Document management system pro řízení schvalovacích

Serverová řešení Microsoft
Document management system pro řízení schvalovacích
procesů ve společnosti Volvo Truck Czech
Přehled
Země:
Česká republika
Odvětví:
Automobilový průmysl
Profil zákazníka:
Volvo Truck Czech, s.r.o.
Čestlice, Obchodní 109
251 01 Říčany
Tel: +420 272 124 321
http://www.volvotrucks.cz
Společnost Sprinx Systems, a.s., úspěšně dokončila
implementaci nového komplexního systému pro správu
zakázek a řízení obchodních procesů pro společnost Volvo
Truck Czech, s.r.o. Řešení, které je postaveno
na platformě Microsoft SharePoint, přináší úspory
především v oblasti lidských zdrojů, zjednodušení
a zpřehlednění toku firemních dokumentů a lepší
informovanost uživatelů systému.
Situace
Volvo Truck Czech – člen skupiny Volvo
Group - vyrábí středně těžké a těžké
nákladní vozy pro dálkovou i regionální
dopravu a stavebnictví.
Proces zpracování žádostí v rámci obchodního procesu byl dříve ve společnosti Volvo Truck
Czech založen na oběhu fyzických papírových formulářů, které procházely různými odděleními,
kde je příslušní pracovníci doplňovali a případně schvalovali. Tento obtížně kontrolovatelný stav,
zvláště při zvyšujícím se počtu zakázek, nemohl již dále vyhovovat.
Skupina je orientovaná na zákazníky
a vyniká zejména úsilím o zajišťování
kompletních posilujících dlouhodobou
konkurenceschopnost obchodních
partnerů na trhu. světovým výrobcem
nákladních vozů, autobusů, stavebního
zařízení, lodních zařízení a je
poskytovatelem komponent a služeb pro
letecký průmysl.
Především celkové snížení nákladů a přehlednost celého průběhu správy zakázek přivedlo
společnost Volvo Truck Czech k rozhodnutí o zhotovení softwarového řešení, pro řízení procesu
prodeje nákladních automobilů.
Cíle
Volvo Truck Czech mělo představu o automatizovaném systému, který by dokázal přehledně
shromáždit a roztřídit dokumenty, týkající se jedné zakázky.
Řešení
Profil partnera:
Pro řešení byla vybrána platforma Microsoft SharePoint, která nejvíce odpovídá požadavkům
společnosti a přináší úsporu hlavně do oblasti lidských zdrojů, zpřehlednění toku dokumentů a
informovanosti uživatele.
Sprinx Systems, a.s.
Výchozí 6
147 00 Praha 4
Tel: +420 251 014 211
Email: [email protected]
http://www.sprinx.com
Platforma Microsoft SharePoint disponuje pro zákazníka také jednoduchým, flexibilním a
přehledným uživatelským prostředím s přirozenou integrací s nástroji sady Microsoft Office.
Životní cyklus zakázky je pokryt dvěma schvalovacími workflow, které jsou implementovány
prostředky Microsoft Workflow Foundation.
Sprinx Systems, a.s., je přední
technologická společnost zaměřená na
poskytování služeb spojených s
návrhem, vývojem a provozem
informačních systémů, dodávkami
aplikací pro řízení zákaznických vztahů,
řízení projektů, prodejních a
distribučních systémů a řešení
bezpečnosti.
Při uzavření obchodního případu reprezentant jednoduše vytvoří elektronický přehled zakázky
sloužící také pro identifikaci zákazníka. Následuje zadání základních údajů, jako předběžný
termín dodávky, způsob financování, výše dohodnuté zálohy, předmět zakázky atd. V další fázi
je možné zakázku dále specifikovat pomocí jednoduchých přednastavitelných voleb. Již v
průběhu specifikace zakázky jsou automaticky generovány slevy, provize a záruky.
Vytvořená zakázka je následně odeslána do schvalovacího procesu, kde se k jejímu znění může
jednoduše vyjádřit vedoucí pracovník či člen managementu společnosti.
V následné etapě proběhne schvalování částí zakázky, které je potřeba objednat od externích
dodavatelů. Celý proces je řízen pomocí vygenerovaných nákupních objednávek, jejichž
správnost je následně stvrzena schvalovateli.
Poslední sekce je již věnována samotné finální fakturaci. V případě, že je zakázka financována
leasingem, systém automaticky vygeneruje informační e-mail přímo leasingovému
projektovému manažerovi, který má zakázku na starosti. Proces schválení ze strany
leasingového manažera je založen na potvrzení webového formuláře. Na základě tohoto
formuláře systém vytvoří žádost o fakturaci. Následně je kompletní zakázk a odeslána zpět do
rukou finančního ředitele, po jehož schválení jsou všechny údaje vyfakturovány a zaúčtovány do
ekonomického systému.
Přínosy
Mezi hlavní přínosy nově implementovaného systému patří především celkové snížení nákladů
v rámci procesu správy a zpracování zakázek společnosti Volvo Truck Czech. Díky
automatizovanému systému došlo k úspoře především v oblastech lidských zdrojů a nákladů při
administrativním zpracování celého procesu.
Dle vyjádření společnosti Volvo Truck Czech došlo k výraz nému zlepšení dodržování firemní
metodiky procesu prodeje. Společnost působí na zákazníky pozitivním dojmem a dochází tak i k
posílení obchodní značky.
Více informací
Slovo zákazníka
ČESKÁ REPUBLIKA:
Více informací o produktech a službách
společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na
webových stránkách společnosti
www.microsoft.com/cze nebo na
telefonních číslech I nformační linky
841 300 300, kde Vám jsou naši operátoři
k dispozici každý pracovní den od 8:00 do
20:00.
Nový Document Management System pro řízení procesu prodeje vozidel přispěl ke snížen í
administrativy a zefektivnil tak naši práci. Dříve používané papírové schvalovací žádosti
byly nahrazeny elektronickým oběhem dokumentů, celý proces tak mohl být sjednocen a
získal přehlednost. Díky tomu, že každá zakázka mění v průběhu procesu automatic ky
svůj status, mají teď jednotliví prodejci mnohem lepší orientaci v rozpracovaných úkolech.
Management má zase jistotu, že žádná žádost ke schválení nezůstane tzv. „napůl cesty“ a
předchází tak zastavení schvalovacího procesu.
Logo Microsoft je registrovanou
obchodní známkou společnosti
Microsoft Corp. ve Spojených státech
a/nebo v dalších zemích. Zmíněná
jména ostatních společností a produktů
mohou být rovněž ochrannými
známkami.
Tyto nástroje velmi zkrátily celkovou dobu potřebnou pro vyřízení interních
administrativních kroků při prodeji vozidel. Mohli jsme tak zredukovat i celkovou dobu,
kterou musí zákazník čekat od objednání k finálnímu předání vozidla. Jednotné formuláře
dále poskytují prostředí, které přirozeně udržuje kvalitu zadávaných dat a zmenšuje
množství chyb. DMS systém byl pozitivně hodnocen i zástupci mateřské společnosti
VOLVO Truck Corporation a při porovnání s ostatními trhy bylo vyhodnoceno, že pro
podporu procesu prodeje je DMS nejlepším řešením v rámci prodejního regionu CEE .
Produkty a technologie

Microsoft SQL Server

Microsoft Office SharePoint Server 2007