Jak_správně_nastavit_Car_Policy?

Nastavení Car Policy
Strategie - Management – Reporting
- Kontrola
Petr Horský
Procurement Director – Category Indirects AB-InBev CE
www.pivovary-staropramen.cz
www.AB-InBev.com
©Anheuser-Busch InBev
Obsah prezentace:
•
Fleet management v Pivovarech Staropramen
•
Car policy document společnosti AB-InBev CEE Zone
•
Kritické faktory exter. nákl. vozového parku ve firmě
•
Nastavení podmínek pro kvalitní & efektivní Car Plc.
•
Nástroje pro vyhodnocování podmínek Fleet tendrů
•
Výhody a nevýhody jednotlivých přístupů Car Policy
•
Na co si dát pozor. Praktická doporučení…
©Anheuser-Busch InBev
Fleet management v Pivovarech Staropramen
•
Velikost fleetu cca 320 vozů (osobní i nákladní).
•
Outsourcing fleetu společností LeasePlan.
•
Financování: Operativní Leasing – otevřená
kalkulace.
•
Vyjednávání podmínek a uzavírání smluv s většinou
subdodavatelů, které LeasePlan poté musí dodržovat
(auta, servis, náhradní díly, PHM, pneumatiky).
•
Pravidelný benchmarking formou výběrových řízení
nejméně jednou za dva roky.
•
Využívání nákupních synergií uvnitř společnosti ABInBev, tvorba nákupních aliancí s externími
partnery.
•
Sledování trendů na trhu, předcházení neočekávaných
událostí
©Anheuser-Busch InBev
Car Policy Document společnosti AB-InBev CEE
InBev
Band
Russia/
Ukraine
CE
EBM
Benefit
Benefit
1-3
4
Benefit
Benefit
COMMENTS on car upgrading
If CEE/Russia/Ukraine ManCom, then join
group 1-3 bands for car provision
type/allowance
Benefit
If Country ManCom CE, then join group
band 4 for car provision type except for
GM; Russia/Ukraine Plant Manager join
band 4 car type/allowance
Benefit
Benefit (5-a only)
5
Business need
Business need (5-b)
6
Business need
Business need
7
Business need
Business need
M2
Business need
Business need
M1
Business need
Business need
- benefit
©Anheuser-Busch InBev
For Plant ManCom member car/car
allowance is provided according to bands
and set policy
- business need
Kritické faktory ext. nákl. voz. parku ve firmě
Náklady:
Kvalita:
• Cena za jednotku (jak vůz, tak
MJ)
• Specifikace požadavku
• Množství jednotek (spotřeba)
• Celkový objem (cena x jednotka)
• Kontrola nákladů (struktura)
• Spojené služby
• Kontrola kvality
• Spokojenost uživatele
• Místo spotřeby
Situace na trhu:
Administrativa:
• Je má cena dobrá nebo špatná?
• Kontrola výdajů
• Alternativy, vývoj produktů a
služeb
• Archivace, zpětné dohledání
• Konkurence - kolik mít
dodavatelů?
• Aliance mezi výrobci a servisy
©Anheuser-Busch InBev
• Zpracování dokladů
• Reporing, podklady pro tendry
Nastavení podmínek pro kvalitní & efektivní Car Plc.
Kontrola nákladů (interní
procesy):
• Oddělení jednotkových cen od objemu
• Nastavení kontroly spotřeby ND&
služeb
• Omezení možných spotřeb v Car Policy
• Sdílení odpovědnosti za spotřebu &cenu
Nastavení kvality:
• Přesné specifikace od uživatelů
• Nastavení dostačující kvality v Car Plc.
• Pravidelné průzkumy spokojenosti uživ.
• Pravidelný i náhodný audit dodavatele
• Komunikace s uživateli i dodavateli
• Pravidelná hodnocení spotřeby uživatel.
Ceny, situace na trhu, konkurence: Efektivní administrativa, reporting:
• Vedení profesionálních výběr. řízení
• Nastavení rep. nástrojů na začátku VŘ
• Jasná zadání, konzultace napříč firmou
• Představa k čemu nám reporty budou
• Pravidel. opakování VŘ - benchmarking • Uvědomění si co je možné a co reálné
• Hledání možn. úspor spol. s dodavateli
• Sdílení reportů s dodavateli & uživateli
• Podpora konkurence, kvalitní smlouvy
• Zpětná kontrola správnosti reportů
©Anheuser-Busch InBev
Nástroje na vyhodnocování Fleet tendrů
•
Informační systém ve vlastní firmě (SAP atd.)
•
Inf. systémy dodavatelů (porovnání s vlastními daty)
•
Inf. systém leasingové společnosti (Cross-checking)
•
Využívání výsledků VŘ (benchmarku) pro budoucí
zlepšování či zvolení jiné nákupní strategie.
•
Zákaznický benchmarking - jak si vedou jiné firmy v
mém odvětví? Můžete ověřit třeba na tomto workshopu ☺
•
Kreativní přístup k formám vedení a financování fleet
servisu s ohledem na situaci na trhu a vlastním možnostem
•
Práce s odezvami od uživatelů (nespokojenost řidičů vede k
porušování nastavených podmínek a pravidel!)
©Anheuser-Busch InBev
Výhody a nevýhody jednotlivých přístupů Car Policy
Samostatný přístup
Přístup formou partnera /
zprostředkovatele / leasing. fy
Výhody
Výhody
• Přehled o přesných obch. podmínkách
• Menší adm. zátěž pro firmu (reporting)
• Možnost využití svých vyjedn.
schopností
• Možnost využití vyjednávací síly
• Volby strategií a partnerů – vl.
rozhodnutí
• Přenesení odpovědnosti za výši nákladů
• Odbornost partnera / leasingové firmy
• Možnost synergických efektů uvnitř
firmy
Nevýhody
Nevýhody
• V některých případech slabá vyj. pozice
• Nemožnost ovlivňovat některé procesy
• Nedokonalý informační systém
• Možnost zneužití role zprostředkovatele
• Nevyužití potenciálu např.velké
leas.firmy
• Náročnost při změně zprostředkovatele
• Větší zátěž pro firmu - více lidí,
administr.
©Anheuser-Busch InBev
• Nepřímá komunikace v místě spotřeby
Na co si dát pozor. Praktická doporučení…
Na co dát pozor:
•
Nejasné zadání při vyhlašování výběrového řízení, které
nereflektuje potřeby uživatelů ve společnosti
•
Rozsah, pokrytí a kvalita služeb oslovených dodavatelů
•
Nedostatečná konkurence mezi dodavateli v tendru (aliance).
•
Firemní kultura – Co je v naší firmě možné a co je reálné.
•
Nastavení reportingu – vždy musí být dopředu jasné co
chceme sledovat a pro jaké účely využívat.
Praktická doporučení:
•
Sestavení projektového teamu i s účastí uživatelů produktu/služby
•
Kombinace samostatného přístupu s formou zprostředkování
(analýza přidané hodnoty samostatnosti a prostředníka).
•
Zavedení vícezdrojové kontroly spotřeby a cen (vlastní vs. cizí)
•
Snaha o sdílení zodpovědnosti za náklady mezi všechny
zúčastněné strany včetně uživatelů (efekt prasklého potrubí)
©Anheuser-Busch InBev
Děkuji za pozornost
©Anheuser-Busch InBev