Postup při zpracování dat školní matriky pro VOŠ na konkrétní škole

Postup předávání dat z matrik VOŠ
(pracovní materiál verze 2.2)
Postup pro VOŠ při předávání dat ze školní matriky
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Přihlášení k přenosu dat
Nastavení – změna hesla
Nastavení částí školy
Import dat – xml souborů
Sestavy – výkaz a přehledka
Práce s daty (odstraňování chyb a doplnění požadovaného komentáře pro vybrané věty,
odeslání dat na správní úřad)
Ovládací prvky :
- pro uložení informace, potvrzení volte tlačítko Uložit
- pro návrat bez uložení volte tlačítko Zpět
- pro odebrání čísla části školy volte tlačítko Odebrat
- pro návrat na titulní obrazovku použijte symbol domečku (v nabídce vlevo)
- povinná položka – symbol vykřičníku v modrém poli
- povinná položka – symbol vykřičníku v červeném poli – nevyplnili jste povinnou položku
- novinky provedené v aplikaci – symbol lupy
- odhlášení od aplikace – symbol červeného vypínače (v pravém rohu)
Pozor!
Nepoužívejte tlačítka zpět (back) na liště prohlížeče. Pro pohyb po programu vždy použijte tlačítka
v aplikaci.
Při déletrvající nečinnosti (cca po 20 minutách), bude váš aktuální přístup do aplikace automaticky
ukončen. Zvolte tlačítko Odhlásit se a přihlaste se znovu.
1
Postup předávání dat z matrik VOŠ
I.
(pracovní materiál verze 2.2)
Přihlášení k přenosu dat
Do aplikace Matrika se hlásíte na chráněný server na adrese https://profa.uiv.cz/matrika.
Zde jako Jméno
jako Heslo
II.
uveďte váš resortní identifikátor právnické osoby (RED_IZO),
uveďte heslo, které Vám bylo zasláno pro první přihlášení
Nastavení – změna hesla
Po prvním přihlášení je nutné si změnit heslo, které sloužilo jen k prvnímu přihlášení, a nové heslo
si dobře zapamatovat. Změnu hesla proveďte volbou Nastavení vpravo v hlavní nabídce.
Při změně hesla zadáváte Původní heslo a Nové heslo. Nové heslo se zadává dvakrát, v obou
kolonkách musí být stejné. Minimální délka hesla je 5 znaků (systém při pokusu o kratší heslo
oznámí chybu), maximální délka hesla je omezena na 15 znaků, rozlišují se velká/malá písmena.
Nové heslo potvrďte volbou Uložit.
2
Postup předávání dat z matrik VOŠ
III.
(pracovní materiál verze 2.2)
Nastavení částí školy
V hlavní nabídce Vyberte IZO k práci. Po výběru IZO vyšší odborné školy se vám objeví kompletní
hlavní nabídka s názvem a adresou školy.
Volba Nastavení částí vám umožní evidenčně členit školu (myšleno druh školy – VOŠ) na části,
což využijete zejména tehdy, vznikla-li škola např. sloučením dříve samostatných škol,
nacházejících se na několika samostatných adresách, případně používá-li škola pro své části různé
evidenční programy apod. Pak se jednotlivé části (v rámci jednoho druhu školy) běžně očíslují od
01, 02, 03 a dále...
Tato akce by měla být víceméně jednorázová, v průběhu zpracování byste nastavení částí školy
neměli bezdůvodně měnit.
Pokud se vaše výuka realizuje na jedné adrese a máte jeden evidenční systém, můžete ve vaší
evidenci ponechat nastavení části školy u všech studijních skupin na „01“.
Opravu čísla části nebo vlastní rozdělení školy na časti udělejte volbou Opravit.
3
Postup předávání dat z matrik VOŠ
(pracovní materiál verze 2.2)
Při potřebě vytvořit novou část školy na stejné adrese (např. při používání různých evidenčních
systémů) zadejte nové Číslo části, kterou chcete vytvořit, potvrďte Vytvořit jako novou část rozdělení místa na více částí a uložte.
Pro odebrání čísla části školy se kurzorem postavte na část školy, kterou chcete odebrat.
Potvrďte, že chcete vybranou část školy Odebrat.
4
Postup předávání dat z matrik VOŠ
IV.
(pracovní materiál verze 2.2)
Import dat – XML souborů
Při volbě Import XML (import souborů do aplikace) vybíráte procházením cestu k souboru o všech
studentech a k anonymizovanému souboru o studentech se speciálními vzdělávacími potřebami,
které jste vytvořili pomocí vašeho evidenčního programu.
Pokud Škola nemá žádné studenty se spec. vzděl. potřebami, zaškrtne to v příslušném políčku.
Pokud mají být v rámci daného rozhodného data sběru nahrazena již předaná data za příslušnou část
školy, zaškrtněte políčko za textem Nahradit stávající data za r. dat. sběru, soubor, část (původní
data budou přepsána novými). Vaši volbu potvrďte tlačítkem Odeslat.
Jméno souboru musí obsahovat číslo části , za kterou soubor zasíláte. Příklad pojmenování souboru:
V110032250_01.xml
pro soubor všech studentů VOŠ
V110032250_01a.xml
pro soubor studentů VOŠ se speciálními vzdělávacími potřebami
Nebude-li základními kontrolami zjištěna chyba, objeví se hláška Soubor byl přenesen do
pracovních tabulek, resp. Oba soubory byly přeneseny do pracovních tabulek.
Při výskytu chyb je potřeba chyby opravit, případně doplnit chybějící údaje ve vašem evidenčním
systému, vygenerovat znova přenosové soubory a importovat xml soubory do matriky.
Pozor! Při opakovaném přenosu bude nutné znovu doplnit komentáře. Proto je vhodné doplňovat
požadované komentáře až do „čistých“ dat, před jejich odesláním do ostrých tabulek.
5
Postup předávání dat z matrik VOŠ
V.
(pracovní materiál verze 2.2)
Sestavy
K tisku sestav je využíván formát pdf, tisk vyžaduje nainstalovaný Adobe Acrobat Reader (který
lze bezplatně stáhnout z uvedeného odkazu). Zjednodušené orientační náhledy na obrazovce jsou
vytvářeny ve formátu html a zcela graficky neodpovídají výslednému formátovanému tvaru v pdf.
K dispozici máte orientační náhledy a následný tisk sestavy odpovídající výkazu S 10-01 a
Přehledku předávaných dat.
Pro tvorbu sestavy výkazu S 10-01 nejdříve zvolíte IZO (sestava výkazu je agregovaná vždy z dat
všech předaných částí školy).
Pro Přehledku zvolíte IZO a číslo části a vytvoříte náhled.
6
Postup předávání dat z matrik VOŠ
(pracovní materiál verze 2.2)
Pro tisk sestav, klikněte na ikonu tiskárny v záhlaví sestavy (druhá ikona zleva) a řiďte se pokyny
pro možnosti tisku.
Na dotaz zda chcete stahovat nezabezpečené položky, odpovězte NE .
Pro výběr tisku jednotlivých stránek zadejte stránky od - do a potvrďte tisk tlačítkem OK. V menu
Adobe Acrobat Readeru zvolte ikonu tiskárny a tisk potvrďte OK.
7
Postup předávání dat z matrik VOŠ
VI.
(pracovní materiál verze 2.2)
Práce s daty
Po importu xml souborů máte možnost si předávaná data prohlédnout. V případě, že jsou
kontrolami zjištěny „podezřelé“ údaje, je nutné k těmto větám doplnit komentář.
Z této nabídky provádíte i závěrečný úkon – odeslání zpracovaných tabulek správnímu úřadu.
Vyberte soubor, který budete zpracovávat, a filtr pro výběr vět, které chcete mít k dispozici.
Na obrazovce se vám objeví řádky jednotlivých vět. Do stran se pohybujete pomocí vodorovného
posuvníku dole, na další stránky se dostanete pomocí čísel jednotlivých stránek. Můžete si zvolit,
podle které položky potřebujete mít věty setříděny (pomocí šipek v záhlaví pod názvem položky).
8
Postup předávání dat z matrik VOŠ
(pracovní materiál verze 2.2)
Ve volbě Práce s daty vybíráte z těchto možností:
1. Opravit komentář
2. Výběrová kritéria
3. Přesunout do ostrých tabulek
1.
Opravit komentář
Volba Opravit komentář umožňuje okomentovat podezřelý údaj nebo nesrovnalost, kterou odhalily
kontroly během zpracování dat, případně opravit už existující komentář nebo ho vymazat
(vymazání proběhne tak, že uložíte prázdný komentář dané věty).
2.
Výběrová kritéria
Vyberte soubor, který budete zpracovávat, a filtr pro výběr vět, které chcete mít k dispozici.
9
Postup předávání dat z matrik VOŠ
3.
(pracovní materiál verze 2.2)
Přesunout do ostrých tabulek
Vyberte soubor, který bude předán vašemu správnímu úřadu. Po zmáčknutí tlačítka Přesunout vám
už nebude odeslaný datový soubor k dispozici (soubor zmizí z nabídky uživatele). Sestavy vám
zůstávají stále k dispozici.
V případě školou dodatečně odhalené chyby či nutnosti opětovného předání dat z jiného důvodu,
musíte opakovat import dat a tvorbu sestav s opraveným nově importovaným souborem.
Odesláním dat do „ostrých tabulek“ má správní úřad k dispozici zpracované sestavy, po jejichž
kontrole buď předaná data akceptuje a potvrdí jejich předání do ostrých tabulek centrální databáze,
nebo sestavu neakceptuje a „vrátí“ ji s výhradami škole, která po opravě provede nový import
opravených dat.
Kontaktní adresa: [email protected]
10