tento server vyžaduje šifrované
připojení
Výběrem této možnosti se k serveru připojte prostřednictvím šifrovaného
spojení.
POZNÁMKA
9. Jakmile zadáte tyto informace, klepněte na možnost Další a poté na tlačítko Dokončit.
2. V nabídce Nástroje klepněte na možnost Možnosti.
3. Na kartě Nastavení pošty klepněte na možnost E-mailové účty.
4. Klepněte na možnost Nový.
5. V dialogovém okně Automatické nastavení účtu vyberte možnost Konfigurovat ručně nastavení
serveru nebo další typy serveru a poté klepněte na možnost Další.
6. Klepněte na možnost E-mail v Internetu a poté na tlačítko Další.
MOŽNOST
HODNOTA
Vaše jméno:
[vaše jméno]
E-mailová adresa:
MOŽNOST
HODNOTA
Typ účtu:
IMAP
GFI MailArchiver
MOŽNOST
HODNOTA
Heslo:
[vaše heslo]
MOŽNOST
HODNOTA
systému.
Použít tento typ šifrovaného
připojení:
Použijte způsob zabezpečení, který vám poskytl správce systému.
POZNÁMKA
Po zobrazení výzvy přijměte certifikát zabezpečení.
POZNÁMKA
Pokud je jako typ šifrování vybrána možnost „ŽÁDNÉ“, připojení bude nešifrované.
2. V nabídce Soubor klepněte na položku Informace a poté na možnost Nastavení účtu.
3. V seznamu vyberte položku Nastavení účtu.
4. Na kartě E-mail klepněte na možnost Nový.
5. Zaškrtněte pole Konfigurovat ručně nastavení serveru nebo další typy serveru a poté klepněte
na možnost Další.
MOŽNOST
HODNOTA
Vaše jméno:
[vaše jméno]
E-mailová adresa:
MOŽNOST
HODNOTA
Typ účtu:
IMAP
MOŽNOST
HODNOTA
Heslo:
[vaše heslo]
GFI MailArchiver
MOŽNOST
HODNOTA
systému.
připojení:
POZNÁMKA
POZNÁMKA
2.2.7 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Microsoft Outlook 2013
2. V nabídce Soubor klepněte na položku Informace a poté na možnost Nastavení účtu.
3. V seznamu vyberte položku Nastavení účtu.
4. Na kartě E-mail klepněte na možnost Nový.
5. Zaškrtněte pole Konfigurovat ručně nastavení serveru nebo další typy serveru a poté klepněte
na možnost Další.
MOŽNOST
HODNOTA
Vaše jméno:
[vaše jméno]
E-mailová adresa:
MOŽNOST
HODNOTA
Typ účtu:
IMAP
MOŽNOST
HODNOTA
Heslo:
[vaše heslo]
MOŽNOST
HODNOTA
systému.
připojení:
POZNÁMKA
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
2.2.8 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Outlook® 2011 pro Mac
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v aplikaci Outlook® 2011 pro Mac:
1. Otevřete aplikaci Outlook® 2011.
2. Pokud se zobrazí uvítací obrazovka aplikace Outlook®, klepněte na možnost Přidat účet.
V opačném případě klepněte na možnosti Nástroje > Účty a v panelu nabídek klepněte na tlačítko +.
3. Klepněte na možnost E-mailový účet.
4. Zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
E-mailová adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
Typ:
Vyberte možnost IMAP
Vyberte možnost Přepsat výchozí port
a zadejte číslo portu:
Využijte výchozí číslo portu 44143 nebo číslo portu uvedené vaším
správcem systému.
Použít k připojení protokol SSL (doporučeno)
Výběrem se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím
šifrovaného spojení.
POZNÁMKA
Server odchozí pošty:
POZNÁMKA
Zrušte výběr možnosti Konfigurovat automaticky.
5. Klepněte na možnost Přidat účet.
6. V okně Účty klepněte na položku Další možnosti a nastavte možnost Ověřování na hodnotu Použít
informace o serveru příchozí pošty.
7. Klepněte na možnost Pokročilé a vyberte možnost Použít funkci IMAP IDLE (pokud ji server
podporuje). Budete tak upozorňováni na nové zprávy.
8. Klepněte na tlačítko OK.
2.2.9 Konfigurace IMAP v aplikaci Mozilla Thunderbird 10
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v aplikaci Mozilla Thunderbird 10:
1. V aplikaci Thunderbird vyberte možnosti Soubor > Nový > Poštovní účet.
2. Na obrazovce Nastavení poštovního účtu zadejte následující údaje:
GFI MailArchiver
MOŽNOST
HODNOTA
Vaše jméno:
[jméno a příjmení]
E-mailová adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
POZNÁMKA
Klepněte na možnost Zastavit, aby aplikace Thunderbird automaticky nezjišťovala
nastavení účtu, a poté klepněte na možnost Ruční konfigurace.
4. Na obrazovce Nastavení poštovního účtu zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Příchozí:
V rozevírací nabídce vyberte položku IMAP.
Název hostitele serveru:
Port:
[použijte výchozí]
SSL:
Použijte typ zabezpečení, který vám poskytl správce systému.
POZNÁMKA
Ověřování:
[Normální heslo]
Odchozí:
[Použijte nastavení, která vám poskytl správce systému]
5. Klepněte na možnost Pokročilá konfigurace a pod názvem účtu vyhledejte položku Nastavení
serveru. Zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Port:
Přihlašovací jméno:
6. Jakmile aplikace Thunderbird ověří informace o účtu, klepněte na možnost Vytvořit účet.
7. Klepnutím na možnost Přijmout stáhněte přijaté e-maily.
2.2.10 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Windows® Live Mail
1. Otevřete aplikaci Windows® Live Mail a na kartě Účty klepněte na možnost E-mail.
2. V okně Přidání e-mailových účtů zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
E-mailová adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
Konfigurovat nastavení serveru ručně:
[Vybraná]
3. Klepněte na tlačítko Další.
4. V okně Konfigurace nastavení serveru zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Informace o příchozím serveru:
Typ serveru:
[číslo portu]
Adresa serveru:
GFI MailArchiver
MOŽNOST
HODNOTA
Port:
systému.
Vyžaduje zabezpečené připojení
(SSL):
Výběrem se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím šifrovaného
spojení.
POZNÁMKA
Ověřit pomocí:
[Nešifrovaný text]
Informace o odchozím serveru:
[Použijte údaje, které vám poskytl správce systému]
5. Klepněte na možnost Další a poté na tlačítko Dokončit.
GFI MailArchiver
3 Glosář
A
Active Directory
Technologie poskytující různé síťové služby, včetně adresářových služeb LDAP.
AD
Viz Služba Active Directory
Aplikace Outlook Web Access
Služba webové pošty serveru Microsoft Exchange Server. Umožňuje přístup například k emailům, kontaktům, úkolům atd. pomocí webového rozhraní, jestliže aplikace Microsoft Office
Outlook není k dispozici.
Audit aktivit databáze
Systém, který využívá sledovací funkce serveru Microsoft SQL k záznamu veškeré činnosti
v rámci archivační databáze.
Audit interakce uživatelů
Systém, který umožňuje záznam všech aktivit uživatelů v době, kdy používají webové rozhraní
aplikace GFI MailArchiver.
D
Databáze Firebird
Relační databáze založená na otevřeném zdroji.
E
ExOLEDB
Viz Poskytovatel služeb Exchange OLE DB
Exportér PST
Nástroj založený na agentovi, který po nasazení do cílových počítačů extrahuje e-maily ze
souborů PST ke zpracování službou importu aplikace GFI MailArchiver.
F
Funkce OneClick Restore
Snadný způsob obnovy archivovaných e-mailů do příchozí pošty uživatelů formou obnovy do
stavu v době odstranění nebo zasláním v příloze e-mailu.
G
GFI MailArchiver Outlook Connector
Nástroj softwaru GFI MailArchiver, který umožňuje synchronizaci složek aplikace Microsoft
Outlook s poštou archivovanou softwarem GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 50
GFI MailInsights
Funkce pro generování hlášení v rámci aplikace GFI MailArchiver, která umožňuje využití
archivovaných e-mailů k získávání informací souvisejících s využitím a trendy e-mailové
komunikace.
GPO
Viz Objekty zásady skupiny (GPO)
H
Hlavičky
Informace před tělem e-mailové zprávy. Zahrnuje odesílatele, příjemce, předmět, dobu
odeslání a příjmu a další informace.
I
IMAP
Viz Protokol IMAP
J
Jediná instance v úložišti
Bude uchována pouze jedna kopie e-mailu sdíleného více uživateli. Jedná se o způsob, kterým
lze předcházet duplikaci dat, a zefektivnit tak využití prostoru potřebného k uložení e-mailů.
M
MAIS
Viz Služba importu aplikace GFI MailArchiver (MAIS)
MAPI
Viz Rozhraní MAPI
Metadata
Data poskytující informace o poště archivované v rámci serveru GFI MailArchiver.
MIME
Viz Typ MIME
N
Načítání struktury složky schránky
Funkce aplikace GFI MailArchiver pro synchronizaci struktury složek pošty v systému Microsoft
Exchange s aplikací GFI MailArchiver
GFI MailArchiver
3 Glosář | 51
O
Objekty zásady skupiny (GPO)
Centralizovaná správa služby Active Directory a konfigurační systém určující, jakou činnost
mohou uživatelé provádět v počítačích.
OWA
Viz Aplikace Outlook Web Access
P
POP3
Viz Protokol POP3
Poskytovatel služeb Exchange OLE DB
Metoda používaná pro přístup k místnímu úložišti Microsoft Exchange Server pomocí služeb
OLE DB a Microsoft ADO.
Přístupová práva
Oprávnění udělená uživatelům nebo skupinám uživatelů k provádění různých akcí s e-maily.
Protokol IMAP
Jeden ze dvou nejpoužívanějších internetových protokolů pro načítání pošty, druhým
protokolem je POP3.
Protokol POP3
Protokol používaný místními poštovními klienty pro čtení pošty ve schránkách při použití
připojení TCP/IP.
Protokolování
Funkce serveru Microsoft Exchange Server pro ukládání kopií e-mailů do centrální schránky pro
různé účely, včetně archivace pošty.
R
Rejstřík hledání
Systém, který shromažďuje analýzy a ukládá data za účelem rychlého a přesného načtení
informací.
Rozhraní MAPI
Architektura zasílání zpráv pro systém Microsoft Windows, která vám umožňuje odesílat emaily z aplikace systému Windows a připojovat k nim dokumenty.
S
Schéma databáze
Struktura databáze, která definuje tabulky, pole v tabulkách a vztahy mezi poli a tabulkami.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 52
Schránka
Adresář nebo složka pro příjem, správu a ukládání e-mailů.
Služba importu aplikace GFI MailArchiver
Nástroj aplikace GFI MailArchiver, který importuje data pošty ze souboru do aplikace GFI
MailArchiver.
Smíšený režim ověřování
Metoda ověřování serveru SQL umožňující ověřování Windows a serveru SQL.
Soubor PST
Soubor používaný k ukládání místních kopií pošty, událostí kalendáře, kontaktů a jiných
položek aplikace Microsoft Office Outlook.
Správa úložiště pro archivaci
Technologie GFI MailArchiver umožňující řazení úložišť pro archivaci a plánování jejich použití
v různou dobu.
Správce systému Exchange
Speciální konzole MMC pro správu systému Exchange.
Správci skupin
Skupina uživatelů v rámci aplikace GFI MailArchiver, kterou mohou členové procházet a hledat
v rámci všech uživatelů, kteří tvoří skupinu Active Directory.
Systém Microsoft SQL Server
Systém společnosti Microsoft pro správu relační databáze.
T
Typ MIME
Standard formátu e-mailů, který zajišťuje podporu jiných příloh než ASCII, netextových příloh,
textů zpráv s více částmi a informací v záhlaví, které obsahují jiné znaky než ASCII.
Ú
Úložiště pro archivaci
Skupina e-mailových zdrojů, e-mailových metadat, indexů hledání v rámci aplikace GFI
MailArchiver.
V
Veřejné složky
Společná složka sdílená uživateli aplikace Microsoft Exchange, která umožňuje sdílení
informací.
Vlákno konverzace
Seznam e-mailů tvořící konverzaci mezi dvěma a více uživateli.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 53
Z
Zásady řazení do kategorií
Systém řazení do kategorií v aplikaci GFI MailArchiver, která umožňuje řazení e-mailů podle
štítků.
Zásady uchovávání dat
Systém, který určuje, jak dlouho jsou uchovávány určité e-maily v úložištích pro archivaci.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 54
4 Rejstřík
A
Active Directory 10, 12, 20-23, 27, 29, 31-34, 36-37
Č
Časové pásmo 38
G
GFI MailInsights
generování hlášení 17
Glosář 50
I
IMAP 39-48
O
OneClick Restore 8
P
poštovní schránky 5, 12, 17
příjemce 9-10, 12, 18-19, 25, 36
Ř
Řízení přístupu 16
GFI MailArchiver
Rejstřík | 55
USA, KANADA A STŘEDNÍ A JIŽNÍ AMERIKA
4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA
Telefon: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
[email protected]
VELKÁ BRITÁNIE A IRSKÁ REPUBLIKA
Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, VELKÁ BRITÁNIE
Telefon: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
[email protected]
EVROPA, BLÍZKÝ VÝCHOD A AFRIKA
GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta
Telefon: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
[email protected]
AUSTRÁLIE A NOVÝ ZÉLAND
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Telefon: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
[email protected]

1 Použití aplikace GFI MailArchiver

Transkript

Podobné dokumenty

1 Použití softwaru GFI Archiver

1 Používání doplňku GFI MailArchiver

1 Použití aplikace GFI MailArchiver

IBS Scherer GmbH_Presseinformation_IBS

Pracovní katalog Singing Rock 2012

2 Instalace klienta GFI FaxMaker

celou diplomku - Pavel Koběrský

Bezpečnostní audit

Oznámení o přerušení dodávky elektřiny

Zápis ze schůze členů SEAT KLUBU ČR o.s.