stáhnout - Regionální stálá konference pro území Jihomoravského

Vzdělávací modul č. 1:
Jak napsat projektovou žádost
studijní podklady ke vzdělávacímu programu v rámci
projektu
„Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje“,
reg. č. CZ.1.11/4.2.00/39.01659
1
Obsah
1.
ÚVOD ........................................................................................................................................... 3
2.
SLOVNÍČEK POJMŮ ...................................................................................................................... 4
3.
MS2014+...................................................................................................................................... 5
3.1
Úvod k MS2014+ ..................................................................................................................... 5
3.2
HW požadavky na fungování MS2014+ ................................................................................... 5
3.3
Výhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními systémy .................................... 5
3.4
Nevýhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními systémy ................................ 5
3.5
Praktická ukázka MS2014+ ...................................................................................................... 6
3.6
K zapamatování MS2014+ ....................................................................................................... 6
4.
NÁLEŽITOSTI PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI ........................................................................................... 8
4.1
Úvod do problematiky ............................................................................................................. 8
4.2
Typické náležitosti žádosti o dotaci (grant): ............................................................................ 8
4.3
K zapamatování ..................................................................................................................... 19
5. NA CO SI DÁT PŘI ZPRACOVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI POZOR A NEJČASTĚJŠÍ CHYBY PŘI
ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI....................................................................................................................... 20
5.1
Formální chyby ...................................................................................................................... 20
5.2
Výčet věcných nedostatků projektu ...................................................................................... 22
5.3
Na co si dát pozor při přípravě projektů a žádostí o dotaci .................................................. 23
6.
JAK ZPRACOVAT ROZPOČET PROJEKTU K PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI ............................................. 25
2
Kurz: Jak napsat projektovou žádost
1. ÚVOD
Do rukou se Vám dostává studijní materiál, který byl zpracován v rámci realizace zakázky:
„Zajištění vzdělávání za účelem přípravy JMK na programové období 2014+“. Cílem tohoto
studijního materiálu je seznámit účastníky s tím, jak napsat projektovou žádost v programovém
období 2014 – 2020. Kurz je zaměřen:
-
na seznámení s MS2014+,
na seznámení s náležitostmi projektové žádosti (měkké x tvrdé projekty),
na co si dát při zpracování projektové žádosti pozor a nejčastější chyby při
zpracování žádosti,
na to jak zpracovat rozpočet projektu k projektové žádosti.
3
2. SLOVNÍČEK POJMŮ
Pojem
MS2014+
Stručná definice
Jednotný systém pro předkládání žádostí
(shodný pro všechny operační programy).
Neinvestiční projekt (vzdělávání zaměstnanců
úřadu).
Investiční projekt (zateplení budovy základní
školy).
Informační systém koncového příjemce
(elektronické prostředí, které bude pro
zadávání žádostí o podporu projektu a správu
projektů po celou dobu jejich životního cyklu).
Evropské strukturální a investiční fondy
Software (programové vybavení).
Průběh projektu od přípravy až po
udržitelnost.
Analýza nákladů a přínosů projektu, na
základě jejich výsledků se rozhoduje o
realizovatelnosti projektu.
Měkký projekt
Tvrdý projekt
Portál ISKP14+
ESI fondy
SW
Projektový cyklus
eCBA analýza
4
3. MS2014+
3.1 Úvod k MS2014+
Jedná se o nový SW, který bude společný pro všechny Operační programy v rámci období 2014 –
2020. Žadatele/příjemce bude systém provázet celým projektovým cyklem. Doposud panovala
v tomto ohledu značná roztříštěnost, kdy různé operační programy měly různé nástroje (např.
Regionální operační programy – Benefit7, Operační program Životní prostředí – BENE-FILL,
Operační program Podnikání a inovace – eAccount). Dle MMR by aplikace měla být jednodušší
než stávající aplikace. Praxe ukáže, zda tomu tak bude, v tuto chvíli probíhají školení budoucích
uživatelů a testovací provoz aplikace.
3.2 HW požadavky na fungování MS2014+
-
-
Pro bezproblémový chod systému je nezbytné mít na počítači nainstalovaný
prohlížeč Internet Explorer či Firefox či Google Chrome v jejich nejvyšších
verzích,
V jednom ze jmenovaných prohlížečů (ve kterém budete MS2014+ používat) mít
zapnutý JavaScript,
Minimální rozlišení monitoru 1366 x 768 bodů,
Mít na počítači nainstalovanou poslední verze Adobe Acrobat Readeru,
Pro samotné podání žádosti o dotaci mít zřízen elektronický podpis.
3.3 Výhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními systémy
-
Jeden informační systém pro všechny operační programy (odpadá nutnost umět
ovládat BENE-FILL a Benefit7),
Automatické „natahování“ základních údajů o žadatelích z veřejných registrů
(odpadá ruční zadávání těchto údajů neustále dokola pro každý projekt zvlášť),
Žádost bude podávána pouze elektronicky (odpadá cesta s papírovou žádostí na
Státní fond životního prostředí, úřad regionální rady apod.),
Plně elektronický bude dál i proces monitoringu vlastního podpořeného
projektu,
Možnost sledování průběhu hodnotícího procesu projektu,
Informace o schválení či neschválení projektu přes SMS,
Archivace dotační žádosti na jednom místě,
Elektronická komunikace s poskytovatelem,
Integrovaná eCBA analýza přímo v systému (doposud se CBA analýza a žádost o
dotaci např. u Regionálních operačních programů zpracovávala v rozdílných
informačních systémech).
3.4 Nevýhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními
systémy
-
Ti, kteří již realizují EU projekty, se budou muset naučit další informační systém,
neboť již realizované projekty budou dobíhat v současných systémech,
Zřídit si certifikovaný elektronický podpis, pokud není již zřízen a naučit se ho
používat,
Nutná digitalizace veškerých dokumentů,
5
-
Možnost přetížení celého informačního systému.
3.5 Praktická ukázka MS2014+
-
Registrace je dostupná na: https://mseu-test.mssf.cz/sd/registrace.aspx
Přihlášení do testovací verze systému je možné na: https://mseutest.mssf.cz/index.aspx
Seznámení se základními funkcionalitami systému.
Obrázek 1: Přehled registračních údajů pro MS2014+
Zdroj: https://mseu-test.mssf.cz/sd/registrace.aspx, 2014
3.6 K zapamatování MS2014+
-
Jednotný systém pro všechny operační programy,
Plná elektronizace projektového cyklu,
Realizované projekty doběhnou ve stávajících systémech,
Automatické načítání dat z veřejných registrů,
Nutnost mít certifikovaný elektronický podpis.
Poznámky:
6
7
4. NÁLEŽITOSTI PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI
4.1 Úvod do problematiky
Konkrétní forma a struktura žádosti o dotaci závisí na poskytovateli dotace. Pro nové období
nejsou detaily ještě známy (např., které povinné přílohy bude žadatel předkládat a v jaké fázi
projektového cyklu bude žadatel předkládat poskytovateli dotace). Nicméně všechny projektové
přihlášky mají jisté společné rysy.
4.2 Typické náležitosti žádosti o dotaci (grant):
1) identifikace žadatele:
- IČO,
- Adresa,
- Kontakty,
- Další dle specifikace jednotlivých OP.
Praktická ukázka:
Obrázek 2: Příklad zadání adresy žadatele
Zdroj: vlastní zpracování, 2014
2) stručný popis projektu:
- stručně cíle,
8
-
klíčové aktivity a plánované výstupy projektu.
Praktická ukázka tvrdý projekt:
Cílem projektu je vybudování baseballového hřiště včetně zázemí, čímž dojde ke zkvalitnění
infrastruktury pro sport a volný čas ve městě a tím bude dále podpořen ekonomický rozvoj
města. Vybudování bezbariérových přístupů v areálu, což umožní zpřístupnění i zdravotně
postiženým občanům.
V realizační fázi byly realizovány následující aktivity:
- realizace zadávacího řízení a uzavření smluvních ujednání na stavební práce,
- zahájení vlastních stavebních prací,
- převzetí a zpřístupnění baseballového areálu.
Město bude o projektu informovat i na svých webových stránkách a v místním zpravodaji.
Praktická ukázka měkký projekt:
Cílem aktivity je zvýšení IT schopností a dovedností zaměstnanců žadatele v souvislosti s
pracovní náplní zaměstnanců.
KA bude probíhat průběžně po celou dobu realizace projektu viz. harmonogram projektu
(celkem 13 měsíců).
Dílčí kurzy:
1. Objektově orientované PHP frameworky a knihovny (Nette, Zend, ROR, Texi, Dibi)
- 4 osoby, 2 denní školení,
- cena: 7 600,-/osoba, cena celkem: 30 400,- bez DPH.
2. Instalace, administrace a implementace vlastních rozšíření v PostgreSQL
- 3 osoby, 2 denní školení,
- cena: 6 600,-/osoba, cena celkem: 19 800,- bez DPH.
3. Pokročilá administrace win 7
- 8 osob, 3 denní školení,
- cena: 9 700,-/osoba, cena celkem: 77 600,- bez DPH.
4. Pokročilá administrace Apache Tomcat
- 2 osoby, 3 denní školení,
- cena: 18 000,-/osoba, cena celkem: 36 000,- bez DPH.
5. Adobe Flash - Action skript
- 2 osoby, 2 denní školení,
- cena: 6 600,-/osoba, cena celkem: 13 200,- bez DPH.
6. Java Spring
9
- 1 osoba, 5 denní školení,
- cena: 34 500,-/osoba, cena celkem: 34 500,- bez DPH.
7. Optimalizace SQL indexu
- 1 osoba, 2 denní školení,
- cena: 7 600,-/osoba, cena celkem: 7 600,- bez DPH.
8. Optimalizace SQL dotazu - pokročilé techniky
- 1 osoba, 3 denní školení,
- cena: 7 600,-/osoba, cena celkem: 7 600,- bez DPH.
9. Java Framework
- 2 osoby, 5 denní školení,
- cena: 28 000,-/osoba, cena celkem: 56 000,- bez DPH.
10. Java Unit Testing with Junit
- 2 osoby, 1 denní školení,
- cena: 5 000,-/osoba, cena celkem: 10 000,- bez DPH.
Cena služby za KA celkem: 292 700 Kč bez DPH.
Realizaci KA bude mít na starosti projektový manažer ve spolupráci s koordinátorem aktivit.
Výstupy:
- zrealizovaných 10 IT kurzů,
- počet úspěšně proškolených osob 26 (úspěšný účastník obdrží certifikát o absolvování kurzu).
3) zdůvodnění potřebnosti projektu:
- výchozí situace,
- a co je potřeba změnit.
Praktická ukázka tvrdý projekt:
Statutární město dlouhodobě podporuje rozvoj sportovních a společenských aktivit ve městě,
čímž se snaží učinit město atraktivnějším pro život. Místní baseballový klub patří mezi
nejvýznamnější kluby v ČR. Deklarovaná podpora kulturně-společenských aktivit, 20 let tradice
klubu ve městě a špatný technický stav stadionu Slezan vedl zástupce města k zařazení tohoto
projektu do IPRM. Současné hřiště nesplňuje podmínky (škvárový povrch) České baseballové
asociace, z těchto důvodů musí hrát domácí A mužstvo své zápasy v Ostravě. Vzhledem k zájmu
ze strany baseballového klubu a veřejnosti město zahájilo projektové přípravy a následně
projekt připravilo.
Od realizace projektu si město slibuje:
- smysluplné využití nevyužívaného pozemku v lokalitě Riviéry,
- rozšíření možností aktivního trávení volného času ve městě,
10
-
zatraktivnění města v očích obyvatel a návštěvníků města,
rozvoj podnikání (suvenýry, občerstvení atd.),
zvýšení počtu návštěvníků na domácích zápasech,
podpora zdravého životního stylu.
Praktická ukázka měkký projekt:
Potřebnost vychází ze záměru žadatele nastavit a ukotvit systém rozvoje lidských zdrojů,
aktualizovat plán vzdělávání a realizovat samotné vzdělávání, což zajistí trvalou adaptabilitu
zaměstnanců na trhu práce obecně a zvýší konkurenceschopnost jejich i žadatele. Zvýšením
flexibility těchto zaměstnanců a jejich přizpůsobením se novým podmínkám na trhu práce dojde
k vytvoření mobilní, adaptabilní a dlouhodobě konkurenceschopné pracovní síly, která bude
široce uplatnitelná na evropském trhu.
4) cíle projektu:
- čeho má realizace projektu dosáhnout.
Praktická ukázka tvrdý projekt:
Cílem projektu je vybudování baseballového hřiště včetně zázemí, čímž dojde ke zkvalitnění
infrastruktury pro sport a volný čas ve městě a tím bude dále podpořen ekonomický rozvoj
města. Vybudování bezbariérových přístupů v areálu, což umožní zpřístupnění i zdravotně
postiženým občanům.
Praktická ukázka měkký projekt:
Prioritním cílem projektu je zvýšit konkurenceschopnost a profesionalitu společnosti. Zlepšení
efektivity a ziskovosti bude dosaženo zavedením firemního vzdělávacího systému tak, aby bylo v
rámci firmy podpořeno motivační klima a byl lépe využíván pracovní potenciál zaměstnanců.
5) popis fází projektu:
- etapy,
- klíčové aktivity.
Praktická ukázka tvrdý projekt:
První fází realizace projektu je předinvestiční fáze, která zahrnuje přípravné práce projektu.
Základní myšlenka projektu byla formulována před rokem v rámci přehodnocení priorit IPRM,
kdy došlo k nahrazení původně plánovaného projektu "XYZ" projektem zaměřeným na výstavbu
baseballového areálu v lokalitě místecké Riviéry.
V přípravné fázi projektu byly realizovány následující aktivity:
- identifikování projektového záměru,
- sestavení projektového týmu,
- stanovení podrobných úkolů jednotlivých členů týmu,
- příprava PD včetně položkového rozpočtu dle podmínek dotačního titulu,
- příprava veškerých povinných příloh a potřebných povolení k projektu,
- příprava podrobného harmonogramu projektu,
- příprava zadávací dokumentace pro výběr dodavatele stavebních prací,
- příprava publicity projektu.
11
V realizační fázi byly realizovány následující aktivity:
-
realizace zadávacího řízení a uzavření smluvních ujednání na stavební práce,
zahájení vlastních stavebních prací,
převzetí a zpřístupnění baseballového areálu.
Město bude o projektu informovat i na svých webových stránkách www.obec.cz a v místním
Zpravodaji Rady města XYZ.
V rámci provozní fáze projektu budou probíhat tyto aktivity:
- provozní fáze projektu bude zahájena po kolaudaci,
- monitoring projektu po dobu udržitelnosti projektu (5 let),
- baseballový areál bude sloužit baseballovému klubu BK Klasik,
- bude dbáno na pravidelnou údržbu tak, aby nedocházelo k chátrání areálu.
Praktická ukázka měkký projekt:
V přípravné fázi projektu byly realizovány následující aktivity:
- identifikování projektového záměru,
- sestavení projektového týmu,
- stanovení podrobných úkolů jednotlivých členů týmu,
- příprava vlastní žádosti dle podmínek dotačního titulu,
- příprava veškerých povinných příloh,
- příprava podrobného harmonogramu projektu,
- příprava zadávací dokumentace pro výběr dodavatele stavebních prací,
- příprava publicity projektu.
V realizační fázi byly realizovány následující aktivity:
-
realizace zadávacího řízení a uzavření smluvních ujednání na vzdělávací kurzy,
zahájení vlastních vzdělávacích kurzů,
předání certifikátů absolventům kurů.
Město bude o projektu informovat i na svých webových stránkách www.obec.cz a v místním
Zpravodaji Rady města XYZ.
6) kvantifikace výstupů projektu:
Výstupy a výsledky projektu musí být v souladu s programem podpory a výzvou k předkládání
projektů, do které žádost píšeme, a musí navazovat na cíle projektu.
12
Praktická ukázka tvrdý projekt:
Obrázek 3: Příklady indikátorů u tvrdých projektů
Zdroj: vlastní zpracování, 2014
Praktická ukázka měkký projekt:
Obrázek 4: Příklad indikátorů měkkých projektů
Zdroj: vlastní zpracování, 2014
7) řízení projektu:
Jedná se o proces, ve kterém jednotlivci nebo organizace využívají své zdroje k realizaci
projektů. Jedná se o způsob plánování a realizace aktivit, které je potřeba uskutečnit
v požadovaném termínu s plánovanými náklady tak, aby bylo dosaženo nadefinovaných cílů.
13
Praktická ukázka:
Vedoucím projektového týmu je projektový manažer. Ten řídí a organizuje všechny aktivity.
Řídí, koordinuje a kontroluje projektový tým a poskytuje informace o projektu.
Každý člen týmu má přiděleny úkoly a odpovědnost za jejich plnění. O výsledcích své práce
průběžně informuje projektového manažera. V rámci oboru zapojení do projektu, kterému
rozumí, má rozhodovací pravomoci. O svých rozhodnutích však vždy informuje manažera
projektu.
V případě zjištění problému ihned informuje manažera. Na jeho řešení se podílí celý projektový
tým. Manažer projektu rozhodne, podle kterého návrhu řešení se bude dále postupovat.
Manažer projektu svolává schůzku projektového týmu v pravidelných intervalech (2 x za měsíc).
Z každé schůzky jsou vyhotovovány zápisy.
Je vytvořen systém zastupitelnosti jednotlivých členů projektového týmu. Zástupci jsou
průběžně informováni o dění v projektu.
Mezi členy projektového týmu budou zavedeny komunikační cesty. Členové týmu budou mezi
sebou komunikovat osobně, telefonicky a e – mailem.
Některé aktivity projektu jsou, nebo budou, zajištěny externími dodavateli, jedná se o zpracování
projektové dokumentace, zpracování studie proveditelnosti, zajištění publicity, autorský dozor,
realizaci stavebních prací.
8) projektový tým:
Hlavní výkonná část projektu. Úkolem je pod vedením projektového manažera úspěšně
realizovat projekt dle plánu. Projektový tým je jedinečné seskupení osob a rolí, které funguje po
dobu realizace konkrétního projektu. V rámci rolí v projektovém týmu může být časová alokace
u jednotlivých pozic různá, při obsazování je třeba s dostupností v čase v rámci harmonogramu
s tímto počítat.
Praktická ukázka:
V předinvestiční fázi byl vytvořen projektový tým z členů vybraných dle schopností, dovedností
a zkušeností tak, aby byl projekt z hlediska personálního zabezpečen ve všech svých fázích. Tým
zajišťuje bezproblémovou přípravu, realizaci a udržitelnost projektu.
Hlavními prioritami realizačního týmu je co nejefektivnějšími prostředky dle časového
harmonogramu dosáhnout stanoveného cíle projektu.
Tabulka č. 1 Projektový tým
Role v projektovém
týmu
Projektový manažer
Zástupce
projektového
Jméno
Ing. Jméno
Příjemení
Ing. Jméno
Příjemení
Zaměstnání/funkc
e
vedoucí oddělení
ekonomického
rozvoje MM
referent oddělení
ekonomického
14
Zkušenosti
- Autobusové nádraží (2006 - 7, SROP
2.1.2)
- Úspory energie ve školních budovách
(2008, OPŽP)
- Zřízení nových prostor pro denní
centrum Azylového domu Bethel
(2009, ROP)
- Zřízení nových prostor pro denní
centrum Azylového domu Bethel
manažera
rozvoje MM
Investiční manažer
Ing. Jméno
Příjemení
technik investičního
odboru MM
Finanční manažer
Ing. Jméno
Příjemení
vedoucí účtárny MM
Právní manažer
Ing. Jméno
Příjemení
vedoucí právního
odboru MM
(2009, ROP)
- Učíme obrazem (2009, ROP)
- Základní škola, 1. máje 1700 rekonstrukce sportovního hřiště
(2006, MF)
- Základní škola, ČSA 570,
rekonstrukce sportovního hřiště
(2007, MF)
- Autobusové nádraží (2006 - 7, SROP
2.1.2)
- Úspory energie ve školních budovách
(2008, OPŽP)
- Autobusové nádraží (2006-7, SROP
2.1.2)
- Učíme obrazem (2009, ROP)
Zdroj: Interní zdroje žadatele
Obrázek 5: Ukázka schématu projektového týmu
projektový
manažer
zástupce
projektového
manažera
investiční
manažer
zástupce
investičního
manažera
finanční
manažer
právní
manažer
zástupce
finančního
manažera
zástupce
právního
manažera
Zdroj: Interní zdroje žadatele
9) rozpočet:
Dává rámec pro čerpání zdrojů projektu, vychází z předpokládaného plánu projektu a postupně
se konkretizuje. Je dodržování je průběžně kontrolováno.
Praktická ukázka tvrdého projektu:
Tabulka 1: Ukázka rozpočtu tvrdého projektu
Položka
Cena bez DPH v Kč
Sazba
DPH v %
DPH v Kč
Celkem s DPH
Položk
a dle
Benefit
7
EZS v objektu SO 4
271 722,94 Kč
21
57 061,82 Kč
328 784,76 Kč
05.05
SO 4 Ústřední topení
784 640,00 Kč
21
164 774,40 Kč
949 414,40 Kč
05.05
ZT 002
710 721,00 Kč
21
149 251,41 Kč
859 972,41 Kč
05.05
Elektrika
106 286,33 Kč
21
22 320,13 Kč
128 606,46 Kč
05.05
SO 4 mobiliář 06.01
193 170,00 Kč
21
40 565,70 Kč
233 735,70 Kč
06.01
SO 4 mobiliář 06.03
402 217,00 Kč
21
84 465,57 Kč
486 682,57 Kč
06.03
15
Položka
Vlastní stavba
Cena bez DPH v Kč
Sazba
DPH v %
DPH v Kč
Celkem s DPH
Položk
a dle
Benefit
7
27 612 373,00 Kč
21
5 798 598,33 Kč
33 410 971,33 Kč
05.05
1 183 623,60 Kč
21
248 560,96 Kč
1 432 184,56 Kč
05.06
Silnoproud
642 612,00 Kč
21
134 948,52 Kč
777 560,52 Kč
05.05
Zpracování žádosti o
dotaci
150 000,00 Kč
21
31 500,00 Kč
181 500,00 Kč
16.03
PD vrt
169 800,00 Kč
21
35 658,00 Kč
205 458,00 Kč
16.03
38 700,00 Kč
21
8 127,00 Kč
46 827,00 Kč
04.01
Zveřejnění na
Věstníku VZ
210,00 Kč
21
44,10 Kč
254,10 Kč
16.03
Oznámení o zadání
zakázky
210,00 Kč
21
44,10 Kč
254,10 Kč
16.03
PD Průzkumné práce
77 000,00 Kč
20
15 400,00 Kč
92 400,00 Kč
16.03
PD
49 000,00 Kč
20
9 800,00 Kč
58 800,00 Kč
16.03
Inženýrská činnost
15 000,00 Kč
20
3 000,00 Kč
18 000,00 Kč
16.03
4 000,00 Kč
20
800,00 Kč
4 800,00 Kč
16.03
Autorský dozor
10 800,00 Kč
20
2 160,00 Kč
12 960,00 Kč
16.03
PD DUR
32 000,00 Kč
20
6 400,00 Kč
38 400,00 Kč
16.03
Inženýrská činnost
pro ÚR
10 000,00 Kč
20
2 000,00 Kč
12 000,00 Kč
16.03
PD přípojky
14 800,00 Kč
0
0,00 Kč
14 800,00 Kč
16.03
PD mobiliář
14 700,00 Kč
0
0,00 Kč
14 700,00 Kč
16.03
Režie projektového
teamu
17 000,00 Kč
21
3 570,00 Kč
20 570,00 Kč
16.03
Mzdy projektového
týmu
151 800,00 Kč
0
0,00 Kč
151 800,00 Kč
16.03
6 819 050,03 Kč
39 481 435,90 Kč
Závlaha
Publicita
BOZP
CELKEM
32 662 385,87 Kč
DPH 21 %
6 695 024,46 Kč
DPH 20 %
39 560,00 Kč
Uznatelné
Neuznatelné
31 543 848,87 Kč
6 624 208,26 Kč
38 168 057,13 Kč
716 320,00 Kč
110 376,20 Kč
826 696,20 Kč
Zdroj: Vlastní zpracování
16
Praktická ukázka měkký projekt:
Tabulka 2: Praktická ukázka rozpočtu měkkého projektu
12
16
192
12
16
192
12
16
192
12
16
192
Systémy střešních konstrukcí
12
16
192
Provádění a dozorování staveb
12
16
192
Rozpočtování staveb
12
16
192
Kč Celkem Kč za
/h skupinu
14
4
27648
14
4
27648
14
4
27648
14
4
27648
14
4
27648
14
4
27648
14
4
27648
112
1344
193536
Název kurzu
Školení techniků a prodejcůsystémy pro zdění
Dodávka a provádění betonových
konstrukcí
Systémy a technologie použití,
provádění omítek
Stavební chemie - systémy a jejich
použití
Počet lidí na Délka
kurz
kurzu v h
Celkem kurzy
Celkem h za
skupinu
Zdroj: Vlastní zpracování
10) přílohy:
Množství a typ požadovaných příloh projektové žádosti se liší v závislosti na programu podpory,
ve kterém projekt předkládáme. Některé přílohy mají předepsanou strukturu (příslušnou
dotační výzvou), jiné jsou kopiemi, ověřenými kopiemi či originály různých dokumentů.
Příklady možných příloh: doklad o právní subjektivitě předkladatele a partnerů, oprávnění k
činnosti, čestná prohlášení, smlouva o spolupráci mezi partnery projektu, účetní výkazy,
uzávěrky, daňová přiznání, projektové dokumentace, energetický audit, stavební povolení, eCBA
analýzy a další.
17
Praktická ukázka tvrdého projektu:
Obrázek 6: Praktická ukázka seznamu příloh u tvrdého projektu
Zdroj: Vlastní zpracování
Obrázek 7: Praktická ukázka rozpočtu měkkého projektu
Zdroj: Vlastní zpracování
18
4.3 K zapamatování
Konkrétní forma a struktura žádosti o dotaci závisí na poskytovateli dotace. Obvykle má žádost o
dotaci tyto části, které mají svá specifika pro investiční a neinvestiční projekty:
-
identifikace žadatele
stručný popis projektu
zdůvodnění potřebnosti projektu
cíle projektu
popis fází projektu
kvantifikace výstupů projektu
řízení projektu
projektový tým:
rozpočet
přílohy
Poznámky:
19
5. NA CO SI DÁT PŘI ZPRACOVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI POZOR A
NEJČASTĚJŠÍ CHYBY PŘI ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI
Tato kapitola Vás provede nejčastějšími chybami, které se v praxi vyskytly při zpracování
žádostí o dotace v období 2007-2013 a dále Vás upozorní na co si dát pozor při zpracování
projektové žádosti. Celá řada doporučení bude aplikovatelná i v novém období 2014-2020.
5.1 Formální chyby
Formální chyby se často vyskytují při kompletaci projektu na poslední chvíli pár hodin před
ukončením daného kola výzvy. Ve zmatku a rychlosti se často žadatelé dopouštějí chyb, které
jsou zbytečné, ale hrají podstatnou roli v hodnotícím procesu projektové žádosti. Formální
příčiny neúspěchu lze otevřeně označit za „hloupé“ chyby, vzniklé nedostatečně metodickým
úsilím žadatele o získání dotace a nedostatečným projektovým řízením v předešlých fázích.
Naneštěstí, formalizované postupy hodnocení žádostí o dotaci nedávají nejmenší prostor
k odstranění těchto chyb.
-
-
-
-
-
-
Žádost nebyla vyplněna na správném formuláři – pro každý operační program a
danou oblast podpory existuje samostatný formulář v aplikaci BENEFIT7 (např.
regionální operační programy, Integrovaný operační program, atd.), BENE-FILL
(Operační program životní prostředí), či eAccount (Operační program Podnikání a
inovace, který nabízí pro obce jen několik dotačních titulů). Je třeba si dobře pročíst
dotační podmínky a správně vybrat příslušnou žádost.
Žádost byla podána do jiné oblasti podpory – nejčastější chyba žadatelů, kdy dojde
k nedůslednému prostudování podporovaných aktivit příslušné výzvy, a žadatelé
předloží projekt do jiné oblasti podpory. Věcná náplň projektu, tedy konkrétní aktivity,
musí naplňovat pouze jednu oblast podpory. Nelze projektem realizovat aktivity z jiné
oblasti podpory!
Žádost není pevně spojená – je nutné zajistit, aby jednotlivé listy nebyly od sebe lehce
oddělitelné a zamezilo se tak záměně listů.
Žádost obsahuje nesprávný kód – žadatel je povinen dle Příručky pro žadatele a výzvy
předložit žádost v listinné a elektronické podobě. Při finalizaci projektu získává Vaše
žádost unikátní tzv. HASH klíč, který slouží k identifikaci projektové žádosti. Tento
unikátní kód je kontrolován v listinné i elektronické formě žádosti. Stává se, že na
poslední chvíli žadatelé mění žádost, ale mají ji již finálně uloženou či dokonce vypálenou
na CD. „Odfinalizováním“ projektové žádosti dochází ke ztrátě tohoto klíče a musíte opět
vygenerovat nový kód.
Nesprávně vyplněné záložky v žádosti – např. špatná struktura financování projektu,
zahrnutí DPH do uznatelných nákladů v případě nároku na odpočet, nedostatečné
popsání projektu.
Absence seznamu příloh - jestliže žádost obsahuje přílohy, je nutné na začátek uvést
seznam těchto příloh. Seznam musí odpovídat požadovanému členění příloh uvedeném
ve výzvě či Příručce pro žadatele.
Přílohy nebyly pevně spojené – všechny přílohy je nutné svázat do druhého svazku opět
dle číslování a seznamu příloh. Zamezí se tak ztrátě, výměně listů či poškození.
20
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Přílohy nebyly očíslované podle podepsaného seznamu příloh – obsahují-li přílohy na
začátku seznam, je nutné také jednotlivé přílohy dle tohoto seznamu očíslovat.
Přílohy nebyly nazvány správným jménem – názvosloví příloh je nutné zachovat
v souladu s Příručkou pro žadatele a výzvou. Platí to také pro dokladování nepovinných
příloh.
Žádost či přílohy nejsou podepsány statutárním zástupcem – každou přílohu musí
zvlášť podepsat statutární zástupce. V případě více podpisových práv je nutné doložit
oprávnění osoby žádost a přílohu podepsat (plnou moc, výpis z obchodního rejstříku
apod.).
Ze zakladatelské listiny ani z jiného dokumentu nebylo zřejmé, kdo je statutární
zástupce – v případě, že doložíte pouze živnostenský list či zřizovací listinu, není zřejmé,
kdo je statutárním zástupcem instituce. Proto je nutné doložit ještě další dokumenty,
např. jmenovací dekret, usnesení správní rady atd.
Některé přílohy nebyly originálem nebo ověřenou kopií – pozor na častý výskyt této
chyby. Žadatel musí doložit přílohu v originále nebo ověřené kopii. Při doložení ověřené
kopie pozor na platnost ověření, což bývá často 90 dní.
Žádost i přílohy nejsou podány v odpovídajícím počtu – příručky i výzvy definují
přesný počet paré, které musíte odevzdat.
Projekt není v souladu s legislativou ČR a EU – problémy nastávají se zaměřením
projektu z ekonomického hlediska, kdy projekt např. spadá do oblasti veřejné podpory,
či generuje příjmy. Podepisujete četné prohlášení, ve kterém deklarujete, že
s podmínkami a legislativou souhlasíte!
Projekt nespadá do územní podpory – projekt musí být realizován pouze v území, které
je vymezeno jako území realizace příslušného operačního programu. Častější chyby se
dělají v regionálních operačních programech, kdy aktivity musí být realizovány
v příslušném regionu. U ostatních tematických operačních programů je územím realizace
projektu celé území České republiky mimo území hl. m. Prahy a pro programy
Adaptabilita a Konkurenceschopnost je území realizace projektu území hl. m. Prahy
případně vybraných městských částí.
Projekt má vyšší celkové způsobilé náklady, než dovolují pravidla - projekt musí být v
rozmezí minimálních (a, jsou-li stanoveny, také maximálních) celkových způsobilých
výdajů stanovených pro danou oblast podpory.
Žadatel nesplňuje definici oprávněnosti – žadatel si musí přečíst, zdali vůbec jeho
právní postavení umožňuje žádat o dotaci. Okruh žadatelů je uveden vždy ve výzvě a
Příručce pro žadatele.
Termín realizace akce není v souladu s podmínkami daného kola výzvy – pozor na
časovou alokaci projektů. Každá výzva má omezenou dobu realizace Vašeho projektu,
pokud ji překročíte, je to pádný důvod k vyřazení Vašeho projektu.
Financování projektu - žadatel potvrdil, že na kofinancování projektu není použito
jiných dotačních titulů EU a pokud projekt zakládá veřejnou podporu či je financován v
režimu de minimis také z jiných národních zdrojů včetně zdrojů územních samospráv.
Způsobilost výdajů – žadatel musí mít na paměti, že existují způsobilé a nezpůsobilé
výdaje. Předmět financování pomocí dotace jsou pouze způsobilé výdaje. Příručka
obsahuje výčet způsobilých i nezpůsobilých výdajů. Podle toho rozdělení je nutné
zpracovat i Vaši projektovou žádost.
21
5.2 Výčet věcných nedostatků projektu
Věcné chyby spíše souvisejí s obsahovým zaměřením projektu a jejich faktické důsledky jsou
vidět až v poslední fázi, při bodovém hodnocení. Důsledkem je potom zamítnutí projektové
žádosti z hlediska nedostatečného počtu bodů. Obdobně jako u formálních nedostatků, nelze
vyjmenovat všechny možné věcné chyby, ukažme si proto pouze ty nejvýznamnější chyby, které
vedou k vyřazení projektové žádosti z procesu administrace.
-
-
-
-
-
-
-
-
Nedostatečné zkušenosti s realizací podobných projektů – pokud žadatel neuvede, že
má jisté zkušenosti s řízením projektů (POZOR! – nemusí to být pouze projekty
financované ze Strukturálních fondů EU!), získává automaticky méně bodů.
Nedostatečně popsaná zvolená technologie – záměrem technického zhodnocení
projektu je popsat co nejpodrobněji zvolené prostředky k dosažení cílů projektu. U
investičních projektů takový problém nebývá, jelikož vše obsahují technické
dokumentace (např. dokumentace ke stavebnímu povolení).
Nedostatečně popsána udržitelnost projektu – dotační podmínky říkají, že služby,
zboží musí být používáno i nadále po skončení projektu, a to 5 let. Také pracovní místa,
která projektem vytvoříte, musíte 5 let po skončení projektu udržet! Nelze toto pracovní
místo zrušit dříve! V projektové žádosti byste měli správně a důkladně popsat finanční a
věcnou udržitelnost.
Nedostatečně popsaný realizační tým - kompetence jednotlivých členů projektového
týmu musí být přesně vymezeny, tzn., každá osoba v projektu musí mít přesnou pracovní
náplň. U projektové žádosti nemusíte zatím uvádět konkrétní jména osob, nicméně je
nutné právě popsat činnost této osoby pro projekt, zvláště, když víte, osoba je
zaměstnána pro více takových projektů, či má i jiné zaměstnání.
Nesoulad mezi údaji v žádosti a ekonomické části projektu – jestliže zpracováváte
nejdříve ekonomickou studii, měli byste údaje z této studie používat také v žádosti. Stává
se, že napíšete do žádosti jiná technická data, případně jiný projektový tým apod.
Nejasný harmonogram – aktivity nebyly časově vymezeny. Pozor na víceetapové
projekty, kdy musíte doložit jasné rozdělení projektu do jednotlivých etap. Aplikace
BENEFIT 7 žádá rozdělení harmonogramu na denní periody.
Partnerem byl dodavatel – partnerství v projektu je založeno na dobrovolnosti,
nicméně partnery nemohou být Vaši potencionální dodavatelé služeb, stavebních prací
apod. Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, jste povinni vybírat dodavatele na
základě transparentnosti a nediskriminace. Z tohoto důvodu je nutné vždy počítat se
situací, kdy musíte vyhlásit výběrové řízení na dodavatele. V žádném případě nemůže
být znám předem, natož aby byl Vašim partnerem.
Veřejné zakázky – jestliže v projektu pořizujete dodávky, služby či stavební práce,
musíte v projektové žádosti vyplnit záložky týkající se specifikace veřejné zakázky.
Mnozí žadatelé na toto opomínají. Některá dotační pravidla (např. ROPy či OP VK, OP
LZZ) vyžadují provedení základního typu výběrového řízení, již pokud dodávka, či služba
přesahuje hodnotu 10 tis. Kč. Obvykle bývá min. hranice pro konání výběrového řízení
nastavena na 100 tis. Kč. Nicméně pokud opomenete vypsat záložku v projektové žádosti
a poté výběrové řízení zrealizujete, tak musí složitě žádat o změnu projektu. Na druhou
stranu pokud výběrové řízení nezrealizujte (a dle dotačních podmínek a zákona jste jej
22
-
-
-
realizovat měli), porušujete zákon č. 137/2009 Sb., o veřejných zakázkách a v konečném
důsledku Vám může být dotace krácena nebo dokonce odebrána. K tomu ještě budete
obtěžováni Úřadem pro hospodářskou soutěž, protože nakládáte s veřejnými
prostředky.
Nebyla dostatečně doložena potřebnost projektu – potřebnost projektu vychází
z nějakého nedostatku např. služeb, který chybí ve Vašem okolí. Z tohoto důvodu se
v projektové žádosti vyžaduje přesný popis potřebnosti. Nejjednodušeji se potřebnost
dokazuje kvantitativně, tedy na základě čísel. Použitím různých statistických ukazatelů
mohu dokázat, že můj projekt je důležité zrealizovat. Proto doporučuji vždy potřebnost
kvantifikovat.
Monitorovací indikátory – v projektové žádosti musíte zvolit správné monitorovací
indikátory a poté je také vykázat. Při stavebních projektech není problém zjistit délku
nové silnice, či plochu nového objektu. U neinvestičních projektů se monitorovací
indikátory vykazují pomocí různých prezenčních listin, fotografií, pozvánek apod. Proto
musíte z každé akce pořizovat pozvánky, zápisy, prezenční listiny a fotodokumentaci.
Vykazování monitorovacích indikátorů musíte popsat již v projektové žádosti, tedy
jakým způsobem naplnění indikátorů vykáži?
Rozpočet projektu – někteří žadatelé si myslí, že z veřejných zdrojů lze zaplatit úplně
všechno. Proto rozpočty bývají často nadhodnoceny. Před podáním žádosti ověřit dle
zveřejněných hodnotících kritérií pravděpodobnost úspěchu a optimalizovat rozpočet.
Některé operační programy – OP VK mají metodické pokyny ke stanovení mezd pro
jednotlivé pozice členů projektového týmu v jednotlivých krajích ČR. Problémem se také
stává uznatelnost výdajů, především u DPH. Pokud je žadatel plátcem DPH, nemůže
uplatňovat uznání výdajů na DPH v rámci projektu. Výjimku tvoří pouze takové
projektové aktivity, které se nevztahují k běžné činnosti, ze které daň odvádí. Žadatel je
v tomto případě povinen předložit čestné prohlášení, že aktivity nejsou totožné s běžnou
činností subjektu. Pokud žadatel není plátce daně, může si uplatnit DPH jako uznatelný
náklad v projektu. Musí však DPH zahrnout do celkové struktury rozpočtu.
Zdroj: Ing. Josef Abrhám, Ph.D.
5.3 Na co si dát pozor při přípravě projektů a žádostí o dotaci
-
-
-
Před zahájením prací si nejprve ověřit, zda je projekt relevantní vůči dotační výzvě, do
které je předkládán (konzultovat s poskytovatelem dotace či zkušenou poradenskou
firmou),
Seznámit se s metodickými pokyny daného projektu,
Předběžně si obodovat projekt dle hodnotících kritérií (dovíme se přibližně, zda má
projekt šanci na úspěch),
Zda stihne v termínu výzvy zajistit veškeré povinné přílohy v požadovaném rozsahu a
kvalitě (pokud ne, tak nemá smysl projekt předkládat, neboť projekt bude vyřazen na
formální kontrole),
Ověřit si relevantnost a rozsah jednotlivých příloh (výzva od výzvy se liší požadavky na
povinné a nepovinné přílohy),
Ověřit si, zda projekt zakládá či nezakládá veřejnou podporu,
23
-
Nepsat projekty tzv. přes kopírák (často se zkopírují chyby, dále musíme mít na paměti,
že každý projekt je unikátní a vyžaduje specifický přístup,
Pokud si žádost o dotaci nezpracováváte sami, tak si dobře vybrat poradenskou firmu
(doporučujeme ověřit reference),
Komunikovat a řešit problémy včas (není nic horšího než řešit změny projektu v den
uzávěrky dotační výzvy),
Před finalizací si křížově pomocí checklistů zkontrolovat, zda máme v obálce/krabici
kompletní žádost o dotaci včetně všech příloh,
Nenechávat odevzdání projektu na poslední den (podaní projektu muže pak ohrozit
výpadek proudu, dopravní zácpa, kolaps počítače, atd…),
Spěchat pomalu (práce kvapná málo platná).
Závěrem:
„Praktická zkušenost nade vše“ žádný seminář nebo školení z absolventa školení neudělá
kvalitního zpracovatele dotační žádosti. Tyto vzdělávací akce poskytují pouze určitý rámec,
cestu si musí najít každý sám, proto se nebojte zpracovávat dotační žádosti.
Poznámky:
24
6. JAK ZPRACOVAT ROZPOČET PROJEKTU K PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI
Rozpočet projektu je jednou z nejdůležitějších součástí dotační žádosti, často na jeho rozsahu a
kvalitě zpracování závisí úspěch či neúspěch dotačního projektu. Dále je nezbytný pro každou
žádost o získání prostředků z fondů Evropské unie (bez rozpočtu si o peníze z EU nezažádáte).
Jeho význam tkví mimo jiné v tom, že se z něj vychází při závěrečném vyúčtování. Při
zpracovávání rozpočtu musíme dbát jednotlivých metodických pokynů a dále podmínek dané
výzvy (různé dotační programy mají různé požadavky na zpracování rozpočtů a jejich členění).
Na základě rozpočtu projektu si žadatel udělá podrobnou představu, které položky budou
způsobilé, které nezpůsobilé, jak velká bude dotační podpora a kolik prostředků bude muset
žadatel zajistit pro spolufinancování projektu.
Na co si dát pozor při tvorbě rozpočtu projektu:
-
-
-
U investičních projektů, aby byl položkový stavební rozpočet zpracován dle platných
ceníků stavebních prací např. URS, RTS…,
U měkkých projektů, aby byl rozpočet sestaven na základě předběžného průzkumu trhu,
Nevyplácí se navyšovat uměle rozpočtové položky (většina hodnotících kritérií je
nastavena na efektivnosti vynaložených finančních prostředků, tzn., že uměle
předražené projekty mají nižší bodové hodnocení a tím pádem nižší šanci na schválení),
Nevyplácí se, ani výrazné ponížení rozpočtu (může se stát, že projekt bude podpořen, ale
příjemce dotace nebude schopen vybrat dodavatele předmětu projektu či naroste
příjemci v důsledku narovnávání rozpočtu spolufinancování, se kterým, když předkládal,
žádost o dotaci nepočítal),
Ověřit si, zda DPH bude uznatelným či neuznatelným výdajem projektu,
Jakým způsobem zadávat ceny položek do žádosti o dotaci (zda s DPH či bez DPH, zda
DPH vyčlenit zvlášť),
Pokud používáme Excel či jiný SW, zda máme dobře nastaveny vzorce či sazby DPH,
Zda nemáme některou položku započítáni vícekrát a jinou naopak vůbec,
Pokud se výsledný rozpočet skládá z více dílčích rozpočtů, zda jsme na nějaký rozpočet
nezapomněli,
Zda jsme změnu ceny položky promítli do všech částí rozpočtu,
Co nejméně zasahovat do položek rozpočtu (čím víc zasahujeme, tak je větší
pravděpodobnost, že něco opomeneme či uděláme nějakou jinou chybu).
Závěrem:
Při tvorbě rozpočtu platí stará známá pravda: Kdo chce moc, nedostane nic!!!
25
Poznámky:
26