docPřípadová studie A
download 
Stížnost Transkript
Případová studie A
Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta podnikohospodářská 3MA382 Manažerská informatika – projektové řízení PROJEKT Příprava tiskové konference Dana Hakavcová Anna Šámalová Distanční studium ZS 2009 3MA382, Dana Hakavcová, Anna Šámalová 1 Úvod Cílem projektu „Příprava tiskové konference“ je zpracovat v programu Microsoft Office Project plán pro organizaci tiskové konference. Tento plán bude praktický pro řízení celého projektu, bude zahrnovat jednotlivé kroky včetně jejich doby trvání a návaznosti. Cílem tohoto pohledu je najít co nejkratší možnou cestu, tedy dobu pro přípravu tiskové konference. Každý z dílčích úkolů bude zároveň respektovat zdroje a náklady potřebné pro jeho realizaci. 2 Vstupní představa Organizaci tiskové konference uvažujeme z pohledu komunikační agentury, která projekt připravuje tzv. na klíč pro danou firmu. Předpokládáme, že na projektu pracuje jeden pracovník a může jí věnovat až celou svou pracovní dobu (tj. maximálně 8 hod denně 5 dní v týdnu). Průběh přípravy tiskové konference jsme rozdělily do 25 hlavních úkolů, které jsou v některých případech dále rozčleněny do opakujících se podúkolů. Jednotlivé kroky na sebe buď přímo navazují, nebo mohou probíhat současně. Při správné souslednosti a plném využití pracovní doby zmíněného pracovníka může vzniknout časová úspora. V projektu uvažujeme také související náklady. Předpokládáme nejen hodinovou sazbu pracovníka, ale také náklady na telefon, překlady, pronájem hotelu, občerstvení během tiskové konference, tisk materiálů pro účastníky konference a další. Aniž bychom v této fázi využily program MO Project předpokládáme, že s přípravou tiskové konference je třeba začít přibližně 4 týdny před jejím konáním. Náklady v souhrnné výši předpokládáme v rozmezí 100 000 – 120 000 Kč. Po zpracování projektu srovnáme nejúspornější cesty navržené MO Projectem s touto původní představou. 3MA382, Dana Hakavcová, Anna Šámalová 3 Výsledky Po zadání úkolů, návazností, zdrojů a nákladů jsme díky MS Projectu získaly následující užitečná data: Úkoly: tento projekt je specifickým tím, že řada úkolů neprobíhá v jednom časovém úseku (např. 3 hodiny v kuse), ale je rozložena do více dní (např. 1 hod denně po 3 dny). Je to dáno tím, že pracovník agentury schvaluje většinu vytvořených dokumentů s několika zapojenými stranami. Jako příklad můžeme uvést přípravu prezentace: několik prvních dní stráví pracovník přípravou prezentace, v rámci které ale často objeví nedostatek potřebných dat, o které požádá odborníka. Ten ale většinou nepošle potřebné údaje hned, ale například až další den a příprava prezentace se tak musí odložit. Hotová prezentace pak putuje na schválení, na které klient také potřebuje alespoň jeden den. Pracovník pak zapracuje zaslané připomínky, ještě jednou si vymění prezentaci s klientem a po schválení pošle dokument na překlad do angličtiny (překladatelská agentura také potřebuje jeden den), pak prezentace putuje do centrály v zahraničí, kde podobným způsobem probíhá další schvalování. Z tohoto příkladu je zřejmé, že se pracovník věnuje přípravě prezentace několik dní, ale každý den jen pár hodin. Takových situací je v našem projektu více. To vedlo k tomu, že z původních 25 hlavních úkolů jsme získaly celkem 82 dílčích úkolů, z nichž řada se opakuje. Doba trvání projektu je 17,69 dní, tj. aby tisková konference mohla proběhnout 1. prosince 2009, musí být práce zahájeny nejpozději 5. listopadu 2009. Celkem bude na organizaci tiskové konference odpracováno 50 hodin práce. V naší původní představě jsme předpokládaly, že bude na tento projekt zapotřebí 20 pracovních dní, MS Project nám tedy ukázal některé časové rezervy. Náklady na realizaci projektu, včetně nákladů na práci, se vyšplhaly na 123 500 Kč. Před zahájením prací v MS Projectu jsme předpokládaly náklady v rozmezí 100 000 – 120 000 Kč. Fakt, že je výsledná částka o něco vyšší, si vysvětlujeme především skutečným zobrazením hodin, které pracovník na projektu stráví a tedy reálným vyčíslením hodnoty jeho práce. 3MA382, Dana Hakavcová, Anna Šámalová Obr. č. 1 : Statistika projektu v MS Project Sestava finančního toku Total 140000 120000 Náklady 100000 80000 60000 40000 20000 0 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 Týden 45 Týden 46 Týden 47 Č4 2009 Obr. č. 2 :Sestava finančního toku projektu 3MA382, Dana Hakavcová, Anna Šámalová Týden 48 Týden 49 4 Zhodnocení Práce v MS Projectu byla pro nás přínosná především tím, že jsme si vyzkoušely plánování projektu v pro tento účel vyvinutém IT programu. Domníváme se, že podobné plánování je vhodné především pro náročné projekty, na kterých pracuje větší skupina osob a které se skládají z celé řady úkolů, z nichž některé mohou probíhat souběžně. Věříme, že při precizní práci s programem může v realitě dojít k opravdovému zjednodušení práce – především z toho důvodu, že každý z pracovníků může sledovat, jak se projekt vyvíjí, jak důležité je, aby jejich dílčí úkol proběhl dle časového plánu, nebo zda je tam časová rezerva a podobně. Klienti, kteří jsou zvyklí na práci s MS Projectem mohou vítat získávání podkladů v tomto programu, především pro přehlednost a jednoznačnost uvedených dat. 5 Celkové zhodnocení projektu Pro nás obě byl tento předmět prvním kontaktem s programem MS Project. Považujeme za přínosné, že jsme se s ním blíže seznámily. V případě potřeby pracovat dále s tímto programem budeme moci nabídnout základní znalosti, které bychom dále prohloubily. 3MA382, Dana Hakavcová, Anna Šámalová
