docZÁSADY ETICKÉHO CHOVÁNÍ VE FIRMĚ
download 
Stížnost Transkript
ZÁSADY ETICKÉHO CHOVÁNÍ VE FIRMĚ
ZÁSADY ETICKÉHO CHOVÁNÍ VE FIRMĚ Naše Zásady etického chování ve firmě zahrnují celosvětový kodex chování společnosti RR Donnelley. Tyto zásady platí pro nás pro všechny. Naše obchodní etika není pouhým návrhem zpracovaným do brožury nebo umístěným na webové stránky, aby si ji někdo jednou za rok přečetl. Jde o vyjádření našeho závazku k nejvyšším úrovním čestnosti v našich vztazích, a to jak mezi sebou, tak vůči zákazníkům, dodavatelům, investorům a dalším subjektům ve společnosti, v níž žijeme a pracujeme. Zásady tvoří rovněž základ, na němž společnost RR Donnelley budovala své podnikání více než 145 let. Očekáváme, že se každý zaměstnanec s těmito zásadami dobře seznámí. Vedoucí nesou zvláštní zodpovědnost za to, že se věrnost těmto standardním vzorům projeví v jejich slovech i činech. Samozřejmě žádný kodex chování nemůže předvídat a řešit každou situaci. V mnoha případech bude Vaším nejlepším rádcem zdravý rozum a dobrý úsudek. Vždy mějte na paměti, že zodpovídáte za své chování, ať děláte cokoliv. Všichni přijímáme společnou zodpovědnost za pochopení a dodržování těchto zásad. Jestliže jednáte v zastoupení za společnost, je dlouholetá dobrá pověst společnosti RR Donnelley spočívající v poctivosti a čestnosti ve Vašich rukou. Pokud máte jakékoliv dotazy - buďto po přečtení této brožury, nebo při vykonávání svých každodenních pracovních povinností jakožto zaměstnance společnosti RR Donnelley – obraťte se prosím na svého nadřízeného či vedoucího, nebo na pracovníka našeho oddělení lidských zdrojů nebo právního oddělení. Thomas J. Quinlan, III prezident & generální ředitel 3 Obsah Úvod 5-6 Etické a zákonné chování 6-8 Střety zájmů 9 9 Obecné – Souhlas a sdělování 9-11 Interakce s externími společnostmi Zneužívání obchodních příležitostí a důvěrných informací 11 Občanské, charitativní a profesní činnosti 11 Dary 12 Stávající střety a změny okolností vedoucí ke střetům; dodržování zásad 12 Čestná hospodářská soutěž a dodržování antimonopolních zákonů 13-14 Zákony na ochranu životního prostředí 14-15 Zákony prosazující bezpečnost a zdraví zaměstnanců 15 Diskriminace 16 Vláda a státní úřady 17 Zákon o zahraničních korupčních praktikách 18 Zákony o cenných papírech a důvěrné informace 19-20 Počítačové systémy 21 Vyšetřování vedené státem a požadavky na informace 22 Hlášení případů porušování 23 Mezinárodní telefonní čísla etické linky hotline 24 4 Zásady etického chování ve firmě Úvod Tato příručka popisuje dlouhodobě platné zásady chování, které společnost RR Donnelley dodržuje, aby zajistila, že její podnikání probíhá poctivě a v souladu se zákonem. Očekává se od každého zaměstnance, ve Spojených státech stejně jako v jiné zemi, i od každého člena představenstva, že bude zde vytyčeným zásadám rozumět a že je bude dodržovat. Pojem „zaměstnanec“ se zde pro lepší čitelnost Všichni zaměstnanci v textu používá tak, že zahrnuje i představitele firmy, a výhradně pro účely této brožury i členy představenstva. každé zemi musí Porušení zákona by mohlo přivodit společnosti RR Donnelley i zúčastněným osobám trestní stíhání, odvetné opatření regulačních orgánů či občanskou žalobu. Na kteréhokoli zaměstnance, který tyto zásady poruší, může být uplatněn disciplinární postih, včetně možného ukončení pracovního poměru. jednat poctivě a v souladu s platnými zákony. Zaměstnanci, kteří se dopustí porušení zákona, mohou být významně potrestáni a pokutováni částkou až v řádu stovek tisíc dolarů, mohou být uvězněni či přinuceni k vrácení prostředků souvisejících s příslušným proviněním. Pro každou firmu může porušení zákona představovat pokutu ve výši mnoha milionů dolarů, ztrátu významných zákazníků, platby odpovídající trojnásobku způsobených škod či vyloučení z účasti při zadávání významných státních zakázek. Pro detekci neetických či nezákonných praktik jsme vytvořili několik kontrolních procedur. Pokud se však dozvíte o jakémkoli porušení etických zásad či zákona, včetně porušení zásad uvedených v této brožuře, je vaší povinností ohlásit takovou věc společnosti způsobem uvedeným v kapitole „Hlášení případů porušování“. Jakékoli výjimky z těchto zásad musí schvalovat ředitel/ka pro dodržování předpisů („Chief Compliance Officer“). Výjimky z těchto zásad musejí být rovněž schvalovány představenstvem (či k tomu určeným výborem) a v rozsahu požadovaném příslušnými zákony či předpisy musejí být zveřejňovány. Pokud si nejste jisti, zda určitá situace či činnost představuje porušení zákona nebo porušení firemních zásad, projděte si příslušné firemní zásady (jsou k dispozici na www.inside.rrd.net), a pokud budete mít další dotazy, obraťte se na svého RR Donnelley 5 nadřízeného či manažera, na ředitele/ku pro dodržování předpisů, na hlavního právního zástupce či jiné pracovníky právního oddělení, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. Etické a zákonné chování S dodavateli, zákazníky, zaměstnanci a konkurencí musíme jednat poctivě a férově a zároveň chránit obchodní informace společnosti i třetích osob. Úspěch naší společnosti závisí na našich zaměstnancích. Vzhledem k jejich minulému úsilí a nasazení je o naší společnosti známo, že poskytuje špičkové tiskové a související služby, a to poctivým a etickým způsobem. Na tuto pověst bychom měli být všichni hrdí a musíme společně pracovat na tom, abychom si ji udrželi. To znamená, že musíme postupovat při podnikání poctivě, etickým způsobem a přísně v souladu se všemi zákony a předpisy. Znamená to též, že musíme pracovat oproštěni o jakékoli zájmy, které by měly dopad na nedílnou loajalitu společnosti RR Donnelley. Ke zničení dobrého jména společnosti, které jsme si vybudovali u našich dodavatelů, zákazníků i veřejnosti, stačí jediný neetický či nezákonný čin. Tato brožura nemůže zahrnovat postupy pro každou situaci, jaká by mohla nastat, je však důležité znát následující obecné zásady, které jsou důležité: n n 6 Interakce s dodavateli, zákazníky, zaměstnanci a konkurencí musí být poctivá a férová. Koupě i prodej musejí probíhat na principu tržní ceny, bez poskytování jakéhokoli všimného, úplatků, tajných provizí, darů či výhod. Nesmíte dosahovat žádných nepoctivých výhod prostřednictvím manipulace, zamlčování, zneužívání neveřejných informací, překrucování podstatných skutečností či jiných nepoctivých obchodních postupů. Vyhněte se jakékoli situaci, v níž se může zdát, že nepostupujete podle svého nezávislého obchodního úsudku. Obvinění ze zlých úmyslů či nepoctivosti může vyvstat v jakékoli situaci, kde vznikne rozpor mezi vašimi osobními zájmy a zájmy společnosti. Z tohoto důvodu by neměli zaměstnanci držet finanční podíly ve společnostech zákazníků, dodavatelů či konkurence (pokud takové zájmy nejsou v souladu s firemními zásadami ohledně střetu zájmů, jak jsou součástí těchto zásad). Zaměstnanci rovněž nesmějí pracovat pro zákazníka, dodavatele ani pro konkurenci, pokud k tomu předem nezískají souhlas managementu. Zásady etického chování ve firmě n n Management o všem otevřeně informujte. Mimo jiné to znamená, že je třeba, aby hlášení obsahovala přesné informace a aby byly řádně vedeny účetní záznamy, v souladu s všeobecně přijímanými účetními zásadami. Rovněž to znamená, že zaměstnanci musejí úplně a upřímně sdělovat managementu vše, co by mohlo mít dopad na renomé společnosti. Chraňte důvěrné informace. Při interakci mimo místo výkonu práce buďte opatrní, abyste neprozradili důležité informace o společnosti, jejích zákaznících, zaměstnancích či firmě, byť by k tomu došlo neúmyslně. Příklady věcí, které nesmějí být sdělovány: –– –– –– výrobní procesy a zařízení; nezveřejněné finanční výsledky; smluvní podmínky; ceny; informace sdělené společnosti jejími zákazníky, dodavateli či jakoukoli jinou firmou, s níž jsme v obchodním styku; –– obsah jakéhokoli materiálu, který společnost tiskne, před jeho veřejnou distribucí; kopie jakéhokoli takového materiálu; a –– informace o zaměstnancích, které jsou chráněny zákonem o ochraně osobních údajů. –– –– n n Všichni zaměstnanci by měli chránit majetek společnosti a zajišťovat jeho efektivní využívání. Krádeže, nedbalost i plýtvání mají přímý dopad na rentabilitu společnosti. Veškerý majetek společnosti by se měl využívat pro legitimní obchodní účely. Pokud firmu opustíte, vaše povinnost chránit důvěrné informace trvá i nadále. Důvěrné firemní informace nesmíte sdělit svému novému zaměstnavateli ani nikomu jinému. Stejně tak vám může být zakázáno vybízet, přímo, či nepřímo, zaměstnance společnosti, aby přešli k vašemu novému zaměstnavateli, stejně jako zákazníky společnosti, aby se svou prací přešli jinam. RR Donnelley 7 n n n Pamatujte, že majetek zákazníka není určen k našemu použití. Zatímco vzorky hotových produktů se v rámci společnosti využívají k určitým účelům, nejsou určeny ke všeobecné distribuci zaměstnancům ani třetím stranám. Nekopírujte licencovaný počítačový software; nepoužívejte ochranné známky, které nevlastníme; neprozrazujte obchodní tajemství, jež byla naší firmě sdělena. Úmyslné porušování autorských práv představuje trestný čin. Politickou činnost udržujte oddělenou od podnikání firmy. Pokud se rozhodnete poskytnout politický příspěvek (včetně příspěvku v podobě služeb), musíte tak učinit ze svých osobních prostředků a během svého vlastního času. Kancelářské potřeby náležející firmě není možné používat pro osobní ani pro politické účely. Pokud je zaměstnanec jmenován nebo se rozhodne se ucházet o úřad v orgánu veřejné moci, je třeba, aby takovou skutečnost nejprve prokonzultoval s managementem, aby se zajistilo, že nevznikne střet zájmů. Musíme rovněž vést účetní knihy a záznamy a účetní kontrolní postupy celé společnosti (včetně našich operací mimo Spojené státy) tak, aby přesně a poctivě odrážely naše příjmy i výdaje. Naši zaměstnanci musejí tyto účetní kontrolní mechanismy dodržovat. Ty jsou navrženy tak, aby chránily nejen proti úplatkům, ale i proti využívání majetku firmy nepovoleným způsobem, například proti nezaznamenávání či obcházení souhlasu managementu s finančními transakcemi či udržování tajných bankovních účtů. Po každém zaměstnanci se požaduje, aby plně spolupracoval s interními i externími firemními auditory. Pokud si nejste jisti, zda určitá situace či činnost představuje neetické či nezákonné chování, obraťte se na personálního manažera své divize či na viceprezidenta, ředitele pro dodržování předpisů, na hlavního právního zástupce či jiné pracovníky právního oddělení, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. 8 Zásady etického chování ve firmě Střety zájmů Obecné – Souhlas a sdělování Bez výslovného souhlasu ředitele pro dodržování předpisů by žádný zaměstnanec RR Donnelley ani žádné dceřiné společnosti neměl mít žádné obchodní, finanční, občanské ani profesní zájmy mimo RR Donnelley, které by byly ve střetu – nebo které by mohly vypadat, že jsou ve střetu – se schopností dotyčného zaměstnance plnit své povinnosti ve společnosti bez jakéhokoli dopadu na jeho loajalitu. V případech, kdy by byly takové střety schváleny způsobem, jak to upravují tyto zásady, je nutné, aby příslušný zaměstnanec o takovém střetu informoval všechny vhodné členy managementu a v případě potřeby i kontrolního výboru při představenstvu, a to vždy, kdy to bude relevantní pro obchodní rozhodnutí společnosti RR Donnelley, do nichž je dotyčný zaměstnanec zapojen. Není možné popsat v těchto zásadách každou situaci, která by mohla vést ke vzniku střetu zájmů, a proto jsou popsány pouze některé situace, které mohou představovat střet zájmů. V profesním i soukromém životě je třeba vyhnout se jakémukoli jednání, které by vedlo ke střetu zájmů se závazky ve společnosti. Pokud si nejste jisti, zda určitá situace představuje potenciální střet zájmů s RR Donnelley, měli byste se obrátit na personálního manažera své divize, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. Interakce s externími společnostmi Členství v představenstvu či radě / Zaměstnání externí firmou Bez výslovného souhlasu ředitele pro dodržování předpisů nesmíte působit jako člen představenstva/ rady ani být zaměstnán (jako zaměstnanec, poradce ani jinak) konkurentem, zákazníkem ani dodavatelem společnosti RR Donnelley. Střet může vzniknout také tehdy, když je váš rodinný příslušník členem představenstva/rady nebo je zaměstnán konkurentem, zákazníkem či dodavatelem, který je v obchodním styku se společností RR Donnelley, v níž působíte, nebo na kterou můžete vyvíjet vliv. Pro účely těchto zásad zahrnuje pojem „rodinný příslušník“ jakékoli dítě, vnouče, rodiče, prarodiče, partnera/partnerku, sourozence, včetně nevlastních či adoptivních vztahů i jakýchkoli osob žijících ve společné domácnosti (kromě podnájemníka či zaměstnance). RR Donnelley 9 Finanční zájmy v externích společnostech Nesmíte připustit, aby vaše osobní finanční zájmy ovlivňovaly – či aby se zdálo, že ovlivňují – váš nezávislý úsudek za společnost RR Donnelley. K tomu by mohlo dojít mnoha různými způsoby, nejpravděpodobněji ale vznikne zdání střetu zájmů, když držíte osobní finanční podíl ve společnosti konkurence, zákazníka či dodavatele, přičemž vaše rozhodování coby zaměstnance RR Donnelley by mohlo mít vliv na podnik externí strany. n n 10 Osobní finanční podíl zahrnuje osobní investici drženou vaším jménem individuálně nebo prostřednictvím makléře, nebo drženou prostřednictvím vlastnictví vašich rodinných příslušníků, individuálně jejich jménem nebo prostřednictvím makléře. Osobní finanční podíl nezahrnuje investice držené prostřednictvím podílového fondu. Vy ani vaši rodinní příslušníci nesmíte mít žádné osobní finanční zájmy u konkurence, zákaznících či dodavatelích společnosti RR Donnelley, pokud by takové zájmy byly podstatné a pokud by mohly ovlivnit či zdánlivě ovlivnit váš nezávislý úsudek jménem společnosti RR Donnelley. Obecně platí, že osobní podíl na jmění externí společnosti se považuje za podstatný, jestliže kombinovaná hodnota podílu či práv na akvizici podílu vlastněných vámi a vašimi rodinnými příslušníky činí více než váš roční hrubý plat ve firmě a pokud podíl vlastněný vámi a vašimi rodinnými příslušníky představuje více než pět procent akciového kapitálu s hlasovacím právem při volbě členů představenstva takové externí společnosti. Pokud podíl nepředstavuje investici do jmění společnosti (jde například o půjčku externí společnosti), považuje se za podstatný, jestliže investice vaše a vašich rodinných příslušníků činí dohromady více než váš roční hrubý plat ve společnosti RR Donnelley. Zásady etického chování ve firmě n Nesmíte přijmout příležitost účastnit se finančních transakcí zahrnujících akcie či jiné cenné papíry současných či potenciálních zákazníků nebo obchodních partnerů RR Donnelley, například se nesmíte účastnit transakcí určených pro „přátele a rodinu“ či prvotních emisí, pokud se o takové příležitosti dozvíte prostřednictvím vašeho zaměstnání ve společnosti RR Donnelley. Obchodování s externími společnostmi Nesmíte využívat svého osobního vlivu k tomu, abyste přiměli společnosti RR Donnelley k obchodování se společností, v níž mají vaši rodinní příslušníci či přátelé osobní finanční či jiné zájmy. Vy ani vaši rodinní příslušníci nesmíte působit jako nezávislý dodavatel zboží ani služeb pro RR Donnelley, pokud by takový případ nebyl přezkoumán a schválen ředitelem pro dodržování předpisů. Jakákoli taková transakce, bude-li schválena, musí proběhnout za tržních podmínek. Zneužívání obchodních příležitostí a důvěrných informací Znalosti obchodních příležitostí, podnikání či důvěrných informací o firmě či o potenciálních zákaznících firmy nesmíte využít pro svůj osobní prospěch ani pro prospěch kohokoli či jakéhokoli subjektu mimo RR Donnelley, jestliže takové znalosti získáte či si je vypracujete prostřednictvím svého zaměstnání u společnosti RR Donnelley. Nesmíte přímo, ani nepřímo kupovat ani jinak získávat práva na žádné materiály, pokud víte, že by společnost mohla mít zájem o využití takové příležitosti. Občanské, charitativní a profesní činnosti Doporučujeme, aby se zaměstnanci účastnili v občanských, charitativních a profesních činnostech, je však třeba pamatovat na potenciální střety zájmů společnosti RR Donnelley a zájmů příslušné organizace občanské, charitativní či profesní. Pokud by takové střety existovaly nebo vznikly, musíte takový střet nahlásit řediteli pro dodržování předpisů a zdržet se účasti v takové činnosti, která dává takovému střetu vzniknout, pokud nebude taková činnost schválena ředitelem pro dodržování předpisů. Jakákoli taková externí činnost musí být přísně oddělena od zaměstnání ve společnosti RR Donnelley a neměla by nijak narušovat výkon zaměstnání ve společnosti RR Donnelley. RR Donnelley 11 Dary Zaměstnanci nesmějí přijímat žádné dary, výhody, půjčky, pohoštění ani jiné služby zdarma od konkurence, zákazníků ani dodavatelů společnosti RR Donnelley. Mezi dary či výhody se neřadí půjčky od finančních institucí poskytované za běžných obchodních podmínek, předměty o nepatrné hodnotě, které se běžně používají pro propagační účely, nebo které není možné považovat za natolik významné, aby mohly představovat lákadlo, běžné obchodní obědy či jiné přiměřené pohoštění odpovídající místním společenským či obchodním zvyklostem. Žádný zaměstnanec nesmí přijmout hotovost v žádné výši od žádné osoby, která je v obchodním styku se společností RR Donnelley. Za žádných okolností se nesmějí provádět žádné hotovostní platby ve prospěch zákazníků. Jiné dary, výhody či pohoštění poskytované zákazníkům musejí být zákonné a přiměřené. Pokud máte jakékoli dotazy ohledně vhodnosti jakéhokoli daru, jakékoli výhody či jakéhokoli pohoštění, měli byste se obrátit na personálního manažera své divize. Společnost RR Donnelley musí bezpodmínečně dodržovat podmínky zásad o darech platných ve firmě zákazníka. Zaměstnanci ve vztahu podřízený/nadřízený si nesmějí vyměňovat výhody ani dary, které by mohly dát vzniknout závazku či jen zdání vzniku závazku. Stávající střety a změny okolností vedoucí ke střetům; dodržování zásad Pokud zjistíte, že jste se vzhledem ke změně okolností, novým informacím či jinak dostali do střetu porušujícího tyto zásady, musíte takový střet ohlásit řediteli pro dodržování předpisů a – pokud nezískáte v souladu s těmito zásadami příslušný souhlas – musíte co možná nejrychleji příslušný střet eliminovat. Zaměstnanec, který vědomě porušuje tyto zásady, nebo který nevyřeší stávající střet způsobem odpovídajícím těmto zásadám, bude disciplinárně potrestán, přičemž může jít až o ukončení pracovního poměru. Společnost RR Donnelley může příležitostně požadovat, aby zaměstnanci potvrdili, že tyto zásady dodržují. Pokud si nejste jisti, zda určitá situace či činnost představuje střet zájmů, obraťte se na personálního manažera své divize či na viceprezidenta, ředitele pro dodržování předpisů, na hlavního právního zástupce či jiné pracovníky právního oddělení, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. 12 Zásady etického chování ve firmě Čestná hospodářská soutěž a dodržování antimonopolních zákonů Antimonopolní zákony odrážejí úsilí vlád o zajištění systému svobodného podnikání. Nabídka a poptávka a intenzivní hospodářská soutěž znamenají kvalitní služby pro spotřebitele za hospodárné ceny. Společnost ctí zásadu, že je nutné dodržovat všechny antimonopolní zákony platné ve Spojených státech i v jiných zemích, kde společnost působí. Trestní ustanovení antimonopolních zákonů platných v USA zakazují uzavřít jakoukoli dohodu konkurentů ohledně účtovaných cen, podávání nabídek, zákazníků, o něž budou usilovat, či zeměpisných oblastí, které budou obsluhovat. Příklady trestných dohod mezi konkurencí zahrnují: n n n n dohoda ohledně prodejní či ceníkové ceny; výměna nabídek mezi konkurencí; rozdělování teritorií, zákazníků či trhů; stanovení cenového rozmezí; stanovení metody rotace nabídek ve výběrových řízeních; n omezení výkonu či restrikce ohledně harmonogramu dodávek; a nakonec n stanovení slev, rabatů či úvěrových podmínek. Antimonopolní zákony vyžadují čestnou hospodářskou n soutěž mezi konkurenty. Takovéto dohody povedou prakticky vždy k trestnímu stíhání osob i společností, které tyto osoby zastupují. Přestupky s velkou pravděpodobností povedou k trestům uděleným osobám, a to k vysokým pokutám a trestům odnětí svobody. Pamatujte, že jakýkoli kontakt s konkurencí je nebezpečný. Nezákonné dohody bývají často prokazovány na základě důkazů z „nezávazných rozhovorů“, „příležitostných diskusí“ či „neškodných“ výměn obchodních informací. Vyhýbejte se takovým diskusím, ať již probíhají ve velkých, formálních skupinách nebo ve společenské situaci následující po jednání profesního sdružení. Pokud vaše konkurence nadnese téma, o němž se domníváte, že porušuje antimonopolní zákony či naše zásady, musíte okamžitě a jednoznačně diskuse na takové téma odmítnout. Poté musíte celou záležitost promptně oznámit členovi svého právního oddělení. Pokud jsou antimonopolní zákony a zákony na ochranu hospodářské soutěže platné v jiné zemi přísnější než RR Donnelley 13 zákony platné ve Spojených státech, musíte dodržovat takové přísnější zákony. V těch případech, kdy se má za to, že jsou zákony platné v určité zemi shovívavější než ve Spojených státech, musíte dodržovat zásady antimonopolních zákonů a zákonů na ochranu hospodářské soutěže platných ve Spojených státech, jinak lze postupovat pouze na základě předchozího souhlasu člena právního oddělení. Více podrobností ohledně antimonopolních zákonů a zásad společnosti upravujících jejich dodržování najdete ve firemních Zásadách z oblasti antimonopolních předpisů. Pokud si nejste jisti, zda určitá situace či činnost představuje porušení antimonopolních zákonů, obraťte se na ředitele pro dodržování předpisů, na hlavního právního zástupce či jiné pracovníky právního oddělení, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. Zákony na ochranu životního prostředí Budeme dodržovat zákony na ochranu životního prostředí a provozní povolení. Společnost ctí zásady, že je nutné přísně dodržovat zákony na ochranu životního prostředí. Zaměstnanci zodpovídají za to, že budou dodržovat zákony na ochranu životního prostředí, nejen proto že to dává smysl, ale také proto, že jejich porušení může být trestné. Jakákoli osoba, která vědomě porušuje požadavky či zákazy uložené v takových zákonech, včetně podmínek uvedených na schválených povoleních, může být stíhána a potrestána či pokutována. Většina emisí vypouštěných společností do ovzduší a vody je kryta vládními povoleními. Je trestné dopouštět vědomě či záměrně se porušování limitů vypouštěných emisí či požadavků na monitorování vzduchu a vody, stejně jako podávat nepravdivá či zavádějící prohlášení či hlášení státnímu úřadu. S nebezpečným odpadem se musí nakládat v souladu se zákonem. Osoby a společnosti, které nesprávným způsobem nakládají s nebezpečným odpadem, vážně riskují potrestání. Za nesprávné nakládání s odpadem (například zanechávání odpadu na opuštěných pozemcích, u silnic či vypouštění odpadu do stok) byli viníci pokutováni či vězněni, stejně jako za úniky odpadních látek, které nebyly v souladu se zákonem hlášeny či za jiné typy úmyslného či nedbalého jednání. Pokud si nejste jisti, zda určitá situace či činnost představuje porušení zákonů na ochranu životního prostředí, projděte si firemní zásady na ochranu životního prostředí, a pokud budete mít ještě další dotazy, obraťte se na manažera pro 14 Zásady etického chování ve firmě životní prostředí, zdraví a bezpečnost při práci svého závodu, viceprezidenta zodpovídajícího za otázky životního prostředí, ředitele pro dodržování předpisů, na hlavního právního zástupce či jiné pracovníky právního oddělení, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. Zákony prosazující bezpečnost a zdraví zaměstnanců Bezpečné a zdravé pracovní podmínky a předcházení úrazům představuje významné součásti fungování našeho podniku. Musíme v úplnosti dodržovat veškeré federální, státní i místní zdravotní a bezpečnostní zákony a předpisy. Porušování takových zákonů může znamenat vystavení společnosti i jejích zaměstnanců trestnímu stíhání. Předcházet úrazům na základě bezpečného pracovního prostředí, dodržováním bezpečných pracovních postupů a praktik i použitím veškerého požadovaného osobních ochranného vybavení je vaší povinností. Dále společnost usiluje o zajištění bezpečného pracovního prostředí tím, že v něm nemají své místo nezákonné drogy a alkohol, stejně jako zneužívání zákonných drog/léčiv, a tím, že jsou dodržovány firemní zásady ohledně násilí na pracovišti. Zneužívání alkoholu a drog, prodej nezákonných drog či násilí může mít za následek disciplinární opatření až po ukončení pracovního poměru, a to bez ohledu na to, zda takový čin proběhl na pracovišti, či jinde. Zavazujeme se k zajištění bezpečných a zdravých pracovních podmínek pro všechny naše zaměstnance. Pokud si nejste jisti, zda určitá situace či činnost představuje porušení zákonů o zdraví a bezpečnosti pracovníků, projděte si firemní zásady ohledně zdraví a bezpečnosti, a pokud budete mít další dotazy, obraťte se na svého nadřízeného, manažera či manažera pro životní prostředí, zdraví a bezpečnost při práci svého závodu, hlavního právního zástupce či jiné pracovníky právního oddělení, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. Pokud se domníváte, že jakákoli situace zahrnuje i užití drog či alkoholu, měli byste okamžitě dát vědět svému nadřízenému či manažerovi, personálnímu manažerovi své divize a viceprezidentovi pro personální otázky. RR Donnelley 15 Diskriminace Každý zaměstnanec by měl pracovat v atmosféře, v níž neexistuje diskriminace žádného typu ani podoby a bez sexuálního obtěžování. Společnost ctí zásadu vybírat, umísťovat a zacházet se všemi svými zaměstnanci bez jakékoli diskriminace, ať již na základě rasy, barvy, národnostního původu, pohlaví, věku, vyznání, postižení, statutu veterána či skutečné či domnělé sexuální orientace. Rovnost příležitostí představuje jedno z nejpevnějších a nejzákladnějších přesvědčení společnosti. Ve Spojených státech máme zavedeny programy afirmativní akce, které pomáhají zajistit spravedlivost při najímání a povyšování členů menšin, žen, veteránů i lidí s postižením. Dále je každý z nás zodpovědný za to, že bude pomáhat vytvořit ve společnosti pracovní atmosféru bez jakéhokoli obtěžujícího, urážlivého, neuctivého, nepořádného, rušivého či jinak neprofesionálního chování. Nelze tolerovat sexuální obtěžování v jakékoli podobě, ať již by se ho dopouštěl kdokoli. Od každého zaměstnance se očekává a požaduje se po něm, že bude s ostatními zaměstnanci zacházet s úctou a důstojností. Nežádoucí doteky či pokusy o sblížení ze strany jednoho zaměstnance vůči jinému představují porušení těchto zásad a důvod pro příslušný disciplinární postih. Každý zaměstnanec by měl pracovat v atmosféře, v níž neexistuje diskriminace žádného typu ani podoby, bez sexuálního obtěžování. Pokud si nejste jisti, zda určitá situace či činnost odpovídá firemním zásadám rovnosti příležitostí v zaměstnání a na pracovišti, projděte si firemní zásady týkající se rovnosti příležitostí v zaměstnání a na pracovišti, a pokud budete mít ještě další dotazy, obraťte se na personálního manažera své divize či na viceprezidenta, na ředitele pro dodržování předpisů, na hlavního právního zástupce či jiné pracovníky právního oddělení, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. 16 Zásady etického chování ve firmě Vláda a státní úřady Společnost provádí významné obchodní transakce s federálními, státními, místními i zahraničními vládami, a to jako dodavatel služeb, i jako korporátní občan. Vlády mají nárok na to, být respektovány a aby se s nimi zacházelo poctivě. Prohlášení a záznamy předkládané nákupčím zastupujícím vlády nesmějí být záměrně zavádějící či nepřesné. Nabídky musejí být podávány v dobré víře. Je třeba věnovat dostatečnou pozornost tomu, aby bylo zajištěno řádné zaznamenávání všech nákladů na příslušné účty (sem spadá i řádné vyplňování výkazů odpracovaných hodin). Obchodování společnosti s vládami též musí probíhat za „tržních podmínek“. Žádný zaměstnanec v žádné zemi nesmí přímo, ani nepřímo nabízet ani provádět žádné platby, dary, úplatky, tajné provize ani jiné výhody za účelem ovlivnění rozhodování či postupu státního zaměstnance, představitele, kandidáta či politické strany. Budeme čestní a pečliví při jednání s vládami, ať vystupují v roli regulačního úřadu nebo jako zákazník. Pokud si nejste jisti, zda určitá situace či činnost týkající se vlády či státního úřadu představuje porušení zákona, projděte si firemní zásady týkající se interakce s vládami, a pokud budete mít další dotazy, obraťte se na ředitele pro dodržování předpisů, hlavního právního zástupce či jiné pracovníky právního oddělení, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. RR Donnelley 17 Zákon o zahraničních korupčních praktikách Nebudeme provádět nepovolené platby za účelem ovlivnění státních zaměstnanců. Nesmíme přímo, ani nepřímo platit úplatky ani jinak nevhodným způsobem ovlivňovat státní představitele, politické strany ani kandidáty na politické posty, a to ani tehdy, když platbu či převod čehokoli cenného vyžaduje příslušný zahraniční občan, či tehdy, když se to nazývá jinak než úplatek. Nemůžeme provést nepřímo nic, co nelze provést přímo; nepovolené platby prostředníkům nelze tolerovat. Porušení těchto zásad, bez ohledu na to, kde k tomu dojde a zda jste zaměstnanec mateřské společnosti, či jakékoli domácí či mezinárodní pobočky, může představovat porušení zákonů Spojených států může vést k tomu, že společnost i příslušná osoba může být pokutována či trestně stíhána, včetně možného trestu odnětí svobody. I v případě, kdy se domníváte, že určitá země určitý typ platby povoluje, například jako platbu pro „usnadnění“, měli byste se nejprve obrátit na ředitele pro dodržování předpisů, na hlavního právního zástupce či jiné pracovníky právního oddělení, stejně tak je třeba s nimi nejprve prokonzultovat jakoukoli transakci se zprostředkovatelem, zástupcem či poradcem najatým pro jednání s jakoukoli zahraniční vládou. 18 Zásady etického chování ve firmě Zákony o cenných papírech a důvěrné informace Pokud se budou investoři domnívat, že cena akcií společnosti či jiných cenných papírů je předmětem nekalé manipulace zaměstnanci, přestanou nám důvěřovat. Navíc musíme chránit důvěrné informace našich zákazníků, dodavatelů a dalších obchodních partnerů a nesmíme je zneužívat. Dále platí, že zaměstnanci, kteří se prostřednictvím svého zaměstnání dostanou k důvěrným informacím o společnosti, jejích zákaznících, dodavatelích či jiných subjektech, s nimiž může společnost vyjednávat, nesmějí takové informace využívat pro svůj osobní prospěch ani pro osobní prospěch někoho jiného, což platí i pro přátele a rodinné příslušníky. Sem spadá i tzv. „insider trading“ (zneužívání interních informací při obchodování s cennými papíry) – tedy kupování či prodej akcií či jiných cenných papírů vydaných společností, jejími zákazníky, dodavateli či jinými obchodními partnery na základě důvěrných informací, případně snaha o „vítězství nad trhem“ díky koupi či prodeji akcií krátce před, simultánně s nebo v krátkém období po zveřejnění důvěrných informací. „Insider trading“ představuje trestný čin, který může být trestán peněžní pokutou i odnětím svobody. Zaměstnanci nebudou obchodovat s cennými papíry obsahující důvěrné informace společnosti, jejích zákazníků, dodavatelů nebo obchodních partnerů. Mezi důvěrné informace patří jakékoli významné informace, které nebyly zveřejněny a které umožňují pohled do aktuálních či očekávaných budoucích obchodních aktivit společnosti, jejích zákazníků, dodavatelů či jiných obchodních partnerů, které by investor považoval za pomůcku při rozhodování o tom, zda koupit či prodat akcie či jiné cenné papíry. Některé příklady důvěrných informací: potenciální fúze, akvizice, společné kapitálové podniky či restrukturalizace; n změny ve vedení či ovládání společnosti či jiné korporace; n nové produkty nebo objevy; n finanční informace, jako například očekávaných výnosů či vyhlášení dividend; n informace obsažené v publikaci zákazníka, kterou společnost tiskne, ale která se dosud nedistribuuje na veřejnosti; n RR Donnelley 19 nové kontrakty či ztráta kontraktu; plány na emise cenných papírů, jejich dělení či zpětný odkup; a dále n výzkumné a vývojové činnosti. n n Pokud uvažujete o koupi či prodeji akcií nebo jiných cenných papírů na základě informací, které by mohly být považovány za důvěrné, měli byste se nejprve obrátit na hlavního právního zástupce. Neměli byste o důvěrných pracovních záležitostech hovořit se svými přáteli, příbuznými ani jinými osobami, které nejsou zaměstnanci, ani na veřejných místech, jako například ve výtazích, v hromadných dopravních prostředích (včetně letadel) ani v restauracích. Nepodněcujte ostatní, aby využívali důvěrných informací při obchodování s akciemi či jinými cennými papíry společnosti, jejích zákazníků, dodavatelů či jiných společností, s nimiž je společnost v obchodním styku. Veškeré dotazy ohledně společnosti vznášené osobami, které nejsou zaměstnanci, například finančními analytiky či novináři, je třeba směřovat na hlavního právního zástupce, viceprezidenta pro korporátní komunikace či viceprezidenta pro vztahy s investory. Podrobnější zpracování zásad společnosti RR Donnelley v této oblasti najdete v příslušných firemních zásadách ohledně důvěrných informací, obchodování s cennými papíry společnosti a v dalších souvisejících zásadách o cenných papírech. Pokud si nejste jisti, zda určitá činnost či situace představuje porušení zákonů o cenných papírech, zneužití interních informací při obchodování s cennými papíry či získávání osobního prospěchu z důvěrných informací, obraťte se na hlavního právního zástupce, ředitele pro dodržování předpisů, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. 20 Zásady etického chování ve firmě Počítačové systémy Počítače představují každodenní skutečnost. Software i data je nutné chránit před poškozením, pozměněním, zcizením, podvodnou manipulací, nepovoleným přístupem i před prozrazením důvěrných firemních či zákaznických informací. Každý zaměstnanec musí dodržovat opatření pro zabezpečení informací. Kde je to vhodné, je třeba používat hesla. Počítače by neměly být nechávány s důvěrnými informacemi na obrazovce, pokud existuje šance, že by je mohla vidět neoprávněná osoba. Zaměstnanci musejí dodržovat omezení ohledně autorských práv týkající se softwaru a příslušné dokumentace. Informační systémy RR Donnelley, včetně hlasové pošty a elektronické pošty, jsou určeny k primárnímu použití pro obchodní účely. Příležitostné využití pro osobní účely je přípustné, pokud je v mezích zákona a etické, nezabere více než nepatrné množství prostředků, jež by byly jinak využity pro firemní účely, nenarušuje produktivitu dotyčného pracovníka a nebrání jakékoli obchodní činnosti. Zprávy nesmějí mít urážlivý ani pomlouvačný obsah, například nesmí jít o poznámky či obrázky, které by mohly někoho urazit z důvodu jeho rasy, barvy, národnostního původu, věku, pohlaví, sexuální orientace, vyznání či politického přesvědčení nebo postižení. Počítačový sytém společnosti, zahrnující e-mail, je majetkem společnosti a musí být zabezpečený. Veškeré materiály uložené, zpracovávané, posílané či přijímané pomocí těchto zařízení představují majetek společnosti a podléhají kontrole a sledování ze strany společnosti, a to kdykoli a bez předchozího oznámení. Jakékoli zneužití těchto zařízení by mohlo vést k rozvázání pracovního poměru. Podrobnější informace o zásadách společnosti v této oblasti najdete ve firemních zásadách ohledně elektronické komunikace a v dalších souvisejících zásadách. Pokud si nejste jisti, zda určitá činnost či situace představuje porušení firemních zásad ohledně počítačových systémů, obraťte se na svého IT manažera nebo ředitele pro dodržování předpisů, a to ještě předtím, než cokoli podniknete. RR Donnelley 21 Vyšetřování vedené státem a požadavky na informace Budeme spolupracovat v případě jakéhokoli rozumného požadavku ze strany vládních vyšetřovatelů při současném vyhrazení našich vlastních práv. 22 Státní zástupci a státní regulační orgány disponují širokými pravomocemi v oblasti vyšetřování možných porušení zákona. Mohou svolávat poroty, obesílat dokumenty a požadovat výslechy či svědectví zaměstnanců společnosti. Společnost ctí zásadu spolupráce v případě jakéhokoli rozumného požadavku ze strany vládních vyšetřovatelů. Současně má společnost nárok na všechny záruky poskytované zákonem ve prospěch vyšetřovaných osob či osob obviněných z nepravostí, včetně možnosti využívání právního zástupce. Pokud vás kontaktuje či si vyžádá přístup k datům či dokumentům pro účely vyšetřování zástupce jakékoli vlády či státního úřadu, musíte věc takového zástupce odkázat na hlavního právního zástupce či jiného pracovníka právního oddělení. Poté musíte okamžitě upozornit hlavního právního zástupce či jiného pracovníka právního oddělení. Musíte rovněž zachovat veškeré materiály, včetně dokumentů, které by mohly souviset s vyšetřováním. Zásady etického chování ve firmě Hlášení případů porušování Pokud zjistíte porušení zákona či firemních zásad, včetně zásad stanovených v těchto Zásadách etického chování ve firmě, měli byste takovou informaci nahlásit kterémukoli členu vašeho vedení, korporátnímu oddělení pro vztahy se zaměstnanci nebo pracovníkům právního oddělení. Eventuelně – pokud si přejete zůstat v anonymitě – můžete volat zdarma vytáčené telefonní číslo „etické linky hotline“ 800-348-1233. (ze Spojených států a Kanady) nebo můžete využít webové stránky www.rrdethicshotline. com. Pokud voláte z míst mimo Spojené státy a Kanadu, použijte laskavě číslo uvedené u vaší země v tabulce na straně 24. Zdarma vytáčená čísla jsou k dispozici 24 hodin denně, sedm dnů v týdnu. Když budete volat, nezapomeňte, že musíte poskytnout dostatek informací, aby mohla společnost podniknout následné kroky (například jména osob údajně do činnosti zapojených, data, povaha činnosti). Společnost všechna hlášení o porušení předpisů prošetří. Neměli byste se pouštět do vyšetřování na vlastní pěst, tuto práci byste měli přenechat povolaným osobám, které vybere společnost. Žádný zaměstnanec by neměl podávat nepravdivá hlášení o porušení předpisů. Žádný zaměstnanec nesmí být penalizován za to, že podá v dobré víře hlášení, ani nesmí společnost tolerovat žádné způsoby odplaty proti zaměstnanci, který podá v dobré víře hlášení. Pokud nahlásíte případ porušení předpisů a jste do takového porušení předpisů určitým způsobem zapojeni, bude skutečnost, že jste s věcí předstoupili, brána v úvahu. Hlášení o porušení předpisů by měla být adresována vašemu nadřízenému, managementu či na etickou linku Hotline RR Donnelley, otázky ohledně zákonů či firemních zásad je možné směrovat na ředitele pro dodržování předpisů: Suzanne S. Bettman Výkonný viceprezident, hlavní právní zástupce Ředitelka pro dodržování předpisů a tajemnice RR Donnelley 23 přímé přístupové číslo Země Číslo etické linky hotline Argentina Barbados Belgie Brazílie Chile Čína Francie Indie Mexiko Polsko Portoriko Salvador Spojené království Spojené státy / Kanada Švýcarsko 0800.444.9213 / 0800.666.2379 1.866.407.3394 0800.7.3925 0800.891.4251 1230.020.5455 dvojkrokový postup Země Česká republika Filipíny Fínsko Guatemala Honduras Hong Kong Irsko Itálie Japonsko Kostarika Lucembursko Maďarsko Německo Nizozemsko Rakousko Rusko Singapur Španělsko Srí Lanka Trinidad Venezuela Severní Čína: 10.800.711.0677 Jižní a střední Čína: 10.800.110.0618 0800.91.9186 000.800.100.1058 001.877.234.7256 0.0.800.111.1646 1.800.716.0128 800.6287 0808.234.8815 800.348.1233 0800.55.5304 KROK 1: Pro vytočení etické linky hotline vytočte nejprve místní přístupové číslo AT&T. 00.800.222.55288 105.11 0.800.11.0015 V rámci Guatemala City: 138.126 Mimo Guatemala City: 999.9190 800.0.123 800.96.1111 / 800.93.2266 1.800.550.000 800.172.444 KDD: 00.539.111; IDC: 00.665.5111; JT: 00.441.1111 0.800.011.4114 800.2.0111 06.800.01111 0800.225.5288 0800.022.9111 0.800.200.288 V Moskvě: 755.5042 V St. Petersburgu: 325.5042 800.011.1111 / 800.001.0001 900.99.0011 2.430.430 1.800.872.2881 0.800.552.6288 KROK 2: Vytočte číslo etické linky hotline 800.714.4149 800.348.1233 800.714.4149 800.716.0128 800.716.0128 800.714.4149 800.714.4149 800.714.4149 800.504.1790 800.714.4149 800.714.4149 800.716.0154 800.714.4149 800.714.4149 800.714.4149 800.714.4153 800.714.4149 800.716.0128 800.714.4149 800.714.4149 800.716.0128 *Místní přístupová čísla AT&T se mohou kdykoli měnit. Nejaktuálnější místní přístupové číslo si vyžádejte od svého zástupce oddělení lidských zdrojů. 24 Zásady etického chování ve firmě RR Donnelley 25 26 Zásady etického chování ve firmě RR Donnelley 27 Tisk RR Donnelley Copyright © 2010 R. R. Donnelley & Sons Company. Všechna práva vyhrazena. Ředitelství společnosti 111 South Wacker Drive Chicago, IL 60606-4301 USA www.rrdonnelley.com G0029A 1.2010
