Proč řízení pohledávek není možné zaměňovat s
Transkript
Proč řízení pohledávek není možné zaměňovat s
Partner online školy: OBSAH SERIÁLU: Aktuální článek: 1. Díl Proč řízení pohledávek není možné zaměňovat s vymáháním pohledávek? 1. Díl: PROČ ŘÍZENÍ POHLEDÁVEK NENÍ MOŽNÉ ZAMĚŇOVAT S VYMÁHÁNÍM POHLEDÁVEK? Následující článek: 2. Díl Jaká je role obchodníků, controllingu a právníků při řízení pohledávek? Významnou součástí majetku společností jsou oběžná aktiva. Jednou z položek, která je nejen pro malé a střední firmy důležitá, jsou pohledávky. Proces řízení pohledávek se někdy označuje anglickým označením Kontakt pro Vaše dotazy a reakce: credit risk. Již v úvodu je nezbytné Mgr. Radek Žákovský upozornit, že se nejedná „pouze“ [email protected] o nastavování platebních podmínek, www.creditone.cz vymáhání pohledávek apod. Nýbrž se jedná o ucelené systémové řešení, které si klade za cíl zajistit finanční zdraví a růst hodnoty firmy. Řízení pohledávek ovlivňuje zásadním způsobem finance společnosti a to ať se jedná o cash flow, majetkovou a finanční strukturu společnosti, vč. její likvidity, velikosti nákladů a výnosů. Výsledná finanční kondice a její trvalé udržení je pro firmy podmínkou dlouhodobé existence. Význam řízení pohledávek je násoben skutečností, že se jedná o trvalý, každodenní proces práce se zákazníky firem. Proto je nezbytné věnovat pohledávkám mimořádnou pozornost. Často dochází k mylnému chápání řízení pohledávek, kdy je nesprávně redukováno na samotné vymáhání, opačným extrémem je řízení pohledávek s cílem minimalizace objemu pohledávek bez ohledu na okolnosti. Správa resp. řízení pohledávek je soubor preventivních pravidel a postupů vedoucí k minimalizaci rizika nesplacení pohledávek odběrateli. Pravidla a postupy řízení pohledávek je nezbytné již u středních firem definovat pomocí vnitropodnikové směrnice, která jednoznačně, srozumitelně a kontrolovatelně stanovuje pro jednotlivé skupiny odběratelů: úvěrové limity, lhůty splatnosti, zajištění pohledávek, zdroj platebních informací, vyhodnocení získaných informací, termíny a forma telefonických a písemných upomínek, termíny a forma mimosoudního vymáhání termín soudního vymáhání. Pomocí vnitropodnikové směrnice se: rozdělí kompetence a stanoví informační toky uvnitř společnosti, eliminují subjektivní pohledy a osobní vazby k dlužníkovi, oddělí řízení pohledávek od řízení prodeje, zabrání střetu zájmů jednotlivých útvarů. Pravidla se logicky mohou lišit pro jednotlivé kategorie dlužníků, ale je-li dlužník do určité kategorie zařazen, je jejich striktní dodržování pro danou skupinu dlužníků závazné. Bezpodmínečná je spolupráce a propojenost výrobního, obchodního a finančního útvaru. Výhradní orientace na zákazníka, sledování pouze výše obratu bez ohledu na finanční toky může být pro společnost fatální. Hovoříme-li o propojenosti výrobního, obchodního a finančního útvaru, máme na mysli především propojení informačních toků. Ale je účelné oddělit řízení vztahů se zákazníky od vlastního řízení prodeje a následného řízení vzniklých pohledávek. Zabrání se tak střetu zájmů jednotlivých útvarů a nekritickému pohledu na vzniklou situaci, neboť je logické, že jinak vidí konkrétní stav pracovník v oblasti prodeje a jinak pracovník zodpovědný za finanční otázky firmy. Pohledávky existovaly vždy a existovat budou. Otázkou je, kdy se má věřitel pohledávkou zabývat. Odpověď je jednoznačná: pohledávkou je třeba se zabývat již v okamžiku jejího vzniku. A způsob řízení pohledávek musí být proaktivní, aby byl efektivní. V čem spočívá podstata proaktivního řízení pohledávek? Několik dní po odeslání (5–7 dní u faktur zasílaných poštou, 2 dny u faktur zasílaných elektronicky) se dotážeme zákazníka, zda fakturu již obdržel, zda je v pořádku a připomeneme datum splatnosti. Po lhůtě splatnosti mohou být v průběhu 30 dnů uskutečněny dvě telefonické upomínky, případně mohou být zaslány zdvořilé elektronické upomínky, ve kterých připomeneme, že příslušná faktura měla být již uhrazena. Pak následuje písemná upomínka, opět zdvořilá, ale již důrazná, například, že v případě neuhrazení faktury již bude celá věc předána inkasní agentuře. Je logické, že zavedení nového proaktivního řízení pohledávek nepřinese výsledky ihned, ale jeho důrazné uplatňování přinese efekt již během 6–9 měsíců, kdy si na něj věřitelé zvyknou a začnou jej respektovat. Přinese ovoce v podobě výrazného zlepšení platební morálky obchodních partnerů, ale i finančních toků do vlastní společnosti. Hrubou chybou je, pokud systém proaktivního řízení pohledávek „změkčíme“ nebo jej dokonce na nějaký čas opustíme. Následky v podobě zhoršení platební morálky obchodních partnerů jsou daleko rychlejší, než byste očekávali. Výše popsaný postup představuje kombinaci vlastního vymáhání a externí spolupráce s inkasní agenturou (outsourcing). Cena služby rozhodně nepřevyšuje náklady, které by společnost vynaložila, kdyby prováděla tuto činnost ve vlastní režii v delším časovém období, navíc inkasní agentury disponují výkonným softwarem a školeným personálem. Nečinné přihlížení tomu, jak dlužník hospodaří nebo utrácí Vaše peníze, nepřináší jen nepříjemné pocity, ale v neposlední řadě může způsobit insolvenci Vaší firmy se všemi s tím souvisejícími důsledky. Je logické, že jinak vidí stav provizně hodnocený pracovník obchodního oddělení a jinak pracovník zodpovědný za finanční zdraví firmy. V minulosti se firmy řízením kreditního rizika dostatečně nevěnovaly a orientovaly se především na dosažení co největších prodejních objemů (obratů). Postupně tak docházelo k nárůstu sumy pohledávek, u nichž nebylo jisté, zda budou přeměněny v peněžní prostředky. Firmám tyto prostředky chyběly k úhradám svých závazků a byly nuceny získat potřebné finance jinými způsoby, nejčastěji získáním dalších bankovních úvěrů. Z těchto úvěrů je však nutné platit úroky, čímž se navyšuje potřeba dalších finančních prostředků. Tento stav nelze udržet do nekonečna a dříve či později hrozí úpadek firmy. To však destabilizuje celou ekonomiku, neboť dochází k druhotné platební neschopnosti obchodních partnerů zkrachovalé firmy. Tím vzniká lavinový efekt a mnoho firem je nuceno ukončit svoji činnost. Právě z důvodu popsaného mechanizmu je řízení kreditního rizika v současné době jedna z nejdůležitějších oblastí finančního řízení a žádná společnost by neměla tuto oblast opomíjet. (angl. out, vně, a source, zdroj) znamená, že firma vyčlení různé podpůrné a vedlejší činnosti a svěří je smluvně jiné společnosti, specializované na příslušnou činnost. Veškeré články zveřejněné v rámci online školy budou postupně dostupné na stránkách AMSP ČR http://www.amsp.cz/online-skola-reseni-pohledavek