Excel jako přítel Time management

2015
Časo p i s p r o p r o f e s n í r oz voj a životní styl
Téma měsíce:
Time
management
aneb
Jak zefektivnit
svou práci
Excel
jako přítel
aneb
Konec bojů
s tabulkami
název
o časopise
rubriky
Osobní
název
a profesní
rubriky
rozvoj
Obsah ukázky z únorového čísla
Ročník I, číslo II/2015
Vydavatel:
Nakladatelství FORUM s.r.o.
www.forum-media.cz
Šéfredaktorka:
PhDr. Eva Bláhová
[email protected]
Jazyková redakce a korektura:
Mgr. Jana Vašinová
Fotografie:
BigStockPhoto, archiv autorů
Grafická úprava a zlom:
Renáta Brtnická
Tisk:
Tisk Horák, a.s.
Roční předplatné:
2490 Kč bez DPH
Zákaznický servis, objednávka
předplatného a informace:
[email protected]
tel.: +420 251 115 576
Redakční uzávěrka:
16. 5. 2015
Časopis je vydáván jako 2měsíčník. Přetisk a jakékoliv šíření je
povoleno pouze se souhlasem
vydavatele. Redakce si vyhrazuje
právo na jazykovou a stylistickou
úpravu příspěvků.
© Nakladatelství FORUM s.r.o.,
2015
•Osobní a profesní rozvoj
Office manažerky, asistentky a sekretářky versus STRES........1
•Téma měsíce
Pravidla time managementu aneb Jak zefektivnit svou práci.....4
•Seriál
Excel jako přítel aneb Konec bojů s tabulkami........................8
•Adresář
Kam na firemní setkání & Kancelářské potřeby výhodně........10
•Životní styl
Základní stavební kameny oděvu do každé kanceláře..............11
Office manažerky, asistentky
a sekretářky versus STRES
Ing. Štěpánka Uličná, Ph.D.,
a Ing. Petr Fanta, Ph.D.
Gnostika Consulting, s. r. o.,
koučink v oblasti osobního rozvoje
Pravidelné rubriky
Komunikace a vztahy
Komunikace s vedením, autorita a asertivita mezi kolegy, vztahy s klienty/občany, řešení námitek, problémů a konfliktů...
Osobní a profesní rozvoj
Motivace a sebevzdělávání, public relations, nové dovednosti...
Time management
Plánování práce a času, hlídání termínů, plateb, spolupráce s vedením...
Minimum firemního práva
HR, odpovědnost, bezpečná kancelář, ochrana osobních údajů, cestovní
náhrady, smlouvy, inspekce na pracovišti, nový občanský zákoník...
Finance
Rizika vyplývající z hmotné odpovědnosti, nakládání s fakturami,
kalkulace, základy účetnictví, daňové doklady...
Počítače a internet
Microsoft Office, sociální sítě, databáze, elektronická pošta...
Svět dodavatelů
Vyjednávání o ceně, výběr dodavatelů, kvalita versus cena...
Management projektů
Speciální akce (večírky, oslavy, setkání), plánování cest, team buildingy...
Jazykové okénko
Slovní zásoba a obch. komunikace v angličtině a dalších jazycích + vzory
Adresář a šablony
Ověřené kontakty na dodavatele, tipy na letenky, hotely, konferenční místa...
Životní styl
Rozhovory, gastronomie, novinky...
Inspirace a volný čas
Móda, kultura, cestování, zábava....
L
Zvládat stres je umění, kterému se lze naučit. Na seminářích stress managementu k nám přicházejí účastníci s cílem dosáhnout dokonalosti, nejlépe ve všech oblastech
svého zájmu, a přitom stres vůbec nemít. Nejsou však
ochotni slevit ze svých představ o dokonalých manažerech, rodičích, sportovcích, kamarádech, cestovatelích...
Dokonce máme pocit, že ženy si rolí a úkolů, ve kterých
chtějí být perfektní, na sebe berou ještě více. Proto
i následující text může vyznít pro někoho tvrdě, když se
dozví, že bez obětí to nejde. Ne, nejde. Musíte si
vybrat, co má pro vás prioritu, a den zkrátka má pouze
24 hodin. Na druhou stranu je úžasně osvobozující zjistit, že není třeba být perfektní. Stačí být úspěšný.
idé v organizacích všeho druhu, několik úkolů a nezbývá mu čas. Zvládkteří jsou zodpovědni za hladký nout takovou situaci není jednoduché
chod kanceláří anebo za mana- a pravděpodobně se to neobejde bez
gement času svých nadřízených a plní zvýšeného psychického vypětí.
tak roli jakéhosi „centrálního mozku“,
na který se všichni kolegové obracejí
se svými problémy a požadavky, se Namísto definice
stále častěji dostávají do situací, které V době, kdy vznikal tento článek, jsme
na ně kladou vysoké nároky. Zrychlu- měli za sebou čtyřdenní seminář
jící se doba, komplikující se úkoly, zvyšující se objemy informací,
které musíme zpracovat, a v neDostaví-li se stres,
poslední řadě i celkový chaotický
zastavte se. Zní to paradoxně,
vývoj v celosvětové ekonomice
přivádějí stále větší množství lidí
ale je to vůbec to nejlepší, co
do stresových situací.
lze udělat.
Přestože může být stres vyvolán různými faktory (například
napětí v osobním životě, vztahy
na pracovišti apod.), pravděpodobně (od úterý do pátku). V pátek večer jsme
nejčastějším důvodem ke stresu je ča- připravovali na sobotu nový celodenní
sová tíseň při plnění pracovních úko- kurz. V neděli pak následovala příprava
lů. Asi každý se už alespoň jednou se- materiálů na další týden plný odbortkal se situací, kdy musí dokončit ných seminářů. K tomu bylo třeba zpra-
covat několik nabídek, do pondělí vyhodnotit končící projekt, zpracovat dvě
závěrečné zprávy ze seminářů a spousta
dalších drobných úkolů. Se semináři
souviselo cestování po celé republice.
A v pondělí ráno uzávěrka pro tento
článek. Pro dva lidi to není zrovna málo
úkolů, zákonitě se tudíž dostavil stres.
Co tedy chápeme pod pojmem
stres? Úplně jednoduchou situaci,
kdy čas na dokončení většího množství termínovaných úkolů převyšuje
(alespoň zdánlivě) čas, který je k dispozici k jejich dokončení. V praxi
office managementu se s takovou
situací setkáváte velmi často – zaměříme se proto právě na ni.
Bez obětí to nepůjde
Dříve než se dostaneme k tipům, jak při
podobných stresových situacích postupovat, zkusme se zamyslet, proč k nim
vlastně dochází. Vynechme neustále
1
Osobní a profesní rozvoj
omílané důvody, jako jsou špatná organizace času, sezonní návaly úkolů, špatná strategie, prokrastinace (výrazná
a chronická tendence odkládat plnění
povinností a úkolů, zejména těch nepříjemných, na pozdější dobu) nebo jen
obyčejná neschopnost. Samozřejmě, že
všechny tyto faktory mohou být příčinou situace, kdy ztrácíme kontrolu nad
svými úkoly. To ale ještě neznamená, že
vzniká stres. V situaci, kdy máme dokončit nějaký úkol, avšak jeho nesplněním se takzvaně „nic nestane“, není logický důvod být ve stresu. Pokud ale
nesplněním nějakého úkolu dojde k určité ztrátě, vzniká stres zákonitě. A nemusí jít vždy jenom o ztrátu peněz. Lze
tedy říct, že stres vzniká, když nesplněním úkolu něco ztratíme.
Co vlastně můžeme nesplněním
úkolu ztratit? Možných ztrát je celá
řada, nejčastěji se však jedná o peníze,
důvěru kolegů či zákazníků anebo sebedůvěru (ztráta pocitu, že mám vše
pevně ve svých rukou). Nemusí jít
vždy pouze o újmu majetkovou (peněžní), ale i o ztrátu morální.
Ztráta „tváře“ je přitom často
vnímána jako mnohem horší újma
než ztráta peněz, a to zejména z toho
důvodu, že jednou ztracená důvěra se
získává zpět mnohem déle, hůře a nákladněji než „bezvztahové“ peníze.
Co udělat jako první?
Dostaví-li se stres způsobený časovou
tísní a obavou z nesplnění termínovaných úkolů, můžeme ze zkušenosti doporučit jedno: zastavit se. Zní to možná
paradoxně, ale je to vůbec to nejlepší,
co lze udělat.
Při přeskakování z jednoho úkolu
na druhý s neustálou snahou stihnout
to, co nejvíc hoří, nemůžete získat nadhled nad celou situací a najít nejlepší
možné řešení. Navíc asi každý, kdo se
do takové situace dostal, potvrdí, že
ve stresu člověk přehlíží některé více či
méně důležité detaily a kupí chyby, které v konečném důsledku vedou spíše
ke zhoršení celé stresové situace. Máme-li použít manažerskou terminolo2
Osobní a profesní rozvoj
Shrňme, co by měl obsahovat
seznam úkolů, který vám
pomůže řešit stresovou
situaci:
• Seznam jednotlivých
úkolů.
• Termín dokončení úkolu.
• Odhad času potřebného
pro dokončení úkolu.
• Odhad výše škody, pokud
nebude úkol splněn
v termínu.
• Příp. informaci, zda je
možné úkol delegovat
na někoho dalšího.
gii, je třeba zastavit operativní řešení
úkolů a podívat se na celou situaci s určitým nadhledem strategicky, nebo alespoň takticky. Opět můžeme ze zkušenosti potvrdit, že právě zastavení se
v chaotickém stresu je asi to nejtěžší.
Co ale při takovém zastavení dělat?
Seznam je základ
Samozřejmě můžete relaxovat a jít třeba do kina nebo na kávu se známými.
Ale ruku na srdce, pokud máte alespoň zbytky zodpovědnosti, budete
více myslet na pracovní úkoly než
na to, co se děje na plátně kina.
Lépe je proto začít sestavením seznamu úkolů, které bychom měli v nejbližším období stihnout. Valná většina
lidí to pravděpodobně dělá celkem automaticky. Ti systematičtější z nás si
k úkolům připisují i termíny, kdy má být
daný úkol splněn. Dále je dobré zkusit
odhadnout i čas potřebný k dokončení
úkolů. Pokud si takový seznam sestavíme, můžeme očekávat v zásadě dva
možné závěry:
a) Situace není tak špatná a dobrou
koordinací, případně možným vyjednáním prodloužení termínu u některého méně významného úkolu bude
možné všechny úkoly splnit. Toto je,
samozřejmě, ta lepší varianta.
b) Již ze sestaveného seznamu je nad
slunce jasnější, že sami a ve stanovených termínech úkoly prostě splnit
nemůžeme.
Co dělat v situaci b)? V takovém
případě je dobré doplnit seznam ještě
o další dvě informace.
Minimalizace škod aneb
Priority mají přednost
První informací je výše škody, která
může nesplněním úkolu vzniknout.
V některých případech půjde výše škody lehce vyčíslit v penězích, v jiných,
zejména tam, kde hrozí nepeněžní újmy,
to bude obtížnější. Alternativně lze proto využít systém škálového hodnocení
nebo seřazení úkolů. Je asi zbytečné
uvádět, že přednost mají úkoly, jejichž
nesplnění přinese největší škody (ať již
finanční nebo nefinanční). Jinými slovy
se v tomto kroku snažíme o minimalizaci nyní již evidentních ztrát.
Druhou informací, kterou je
v této fázi vhodné do seznamu úkolů
doplnit, je, zda můžeme daný úkol
nebo alespoň jeho část delegovat
na někoho dalšího, nebo jestli jej musíme vykonat sami. Jestliže je možné
úkol delegovat, udělejte to a přesuňte
se do pozice kontrolní. Je ale spíše
pravděpodobné, že vás ve vaší pozici
nebude moci nikdo jen tak snadno zastoupit. (Navíc z čistě ekonomického
pohledu je nicméně i delegování úkolů možné považovat za určitý druh
ekonomické ztráty či škody.)
Rozhodnout se a držet!
Pokud se vám podaří s relativním
nadhledem zodpovědně sestavit seznam úkolů, je třeba přejít k nejnáročnější fázi, kterou představuje rozhodnutí, jak se kterým úkolem naložit.
Stresová situace, jíž se primárně zabýváme, je způsobena nedostatkem času.
Proto je třeba rozhodnutí udělat rychle a rozhodnutí už pak nepřehodnocovat. Naše rozhodnutí, jak s úkoly naložit, může mít v zásadě tři hlavní
podoby:
■ Úkol musíme udělat sami.
■ Úkol nebo jeho ucelenou část delegujeme.
■ Úkol obětujeme i za cenu vzniku odhadované škody.
Tato tři řešení lze rozložením úkolů
i kombinovat. To znamená, že přestože je úkol důležitý a naše participace
na jeho řešení je nezbytná, můžeme
některou dílčí část úkolu delegovat,
případně některou méně významnou
část, jež neohrozí dosažení hlavního
cíle, odložit a dokončit až po termínu.
Postup při rozhodování, jak s jednotlivými úkoly či jejich ucelenými
částmi naložit, by měl být asi následující: 1. Delegujte úkoly, pokud je možné je delegovat. 2. Projděte znovu seznam, jak se poté změnila časová
náročnost, tj. zda stále existuje důvod
ke stresu. 3. Pokud je časová náročnost zbývajících úkolů stále vyšší než
čas, který máte k dispozici, je třeba
přistoupit k obětování méně významných úkolů. Začněte tím, jehož
nesplnění vám způsobí nejmenší škody, případně tím, u něhož můžete bez
větších problémů dosáhnout posunutí
termínů. Pokud se jednou rozhodnete
úkol „obětovat“, nevracejte se k němu.
Pouze to, že se vnitřně smíříte
se ztrátou z nesplnění, vám umožní
zbavit se stresu. Pokračujte až do chvíle, kdy již úkoly budou splnitelné.
With a Little Help from
My Friends
Název této písně od Beatles, který lze
přeložit jako „malá pomoc od přátel“, je
naším posledním, ale možná nejdůleži-
tějším poselstvím v návodu, jak zvládat
stres. V praxi jsme si mnohokrát ověřili,
že pokud je člověk v časovém stresu, jen
velmi obtížně uplatňuje logické myšlení
a racionální rozhodování. Spíše má tendenci k chaosu a nezřídka i k určité beznaději. V takovém případě velmi pomáhá obrátit se s žádostí o pomoc
na přátele, kolegy nebo třeba i na manžela či manželku (ovšem pozor, aby se
to nestalo pravidelným večerním rituálem, to potom většinou končí manželskou krizí). Pokud tuto osobu krátce
seznámíte s hlavními úkoly, které vás
přivedly do stresové situace, může
v ideálním případě na chvíli převzít koordinaci, čímž vám umožní nabrat síly
a zklidnit myšlenky tak, abyste byli
schopni opět brzy fungovat. ¨
Někdy stačí i to, že kolega převezme některou aktivitu, jež aktuálně
„hoří“, čímž vám opět umožní se nadechnout a soustředit myšlenky a síly
na menší počet úkolů. Navíc si pouhým
předáváním informací kolegovi můžete
celou situaci lépe zpřehlednit. V žádném případě se nejedná o projev slabosti, ale o účinný způsob, jak zvládat
aktuální stres.
Do další práce vám nakonec
přejeme co nejméně stresu a co nejvíce úspěchů při jeho zvládání, když už
k němu dojde.
g
3
téma měsíce
téma měsíce
Pravidla time managementu
aneb Jak zefektivnit svou práci
Mgr. Martina Hejduková
Koučink v oblasti
managementu a prodeje
T
ime management tradičně chápeme jako efektivní plánování
času, zahrnuje však mnohem
širší souvislosti. Do češtiny ho můžeme
přeložit jako řízení času – což je vlastně
paradoxní slovní spojení. Čas plyne
a těžko jej můžeme řídit, jde spíše o jeho
efektivní využívání. V nejobecnějším
pohledu můžeme říci, že time management se snaží dát času (který máme
všichni stejný) jednoznačný smysl.
Efektivní time management by
vám měl umožnit trávit minimum času
řešením krizových situací a zaměřit se
tak na věci, které vám přinesou největší
prospěch. Jedním z velkých omylů spojovaných s time managementem je
představa, že je určen pouze manažerům. Asi největší dopad budou mít vybrané techniky na velmi zaměstnané
lidi, ale využít je může každý. Je třeba si
jen umět stanovit osobní priority, cíle
a věřit ve fakt, že každá změna (i ta v organizaci vlastního času) vychází především zevnitř člověka, ne z jeho okolí.
Generace řízení času
V time managementu mluvíme z hlediska vývoje o tzv. generacích. První
generaci time managementu předsta4
Kolikrát se ráno pouštíte do práce s jasnou představou
o tom, co ten den zvládnete, dokončíte, ale večer se
zklamáním zjistíte opak. Způsobily to zbytečně dlouhé
telefonáty nebo debaty s okolím, nesystematicky vyřizované e-maily... Správně pracovat s časem a efektivně
jej řídit přitom patří k základním schopnostem dobré
office manažerky, asistentky či sekretářky. Kdo neustále
nestíhá, nemá v dnešním rychlém světě šanci.
vuje vytváření seznamu úkolů a činností, které je třeba vyřešit. Druhá generace time managementu znamená,
že k seznamu úkolů je navíc definován
čas, dokdy je třeba je splnit. Využívají
se zde diáře a plánovací systémy. Jde
tedy nejen o to, CO, ale také KDY je to
potřeba udělat.
Třetí generace time managementu
rozšiřuje předchozí dvě generace o novou součást, a to JAK tyto úkoly dělat.
Zde již můžeme mluvit o stanovení
cílů, jimž je na základě důležitosti přisuzována priorita splnění. Navíc je tato
generace obohacena o systém kontroly
plnění. V centru stále stojí čas a nástroje k tomu, jak jej efektivně ovládnout.
Čtvrtá generace time managementu opět využívá efektivních metod
z předchozích generací, ale doplňuje je
o chybějící lidský pohled. Jednoduše
řečeno se tato generace zaměřuje spíš
než na ovládnutí času na člověka a jeho
spokojenost, která povede k dlouhodobé efektivitě jeho práce. Možná vám
některé věty z článku budou připadat
jako fráze. Ale kdo by nechtěl využít
svůj čas tak, aby mohl „žít naplno“?
„Nemám čas“ je výmluva. „Na zbytečnosti opravdu nemám čas“ je tvrdé konstatování!
Nejprve si musíte uvědomit, že
time management neznamená
dělat věci „tvrději“, ale
chytřeji. Je spousta lidí,
kteří jsou šikovní, pracovití,
nadšení, ale protože si neumějí
věci kolem sebe zorganizovat,
nikdy ničeho nedosáhnou.
Priority a cíle
Pokud se na priority podíváme z hlediska různých generací time managementu, pak třetí generace vytváří
priority na základě cílů a čtvrtá generace cíle přizpůsobuje prioritám.
Stanovit si princip není nic „jednoduššího“ než umět si vybrat, čemu
chci dát přednost.
Ke stanovení priorit pomáhají dvě
metody, tzv. Paretův a Eisenhowerův
princip. První z nich se hojně využívá
nejen v time managementu, ale i v jiných souvislostech. S jeho formulací
přišel na začátku 20. století italský ekonom Vilfredo Pareto a pracuje s jednoduchým poměrem 80 : 20. Pareto pů-
vodně tvrdil, že 80 % bohatství
kontroluje 20 % lidí. Tento princip pak
byl nejčastěji aplikován právě do oblasti obchodu (20 % výrobků firmy často
generuje 80 % zisku apod.).
Pokud bychom chtěli Paretův
princip vyjádřit obecněji, můžeme
tvrdit, že významné prvky celku tvoří
jeho relativně malou část. V řeči time
managementu to pak znamená, že
80 % vašeho času vám přináší pouze
20 % výsledků! To zní asi trošku depresivně. Tak naopak: pouhých 20 %
vašeho času vám přinese až 80 % výsledků. Samozřejmě, že tento poměr
nikdy neplatí naprosto přesně, ale je
důležité se zamyslet, jestli má opravdu
plnění všech vašich úkolů a povinností v rámci kanceláře stejný efekt – zda
by mnohdy nestačilo zaměřit se na to
podstatné a důležité, co nám ve výsledku přinese opravdový užitek.
Druhý, Eisenhowerův princip
rozděluje všechny činnosti do čtyř
kvadrantů na základě jejich naléhavosti a důležitosti:
Naléhavé a důležité – aktuální
problémy či neodkladné záležitosti, které je potřeba vyřídit většinou ještě dnes.
Nenaléhavé, ale důležité – do této
kategorie můžeme zařadit třeba další vzdělávání, další osobní růst, udržování sociálních vztahů nebo relaxaci a odpočinek. Pokud se jedná
o pracovní úkoly, není třeba je ihned
řešit, ale je třeba brát je v potaz, aby
ve výsledku jednou neskončily
v předcházející kategorii.
Naléhavé, ale nedůležité –
většinou se jedná o záležitosti, které
musíte vyřešit, i když vás odvádějí
od vašich úkolů. Jako praktický příklad
bývají často uváděny některé telefonáty
nebo vyřizování elektronické pošty.
Nenaléhavé a nedůležité – v literatuře je kategorie označována mj. jako
odpadkový koš, tedy triviální a nedůležité věci. Tyto činnosti je nejlépe vynechat nebo vyřešit co nejrychleji, protože vám nic nepřinesou.
Odborná literatura někdy uvádí,
že ideální je řešit pouze aktivity z prvního kvadrantu (viz schéma na další
straně) a ty z druhého jen dobře naplánovat, ale nevěnovat se jim. Tento princip by však často vedl k neustálému
stresu a spěchu – a z vás by se pak stali
jen „hasiči požárů“.
Osobně doporučuji věnovat co
nejvíce času spíše aktivitám v druhém kvadrantu. Činnosti v prvním
kvadrantu většinou vzniknou z aktivit
Zamyslete se, za co jste
placeni, co tvoří základ
vašeho úspěchu a vaší
pracovní náplně...
v druhém kvadrantu (když je budete
mít vyřešeny, možná ani nevzniknou),
nebo stejně přijdou – většinou vlivem
mimo vás, například dostanete aktuální úkol od nadřízeného.
Plánování času
Při každém plánování je třeba vždy vycházet z již definovaných priorit. Ideálním východiskem je zapisování. Nebojte se napsat si i menší a možná pro
vás zanedbatelné úkoly. Než začnete využívat jakýkoli systém pro plánování
(viz dále), doporučujeme udělat si tzv.
časový snímek, tedy popis toho, čemu se
během dne věnujete, a především, jak se
to shoduje s vašimi prioritami. Vytiskněte se tabulku, která vám umožní jednoduše v deseti- či patnáctiminutových
intervalech zaznamenat, čemu jste se
věnovali. Zjednodušte si ji pomocí
kódů, aby vám její vyplňování nepřišlo složité. Velkou výpovědní hodnotu má časový snímek 2–3 po sobě
následujících dní. Zamyslete se,
za co jste placeni, co tvoří základ vašeho úspěchu a vaší pracovní náplně. Spojte Paretovo pravidlo s Eisenhowerovým přístupem.
Takový přehled vám umožní
následnou analýzu vašeho času.
Zjistíte, co vás o čas okrádá, a získáte
přehled, jak trávíte svůj pracovní čas.
To je již první krok k jeho následnému
řízení. Nemohu přece řídit něco, o čem
toho mnoho nevím. Zkuste v průběhu
dvou týdnů sledovat, co každý (celý)
den děláte. Není třeba psát si vše
na minutu přesně, ale tak, abyste
na konci sledovaného období dokázali
popsat, nad čím trávíte nejvíce času.
Jestli pak zvolíte systém denního nebo
týdenního plánování, je jen na vás.
5
téma měsíce
Výše jsem tedy nastínila alespoň základní rámec tzv. metody GTD od Davida Allena, doporučuji pročíst si ji
na internetu a řídit se jí.
Nástroje pro plánování
Základním bodem každého plánování
jsou poznámky. Pokud před každým
nákupem sepisujete poctivě seznam
všech položek, máte z poloviny vyhráno. Stačí tento jednoduchý zvyk začít
aplikovat i na ostatní běžné životní situace. Vytvářením poznámek eliminujete stres, že na něco zapomenete,
a uvolníte si tak podvědomí pro ostatní, důležitější činnosti. Ne nadarmo
se říká, co je psáno, to je dáno!
Níže uvádím tři webové nástroje,
které jsou nejen multiplatformní, ale
úkoly B
Termínované, příp. již
delegované
jsou podporovány jako mobilní aplikace, a je tedy možné je využívat jak v PC,
tak na smartphonu. Takových nástrojů
existuje nepřeberné množství a využít
můžete například i Microsoft Outlook,
Microsoft OneNote, Things na Macu či
úkoly v Gmailu.
Doit.im je relativně jednoduchý
nástroj splňující základní kritéria pro
využívání metody GTD, jehož velkou
výhodou je možnost využívat ji přes
web jak ve Windows, tak i na Macu,
a má své aplikace pro Android, iPhone
i iPad. Mezi základní funkce patří kromě vytváření úkolů, přidělování kontextů, přiřazování k osobám či projektům i možnost zasílání úkolů,
automatické upozorňování či různé
formy zobrazení diáře.
Oblíbený „to-do“ nástroj Toodledo.com lze získat zdarma (existuje
i placená verze, pokud ale s osobním
time managementem začínáte, nejspíš
ji zatím nevyužijete). Službu lze opět
využívat přes webové rozhraní (třeba
i s pluginy pro Firefox či Chrome) nebo
na iOS či mobilních zařízeních s OS
Android a BlackBerry. Otevřenost služby umožňuje kromě jiného i synchronizaci s Google Kalendářem. Jako
správný GTD nástroj umí opět přidávat úkolům kontext, přiřazovat je
do projektů, určovat priority úkolů či
nastavení upomínek.
Remember the Milk, úkolovník
s širokým spektrem možností, umožňuje synchronizaci s Google Kalendá-
důležitost
Existuje nepřeberné množství
nástrojů, které můžete využít
k pravidelnému plánování –
od prázdného listu papíru přes
diáře, PC až po zařízení typu
smartphone. Nelze obecně
doporučit jeden nejvhodnější
systém. Vždy je potřeba, aby
daná volba odpovídala vašim
potřebám a zvyklostem.
téma měsíce
úkoly a
Hned vykonat!
naléhavost
úkoly D
Pryč s nimi
6
úkoly c
Delegovat
řem (přihlásit se můžete pomocí Google účtu) a je dostupný jak na App
Store, tak i pro Android a BlackBerry.
Na rozdíl od nich však již dokáže pracovat s českým rozhraním. Zajímavě
řešené je u této aplikace také zasílání
upomínek, které si kromě e-mailu
můžete zvolit i přes SMS nebo pomocí instant messengerů. Umožňuje také
umisťovat úkoly na konkrétní místo
na mapě, sdílet úkoly obecně či s konkrétními osobamiš nebo vytvářet takzvané chytré seznamy pro efektivnější
přístup k úkolům.
Fenomén prokrastinace
Většina z nás se již někdy v průběhu života s prokrastinací setkala, někdo s ní
dokonce bojuje neustále a jsou i tací,
kteří čas od času svůj boj prohrávají.
Prokrastinace (česky též liknavost, otálení) je chorobné odkládání úkolů
a rozhodnutí, které je doprovázeno nepříjemnými pocity, nejčastěji úzkostí.
V souvislosti s time managementem
jde hlavně o prokrastinaci, již pociťujeme při náročných termínovaných úko-
lech nebo u úkolů, do nichž se nám
nechce, ať už v rámci práce v kanceláři,
nebo v soukromém životě. Prokrastinace mívá stupňující se charakter. Výzkumy naznačují, že čím delší dobu
strávíte na své pozici, tím se vaše prokrastinační tendence zvyšují. Pokud se
v tomto vidíte, nebojte se, zdaleka nejste sami. Co s tím?
• Soustřeďte se – zbavte se věcí, které vás rozptylují, uspořádejte si
pracovní prostředí, nenechte se
rušit – vypněte internet, zrušte si
upozornění na nový e-mail,
vypněte mobil, nechte se zapírat, nechcete-li být vyrušováni.
• Motivujte se – zpříjemněte si úkol
pozitivní motivací. Řekněte si,
proč chcete na úkolu pracovat,
stanovte si odměnu za jeho splnění, udělejte si seznam úkolů,
vylepte ho na viditelné místo
a odškrtávejte splněné položky,
přestaňte hledat výmluvy, proč
jste to nebo ono nemohli udělat.
• Nebo rozdělte svůj úkol na několik menších. Když vstanete s tím,
že dnes konečně začnete řešit ten
složitý úkol, nejspíše zase nic neuděláte. Pracujte ve více lidech
– aneb ve dvou se k práci snadněji přinutíte.
• Stanovte si priority, neříkejte si,
že na půl hodiny nemá cenu nic
začínat, zkuste využít nějakou
z ověřených metod pro práci
s časem (např. metoda GTD,
snaha nepřetrhnout řetěz, …).
Tuto radu je třeba brát s rezervou, protože někteří odborníci
tvrdí, že prokrastinace není problém špatného time managementu: Říci někomu s prokrastinací, aby si koupil diář, je jako
říci někomu s chronickou depresí, aby se prostě rozveselil.
• Nebuďte perfekcionisty – problémy s prokrastinací prý souvisejí s perfekcionismem. Máte
strach, že vaše práce nebude perfektní – bojíte se s ní vůbec začít
a nakonec opět odevzdáváte práci 5 minut před termínem.
• Když už nic nezabírá, zkuste začít s hodinou soustředěné práce
každý den a postupně si vytvořit
pevné návyky. Pokud vám „nehoří“ termín, nedávejte se
do práce s tím, že dnes to celé
uděláte! Nebo si alespoň práci
rozplánujte na dílčí úkoly, abyste
mohli sledovat, jak vám pěkně
ubývají!
Osobní doporučení
Všichni máme čas, který můžeme prožít nebo promrhat. Rozhodnutí, co
s ním uděláme, je jen na nás, ale co
jednou uplyne, zmizí navždy. To jsou
slova Bruce Leeho, legendárního popularizátora asijských bojových umění
a zakladatele stylu JetKuneDo. Něco
dokázat, pokud neumíme řídit sami
sebe, jde dost těžko. Tak se člověk dopracuje jen k desítkám slibů, které neustále odkládá, posouvá a nikdy jim
není schopen dostát.
Návod na efektivní time management občas bývá vydáván v podobě
rozsáhlých knih, které z něj dělají velkou vědu. Ve skutečnosti je síla v jednoduchosti. Pokud chcete opravdu řídit svůj čas, stanovte si několik
jednoduchých pravidel a ta prostě dodržujte.Má zkušenost je, že snažit se
o cokoli příliš intenzivně je samo o sobě
příčinou neúspěchu.
Člověka, který neumí řídit svůj čas,
poznáte poměrně snadno. Neustále nic
nestíhá, nemá čas, posouvá termíny
a stěžuje si na neúměrné množství rutiny, kterou musí dělat. Pokud se to děje
týden nebo dva, je to normální. Po pár
měsících je ale potřeba se zastavit a říci
si dost – takhle to dál nepůjde.
Je možná paradoxní, že člověk, který neumí řídit svůj čas, se nejsnáze stane
workoholikem, a dokonce může po určitou dobu vyvolávat obdiv, jak tvrdě
a dlouze je schopen pracovat. Trochu
jiná situace nastane, když dojde na výsledky. Pak se ukáže, že jich mnoho
není, ale na druhou stranu není mnohdy těžké protiargumentovat obrovským
množstvím hodin vykonané práce.
Napište si seznam dílčích
úkolů, které budete postupně
odškrtávat. Občas se tomuto
přístupu říká porcování
mamuta. Připadá-li vám
nějaký úkol obtížný, zdá se
vám nezvládnutelný, a tím
pádem se do něho nepustíte.
Když si ho ale naporcujete
na stravitelné dávky, hned
se vám bude zdát snadnější
a budete mít silnější tendenci
a motivaci se do něj pustit.
A o to přece jde!
A ještě jedna zásadní poznámka
pro řízení času. Jsou věci velice důležité, méně důležité, nedůležité a ne nezbytně potřebné. Podle toho k nim
přistupujte. Tisíc dokončených ne nezbytně potřebných věcí je špatná
zpráva v případě, že není dokončena
ani jedna důležitá.
g
7
seriál
seriál
Excel jako přítel aneb Konec bojů s tabulkami:
■ Informace – v případě porušení podmínek
omezení se objeví jen informace, kterou lze
snadno ignorovat stiskem klávesy Enter.
Podmíněné formátování a spol.
Díky podmíněnému formátování
můžete snadno graficky zvýraznit
buňky podle obsažených údajů – pro
práci s nejrůznějšími seznamy a tabulkami
v kanceláři se vám proto určitě bude hodit.
Stejně tak omezení dat, datový formulář
nebo rozdělení textu do sloupců. Přinášíme
tipy a triky, jak na to.
■ Varování – nevyhovující údaj musíte potvrdit na chybovém dialogu tlačítkem Ano. Pokud stisknete Enter, budete vráceni zpět
na zápis údajů.
ggg Důležité!
Pokud jde o podmíněné
formátování, užívejte volbu Zastavit pokud platí.
Jinak mohou být nežádoucím způsobem aplikovány i další podmíněné formáty, které překryjí prvotní volbu. Podmiňovat lze podle hodnoty dotčené buňky, nebo podle vzorce – odkaz
na hodnotu jiné buňky nebo pomocí výpočtu, který musí mít jako výsledek hodnoty PRAVDA (=1) nebo NEPRAVDA (=0).
■ Stop – nelze zapsat jinou než povolenou
hodnotu. Tlačítko Opakovat nás vrátí na zápis údaje, Storno chybný údaj smaže. Tento
styl zaručuje nejsilnější ochranu.
Kontrola nepovolených hodnot
Ověřování se provádí pouze při vkládání údajů. Byla-li v buňkách před nastavením
omezovacích podmínek data, nebo došlo-li k dodatečné změně podmínek, chybové
hlášení se neobjeví. Příkaz Ověření dat – Zakroužkovat neplatná data označí červeným kroužkem všechny buňky, ve kterých jsou údaje, nepovolené Ověřením dat.
Zakroužkování se netiskne.
Ověření (omezení) dat
Správce pravidel podmíněného formátování
Tip!
Ke zvýraznění používejte přednostně
barvu písma a barevnou výplň buňky.
Raději neměňte font, řez písma ani
formát čísla.
ggg Důležité!
Podmíněné formátování se vzorcem
V odkazech v podmíněném formátování je
předvoleno absolutní adresování, které je
pro většinu situací nevhodné. Musíte ho
změnit klávesou F4 na relativní.
8
Základní typy dat
■ Číslo desetinné nebo
celé
■ Datum
■ Čas
■ Text s omezením
délky
■ Předem definovaný
seznam údajů
■ Vlastní definice
podmínky pomocí
vzorce. Výsledkem
vzorce musí být
hodnota PRAVDA
pro povolení zápisu.
Úrovně omezení
Na záložce Chybové hlášení je velmi
důležitá volba Styl, která nejenže změní informační ikonu na chybové hlášce, ale hlavně rozhoduje o úrovni
omezení.
Ověření dat
Ověření dat – Chybová hlášení
Autor dvoustrany: Ing. Mgr. Jiří Svoboda
Do databázové tabulky je nutné vkládat jen taková data, která odpovídají typu pole. Například je-li v datovém poli napsáno „Někdy příští
měsíc“, těžko můžete takový údaj rozumně
zpracovat. Aby k těmto chybám nedocházelo,
musíte omezit uživatelům možnost zápisu údajů jen na povolené hodnoty.
ggg Důležité!
Rozdělujete-li pole (sloupec)
v tabulce, je nutné napřed za něj
vložit potřebný počet prázdných
sloupců. V opačném případě by
došlo k přepsání obsahu sousedních sloupců. V nově vzniklých
sloupcích je nutné správně nastavit typ údajů – číslo, datum (se
správným pořadím den – měsíc
– rok), nebo univerzální typ text.
Nepotřebné sloupce lze odmítnout volbou Přeskočit. Pozor si
dejte zvláště na:
■ Nestandardní mezery v kalendářních datech.
■ Čísla, která mají desetinnou
tečku místo čárky a čárku nebo
tečku místo řádové mezery.
■ Řádové mezery v číslech, které
mohou být zapsány jako pevné
mezery (Alt+0160).
Pokud by převod neproběhl
správně, je vhodné zvolit typ Text
a později v tabulce odstranit nežádoucí znaky a nastavit správný
formát.
ggg Příklad
Potřebujete omezit pole tak,
aby bylo možné napsat bez výjimek jen datum od zítřejšího
dne dále.
Na záložce Nastavení povolení
nastavíte na Datum, rozsah
na Větší než, počáteční datum
na vzorec: =DNES().
Na záložce Chybové hlášení
zvolíte styl Stop a napíšete hlášení, které se má v případě
chyby zobrazit.
Zakroužkovaná
neplatná data
Datový formulář
Formulář slouží k pohodlnému vkládání dat do tabulky, jejich vyhledávání a filtraci. Tabulka smí mít maximálně 32 polí (sloupců) včetně výpočtových. Pod tabulkou nesmí být souhrnný řádek. Datový formulář vložíte přes
ikonu, kterou si musíte
do panelu nástrojů Rychlý
přístup vložit sami. Při
přidání nového záznamu
se vloží současně vzorce
z předchozího řádku (pole
vzorců se zobrazují, ale
nelze je vyplnit) a řádek
se podle vzoru zformátuje. Kromě vkládání nových záznamů lze formulář používat i k odstraňování a filtraci dat.
Datový formulář s tabulkou
Rozdělení textu do sloupců
Při načítání tabulky v textovém formátu nebo ve špatně navržené databázi
může být v buňkách jednoho pole spojeno více údajů, což je nežádoucí –
například křestní jméno s příjmením nebo hodnota s měrnou jednotkou. Text můžete rozdělovat dvěma postupy.
■ Pevná šířka – v každém novém poli bude stejný počet znaků, oddělených z původního textu.
■ Oddělovač – znak (středník, mezera, tabulátor či jakýkoliv jiný znak), který
ukončuje obsah pole.
g
9
adresář
životní styl
gggOsvědčená místa pro pracovní setkání
Potřebujete udělat rezervaci pro pracovní oběd vedení vaší organizace v restauraci, kde se dobře vaří, obsluha je diskrétní a jednání neruší třískání talíři? Na základě doporučení našich office manažerek „z terénu“, tedy z konkrétních organizací soukromého a veřejného sektoru, vybíráme z míst, kde
jsou na pracovní schůzky a setkání adekvátně zařízeni. V rámci ukázky nabízíme několik tipů z různých krajů České republiky.
olomouc – Restaurace Podkova je jen kousek od historického centra města a její interiér připomíná zámek jako z pohádky.
Na pracovní i jiné společenské příležitosti jsou tu zařízeni. Vaří
především dobrou českou kuchyni a v rámci gastronomického
zážitku mohou hosté sledovat přípravu pokrmů na velkém
vnitřním grilu. (www.restaurant-podkova.eu)
Český krumlov – Papa's Living Restaurant má v Krumlově již dlouhou tradici, pracovní oběd se tu možná příjemně
protáhne – v teplých měsících nejlépe na
zahrádce přímo nad řekou Vltavou. Vaří
se zde americká, česká, italská i mezinárodní kuchyně. V nabídce je řada lehčích
jídel, která člověka na zbytek pracovního
dne zbytečně neunaví. (www.papas.cz)
plzeň – Ristorante Budino je italská restaurace s rodinnou atmosférou. Jak říká zdejší šéfkuchař David
Vavroch, cílem je nabízet hostům
jednoduchá a nekomplikovaná jídla
z výborných surovin, dobré víno i espresso. Na komorní pracovní oběd
ideální místo. (www.budino.cz)
Brno – Výborná španělská kuchyně z kvalitních
surovin, milá obsluha, samostatný salonek pro
dvacet osob a připravenost na pracovní porady
i večírky, to vše skýtá autentická španělská restaurace Paladea. Na přání pro hosty sestaví speciální
degustační menu. (www.paladea.cz)
karlovy vary – Pro poněkud luxusnější
oběd s obchodními partnery se hodí restaurace
Promenáda, která se nachází v naprostém srdci
města, jen pár kroků od hlavních kolonád. Vaří
pouze z čerstvých surovin a mají také výbornou
kávu. (hotel-promenada.cz)
Praha – Restaurace Zvonařka na Vinohradech
má jednak sympatický interiér, ovšem především
se může chlubit obrovskou terasou s výhledem na
město. Vaří speciality české i mezinárodní kuchyně,
milá obsluha přispěje k hladkému průběhu jakékoli pracovní schůzky. (www.restauracezvonarka.cz)
gggKancelářské potřeby výhodně: ověření dodavatelé
Udělali jsme průzkum mezi office manažerkami, asistentkami a sekretářkami – našimi čtenářkami – zjišťovali jsme, jakého dodavatele kancelářských potřeb mohou na základě svých
dlouhodobých zkušeností doporučit. Tentokrát tedy jmenujeme první dva konkrétní ověřené
dodavatele, jejichž jména mezi oslovenými respondentkami zaznívala nejčastěji. Podle jejich slov jsou Lyreco: Stránky české odnože
tito dodavatelé spolehliví, mají slušné ceny, operují mezinárodní společnosti Lyreco
rychle a jsou schopni svým zákazníkům připravit spe- najdete na adrese http://www.lyreciální nabídky na míru.
co.com/webshop/P06/welcome?lc=CZCZ. Kancelářské potřeby
Activa: Dobře známá „velmoc“ kancelářských potřeb
vám dodají zdarma při objednávce
(www.activa.cz) se širokým sortimentem vám doručí potřenad 900 korun, a když objednávku
by následující pracovní den při přijetí objednávky v pracovuděláte do půl šesté odpoledne,
ní době. Doprava zboží je zdarma u objednávek přesahujípřivezou ji hned druhý den. Sacích částku 1000 Kč bez DPH. Vrátit můžete dodané
mozřejmě můžete dodané zboží
kancelářské potřeby do 14 dnů.
do 30 dnů vrátit.
10
Základní „stavební kameny“
oděvu do každé kanceláře
Klára Klempířová
www.modniordinace.cz
Zrekapitulujme základní prvky oděvu vhodného do
kanceláře, abychom se v příštím díle mohli věnovat
i poněkud odvážnější módě pro různé zvláštní pracovní
(i volnočasové) příležitosti. Ověřené rady vám přináší
Klára Klempířová, stylistka, majitelka poradny Módní
ordinace a autorka atraktivní obrazové přílohy Nové
velké knihy etikety Ladislava Špačka.
Doporučuji vycházet při kombinování oděvů do „pracovního procesu“ z těchto základních kousků:
BÍLÁ KOŠILE z kvalitní bavlny nebo z hedvábí s drobnými
perleťovými čtyřdírkovými knoflíčky. Límeček u žen není
podmínkou, některým může více slušet vázačka, jiným hladký průkrčník.
BÍLÉ TRIČKO – jednoduché, raději bavlněné bez příměsi
lycry, s pěkně zapraveným průkrčníkem v padnoucí velikosti.
TMAVÝ KOSTÝM/OBLEK (SAKO + KALHOTY NEBO
SUKNĚ). Nejčastěji černý, ale lze zvolit i tmavě modrou/ultra
tmavě hnědou, sluší-li lépe.
KVALITNÍ KOŽENÉ DOPLŇKY – bo­ty, kabela, pásek. Zde
není nezbytné dbát na značku a ani k sobě už nemusí barevně
ladit, ale měly by být z kvalitního materiálu, luxusně zpracované a ve tvaru a velikosti, která se dobře hodí k postavě.
POUZDROVÉ ŠATY – jednobarevné, ideálně černé, dokonale padnoucí a lichotící postavě z luxusního, ale neokázalého materiálu, aby mohly být nošeny jako MALÉ ČERNÉ (se
šperky nebo výraznou bižuteríí) nebo přes den na důležité
schůzky (doplněné sakem nebo podložené košilí).
ŠÁL – PASHMINA – dostatečně rozměrná, aby mohla
sloužit jako přehoz přes společenské šaty, ale natolik jemná, aby se dala uvázat kolem krku přes kabát nebo bundu.
Nejlépe v barvě, která ladí k očím
a sedí s různými svršky.
TMAVÉ DŽÍNY – Pro někoho jsou
nejlepší tmavě modré, pro jiného
černé – podle vkusu a souměrnosti
postavy. Ve formálním stylu by ale
nikdy neměly být otrhané či příliš
opotřebované. g
11
Příští číslo
vychází již za dva měsíce!
Připravujeme pro vás:
Úskalí vaší hmotné odpovědnosti
Praktické nástroje pro hlídání termínů
Co si pohlídat u daňových dokladů
Mobilní aplikace pro chod kanceláře
Asertivita vůči kolegům
„Office‟ gastronomie