Případová studie

Případová studie
Implementace systému Microsoft Dynamics NAV s integrací modulu
Mzdy a personalistika v personální společnosti Addeco
Adecco působí na trhu personálního poradenství. Poskytuje ucelená řešení v oblasti lidských
zdrojů. Společnost disponuje jedinečnou nabídkou flexibilních pracovních sil a zdrojů
personálního poradenství. Hlavními přínosy Microsoft Dynamics NAV pro společnost Adecco
je minimalizace chybovosti firemních procesů díky snížení objemu manuálních vstupů a
oprav dat, zrychlení procesu fakturace z podkladů výpočtu mezd a větší centralizace dat.
SITUACE
Systém produkoval příliš chyb
Společnost Adecco dříve používala ERP systém, jehož největší nedostatky
reprezentovaly opakující se chyby ve zpracování mzdové a s ní související agendy. Chyběla
také integrace modulů pro mzdy a fakturace.
Adecco zpracovává každý měsíc velký objem mezd podle různých druhů pracovního
poměru a dalších specifik. Dříve používaný informační systém negeneroval bezchybná data.
„Naše společnost působila spíše jako poslední článek testovacího řetězce dodavatele než
jako významný koncový zákazník,“ komentuje neutěšenou situaci před přechodem firmy na
Microsoft Dynamics NAV Zdeněk Šofr, IT manager společnosti Adecco.
Vedle odstranění chyb bylo zapotřebí zautomatizovat procesy
Společnosti Adecco nezbylo než vsadit na změnu. Hlavním kritériem při výběru
nového systému bylo zachování výhod a funkcionalit stávajícího systému, který měl být
doplněn o funkcionality nové s požadavkem na odstranění chybovosti při výpočtu mezd a
kontrolou dat v souladu s platnou legislativou.
Další požadavek směřoval k automatizaci procesu předávání podkladů z mezd do
fakturace.
Systém měl také umožňovat import podkladů od klientů a následné odesílání (výhledově i
příjem) dokumentů prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI).
ŘEŠENÍ
Společnost hledala jednoho dodavatele pro celé řešení
Česká pobočka společnosti Adecco se rozhodla pro Microsoft Dynamics NAV
s integrací na modul Mzdy a personalistika. Stejné řešení zároveň nasazuje její mateřská
společnost Adecco Group v celém regionu EMEA (Evropa, Blízký východ, Afrika).
„Při výběru implementátora jsme hledali partnera, který nám nabídne takové řešení,
kde bude Microsoft Dynamics NAV propojen s modulem Mzdy a personalistika a Fakturace s
garancí správnosti výpočtu dat i přes značná specifika a nepravidelnosti u výpočtu mezd,“
popisuje proces výběru dodavatele řešení Zdeněk Šofr. Adecco chtělo spolupracovat při
nasazení nového systému jen s jedním implementátorem a partnerem pro jednání a
spolupráci, tím se stala společnost Webcom a. s.
Čtyři základní stavební kameny
Webcom vytvořil řešení pro hlavní obchodní část společnosti Adecco. Využívá při tom čtyři
základní kameny Microsoft Dynamics NAV:
- Mzdy a personalistika (MaP)
- Projekty
- Fakturace
- Účetnictví
V modulu Mzdy a personalistika jsou spravovány základní údaje o jednotlivých
zaměstnancích a pracovních poměrech nebo dohodách o provedení práce, které mají
zaměstnanci uzavřeny se společností Adecco.
Do tohoto modulu jsou z jednotlivých poboček společnosti každý měsíc importována data o
docházce, na základě kterých jsou po provedení kontroly vypočítány zaměstnancům mzdy.
V modulu Projekty je pro každého zákazníka evidována karta projektu a detailnější členění
projektu na tzv. úlohy.
Úloha je vytvořena vždy pro určitý typ poskytovaných služeb. Pro každou úlohu jsou
definovány vzorce, na základě kterých se počítají částky fakturované zákazníkům.
Uzavřená data z mezd jsou převáděna do projektů, kde dochází k výpočtu na základě
vzorců. Vypočtené částky se v dalším kroku automaticky převedou podle nastavené
kumulace do faktur. Nastavení vzorců pro výpočet a kumulace při fakturaci odpovídají
smlouvě, kterou má zákazník uzavřenou se společností Adecco.
Správnost převodu dat mezi jednotlivými moduly je zajištěna pomocí kontrolních
reportů. Jak data mezd, tak výsledná fakturace zákazníkům, se dle nastavených předkontací
automaticky zaúčtují do účetnictví. Následně je možné provádět vyhodnocení a
controllingové analýzy podle definovaných dimenzí (středisko, zaměstnanec, zákazník,
úloha, produkt).
Ve všech oblastech uživatel k základním údajům již při pořízení doplní hodnoty
odpovídajících dimenzí a tyto jsou poté automaticky přiřazeny ke vznikajícím záznamům.
Například kartě zaměstnance v modulu MaP je přiřazena odpovídající hodnota dimenze
středisko a ta je při postupném zpracování popsaném výše převzata až do jednotlivých
účetních zápisů vzniklých účtováním mezd na požadovaných účtech.
Nasazení Microsoft Dynamics NAV ve společnosti Adecco začalo vývojem řešení,
který trval od července do září 2011. Souběžný provoz systémů probíhal od října do prosince
2011. Prvního ledna 2012 začal fungovat nový systém naplno.
PŘÍNOSY
Chyby jsou už minulostí
Díky implementaci Microsoft Dynamics NAV se společnosti Adecco podařilo přiblížit
vnitřní procesy standardům a přesněji stanovit kompetence, role a zodpovědnost v rámci
jednotlivých fází konkrétních procesů.
Přínosem systému jako takového je minimalizace chybovosti v důsledku snížení
objemu manuálních vstupů a oprav dat, zrychlení procesu fakturace z podkladů výpočtu
mezd a větší centralizace dat.
Přehled přínosů:
- Automatický převod dat z mezd do účetnictví.
- Sledování nákladů například podle jednotlivých zaměstnanců, středisek nebo
projektů. Díky tomu je možné rychle a snadno vyhodnotit mimo jiné profitabilitu
projektu.
- Reporting dat do manažerských přehledů usnadňuje efektivní řízení celé společnosti.
- Automatická kontrola správnosti výpočtů, čímž se snižuje riziko chybovosti a také se
šetří náklady na lidské zdroje.
Využívaný software a služby:
Microsoft Dynamics NAV
Klient:
Adecco je dominantní společností na světovém trhu personálního poradenství. Poskytuje
ucelená řešení v oblasti lidských zdrojů. Společnost disponuje zejména jedinečnou nabídkou
flexibilních pracovních sil a zdrojů personálního poradenství. V roce 2011 měla společnost
Adecco zastoupení ve více než 60 zemích světa, zaměstnává více než 31 000 vlastních
zaměstnanců v 5 500 pobočkách a denně umístí 600 000 uchazečů u svých klientů.