dokoni case uživatelská příručka

DOKONI CASE 3.9.x
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
Verze dokumentu: 2.0
Verze produktu: 3.9.x
Status: Publikováno
Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s.r.o.
CNT SED
Radim Zouhar
OBECNÉ ZÁSADY DOKUMENTU
Tento dokument používá následující ikony pro zdůraznění určitých informací:
Typ, návrh, best practice
Poznámka, vyžadující pozornost
Důležitá poznámka, tip k přečtení
Používají se následující typografické konvence:
Bold
Označuje cestu, navigaci, text v okně, tlačítko, zvýraznění
code
Označuje část kódu, skript, Power Shell skript nebo příkazy
Italic
Označuje zdroj, referenční materiál nebo citát
ZMĚNA DOKUMENTU
Zde si můžete přečíst změny dokumentu, kdy, co a kde se změnilo
14. 9. 2015 Překlad dokumentace do českého jazyka
26. 05. 2015 Různé aktualizace dokumentace podle požadavků na nové změny
14. 10. 2015 Změna obrázku v kapitole 2
30. 10. 2015 Přidána kapitola 2.6
19. 02. 2016
Přidány kapitoly: 5.3 Hledání přes seznamy: Karty dokumentů, Karty dokumentů
– přílohy, 2.7 Export do Excelu
26. 07. 2016 Z kapitoly 3 Oznámení odebrány SharePoint oznámení (notifikace).
REFERENČNÍ DOKUMENTY
Tato dokumentace se odkazuje na níže uvedené dokumenty:
18. 9. 2015 dCA-Installation-guide-SPF-SQLE
18. 09. 2015 dCA-Core-guide
CÍLOVÁ SKUPINA
Tento dokument je určen pro uživatele, kteří se podílejí na instalaci, konfiguraci a provozování dokoniCASE
produktu a mají následující znalosti:
SharePoint Základní znalost SharePoint 2013, konceptů a technologií
dokoniCASE Základní znalost dokoniCASE, konceptů a technologií
2
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
OBSAH
OBSAH ......................................................................................................................... 3
1. ÚVOD .................................................................................................................... 4
2. PRÁCE S KARTAMI DOKUMENTŮ ...................................................................... 6
2.1 Zobrazení existující karty dokumentů .............................................................. 6
2.2 Změna hodnot uvnitř existující karty dokumentů ............................................. 7
2.3 Vytvoření nové karty dokumentů z již existující ............................................... 8
2.4 Manuální vytvoření nové karty dokumentů .................................................... 10
2.5 Přiložení nového souboru do karty dokumentů ............................................. 10
2.6 Použití šablon karet dokumentů .................................................................... 11
2.7 Export do excelu ........................................................................................... 14
3. OZNÁMENÍ .......................................................................................................... 15
4. ZOBRAZENÍ ........................................................................................................ 16
4.1 Změna existujícího zobrazení ....................................................................... 17
4.2 Vytvoření nového (standardního) zobrazení.................................................. 19
4.2.1 Typy zobrazení .................................................................................. 20
4.3 Pokročilé filtrování zobrazení ........................................................................ 22
5. VYHLEDÁVÁNÍ.................................................................................................... 24
5.1 Booleovské vyhledávání ............................................................................... 24
5.2 Hledání metadat............................................................................................ 25
5.3 Vyhledávání přes seznamy: karty dokumentů, karty dokumentů - přílohy ..... 27
5.4 Zástupné znaky, neúplná slova ..................................................................... 27
5.5 Pravidla kapitalizace ..................................................................................... 28
5.6 Oblasti hledání .............................................................................................. 28
5.7 Proč nemohu nic najít ................................................................................... 29
6. SYSTÉM VERZOVÁNÍ ........................................................................................ 30
6.1 Porovnávání více verzí.................................................................................. 31
7. SLOVNÍK ............................................................................................................. 32
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
3
1. ÚVOD
dokoniCASE je aplikace pro správu dokumentů založená na technologii Microsoft SharePoint, rozšiřuje jeho
funkcionalitu a limity. Je určen pro zpracování digitalizovaných dokumentů a může sloužit jako inteligentní
úložiště dokumentů s vestavěnou podporou definovaných pracovních postupů.
Všechny důležité objekty pro uživatele jsou dostupné z domovské stránky aplikace, typ obsahu, pravidla
oznamování, typy polí. Moduly mohou být spravovány v síťovém obsahu dokoniCASE listech a nastavení
konfigurace aplikace s logy jsou uloženy ve stejné konfigurační podsíti obsahu stránek. Domovská stránka
obsahuje tyto čtyři základní objekty a listy: Karty dokumentů, Karty dokumentů - Historie a Karty dokumentů
– Úkoly, Obsah stránek. Všechny tyto objekty jsou ve výchozím stavu po instalaci s originálními jmény, ale
obsah uvnitř je závislý na uživateli, který je právě přihlášen do systému.
Prostředí je přizpůsobitelné a modulární, rozšiřuje funkčnost multifunkčních zařízení a webu služby SharePoint,
kde je nainstalován, zlepšuje řízení a zabezpečení. Každý dokument uvnitř aplikace je reprezentován Kartou
dokumentů /položkou a je spojen s konkrétním typem obsahu, může obsahovat další atributy, pravidla, akce
nebo povinné atributy, které jsou pouze pro určitý typ dokumentu.
Obrázek 1: Domovská stránka
4
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
Obrázek 2: Karta dokumentů – Editační mód
Způsobů jak vložit dokument do dokoniCASE je více. Můžete nahrát váš soubor do složky Scanned, který je
systémem automaticky zpracováván. Můžete Vytvořit kartu dokumentů manuálně nebo použít přídavný
modul pro Import dokumentů z jiného systému (např. ze SAPu).
Obsah je zobrazen na základě uživatelských práv. Tato práva jsou řízena i na straně dokoniCASE, ne pouze na
straně SharePoint. Dokonce ani site Administrátor nemusí vidět vše, pokud chcete mít nastaveno takové
omezení. Práva mohou být přiřazena podle aktuálního stavu dokumentu, typu nebo povinného atributu.
Žádné položky nemohou být smazány. Jakmile je karta v systému, může být uložena ve statusu „Archiv“, pouze
ve speciální knihovně. Položky v konečném stavu nemohou být modifikovány. Verzovací systém automaticky
sleduje všechny změny a aktualizace.
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
5
2. PRÁCE S KARTAMI DOKUMENTŮ
S dokumenty nepracujete sami, každý dokument obsahuje sadou informací zvaných metadata, která spolu se
souborem tvoří jednu kartu dokumentů. Můžete je vytvořit, aktualizovat nebo upravovat a můžete v nich
provádět změny.
2.1 ZOBRAZENÍ EXISTUJÍCÍ KARTY DOKUMENTŮ
Vyberte list na Domovské stránce obsahující kartu, kterou potřebujete upravit.
Obrázek 3: Výběr položky v Kartě dokumentů
Obrázek 4: Formulář nové faktury s makrotlačítky
6
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
Vyberte odpovídající položku v seznamu kliknutím na její jméno nebo vyberte příslušnou kartu a klikněte
na „…“, otevře se menu, kde kliknete na tlačítko Zobrazit položku.
Obrázek 5: Pás karet s vyznačeným tlačítkem Zobrazit položku
Můžete také použít seznam „Mé dokumenty na zpracování“, tento seznam obsahuje všechny karty dokumentů
čekající na zpracování přihlášeným uživatelem.
2.2 ZMĚNA HODNOT UVNITŘ EXISTUJÍCÍ KARTY DOKUMENTŮ
Z Domovské stránky si vyberte seznam obsahující položku, kterou si přejete editovat
Vyberte odpovídající položku v seznamu kliknutím na její jméno nebo vyberte příslušnou kartu a klikněte
na „…“, otevře se menu, kde kliknete na tlačítko Upravit položku. Otevře se karta v editačním módu.
Obrázek 6: Pás karet s vyznačeným tlačítkem Upravit položku
Editovat položky lze v editačním formuláři. Položky, které nesmějí být editovány, jsou zobrazeny, ale
editace je zakázána.
Uložte provedené změny kliknutím na tlačítko Uložit.
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
7
Obrázek 7: Editační formulář, včetně needitovatelných položek
2.3 VYTVOŘENÍ NOVÉ KARTY DOKUMENTŮ Z JIŽ EXISTUJÍCÍ
Označte již existující kartu dokumentů v seznamu Karet dokumentů jako aktivní.
V pásu karet klikněte na Položky->Kopírovat kartu dokumentů nebo otevřete vybranou kartu
v editačním módu a klikněte na tlačítko Kopírovat kartu dokumentů.
Otevře se nabídka Kopírování dokumentů, pokud chcete kopírovat Kartu dokumentů včetně příloh, pak
klikněte na tlačítko ANO, pokud mají být přílohy dodány separátně, klikněte na tlačítko NE (Storno)
tlačítko zavře otevřené okno a žádná změna se neuloží.
Poté vyplňte/změňte potřebné atributy, přiložte přílohy a následně v levé části Pásu karet klikněte na
tlačítko Uložit.
8
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
Obrázek 8: Kopírování již existující Karty dokumentů
Obrázek 9: Výsledek po kliknutí na tlačítko Kopírovat kartu dokumentů
Obrázek 10: Seznam dokumentů po zkopírování Karty dokumentů
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
9
2.4 MANUÁLNÍ VYTVOŘENÍ NOVÉ KARTY DOKUMENTŮ
Jsou dva způsoby jak vytvořit Kartu dokumentů:
A)
Na stránce karty dokumentů, v pásu karet klikněte na tlačítko Položky->Nová položka
Vyberte požadovaný typ nové položky z rozevíracího seznamu
Vyplňte všechny potřebné údaje
Klikněte na tlačítko Uložit
B)
Přejděte na záložku: Karty dokumentů
Klikněte na popisek Karta dokumentů nebo na znak plus v kroužku
Vyplňte potřebné údaje
Klikněte na tlačítko Uložit
Obrázek 11: Dva způsoby vytvoření nové položky
Zobrazí se nový formulář pro výběr typu dokumentu a pro každý typ dokumentu jsou rozdílná nastavení polí.
2.5 PŘILOŽENÍ NOVÉHO SOUBORU DO KARTY DOKUMENTŮ
Soubory mohou být nahrány do místního úložiště a přiloženy do karet dokumentů pomocí odkazu na daný
dokument. Může být přiloženo tolik souborů, kolik je potřeba, je zde však limit na celkovou velikost všech
uložených příloh, který stanovuje Administrátor a obvykle činí 200 MB. Soubory mohou být typu pdf, xml, txt,
png nebo jakéhokoliv formátu Microsoft Office.
Je-li nahrán totožný soubor se souborem již nahraným, pak tento soubor je přepsán a je vytvořena nová verze
karty. Jako náhled je zobrazen vždy jen jeden dokument a to první v pořadí, lze si však vybrat, který bude
zobrazen.
Vyberte si list, například Karta dokumentů, obsahující položku, kterou si přejete editovat.
V editačním formuláři klikněte na tlačítko Přidat soubory, otevře se výběrové okno, zde vyberte
dokument, který je třeba přidat a ten se přidá po zmáčknutí tlačítka Otevřít. Nebo můžete použít Drag &
Drop funkcionality, kdy vybrané soubory přetáhnete do okna příloh, a dané přílohy se nahrají. Nebo je
možné kliknout na tlačítko Přidat odkaz, kde podle určitých kritérií (Výběr webu, Výběr knihovny, Výběr
sloupce), můžete vybrat odkaz na přílohu.
10
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
Vyberte odpovídající kartu a po kliknutí na „…“ u položky vyberte Upravit položku
Obrázek 12: Náhled na detail Karty dokumentů a vyznačení přidání příloh.
Klikněte na tlačítko Uložit
Obrázek 13: Windows okno pro vyhledání souboru, který má být nahrán
2.6 POUŽITÍ ŠABLON KARET DOKUMENTŮ
Šablony karty dokumentů dovolují uživatelům ukládat vyplněná data v kartách dokumentů pro pozdější využití.
Konfigurace se řídí tlačítky v pásu karet: Načíst, Uložit a Spravovat šablony, které jsou umístěny pouze v pásu
karet, pokud je karta dokumentů otevřena v editačním módu. Nekonfigurujte prosím funkcionalitu v: Obsah
webu -> Konfigurace šablon karet dokumentů.
Šablony jsou výhodné zvláště pro karty dokumentů, které se často opakují. Vytvoření šablony můžete provést
pomocí nahráním nebo ručním vytvořením nové šablony. Uložená šablona je dostupná pouze v kartě
dokumentů s typem obsahu, ve kterém je šablona vytvořena. Takže šablona uložená v určitém typu obsahu
nemůže být použita pro jiný typ obsahu. Všechny hodnoty atributů karty dokumentů jsou použity v šabloně,
kromě Typu obsahu a Stavu.
Šablony využívají systémových výjimek: tato funkcionalita nefunguje se sloupci „Filtrované vyhledávání,
Související položky a Počítané“, které nejsou podporovány funkcionalitou šablon. Neumí téže načíst ani
přiřazené hodnoty atributů, které jsou v současné době needitovatelné.
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
11
Obrázek 14: dokoniCASE - Konfigurace šablon karet dokumentů - tlačítka v pásu karet
Manuální vytváření nové šablony karty dokumentů
Uložit šablonu – tlačítko můžete použít v editačním módu karty dokumentů, hodnoty z této karty můžou
být uloženy jako šablona. Stačí vložit jméno šablony a nastavit zaškrtávací pole „Sdílená“, které indikuje,
zda budou mít ostatní uživatelé možnost také používat tuto šablonu. Uložte pomocí tlačítka „Uložit“.
Obrázek 15: dokoniCASE - šablona karet dokumentů - Funkce uložení šablony
Načíst novou šablonu:
Načíst šablonu – tlačítko můžete použít z pásu karet (pokud je karta v editačním zobrazení), můžete načíst
uloženou šablonu do formuláře karty dokumentů. Hodnoty šablony přepíší dříve vložené hodnoty
editovatelných hodnot v editované kartě.
12
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
Obrázek 16: dokoniCASE - šablona karet dokumentů - Funkce načtení šablony
Spravovat šablony:
Spravovat šablony – tlačítko můžete použít z pásu karet (pokud je karta v editačním zobrazení), můžete
spravovat: Upravit, smazat nebo přidat uložené hodnoty atributu pro určitou šablonu ve formuláři karty
dokumentů. Můžete zde změnit typ obsahu, jméno a sdílené funkce šablony.
Obrázek 17: dokoniCASE - šablona karet dokumentů - Funkce spravovat šablony
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
13
2.7 EXPORT DO EXCELU
Funkcionalita tlačítka v pásu karet „Export do Excelu“ je navržen na export metadat do položek karty
dokumentů, založeným na aktuálně vybraném Pohledu ve zvoleném XLSX formátu. Může exportovat všechny
hodnoty všech typů sloupců obsahujících Filtrované vyhledávání. Funkcionalita Export do Excelu je dostupná
z pásu karet seznamu karet dokumentů pro všechny členy Webové kolekce. Poté co je XLSX soubor
vygenerován objeví se vyskakovací okno. Předpokladem je nutnost mít nainstalováno Microsoft Database
Engine 2010 Redistributable lokálně v dokoniCASE.
Prohlédněte si odkazy níže:
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=13255
Vyberte verzi, s ohledem na verzi vašeho operačního systému: 64bit nebo 32bit.
Ke generování XLSX souboru není nutné mít instalované Microsoft OFFICE suite lokálně na dokoniCASE.
Obrázek 18: Tlačítko Export do Excelu dostupného v pásu karet dokoniCASE
14
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
3. OZNÁMENÍ
Modul Oznámení dokáže zasílat krátké emailové zprávy, které informují uživatele o tom, že byla provedena
změna jeho dokumentů. DokoniCASE aplikace je založena na SharePointu a používá standardní oznamovací
funkce. Tyto funkce však mohou být rozšířeny tak, jak zákazník potřebuje. Tato oznámení lze přizpůsobit,
agregovat a sledovat před odesláním, může být odesláno na interní nebo externí adresy a uživatelova emailová
adresa může být vymazána nebo odstraněna ze zasílací dávky. Pokud je karta dokumentů přiřazena na nového
vlastníka, je vytvořena nová akce nebo nový požadavek, následně dokoniCASE vytváří oznámení.
Pokud změníte stav karty dokumentů, kartu přiřadíte na nového uživatele nebo skupinu, přidáte komentář
nebo přidáte novou přílohu do karty dokumentů, pak se automaticky vygeneruje emailové oznámení.
DokoniCASE oznámení nastavuje pouze dokoniCASE Process Administrátor (viz kapitola 5.1 v příručce
administrátora dokoniCASE).
Obrázek 19: Ukázka upozornění (email)
SharePoint upozornění (emaily) mohou být nastaveny těmito rolemi: site Administrátorem, dokoniCASE
Process Administrátorem nebo uživatelem samotným a může vypadat asi takto:
Obrázek 20: SharePoint - notifikace o změně karty dokumentů
V obou případech (SharePoint a DokoniCASE oznámení) nelze oznámení přiřadit na jinou osobu a nemůže být
podruhé odesláno. K dispozici jsou denní nebo týdenní souhrny. Upozornění jsou užitečná, zvlášť pro položky,
které uživatel často vytváří nebo mění. Uživatel může zakázat pouze oznámení, které jsou generovány
SharePointem.
Důležité upozornění: SharePoint oznámení (notifikace) nejsou podporovány od verze dokoniCASE 3.0.0.
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
15
4. ZOBRAZENÍ
Používání Zobrazení je jednoduchý způsob, jak zobrazit informace pro uživatele tak, jak potřebují. Odlišné
zobrazení mohou zobrazovat různé sloupce, které mohou být různě řazeny, filtrovány, seskupovány a
stylovány. V SharePointu mohou být Zobrazení veřejná nebo soukromá.
DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ:
Nedoporučujeme nastavovat číslo položek k zobrazení v pohledu
nastavení Limit položky na více než 50 položek.
Veřejné – správci seznamů a knihoven nebo site administrátoři mohou vytvořit veřejné zobrazení,
dostupné komukoliv.
Osobní – uživatelé vytvoří své osobní zobrazení, které nikdo jiný vidět nemůže (ani administrátoři).
Každý objekt má nějaké zobrazení ve chvíli, kdy jsme jej vytvořili a to i v případě, že je prázdné. Mohou být
použity předdefinované zobrazení. Předdefinované zobrazení pro každý objekt se nachází v pásu karet pod
položkou Aktuální zobrazení. Defaultní hodnota je Všechny položky.
Obrázek 211: Pás karet - aktuální zobrazení
Druhá možnost jak změnit zobrazení je použít navigační odkaz. Vybrané objekty jsou zobrazeny jako aktivní
odkazy (modře).
Obrázek 22: Karta dokumentů - zobrazení
16
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
DokoniCASE přidává zobrazení pro většinu objektů (seznam karet dokumentů) jako veřejné a malé množství
z nich jako soukromé, např. „Čekání na práci více než 30 dní“ nebo „Přehled životnosti projektů“, v tomto
případě jsou dostupné pro správce. Uživatelé mohou měnit nebo konfigurovat jejich vlastní zobrazení.
Mé úkoly – všechny úkoly v různém stavu přiřazené pouze mně
Splatné dnes – úkoly musí být vyřízeny dnes
Aktivní úkoly – všechny úkoly, které čekají na reakci některého z uživatelů
Podle přiřazení – seznam úkolů seskupených podle uživatele nebo názvu skupiny
Podle mé skupiny – seznam úkolů přiřazených na mou skupinu
Moje dokumenty pro zpracování – úkoly přiřazené na aktuálně přihlášeného uživatele, čekající na reakci
některého uživatele
Pokud budete chtít filtrovat data v aktuálním zobrazení, klikněte do prázdného pole, které se nachází pod
každým nadpisem, a použijte Rychlý filtr. Pokud chcete prohledávat všechny sloupce, klikněte do políčka
Hledat v kartách dokumentů, které je viditelné pod navigací. Pokud chcete použít stálý filtr, vytvořte Pokročilý
filtr (viz následující kapitola 4.1)
4.1 ZMĚNA EXISTUJÍCÍHO ZOBRAZENÍ
Vaše zobrazení můžete měnit a nastavit jako Výchozí zobrazení, to se zobrazí, když uživatel prochází seznam
nebo knihovnu. SharePoint poskytuje několik vestavěných zobrazení. Tato zobrazení mohou být upravena.
Přejděte do seznamu, ve kterém chcete upravit zobrazení.
Zobrazte si zobrazení, které chcete modifikovat.
Klikněte na tlačítko Změnit zobrazení v sekci Spravovat pohledy nacházející se v pásu karet v záložce
Seznam
Vytvořte potřebné změny v zobrazení, jako je odstranění sloupce, nastavení řazení nebo filtrování.
Klikněte na tlačítko OK, tím uložíte své změny
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
17
Obrázek 23: Úprava zobrazení
Položky, které můžou být editovány uvnitř zobrazení:
Sloupce – sloupce v zobrazení mohou na první pohled poskytnout informace, které potřebujete pro
seznam nebo položky knihovny. Uživatel tedy nemusí otevírat podrobnosti položek. Sloupce v kombinaci
s ostatními funkcemi zobrazení (jako jsou např. filtry). Může vám pomoci přímo nalézt informaci, která je
důležitá pro vaši práci. Toto lze využít, když seznam obsahuje mnoho položek.
Řazení – nastavení pořadí zobrazených položek v zobrazení. Můžete řadit pomocí dvou kritérií.
Například: zobrazení položek v seznamu úkolů řazených dle priority a zároveň podle doby splatnosti.
Filtrování – nejpoužívanější část pohledů. Použití pravidel pro zobrazení informací, které potřebujete –
dostat dokument v konkrétním stavu, dokumenty od určitého majitele, dokumenty určitého data (viz
kapitoly 4.2 a 4.2.1)
Tabulkové zobrazení – poskytuje zaškrtávací políčka pro každou položku k provádění hromadných
operací. Každý uživatel tedy může vybrat více položek nebo více položek knihovny. Tato funkce může
ušetřit mnoho času, pokud musí být změněno více než jedna položka v seznamu nebo knihovně.
Například když uživatel chce vybrat a zkontrolovat více dokumentů.
Seskupování – seskupování položek seznamu a knihovny podle informací ve sloupci. Například
seskupování položek v seznamu úkolů podle priority a následně podle procenta dokončení.
18
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
4.2 VYTVOŘENÍ NOVÉHO (STANDARDNÍHO) ZOBRAZENÍ
Přejděte na seznam nebo k Vytvoření nového (standardního) zobrazení, kde chcete vytvořit nové
zobrazení, v pásu karet klikněte na tlačítko Seznam.
Klikněte na tlačítko Vytvořit zobrazení->Standardní zobrazení.
Obrázek 24: Vytvoření nového zobrazení
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
19
Vyplňte Název zobrazení, nejlépe bez mezer a vystihující to, čeho se bude zobrazení týkat.
Pokud potřebujete, aby toto zobrazení bylo výchozí, zaškrtněte zaškrtávací políčko Nastavit jako výchozí
zobrazení. Pokud ne, pak si toto zobrazení může uživatel zobrazit v rozbalovacím menu v pásu karet
Seznam->Aktuální zobrazení.
V sekci Sloupce zaškrtněte všechny položky, které chcete zobrazit. Ve sloupci Pozice zleva můžete
upravovat pořadí, v jakém se budou položky řadit zleva.
Obrázek 25: Detail vytváření zobrazení
V sekci Tabulkové zobrazení zkontrolujte, zda je zaškrtnuto Povolit zaškrtávací políčka pro jednotlivé
položky, poté bude možno vybrat více položek seznamu k provádění hromadných operací.
Zkontrolujte, zdali další nastavení odpovídá vašim potřebám, následně uložte klepnutím na tlačítko OK.
4.2.1 TYPY ZOBRAZENÍ
Je možné vytvořit několik druhů zobrazení. Většinou se z nich tvoří tabulková zobrazení, která se podobají těm
tištěným (se záhlavím a hodnotami ve sloupcích, ale bez možnosti přímé změny dat). Některá zobrazení však
zobrazují data jiným způsobem. Například Ganttovo zobrazení, je rozděleno na dvě části, první ukazuje data a
druhé zobrazuje Ganttův diagram. Velikost těchto dvou částí je možno měnit podle preferencí, zdali je potřeba
mít větší část s daty nebo část s diagramem. Kalendářové zobrazení zobrazuje položky jako součást kalendáře.
Standardní zobrazení – ukazuje položky seznamu nebo knihovny řádek po řádku. Je výchozí pro většinu
typů seznamů nebo knihoven. Můžete je přizpůsobit mnoha různými způsoby, jako je přidávání nebo
odebírání sloupců ze zobrazení.
20
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
Zobrazení kalendáře – zobrazuje seznam nebo knihovnu ve formátu podobném nástěnnému kalendáři.
Dá se zde aplikovat denní, týdenní nebo měsíční zobrazení. Lze použít, pokud potřebujete zobrazovat
chronologicky seřazený seznam nebo knihovnu. Kalendářové zobrazení má rozdílné požadavky oproti
ostatním formátům.
Ganttův diagram – toto zobrazení ukazuje položky seznamu nebo knihovny v grafické podobě, což
názorněji ukazuje průběh. Může pomoci lépe řídit projekty. Můžete použít pro: Úkoly, které se navzájem
překrývají a vizualizovat celkový průběh.
Obrázek 26: Výběr typu zobrazení
Existující zobrazení – pokud již máte zobrazení zhruba odpovídající tomu, které potřebujete, tak můžete
použít již existující zobrazení. Seznam existujících zobrazení se nachází pod textem Začít s existujícím
zobrazením.
Obrázek 27: Seznam existujících zobrazení
Zobrazení datový list – zobrazuje položky seznamu nebo knihovny v mřížce, podobné tabulce. Využitelné
je zvláště, když je potřeba měnit více položek najednou. Ulehčuje export do databáze nebo tabulky. Toto
zobrazení potřebuje řídící program (Microsoft Office, ActiveX control support).
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
21
Zobrazení typu access – pro vytvoření formulářů a reportů používá Microsoft Access. Je dostupné pouze,
je-li současně nainstalován Microsoft Access 2013 nebo Microsoft Office Professional 2013.
4.3 POKROČILÉ FILTROVÁNÍ ZOBRAZENÍ
Filtry určují, které položky nebo soubory jsou zobrazeny v zobrazení s ohledem na data ve sloupcích. Definování
kritérií filtru se nachází v části Filtr ve vytváření/editování zobrazení. Ve výchozím stavu není nastaven žádný
filtr.
Pro definování filtru použijte rozevírací seznam a vyberte, který sloupec se má filtrovat a jaké pravidlo se má
aplikovat
Pokud je třeba filtrovat zobrazení, které obsahuje nadpis, vyberte sloupec Nadpis, pravidlo Nerovná se a
pole na zadávání příkazů nechte prázdné.
Pokud potřebujete vybrat všechny aktivní dokumenty, které musí být zpracovány (dokumenty v jiném
stavu než „Archiv“), pak použijte Název Stav, nerovná se Archiv.
Zobrazení Dokumentů určených jen pro určité uživatele: Vlastník rovná se Jméno Příjmení.
Pokud chcete zobrazit pouze dokumenty vytvořené pouze vámi, pak lze využít token [Já]. Který pracuje
s právě přihlášeným uživatelem. Vytvořeno rovná se [Já].
Ne všechny sloupce mohou být filtrovány. Rozevírací seznam ukazuje pouze ty sloupce, které mohou být
filtrovány. Sloupce typu Hypertextový odkaz nepodporují filtrování.
Tokeny jsou dva: [Já] a [Dnes]. [Dnes] znamená hodnotu aktuálního data ve vašem počítači, dá se různě
upravovat, aby se docílilo potřebných hodnot, např. Položky, které jsou z minulého týdne: [Dnes]-7
Obrázek 28: Detail filtru při vytváření nového zobrazení
Další příklady: tento měsíc je stejný nebo větší než [Dnes]-30, rok je větší nebo stejný jako [Dnes]-365. Je
možné kombinovat s ostatním nastavením.
22
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
Pokud sloupec obsahuje číselné hodnoty, jako je číslo nebo datum, lze používat matematické výrazy:
=
– rovná se
≠
– nerovná se
>
– je větší než
>
– menší než
≤
– je větší než nebo se rovná
≥
– je menší než nebo se rovná
Empty
– toto pole nebude obsahovat žádnou hodnotu
Pokud obsahuje sloupec textovou hodnotu, jako je text nebo odkaz, lze použít tato pravidla:
=
– rovná se
≠
– nerovná se
Empty
– specifikuje, že toto pole nebude obsahovat žádnou hodnotu
Začíná na
– specifikuje, že toto pole bude začínat daným řetězcem
Obsahuje
– specifikuje, že pole bude obsahovat zadaný řetězec
Můžete přidat až 12 filtrů. Pokud chcete odebrat podmínku z filtru, tak změňte sloupec na sloupec Žádný, poté
již filtr po uložení nebude zobrazován. Změna podmínek může být matoucí. Nejčastější chybou je záměna
operátorů „A“ a „NEBO“. Ujistěte se, že jste vybral nejen správný operátor a hodnotu, ale také operátor
zřetězení.
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
23
5. VYHLEDÁVÁNÍ
Na stránkách SharePointu je možné vyhledávat pomocí Pole vyhledávání, kam zadáte text, který chcete
vyhledat a kliknete na ikonu Lupy. Od verze 3.7.0 je implementována nová funkcionalita Vyhledávání. Toto
nové vyhledávání umožňuje vyhledávat v seznamech Karty Dokumentů a Karty Dokumentů – Přílohy.
Obrázek 29: Pole pro zadávání řetězců k vyhledávání
5.1 BOOLEOVSKÉ VYHLEDÁVÁNÍ
Booleovské operátory jsou AND, NOT a OR, lze je použít při vyhledávání a můžou být kdekoliv ve vyhledávacím
textu.
24
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
AND
NOT
OR
:
=
<>
≤
<
≥
>
Funkce ve vyhledávání
Chcete-li zahrnout více
klíčových slov nebo filtr pro
vyhledávání dotazu
Chcete-li vyloučit termíny nebo
podmínky v jednom
vyhledávacím dotazu
Chcete-li najít soubory
obsahující alespoň jedno slovo z
podmínky
Specifikuje rovnost, použití
s metadaty
Specifikuje rovnost uvnitř
vyhledávacích dotazů
Vyloučí zadanou hodnotu.
Použití s daty nebo celými čísly
a vyloučí je.
Použití s daty nebo celými čísly,
specifikuje méně než a rovná se.
Příklad vyhledávání
zima AND jaro
Použití s daty nebo celými čísly,
specifikuje méně než.
Použití s daty nebo celými čísly,
specifikuje více než nebo rovno.
DatumVytvoření<25/3/
2015
DatumVytvoření≥25/3/
2015
Použití s daty nebo celými čísly,
specifikuje více než.
DatumVytvoření>25/3/
2015
zima NOT jaro
zima OR jaro
filename: inventář
DatumExpirace =
25/3/15
DatumÚčinnosti
<>25/3/2015
DatumVytvoření≤25/3/
2015
Výsledek vyhledávání
Najde všechny dokumenty
obsahující oba termíny „zima“ a
„jaro
Najde všechny dokumenty,
obsahující slovo „zima“, ale
neobsahující slovo „jaro“
Najde všechny dokumenty
obsahující slovo „zima“ nebo
slovo „jaro
Najde všechny dokumenty, které
v názvu obsahují slovo inventář
Najde všechny soubory, kterým
vyprší platnost 25. 3. 2015
Najde všechny soubory, které
nemají datum účinnosti
25. 3. 2015
Najde všechny soubory, které
byly vytvořeny v, nebo před 25.
03. 2015
Najde všechny soubory, které
byly vytvořeny před 25. 03. 2015
Najde všechny soubory, které
byly vytvořeny v nebo po 25. 03.
2015
Najde všechny soubory, které
byly vytvořeny po 25. 03. 2015
5.2 HLEDÁNÍ METADAT
Ve výchozím stavu můžete hledat přes všechny Karty dokumentů jejich metadata a to i uvnitř souborů
Microsoft Office (Word, Excel, Power Point). Funkci Vyhledávání můžete najít v seznamu Karty dokumentů.
Pokud nějaký vlastní atribut nemůže být nalezen, zkuste jej „Indexovat“.
Sloupce, které se používají pro řazení, filtrování nebo seskupování by měly být Indexovány. Pro vytvoření
indexu následujte instrukce. Instrukce jsou uvedeny pro Knihovnu. Zástupné slovo „Seznam“ pro „Knihovnu“,
pokud potřebujete indexovat sloupce v seznamu. Sloupce, které nemohou být indexovány: řízené sloupce
metadata, volba více výběrů, vyhledávací sloupce, víceřádkové sloupce.
Metadata, která mohou být prohledávána, závisí na nastavení, které nastavil váš správce webu při instalaci
dokoniCASE.
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
25
Obrázek 30: Karty dokumentů - vyhledávání
Možnosti pokročilé filtrování může být využito ve vyhledávání metadat. Jedná se o funkce filtrování dotazu nad
každým sloupcem v seznamu nebo knihovně. Tyto parametry filtru pracují v rámci položek seznamu a jejich
definovaných atributů. Vyhledávácí funkce je určena operátory dotazu a vlastními hodnotami. Operátory
dotazu specifikují, jak se každá vlastní hodnota ve výrazu vztahuje na odpovídající hodnoty v seznamu položek
atributu. Takže vložené hodnoty do dotazu mohou být přiděleny k parametru obsahujícím rozevírací seznam.
První řádek parametrů je reprezentován atributem v kartě dokumentů a závisí na Seznamu nastavení. Je-li
atribut nastaven jako viditelný v Nastavení seznamu, pak je používán filtrem. Každá z kolonek může být
editována a filtrována zadáním hodnoty.
rovná se
nerovná se
prázdné
začíná
obsahuje
Obrázek 311: Pokročilé formátování nad seznamem Karty dokumentů
26
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
5.3 VYHLEDÁVÁNÍ PŘES SEZNAMY: KARTY DOKUMENTŮ, KARTY DOKUMENTŮ PŘÍLOHY
Implementace nové funkcionality Vyhledávání. Tímto novým vyhledáváním je nyní možné prohledávat skrz
všechny Karty Dokumentů a Karty Dokumentů – Přílohy. Je však potřeba nakonfigurovat Vyhledávání a spustit
Search full crawl v centrální administraci, zkontrolujte prosím také přepínač „Nastavení seznamu: Upřesnit
nastavení: Hledání: Ano“, kde musí být vybrána možnost Ano a dále můžete spustit „Reindexace seznamu“ pro
dva, výše jmenované, seznamy. Po této konfigurace prosím reaktivujte funkci Jádro dCA, spusťte IISRESET a
restartujte služby „SharePoint Timer Service“ a „SharePoint Server Search service“, před používáním
funkcionality Hledání. Čas, kdy provést tuto přípravnou proceduru pro nastavení Vyhledávání, je po update
dokoniCASE s reaktivací funkcí Jádro dCA nebo kdykoliv po nové instalaci dokoniCASE.
Obrázek 32: Vyhledávací pole dokoniCASE v seznamu Karet dokumentů
5.4 ZÁSTUPNÉ ZNAKY, NEÚPLNÁ SLOVA
Znak hvězdičky * je zástupný znak, který můžete používat v SharePoint 2013 pro reprezentaci jednoho nebo
více znaků jako klíčového slova, když není uveden místo počátečního znaku. Znak * může být použit na konec
slova. Hledání v SharePoint 2013 pak hledá výsledky, které obsahují zadané slovo následované nula a více
znaky.
Například hledání řetězce „fest*“ najde slovo „festival“. Nicméně, zástupný znak (*) nefunguje, když je uveden
na začátku slova, takže hledání (*tival) nenajde slovo “festival“.
Pro hledání dokumentů, které obsahují přesný výraz, se použijí dvojité uvozovky. Například vyhledání
filename:“Olej a palivo“ vrátí výsledek s přesným názvem souboru např.:“Olej a Palivo.docx“. Bez dvojitých
uvozovek, pokud je vyhledávaný řetězec filename:Olej a palivo, najde výsledky jako „surový olej….pevné
palivo.“
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
27
Obrázek 32: Hledání karet dokumentů pomocí znaku hvězdičky
5.5 PRAVIDLA KAPITALIZACE
Všechny dotazy, kromě Booleových, nejsou citlivé na velká písmena a tak nezáleží na tom, jak je napíšete.
Naopak mezery, čárky a pomlčky důležité jsou.
Citlivé na velikost písma nejsou: všechny standardní dotazy:
Vyhledávaný řetězec „iNVenTář“ vrátí stejné hodnoty, jako „Inventář“
Vyhledávaný řetězec „Inven-tář“ nevrátí nic. Dotaz na “staré-objednávky” vrátí přesný název souboru,
libovolného typu.
Citlivé na velikost písma jsou: Booleovy operátory, musí být psány kapitálkami
Vyhledávaný řetězec Bezpečnost or výhody, operátor „or“ bude použit jako klíčové slovo
Vyhledávaný řetězec Bezpečnost OR výhody, operátor „OR” bude použit jako Booleův operátor.
5.6 OBLASTI HLEDÁNÍ
Výběrem oboru hledání v rozevíracím seznamu ve vyhledávacím okně můžete upřesnit výsledky hledání a
proces urychlit.
28
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
Obrázek 333: Oblasti hledání v konkrétních kolekcích webů
Vyhledávání by vždy mělo vrátit stejný počet výsledků. Co vše bude v rozevíracím menu dostupné, záleží na
nastavení definované Administrátorem.
5.7 PROČ NEMOHU NIC NAJÍT
Ve výchozím stavu můžete vyhledávat přes všechny dokumenty a metadata karet dokumentů. Pokud nějaká
vlastní hodnota (hodnota v určitém sloupci) nemůže být vyhledána, kontaktujte Process Administrátora nebo
SharePoint site Administrátora, aby nastavil indexy.
Pokud nemůžete najít slova nebo fráze v nějakém druhu používaných a povolených typů souboru, kontaktujte
Administrátory, aby nainstalovali uživatelské filtry.
Zdali vyhledávání dotazu bude úspěšné, závisí na tom, jakým způsobem uživatel pracuje se soubory. Pokud
nemáte nastaveny žádné pravidla pro pojmenování a neplníte metadata (hodnoty sloupců, atributy), vaše
hledání bude selhávat. Je složité najít finanční výsledky v souboru se jménem „Untitled-13“.
Knihovny SharePoint neslouží ke sdílení souborů. Soubory musí být nějak děleny a ne bezmyšlenkovitě
vkládány do souborů.
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
29
6. SYSTÉM VERZOVÁNÍ
Pokud je povoleno verzování, můžete kliknout na/vybrat dokument a pak přejít v pásu karet do
Položky->Historie verzí, kde můžete procházet historii vybraného dokumentu.
Obrázek 34: Tlačítko Historie verzí v pásu karet
Obrázek 35: Historie verzí detail
Můžete zkontrolovat konkrétní verzi dokumentu – dokument je pouze pro čtení a je vidět chronologicky řazená
historie.
30
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
6.1 POROVNÁVÁNÍ VÍCE VERZÍ
Aplikace Microsoft-Office má integraci se SharePoint, proto umožňuje zkontrolovat dokument a porovnat dvě
verze dokumentů, jak můžete vidět na obrázku níže.
Obrázek 36: Historie dokumentu v nástroji Excel Microsoft Office
Tyto aplikace povolují porovnání verzí dokumentů, porovnání dvou hlavních verzí nebo porovnání posledních
dvou verzí.
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x
31
7. SLOVNÍK
Upozornění
Schvalovací
proces
Schvalovatel
Kroková navigace
Check-In
Check-Out
Typ obsahu
Katalogové
zobrazení
Knihovna
dokumentů
Koncept
Průzkumník
seznam
Seznam
Položka seznamu
Osobní seznam
SharePoint
stránky
Verzování
Zobrazení
Webová část
Pracovní postup
32
Emailové upozornění pro uživatele, když něco nastane, dojde ke změně – když se
změní položka, dokument, list nebo knihovna dokumentů na webové stránce
Proces revize dokumentu před publikováním
Uživatel s oprávněním schválit nebo zamítnout dokumenty v určitém souboru
Textový formulář založený navigaci webové stránky, zobrazuje sérii po sobě jdoucích
odkazů, uživatel může vidět, kde se nachází aktuální stránky v rámci webové stránky
Chcete-li odemknout zámek pro editaci a umožnit ostatním uživatelům přístup pro
aktualizaci nebo zkontrolování souboru
Chcete-li zabránit dalším uživatelům upravovat soubor, který právě editujete. Pouze
uživatel, který má rezervovaný soubor, jej může editovat
Typ obsahu je kolekce nastavení, které lze připojit k obsahu (do nějakého typu
dokumentů)
Pohled na seznam služby SharePoint, povoluje měnit více hodnot stejně jako v Excelu.
Datový list není standardní součást stránek portálu. Pro instalaci je potřeba
kontaktovat podporu
Základní objekt, který ukládá data všech druhů. Soubor kde je uložena sada souborů a
soubory často používají stejnou šablonu. Každý soubor v knihovně je přiřazen
k informacím definovaným uživatelem, které se zobrazí v knihovně obsahu stránek
Neveřejný stav dokumentů, nemusí být viditelný pro ostatní uživatele
Pohled průzkumník je způsob jak pracovat s dokumenty stejně, jako v klasickém
průzkumníku Windows. Lze aktivovat v pásu karet, tlačítko Otevřít jako průzkumník
Základní objekt, vypadá jako tabulka. Komponenta webových stránek, která ukládá a
zobrazuje informace, které tento uživatel může přidat pomocí svého prohlížeče
Záznam v seznamu. Položka může obsahovat nebo může být odkazována na obsah,
který je uložen na jiném místě
Pohled ze seznamu, SharePoint knihoven dokumentů nebo webové části stránky jsou
dostupné pouze pro konkrétní uživatele. Osobní seznam webové části používá
kombinaci sdílených hodnot a vlastníka. Změny provedené v osobním zobrazení se
vztahují pouze na seznam, knihovnu nebo stránku v tomto pohledu a změny tedy vidí
pouze daný uživatel
Skupina souvisejících webových stránek služby Sharepoint, kde mohou uživatelé sdílet
data v seznamech a knihovnách a můžou vidět a měnit jednu nebo více stránek.
Stránky SharePoint jsou místo pro spolupráci, komunikaci nebo skladování obsahu
souvisejících s vaším oborem. Můžete vytvářet stránky, jako jsou týmové stránky,
blogy, galerie a site administrátor může vytvářet administrátorské stránky
Proces vytváření záložní kopie dokumentů nebo obrázků, kdykoliv je revize uložena do
knihovny
Filtr nad informacemi uvnitř jednoho seznamu nebo knihovny. Pomocí výběru sloupců
a filtrovacích pravidel jsme schopni zobrazit pouze požadované informace
Webové části jsou základním stavebním kamenem každé stránky (webové části)
Pracovní postup je sada kroků, které musí být provedeny po každém
vytvoření/smazání souboru nebo položky. Může být schvalováno správcem
prostřednictvím emailu, může to být nový soubor s určitými parametry nebo to může
být položka kalendáře
DOKONI CASE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
3.9.x