Základy práce s aplikací MS PowerPoint

Základy práce s aplikací MS PowerPoint
(verze MS PP 2003)
Mgr. Jana Chržová
Obsah
Připravujeme svou první prezentaci
Začínáme pracovat s prezentací
Prostředí MS PowerPoint
Režimy zobrazení
Vytváříme prezentaci – její strukturu a celkový vzhled
Práce se snímky
Práce s textem a vkládání objektů
Efekty počítačové prezentace
Animace
Navigace v prezentaci
Vkládání hypertextových odkazů
Finální nastavení a spuštění prezentace
Tisk
Pár slov na závěr
Strana 1 (celkem 61)
Připravujeme svou první prezentaci
Aplikaci MS PowerPoint můžeme směle označit za poměrně jednoduchý, zato efektivní
nástroj na vytváření nejrůznějších prezentací a pomůcek pro školení – od konzervativně
pojatých jednoduchých materiálů, kdy si při tvorbě vystačíme s hotovými šablonami po
rozsáhlé, animované, graficky propracované výtvory. Prezentace vytvořené v PowerPointu
jsou primárně určeny pro promítání na plátno, na monitoru počítače nebo pro zpřístupnění na
webu, ale samozřejmě je můžeme i tisknout.
Kdy konkrétně potřebujeme prezentaci? Takových situací je řada a zároveň účel prezentace
do značné míry určuje její pojetí . Nejčastějšími případy využití jsou např.:
prezentace výrobků / produktů
prezentace instituce, podniku, organizace
prezentace projektu, projektového záměru, projektových výsledků a produktů
prezentace průzkumů, výzkumů, různých šetření a jejich výsledků
jako pomůcka při školeních a přednáškách
MS PowerPoint (a jiné podobné aplikace např. OpenOffice.org, modul Impress) je
prezentační software, který umožňuje prezentace nejen vytvářet, ale samozřejmě je i
předvádět, a to různým způsobem:
1. promítání prezentace na monitoru počítače
2. promítání prezentace z počítače na plátno nebo zeď pomocí dataprojektoru
3. nátisk na fólie a jejich promítání na zpětném projektoru (co do využívání jsou fólie
a zpětný projektor poměrně na ústupu)
4. vystavení prezentace na internetu (OpenOffice Impress navíc umožňuje export
vytvořeného souboru do formátu PDF – o tom později)
5. výroba tištěných materiálů (byť často jako náhradní řešení za publikační / grafický
software), podkladových materiálů na konferencích, seminářích, školeních apod.
Je nutné si také uvědomit jednu věc : u bodů 1 – 3 bude s největší pravděpodobností
doprovázet promítání prezentace náš slovní doprovod. To, zda prezentace bude komentovaná
– promítána živě, nebo vytvořená za účelem prezentace na webu případně jako náhradní
řešení pro tvorbu propagačního (tištěného) materiálu, může do značné míry ovlivnit její
strukturu a „hutnost“ obsahu.
Než se pustíme do tvorby prezentace, musíme si předem vyjasnit další okruh otázek:
Co prezentujeme
Produkt, výrobek, naší organizaci, klub, dobrovolnou činnost, výsledky nějaké aktivity,
projektu, výzkumu. Těch témat může být mnoho, ale do značné míry nám naznačí, jak bude
naše prezentace pojatá a co bude obsahovat – text, grafy, tabulky, obrázky – co bude
převažovat, jaké další grafické / barevné prvky bude obsahovat.
Pro koho prezentaci připravujeme / publikum
Je prezentace určena pro formální akci (seminář, konference, prezentace pro zákazníky) nebo
přátelům, pro neformální prostředí? Podle toho patrně i uzpůsobíme různé grafické prvky a
jejich množství, animační prvky, prvky na případné odlehčení.
Strana 2 (celkem 61)
Čas k dispozici
Ve většině případů víme, jaký časový prostor pro svou prezentaci dostaneme k dispozici.
Tomu je nutné samozřejmě přizpůsobit rozsah prezentace – včetně našeho slovního
doprovodu.
Kde bude prezentace probíhat (místnost, technické vybavení, možnost přístupu na
internet)
Bude prezentace ve velké místnosti ? Bude v ní denní světlo ? V takovém případě bude
důležité volit kontrastnější řešení prezentace (větší písmo, světlé pozadí, černou / tmavou
barvu zvolených fontů) a nepřehánět to s obrázky / fotografiemi : při přesvícení místnosti totiž
mohou zanikat. Máte ve své prezentaci zvuk / zvukové stopy a chcete zvuk funkčně při
prezentaci využít ? Ověřte si, že vybavení, které budete mít k dispozici, toto umožňuje. Pokud
budete chtít dát do prezentace aktivní hyperlinky pro odkazy na internet a na internet také při
prezentaci „odbíhat“, je nutné si ověřit, že v přednáškové místnosti budete mít k dispozici
připojení.
Tip:
Ještě před akcí si ověřte, jaké vybavení budete mít k dispozici. Pokud budete používat
vybavení organizátora akce, přineste svou prezentaci na flash disku nebo CD – disketám se
zcela vyhněte: většina novějších notebooku totiž nemá disketovou mechaniku.
Další doporučení pro tvorbu prezentace
Text by měl být co nejstručněji, velkým písmem nejlépe bezpatkovým a zejména ne
příliš ozdobným
Proč ? Takový text může vypadat dobře na vašem počítači, ale buďte si jisti, že
v momentě, kdy prezentaci spustíte na jiném počítači, objeví se vám tam zcela něco jiného
a patrně se vám i atypicky budou zobrazovat písmena s diakritikou. Zároveň není dobré
používat v jedné prezentaci více typů fontů – upřímně řečeno, dva typy a dost je rozumné
doporučení.
Fonty (typy písma), se kterými nic nezkazíte:
o Bezpatkové písmo: Arial, Helvetica, Verdana
o Patkové písmo: Times New Roman, Courier
Zcela SE vyhneme fontům tohoto a podobného typu ! ☺
I když je máme v nabídce a tedy k dispozici, věřte, že vám při promítání z nich nic kloudného
nevyjde.
Vhodně zvolené barvy, spíše kontrastní - pozor nepřehánět to s barvami !
Prezentace a její ladění hodně vypovídá o osobnosti, vkusu i temperamentu toho, kdo
ji tvořil. Možná si stačí zapamatovat jednu zásadu – i zde platí, že méně je často více !
Obrázky dostatečně velké, barevné, jednoduché
Strana 3 (celkem 61)
Pokud budeme vkládat fotografie, měly by být v dostatečné kvalitě a v proporci k snímku
spíše větší. Při promítání na plátno nebo zeď odchází totiž ke zvětšení celého snímku a
v případě fotografie k jakémusi „naředění“ v důsledku roztažení obrazu na plátně nebo zdi.
Podle obsahu prezentace je možno vložit např. grafy, schémata, diagramy, tabulky
Lze využít animace a další prvky na oživení prezentace – ale s rozvahou
Prezentace by neměla být ani nudná ani přeplácaná (rozptylovat pozornost), s rozmyslem
nakládáme i s animačními prvky – je zcela v pořádku nastavit zajmavé přechody mezi
jednotlivými snímky, které prezentci při promítání vhodně oživí. Co se týká animací přímo na
jednotlivých snímcích, tam lze doporučit opatrnost – příliš mnoho animací totiž rozptyluje
pozornost a snadno se stane, že posluchači spíše sledují, co se děje na plátně, než jaký je
obsah toho, o čem prezentující hovoří.
Tip:
Pokud vytváříme podnikovou prezentaci, je velmi pravděpodobné, že budeme vycházet
z jednotné již hotové (podnikové) šablony – v takovém případě se věnujeme pouze tvorbě
obsahu prezentace.
Začínáme pracovat s prezentací
Prostředí MS PowerPoint
Práce s aplikací PowerPoint je co do navigace podobná práci v textovém editoru – nabídky /
menu jsou totožně řazeny jako např. u Word a obsahují obdobné možnosti.
Drobné rozdíly zde ale jsou:
Prezentace
Obrázek 1Horní lišta menu MS PowerPoint
Tabulka
Obrázek 2Horní lišta menu MS Word
Horní lišta – stejně jako u MS Word – začíná nabídkou Soubor a Úpravy. Do značné míry zde
nalezneme stejné funkce, jako ve zmíněném Wordu. Stejně tak ikonky pod hlavní nabídkovou
lištou jsou totožné s tím, co známe z jiných aplikací společnosti Microsoft. Větší rozdíly
začínají nabídkou Zobrazit, kde jsou funkce typické právě pro prezentační aplikaci.
Strana 4 (celkem 61)
Vzhledem k tomu, že s PowerPointem potřebujeme hned po otevření pracovat, začneme právě
s nabídkou Zobrazit – ta nám umožňuje novou i existující prezentaci zobrazovat v různých
režimech.
Režimy zobrazení
Při práci s PowerPointem se setkáme s několika režimy zobrazení. Nejčastěji využívané jsou
tyto:
Editační zobrazení („Normální“)
Tedy zobrazení, které mám umožňuje prezentaci vytvářet a dále upravovat.
Obrázek 3
Řazení snímků
Tento typ zobrazení je vhodný pro rychlou a přehlednou manipulaci se snímky
(přemisťování snímků, označování skrytých snímků, spouštění animací v náhledech
apod.)
Strana 5 (celkem 61)
Obrázek 4
Přehrávání prezentace v promítacím režimu: nabídka Prezentace – Spustit prezentaci
(F 5).
Zobrazení Předloha
Předloha je řídící snímek, který určuje vzhled všech snímků v jedné prezentaci. Cokoliv
v předloze změníte, změní se najednou i v celé prezentaci.
Předloha - Podklad
Toto zobrazení se využívá zejména pokud chceme definovat formu tisku prezentace (počet
snímků na stránku).
Tip:
Pokud potřebujete pro účastníky vaší prezentace celý materiál vytisknout, dávejte na jednu
tiskovou stránku maximálně 2 - 3 snímky. Větší počet už je totiž prakticky i fakticky
nečitelný.
Strana 6 (celkem 61)
Obrázek 5
Předloha – Snímek
Zde si můžete nadefinovat vlastní styly předlohy textu (typ písma, velikost), vložit do záhlaví
/ zápatí žádoucí informace, např. číslování snímků atd.
Obrázek 6
Režimy zobrazení měníme přes nabídku Zobrazit. Rychlé přepínání mezi základními
režimy (normální zobrazení – řazení snímků – prezentace z aktuálního snímku) je možné
provést i přes trojici ikonek v levém rohu dole.
Strana 7 (celkem 61)
Obrázek 7
Záhlaví - zápatí
Pro jednotlivé snímky i celou prezentaci si můžeme navolit jednotné záhlaví a zápatí. Pro
vyvoláno této funkce opět použijeme nabídku Zobrazit a v otevřené roletce přejdeme na
tlačítko Záhlaví a zápatí . Zobrazí se nám dialogové okno, do kterého zadáme potřebné údaje
(text do zápatí, čísla stránek/snímků apod.)
Obrázek 8
Strana 8 (celkem 61)
Vytváříme prezentaci – její strukturu a celkový vzhled
Prezentaci lze vytvořit jedním z těchto způsobů:
Na základě prázdné prezentace
To samozřejmě předpokládá, že jsme s aplikací PowerPoint důvěrně seznámeni a jsme
schopni rychle a pohodlně tvořit vlastní prezentaci od začátku až do konce krok za krokem. I
tak ale samozřejmě máme po ruce nástroje, které nám umožní rychle prezentaci upravovat /
pozměňovat.
V momentě, kdy zvolíme povel vytvořit nový soubor, objeví se na pravé straně panel s
nabídkami vytvořit prezentaci :
ze šablony návrhu
ze stručného průvodce
z existující prezentace
ze šablon, které jsou k dispozici na internetu
Obrázek 9
Pozn. Starší verze PowerPointu se budou v nabídce vizuálně lišit a zejména u starších verzí
(MS PP 95, 97) bude odlišné i ovládání, ale rozdíl není až tak dramatický.
Podívejme se teď podrobně na jednotlivé možnosti. Pro nový návrh PowerPointové
prezentace (lze v průběhu práce měnit !) a nabídky rozložení snímku, návrhu snímku apod.
stiskneme tlačítko Návrh.
Návrh
Obrázek 10
Strana 9 (celkem 61)
Rozbalí se pravý sloupec s nabídkou NÁVRH SNÍMKU – Šablony návrhů. Další možnosti
– funkce, s kterými často pracujeme, jsou tyto:
ROZLOŽENÍ SNÍMKU
NÁVRH SNÍMKU – barevná schémata
NÁVRH SNÍMKU – animační schémata
PŘECHOD SNÍMKU
Strana 10 (celkem 61)
Základní pomůcky
Návrh snímku
Obrázek 11
Strana 11 (celkem 61)
Rozložení snímku
Barevná schémata
Animační schémata
Přechod snímku
Obrázek 12
Práce se snímky
Máme tedy spuštěný PowerPoint, otevřeli jsme nový soubor, máme patrně před sebou i první
prázdný snímek, ale samozřejmě to je jen začátek. Na rozdíl od Wordu, kdy další stránky
vznikají tak, jak postupně píšeme, v PowerPointu musíme další snímky (=stránky) vkládat a
jednotlivě (případně v označených blocích) je i odstraňovat.
Vložení nového snímku probíhá:
klávesovou zkratkou CTRL + M
přes nabídku hodní lišty Vložit - Nový snímek
přes tlačítko Nový snímek
Vložit
Strana 12 (celkem 61)
Obrázek 13
Odstranění nebo skrytí snímku:
Snímky lze odstraňovat v režimu Řazení snímků nebo Zobrazení osnovy: klikneme si na
snímek určený k odstranění, pravým tlačítkem myši vyvoláme nabídku a zvolíme povel
Odstranit snímek, nebo jednoduše použijeme klávesu Delete, či zvolíme na horní liště
pomocí nabídky Úpravy možnost Odstranit snímek. Kromě jednotlivých snímků lze snímky
odstranit i v označeném bloku. Nejlépe se nám bude pracovat buď s levým sloupcem (viz
obrázek dole) nebo v zobrazovacím režimu Řazení snímků.
Nabídka vyvolaná přes pravé tlačítko myši:
Odstranit snímek
Skrýt snímek
Obrázek 14
Nabídka vyvolaná přes pravé tlačítko myši – odstranění více snímků označených v bloku:
Strana 13 (celkem 61)
Výběr 4 snímků v bloku
Odstranit snímek
Obrázek 15
Je také možné snímek v prezentaci ponechat a označit jako skrytý, což způsobí, že se takto
označený snímek nebude při prezentaci spouštět (nabídka na horní liště Prezentace - Skrýt
snímek). Snímky lze skrýt jednotlivě i vybrané v bloku.
Skrytí vybraného snímku přes nabídku z Prezentace – Skrýt snímek.
Snímek označený ke
skrytí
Obrázek 16
Změna pořadí snímku
Strana 14 (celkem 61)
Prezentace Skrýt snímek
Snímky lze mezi sebou přesouvat. Jejich pořadí lze měnit v režimu Řazení snímků nebo
Osnova. Snímek, který chceme přemístit uchopíme myší a táhneme na požadované místo.
Pokud máme v zápatí zadané číslování snímků nebo pokud máme snímky provázané
hyperlinky kvůli snazšímu pohybu – „přeskakování“ (o tom později), číslování i hyperlinky se
při přemístění snímků automaticky zaktualizují, takže nedojde k narušení číslování / vazeb.
Kopírování snímku – duplikát snímku
Bez ohledu na použité šablony někdy vyvstane potřeba pořídit následující snímek v naprosto
stejné struktuře jako snímek předchozí (k této situaci dochází když potřebujeme vybočit
z jednotné šablony a v odlišné struktuře vytvořit několik dalších snímků). K tomuto účelu
můžeme použít funkci Duplikát snímku, k níž se dostaneme přes nabídku Vložit. Další cesta
je přes Úpravy - Duplikovat a nebo prostě použijeme klávesovou zkratku CTRL + D.
Rozložení snímku
Rozložením určujeme, jaké typy objektů se na snímku budou vyskytovat (text, obrázky, grafy,
diagramy, tabulky atp.). Obecně platí, že nový PowerPointový soubor nabídne první snímek
v rozložení Úvodní snímek a každý další vložený snímek se nám zobrazí v rozložení Nadpis a
text. Podle konkrétní potřeby můžeme rozložení měnit a můžeme k tomu účelu dobře využít
šablon v nabídce pravého sloupce Návrh – Rozložení snímku (dostaneme se k ní také přes
horní lištu – nabídku Formát).
Velikost / formát snímku
Je dobré vědět, že snímky v PowerPointu lze nastavovat podobně jako ve Wordu stránky, a to
přes nabídku Soubor – Vzhled stránky. Této funkce ale nepoužívejte pro prezentaci určenou
k promítání přes počítač: PowerPoint je totiž automaticky nastaven tak, abyste vzniklé snímky
měli rovnou v požadovaném formátu pro promítání a manipulace tedy není ani nutná ani
žádoucí. Úpravy velikosti ale využijete v momentě, kdy budete potřebovat snímky
naformátovat pro fólie, případně pro nějaké tiskové výstupy.
Dialogové okno změny velikosti:
Obrázek 17
Barevná schémata a obrázky na pozadí snímků
Lze využít přednastavených šablon návrhu či konkrétních barevných schémat, je také možné
barvu pozadí vlastnoručně nastavit. Nabídka Formát nabízí položku Pozadí, kterou je možné
Strana 15 (celkem 61)
vyvolat i pomocí pravého tlačítka myši na pozadí daného snímku. Jinak viz – pravý sloupec /
Návrh Návrh snímku – Barevná schémata.
Dialogové okno Pozadí umožňuje výběr tzv. vzhledů výplně – je tedy možné aplikovat na
pozadí barevné přechody, vzorkovanou výplň, popřípadě umístit na pozadí snímku vlastní
obrázek. Pozadí je možné navrhovat jak pro jednotlivé snímky (tlačítko Použít), tak i pro
celou prezentaci (tlačítko Použít u všech).
Tip:
Obrázek na pozadí: pozor s prezentacemi určenými k promítání – pokud použijete na pozadí
snímku např. fotografii, efekt při promítání na zeď / plátno nebude příliš dobrý, zejména
pokud se bude prezentace promítat v místnosti s denní světlem. Pokud bude přes takový
obrázek text, písmo musí být vůči pozadí kontrastní a dostatečně velké, jinak bude
prezentace špatně čitelná.
Formát –
Pozadí
Obrázek 18 Barevná schémata a dialogové okno Pozadí
Přechod mezi snímky
K této funkci máme v zásadě dvojí přístup – jednak přes nabídku Prezentace – Přechod
snímku, nebo rovou přes pravý sloupec přes tlačítko Návrh Návrh snímku Přechod
snímku. Další možností je samozřejmě vyvolání nabídky pravým lačítkem myši. Díky této
funkci můžeme zvolit v rámci prezentace efektní přechody na další snímky a celkově tak
prezentaci oživit, a to i bez použití animací.
Strana 16 (celkem 61)
Prezentace –
Přechod snímku
Obrázek 19
U přechodu snímku natavujeme několik parametrů. Jednak samotný přechod – mezi volbami
se samozřejmě rozhodujeme na základě vlastní preference. Druhým krokem bude nastavení
rychlosti přechodu. Lze doporučit rychlost pomalou nebo střední, rychlý přechod při
promítání „trhá” oči a není tedy zrovna nejvhodnější. U přechodu lze nastavit doprovodný
zvuk, ale to má význam prakticky jen při předvádění prezentace na monitoru počítače.
Při definování přechodu snímků je také důležité nastavit jakým způsobem se přechod
uskuteční: zda při klepnutí myši nebo automaticky v určitém časovém úseku. Pro promítání
prezentace při živém vystoupení je automatické přehrávání naprosto nevhodné – přednášející
by musel mít naprosto přesně odměřen čas, který potřebuje k slovnímu doprovodu, přičemž
by v průběhu prezenace nesměl nastat žádný rušivý moment – což je nepravděpodobné. Je
proto vhodné nastavit snímky pro přechod při klepnutí myši. Jiná situace je samozřejmě pro
předvádění prezentace v počítači (nebo na internetu) bez slovního doprovodu – tam je možné
nastavit automatické přechody.
Přechody si můžeme cvičně přehrát a zvolené nastavení pak potvrdit tlačítkem Použít u
všech snímků.
Další viz kapitolka Finální nastavení a spuštění prezentace.
Práce s textem a vkládání objektů
Textové pole
Pro práci s textem v PowerPointu je nutné mít nejprve vytvořená textová pole, do kterých se
text vpisuje nebo kopíruje. Textové pole vytváříme z nabídky Vložit - Textové pole nebo
pomocí tlačítka Textové pole, jež je součástí panelu nástrojů Kreslení umístěném většinou
dole na spodní liště. Poté, co stiskneme tlačítko Textové pole, klikneme na vybrané místo na
snímku a zde se nám objeví rámeček textového pole.
Strana 17 (celkem 61)
Uchycením okraje / rámečku a tažením myší se určí přesné umístění a šířka textového pole,
do něhož lze přímo psát. Pokud chceme změnit umístění textového pole, je nutné jej označit,
uchopit za hranu a tažením myší přesunout na novou pozici. Pokud táhneme za roh textového
pole, rámeček se proporčně zvětší.
Obrázek 20
Vložené textovým polem lze také otáčet – stačí uchopit “kotvičku” textového pole (zelená
“páčka”) a pootočit jí podle potřeby. Když kotvičku v žádané poloze pustíme, textové pole
zůstane zvoleným způsobem pootočené.
Strana 18 (celkem 61)
Obrázek 21
Chceme-li vložit do snímku nové textové pole, je vhodné po klepnutí na snímek do malého
textového pole napsat alespoň jedno písmeno – v momentě, kdy to neuděláme a klepneme
myší na jakékoliv místo mimo textové pole, toto prázdné textové pole jakoby zmizí.
Skutečností ale je, že na snímku zůstalo a buď se k němu odhadem “proklepeme” a nebo –
což je častější případ – vložíme nové textové pole. Když to takto párkrát zopakujeme, může se
stát, že bude snímek zahlcen prázdnými textovými poli, které se budou objevovat v
nevhodnou dobu a budou nám v podstatě překážet. V praxi pak takový prázdný snímek s
prázdnými textovými poli může ve skutečnosti skrývat toto:
Strana 19 (celkem 61)
Obrázek 22
Chceme-li textové pole odstranit (ať prázdné nebo naplněné obsahem) stačí klepnou myší na
okraj pole a zmáčknout klávesu Delete.
Pokud se nechceme trápit s vkládáním textových polí a zároveň chceme mít jistotu, že každý
snímek bude mít vhodnou strukturu, s přesně definovanými odstupy s jednotně zarovnanými
textovými poli (tedy bloky textů), je vhodné použít nabídku v Návrhu – Rozložení snímku a
vybrat předdefinovanou strukturu, která bude našim potřebám vyhovovat. Navíc se nám podle
zvolené struktury přímo v snímku objeví informace o tom, co do snímku v dané volbě
můžeme vkládat.
Předdefinovaná struktura – nabídka Rozložení snímku:
Strana 20 (celkem 61)
Obrázek 23
Použití:
Obrázek 24
Strana 21 (celkem 61)
Formátování textového pole
Když poklepeme na rámeček textového pole, objeví se dialogové okno pro Formát
automatického tvaru nebo Formát textového pole. Zde můžeme nastavit rámeček daného
textového pole – jeho styl, tloušťku čáry, barvu, dále můžeme nastavit výplň pole, případně
nastavení průhlednosti výplně textového pole.
Obrázek 25
K dialogovému oknu se také dostaneme přes horní lištu nabídku Formát – v ní vybereme
tlačítko Zástupný symbol – opět se nám objeví výše uvedené dialogové okno, tentokrát pod
názvem Formát zástupného symbolu (nedejte se mýlit – nabízí totožné funkce s Formátem
textového pole…).
Když potřebujeme textové pole posunout - přemístit, chytneme za rámeček a posouváme
celým textovým polem podle potřeby: tam, kde tlačítko myši „pustíme”, zůstane textové pole
umístěné i s obsahem.
Strana 22 (celkem 61)
Obrázek 26
Práce s textem
Samotná práce s textem uvnitř textového pole a formátování textu je velmi podobné tomu, jak
pracujeme např. ve Wordu. Musíme si akorát uvědomit, že písmena na snímku volíme větší
tak, aby při promítání byl text na plátně čitelný.
Zároveň si při psaní do textového pole všimneme, že se text většinou píše s odrážkami. Je to
proto, že většina prezentací nepracuje s celými větami / bloky textů, ale s body. Ostatně –
prezentace často slouží přednášejícímu jako poznámkový aparát – vodítko pro plynulost
přednášky. Účastníkům přednášky pak body slouží jako výčet klíčových informací k
zapamatování, případně jako jakási osnova nebo zdůraznění vybraných částí přednášky.
Strana 23 (celkem 61)
Obrázek 27
S fonty (velikostí, barevností ad.), odrážkami pracujeme stejně jako ve Wordu, až na to, že v
PowerPointu přeci jen potřebujeme poněkud více trpělivosti a zručnosti.
Textová pole lze vzájemně překrývat. Je možné, že budeme potřebovat vepsat do prázdného
místa v částečně zaplněném textovém poli další text. Rozhodně bychom se neměli snažit vše
vepsat do jednoho textového pole, protože budeme mít problém vše správně naformátovat. Je
daleko vhodnější vložit další textové pole a do něj dodatkový text vepsat. Např. takto:
Strana 24 (celkem 61)
Obrázek 28
Navíc takto vložené pole (nebo každé z polí) můžeme dále formátovat, rámovat, vybarvovat –
prostě danou část snímku vhodně zvýraznit.
Vkládání objektů
Kromě textových polí můžeme do snímků vkládat obrázky, grafy, tabulky, diagramy, zvukové
stopy, videosekvence. Pracujeme přes nabídku Vložit - a odtud pokračujeme na potřebnou
položku (Obrázek, Diagram, Graf, Tabulka atd.). Můžeme také snadno vkládat
předvytvořené objekty, např. jako nadpisy ve WordArtu (nabídka Vložit – Obrázek –
WordArt) : viz příklad výše.
Automatické tvary, jsou dalšími často vkládanými objekty: jejich součástí jsou např. šipky,
prvky pro vývojové diagramy, popisky, tlačítka ad. Automatické tvary lze používat z panelu
nástrojů Kreslení, kde příslušný tvar označíme a poklepem myší vkreslíme do místa, kde
má být umístěn, tahem myši lze měnit jeho tvar, umístění, pozici i velikost.
Strana 25 (celkem 61)
Obrázek 29
Při poklepu na vložený objekt se objeví jednak obrysové body, kterými můžeme objekt
protahovat, rozšiřovat nebo jinak deformovat (k tomu slouží žluté body), dále zde také
nalezneme zelený bod / „kotvičku“, se kterou lze objekt otáčet / rotovat.
Strana 26 (celkem 61)
Obrázek 30
Při dalším poklepu přímo na objekt se objeví okno Formátu automatického tvaru, v němž
lze měnit další parametry, jako např. barvu, tlušťku čáry – rámečku automatického tvaru, jeho
barvu, strukturu atd.
Výplň
Obrázek 31
Strana 27 (celkem 61)
Čára
Pro odstranění vloženého automatického tvaru stačí tento objekt označit a smazat pomocí
klávesy Delete.
Dalším vděčným objektem ke vkládání jsou organizační diagramy. Vkládáme je opět přes
nabídku Vložit a dále buď pokračujeme přes Obrázek – Organizační diagram, nebo přes
položku Diagram, která umožňuje vložit objekty tohoto typu. S těmito objekty lze dále
pracovat, upravovat je a vepisovat text (poklepem na zvolenou oblast se objeví textové pole a
opět přes panel Formát automatického tvaru můžeme jednotlivá textová pole upravovat – ať
již jejich výplň nebo styl a barvu orámování).
ČSŽ
KRAJ
KRAJ
KRAJ
KRAJ
KRAJ
Okres
Okres
Okres
Okres
Okres
Obrázky vkládáme opět přes horní lištu - nabídku Vložit - Obrázek. Podstatná informace je,
že s vloženým obrázkem můžeme také pracovat, poklepem na obrázek můžeme měnit jeho
velikost, tahem myši jej přesouvat, případně nechat překrývat více obrázků. Můžeme ale také
obrázky přenést „dozadu“ za text . Poklepeme na obrázek pravým tlačítkem myši a z nabídky
zvolíme Pořadí – Přenést dozadu ad.
Strana 28 (celkem 61)
Obrázek 32
Do snímků lze také vkládat objekty jako zvukové stopy, videosekvence, animované GIFy
atd. Zvuk lze přiřadit i přechodu snímku - při přechodu mezi snímky je možné nechat přehrát
zvuk, který upoutá pozornost posluchače na další snímek – s tím ale opatrně, protože tento
prvek může působit rušivě a tak jako tak bude slyšet pouze pokud máme v sále k dispozici
odpovídající vybavení.
Zvuk / video lze vložit přes nabídku Vložit - Video a zvuky, přičemž si můžeme vybrat mezi
předdefinovanými objekty (z Galerií médií) a vlastními soubory.
Efekty počítačové prezentace
Animace
Animace v PowerPointu je vděčné téma – animovat, nebo spíše „rozpohybovat” - můžeme
prakticky všechno (textová pole a jejich obsah: nadpisy, texty; obrázky a další vložené
objekty), animace jednotlivých objektů můžeme navíc celkem snadno řetězit, ale i zde platí,
že méně je více a ani s animacemi se to nemá přehánět. Velmi snadno se pak stane, že při
prezentaci posluchač spíš sleduje, co se bude dít na plátně než aby věnoval pozornost
vlastnímu obsahu prezentace. Navíc příliš mnoho animace může unavovat, a to zejména
pokud je pohyb animovaných částí příliš rychlý a trhaný.
Pokud chceme mít v celé prezentaci jednotný styl animace částí snímků, je vhodné využít
hotových animačních schémat, které získáme buď z nabídky horní lišty Prezentace –
Schémata animace nebo rovnou z nabídky pravého sloupce Návrh snímku – Animační
Strana 29 (celkem 61)
schémata. Objeví se nám pestrá nabídka hotových animací, které můžeme otestovat (pro
bezprostřední přehrání ukázek je nutné mít zaškrtnuté políčko Automatucký náhled ) a
pokud se rozhodneme jedno ze schémat použít u celé prezentace, stačí výběr označit a
stisknout tlačítko Použít u všech snímků.
Animační
schémata
Použít u všech snímků
Vlastní animace jednotlivých objektů a textů
Vložené a označené objekty (nebo část textu či nadpis) v jednotlivých snímcích lze
individuálně
Automatickýanimovat
náhled přes nabídku Návrh snímku - Vlastní animace. V momentě, kdy je
objekt / text označen pro animaci, v pravém sloupci nabídky Vlastní animace se nám
zaktivuje tlačítko Přidat efekt. Když klikneme na roletku, rozbalí se nám nabídka se 4 typy
animací – pro zahájení, zdůraznění, ukončení a pak vlastnoručně nsatavitelné tzv. Cesty
pohybu. Je na nás, jaké typy efektů si zvolíme a jak je zřetězíme a navážeme.
a) Počátek
Obrázek 33
b) Zdůraznění
Strana 30 (celkem 61)
Obrázek 34
c) Konec
Obrázek 35
d) Cesty pohybu
Strana 31 (celkem 61)
Obrázek 36
Jak již bylo řečeno, lze kombinovat / řetězit i několik efektů, a na závěr je také ještě možné
následnost animací pozměnit. K tomu nám slouží šipky - tlačítka u příkazu Znovu uspořádat,
viz dolní část pravého sloupce Vlastní animace.
Znovu uspořádat –
posunout efekt nahoru
/ posunout efekt dolů
Obrázek 37
Jednotlivé efekty lze většinou ještě dále upravit. Můžeme je změnit přes tlačítko Změnit a
můžeme dále nastavit způsob spouštění (při klepnutí myší, automaticky s předchozím nebo
po předchozím efektu), směr pohybu, řez nebo velikost písma u textové animace, rychlost
efektu. Vybraný typ animace můžeme také přes tlačítko Odebrat vyjmout / zrušit. Co se týká
Strana 32 (celkem 61)
rychlosti, lze doporučit pohyb pomalý až středně rychlý – větší rychlost bude působit spíše
rušivě.
U spouštění animace z vlastní zkušenosti doporučuji nastavit automatické spouštění s
předchozím efektem nebo po předchozím efektu a vyhnout se spouštění poklepem levého
tlačítka myši (nebo klávesy Enter) : pokud totiž máme ve snímcích více animací, nebudeme
si patrně přesně pamatovat, kdy máme klepnout myší kvůli přehrání určitého efektu a kdy už
“klepeme” kvůli přejití na následující snímek.
Obrázek 38
Navigace v prezentaci
Vkládání hypertextových odkazů
Do jednotlivých snímků lze vkládat navigační tlačítka. K nim se dostaneme přes nabídku
Prezentace - Tlačítka akcí (případně z nabídky Kreslení – Automatické tvary). Vhodné
tlačítko vybereme z nabídky poklepem a vložíme na vybrané místo ve snímku. S vložením
symbolu se zároveň otevře dialogové okno pro zvolení vhodné akce.
Např. symbol „domů“ pro zvolení návratu na samotný začátek prezentace:
Strana 33 (celkem 61)
Přejít na cíl hypertextového odkazu
– První snímek
Obrázek 39
Odkaz na jiné místo v prezentaci / jiný snímek, lze vytvořit i vložením hypertextového
odkazu do jiného typu grafického objektu (obrázku) nebo prostě do textu. Obrázek nebo
zvolenou část textu označíme / označíme do bloku, přejdeme na horní panel, nabídku Vložit a
po rozbalení menu zvolíme povel hypertextový odkaz (klávesová zkratka Ctrl + K). Objeví se
nám dialogové okno, kde určíme, zda chceme vepsat URL pro odkaz na internet, nebo zda
označíme nabídku Místo v tomto dokumentu – a zadáme v tom případě vhodné číslo snímku,
na který chceme odkazem navigaci směřovat). Příklad:
Přechod na jiný snímek
Strana 34 (celkem 61)
Obrázek 40
Přechod na webovou stránku:
Strana 35 (celkem 61)
Obrázek 41
Tip:
Pozor – odkaz je aktivní (funkční) pouze v promítacím režimu, nikoliv v režimu editačním.
Pokud umístíme do snímku odkaz na jiný snímek v prezentaci, je samozřejmě nanejvýš
vhodné do cílového snímku vložit zpětný odkaz tak, abychom se bez potíží vrátili na původní
místo prezentace. Dá se říci, že zde platí podobná pravidla jako pro navigaci na webových
stránkách.
O dalších možnostech navigace v prezentaci si řekneme dále.
Finální nastavení a spuštění prezentace
Časování prezentace
Prezentaci lze ovládat ručně nebo je možné ji přehrát automaticky. Pro automatické
přehrávání prezentace je nutno vytvořit časový plán, který zajistí zobrazení snímku / jeho
částí v předem stanovených intervalech. Při takovémto zobrazení je ale nutné si uvědomit,
kolik času budeme pro prezentaci daného snímku opravdu potřebovat. Vlastní prezentaci je
Strana 36 (celkem 61)
tedy nutné si připravit a vyzkoušet. Pro nastavení přejdeme na horní lištu – nabídku
Prezentace – Nastavení prezentace. Pro odzkoušení časování přejdeme na nabídku
Prezentace – Vyzkoušet časování.
Obrázek 42
Dialogové okno pro nastavení prezentace:
Obrázek 43
Pokud prezentaci ovládáme ručně, obvykle používáme klávesy Page Up pro přechod na
předchozí snímek a Page Down pro přechod na snímek následující (pro pohyb na další snímek
můžeme použít i klávesu Enter nebo levé lačítko myši).
Ovládat pohyb v prezentaci lze i pomocí myši, pokud si v promítacím režimu (F 5) u snímku
vyvoláme pravým tlačítkem myši kontextovou nabídku a v ní vybereme Další nebo
Předchozí, případně přechod na konkrétní snímek či návrat na naposledy zobrazený snímek.
Strana 37 (celkem 61)
Tlačítka:
Další
Předchozí
Naposledy zobrazený
Přejít na snímek
Obrázek 44
Funkce Možnosti ukazatele
V promítacím režimu lze využít další zajímavé funkce, a tou jsou Možnosti ukazatele.
Můžeme zde pro konkrétní potřebu přepnout kurzor na pero, popisovač nebo zvýrazňovač a
na promítaném snímku psát, zvýrazňovat vybraný text apod. K této funkci se opět dostaneme
přes pravé tlačítko myši:
Obrázek 45
Kurzor tedy můžeme používat jako pero / popisovač / zvýrazňovač, přičemž plynule můžeme
přecházet ze snímku na snímek. V momentě, kdy stiskneme klávesu Esc pro vyskočení z
prezentace nebo při ukončení prezentace se nám objeví dialogové okno s dotazem, zda
chceme ponechat rukopisné poznámky či nikoliv. Je samozřejmě na nás, jakou variantu
zvolíme ☺.
Strana 38 (celkem 61)
Obrázek 46
Spuštění prezentace
Jak jsme si již v průběhu několikrát řekli, hotovou prezentaci spustíme těmito způsoby:
•
•
Přes nabídku Prezentace - Spustit prezentaci
Klávesou F5
PowerPoint umožňuje automatické spuštění prezentace již při jejím otevření: pro takový účel
prezentaci uložíme jako soubor typu .PPS (Soubor - Uložit jako – vybrat: Předvádění
PowerPoint ). Pokud takovouto prezentaci otevřeme, automaticky se spustí v prezentačním
režimu.
Tip:
OpenOffice.org (alternativní kancelářský balík) a jeho modul Impress (obdoba PowerPointu)
umožňuje navíc export do formátu PDF. K této funkci se dostaneme přes nabídku Soubor.
Pokud máte ve svém počítači tento
kancelářský balík nainstalován, můžete v
něm bez problému PowerPointovou
prezentaci otevřít i upravovat. V mnoha
ohledech má OpenOffice.org analogické
funkce k MS Office a je jeho levnou
(=zdarma) a velmi efektivní alternativou.
Tento kancelářský balík získáme např. v
knihkupectvích, kde se prodává počítačová
literatura, jako přílohu manuálu / publikace
OpenOffice.org (tedy za cenu knihy), nebo si
jej zdarma můžeme stáhnout z adresy:
http://www.openoffice.cz/
Obrázek 47
Strana 39 (celkem 61)
Tisk prezentace
Panel pro tisk vybereme buď z nabídky Soubor nebo za pomoci klávesové zkratky Ctrl + P.
Lze vytisknout celou prezentaci nebo jednotlivé / vybrané snímky, určujeme si zde počet
kopií / kolikrát chceme prezentaci vytisknout a zda požadujeme při tisku kompletaci.
Panel Tisk umožňuje také další nastavení. Pokud chceme např. vytisknout prezentaci pro
účastníky např. semináře tak, aby bylo možné do ní vepisovat poznámky, zvolíme příkaz
Vytisknout - Podklady + Počet snímků na stránku. Před samotným tiskem se na zvolenou
volbu můžeme podívat přes nabídku Náhled, v níž můžeme zadání ještě dále upřesnit.
Obrázek 48
Pár poznámek na konec
Prezentace je hotová – před dokončením provedeme revizi / kontrolu textu, snímků, jejich
uspořádání, do textu (i k obrázkům / objektům) můžeme ještě případně vložit hypertextové
odkazy (zejm. pokud budeme mít při prezentaci přístup na internet).
Provedeme finální úpravu vzhledu a pokud jsme tak ještě neučinili, přes Návrh (pravý
sloupec) zvolíme Přechod snímku k nastavení pohybu jednotlivých snímků při spuštění
samotné prezentace, rychlost přechodu snímků apod. Je vhodné si vlastní prezentaci ještě
několikrát přehrát v promítacím režimu a prověřit, zda vše máme opravdu nastaveno tak, jak
chceme.
Strana 40 (celkem 61)
Tip na závěr
Vlastní pojetí prezentace bude odrážet téma a účel, pro který prezentaci tvoříme. Délka
prezentace je odvislá od množství prezentovaného materiálu, lze ale doporučit alespoň tuto
základní obecnou strukturu:
Titulní snímek
• Název / téma prezentace
• Podtitul / účel, pro který je vytvořena (např. název akce, semináře)
• Autor (může být alternativně na posledním snímku)
Stručné shrnutí tématu (1 – 3 snímky)
Detailní informace (x snímků podle rozsahu prezentace – vlastní informace, data, grafy
apod.)
Závěrečný snímek:
Pokud se jedná o živou prezentaci:
„Děkuji za pozornost“ … jméno autora, kontaktní údaje
Pokud se jedná o prezentaci pro web, pro individuální prezentaci na počítači:
Kde nás najdete, kontaktní údaje
Mgr. Jana Chržová
Český helsinský výbor
Listopad 2007
Strana 41 (celkem 61)
MS Outlook 2003
Mgr. Gabriela Karczubová
K čemu je MS Outlook?
MS Outlook je nástroj pro organizaci pracovního času, komunikaci pomocí elektronické pošty
a správu kontaktů.
Kde Outlook najdeme?
Pokud jste nenašli ikonu zástupce Outlooku na pracovní ploše, najdete ji v nabídce Start.
Kurzorem myši najeďte na zelené tlačítko Start v levém dolním rohu plochy a klikněte na něj
jednou levým tlačítkem myši. V levém sloupci najdete žlutou ikonu s hodinami a nápisem Email. Jedním kliknutím na tuto ikonu otevřete MS Outlook.
Obrázek 49
Pokud není ani zde, najdete ji v nabídce Všechny programy / Microsoft Office / Microsoft
Office Outlook 2003.
Obrázek 50
Prostředí MS Outlook
Po otevření nám Outlook nabídne pohled na naše Osobní složky. Ti, kteří již mají v Outlooku
nějaké záznamy v Kalendáři či v Úkolech a dostali nějakou poštu, si mohou přečíst, co
všechno mají dnes vyřídit.
V levém sloupci s nápisem Pošta jsou zobrazeny nejprve naše Oblíbené složky (ty se
naučíme upravit podle naší potřeby) a pod nimi Všechny poštovní složky. Tedy především
Doručená pošta, Odeslaná pošta, Odstraněná pošta a další složky. Pokud je před složkou
znaménko plus, znamená to, že uvnitř jsou ještě další složky, této složce podřazené.
Kliknutím na znaménko se „strom“ těchto složek rozvine a znaménko se změní na mínus.
Opětovným kliknutím se složky opět „sbalí“.
Složky, ve kterých jsou nepřečtené e-maily, jsou zvýrazněny tučně. Složky, ve kterých jsou
nové e-maily mají za názvem číslo určující počet těchto nových zpráv.
Strana 42 (celkem 61)
V levém dolním rohu vidíme čtyři panely pro přepínání mezi službami Outlooku:
Pošta
Kalendář
Kontakty
Úkoly
V neposlední řadě se nezapomeneme podívat na hlavní lištu okna s ovládacími tlačítky, panel
nabídky a panel nástrojů, tak jak je již známe z MS Word a MS Excel.
Obrázek 51
Elektronická pošta
Chceme-li si přečíst poštu, klikneme v levém sloupci na nápis Doručená pošta. Máme před
sebou seznam e-mailů seřazených podle data a času přijetí. Pokud máme zapnuto zobrazení
náhledu, ve spodní nebo pravé části plochy se zobrazí ta zpráva, kterou jsme v seznamu
označili kliknutím. Klikneme-li na zprávu dvakrát, otevře se v novém okně.
Nastavení vzhledu
To, zda se bude náhled na e-mail zobrazovat nebo ne, můžeme nastavit v nabídce Zobrazit /
Podokno pro čtení. Zde můžeme zvolit, zda chceme náhled zobrazit vpravo, dole, nebo jeho
zobrazení vypnout.
Nová zpráva
Na panelu nástrojů klikneme na první tlačítko – Nový (Nová poštovní zpráva). Toto tlačítko
má roletku – můžeme buď kliknout přímo na tlačítko, nebo kliknutím na černou šipku
Strana 43 (celkem 61)
rozvinout roletu a vybrat příkaz Poštovní zpráva. Otevře se nové okno s nápisem Zpráva bez
názvu na hlavní (modré) liště.
Obrázek 52
Adresa, jak ji píšeme
Komu
V nově otevřeném okně musíme vyplnit především adresu příjemce. Máme opět více
možností. Známe-li adresu zpaměti, stačí kliknout do kolonky Komu: a adresu zapsat.
Nezapomeňte, že nesmíte v adrese dělat mezery. A samozřejmě je třeba ji napsat bez chyby.
Je jedno, jestli píšete malá nebo velká písmena. „Zavináč“ @ zapíšeme kombinací kláves
pravý Alt+V nebo Alt+64 na numerické klávesnici.
Adresu také můžeme vybrat ze seznamu kontaktů. Klikneme na tlačítko Komu, otevře se
adresář, jedním kliknutím označíme adresu. Pod seznamem jsou tři tlačítka – Komu, Kopie,
Skrytá (míněno kopie). Stiskneme příslušné tlačítko, v našem případě je to nyní Komu, a
adresa se vloží do odpovídající kolonky. Takto můžeme vložit i více adres. Více adres
můžeme samozřejmě vepsat i sami, nesmíme však zapomenout, že adresy musí být oddělené
středníkem.
Předmět
Do pole předmět napíšeme stručně, několika slovy, čeho se e-mail týká. Není vhodné psát
sem pozdrav. Na to je prostor v textu zprávy.
Text e-mailu
Dodržujeme zásady slušnosti – pozdravíme, stručně napíšeme oč nám jde, poděkujeme,
rozloučíme se a podepíšeme se. Je neuvěřitelné, kolik lidí v kurzech má potíže podepsat se
pod vlastní e-mail. Je to úplně stejně nevhodné, jako když se nepodepíšete v klasickém
dopise.
Strana 44 (celkem 61)
Odeslání / Odeslat a přijmout
Na panelu nástrojů v okně zprávy klikneme na tlačítko Odeslat. Zpráva se zavře a je
přemístěna do složky Pošta k odeslání. Pokud pracujeme ve firmě, která má vlastní „poštovní
server“, není třeba se o nic starat, server zprávu odešle v podstatě okamžitě.
Obrázek 53
Jinak je třeba stisknout ještě tlačítko Odeslat a přijmout na panelu nástrojů hlavního okna
Outlooku. Tím odešleme veškerou poštu připravenou ve složce Pošta k odeslání a stáhneme
příchozí zprávy.
Obrázek 54
Odpověď
Na panelu nástrojů okna přijaté zprávy klikneme na tlačítko Odpovědět. Otevře se okno
s odpovědí, adresa příjemce je již vyplněna, v předmětu je většinou zkratka Re: z anglického
reply, odpovědět, a původní předmět, který vyplnil odesilatel zprávy. V textu zprávy je vložen
původní e-mail na který odpovídáme. Kliknutím myši umístíme kurzor před tento text a
napíšeme odpověď. Poslední odpověď je pak v korespondenci vždy navrchu. Pokud měla
původní zpráva přílohu, v odpovědi už tato příloha není.
Obrázek 55
Odpovědět všem
Vždy čteme hlavičku došlého e-mailu, abychom případně nepřehlédli, že je zpráva určena
více příjemcům. V takovém případě odpovídáme pomocí tlačítka Odpovědět všem.
V hlavičce odpovědi jsou pak jako příjemci, případně příjemci kopie, uvedeni všichni
zúčastnění. Zpráva je tedy po odeslání doručena na všechny uvedené adresy. Pokud bychom
použili tlačítko Odpovědět, naši odpověď by obdržel pouze odesilatel zprávy, ostatní by byli
z komunikace vyloučeni, což jistě nebyl původní záměr odesilatele.
Strana 45 (celkem 61)
Předat dál
Chceme-li zprávu poslat dalšímu příjemci, použijeme tlačítko Předat dál. Vyplníme adresu
příjemce, napíšeme krátký průvodní text, podepíšeme se a zprávu odešleme pomocí tlačítka
Odeslat, případně ještě Odeslat a přijmout na panelu nástrojů v hlavním okně Outlooku.
Pokud měla původní zpráva přílohu, zůstává tato příloha součástí zprávy.
Zpráva s přílohou
Kromě jednoduché zprávy často potřebujeme příjemci poslat i dokument, se kterým může
pracovat, nebo který si potřebuje přečíst. Jako přílohu zprávy můžeme poslat v podstatě
jakýkoliv typ souboru, se kterými běžně pracujeme. Zprávu napíšeme tak, jak jsme zvyklí,
navíc na panelu nástrojů klikneme na tlačítko Vložit soubor (tlačítko vypadá jako
kancelářská sponka). Otevře se okno se soubory a složkami, které už jsme si vytvořily ve
složce Dokumenty. Ve složkách najdeme soubor, který chceme poslat jako přílohu a klikneme
na tlačítko Vložit. V hlavičce s adresou a předmětem se objeví další řádek s názvem Připojit a
v něm se zobrazí název námi vloženého souboru. Jako přílohu můžeme poslat více souborů
najednou.
Obrázek 56: Vložit soubor
Strana 46 (celkem 61)
Obrázek 57: Hlavička zprávy s přílohou
Řazení zpráv
Zprávy jsou ve složce seřazeny podle data a času přijetí. Pokud se ve zprávách potřebujeme
zorientovat podle jiného kritéria, můžeme si je nechat seřadit podle odesilatele nebo podle
předmětu zprávy. Nad seznamem zpráv v okně Doručená pošta je šedivý panel s názvy
položek: Od, Předmět, Přijato, Velikost. Chceme-li seznam zpráv seřadit abecedně podle
odesilatele, klikneme na nápis Od na šedivém panelu. Vedle nápisu je průsvitný trojúhelník,
který nám ukazuje, zda jde o vzestupné nebo sestupné řazení. Opětovným kliknutím na nápis
Od změníme vzestupné řazení na sestupné a naopak.
Chceme-li se vrátit zpět na řazení podle času přijetí, klikneme na nápis Přijato.
Obrázek 58: Tlačítko Přijato
Obrázek 59
Vytváření složek
Pracovní zprávy si chce většina lidí po určitou dobu uchovat. Pokud by zůstaly všechny ve
složce Doručená pošta, značně by nám to ztížilo práci, složka by se stala velmi nepřehlednou.
Proto třídíme zprávy do dalších složek. Máme možnost vytvořit si své vlastní složky. Pokud
mají být ve struktuře složek podřazeny složce Doručená pošta, klikneme v levém okně na tuto
složku pravým tlačítkem myši. Otevře se nabídka, klikneme na příkaz Nová složka. V okně
Vytvořit novou složku vyplníme název složky, zkontrolujeme její umístění a potvrdíme
tlačítkem OK. Nová složka se objeví v levém okně mezi ostatními složkami.
Obrázek 60: Kontextová nabídka s příkazem Nová složka
Strana 47 (celkem 61)
Obrázek 61: Zadání názvu nové složky
Obrázek 62: Nová složka „semináře“ v Doručené poště
Přesouvání zpráv
Zprávu přesuneme ze složky Doručená pošta do naší nové složky následovně. V přehledu
doručených zpráv klikneme pravým tlačítkem myši na zprávu, kterou chceme přesunout.
V nabídce klikneme na příkaz Přesunout do složky, označíme jedním kliknutím složku, do
které se má zpráva přesunout a potvrdíme stisknutím tlačítka OK. Všimněte si, že mezi
tlačítky je i zde možnost Nová složka, tedy i zde můžeme vytvořit naši vlastní novou složku.
Strana 48 (celkem 61)
Obrázek 63
Odstranění zpráv
Zprávy, které již nepotřebujeme pravidelně mažeme. Stačí opět kliknout v přehledu zpráv na
tu, kterou chceme smazat, pravým tlačítkem myši a v nabídce kliknout na příkaz Odstranit.
Tato zpráva není ještě definitivně smazána, je pouze přesunuta do složky Odstraněná pošta.
Pokud chceme zprávy z této složky definitivně odstranit, klikneme na panelu nabídek na
Nástroje / Vyprázdnit složku Odstraněná pošta.
Podpis
Ke zprávám můžeme připojit automatický podpis s kontaktními údaji na naši organizaci,
firmu apod. Na panelu nabídek zvolíme Nástroje / Možnosti , přepneme se na záložku
Formát pošty, stiskneme tlačítko Podpisy. Otevře se okno Vytvořit podpis, zde stiskneme
tlačítko Nový. V okně Vytvořit nový podpis zadáme název podpisu, necháme označen výběr
Použít prázdný podpis, stiskneme tlačítko Další.
Obrázek 64
Strana 49 (celkem 61)
V okně Upravit podpis vyplníme text, který se má připojit k našim zprávám, a stiskneme
tlačítko Dokončit.
Obrázek 65
Jak přidat kontakt z pole Od:
Chceme-li si uložit adresu, ze které nám zpráva přišla, pro budoucí potřebu, stačí na tuto
adresu v poli Od kliknout pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolit Přidat do kontaktů
aplikace Outlook. Otevře se okno Kontakt s vyplněnými údaji – Jménem a E-mailem.
Můžeme upravit jméno a stisknout tlačítko Uložit a zavřít na panelu nástrojů.
Kalendář
Kalendář je nástroj, který vám pomůže zorganizovat si pracovní čas. Zaznamenáváme do něj
události jako schůzky, termíny odevzdání práce a podobně.
V levé spodní části okna Outlook si stisknutím tlačítka Kalendář zobrazíme náhled na
aktuální den a pomocný měsíční kalendář aktuálního měsíce.
Strana 50 (celkem 61)
Obrázek 66
Pohyb v pomocném měsíčním kalendáři
Mezi jednotlivými dny měsíce se přepínáme na pomocném kalendáři kliknutím na příslušný
den. Aktuální den je v tomto kalendáři zobrazen vždy s červeným rámečkem, aktivní den,
který jsme si vybrali, je vystínován. V denním kalendáři se pak zobrazí časový rozvrh toho
dne, který jsme vybrali v měsíčním kalendáři. Mezi měsíci aktuálního roku, případně roků
předcházejících či následujících se pohybujeme zpět a vpřed za pomoci šipek v záhlaví
s názvem měsíce.
Obrázek 67
Denní kalendář
Denní kalendář zobrazuje přehled naplánovaných událostí. Jak událost do denního kalendáře
uložíme?
Strana 51 (celkem 61)
Zápis události
V měsíčním kalendáři vybereme den, ke kterému se událost vztahuje. Na panelu nástrojů
klikneme na tlačítko Nový. V okně bez názvu – Událost vyplníme pole Předmět a Místo
konání. Z roletky si vybereme Začátek a Konec události. V případě, že si přejeme, aby nám
Outlook událost připomněl, zaškrtneme zatržítko Připomenutí a nastavíme časový úsek, jak
dlouho předem nám má být událost připomenuta.
Obrázek 68
Připomenutí
Pokud jsme použili funkci připomenutí, v čase, který jsme si předem zvolili, se na naší
obrazovce objeví okno s krátkým popisem události (Předmět a začátek události).
Strana 52 (celkem 61)
Obrázek 69
Opakovaná událost
Pokud se nějaká událost pravidelně opakuje ve stejný čas, nemusíme ji pracně vyplňovat pro
každý výskyt zvlášť. Stačí při prvním vkládání události stisknout na panelu nástrojů tlačítko
Opakovat. V okně Opakovat událost zvolíme Způsob opakování, tedy například Týdně,
pokud máme např. jako na obrázku každou středu angličtinu. Jestliže jsme už v prvním okně
pro vložení události zadali čas, a vyplňovali jsme událost pro středu, tyto položky již budou
vyplněny. Můžeme je samozřejmě ještě upravit. V části Rozsah opakování nezapomeneme
událost UKONČIT (!). Tedy označíme volbu Konec dne a z kalendáře zvolíme poslední den
výskytu události.
Obrázek 70: Tlačítko Opakování
Strana 53 (celkem 61)
Obrázek 71: Opakovanou událost musíme ukončit
Obrázek 72: V měsíčním přehledu je opakovaná událost zvýrazněna tučně
Pozvání na schůzku
Pokud se nějaká událost týká více lidí, jeden z nich jako organizátor zaznamená
událost/schůzku do Kalendáře, na panelu nástrojů stiskne tlačítko Pozvat účastníky, případně
na panelu nabídky zvolí Akce/Pozvat účastníky. V hlavičce události se objeví pole Komu,
stejné jako ve zprávě, organizátor schůzky stiskne tlačítko Komu a vybere adresy účastníků
do pole Povinní a Nepovinní. Výběr potvrdí tlačítkem OK a na panelu nástrojů stiskne
tlačítko Odeslat.
Strana 54 (celkem 61)
Obrázek 73: Pozvání na schůzku
Celodenní událost
Pokud událost bude trvat příliš dlouho a zabírala by místo v přehledu denního kalendáře,
nenastavujeme čas pro Začátek a Konec, pouze označíme kliknutím volbu Celý den. Událost
se pak zobrazí v záhlaví přehledu denního kalendáře pro příslušný den.
Po té. Co jsme v kalendáři naplánovali různé události a schůzky, po otevření Outlooku se nám
v Osobních složkách zobrazí následovně:
Obrázek 74
Odstranění události
Na kteroukoliv událost v denním kalendáři můžeme kliknout pravým tlačítkem myši a
v nabídce zvolit příkaz Odstranit.
Nastavení vzhledu
V nabídce Zobrazení na panelu nabídek můžeme měnit zobrazení denního kalendáře –
můžeme nechat zobrazit jeden den, pracovní dny týdne, kalendářní týden nebo celý měsíc.
Strana 55 (celkem 61)
Kontakty
Kontakty slouží ke správě nejen e-mailových adres, ale i dalších případných kontaktů na
spolupracovníky, zákazníky, dodavatele, přátele, zkrátka jsou obdobou klasického adresáře.
Do modulu Kontakty se přepneme tlačítkem Kontakty v levé spodní části okna Outlooku.
Zobrazí se abecedně řazený seznam kontaktů, po pravé straně si můžeme vybrat část seznamu
řazenou pod konkrétním písmenem abecedy. V levém sloupci zvolíme způsob zobrazení
seznamu, podle toho, jak podrobně se mají záznamy zobrazovat.
Vložení kontaktu
Na panelu nástrojů stiskneme tlačítko Nový. V okně bez názvu – Kontakt vyplníme pole Celé
jméno a především v pravé části okna pole E-mail. Ostatní pole vyplníme dle vlastního
uvážení a potřeby.
Vyhledávání
Užitečným nástrojem je hledání v kontaktech. Na panelu nástrojů stiskneme tlačítko Najít. Na
liště pod panelem nástrojů vyplníme hledaný výraz do pole Hledat, kliknutím na roletku na
tlačítku Prohledávat zvolíme, kde se výraz má hledat – zda v Kontaktech, což je náš případ,
nebo ve Všech poštovních složkách, v Přijaté poště, Odeslané poště, případně si sami zvolíme
konkrétní složku. Stisknutím tlačítka Najít spustíme vyhledávání.
Obrázek 75: Tlačítka Najít a Prohledávat
Úkoly
Modul úkoly slouží k organizaci práce, která se nutně neváže na nějaký konkrétní den či
hodinu, nejvýše má určen termín splnění. Do tohoto modulu se přepneme tlačítkem Úkoly
v levé spodní části okna Outlooku.
Vložení úkolu
Na panelu nástrojů stiskneme tlačítko Nový. V okně bez názvu – Úkol vyplníme Předmět a
Termín splnění, případně nastavíme prioritu úkolu. Můžeme rovněž použít funkci
Připomenout. Po té stiskneme tlačítko Uložit a zavřít na panelu nástrojů. Úkol se zobrazí
v seznamu úkolů, případně se zadaným termínem.
Práce s úkoly
Pokud máme úkol již splněn, označíme jej zatržítkem (v seznamu klikneme na zaškrtávací
políčko před předmětem úkolu). Úkol se zobrazí jako přeškrtnutý.
Úkol můžeme také přidělit kolegům. Klikneme na úkol v seznamu pravým tlačítkem myši a
z nabídky vybereme příkaz Přidělit úkol. Otevře se znovu okno Úkol, tentokrát s polem
Komu. Stiskneme tlačítko Komu, vybereme adresáta, potvrdíme OK a odešleme stejně jako
e-mailovou zprávu.
Jakýkoliv úkol odstraníme kliknutím pravým tlačítkem myši na řádek s úkolem a volbou
Odstranit.
Strana 56 (celkem 61)
Obrázek 76
Obrázek 77: Výběr termínu splnění
Obrázek 78: Označení splněného úkolu
Strana 57 (celkem 61)
Seznam klávesových zkratek
Obecné klávesové zkratky (MS Office, rozšířené zkratky)
CTRL+A (vybrat vše),
CTRL+C (kopírovat),
CTRL+X (vyjmout),
CTRL+V (vložit),
CTRL+Z (zpět),
CTRL+G (přejít na),
CTRL+H (nahradit),
CTRL+K (hypertextový odkaz),
CTRL+P (otevřít dialogové okno Tisk),
CTRL+O (otevřít dokument),
CTRL+S (uložit / ukládat),
CTRL+F (najít),
DELETE (odstranit),
SHIFT+DELETE (trvale odstranit vybrané položky, bez umístění do Koše),
CTRL při přetažení položky (zkopírovat vybranou položku) – slouží i pro vícečetný výběr
např. ve formulářích, v Průzkumníku, v textu.
CTRL+SHIFT při přetažení položky (vytvořit zástupce vybrané položky),
CTRL+ŠIPKA DOPRAVA (přesunout kurzor na začátek následujícího slova),
CTRL+ŠIPKA DOLEVA (přesunout kurzor na začátek předchozího slova),
CTRL+ŠIPKA DOLŮ (přesunout kurzor na začátek následujícího odstavce),
CTRL+ŠIPKA NAHORU (přesunout kurzor na začátek předchozího odstavce),
CTRL+SHIFT a libovolná klávesa se šipkou (zvýraznit blok textu),
SHIFT a libovolná klávesa se šipkou (vybrat více než jednu položku v okně nebo na ploše
nebo vybrat text v dokumentu),
CTRL+A (vybrat vše),
ALT+ENTER (zobrazit vlastnosti vybrané položky),
ALT+F4 (zavřít aktivní položku nebo ukončit aktivní program),
ALT+ENTER (zobrazit vlastnosti vybraného objektu),
ALT+MEZERNÍK (otevřít místní nabídku aktivního okna),
CTRL+F4 (zavřít aktivní dokument v aplikacích, které umožňují současně otevřít více
dkumentů),
ALT+TAB (přepnout mezi otevřenými položkami),
ALT+ESC (procházet položkami v pořadí, ve kterém byly otevřeny),
SHIFT+F10 (zobrazit místní nabídku pro vybranou položku),
ALT+MEZERNÍK (zobrazit systémovou nabídku aktivního okna),
CTRL+ESC (zobrazit nabídku Start),
ALT+podtržené písmeno v názvu nabídky (zobrazit odpovídající nabídku),
podtržené písmeno v názvu příkazu v otevřené nabídce (provést odpovídající příkaz),
ŠIPKA DOPRAVA (otevřít další nabídku směrem doprava nebo otevřít podnabídku),
ŠIPKA DOLEVA (otevřít další nabídku směrem doleva nebo zavřít podnabídku),
Strana 58 (celkem 61)
BACKSPACE (zobrazit složku o úroveň výše v okně Tento počítač nebo v Průzkumníku
Windows),
ESC (stornovat aktuální úlohu),
SHIFT při vložení disku CD-ROM do jednotky CD-ROM (zabránit automatickému přehrání
disku CD-ROM),
CTRL+SHIFT+ESC (otevřít Správce úloh).
„F“ Klávesy
F1 Nápověda
F2 Přejmenovat vybranou položku např, v Průzkumníku,
F3 Vyhledat soubor nebo složku,
F4 Zobrazit seznam panelu Adresa v okně Tento počítač nebo v Průzkumníku Windows,
F5 Aktualizovat aktivní okno,
F6 Procházet prvky obrazovky v okně nebo na ploše,
F7 Kontrola pravopisu (MS Office)
F10 Aktivovat panel nabídek v aktivní aplikaci,
Klávesové zkratky v dialogovém okně
Stisknutím kombinace SHIFT+F8 v rozšířených seznamech umožňujících výběr povolíte
režim rozšířeného výběru. V tomto režimu je možné pomocí šipek přesunout kurzor, aniž by
se změnil výběr. Výběr lze upravit stisknutím kombinace CTRL+MEZERNÍK nebo
SHIFT+MEZERNÍK. Rozšířený režim výběru zrušíte opětovným stisknutím kombinace
SHIFT+F8. Rozšířený režim výběru se zruší, pokud přesunete fokus na jiný ovládací prvek.
CTRL+TAB (přesunout mezi kartami směrem vpřed),
CTRL+SHIFT+TAB (přesunout mezi kartami směrem zpět),
TAB (přesunout vpřed mezi možnostmi),
SHIFT+TAB (přesunout zpět mezi možnostmi),
ALT+podtržené písmeno (provést odpovídající příkaz nebo vybrat odpovídající možnost),
ENTER (provést příkaz pro aktivní možnost nebo tlačítko),
MEZERNÍK (zaškrtnout nebo zrušit zaškrtnutí políčka, je-li aktivní možnost zaškrtávací
políčko),
klávesy se šipkami (vybrat tlačítko, je-li aktivní možnost skupina přepínačů),
F1 (zobrazit nápovědu)
F4 (zobrazit položky v aktivním seznamu),
BACKSPACE (otevřít složku o úroveň výše, je-li vybrána složka v dialogovém okně Uložit
jako nebo Otevřít).
Klávesové zkratky pro usnadnění
Pravá klávesa SHIFT po dobu 8 sekund (zapnout nebo vypnout funkci Filtrování kláves),
Levá klávesa ALT + levá klávesa SHIFT+PRINT SCREEN (zapnout nebo vypnout vysoký
kontrast),
Levá klávesa ALT + levá klávesa SHIFT+NUM LOCK (zapnout nebo vypnout funkci Myš
klávesnicí),
Strana 59 (celkem 61)
SHIFT pětkrát (zapnout nebo vypnout funkci Jedním prstem),
NUM LOCK po dobu pěti sekund (zapnout nebo vypnout funkci Ozvučení kláves),
Logo Windows+U (otevřít Správce nástrojů).
Klávesové zkratky programu Průzkumník Windows
END (zobrazit konec aktivního okna),
HOME (zobrazit začátek aktivního okna),
NUM LOCK+znak hvězdičky (*) (zobrazit všechny podsložky pod vybranou složkou),
NUM LOCK+znak plus (+) (zobrazit obsah vybrané složky),
NUM LOCK+znak mínus (-) (sbalit vybranou složku),
ŠIPKA DOLEVA (sbalit aktuální výběr, je-li rozbalený, nebo vybrat nadřízenou složku),
ŠIPKA DOPRAVA (zobrazit aktuální výběru, je-li sbalený, nebo vybrat první podsložku).
Klávesové zkratky pro Mapu znaků
Po poklepání na znak v mřížce znaků se můžete v mřížce pohybovat pomocí klávesových
zkratek: • ŠIPKA DOPRAVA (přesunout doprava nebo na začátek dalšího řádku),
ŠIPKA DOLEVA (přesunout doleva nebo na konec předchozího řádku),
ŠIPKA NAHORU (přesunout o řádek výše),
ŠIPKA DOLŮ (přesunout o řádek níže),
PAGE UP (přesunout nahoru o jednu obrazovku),
PAGE DOWN (přesunout dolů o jednu obrazovku),
HOME (přesunout na začátek řádku),
END (přesunout na konec řádku),
CTRL+HOME (přesunout k prvnímu znaku),
CTRL+END (přesunout k poslednímu znaku),
MEZERNÍK (přepnout mezi zvětšeným a normálním režimem při výběru znaku).
Navigace v připojení Vzdálené plochy
CTRL+ALT+END (otevřít dialogové okno Zabezpečení systému Microsoft Windows NT),
ALT+PAGE UP (přepnout mezi programy zleva doprava),
ALT+PAGE DOWN (přepnout mezi programy zprava doleva),
ALT+INSERT (procházet mezi programy v naposledy použitém pořadí),
ALT+HOME (zobrazit nabídku Start),
CTRL+ALT+BREAK (přepnout klientský počítač mezi oknem a celou obrazovkou),
ALT+DELETE (zobrazit nabídku systému Windows),
CTRL+ALT+znak mínus (-) (umístit snímek celé oblasti okna klientského počítače do
schránky terminálového serveru a poskytnout stejné funkce jako při stisknutí kombinace
kláves ALT+PRINT SCREEN v místním počítači),
CTRL+ALT+znak plus (+) (umístit snímek aktivního okna v klientovi do schránky
terminálového serveru a poskytnout stejné funkce jako při stisknutí klávesy PRINT SCREEN
v místním počítači).
Strana 60 (celkem 61)
Navigace v aplikaci Microsoft Internet Explorer
CTRL+A (vybrat vše)
CTRL+B (otevřít dialogové okno Uspořádat oblíbené položky),
CTRL+E (otevřít panel Hledat),
CTRL+F (spustit nástroj Najít),
CTRL+H (otevřít panel Historie),
CTRL+I (otevřít panel Oblíbené položky),
CTRL+L (otevřít dialogové okno Otevřít),
CTRL+N (spustit další instance prohlížeče se stejnou webovou adresou),
CTRL+O (otevřít dialogové okno Otevřít, stejně jako CTRL+L),
CTRL+P (otevřít dialogové okno Tisk),
CTRL+R (aktualizovat aktuální webovou stránku),
CTRL+W (zavřít aktuální okno),
F5 (aktualizovat)
F11 (celá obrazovka)
Strana 61 (celkem 61)