Hromadná korespondence

Modul 2: MS WORD
9. Hromadná korespondence
Word umožňuje zjednodušit si práci v případě že potřebujeme rozeslat stejný dopis velkému
množství adresátů. Vytvoříme si vzor dopisu, který propojíme s adresářem. Word pak vytvoří
dokument s potřebným množstvím kopií dopisu, z nichž každá má jinou adresu příjemce, přesně
podle adresáře.
Využití aplikace Access
Funkce Hromadná korespondence předpokládá, že máme vytvořenu nějakou databázi adres. Za
tímto účelem můžeme použít adresář Outlook, pokud si v něm skutečně vyplňujeme veškeré
potřebné údaje. Adresář můžeme vytvořit také v Excelu nebo v Accessu. V našem případě zvolíme
Access.
Klepneme na tlačítko Start / Všechny programy / Microsoft Office / Access. Otevřeli jsme
program Access. V podokně úloh klepneme na volbu Vytvořit prázdnou databázi. Otevře se
dialogové okno, pojmenujeme databázi třeba jako Adresy a uložíme. Z nabídky v okně Access
vybereme Vytvořit tabulku vložením dat. Otevřeli jsme prázdnou tabulku. Dvojím kliknutím na
záhlaví sloupce označíme nadpis Pole1 a můžeme ho přejmenovat na Příjmení. Stejně tak
přejmenujeme další sloupce na Jméno, Ulice, Město a PSČ. Vložíme alespoň tři adresáty.
Protože se nám v adresáři v poli Oslovení budou neustále opakovat jen dvě hodnoty, vložíme
poslední sloupec Oslovení jako vyhledávácí. Z rolety si pak budeme moci vybrat jednu z hodnot.
Označíme poslední sloupec a z panelu nabídek zvolíme Vložit / Vyhledávácí sloupec. Otevře se
průvodce pro vytvoření vyhledávacího sloupce. Zvolíme možnost Hodnoty zadá uživatel a
stiskneme tlačítko Další. Na této kartě ponecháme hodnotu údaje Počet sloupců 1 a klepneme
kurzorem do buňky nabízeného sloupce. Vepíšeme text Vážený pane, do další buňky text Vážená
paní. Stiskneme tlačítko Další.
Na další kartě nazveme vyhledávácí sloupec Oslovení a stiskneme Dokončit. Sloupec se zařadil
před označený poslední sloupec. Abychom ho mohli tahem myši přetáhnout na konec tabulky,
musíme nejprve z panelu nabídek zvolit Formát / Uvolnit všechny sloupce. Nyní klepneme myší
na záhlaví sloupce, sloupec se označí a tahem myši jej můžeme přesunout na konec tabulky.
Tabulku uložíme pod názvem Adresy organizací.
Klepneme myší do pole Oslovení. Objeví se značka rolety, klepneme na ni. Z rolety zvolíme
odpovídající oslovení. Uložíme poslední změny a zavřeme program Access
1
Dopis
Nyní si vytvoříme vzor dopisu. Ve Wordu otevřeme nový dokument. Z panelu nabídek zvolíme
Nástroje / Dopisy a korespondence / Hromadná korespondence. V podokně úloh na pravé straně
obrazovky zvolíme typ dokumentu Dopisy a ve spodní části okna klepneme myší na Další. Opět
v podokně úloh vybereme Použít aktuální dokument a klepneme na Další. Pro zadání příjemce
vybereme Použít existující seznam a klepneme na Procházet. V dialogovém okně najdeme
v Dokumentech databázi Adresy (v adresáři, do kterého jsme si ji uložili) a stiskneme tlačítko
otevřít. V nabídce zvolíme tabulku Adresy organizací. V dialogovém okně Příjemci hromadné
korespondence stiskneme Vybrat vše a OK V podokně úloh se nyní objeví nápis Příjemci jsou
nyní vybráni z tohoto seznamu: [Adresy organizací] v adresy.mdb.
Klepneme na Další: vytvořit dopis. V dokumentu vytvoříme nejprve záhlaví firmy, např.
Administrativa s.r.o., zformátujeme např. na tučné písmo velikosti 20 b. Kurzorem zvolíme místo,
kde chceme mít v dopise adresu příjemce. V podokně úloh klepneme na Další položky. Postupně
zvolíme pole, která chceme do adresy vyplnit z databáze. (Klepneme na pole, stiskneme vložit.)
Nezapomene změnit pořadí při vkládání – nejprve Jméno, pak Příjmení, PSČ před Městem.
Stiskneme Zavřít a upravíme pole adresy (vložíme mezeru mezi Jméno a Příjmení, konec odstavce
za Příjmení atd.)
Z panelu nabídek zvolíme Vložit / Datum a čas a vybereme odpovídající formát pro datum.
Potvrdíme OK. Tento řádek zarovnáme doprava.
V podokně opět klepneme na Další položky a vložíme pole Oslovení. Zarovnáme doleva nebo do
bloku, za pole napíšeme čárku.
Napíšeme text dopisu podle potřeby a v podokně náhledů klepneme na Další. Nyní si můžeme
prohlédnout náhledy všech dopisů s vyplněnými adresami.
2
Modul 2: MS WORD
V podokně úloh klepneme na Upravit jednotlivé dopisy. Otevře se nový dokument se všemi
kopiemi dopisů. Tento dokument uložíme.
Pokračování:
 Kapitola 10: Tisk štítků
Kapitoly:
1. MS Word: Kde jej najdu, prostředí, panel nabídky, panel nástrojů
2. Psaní textu
3. Ukládání
4. Editace textu:
Pohyb kurzorem
Odstranění, vkládání, přepisování
Výběr textu
Kopírování textu
Vyjmutí a vložení textu, znaků
5. Formátování: Formátování písma
6. Formátování: Formátování odstavce
Odrážky a číslování
Oddíly
Sloupce
Ohraničení
Iniciála
Tabulátory
7. Tabulky
8. Textové pole
9. Hromadná korespondence
10. Tisk štítků
3