Seminář Snadná správa obsahu (dokumentů) www.lepsi

Seminář
Snadná správa obsahu (dokumentů)
22. 5. 2014, 10.00 – 12.00
Palác Žofín
Janne Romppanen, Marek Dědič, Tomáš Kessler, David Páter, Jan Sedláček
M-Files / Asociace za lepší ICT řešení / Glatzová & Co. / Digital Resources a.s.
www.lepsi-reseni.cz
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Stručně o Digital Resources a.s.
►
►
Na trhu od roku 1997
Zaměření na střední a velké firmy

►
►
Cca. 200 stálých zákazníků (B2B)
Komplexní portfolio




►
ČR / SR
DMS M-Files
CRM Intuo
ERP Helios (Orange, Green)
IT služby
25 zaměstnanců a spolupracovníků
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
M-FILES SOLUTION PROVIDER
Big Data
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
M-FILES SOLUTION PROVIDER
Požadovaná flexibilita?
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Reference Digital Resources a.s.
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Společnost M-Files
►
►
►
Přibližně 120 zaměstnanců
Centrály ve Finsku a USA
Více než 250 partnerů ve více než 60 zemích
 Digital Resources: Leading Partner pro ČR a SR
►
Tisíce zákazníků ve více než 100 zemích
 Od malých po velké firmy ze všech odvětví
►
►
►
Více než 150 tis. uživatelů
Obrat 9 mil. EUR v roce 2012
Meziroční růst obratu cca. 50 %
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Produkt M-Files
►
►
97,1 % uživatelů M-Files tvrdí, že M-Files usnadňuje
vyhledávání a nalezení informací
Ocenění
 Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content




►
Management in 2012
Ruban d'Honneur in European Business Awards
Red Herring 100 Global Finalist
Deloitte Technology Fast 50 Finland and 500 EMEA Finalist
TopTenReview Gold Award Winner
24 jazyků, včetně češtiny
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Co se děje s dokumenty?
60 % je zastaralých3
Zaměstnanci tráví až
20 % času vyhledáváním
dokumentů2
• V 50 % případů je nenajdou
50 % jsou kopie3
70 % je znovu
vytvářeno1
Objem dat se zvýší
kolikrát? v násl. 10
letech4
Každý dokument je
zkopírován průměrně
19x do různých systémů1
1) International Data Corporation (IDC) & Document Management Alliance (DMA)
2) Kevin Craine: Design a Document Strategy
3) Jyväskylä University
4) IDC 2010 Digital Universe Study
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Proč M-Files?
Roztroušené informace, které nejsou k dispozici správným lidem ve správný čas
Síťové
složky
Pracovní
stanice
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
E-maily
Papírové
dokumenty
Databáze
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Síťové disky principielně dožily!
SMLOUVY
NABÍDKY
ADMINISTRATIVA
DODÁVKA ZEMÉDĚLSKÉHO
STROJE
PROJEKTY
VYBAVENÍ POKOJE
ZAKÁZKA VYBAVENÍ
ŠKOLKY
Do jaké složky?
1. AKCIOVÁ
SPOLEČNOST
Y:\
ZÁKAZNÍCI
ALFA A.S.
UNI GROUP S.R.O
PRODUKTY
ZEMĚDĚLSKÝ STROJ
Nabídka k projektu – Dodávka
zemědělského stroje pro UNI
GROUP S.R.O. 1/25/2013 –
1/25/2015 v.11 FINAL.docx
VYBAVENÍ POKOJE
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Proč M-Files?
►
Uživatelé popíší dokument
vlastnostmi a M-Files zobrazují
dokument ve všech
relevantních pohledech
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Přínosy M-Files – proč jsme zvolili M-Files?
►
►
►
►
►
►
►
►
►
►
►
►
Jednoduchost ovládání
Bezpečnost
Třídící atributy (metadata)
Rychlost hledání
Verzování, sledování historie
Podpora týmové práce
Integrace se stávajícími systémy
Podpora procesů a automatizace (WorkFlow)
Mobilita, off-line režim
Jednoduchost administrace
Bezpapírová kancelář
Úložiště pro klíčové e-maily
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Srovnání s konkurencí
Dokumentum
OpenText
Hyland
ELO
Síťové složky
Box
DropBox
•
•
Vnímané jako
„snadné“, ale
postrádají klíčové
DMS funkce
Levné
• Kompletní sada
funkcionality
• Snadné ovládání a
nasazení
• Architektura založená
na metadatech
• Flexibilita
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
•
•
•
Mnoho funkcí
Komplikované
Drahé
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Vybrané reference M-Files Česká republika
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Vybrané reference svět
Manufacturing
Professional Services
Více referencí: www.m-files.com/references
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Bank of Georgia
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Důvěryhodné datové úložiště
►
►
Získaná certifikace
Možnost certifikace
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Cena
►
Licence
 Pojmenovaná
 Souběžná (konkurenční)
 Pouze pro čtení
►
Roční systémová podpora (Upgrade and Support
Subscription)
 25 % z aktuální ceny licencí
►
Implementace
 Služby zavedení systému
►
Ceník: www.e-dms.cz
30 dní zdarma: www.e-dms.cz
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Průběh projektu
►
Analýza a návrh řešení
Instalace
Implementace dle analýzy
Školení uživatelů
Školení administrace
Testovací provoz
Ostrý provoz
►
Délka projektu: typicky 4 - 8 týdnů
►
►
►
►
►
►
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ
DIGITAL RESOURCES A.S. – M-FILES SOLUTION PROVIDER
Děkujeme za pozornost
►
Jan Sedláček
 Předseda představenstva
 [email protected]
►
Ing. David Páter
 Senior konzultant, M-Files Product Leader
 [email protected]
►
►
www.e-dms.cz
www.digres.cz
METADATA-POWERED INFORMATION MANAGEMENT
WWW.MFILES.CZ