Standard Draft BMS letter_Approved QR

Zjednodušení procesů s využitím e-fakturace
OB10
Datum: 15 leden 2013
Vážená paní / vážený pane,
V rámci naší celkové strategie přejít k plně elektronickému prostředí a dosahovat tak účinnosti,
které chceme v naší společnosti dosáhnout s naší strategií BioPharma, společnost Bristol-Myers
Squibb implementuje program elektronické fakturace pro všechny faktury předkládané
společnosti Bristol-Myers Squibb od dodavatelů zboží a poskytovatelů služeb.
Pomocí elektronické fakturace získáte výhody plynoucí ze zabezpečeného a zaručeného
doručování faktur během několika hodin, což nám umožní rychlé a přesné zpracování vašich
faktur.
Dále budete mít možnost kontrolovat stav vaší faktury pomocí zabezpečeného online účtu na
stránkách www.OB10.com
Na základě analýzy našich činností v oblasti fakturace za poslední rok byla vaše společnost
začleněna do tohoto strategického programu Bristol-Myers Squibb a požaduje se vaše účast. Z
tohoto důvodu, počínaje dnem 1 květen 2013, účetní oddělení pro splatné závazky v rámci
společnosti Bristol-Myers Squibb již nebude od vaší společnosti přijímat papírové faktury; místo
toho bude elektronická cesta jediným způsobem posílání faktur do společnosti Bristol-Myers
Squibb.
Společnost Bristol-Myers Squibb je partnerem OB10, což je poskytovatel služeb e-fakturace,
který vám umožní přechod na e-fakturaci a zvládnutí celého procesu. OB10 nabízí flexibilní
možnosti předkládání elektronických faktur, které jsou schopné se přizpůsobit různým
velikostem dodavatelů, jejich systémům a potřebám zpracování.
Požádali jsme společnost OB10, aby vás během následujících 10 dnů kontaktovala a pomohla
vám v pochopení dostupných možností a s přechodem na elektronickou fakturaci. Kromě toho,
poté, co se zapojíte do sítě OB10, budete mít možnost posílat elektronické faktury také dalším
zákazníkům v síti OB10 a tím dále zjednodušit a zlepšit vaše procesy.
Pro splnění výše uvedeného cíle je potřeba dodržet časové termíny, které jsou uvedeny níže.
Časový rámec možností
Termín
Událost
Co je potřeba vykonat se
strategickým
partnerem
společnosti
Bristol-Myers
Squibb, se společností OB10
Nejpozději do
15 únor 2013
Odsouhlasení možnosti
Musí být podepsána a poslána
smlouva o poskytování služby.
Nejpozději do
1 březen 2013
Poskytnutí zkušebního
souboru
Vyplňte
implementační
pracovní list, dodejte zkušební
soubory a ve spolupráci s
implementačním specialistou
OB10 proveďte kontrolu a
schválení překladu datového
souboru.
Nejpozději do
1 duben 2013 (dva měsíce
po poslání dopisu)
První faktura
odeslána/uvedena v
platnost
Pošlete svou první fakturu
společnosti
Bristol-Myers
Squibb pomocí sítě OB10
Co to pro vás znamená?
Zabezpečené a zaručené doručení faktury během několika hodin, včetně potvrzení přijetí
faktury
Zrychlené zpracování faktury – méně času na zpracování faktur znamená včasné proplacení
Technologie ANY-TO-ANY DATA FORMATTING – není nutný žádný další software nebo
hardware
Větší přehlednost zpracování a lepší řízení toku hotovosti díky 24/7 přístupu a vykazování
Celková eliminace mnoha hlavních příčin zpoždění plateb
Splnění požadavků DPH bez ohledu na to, odkud jsou faktury posílány a kde jsou přijímány
Portál dodavatele pro faktury a stav plateb
Udržitelné řešení z hlediska životního prostředí – ušetří se stromy a doprava
S e-fakturací pomocí OB10 souvisejí jisté náklady. Očekáváme však, že výhody systému tyto
náklady plně vyváží. Přiložený informační list uvádí možnosti a náklady v souvislosti se službou
OB10.
Prosím, vezměte na vědomí, že portál dodavatele OB10 a podpora OB10 budou v angličtině.
Další informace o síti a výhodách pro vaši společnost najdete na www.OB10.com/bms. To vše
vám bude rovněž vysvětleno, až vás bude OB10 kontaktovat.
Děkujeme vám předem za vaši podporu této zásadní iniciativy. Těšíme se, že již brzy začneme
dostávat vaše faktury pomocí OB10. Jestliže si přejete kontaktovat OB10, stačí poslat e-mail na
adresu [email protected].
S pozdravem,
George Matsagas
Alan Goring
Director Global Expenditures
Bristol-Myers Squibb
Director Indirect Sourcing EMEA
Bristol-Myers Squibb
Poplatky dodavatele OB10
OB10 může nabídnout dvě metody přenosu faktur dodavatele: integrovaný a ruční
přenos. Tyto metody přenosu s sebou nesou mírně odlišnou strukturu poplatků, které
jsou uvedeny níže.
Integrovaný dodavatel
Dodavatel s webovým formulářem

Roční poplatek:
1100 € (750 £) – umožňuje
přístup ke všem zákazníkům, kteří
jsou členy sítě
•
Bez ročního poplatku:
•
Náklady transakce na fakturu
1- 0,32 € (0,67-0,22 £)
•
Předplacené transakce
Prvních 12 transakcí = zdarma
25 faktur = 35 € (25 £)
50 faktur = 65 € (45 £)
125 faktur = 150 € (100 £)
Časté dotazy na OB10
Musím podepsat smlouvu s OB10?
Ano. Jestliže si vyberete integrované řešení, podepíšete smlouvu se společností OB10.
Jestliže si vyberete webový formulář, musíte přijmout standardní podmínky a
ustanovení.
Proč nezaplatí poplatky společnost Bristol-Myers Squibb?
Aby bylo možné používat službu OB10, musíte zaplatit poplatky vy i společnost
Bristol-Myers Squibb, protože obě společnosti budou užívat výhod této služby. Naše
analýza ukazuje, že pokud vezmete v úvahu náklady na tisk a doručení faktur, může
být elektronické předkládání faktur pomocí OB10 levnější.
Je fakturace s využitím OB10 požadavkem pro obchodování se společností
Bristol-Myers Squibb?
Ano. Počínaje dnem 1 duben 2013 má účetní oddělení pro splatné závazky v rámci
společnosti Bristol-Myers Squibb v plánu již nepřijímat papírové faktury od vaší
společnosti. Místo toho budou elektronické faktury jediným způsobem úspěšné iniciace
platby.
Budu muset využívat tuto službu, jestliže je moje faktura v současnosti
proplácena včas?
Ano. Vaše používání služby OB10 zajistí i nadále včasné proplácení.
Co se stane, když budu dále posílat papírové faktury?
V době, kdy budete pracovat společně s OB10 na vaší registraci, s potěšením budeme
přijímat vaše papírové faktury. Stanovili jsem termín 1 duben 2013 pro dodavatele
pro přechod do sítě.
Když začnete posílat faktury pomocí OB10, zajistěte, aby skončilo posílání papírových
kopií.
Poznámka: papírové faktury přijaté poté, co začnete využívat přenosu přes OB10,
budou zamítnuty.
Bude společnost Bristol-Myers Squibb platit pomocí OB10?
OB10 není platformou pro platby. Bristol-Myers Squibb bude i nadále používat
stávající postupy placení.
Musím si nainstalovat nějaký software?
Ne. Není nutný žádný software. OB10 nabízí snadno použitelné řešení. Namísto
vyžadování datových standardů umí funkce OB10 ANY-TO-ANY DATA FORMATTING
přijímat faktury v libovolném formátu a s libovolnou strukturou souborů.
Některým zákazníkům již posílám některé údaje faktur přímo; mohu posílat
faktury EDI/XML přímo do společnosti Bristol-Myers Squibb?
EDI a XML jsou z hlediska OB10 jen datové formáty; z toho důvodu můžete používat
tento preferovaný formát pro posílání dat do OB10, pokud si vyberete integrované
řešení. Společnost Bristol-Myers Squibb nebude přebírat žádná elektronická data
přímo do dodavatelů, protože dostáváme jednu konsolidovanou fakturu od OB10,
která bude obsahovat faktury od všech našich dodavatelů.
Mám již zařízeno, že dávám faktury k dispozici svým zákazníkům na
Internetu – mají tak možnost zobrazit si otisk faktury na webu. Mohu
využívat této možnosti namísto OB10?
Ne, síť OB10 zajišťuje, že Bristol-Myers Squibb obdrží poslaná data ve formátu, který
se načte do našeho účetního softwaru a popřípadě se naváže na záznam přijetí zboží.
Nabídka, že si společnost Bristol-Myers Squibb zobrazí otisk faktury nebo si stáhne
data v pevném formátu neodpovídá podnikovým procesům nebo požadavkům
společnosti Bristol-Myers Squibb.
Co když nemám systém schopný vytvářet elektronické faktury?
Prosím, promluvte si o možném řešení se zástupcem OB10.
Mohu posílat elektronické faktury pomocí OB10 všem svým zákazníkům?
Ano. Jakmile se zapojíte do sítě OB10, budete mít možnost posílat elektronické
faktury také dalším zákazníkům zapojeným do sítě.
Mám v plánu v brzké době vyměnit svůj fakturační software; mohu počkat?
Naším oznámeným cílem je, aby všichni naši dodavatelé byli zaregistrovaní a aby
posílali faktury do 1 duben 2013. Síť OB10 akceptuje libovolné příchozí formáty dat,
takže se můžete zapojit do sítě a posílat faktury.
Až budete mít připravený svůj nový software, stačí oznámit OB10 změnu výstupu dat
a oni provedou nezbytné úpravy v síti, které zajistí hladký přechod a nepřerušené
posílání faktur.
Umí OB10 nabídnou asistenci ve více jazycích?
Ano, OB10 poskytuje služby prodeje, implementace a podpory
francouzštině, němčině, holandštině, španělštině a italštině.
OB10 má také místní čísla pro služby klientům v následujících zemích:
Austrálie +61 (0)1800035399
Belgie +32 (0)24031011
Dánsko +45 (0)80885818
Finsko +358 (0)800118871
Francie +33 (0)170708100
Německo +49 (0)69222220290
Irsko +353 (0)12477709
Itálie +39 0236006340
Malajsie +60 (0)1800813158
Nizozemsko +31 (0)207121385
Nový Zéland +64 (0)800448121
Singapur +65 (0)8001204757
Španělsko +34 (0)914141472
Švédsko +46 (0)850578418
UK +44 (0) 8701657420
v
angličtině,
Jsou k dispozici další informace o službě OB10?
Ano, navštivte stránky www.OB10.com/bms
Kde se dozvím více o tom, jak se stát kupujícím, který využívá službu OB10?
Navštivte stránky www.OB10.com
1/3
e-Invoicing and an
overview of your options
Join OB10 and benefit from:
 Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the
mail
 On-time payment: your customers can process your invoices faster
 No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on
the wrong desk and do not need manual intervention
 Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software
or hardware
 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cashflow management
 Tax compliance: guaranteed legal and tax compliance
 Easy and cost-efficient invoicing at any time
OB10 offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can
either send a data file directly to OB10 using our Integrated Solution or create invoices
online using the Web Form through the OB10 Portal.
This document explains how e-Invoicing works and the options available to you.
How it works
Supplier
Buyer
OptionsOverview_EU, EN, 4/12 © Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.
2/3
By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required
by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable ontime payment. Through the OB10 Portal you have access to the OB10 archive and a
number of reporting functions.
Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or
Web Form submission through the OB10 Portal is the best option for your company.
1. Integrated Solution: sending an extracted data file
This option suits organizations that send a high volume of invoices. The Integrated
Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly
from your billing system and delivered directly into your buyers’ finance systems. This
means:




We process data in virtually any format and handle the data transformation based
on your customer’s requirements
No need to install additional software or hardware
You can send one consolidated data file for all your invoices
Once on the network, you can easily connect and send invoices to other
customers
Costs for the integrated solution
Annual Membership
€1100*
Per Invoice Transaction costs
1 – 20 invoices per month
€1.00
21 – 100 invoices per month
€0.80
101 – 500 invoices per month
€0.60
501 – 2,000 invoices per month
€0.44
2001 + invoices per month
€0.32
* Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single
tax entity. If you have multiple tax entities there will likely to be additional charges. These charges will fluctuate
based on the number of formats, and separate connections etc. For more information, please contact your OB10
representative. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume.
Getting started with the Integrated Solution
Once your customer invites you to join OB10, one of our onboarding experts will walk
you through the registration process.
OptionsOverview_EU, EN, 4/12 © Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.
3/3
2. Web Form: sending electronic invoices using the OB10 Portal
The OB10 Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to
their customers each year. The portal offers you a secure connection and guarantees
delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process
your invoice and pay you promptly.
Costs for using the Web Form
There are several pricing options available when submitting invoices through the Web
Form. Upon registration, all new suppliers using this option automatically receive 12 free
transactions.
At the end of your first anniversary, if you have not used all of your free transactions, we
will replenish your account back to 12 invoices for you to use during the next 12 months.
If you use all 12 free invoices and need more during this 12-month period, you will be
required to purchase your first batch of transactions (minimum 25 invoices). You will then
no longer have access to the free invoice option.
Web Form pricing structure**
Transaction Level
Transactions
€
1
12
Free*
2
25
35.00
3
50
65.00
4
125
150.00
* The initial 12 free transactions are automatically available, can be used during the course of 12 months and will be
replenished at the end of one year. If more than 12 transactions are required during the course of the year, you must
purchase at least 25 transactions. Once you make your first purchase, you will no longer have access to the free invoice
option.
** Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo and
American Express. We can also invoice you, however, you will be required to purchase a minimum of 125 transactions
and pay an administration fee of 15%.
Getting started with the Web Form submission through the OB10 Portal
As part of your invitation to join the OB10 network, you will receive an email with
instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your
login credentials by e-mail so you can start sending electronic invoices via OB10.
For more information on OB10, e-Invoicing and the options available to you, visit
www.OB10.com or email us at [email protected].
OptionsOverview_EU, EN, 4/12 © Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.