DATABÁZE

DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT
DATABÁZE - ACCESS
(příprava k vykonání testu ECDL – Modul 5 – Databáze a systémy pro zpracování dat)
61
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT
62
Databáze a systémy pro uchování dat
Databáze pomáhají přehledně udržovat informace, které popisují oblast určitého zaměření (například evidenci žáků a učitelů, zboží, evidenci knih,.. .).
Obecně lze říct, že databáze je skupina informací uspořádaná podle určitých
kritérií (nejčastěji do formátu tabulky) tak, aby byla umožněna co nejsnadnější
manipulace s těmito informacemi. Cílem databázových programů je uspořádat
data na počítači tak, aby se tyto informace mohly různě upravovat a zároveň
jednoduše prezentovat ve formulářích a sestavách.
Databáze je tedy skupina dat, která je organizována z důvodu snadného dotazování, aktualizace a získávání informací.
Access 2003
Access 2003
Nejčastěji se setkáte na počítačích s databázovým programem MS Access,
protože bývá součástí kancelářského balíku MS Office Professional. Proto i
další texty a ukázky práce s databází budou v programu MS Access verze
2003, s kterým se můžete setkat i při testech ECDL.
Základní databázové pojmy
Než začnete pracovat s databází, musíte se seznámit se základními termíny.
Databáze
je např.telefonní seznam, seznam kazet, seznam zaměstnanců a údaje k nim,
seznam knih v knihovně nebo seznam občanů v domě.
Záznam obsahuje všechny údaje o jedné položce databáze (v databázi
telefonní seznam představuje záznam všechny údaje o jednom člověku).
Pole je jedna určitá kategorie záznamu (v telefonním seznamu představuje pole údaj o příjmeních, které lze nalézt v jednotlivých záznamech). Stejně tak bude polem telefonní číslo, adresa.
Tabulka
je základem pro každou databázi. Vzhledem je podobná tabulce z programu
Excel. Každá databáze musí obsahovat alespoň jednu tabulku, přičemž většina
databází obsahuje více tabulek, většinou spolu propojených. Jedna tabulka tak
může obsahovat údaje o čtenáři (např. jméno, adresu a telefonní číslo) a druhá
záznam o jeho výpůjčkách knih.
Dotaz
je souhrn určitých dat, která dohromady vytvářejí určité kritérium. Dotazem
může být kritérium zahrnující všechny Procházky bydlící v Plzni, kteří se narodili po roce1980 atd.
Dotaz slouží k zobrazení, úpravě a analýze dat z tabulek databáze. Jedná se o
příkaz k výběru nebo změně dat z tabulek databáze na základě nastavených
kritérií (podmínek).
Výběrový dotaz načítá data z jedné nebo více tabulek a výsledek zobrazuje
pomocí datového listu, který lze uložit a následně prezentovat ve formuláři
nebo v sestavě. Používá se také k setřídění tabulek podle dvou a více kritérií, k
seskupení záznamu, vytvoření součtu, průměru a k dalším funkcím.
Dotazům se také někdy říká filtry.
Databáze
Tabulka
Dotaz
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT
63
Formulář
je používán pro snadné zadávání dat. Formuláře zobrazují většinou v jednom
okamžiku pouze jeden záznam. Formulář usnadňuje uživateli vkládání, úpravy a zobrazování dat z databáze. Pomocí formuláře je možné nechat zobrazit
vybrané hodnoty pouze jednoho záznamu, nebo celou tabulku na jednom listu
formuláře. Data ve formuláři lze zadávat, měnit a dokonce i tisknout. Formulář je složen z ovládacích prvků, ve kterých se zobrazují samotné hodnoty,
a z celé řady dalších ovládacích prvku (zatržítek, tlačítek, posuvníku apod.).
Součástí formuláře mohou být i výpočty (např. souhrny), grafy, případně obrázky.
Ve formuláři se pohybujeme pomocí klávesnice nebo myši.
Vytvoření formuláře
Zdrojem dat pro formuláře mohou být tabulky nebo dotazy.
Formulář je možno vytvořit:
automatickým formulářem;
pomocí průvodce formulářem;
v návrhovém zobrazení.
Pro zobrazení dat v databázi musí být formulář připojen k tabulce nebo dotazu.
Sestava
je souhrnem dat ve formátu, který je vhodný pro tisk. Příkladem takové sestavy jsou seznamy zaměstnanců i se zvolenými údaji o nich, vytvořené na základě vhodné databáze nebo dotazu.
Sestavy slouží k prezentaci dat, zejména k jejich tisku v předem definované
podobě na tiskárně. Stejně jako u formuláře jsou informace na sestavě rozděleny do sekcí (záhlaví a zápatí sestavy, záhlaví a zápatí stránky, tělo). Oproti
formulářům lze v sestavách vytvářet tzv. úrovně seskupení dat.
Vytvoření sestavy
Zdrojem dat pro sestavy mohou být buď tabulky, nebo dotazy.
Sestavu je možno vytvořit:
jako automatickou sestavu;
pomocí Průvodce sestavou;
v návrhovém zobrazení.
Klíč, primární klíč a relace
Klíč
Základním předpokladem pro definování relací (propojení tabulek) je nutnost
definice klíče. Klíčem může být takové pole tabulky, které slouží k vzájemnému propojení tabulek.
Primární klíč
Význam tzv. primárního klíče je v tom, že položka s touto vlastností zajistí
jedinečnost vkládaných hodnot (nepovolí vložení opakujících se údajů).
Primární klíč definujete tak, že v návrhu tabulky klepnete na dané pole pravým tlačítkem myši a zvolíte položku Primární klíč nebo jej vložíte pomocí
ikony
z panelu nástrojů.
Klíč
Primární klíč
Relace
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT
Definování relací
Relační tabulky v databázi umožňují prohlížení informací z různých tabulek
ve stejnou dobu. Smyslem používání relačních tabulek v databázi je možnost
kombinování dat z různých tabulek.
Při návrhu tabulek (i dodatečně) zvolíte primární klíče tabulek. Relace definujete v okně relací (Nástroje- Relace...) výběrem tabulek, mezi nimiž chcete
relaci vytvořit, a následným přetažením klíčového pole z jedné tabulky na
klíčové pole ve druhé tabulce.
Typ relace, kterou program Access vytvoří, závisí na definici souvisejících
polí:
Relace 1:1 bude vytvořena, jsou-li obě související pole primárním klíčem.
Jednomu záznamu v tabulce A odpovídá maximálně jeden záznam v tabulce B
a naopak. Tento typ relace není obvyklý, protože většinu takto souvisejících
informací lze soustředit v jedné tabulce.
Relace 1:N je nejobvyklejším typem relace. Relace bude vytvořena, jestliže
je pouze jedno ze souvisejících polí primárním klíčem. Jednomu záznamu v
tabulce A může odpovídat více záznamů v tabulce B, ale jednomu záznamu
v tabulce B odpovídá maximálně jeden záznam v tabulce A.
Relace N:N - jednomu záznamu v tabulce A odpovídá více záznamů v tabulce
B a naopak. Definovat relaci N:N je možné pouze pomocí definice třetí tabulky (nazývané spojovací tabulka). Relace N:N jsou ve smutečnosti dvě relace
1:N s třetí tabulkou mezi nimi.
Řazení, filtrace a dotazy
Řazení
Údaje v tabulce můžete třídit podle jednotlivých sloupců. Rychlé řazení záznamů podle určitého sloupce se provede tak, že se nastavíte kurzorem do
tohoto sloupce a klepnete na tlačítko Seřadit vzestupně
sestupně
nebo Seřadit
.
Filtrace
Klepnete na ikonu
a zadejte podmínky:
U čísel a dat použijte především: AND (tzv. a zároveň),
např. : >=10 AND <=20, popř. >=1.1. 1998 AND <=1.5.2000.
U textu použijte OR (nebo),
např. leden OR únor OR Březen.
Znak nerovná se <>.
*(hvězdička) nahrazuje libovolný počet znaku:
např. jména začínající písmenem S*, popř. pole obsahuje slovo PRAHA (*Praha*).
Prázdné buňky: zapište IS NULL, (např. bez titulu v tabulce zaměstnanci).
Neprázdné buňky: zapište IS NOT NUL, (např. všechny s libovolným titulem).
Po prohlédnutí filtru se dostanete zpět do kompletní tabulky klepnutím na ikonu
64
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT
65
Tabulky
Tabulka je soubor dat týkajících se určitého tématu, jako jsou výrobky, klienti, dodavatelé nebo různé seznamy.
V tabulce jsou data uspořádaná do sloupců (pole - zboží, cena, množství...) a
řádků, kde jsou potřebné údaje - záznamy - jablka, 29 Kč, 150 kg).
Program Access nabízí tři způsoby vytvoření prázdných tabulek:
v návrhovém zobrazení
pomocí průvodce
import databáze z externího souboru, nejčastěji z Excelu
V návrhovém zobrazení tabulky zadáváme k jednotlivým položkám datové
typy:
Datové typy v návrhovém zobrazení tabulky
Vlastnosti a typy položek
Datové typy - návrhové zobrazení tabulky
1. Název pole - uvádí se název o délce max. 64 znaků. V návaznosti na další operace s položkami v tabulce se doporučuje, aby název byl výstižný,
jednoduchý a co nejkratší.
2. Datový typ - u každého pole se musí určit datový typ a tím naznačit, které údaje se do něj budou zapisovat. Najede-li se na tento sloupec, objeví
se rozvírací nabídka, ze které se zvolí vhodný typ.
Poté se objeví příslušné volby pro upřesnění
ve Vlastnostech pole – Obecné v dolní části dialogového okna.
3. Pole Popis - upřesňuje popis pro jednotlivé údaje v Názvu pole. Jeho
vyplnění není povinné.
Datové typy
Typy
položek
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT
Text - nejobecnější typ - obsahem může být řetězec o délce max. 255
znaků. Konkrétní hodnota může obsahovat mezery, speciální znaky,
číslice, malá a velká písmena, interpunkční znaménka a podobně.
Datový typ text se použije pro pole obsahující jméno, příjmení, adresu, PSC, telefon atd. Velikost pole je standardně nastavena na 50 znaků, toto číslo lze ještě upravit podle předpokládané délky obsahu pole
na, pokud možno, co nejmenší - např. křestní jméno v našich podmínkách nepřesahuje 20 znaků. Zmenšení počtu znaků slouží k úspoře
místa na disku a ke zrychlení práce s databází.
Je-li sloupec typu text lze data řadit a ve sloupci vyhledávat.
Automatické číslo - pokud se zadá tento datový typ, ponechává se na
programu přiřazování vzestupné posloupnosti přirozených čísel ke každému záznamu.
Datum a čas - nejčastěji se používá pro datum narození, datum pořízení nějaké věci ( např. auta, knih, pomůcek). Z polí tohoto typu lze
vyjmout třeba zaměstnance narozené v určitém měsíci, k datu se dá
přičíst týden, měsíc, rok atd.
Na záložce Obecné v řádku Formát se volí způsob zobrazení datu.
Měna -vkládaná čísla obsahují znak zvolené měny. Na záložce Obecné se může určit s kolika desetinnými místy se mají údaje zobrazovat.
Zápis měny - nikdy se nedopisuje symbol měny v tabulce ručně, vždy
se volí pro tato čísla datový typ měna. jinak by nebylo možné provádět
s vloženými údaji početní operace.
ANO/NE. – zatržítko, jsou tři možnosti například pro pole muž:
šedé políčko- všechny záznamy - muži i ženy
zatrženo - pouze muži
nezaškrtnuté bílé políčko - pouze ženy
Příklad návrhového zobrazení a zobrazení datového listu s přepnutím:
Návrhové zobrazení tabulky s názvem Auta:
Přepínání mezi zobrazeními
Zobrazení datového listu:
66