Studijní materiál

Projektový management
a fundraising
Modul 6
Softwarová podpora
Výukový materiál vzdělávacích kurzů v rámci projektu
„Zvýšení adaptability zaměstnanců organizací působících v sekci kultura“
Tento materiál je spolufinancován z Evropského sociálního fondu a ze státního rozpočtu ČR prostřednictvím
Operačního programu Rozvoj lidských zdrojů
MODUL 6
Softwarová podpora
Bc. Hana Dvořáková, Mgr. David Koval
software pro projektový management, groupware, Capsa, Basecamp, Microsoft Project, ActiveCollab,
Project Pier, Clocking IT, OpenProj, ICQ, Skype, Meebo, Windows Live Mesh, Dropbox, Diigo, Ganttův
diagram, mentální mapy, Google Docs, Wikipedia, Doodle, Facebook
Po prostudování byste se měli orientovat a měli byste umět:
orientovat se v základních softwarech pro projektový management,
vědět, jaké jsou softwarové nástroje pro komunikaci týmu,
vědět, jaké jsou nástroje pro sdílení dokumentů,
vědět, jak vám mohou při projektu pomoci sociální sítě,
umět si vybrat vhodné nástroje pro váš projekt.





Obsah:
1 Úvod do Softwarové podpory ......................................................................................................... 3
2 Software pro projektový management - groupware ......................................................................... 3
2.1 Capsa.................................................................................................................................................. 3
2.2. Basecamp .......................................................................................................................................... 4
2.3 TeamLab............................................................................................................................................. 5
2.4 Microsoft Project ............................................................................................................................... 5
2.5 ActiveCollab ....................................................................................................................................... 5
2.6 Project Pier......................................................................................................................................... 5
2.7 Clocking IT .......................................................................................................................................... 5
2.8 OpenProj ............................................................................................................................................ 5
2.9. Ostatní .............................................................................................................................................. 5
3 Specifický software projektového managementu............................................................................. 6
3.1 Software pro komunikaci ................................................................................................................... 6
3.1.1 ICQ ............................................................................................................................................. 6
3.1.2 Skype ......................................................................................................................................... 6
3.1.3 Meebo ....................................................................................................................................... 6
3.2 Software pro správu úkolů................................................................................................................. 7
3.3 Software a služby pro sdílení dat ....................................................................................................... 7
3.3.2 Windows Live Mesh................................................................................................................... 8
3.3.3 Úschovna.cz ............................................................................................................................... 8
3.3.4 eDisk.cz ...................................................................................................................................... 8
3.3.5 Ulož.to ....................................................................................................................................... 8
3.3.6 Diigo........................................................................................................................................... 8
3.4 Software pro vizualizaci ..................................................................................................................... 9
3.4.1 Tvorba Ganttova diagramu........................................................................................................ 9
3.4.2 Tvorba mentálních map ..........................................................................................................10
3.5 Software pro synchronní editaci obsahu .........................................................................................10
3.5.1 Google Docs.............................................................................................................................10
3.5.2 Wikipedia .................................................................................................................................11
3.6 Software pro plánování termínů a schůzek .....................................................................................11
3.6.1 Doodle .....................................................................................................................................11
3.7 Sociální sítě ......................................................................................................................................12
3.6.1 Facebook .................................................................................................................................12
Shrnutí . .......................................................................................................................................... 12
Seznam obrázků .............................................................................................................................. 13
2
1 Úvod do Softwarové podpory
Díky ICT (informační a komunikační technologie) je dnes realizování projektů mnohem efektivnější nežli dříve.
Komunikační technologie usnadňují jak komunikaci v rámci týmu, tak komunikaci s okolím. Moderní technologie
umožňují doručit velké množství dat do obrovských vzdáleností, synchronní editování obsahu dokumentu,
vizualizaci dat, pořádání videokonferencí atd. V tomto modulu vám představíme software:
- určený pro komplexní správu projektu,
- specificky zaměřený software (uplatnitelný pouze na jednotlivé fáze projektu).
2 Software pro projektový management - groupware
Software určený pro správu projektu můžeme rozdělit na:
- desktop (off-line – vyžaduje instalaci na počítač),
- on-line nástroje (nevyžaduje instalaci a je přístupný z jakéhokoli přístroje připojeného k Internetu).
V textu neuvádíme samozřejmě všechny dostupné nástroje (těch jsou spousty), ale především takové, které bylo
možné využít při řešení projektů a vedení týmů v knihovně. Jedná se jak o placené, tak neplacené nástroje.
Nástroje, označované jako groupware, vykazují komplexní řešení pro týmovou spolupráci a kolaboraci. Tyto
nástroje všestranně zefektivňují práci týmu. Nástroje jsou vybaveny komunikačním kanálem – je možné se
dorozumět pomocí textových zpráv, komentářů a připomínek. Dále jsou vybaveny možností
nahrávat soubory a
1
spravovat je, synchronně editovat obsah dokumentu, sdílet společný kalendář, To-Do List atd.
Groupware se zpravidla nemusí instalovat na PC a je plně on-line. K obsahu je tak možné přistupovat
prostřednictvím Internetu odkudkoli a kdykoli. Hlavní výhody tkví v organizaci všech informací ohledně projektu
na jednom místě. Groupware tak zajišťuje komplexní pohled na projektové práce.
2.1 Capsa
Jedním z nejjednodušších nástrojů pro týmovou spolupráci je systém Capsa. Jedná se o on-line nástroj, který
zadarmo poskytuje přístup pěti lidem k projektu. Součástí Capsy je možnost nahrávání souborů, vedení
kalendáře s možností upomínek, zadávání úkolů a spravování kontaktů. Systém Capsa je vybaven také historií
změn, které jednotliví členové týmu udělají.
Nevýhodou takového nástroje je však omezení počtu lidí, velikostí souborů atd. Pro neomezený počet je nutné
Capsu koupit. Ceny jsou přijatelné a pohybují se od 250,- Kč do 2 000,- Kč v závislosti na požadovaných funkcích.
Obr. 1: Záložky v nástroji Capsa
1 To-Do List je sekce, která podporuje a zpřehledňuje správu jednotlivých úkolů delegovaných na členy týmu.
3
2.2. Basecamp
Jako další z řady nástrojů groupware zmiňujeme Basecamp, který je zadarmo
pouze ve velmi omezené verzi, jež umožňuje vést 1 projekt s max. 10 MB
úložného místa. Pro rozsáhlejší projekty je třeba zakoupit placenou verzi.
Nástroj je přístupný z kteréhokoli počítače připojeného k Internetu a nabízí
standardní funkce.
Všechny části nástroje jsou situované do jednotlivých záložek.
 Overview, kde jsou uvedeny všechny aktivity, které byly v rámci projektu provedeny. Tzn. zprávy,
komentáře, zadané úkoly, nahrané soubory atd. V Overview se také zobrazuje kalendář
s nadcházejícími 14 dny se zaznamenanými úkoly a milníky.
 V záložce Messages jsou uloženy všechny zprávy, které byly doposud vytvořeny. Pod každou zprávou
zjistíme počet komentářů, jméno uživatele, který jej vytvořil atd.
 Specifická záložka To-Dos je určena pro přidělování úkolů jednotlivým členům týmu. V To-Dos
vytvoříme událost, ke které se úkoly váží, a pak jednoduše přidáváme dílčí úkoly konkrétním
uživatelům. Úkoly, které jsou již splněny, je možné odškrtnout. Odškrtávání zaručuje přehlednost a
přispívá k dodržování časového plánu projektu.
 V záložce Calendar je možné kontrolovat časový harmonogram projektu a plánovat další kroky. Do
Calendar lze vkládat důležitá data, tj. milníky či události, ke kterým se váží dílčí úkoly zadané v To-dos.
 Záložka Writeboards slouží k synchronní editaci dokumentu. Změny v dokumentu může dělat každý
člen projektového týmu. Změny jsou zaznamenány a ukládány do historie, takže je následně možné
vyvolat starší verze nebo nové verze se staršími porovnávat. O dokumentu je možné diskutovat
prostřednictvím komentářů pod příslušným Writeboardem.
Basecamp je nabízen ve čtyřech placených modech. S cenou roste počet projektů, na kterých je možné zároveň
pracovat, velikost úložného místa a bezpečnost přenosu dat.
Obr. 2: To-Dos v nástroji Basecamp
4
2.3 TeamLab
Teamlab je multiplatformní nástroj pro správu projektů a týmů, který ve free verzi nabízí kompletní funkčnost
omezenou pouze kapacitou 1 GB úložného prostoru a max. velikostí nahrávaného soboru 10 MB. Větší úložnou
kapacitu získáte po zaplacení 49USD za měsíc - získáte tak 10 GB volného místa, neomezenou velikost
nahrávaných souborů a přednostní uživatelskou podporu.
TeamLab se skládá ze tří částí – Projects, Community a Documents. Sekce Projects slouží k organizaci a správě
úkolů (to-do listy, milníky, kalendář, diskuze). Community je určena k podpoře komunikace a spolupráce týmu
(blogy, sdílené fotogalerie, záložky a wiki). Přes Documents je možné sdílet a ukládat dokumenty, do této sekce
lze naimportovat dokumenty z Google Docs nebo Zoho Docs. TeamLab má svůj vlastní instant messenger pro
komunikaci v reálném čase.
Tento software je neplacenou alternativou k Basecampu.
2.4 Microsoft Project
Microsoft Project je profesionální komerční nástroj pro řízení velkých projektů. Nástroj slouží manažerům
velkých podniků, ale je rovněž vhodný pro větší knihovny. Prostřednictvím nástroje je možné komunikovat,
sdílet soubory, hromadně editovat obsah v rámci týmu. Přiložen je kalendář a mnoho dalších nástrojů. Výhodou
je, že data uložená v nástroji mohou být vizualizována ve formě PERT nebo Gantt diagramu.
2.5 ActiveCollab
ActiveCollab byl dříve zdarma, v současnosti se bohužel jedná o placený nástroj. Opět jde o klasický nástroj pro
spravování projektů a uvádí se jako další placená alternativa k Basecampu.
2.6 Project Pier
ProjectPier je webová Open Source aplikace pro správu projektů, úkolů a týmů. Tento nástroj se často uvádí
jako neplacená a přitom kvalitní náhrada za placené nástroje jako je Basecamp, ActiveCollab nebo MS Project.
ProjectPier je multiplatformní, tzn., že se nemusí nic instalovat, stačí mít pouze webový prohlížeč. Nástroj není
omezen počtem uživatelů ani počtem projektů.
2.7 Clocking IT
Clocking IT je project management webová aplikace, která je jednak zdarma a navíc také lokalizovaná do 14
světových jazyků včetně češtiny. Clocking IT je dobrý především na rozvržení a hlídání času a úkolů. Obsahuje
nezbytné součásti pro efektivní vzdálené řízení, jako je kalendář úkolů, Ganntovy diagramy, zaznamenávání
odpracovaného času, e-mailová oznámení, wikipedii k projektům, diskuzní fórum, interní zprávy aj.
2.8 OpenProj
OpenProj se uvádí jako neplacená off-line desktopová alternativa k placenému nástroji MS Project. Jelikož se
v případě OpenProj jedná o off-line verzi, je nutné si OpenProj nejdříve stáhnout do počítače. Po spuštění je
k dispozici několik možností práce, které jsou podobné již se zmíněným MS Projectem. V případě zájmu o tento
nástroj doporučujeme navštívit web Jiřího Khuna, který se na svých stránkách OpenProj zabýval podrobněji.
2.9. Ostatní
Jak už jsme se zmínili na začátku, nástrojů pro správu projektů je velké množství. A v různé kvalitě. Další
komplexnější nástroje (placené a v angličtině) jsou například: Merlin, OmniPlan, Projector aj.
5
3. Specifický software projektového managementu
Specifický software (nástroje) projektového managementu pomáhá v konkrétních fázích projektu nebo je
určený pouze pro jednu aktivitu (komunikaci, tvorbu diagramů atd.). Jedná se o nástroje, které v rámci
specifických aktivit mohou usnadnit práci na projektu, organizovat lidské zdroje, analyzovat a vizualizovat data
apod. Nejedná se tedy o software, který by zajišťoval komplexní služby pro správu projektu, ale při menších
projektech je určitě využijete.
3.1 Software pro komunikaci
Díky novému kvalitativnímu rozvoji ICT se dnes začínají používat nové typy komunikačních kanálů. Klasické
prostředky, jako je telefon a e-mail, nahrazují instant messangery (IM), jako je ICQ, Skype, Quip apod., které jsou
zadarmo a komunikaci zefektivňují. Projektový tým, pro který je komunikace základním prvkem úspěchu, by měl
mít stanoveny komunikační kanály precizně a měl by dodržovat domluvené standardy a nástroje. Důležitým
prvkem těchto komunikačních nástrojů je možnost ustavení hromadného chatu, videokonference, posílání
dokumentů a ukládání historie komunikace.
3.1.1 ICQ
ICQ je možno do PC instalovat, nebo můžete využít on-line verzi. Použití je zdarma. Uživatelské prostředí ICQ je
doplněno nejrůznějšími komerčními technikami a reklamami. Hromadný chat a ustavení videokonference je
nepřehledné a nedokonalé. Na hromadnou komunikaci v rámci projektového týmu se však výrazněji nehodí.
3.1.2 Skype
Skype není na rozdíl od ICQ přeplněn reklamami a také hromadný chat s videokonferencí je přehledně a
efektivně vytvořen. V zásadě je Skype výborným komunikačním nástrojem pro práci projektového týmu a za
malé poplatky je možné komunikovat i mimo Internet do telefonní sítě. Další výhodou je jeho portable verze, to
znamená, že se nemusí instalovat na počítač, ale pouze jednorázově na USB disk, ze kterého se poté spouští.
3.1.3 Meebo
On-line webová platforma Meebo je vytvořena pro komunikaci v rámci mnoha Instant Messangerů. Výhodou
Meeba je, že jej není nutné instalovat na PC a je přístupné odkudkoli, přes Internet. Meebo na jedné webové
stránce poskytuje přihlášení k mnoha službám, jako je ICQ, AIM, Yahoo!, Windows live, Google Talk, MySpace
IM, Facebook Chat atd.
Obr. 3: Přihlašovací stránka stroje Meebo.
6
3.2 Software pro správu úkolů
3.2.1 Remember the milk
Remember the milk je nástroj pro vytváření úkolů a jejich správu. Správa úkolů, nebo také tzv. To-Do list je
nepostradatelnou činností při řízení a vedení projektu. Zřejmé výhody tkví především v jasné organizaci práce a
přehledném dodržování stanovených termínů. Nástroj není nutné do počítače instalovat, je však možné vytvořit
zástupce na ploše.
Jednotlivé úkoly jsou do nástroje vkládány ručně nebo importovány z To-Do listu jiného člena projektového
týmu. K úkolům lze definovat jeho dobu trvání, opakování, místní lokace apod. Úkolům je možné přiřadit tagy a
prioritu, takže je možné se v nahromaděných úkolech snadno vyznat a mít přehled o jejich důležitosti. Všechny
úkoly jsou rozdělené do složek Osobní, Práce, Studium, Přijaté a Odeslané, což zaručuje přehlednost. Pro
zobrazení všech úkolů najednou použijte záložku All Tasks.
Remember the Milk umožňuje nastavit upozornění na nadcházející události pomocí e-mailu nebo sms. Nástroj je
vynikající z hlediska možnosti sdílení úkolů v pracovním týmu.
Obr. 4: Hlavní stránka nástroje Remember the Milk.
3.2.2 Rychlé poznámky
Operační programy od Windows 7 výše nabízejí funkci Rychlé poznámky. Aplikace Rychlé poznámky (nebo také
Sticky notes) umožňuje přímo na plochu přilepit lísteček s úkolem či poznámkou. Aplikace je vhodná pro
jednotlivce k zaznamenávání úkolů v projektu apod.
3.2.3 Google kalendář
Google kalendář je bezplatná webová aplikace pro organizaci času, která vám umožní udržet krok se všemi
důležitými událostmi vašeho života. Aplikace je v češtině a nabízí možnost zaslání upozornění na mobilní telefon
či sdílení s ostatními lidmi. Jeho využití v projektovém týmu může být užitečné především pro plánování úkolů,
schůzek, termínů apod.
3.3 Software a služby pro sdílení dat
Nástroje pro sdílení dat (dokumentů) usnadňují přístup k důležitým obsahům a textům,
které jsou třeba v rámci práce na projektu. Dokumenty by měly být přístupné všem
členům týmu, kompatibilní se všemožnou výpočetní technikou a softwarem. Jedná se o nástroj, který usnadní
přístup k dokumentům z domova, práce a jiného místa pomocí PC, notebooku či mobilního telefonu. Lze sem
zařadit např. Google Docs, který je popsán níže, nebo jednotlivé groupware nástroje. Kromě klasických
úschoven dat, jako jsou například Úschovna.cz, eDisk.cz, Ulož.to, zde uvedeme také další nástroje s názvem Live
Mesh, Dropbox a Diigo.
3.3.1 Dropbox
Služba Dropbox, přináší možnost uložení vašich souborů do zabezpečeného místa na internetu, odkud se nahrají
do všech zařízeních, které používáte a kde máte program nainstalován. Odpadá tak nutnost přetahovat data do
jiných zařízení přes flashdisk. Dropbox je přístupný i přes webový prohlížeč, tudíž se ke svým datům můžete
kdykoliv dostat. Soubory uložené v této službě můžete sdílet buď jejich nahráním do „public složky“, kam mají
7
přístup všichni uživatelé, jenž dostanou její URL adresu. Vybrané soubory lze sdílet i jen s vybranými osobami.
Každý z uživatelů sdílené složky pak může vidět seznam změn souborů a jejich původce.
Dropbox podporuje většinu operačních systémů včetně OS X a mobilních telefonů, které jsou vybaveny
připojením na Internet. V bezplatné verzi Dropbox nabízí 2 GB volného místa.
3.3.2 Windows Live Mesh
Nástroj Windows Live Mesh je jednou ze součástí balíčku služeb Windows Live Essentials, ale lze jej nainstalovat
i samostatně. Je alternativou ke službě Dropbox. Tato služba umožňuje propojení a synchronizaci souborů na
vzdálených počítačích. Rozdíl mezi Dropboxem a touto službou spočívá v tom, že ve Windows Live Mesh není
nutné ukládat soubory do webového úložiště, lze je synchronizovat přes vzdálený přístup. Podmínkou je, aby
počítač, na kterém chceme vzdáleně pracovat nebyl vypnutý, ani odpojený od internetu. Podobně jako
v Dropboxu můžete své složky sdílet s vybranými uživateli, kterým dáte přístup. Windows Live Mesh neumí
vygenerovat URL adresu pro veřejné sdílení.
Na Windows Live Mesh se lze připojit z kteréhokoli počítače, který je připojený na Internet a k vašim souborům
můžete přistupovat i přes webové rozhraní. Pokud editujete v PC dokument uložený ve složce, již sdílíte, tak
změny vidí také celý projektový tým. Služba nabízí uložiště o velikosti 5GB.
Nástroj Live Mesh podporuje jen některé operační systémy Windows (nepodporuje Win XP) a Mac OS X 10.5 a
novější a bohužel pro něj nebyl pro něj vytvořen mobilní klient.
3.3.3 Úschovna.cz
Úschovna.cz je jedním z nejznámějších tuzemských file hostingových služeb. Nabízí možnost bezplatného zaslání
souborů o velikosti až 300MB. Adresát má na vyzvednutí zásilky limit 14 dní. Po uplynutí této lhůty nebo po
dosažení 30 downloadů je soubor ze serveru odstraněn. Služba neumožňuje vyhledávání uložených souborů.
Existuje i placený program, který pak nabízí pro uživatele lepší podmínky.
3.3.4 eDisk.cz
Služba eDisk.cz nabízí buď jednorázový upload souborů nebo správu dat v rámci vlastního účtu. Velikost
souborů, které lze jednorázově odeslat na server, je 3000 MB. Data lze stahovat dvěma způsoby: využít
bezplatného downloadu nebo si předplatit kredit. Bezplatná varianta je omezena na stahování pouze jednoho
souboru maximální rychlostí 250 kB/s. U předplaceného kreditu je přednostní stahování dat, neomezený počet
současně ukládaných souborů a neomezená rychlost downloadu.
3.3.5 Ulož.to
Ulož.to nabízí jak placenou, tak neplacenou službu. Při placené službě je neomezený počet současných
stahování bez rychlostního limitu. Uloz.to nabízí možnost vyhledávání uložených souborů.
3.3.6 Diigo
Diigo není nástrojem určeným pro zasílání dat. Jedná se o bezplatnou aplikaci pro tvorbu online záložek a jejich
sdílení. Pokud tým potřebuje společně nashromáždit a roztřídit zdroje k určitému tématu, tak je Diigo vhodnou
volbou. Umí uložit jednotlivé odkazy, případně část textu webové stránky jako anotaci. K jednotlivým záznamům
lze přidávat poznámky a komentáře (tzv. sticky notes). Záložky lze otagovat a vyhledávat v nich za pomocí
různých filtrů. Aplikace umožňuje vytvářet uzavřené skupiny a složky pro jednotlivá témata, do kterých může
tým nalezené informační zdroje ukládat.
Pro efektivnější práci s Diigem lze do různých prohlížečů nainstalovat doplňky, díky kterým je ukládání záložek
rychlejší. Diigo je dostupné i pro mobilní zařízení.
8
3.4 Software pro vizualizaci
3.4.1 Tvorba Ganttova diagramu
Jak již víme, Ganttův diagram je třeba vytvořit proto, abychom měli komplexní časový plán neboli harmonogram
projektu. Diagram je následně svázán s lidskými zdroji a ve výsledku ukazuje, kdo a kdy se bude starat o jaký
úkol. Jedná se o základní diagram každého projektu.
Ganttův diagram umí vytvořit například Microsoft Excel, který jistě na svém PC naleznete. V základě jde o
vytvoření grafu, který je definován hodnotami z vytvořené tabulky.
Další možností je použít jednoduchý nástroj GanttProject, který je dostupný jako open-source a který vyžaduje
instalaci. Jednoduché vkládání úkolů a jejich doba trvání, vkládání deadlinů a definování návaznosti na rámec
celého projektu lze propojit se zdroji. Zdroje jednoduše definují, kdo je odpovědný za který úkol. Výsledný Gantt
je možné si vytisknout ve formě jpg. Nástroj je dostupný zdarma a práce s ním je intuitivní.
Obr. 5: Gantt diagram vytvořený v Microsoft office.
Obr. 6: Gantt diagram vytvořený v nástroji GanttProject.
9
3.4.2 Tvorba mentálních map
Vytváření mentálních (myšlenkových) map je velice efektivní způsob plánování projektů. Vizualizace myšlenek a
jejich třídění přispívá k vytvoření komplexního pohledu na projekt. Mentální mapy pomáhají udržet přehled o
projektu v jakékoli jeho fázi.
Nástroj Mindmeister poskytuje on-line prostředí pro vytváření mentálních map. Mindmeister umožňuje
synchronní editaci několika uživatelů najednou. Celé mentální mapy pak lze sdílet s kolegy v týmu. V bezplatné
verzi nástroje lze vytvořit až tři mapy.
Po spuštění nástroje se ukáže čistá stránka bloku, na kterém lze mentální mapu editovat. Vytváření základních
myšlenek podporuje libovolný font, různé ikony, obrázky atd . Do jednotlivých uzlů lze vkládat poznámky, URL
adresy či vkládat úkoly (to-do). Mindmeister nabízí možnost vyhledávání v jednotlivých položkách mentální
mapy. Velmi užitečná je funkce zobrazení změn a úprav v myšlenkové mapě, a tím pádem možný návrat ke
starší verzi.
Nástroj je vhodný pro začátečníky. Pokročilejším uživatelům doporučujeme následující nástroj Xmind.
Obr. 7: Mentální mapa vytvořená v nástroji Mindmeister
Jiným nástrojem pro vytváření mentálních map je software Xmind. Xmind je open source program na vytváření
mentálních map, sdílení a realizaci on-line týmového brainstormingu. Součástí Xmindu je také možnost vytvořit
Ganttův diagram. Výsledné mentální mapy je možné sdílet a zveřejňovat. Každý den je na webových stránkách
Xmind vybrána mapa dne.
3.5 Software pro synchronní editaci obsahu
Nástroje pro synchronní editaci obsahu dokumentu jsou potřebné hlavně při vytváření textových dokumentů k
projektu. Jistě si představíme situaci, kdy si posíláme e-mailem nekonečně mnoho zpráv s připomínkami k textu
a čekáme na další verzi. Tyto nástroje jednoduše umožňují přístup všech členů projektového týmu k dokumentu
s možností změnit jeho obsah. Nástroje tak zvyšují efektivitu práce, přispívají ke zpřehlednění a šetří čas.
3.5.1 Google Docs
Nástroj Google Docs umožňuje vytvářet a sdílet přes webové rozhraní textové dokumenty, prezentace, tabulky,
dotazníky či kresby. Dokumenty může zároveň editovat až 50 lidí a u každého dokumentu lze nastavit zvlášť
přístupová práva. Jednotlivé dokumenty je možné rozřadit do složek, jež si sami vytvoříte.
Samozřejmostí je možnost importování a exportování dokumentů, spolupráce s kýmkoli na Internetu a v
reálném čase, publikování dokumentů na blogu nebo ve formátu HTML. U každého nabízeného typu dokumentu
je k dispozici chat, kde mohou editoři v reálném čase řešit tvorbu a úpravu dokumentu.
10
Vzhledem k tomu, že stále více lidí používá službu Gmail, která užívá stejné přihlašovací údaje jako Google
Docs, stává se tento nástroj široce užívaný.
Obr. 8: Hlavní stránka Google Docs
3.5.2 Wikipedia
Internetová encyklopedie, která je tvořena svými uživateli, se stále velice populární a široce rozšířenou. Díky
hypertextu je Wikipedie otevřenou množinou navzájem provázaných dokumentů (webových stránek), které je
možné prohledávat podle hesel. Obsah jednotlivých stránek a tvorba nových hesel vzniká při kolaboraci více
uživatelů encyklopedie.
V dnešní době jsou Wikipedie implementovány jako znalostní báze do firem a dalších institucí a jsou zárukou
toho, že i ten sebemenší nápad nespadne pod stůl. Představme si: na poradě v knihovně dostanete nápad, ale
sami se stydíte jej přednést nebo si myslíte, že ještě nedozrál čas. Díky Wikipedii, do které nápad vložíte, nebude
heslo zapomenuto a bude v budoucnu vyhledatelné.
3.6 Software pro plánování termínů a schůzek
Velkým problémem často bývá domlouvání schůzek, kde se má sejít větší množství lidí, ať už
z projektového týmu nebo mimo něj. Je neefektivní řešit s každou osobou zvlášť, které
termíny se jí hodí. Pro plánování schůzek většího počtu lidí je tak výhodné využít některou
z aplikací pro plánování schůzek.
3.6.1 Doodle
Doodle je bezplatný online nástroj, určený k plánování termínů schůzek, částečně lokalizovaný do češtiny.
Návrh hlasování o vhodných termínech lze vytvořit během pěti minut a přímo z aplikace je možno jej odeslat
účastníkům mailem. Každá osoba pak jen zatrhne vhodné termíny, formulář se aktualizuje a pořadatel má tak
přehled, kdy má kdo čas.
11
Obr. 9 Hlasovací rozhraní v Doodle
Alternativou ke službě Doodle je ScheduleOnce, který je však v angličtině.
3.7 Sociální sítě
Sociální sítě jsou novým způsobem komunikace mezi lidmi, kolegy v práci nebo v rámci projektového týmu. Díky
sdíleným hodnotám a informacím, které lidé v sociálních sítích poskytují, jsou navozovány nové sociální vazby,
vytvářeny nové komunity, a s tím se objevující důvěra, která je tak nutná k fungování projektového týmu.
Sociální sítě jsou důležité také při implementování nových technologií a nástrojů, které mohou podporovat práci
projektového týmu.
3.6.1 Facebook
Neznámější sociální síť Facebook je ukázkou toho, jak mohou být sdíleny osobní informace v rámci kolektivu.
Díky možnosti aktualizace statusu tj., co právě děláte) o sobě poskytujete v rámci komunity unikátní informace.
Sdílení fotek a odkazů a zájmů vás pak ukazují jako individuálního člověka se svými koníčky a zájmy. Tyto
informace podporují důvěru a poskytují tak pracovní prostředí pro tým, který komunikuje převážně elektronicky.
Na druhou stranu je Facebook při špatně definovaných přístupových právech a při neopatrném vkládání
osobních údajů nebezpečný z hlediska ztráty kontroly nad těmito údaji. Pokud je sociální síť prostředkem, nikoli
cílem, pak je možné pro budování projektového týmu využít její mnohá pozitiva.
Další sociální sítě jsou např. Twitter, Google+ nebo LinkedIn.
Shrnutí:



při výběru softwaru se budeme řídit několika jednoduchými kritérii:
o velikostí projektu a projektového týmu,
o finančními možnostmi instituce,
o schopnostmi týmu pracovat v cizojazyčném prostředí.
pro menší projekty volíme on-line aplikace, také můžeme pracovat i se specifickými nástroji.
při řízení velkých projektů je vhodné zakoupit desktop aplikace, které nám zajistí veškeré potřebné
úkony.
12
Seznam použité literatury:
1.
BUZAN, Tony; FOLTÝN, Jiří. Mentální mapování. Vyd. 1. Praha : Portál, 2007. 165 s. ISBN
9788073672003.
2.
Čížek, J. Dropbox versus Live Mesh. Zive.cz [online]. 24. 6. 2011 [cit. 2011-11-10]. Dostupné z WWW:
<http://www.zive.cz/clanky/dropbox-versus-windows-live-mesh/sc-3-a-157600/default.aspx>.
3.
Groupware - Wikipedie, otevřená encyklopedie [online]. 2009 *cit. 30.6.2009+. Dostupné z:
http://cs.wikipedia.org/wiki/Groupware
4.
KHUN, Jiří. Web Jirky Khuna [online]. 2010 [cit. 2010-11-21]. OpenProj-bezplatná alternativa k
Microsoft Project . Dostupné z WWW: <http://www.jirikhun.cz/openproj-bezplatna-alternativa-kmicrosoft-project/>.
5.
Lupa.cz [online]. 8.9.2010 [cit. 2010-11-21+. Jak rychle poslat velký objem dat? Přes úschovnu.
Dostupné
z WWW: <http://www.lupa.cz/clanky/jak-rychle-poslat-velky-objem-dat-presuschovnu/>. ISSN 1213-0702.
6.
Remember The Milk – povedený online úkolovník | Mít vše hotovo - Getting Things Done [online]. 2009
*cit. 30.6.2009+. Dostupné z http://www.mitvsehotovo.cz/obsah/remember-milk- -povedeny-onlineukolovnik
7.
Roma Rybický. Regionální knihovna Karviná v "SecondLife". Inflow: information journal [online]. 2008,
roč. 1, č. 7 *cit. 2009-06-30+. Dostupný z WWW: <http://www.inflow.cz/regionalni-knihovna-karvina-vquotsecondlifequot>. ISSN 1802-9736.
8.
Second Life | What is Second Life?[online]. 2008 *cit. 5.5.2008+. Dostupné z
http://secondlife.com/whatis/
9.
Tomáš Bouda. Virtuální svět jako nástroj znalostního managementu. Inflow: information journal
*online+. 2009, roč. 2, č. 4 *cit. 2009-06-30+. Dostupný z WWW: <http://www.inflow.cz/virtualni-svetjako-nastroj-znalostniho-managementu
Seznam obrázků
1.
Převzato z Capsa [online]. 2006-2010 [cit. 2011-11-10+. Dostupné z WWW: <http:/www.capsa.cz/>.
2.
Převzato z Basecamp [online]. 2006-2010 [cit. 2010-11-22+. Dostupné z WWW:
<http:/www.basecamphq.com/signup>.
3.
Převzato z Meebo [online]. c2011 [cit. 2011-11-10+. Dostupné z WWW: <http://www.meebo.com/>
4.
Převzato z Remeber the Milk [online]. 2006-2010 [cit. 2010-11-22+. Dostupné z WWW:
<http://www.rememberthemilk.com/>.
5.
Ganttův diagram vytvořený v MS Excel.
6.
Ganttův diagram převzatý z Ganttproject [online]. 2006-2010 [cit. 2010-11-22].
Dostupné z WWW: <http://www.ganttproject.biz/>.
7.
Převzato z Mindmeister [online]. c2011 [cit. 2011-11-09+. Dostupné z WWW:
<http://www.mindmeister.com>.
8.
Převzato z Google Docs *online+. *2011+ *cit. 2011-11-10+. Dostupné z WWW:
<https://docs.google.com/?pli=1&authuser=0#home >.
9.
Převzato z Doodle [online]. [2011] [cit. 2011-11-10+. Dostupné z WWW: <www.doodle.com>. Brno :
Masarykova univerzita, Filozofická fakulta, Ústav české literatury a knihovnictví, 2008.
13