Aplikace Google v drobném podnikání Obsah

Aplikace Google v drobném podnikání Obsah

Aplikace Google v drobném podnikání
Bc. Vratislav Kroc
Obsah
Aplikace Google v drobném podnikání ................................................................................................... 1
Úvod do problematiky ......................................................................................................................... 2
Předpoklady pro implementaci ........................................................................................................... 2
Výhody ............................................................................................................................................. 2
Překážky........................................................................................................................................... 2
Implementace aplikací ........................................................................................................................ 2
Zprovoznění ..................................................................................................................................... 2
Přístup k aplikacím........................................................................................................................... 2
Technická podpora .......................................................................................................................... 3
Potřeby firmy a jejich uspokojení ........................................................................................................ 3
Přímá komunikace ........................................................................................................................... 3
Nepřímá komunikace ...................................................................................................................... 4
Plánování času ................................................................................................................................. 4
Řízení vztahu se zákazníky ............................................................................................................... 5
Znalostní báze.................................................................................................................................. 6
Webové stránky............................................................................................................................... 6
Řízení projektu................................................................................................................................. 7
Shrnutí ................................................................................................................................................. 8
Zdroje informací .................................................................................................................................. 8
Využití aplikací Google v drobném podnikání
Bc. Vratislav Kroc
Úvod do problematiky
Zakládáte vlastní podnik nebo živnost a hledáte levné a efektivní řešení softwaru, které zajistí hladký
chod firmy? Tato práce se přesně tímto řešením zabývá. Preferuje především aplikace Google, ale
neomezuje se jenom na ně a poskytuje i některé další alternativy pro individuální řešení.
Předpoklady pro implementaci
Výhody
Ne pro každou firmu jsou aplikace Google vhodné. Hodí se tam, kde:
•
•
•
•
•
•
Preferujeme minimální/nulové náklady na implementaci a údržbu, implementaci zvládne
s trochou úsilí i laik.
Chceme službu tzv. On demand – vše je na internetu, odpadá nutnost instalace na počítač.
Požadujeme jednoduchost a intuitivnost aplikací.
Nepotřebujeme migrovat data z jiných zdrojů informací.
Máme menší počet firemních uživatelů.
Nechceme platit za běžné kancelářské aplikace, jako je Word a Excel.
Překážky
• Chceme mít všechna data „u nás“.
• Máme aplikace, se kterými jsme zvyklí pracovat a nespolupracují s aplikacemi Google.
• Potřebujeme poradenství v této oblasti. Velice málo firem se touto problematikou zabývá.
• V kancelářském balíku potřebujeme funkce, které aplikace Google neposkytují hlavně kvůli
omezení webových technologií.
• Aplikace potřebujeme personalizovat.
Implementace aplikací
Zprovoznění
Pro zprovoznění aplikací je nutné se přihlásit přes registrační stránku služeb Google Apps. Google
nabízí služby aplikací ve dvou verzích: Standard a Premier. V nedávné době se Google rozhodl
propagovat více placenou verzi Premier, která je sice lepší, ale vzhledem k vysoké úrovni služeb verze
Standard je pro začínající podniky zbytečná. Do smluvních podmínek sice nezahrnul nic o tom, že
subjekt používající verzi Standard nesmí být firma, nicméně změnil strukturu stránek tak, aby uživatel
registraci pro Standard skoro nemohl najít. Ten, kdo o této verzi neví, pravděpodobně se o ní ani
nedozví.
•
•
Pro registraci služeb Google (verze Standard) lze přejít na následující odkaz:
http://www.google.com/a/cpanel/domain/new?hl=cs
Přesný postup zprovoznění je přehledně vysvětlen v nápovědě na stránkách Googlu.
Přístup k aplikacím
K aplikacím přistupujeme přes webové rozhraní zadáním příslušné adresy do internetového
prohlížeče.
•
Lze použít přednastavenou adresu na doméně Googlu, v případě e-mailového klienta:
http://mail.google.com/a/nasedomena.cz
[2]
Využití aplikací Google v drobném podnikání
•
Bc. Vratislav Kroc
O poznání praktičtější variantu nabízí naše vlastní doména, umíme-li si to nastavit – např.:
http://email.nasedomena.cz
Technická podpora
Online technickou podporu v současnosti zajišťují v České republice dva zdroje:
•
•
nápověda od samotné firmy Google (přeložená jen částečně) na adrese
http://www.google.com/support/?hl=cs
Google User Group – volné sdružení zabývající se problematikou podpory pro aplikace Google na
adrese http://www.gug.cz
Potřeby firmy a jejich uspokojení
Přímá komunikace
Přímou komunikaci mezi spolupracovníky zajišťují
•
•
•
přímé hovory prostřednictvím telefonů nebo hovorů přes internet,
instant messengeři (dále jen IM) na chatování
a e-mailový klient – v našem případě Google mail.
V rámci snížení nákladů na telefonování lze používat služby telefonování přes internet. Někteří
zahraniční operátoři dokonce umožňují volání prakticky zadarmo, protože ke kreditu dostanete 120
dní, kdy voláte na pevnou linku zcela zdarma.
Program
Skype – pevná linka
Skype – mobilní síť
Nonoh – pevná linka
Nonoh – mobilní síť
802.VOX – pevná linka
802.VOX – mobilní síť
Sazba za minutu
EUR 0,02 / CZK 0,52
EUR 0,173 / CZK 4,47
Zadarmo*
EUR 0,085 / CZK 2,2
CZK 0,52
CZK 3,39
Tabulka 1: Poskytovatelé volání přes internet
Poznámky: České ceny jsou přepočteny z EUR při kurzu EUR/CZK = 25,84; uvažujeme cenu ve špičce.
* Při nákupu v hodnotě EUR 10,- získáte 120 freedays – volné dny, kdy je volání zadarmo. Pak je účtováno EUR 0,15 za minutu.
Skype a Google talk lze použít na vnitrofiremní hlasovou komunikaci. Tyto dva IM jdou zároveň využít
jako programy na chatování společně s protokoly MSN, ICQ, IRC a dalšími.
Jako e-mailový klient je vhodný Google mail díky své jednoduchosti a použitelnosti. Nebudeme
v rámci této práce plýtvat místem na jeho popsání, pouze uvedeme pár funkcí tzv. laboratoře, které
nám aplikaci pomohou vylepšit/zpřehlednit:
•
•
•
•
Offline: umožní pracovat s touto aplikací i ve stavu offline (tedy bez připojení k internetu).
Více složek doručená pošta: výpis konverzací bude rozdělen do více oken dle vybraného filtru.
Předpřipravené odpovědi: umožňuje rychle napsat běžné e-maily – vhodné pro práci obchodních
zástupců.
Detektor zapomenuté přílohy: Pokud je v textu zmíněno slovo příloha a e-mail ji neobsahuje,
detektor na tuto skutečnost upozorní. Když si zvykneme přílohu zmiňovat v textu, poslouží tato
miniaplikace jako dobrá pojistka proti hloupému vícerému posílání e-mailů.
[3]
Využití aplikací Google v drobném podnikání
Bc. Vratislav Kroc
Obrázek 1: Detektor zapomenuté přílohy
Nepřímá komunikace
Při vnitropodnikových procesech je efektivní taky komunikace nepřímá, kdy informace od kolegů
zjišťujeme prostřednictvím míst, kde jsou vystaveny. V našem případě to může být podniková
znalostní báze, sdílený kalendář, nebo informace o zákaznících v CRM.
Plánování času
Pro plánování času se výborně hodí Google kalendář, který umožňuje rychlou, účinnou a intuitivní
správu času. Možnosti kalendáře a vytváření událostí:
U každé události je možno zadat
•
•
•
•
•
•
•
•
nadpis,
místo (při zadání adresy ve správném formátu se automaticky vygeneruje Google mapička
s místem konání),
čas (časové rozmezí v rámci dne / celý den, opakovanost úkolu v nejrůznějších variacích),
libovolný bližší popis události,
přílohu,
připomenutí (lze formou e-mailu, vyskakovacího okna, nebo SMS),
neviditelnost události pro ostatní,
hosty události (a jejich práva zobrazovat/měnit událost).
Kalendář je možno zobrazovat v různých časových úsecích, filtrovat zobrazování jednotlivých
kalendářů.
Některá pravidla pro efektivní využívání kalendáře:
•
Upozorňování pomocí SMS: v událostech, na které upozorňuje SMS je vhodné napsat nadpis,
místo a čas, protože tyto tři atributy se v SMS zobrazují. Jedná-li se pak o obchodní jednání a
[4]
Využití aplikací Google v drobném podnikání
•
•
Bc. Vratislav Kroc
v nadpisu je jméno osoby a telefon, můžeme osobě zavolat, pokud například nestíháme. SMS
chodí implicitně hodinu předem (lze přenastavit).
Spolupráce s dalšími aplikacemi: Velice praktické je připomenutí přes SMS, když potřebujeme
někomu zavolat a číslo je opět uvedeno v nadpisu. Doporučuje se používat společně s CRM,
pokud samo tuto funkčnost nemá.
Poctivé vyplňování atributů události: především při sdílení kalendářů (a kolaboraci na tomto
principu založené) se vyplácí vyplňovat atributy události pořádně, protože kolegové se
v problematice rychleji zorientují a nemusí nám volat. Praktické je například vyplnění místa, aby
ho kolega nemusel sám hledat.
Řízení vztahu se zákazníky
Na řízení vztahu se zákazníky (dále jen CRM – Customer relationship management) existuje mnoho
programů s různou funkčností a náročností na obsluhu nebo implementaci. Za nejlepší opensource
CRM aplikaci je obecně považován SUGAR CRM, který je v rozšířené verzi zpoplatněn. I v základní
verzi je však možné ho používat k plnohodnotnému monitoringu vztahů a modifikovat podle vlastních
potřeb. Implementace vyžaduje technickou podporu. Zvládnutí této aplikace může zabrat i několik
dní. K aplikaci se také přistupuje přes webové rozhraní.
Pokud chceme naše CRM co nejvíce zjednodušit, můžeme použít i obyčejný Excel, respektive Google
spreadsheet. Oproti programům, které jsou pro řízení vztahů přímo určené, v sobě samozřejmě
neintegruje všechny funkce. Máme-li například v plánu někomu zavolat, měla by se informace vyplnit
nejen sem, ale i do kalendáře. Nelze odtud odesílat e-maily, nelze přehledně zařadit větší množství
informací o jednom subjektu atd.
Jaké informace chceme zaznamenávat je na nás a nikde není striktně určen rozsah a náplň, ale
důležité je, abychom se v databázi později vyznali!
Obecně lze říci, že databáze by měla obsahovat u každého zákazníka:
•
•
•
jednoznačný popis zákazníka a kontakt,
stav jednání,
historie komunikace a spolupráce.
[5]
Využití aplikací Google v drobném podnikání
Bc. Vratislav Kroc
Obrázek 2: Aplikace Google spreadsheet jako nástroj CRM
Na CRM lze použít i Weby google, protože jedna z šablon stránek Seznam umožňuje databázi vytvořit
také, ale nevyhovující je stejná šířka všech sloupců při nestejné náplni obsahem.
Znalostní báze
Každá firma řeší problém toho, že zaměstnanci nevědí, co a jak se dělá. A má-li firma své know-how
rozsáhlejší, je databáze znalostí pomalu nezbytností. V současné době bývá řešena
•
•
buďto jedním z mnoha Wiki systémů,
nebo může být realizována i pomocí aplikace Weby Google.
Wiki systémů je celá řada a liší se svou náročností na implementaci a technologie. Dále se líší i účely
využití. Všeobecně lze říci, že instalace Wiki systému vyžaduje technickou podporu.
Weby Google se od Wiki systému liší hlavně absencí instalace. Webové stránky jsou hotové
k používání během několika minut a nabízejí velice jednoduché a intuitivní ovládání. Preference
rychlého a jednoduchého ovládání má však i své nevýhody. Práva uživatelů lze nastavovat pouze
globálně na celý web, a pokud chcete vytvořit více skupin uživatelů s různými právy, je nutno udělat
webů více.
Webové stránky
Firemní webové stránky lze zhotovit více způsoby:
•
•
•
•
•
Vytvoření vlastními silami za předpokladů minimálně znalosti jazyka HTML a CSS,
využití opensource aplikací pro tvorbu webu,
zakoupení komerčního softwaru,
využití webové služby pro tvorbu webu,
využití webů Google (na které se v rámci práce zaměříme).
Výhody webů Google pro firemní web:
•
Psát texty v nich lze podobným způsobem jako ve Wordu (ačkoliv to může být na úkor HTML
kódu).
[6]
Využití aplikací Google v drobném podnikání
Bc. Vratislav Kroc
•
•
Jednoduchá tvorba struktury celého webu – stránky lze jednoduše tvořit.
Do stránek lze snadno vkládat takzvané gadgety – jedná se o miniaplikace nejrůznější povahy,
které se dají vložit přímo do stránky: kontaktní formuláře, slovníky, hodiny, hry, fotogalerie, mapy
novinky stahovatelné pomocí RSS kanálu…
• Import jiných aplikací – například dokumenty, prezentace nebo tabulky z Google docs, kalendář a
podobně.
Nevýhody:
• Omezené možnosti grafiky – v nabídce je velice omezené množství grafických návrhů, lze jen
omezeně měnit rozvržení (například nelze odstranit patičku webu apod.).
• Pokud si chcete grafiku personalizovat, je velice těžké upravit stránky tak, aby vypadaly dobře.
V takovém případě se kolikrát vyplatí do stránek zainvestovat a v ušetřeném čase peníze vydělat.
Alternativou je služba Webnode, která je v základní verzi také zdarma. Oproti webům Google
poskytuje daleko větší množství grafických šablon a uživatelsky příjemnější tvorbu grafiky. Prostředím
se snaží připomínat MS Word 2007. Neposkytuje však propojení s aplikacemi Google.
Řízení projektu
Weby Google – webové stránky lze snadno využít i na řízení projektů, dobré využití zde najdou
všechny šablony stránek:
•
•
•
•
•
Klasická webová stránka pro psaní normálních textů,
oznámení pro ostatní členy týmu,
úložiště souborů pro fungující jako on-line správce nahraných dokumentů – v rámci stránky lze
vytvářet další složky a soubory tak třídit podle kategorií,
seznam sloužící k sepsání aktivit s možností abecedního řazení,
úvodní stránka, která je připravená k vkládání gametů.
Další výhody webů Google:
•
•
•
Lze se přihlásit k odběru změn na webu a mít tak pod kontrolou jeho obsah, stejně tak lze
zobrazit změny v postranní liště,
těsně nad zápatím lze nastavit vkládání příloh, komentářů ke stránce – lze tak vznést námitky
k obsahu stránky bez nutnosti zasahovat přímo do textu,
sdílení – uživatelům lze přidělit různá práva (čtenář, uživatel, vlastník) pro editaci a čtení textu.
Google skupiny – nástroj pro rychlou kooperaci mezi členy týmu, zkušeným uživatelem vytvořen
během 30 vteřin. Spolupracovníci jsou pozváni e-mailem a mají následující možnosti:
•
•
•
Tvořit a přispívat do různých diskuzí,
posílat a stahovat soubory ve skladišti souborů,
tvořit jednotlivé stránky jako ve webech Google.
Výhoda této aplikace je především rychlost, protože spolupracovníci mohou začít s prací prakticky
okamžitě. Všechno je předpřipraveno a kromě názvu skupiny není potřeba nic dodávat.
MS Groove je offline alternativou pro řízení projektů a kolaboraci mezi spolupracovníky. Oproti výše
zmíněným nástrojům je však pomalejší a daleko náročnější na ovládání. Navíc je potřeba na všechny
počítače tento produkt zakoupit, nainstalovat a zesynchronizovat, což je peněžně i časově náročné.
[7]
Využití aplikací Google v drobném podnikání
Bc. Vratislav Kroc
Shrnutí
Všechny aplikace Google lze shrnout do několika slov:
•
•
•
jednoduchost,
rychlost,
přístup odkudkoliv.
Lze doporučit do naprosté většiny začínajících firem, které potřebují snížit náklady na informační
technologie.
Zdroje informací
•
•
•
•
•
http://skype.klikej.cz/ceny-volani-c.html
http://www.802.cz/cenik-volani/
http://www.nonoh.net/en/calling-rates.html
KUTIL, Ivan: Bakalářská práce: Firma v prostředí Google, Praha: ČVUT, 2009
Zdroj k dispozici na http://www.codeasi.net/aknela/Firma_pracujici_v_prostredi_Google.pdf
http://www.webnode.cz
[8]