Google kalendář - Můj studijní svět online

Gymnázium a Střední odborná škola, Nový Jičín,
příspěvková organizace
Google kalendáře
Tutoriál projektu MOSS – studentská verze
Nový Jičín 2009
Mgr. Gustav Žídek
Osnova
1 Úvodní informace...................................................................... 3
2 Cloud Computing ...................................................................... 4
3 Google Calendar ........................................................................ 5
3.1
K čemu se to hodí?......................................................................................................... 5
3.2
Jak začít Calendar používat? ........................................................................................... 6
3.3
Jak si změním nastavení aplikace?.................................................................................. 7
3.4
Jak se zbavit kalendáře, který nechci používat? .............................................................. 9
3.5
Jak si přidat kalendář ..................................................................................................... 9
3.5.1
3.5.2
3.5.3
3.5.4
3.5.5
3.5.6
3.5.7
3.6
3.6.1
3.6.2
3.6.3
3.6.4
3.6.5
3.7
Zajímavý kalendář ........................................................................................................................... 10
Kalendář Tasks ................................................................................................................................. 10
Kalendář spolupracovníka ............................................................................................................... 12
Nový kalendář ................................................................................................................................. 14
Importovaný kalendář ..................................................................................................................... 14
Kalendář Počasí ............................................................................................................................... 19
Přijmout pozvání do kalendáře ....................................................................................................... 19
Events - události .......................................................................................................... 21
Přidání celodenní události ............................................................................................................... 21
Pozvánka - Invitation ....................................................................................................................... 23
Notifikace - Reminder ..................................................................................................................... 25
Sneak prewiev ................................................................................................................................. 27
Přidání události na konkrétní čas .................................................................................................... 27
Google Labs ................................................................................................................. 28
4 Závěr....................................................................................... 28
1 Úvodní informace
Milí studenti, tento manuál vznikl v rámci jedné z prvních klíčových aktivit při
realizaci projektu MOSS – Můj studijní svět online a má za úkol Vás seznámit s principy
tvorby, používání a sdílení plánovacích kalendářů v prostředí Google Apps tak, abyste si
sami mohli jejich výhody vyzkoušet a oblíbili si jejich používání.
Rozhodně nečekejte podrobnou příručku. Jste mladí a chytří a s počítači jste prakticky
již vyrostli. I když jste na základních školách neměli Informatiku, máte účty na Facebooku, na
Líbím se ti a ovládáte stovky onlajnovek. Naučili jste se to sami. Proto si autor dovolí
předpokládat, že se dokážete naučit sami i práci se vším okolo Google Apps (tedy aplikaci
Google, které fungují v tzv. „cloudu“). Tento manuál Vám pouze ukáže, co vše lze dělat i
jinak, než jste zvyklí. Od Vás se očekává zvědavost si vše vyzkoušet☺.
Studentská verze tutoriálu Vás bude provádět službou Google Kalendáře v jazyce
anglickém. Aplikace jsou sice dostupné v češtině, ale proč nespojit užitečné s užitečným a
nepromrskat se trochu v anglických slovíčkách a trochu i technického charakteru? Navíc
funkce v anglické verzi bývají trochu dříve dostupné, než v jiných mutacích – jakkoliv se
lokalizační tým českého Google snaží ze všech sil. Nic Vám ale nebrání používat libovolnou
jazykovou mutaci včetně té české. České nastavení pak bude podrobněji popsáno v učitelské
verzi tohoto tutoriálu, která je Vám také k dispozici.
Tento tutoriál spolu s ostatními je k dispozici volně ke stažení pro každého na
odkazech webu projektu www.mujstudijnisvetonline.eu stejně jako sada videotutoriálů, které
Vás interaktivní formou provedou obtížnějšími postupy. Je ale jasné, že některé postupy
budou muset transformovat uživatelé z jiných škol na svoji lokální situaci, kdy buď mají svůj
vlastní poštovní účet na gmail.com (tam jsou jim jednotlivé aplikace dostupné taky) či již mají
Google Apps zaregistrovány pro svoji svojí školní doménu (u nás je to gnj.cz). Pokud ne,
možná propadnou Cloud Computingu a sociálním sítím natolik, že budou tlačit zodpovědné
lidi na svých školách k takovým změnám, aby výhody Google Apps mohli využívat taky.
3
Pro účely tohoto tutoriálu byly v naší školní doméně vytvořeny 2 poštovní účty
fiktivních uživatelů – Tomáš Fuk – fiktivní student a Prokop Buben – fiktivní učitel.
2 Cloud Computing
Dnes každý, kdo používá pro svou práci počítač, musí investovat jednak do hardware
(HW) a pak do celé sady softwarových (SW) aplikací, které potřebuje na tvorbu textu,
tabulek, úpravu obrázků, e-mailovou komunikaci a plánování a podobně. Tyto aplikace se
vyvíjejí a žádají zase náročnější HW a tak i když ceny PC i přenosných počítačů rapidně
klesly, pořád je to nezanedbatelná investice a uživatel se dostává do spirály zbytečných
výdajů.
Řešením je takzvaný Cloud computing. Vše co potřebujete je středně výkonný počítač
připojený relativně rychle do internetu a vhodný prohlížeč internetu. Veškerý potřebný SW
běží na cizích počítačích, jejichž majitelé Vám umožní se připojit a tento SW používat. Jako
službu. Proto se tomu říká SaaS – Software as a service – SW jako služba. A za službu platíte.
Penězi nebo jinou službou – informacemi o sobě. Rozhodně Vás ale vůbec nezajímá, kdo a
jak se stará o to, že Vám vše hezky běží. Jako byste byli připojeni s počítačem k nějakému
„obláčku“ (cloud), kde vše správně funguje.
4
Obrázek 1: Cloud computing
Zkuste se připojit například na www.picnik.com. Intuitivně bez znalosti angličtiny
pochopíte, že obrázek nejdříve nahrajete ze svého počítače „někam do obláčku“ do internetu,
tam pomoci nástrojů přes prohlížeč upravíte a nakonec zase stáhnete do svého počítače. A
těch nástrojů je tam rozhodně více, než ve vašich „windowsech“. A navíc Vám to umožní
hned tento obrázek sdílet-na Facebooku, přes Flickr, přes Twitter…no ano, záleží jen na Vás,
jak dalece se chcete zbavovat svého soukromí a být závislý na firmách, jež pracuji s Vašími
daty, které vy takto nemáte pod kontrolou – neboť tohle jsou hlavní argumenty odpůrců jak
Cloud computingu, tak sociálních sítí obecně. Ale rozhodnutí je jen na Vás…
To byl jeden příklad. My se budeme podrobněji věnovat SaaS Google Apps –
konkrétně jedné její službě-Google Calendar.
3 Google Calendar
3.1 K čemu se to hodí?
Pomocí této aplikace si můžete vést poměrně pestrý soubor událostí a úkolů, na které
nechcete nebo nesmíte zapomenout. Je možno si nastavit upomínání na události a to formou
5
pop-up oken (to když jste u počítače), formou mailu (připomínáte si událost, která nastane až
za dlouho) nebo formou SMS zprávy. Samozřejmostí je možnost sdílet jeden či více
kalendářů s jinými uživateli, svůj kalendář můžete včlenit do svého osobního webu.
K dispozici je taky celá řada kalendářů veřejných-využívat je není žádný problém.
3.2 Jak začít Calendar používat?
Přihlaste se do své pošty a klikněte na odkaz Calendar vlevo nahoře.
Obrázek 2: … klikněte na odkaz Calendar
Otevře se Vám v prohlížeči (nutno podotknout, že prohlížeč musí mít povoleny
cookies a na počítači musí být nainstalována podpora javy-ale to je už přeci standard…) nové
okno a v něm vidíte defaultně nastavenou aplikaci. Všimněte si, že v sekci Other calendars
je zobrazen kalendář České svátky-tento je implicitně vnucen správcem domény. Nic Vám
nebrání si jej ale odstranit.
6
Zde se nastavuje aktuální
náhled dle režimu zobrazení.
Zde provádíte hlavní nastavení aplikace.
Režimy zobrazení.
Měsíční náhled.
Aktuální den.
Zde jsou kalendáře výlučně Vámi spravované.
To je náhled
kalendáře dle
režimu zobrazení.
Zde jsou kalendáře, které můžete pouze prohlížet.
Zde vidíte
aktuální čas.
Zde se přidává kalendář
spolupracovníka.
Obrázek 3: Defaultní nastavení kalendáře
3.3 Jak si změním nastavení aplikace?
Kliknutím na libovolný ze tří odkazu Settings, které jsou v Obrázku 3 zvýrazněny
červenou elipsou, se přepneme do režimu, během kterého lze provádět nejdůležitější změny
nastavení aplikace Kalendář. Tento režim má 4 záložky: General, Calendars, Mobile setup a
Labs. Poslední dvě jmenované jsou sice velmi důležité, ale možnosti nastavení jsou na nich
natolik intuitivní, že není třeba je zde komentovat.
7
Změnu celé stránky musíte uložitjinak nebude akceptována…
…no a pak se musíte vrátit zpět do
Kalendáře.
Pamatujte, kde se jazyk nastavuje a
kde se nastavení ukládá. Pak si
zkoušejte jak je libo…pro jazykáře
doporučuji vyzkoušet.
Zde není zapotřebí měnit nictedy pokud se neodstěhujete
z ČR ☺
Zde nastavíte výchozí zobrazení při
přihlášení se ke Kalendáři.
Nastavte město, nikoliv PSČ….
..a pak máte možnost si zobrazovat
předpověď v daném místě –
například ve stupních Celsia
Zde nastavujete, jak má kalendář
reagovat na pozvánky o ostatních a
jak zobrazovat jejich události.
Zkuste vybrat Hijri –Saudi.
Heslo můžete
změnit i zde, ale
logičtější je to
dělat v Gmailu.
Nastavte Yes a zkuste klávesy M, D, W….
Obrázek 4: Settings - záložka General
8
Zde je Váš výchozí kalendář, zde
budou všechny, které vytvoříte
a můžete nasdílet ostatním.
Práce s ics formátem.
Výchozí kalendář se Vám smazat nepovede
(pozor, ostatní ano!..). Pouze v něm vymažete
všechny události.
Zde budou všechny kalendáře,
které někdo nasdílí Vám.
Zde se odhlásíte z kalendáře.
Obrázek 5: Settings - záložka Calendars
Ve výuce, prosím, nedělejte úpravy ve svém výchozím kalendáři a stejně tak si do něj
nenastavujte žádné „intimnější“ události. Je totiž ve výchozím nastavení nasdílen všem
v doméně a každý uživatel si jej může přidat. Bude se nám ale hodit pro případný domácí
úkol…
3.4 Jak se zbavit kalendáře, který nechci používat?
V našem cvičném prostředí se student Fuk rozhodl, že nadále nechce mít dostupný
kalendář České svátky. Jelikož je to kalendář, který nevytvořil, nemůže jej vymazat, může se
pouze odhlásit z jeho používání. V Settings na záložce Calendars je vpravo dole u kalendáře
České svátky volba Unsubscribe…a je to – kalendář ze všech nastavení zmizel.
3.5 Jak si přidat kalendář
Zde je již celá řada možností v závislosti na tom, jaký kalendář chcete přidat. Jedná-li
se o kalendář z kategorie Interesting, zda se jedná o výchozí kalendář jiného uživatele, zda je
9
to jiný kalendář jiného uživatele či zda jde o nějaký veřejný kalendář, který není googlem
nabízen.
3.5.1 Zajímavý kalendář
Všimněte si, že jen o kousek výše na stejné záložce, odkud jste kalendář odstranili, je
odkaz Browse interesting calendar. Kliknutím na něj se Vám objeví nabídka kalendářů
(škoda…český ani jeden). Zvolte si například v sekci Holidays kalendář Jewish Holidays a
u něj klikněte na Subscribe a je to - vidíte kalendář židovských svátků a s ním i všechny
události – posuňte se například na týden, na který připadá 25.únor a vidíte, že na tento den
připadá svátek Fast of Easter. Je to událost zvýrazněna okrově-tak jako celý kalendář Jewish
Holidays. Když na tento kalendář v sekci Other calendars jednou kliknete, jeho zvýraznění
se ztratí a událost se nezobrazuje. To ale neznamená, že byste kalendář vymazali-pouze jej
nezobrazujete. Čili takto lze zobrazovat jednotlivé kalendáře a sledovat, jak třeba spolu
některé události kolidují.
3.5.2 Kalendář Tasks
V hlavním okně Kalendáře klikněte vlevo pod logem Gymnázia na odkaz Tasks.
V sekci My calendars Vám vznikl nový kalendář Tasks a vlevo od náhledu kalendáře se
objevil rám Tasks, kde si tento kalendář můžete manažovat. Opětovným klikáním na odkaz
Tasks pod logem Gymnázia už kalendář neodstraníte, pouze zobrazíte nebo odzobrazíte tento
rám pro manažování kalendáře Tasks. V něm pak klikněte na symbol „je větší…“ tím můžete
upravit podrobnosti existujícího úkolu nebo nového úkolu, který tímto hned vytvoříte. Úkoly
můžete řadit pod sebe-doporučuji dodržovat posloupnost času. Úkoly můžete kategorizovat
do různých seznamů, přednastaven je jen jeden – Default list.
10
Zde kalendář Tasks
zapnete.
Rám pro manažování
úkolů.
Zde vytvoříte nový úkol
pro dané datum.
Zde měníte
podrobnosti již
vytvořenému úkolu.
Zde se
pracuje se
seznamy.
Kalendář Tasks.
Zde se pracuje
s jednotlivými úkoly.
Obrázek 6: Kalendář Tasks
Klikněte si tam, kde v Obrázku 6 je rudá elipsa - do pondělí 22. února. V okně, které
Vám vyskočí, vyberte vlevo nahoře volbu Task a následně jej pojmenujte Odevzdat
seminárku a do poznámek napište „učitel Buben“. Potvrďte vytvoření úkolu. Hotovo. Nyní si
klikněte na změnu podrobnosti tohoto úkolu-zde můžete měnit název úkolů i editovat
poznámku, v prázdném zatržítku si poznamenáváte splnění úkolu, pole s křížkem slouží
k vymazání data termínu dokončení, ale nesmaže úkol. To se dělá ikonkou koše vpravo dole.
V tlačítku Actions si pak můžete, až budete mít úkolů v kalendáři Úkoly více, zadat tisk jejich
seznamu, řadit je dle data termínu dokončení či zobrazovat i již dokončené úkoly. A až budete
mít úkolů tolik, že Vám z nich půjde hlava kolem, pocítíte potřebu je kategorizovat – a proto
11
slouží seznamy úkolů. A až budete mít i více seznamu, je možné jednotlivé úkoly přesouvat
mezi seznamy. Vše vidíte na Obrázku 7. Nakonec si zavřete rám pro manažování úkolů.
Pokud je zde zatržítko, je
úkol splněn.
Tady jste vytvořili
nový úkol.
Termín úkolu.
Zde editujete poznámku.
Zde se vracíte zpět
do seznamu úkolů.
Zde vybíráte seznam, do
kterého úkol přesunete.
Obrázek 7: Editace úkolu
3.5.3 Kalendář spolupracovníka
Výchozí kalendáře jsou nastaveny tak, že jsou sdíleny všem uživatelům v doméně a to
se všemi podrobnostmi. Je sice možné toto sdílení upravit tak, aby nikdo nemohl sledovat
podrobnosti, dokonce je možno u něj sdílení vypnout úplně, ale to by, dle mého názoru, bylo
k neprospěchu věci, neboť je to jediný uživatelův kalendář, který mají možnost vyhledat
ostatní v doméně, aniž by museli o povolení přístupu k němu žádat či museli čekat, než
kalendář jiný uživatel nasdílí. A z tohoto důvodu si myslím, že do něj patří informace výlučně
pracovní. Pojďme se podívat na příklad – jakkoliv se v něm pracuje s událostmi, které ještě
vytvářet neumíme.
Student Fuk se snaží být moderní student. Má i moderní učitele a tak ví, že jeho třídní,
češtinář Buben, si vede Google kalendář a píše tam veřejné události – termíny písemek.
Student Fuk si tedy přidá kalendář učitele Bubna aby věděl, kdy od třídního nějaký ten test
hrozí.
12
Na Obrázku 3 jsou vlevo dole modré elipsy, kde jsou odkazy, pomoci kterých můžete
přidat spolupracovníka. Podmínkou je, aby dotyčný měl poštovní účet u Gmailu (to je
zajímavá informace-neboť z ní plyne, že takto nemusíte sdílet kalendáře pouze se
spolupracovníky ze stejné domény!).
Tomáš Fuk si tam tedy napíše [email protected] a potvrdí. Ihned se mu zobrazí
kalendář učitele Bubna – pokud tento sdílení u svého výchozího kalendáře nezakázal.
Ha! Načapali jsme
randícího tříďase – a
kdoví, co se skrývá pod
more details …☺
Obrázek 8: přidán Coworker´s calendar
No a vidíte - jelikož pokrokový učitel Buben si vše psal do výchozího kalendáře, tak
nejen, že jeho student vidí, že test je naplánován na pátek od 10:00 do 11:00, ale že ve čtvrtek
má Buben večerní plány s tělocvikářkou Borůvkovou! Ale pozor! Stejně tak by každý učitel
viděl všechny události studentů, pokud si tito vše píšou do výchozích kalendářů – takže plány
na bulání školy ve Sportu zde nepatří!:).
13
3.5.4 Nový kalendář
Vytvořte si kalendář, ve kterém si budeme zkoušet, co vše lze a nelze udělat. V sekci
My calendars naleznete odkaz Create a v okně, které se otevře, si vyplňte údaje-třeba podle
Obrázku 9. Potvrďte a kalendář je na světě.
Nezatrhujte, zatím jej nebudete
sdílet, ale zde byste si vybrali, zda
jej můžou sdílet pouze všichni na
Gymnáziu, nebo kdokoliv na
světě…
Zde kliknete
pro požadavek
vytvoření
nového
kalendáře.
Zde vytvoření
potvrdíte.
Jediný uživatel kalendáře jste nyní vy.
Obrázek 9: Vytvoření nového kalendáře
3.5.5 Importovaný kalendář
Kalendář je soubor s příponou „ics“. A jak takový soubor někdo vyrobí? Jednodušesvůj kalendář dá do *.ics souboru exportovat. V Settings na kartě Calendars (viz Obrázek 5)
naleznete odkazy Import calendar a Export calendars (to není chyba – opravdu množné
14
číslo). Tím prvním soubor.ico naimportujete do své aplikace, tím druhým všechny
své
kalendáře vyexportujete - ale pozor - do archívu .zip, který když rozbalíte, bude obsahovat
tolik .ics souborů, kolik vlastníte kalendářů. Pak jen vybrat ten správný…
Kalendáře různých příležitostí na webu najdete celou řadu. Doporučuji Vám ale do
vyhledávače zadat nejen ico jako typ souborů, ale obecnější označení veřejných kalendářů a
to je iCal. Čili si dejte Googlem vyhledat „jmeniny ical“ a hned jeden z prvních odkazů Vás
vede na http://www.netmania.cz/kalendare-pro-ical , kde máte české a slovenské jmeniny.
Pozor ale-velká většina stránek pro stažení kalendáře (a tato není výjimkou) používá protokol
webcal a ten má za následek spuštění výchozího programu e-mailu a to nezřídká bývá MS
Outlook. Abychom se tomu vyhnuli, klikněte na odkazu kalendáře
České jmeniny
pravým
tlačítkem myši, vyberte si Kopírovat adresu odkazu a překopírujte ji do nového okna
prohlížeče. Tam se tedy objeví webcal://www.netmania.cz/files/ical/cz-names.ics , tam
nahraďte webcal:// za http:// a zmáčkněte Enter. Soubor uložíte tam, kam chcete. Kdo se
ztratil, stáhněte si jej přímo z http://www.gnj.cz/cz-names.ics :)
Další postup pak je, že si kliknete na odkaz Add v sekci Other calendars. Vyberete
možnost Import calendar a tlačítkem Procházet vyberete adresář, kam jste soubor cznames.ics uložili. Pak nezapomeňte upřesnit, do kterého kalendáře chcete tyto jmeniny
importovat – zvolte Moje pokusy (abych byl upřímný, ve skutečnosti neimportujeme
kalendář jako takový ale sadu událostí do nějakého kalendáře-a tím „nějakým“ je pro nás
kalendář Moje pokusy, který kdykoliv, kdy se Vám něco nepodaří, můžete smazat).
Import nějakou dobu trvá – i když se jedná o poměrně malý soubor, ukládá se na
servery Google přes půl zeměkoule a určitě to není jediná akce, která zrovna teď na serverech
Google probíhá. Je-li hotovo, můžete se hned kochat novými událostmi v kalendáři Moje
pokusy. Vše podstatné je na Obrázku 10, výsledek na Obrázku 11.
15
Obrázek 10: Import události do kalendáře
Obrázek 11: Události Jmeniny po importu do kalendáře
Importovat je možno nejen přes .ics soubory ale také odkazem URL – což není nic
jiného, než adresa webové stránky. Pokud se podíváte do Settings/Calendars a tam kliknete
16
na libovolný kalendář, pak úplně dole objevíte adresy kalendáře. Ty jsou dvojí – veřejné a
zabezpečené a jak je mohou ostatní užívat, to záleží na tom, jak nastaví sdílení daného
kalendáře jeho vlastník.
Tato volba vygeneruje nové adresy, staré přestanou platit.
Zde klikněte a ….
… a tato adresa se Vám zobrazí.
Obrázek 12: Adresy kalendáře
URL adresa XML slouží pro vkládání např. do RSS čteček. Adresa HTML slouží pro
prohlížení daného kalendáře přes prohlížeč internetu, nebo taky pro vkládání kalendáře do
webových stránek – o tom více v manuálu Google weby. A URL adresa ICAL – to už známe
– ta slouží pro import kalendáře. Pojďme si to zkusit:
Učitel Hlosta je kolega učitele Bubna. Udělal si svůj kalendář, ve kterém má svůj
rozvrh hodin. Nastavil jej jako sdílený všem v doméně a zjistil si jeho soukromou URL ICAL
adresu-tak jak je vidět na Obrázku 13. Tuto adresu dal k dispozici i studentu Fukovi – poslal ji
třeba přílohou mailem všem uživatelům v doméně – tak aby každý, kdo kdykoliv bude
potřebovat, viděl rozvrh hodin učitele Hlosty.
17
Student Fuk si zvolil odkaz Add v sekci Other calendars, vybral Add by URL, do
řádku URL ji vkopíroval z doručeného mailu a zvolil Add calendar – vše jak vidíte na
Obrázku 13.
Obrázek 13: Přidat kalendář Add by URL
Hotovo – student Fuk si nyní přidal kalendář s rozvrhem hodin svého učitele IVT.
Pokud mu vadí jméno kalendáře, může si jej přejmenovat…kdykoliv jej muže odstranit atd.
18
3.5.6 Kalendář Počasí
V nastavení Settings na záložce General si nastavte v položce Location třeba Palačov
v části Show weather based on my location si vyberte °C. Uložte a měl by se Vám objevit v
sekci Other calendar kalendář Weather – a v něm zobrazena předpověď na pro aktuální den
a nejbližší 3 dny následující. Samosebou v Palačově meteorologická stanice není, informace
se berou z Ostravy pro obec Starý Jičín, pod kterou Palačov spadá. Vyzkoušejte pro Vaše
bydliště!
Kliknutím zde…
… se zobrazí toto.
Obrázek 14: Kalendář Weather
3.5.7 Přijmout pozvání do kalendáře
Učitel Buben taky vede divadelní kroužek. Udělal si kalendář, do kterého píše plán
zkoušek a představení kroužku. Rozhodl se, že napříště už nebude členy kroužku – a student
Fuk tam patří - obesílat mailem nebo jim telefonovat, ale že zadá všem povinnost sledovat
kalendář, který jim nasdílí. A poněvadž kroužek, který vede, považuje za komunikačně
otevřeny, nastaví, že i ostatní mohou události do kalendáře přidávat.
Všimněte si, že když pozve majitel kalendáře ke sdílení konkrétní lidi, nenastavuje ani
veřejnost kalendáře, ani sdílení všem v doméně. Pozvanému příjde mail a do jeho Kalendáře
je kalendář Divadlo ihned přiřazen.
19
Zde uživatele přidáte.
Zde napište adresuuživatele, který má
adresu na Gmailu a
kterého chcete
přizvat do kalendáře.
A zde mu nastavíte,
co s kalendářem
může provádět…
…nebo to tady
změníte, pokud už je
uživatel přidán.
Obrázek 15: Iastavení sdílení v kalendáři
Obrázek 16: Mail pro pozvaného uživatele a jeho nový kalendář
20
3.6 Events - události
Student Fuk má tři vlastní a pět jiných kalendářů, umí vytvořit celodenní úkol, neumí
vytvořit událost ani ji zmanažovat. To se ale ihned změní, neb na tom není nic složitého.
Jednotlivé kalendáře je
možno zobrazovat a
odzobrazovat.
Události celodenní, je
možno je jedním zatržítkem
změnit na události
v určenou hodinu.
Události v určenou hodinu.
Jednotlivé kalendáře je
možno přebarvovat a
v nastavení i měnit,
přejmenovávat, sdílení,
odhlašovat se a vlastní
kalendáře i mazat.
Zde vidíte události
jednotlivých kalendářů,
odlišených barvami,
které je možno měnit.
Tyto dvě se i kříží.
Obrázek 17: Události v kalendářích
3.6.1 Přidání celodenní události
Jeroným Fuk je dědeček studenta Fuka, má 24. února narozeniny a Tomáš Fuk se
obává, že si na svého dědečka narozeniny vzpomene vždy pozdě. Rád by si ve svém vlastním
kalendáři vytvořil událost, která by mu každý rok připomněla, že má dědovi koupit dárek.
Takovou událost vytvořit není problém – vše je patrné z Obrázku 18. Nebojte se ani vytvořit
si událost ve výchozím kalendáři-ukážeme si, jak ji nastavit, aby ji nikdo neviděl. Trošku
složitější je nastavit podrobnosti události, proto si projdeme podrobněji jednotlivé možnosti
nastavení.
21
Zde událost pojmenujete.
Zde kliknete pro
vytvoření celodenní
události.
Zde událost vytvoříte…
… jde to i zde…
Zde vyberete
kalendář, kam bude
událost patřit.
… a zde ji hned upravítenebo kdykoliv později.
Událost se zobrazí zde, jeden klik a můžete upravovat.
…bude zde možno
nastavit parametry
opakování –
například, že
poslední tato
událost proběhne
24.2.2015.
Zde nastavte
hodnoty, jaké
vidíte, při dalším
otevření
podrobnosti
uvidíte odkaz
map . Kliknutím
na ní se Vám
ukáže místo, kde
se má oslava
konat.
Pokud zde
vyberete
Opakuje se…
Komentář.
Zde nechte Dostupný.
Když zde vyberete Private, neuvidí událost
nikdo, i když má Váš kalendář nasdílen.
Obrázek 18: Vytvoření a editace události
22
Zde pozvěte další
hosty do události
– stačí jen začít
psát adresu
z domény, doplní
se sama.
Pokud se rozhodnete, že událost nebude celodenní, ale bude trvat jen několik hodin,
odtrhněte zatržítko zvýrazněné oranžovou elipsou. Událost se přesune do hodinového
rozvržení a nastavení podrobnosti se změní tak, že je možno nastavit počátek a konec
události. Vy ale tvoříte událost celodenní.
V modré elipse je volba, která Vám vygeneruje kód, kterým můžete událost publikovat
na webu. Více v příslušném manuálu.
Ve volbě Repeats nastavte pro náš příklad Yearly. Možnosti je, jak vidíte, vícero.
Nastavení podrobností se změní tak, že je možno nastavit parametry opakování. Pokud
zamáčknete tlačítko Until v parametru Ends, pak Vám vyskočí kalendář, ve kterém můžete
nastavit kdy má událost proběhnout naposled – nastavte 24.2.2015. Uvědomte si, že pak se
změní i charakter případného vymazání události. Opakováním jste vytvořili sérii události a
když ji budete chtít smazat, musíte zvolit, zda smazat pouze tu jednu konkrétní, nebo úplně
všechny nebo tu jednu konkrétní a všechny po ní.
3.6.2 Pozvánka - Invitation
Události, které vytvoříte, uvidí všichni, komu jste nasdíleli kalendář-pokud neurčíme,
že událost má být soukromá. I pak ale můžete poslat vybraným lidem pozvánku. Zde, v našem
příkladě, jste pozvali učitele Bubna - řekněme, že je to synovec dědy Jeronýma☺. V rámci
pozvánky můžete nastavit, jaká bude mít práva - nechte beze změny. Při ukládání změn
v podrobnostech události jste dotázání, zda všem hostím poslat pozvánku. Zvolíte Ano.
Bubnovi tedy příjde mailem pozvánka – Obrázek 19. Pozvaný host svou účast potvrdí či
nikoliv. Buben se rozhodne, neboť ten den má zkoušku v Beskydském divadle před důležitou
premiérou, že oslavu odmítne. Před tím, než zmáčkne příslušný odkaz, klikne na odkaz map a
v novém okně se mu otevře místo, kde autor události oslavu naplánoval – to je ta GPS pozice
Where na Obrázku 18. Vidíme, že je to v Novém Jičíně☺.
23
Buben klikne na svůj
kalendář, tam zjístí,
že má divadlo…
…ještě se
podívá, kde
oslava
proběhne…
…a pak účast
odmítne.
Obrázek 19: Mailem je hostům doručeno Invitation
Obrázek 20: Mapa Google, kde událost proběhne.
24
Odmítnutím se do podrobností události, které jsou viditelné u všech zúčastněných,
zanese informace o tom, kdo na oslavu přijde, kdo nikoliv, na odpovědi od kolika hostí se
ještě čeká-a to jmenovitě.
Obrázek 21: Podrobnosti události - host odmítl účast
3.6.3 Notifikace - Reminder
Standardně jsou v Kalendáři dostupné jen dvě možností připomenutí události a to
pomoci Pop-up okna a pomoci E-mail. Znamená to, že v mnou zvoleném předstihu je
možno nastavit upozornění. Místo, kde se volba nachází, je na Obrázku 18 označena zelenou
elipsou. Nastavte u E-mail 10 dnů – to by mohlo, na koupení dárku tetě stačit☺
V Settings si vyberte třetí záložku – Mobile setup a postupujte podle Obrázku 22. Po
kliknutí na Finish setup Vám dojde ještě jedna SMS potvrzující, že Váš mobil byl ověřen. Od
tohoto okamžiku máte ve všech svých kalendářích, v jejich nastavení, záložku upozornění,
která Vám umožňuje zvolit, zda chcete u daného kalendáře upozornění na nové pozvánky a
jejich modifikaci posílat stále e-mailem a/nebo SMS zprávami.
25
Zadejte své mobilní číslo včetně
směrového čísla země a klikněte
na Zaslat ověřovací kód.
SMS Vám dojde kód, ten zadejte
zde a Dokončete nastavení
Obrázek 22: Povolení notifikace SMS
Obrázek 23: Změna výchozích notifikací pozvánek
26
Ačkoliv Google na svých stránkách píše, že notifikace může být Vaším operátorem
zpoplatněna, není tomu zatím tak a tato služba je zatím zdarma. No a to z kalendářů a jejich
událostí dělá opravdu skvělý nástroj pro zapomětlivé. Nyní si student Fuk u své události může
mimo notifikaci E-mailem nastavit taky notifikaci SMS, která mu připomene, že má dědovi
ihned popřát. A toto připomenutí mu bude doručeno kdekoliv, kde má svůj mobil.
3.6.4 Sneak prewiev
Pro úplnost je třeba se zmínit i o této „vychytávce“, která souvisí s nastaveními, která
na Obrázku 18 jsou zvýrazněna červenými elipsami.
U každé události, které si uživatel vytvoří, může si nastavit, zda během této události se
bude ostatním jevit jako Available (ano, děda má celý den narozeniny, ale to neznamená, že
po Tomáši Fukovi se pro všechny slehne zem….) či nikoliv (dobrá volba při události, kdy je
uživatel například fyzicky mimo zaměstnání nebo město).
Pokud pak jiný uživatel bude chtít studenta Fuka pozvat jako hosta do události, může
si zvolit položku Check guest and resource availability a hned uvidí, zda po dobu jeho
události je jím zvaný host dostupný. Student Fuk bude celý 24. únor dostupný.
Něco podobného lze v rámci správy domény udělat i pro zdroje-tím je myšleno např.
učebny, projektory atd. No a pokud si pro každou událost každý zarezervuje třeba učebnu, je
jasné, že jinému uživateli bude pak po tuto dobu nedostupná. Toto je řešení pro korporátní
sféru určitě velmi přínosné.
3.6.5 Přidání události na konkrétní čas
Provádí se tak, že kliknete do plochy kalendáře přibližně v místě, kde byste chtěli
událost vytvořit a pak nastavíte počátek a konec události. Ostatní nastavení podrobností jsou
totožná s nastaveními celodenní události.
27
Tento typ události je možno kdykoliv změnit na celodenní událost a naopak.
3.7 Google Labs
V nastavení kalendáře je ještě jedna záložka, které jsme se nevěnovali. Je to záložka
Labs.
Politika Googlu je taková, že nejlepšími testery jsou uživatelé. Proto se v této záložce
objevují tzv. gadgety neboli „udělátka“, která mohou být pro uživatelé přínosná. A pokud
tedy o ně zájem je a jsou bezproblémová ve své funkci, přesunou se časem z laboratoře do
standardního nastavení.
Možná Vás zajímá, na kdy vyjdou v roce 2012 Vánoce. Zkuste si v Labs aktivovat
Year view…a nezapomeňte tu volbu uložit. Po návratu do Kalendáře se vpravo od Kalendáře
zobrazí panel Year view. Napíšete tam rok 2012 a kliknete na Go. Štědrý den je v pondělí☺.
Všimněte si ještě malé šipky, která je na hranici mezi Kalendářem a Year view. Slouží
k jakési minimalizaci gadgetu. Kdybyste gadget Year view totiž zavřeli křížkem, deaktivujete
jej v laboratoři.
4 Závěr
Pokud jste došli až sem a neodradil jsem Vás, gratuluji. Věřím, že si práci v Google
Kalendáři oblíbíte a Kalendář se pro Vás stane nenahraditelným pomocníkem.
Autor
28