Winning a congress – How to prepare a successful

Winning a congress – How to prepare a successful

Jak urvat kongres
Bez dobrého startu se dá závod vyhrát jen těžko. Když je řeč o tom, jak
přitáhnout kongresy a všechny zisky a výhody, které přinášejí, jsou věci
jako překrásná destinace, skvělé ceny a nejmodernější infrastruktura sice velmi pěkné, ale jak už to při konkurenčních akcích bývá, jakmile nejste schopni vyrazit z bloků v okamžiku výstřelu startovní pistole, není
pravděpodobné, že by to byla vaše hruď, která protrhne cílovou pásku.
Chceme vám pomoci udělat ten nejlepší první krok, jímž vpadnete do konkurenčního boje, a proto vám teď naservírujeme několik rad, které jsme
převzali ze zprávy Mezinárodní asociace profesionálních organizátorů
kongresů (International Association of Professional Congress Organizers
– IAPCO) s názvem „Nabídka kongresů v konkurenčním prostředí“.
Co je to vlastně konkurenční nabídka?
Autoři zprávy vysvětlují, že konkurenční nabídka je obecně definována jako
pozvánka k uspořádání mezinárodního kongresu v určité zemi (seznam některých největších výročních kongresů, jak jej sestavila agentura CzechTourism, najdete v rámečku). Jestliže je nabídka úspěšná, potřebuje podle IAPCO tato iniciativa po většinu času podporu národní skupiny nebo místní pobočky mezinárodní organizace při přípravě a řízení kongresu. Dobrým
příkladem takové podpory je role české pobočky Americké společnosti cestovních kanceláří (American Society of Travel Agents – ASTA), jež spolupracovala společně s dalšími aktéry ze soukromého a státního sektoru na získání konference ASTA II, která se bude konat roku 2006 v Praze. Jakmile je národní organizace nebo místní sekce ustavena, mohou se připravit pozvánky
a rozjíždí se konkurenční nabídkový proces.
Jakým způsobem konkurenční nabídkový proces probíhá, to často záleží na destinaci, která nabídku předkládá. Města s kongresovými nebo
návštěvnickými ústředími se většinou snaží o různý stupeň zapojení
těchto složek, které se mohou stát vedoucí silou při propagaci kongresu. V jiných městech může soukromý sektor vyvinout mnohem větší iniciativu než oficiální orgány. Pokud se ale jedná o získání akce většího
rozsahu, je naprosto nutné, aby profesionální organizátor kongresů
a všechny existující oficiální subjekty, ať již soukromé, nebo státní, jako
jsou kongresové asociace nebo v případě České republiky agentura
CzechTourism, pracovali na marketingu a prezentaci společně. Bez
efektivní spolupráce se destinaci může stát, že jednotlivé složky pracují
duplicitně, což s sebou přináší možné konfliktní anebo zmatečné zprávy o destinaci, která se kongres snaží získat. To pak snižuje její eventuální šance na úspěch.
Když se destinace snaží ucházet o nějakou akci, zejména většího rozsahu,
vyžaduje to spoustu odhodlání, týmové práce a závazků. Je to dlouhodobý a složitý proces a všichni zúčastnění hráči při něm musí táhnout za jeden provaz – ještě ke všemu jedním směrem.
Proč se vlastně o kongres ucházet?
Kongres přináší destinacím enormní přínos a tento přínos začíná už léta
předtím, než k samotné akci ve skutečnosti dojde. Počínaje momentem,
kdy profesionální pořadatel konferencí oznámí příslušným státním institucím svůj úmysl kongres uspořádat, se rozjíždí řetězová reakce, která se zaměřuje na všechny relevantní aktéry s jedním cílem – získat tuto akci pro
svoji zemi a město. Profesionální organizátor kongresů nejprve uvede
podmínky kongresu, tedy uvede klíčové faktory případové studie, které zahrnují údaje, jako například kolik delegátů se na kongres sjede, co to bude představovat pro místní ekonomiku z hlediska financování, kolik lidí bude do celého procesu zapojeno, kolik vznikne potenciálních pracovních
příležitostí a do jaké míry taková událost pravděpodobně zvýší prestiž a viditelnost dané destinace.
Without a good start, it’s hard to win the race. When it comes to
attracting congresses, and all of the benefits they bring, a beautiful
destination, excellent prices and state-of-the-art infrastructure are all
well and good, but, like any competitive event, if you don’t get out of the
blocks well when the starting gun is fired, you’re not likely to be first at
the finish line.
To help you put your best foot forward and get a jump on the competition,
we’ve been looking at some of the advice given by the International
Association of Professional Congress Organizers (IAPCO) in a report
titled “Bidding for a Congress”.
So what is a bid?
A bid is generally defined as an invitation to hold an international congress
in your country (for a list of some of the largest annual congresses
compiled by CzechTourism see the attached box) explain the
report’s authors. Most of the time, according to IAPCO, a national group
or the local chapter of an international organization will need to support
the initiative and be responsible for managing the congress if the bid is
successful. A good example of this has been the role of the American
Society of Travel Agents (ASTA) Czech Republic in working together with
stake holders in the private and public sectors to help bring the ASTA II
2006 conference to Prague. Once a national organization or local chapter
is on board, invitations can be prepared and the bid project can begin.
How bids are handled often depends on the destination presenting the
bid. Cities with a convention or visitors bureau see various degrees of
involvement on the part of these bodies, who may choose to take the lead
or initiative in congress promotion. In other cities, the private sector may
show far more initiative than official bodies. However, it is of critical
importance that the Professional Conference Organizer (PCO) and any
existing official bodies, public or private, such as a convention bureau, or
as in the case of the Czech Republic, CzechTourism, work together, in
terms of marketing and presentation, when it comes to bringing larger
events to a destination. Without effective cooperation, destinations are
open to duplicating work, presenting conflicting and/or occasionally
confusing messages about the destination trying to win the event, hence
decreasing their chance for success.
Bidding for an event, especially large scale events, requires determination,
team work and commitment. It is a long-term and complicated process
and all parties involved in the process need to be dedicated to a unified
course of action.
Why bid for a congress?
Congresses bring enormous benefits to a destination and these benefits
start years before the meeting is actually held. From the moment a PCO
informs the relevant government intuitions about the intent to hold an
event a chain reaction is created which focuses all the relevant stake
holders on one goal wining the event for the city and country. The PCO
plays a very important role in so far as it’s their job to activate all of the
links in the chain. The PCO first makes the case for the congress, showing
by way of case study key factors like: the number of delegates a congress
will bring, what this represents financially for the local economy, how
many people will be involved in the process and the number of potential
jobs created, and how such an event is likely to increase the prestige and
visibility of the destination.
Government institutions work along side the local convention bureau and
the PCO to secure the right to host the congress. In the case of the Czech
COT Business ~ 4 ~ 2004 I
PŘÍLOHA
PŘÍLOHA
Státní instituce spolupracují s místním kongresovým orgánem a organizátorem konferencí na zajištění práva kongres hostit. V případě České republiky to zahrnuje agenturu CzechTourism, Ministerstvo pro místní rozvoj a místní magistrát nebo radnici.
Winning a congress
– How to prepare
a successful bid
Zde jsou přínosy stadia ucházení se o kongres pro angažovanou profesionální komunitu:
• spojení s kolegy;
• obchodní výměna, partnerství a spolupráce;
• spolupráce mezi státním a soukromým sektorem;
• zvýšení počtu obchodních příležitostí.
Přínosy hostitelské zemi potenciálně zahrnují:
• akce a výlety konané před kongresem a po něm, které zvyšují místní
příjmy;
• zvýšení odvodů daní z obchodní činnosti (obchody, restaurace, hotely atd.);
• vedoucí osobnosti průmyslu diskutují o svých zkušenostech z konference a o hostitelské destinaci v odborných kruzích po skončení akce;
• v hostitelské zemi se zvyšuje hrubý domácí produkt;
• zvyšuje se počet turistů navštěvujících danou zemi;
• vzrůstá prestiž destinace.
Delegáti projevují o hostitelskou zemi zájem, zvláště pak ti, kteří jsou v ní
na návštěvě poprvé. Delegáti často věnují svůj čas tomu, že se zajímají
o geografickou polohu hostitelské země, o podnebí, zajímavá místa, kuchyni, historii, kulturu a lidi. I když hlavním posláním kongresů jsou obecně profesionální kontakty a zvýšení znalostí a zkušeností účastníků, přitahuje často delegáty právě půvab dané destinace.
Města mohou těžit z následujících přínosů:
• zvýšení zaměstnanosti poskytováním dočasných služeb;
• zvýšení hrubého domácího produktu města;
• zvýšení městských odvodů daní z obchodní činnosti;
• nejúčinnější marketing osobního doporučení, protože delegáti o svých
skvělých zážitcích v hostitelském městě a zemi povyprávějí svým kolegům, přátelům a rodině.
V případě velkých kongresů, které vyžadují striktní dodržení pravidel
a standardů stanovených mezinárodní organizací, je pravděpodobné, že
dojde ke zlepšení místní kongresové infrastruktury a ke zvýšení možnosti
budoucího úspěchu při získávání dalších kongresů. Jako příklad uvádí IAPCO olympijské hry, které jsou svým pozitivním dopadem na ekonomiku
a infrastrukturu hostitelského města snad nejznámější. Velkoformátové
kongresové akce, jako např. společné zasedání Mezinárodního měnového
fondu a Světové banky nebo Summit NATO, které se konaly v Praze, mají
podobně pozitivní dopady – popohánějí místní rozvoj a růst.
Analýza kritérií nabídky
PŘÍLOHA
PŘÍLOHA
Když jsme se rozhodli ucházet se o pořádání kongresu, musíme se důkladně podívat na některá klíčová fakta. Prvním krokem je to, že musíme
analyzovat kritéria zadání, vypracovat hloubkovou studii, která zajistí, že
budou učiněna správná rozhodnutí a podniknuty patřičné kroky, aby se
učinilo zadost všem kritériím, jež požaduje organizace, pro kterou se kongres pořádá.
Zde jsou věci, které je nutno vzít v úvahu:
• umístění minulých kongresů dané organizace, potvrzená dějiště pro
další kongresy a jejich frekvence;
• obvyklé pravidelné střídání mezi kontinenty nebo zeměmi;
• následující volný rok;
• existence oficiálního podkladu pro výběrové řízení a směrnic pro prezentaci nabídky;
• specifické požadavky kongresu (počet pokojů, výstavní plochy, standardy ubytování, společenské akce atd.);
• požadovaná přítomnost, zapojení a podpora příslušného národního
průmyslu, jakož i místních orgánů;
• dosažitelnost a přístupnost hostitelské země pro příslušníky těch národů, které se daného kongresu běžně účastní, všeobecná dopravní infrastruktura a logistika;
• ideální načasování (preferované roční období nebo měsíc) s ohledem
na další akce, které se v dané destinaci odehrávají;
• dostupnost kongresových kapacit a hotelů v uvažovaném termínu;
• rozpočet kongresu, pokud je tato informace k dispozici;
• místo a datum předložení nabídky;
II COT Business ~ 4 ~ 2004
Republic this means CzechTourism, the Ministry for Regional Development
and the local city hall.
Benefits for the professional community involved in bidding for the
congress can include:
• networking with colleagues;
• business exchanges, partnerships and co-operation;
• public- private partnerships;
• enhanced business opportunities.
Benefits for the host country potentially include:
• pre and post event tours increasing local income;
• an increase in tax revenues from commerce (shops, restaurants,
hotels, etc.);
• industry leaders talking about their conference experiences and the
host country in professional circles after the event;
• an increase in GDP for the host country;
• an increase in the number of tourists visiting the country;
• enhanced prestige as a destination.
Interest in the host country is generated by delegates, especially those
visiting for the first time. Delegates often take the time to learn about the
host country’s geographic location, climate, attractions, cuisine, history,
culture and people. While the main aim of congresses are generally
professional networking and increasing the knowledge and skills of
participants, delegates are often also attracted by the appeal of the
destination.
Benefits to the city can include:
• generation of employment via the hiring of temporary services;
• increase in the GDP of the city;
• an increase in municipal tax revenues from commerce;
• word-of-mouth marketing as delegates tell colleagues, friends and
family of the pleasant experiences they had in the host city and country.
With large congresses that require a strict adherence to guidelines and
standards set by the international organization, it is likely that
improvements will be made in local congress infrastructure, increasing
the future potential of success in attracting further congresses. For
example, notes IAPCO, the Olympic Games are perhaps the event best
known for the positive impact they have on the host city’s infrastructure
and economy. Large scale congress events like the International
Monetary Fund/World Bank meeting or the NATO Summit held in
Prague are likely to have similar effects and spur local development and
growth.
Analysing bid criteria
Now that you’ve decided to bid, it’s time to take a hard look at some key
facts. The first step is to analyse the bid criteria, conducting an in-depth
study to ensure the right decisions are made and appropriate action taken
to meet the criteria given by the organization holding the conference.
Points to be taken into consideration include:
• Locations of past congresses, confirmed venues for future congresses
and the frequency of congresses;
• Established rotation between continents or countries
• Next open year;
• Existence of an official tender document and guidelines for bid
presentation;
• Specific congress requirements (number of rooms, exhibition space,
accommodation standards, social events, etc.);
• Requested presence, involvement and support of related national
industry as well as local authorities;
• accessibility of the host country for those nationalities which normally
attend the event, general travel infrastructure and logistics;
• Ideal dates (preferred season or month) with an eye on other events
held in the destination at the same time;
• Availability of congress facilities and hotels for the proposed dates;
• Congress budget if the information is available;
• pravidla rozhodovacího procesu, podle něhož se vybírají budoucí kongresové destinace. Například kdo rozhoduje, jak vypadá výběrová procedura, jakým způsobem se posuzují destinace atd.
Po analýze všech dat je zapotřebí učinit rozhodnutí o nejvhodnější době,
kdy se o kongres ucházet, a o nabídce termínů. Nejbližší volný termín nemusí být nutně nejlepší, protože často záleží na střídání zemí nebo na rotaci kontinentů. Když se nabídka předkládá, je zapotřebí vzít v úvahu, zda
jsou při hlasování přítomni ti členové, kteří jsou ochotní nabídku podpořit. IAPCO upozorňuje na to, že jakmile je jasné, že země a město splňují
podmínky výběrového řízení, je zapotřebí vytvořit nabídkový tým.
• Place and dates for the submission of the bid;
• Decision making process related to future congress destinations, for
example, who votes, what is the voting procedure, how are destinations
evaluated, etc.
Once all the data has been analysed a decision needs to be made about
the when best to submit the bid and the dates offered. The next available
date may not always be best, depending on country or continent rotation.
When submitting it’s important to access if enough voting members to
support the bid will be present at the meeting in which it is submitted.
Once it is clear that the country and city meet the bid criteria a bid team
needs to be created, says IAPCO.
Nabídkový tým nebo organizační výbor
Nabídkový tým se obvykle skládá z určitého počtu lidí, z nichž každý má
svoji důležitou úlohu. Tato skupina jako celek směruje nabídku a podniká
všechny základní změny týkající se celkového vyznění kongresu.
Členy organizačního výboru bývají obvykle:
Osoba, která iniciovala nabídku kongresu (předseda nebo předsedkyně).
Tento člověk by měl být význačnou osobností v oboru, jehož se kongres
bude týkat. V ideálním případě by měla tato osoba být členem příslušné
mezinárodní organizace, znát její politiku a požadavky. V případě, že je nabídka úspěšná, stává se tato osoba obvykle předsedou kongresu nebo jeho prezidentem.
Přizvaní členové ze stejného oboru
Jsou to často další prominentní osobnosti z odvětví, kterým se kongres zabývá. Měli by mít na svoji činnost dostatek volného času, energie a měli by
být odhodláni pomoci předsedovi s nabídkovým procesem a s pořádáním
kongresu.
Zástupce profesionálního pořadatele kongresů
Zástupce profesionálního pořadatele kongresů úzce spolupracuje s předsedou výboru a dalšími jeho členy při rozvíjení nabídkového procesu. Asistuje při volbě strategie, analýzách, vede studii finanční životaschopnosti
kongresu a připravuje rozpočet pro nabídkovou dokumentaci.
Představitel zařízení, ve kterém se kongres bude konat
Zástupce kongresového zařízení je ve výboru proto, aby jej informoval,
jak dané kongresové zařízení funguje. Zároveň poskytuje rady, jak by se
toto zařízení dalo nejlépe využít, aby co nejlépe uspokojovalo potřeby
delegátů.
Představitel kongresové asociace nebo národní centrály cestovního ruchu
Tato osoba radí výboru v otázkách destinačních a produktových informací,
pomáhá s podpůrnými dopisy od vládních úředníků, připravuje prezentační dokumenty, dodává marketingové a propagační materiály na podporu
nabídky, provádí konkurenční analýzu soupeřících destinací, které se také
o kongres ucházejí, a poskytuje místní pomoc mezinárodní organizaci.
Zástupce letecké společnosti hostitelské země
Zástupce místních aerolinií poskytuje podporu při cestování těm členům
výboru, kteří za pořádání kongresu lobbují a kteří provádějí konečnou prezentaci nabídky.
Sponzorské společnosti
Silná účast místních a národních sponzorů ze spřízněných odvětví může
dát nabídce další finanční rozměry a sílu.
Zavedená praxe velí, že celý proces nabídky řídí zástupce profesionálního
pořadatele kongresů společně s iniciátorem nabídky.
The bid team or organizing committee
A bid team usually consists of a number of people, each with an important
role to play. The group as a whole “steers” the bid and makes fundamental
changes regarding the overall “look” of the congress.
Members of the Organizing committee can include:
The person who initiated the bid (often the chairperson)
This person should be an eminent member in the field for which the
congress is being sought. Ideally, such a person has been involved with
the international organization and understands its politics and
requirements. generally this person will become the Congress Chair or
President if the Bid is successful.
Invited members from the same field
These are often other prominent members of the field in which the
congress is to be held. They should have the time availability, energy and
commitment to assist the Chair in the bid process and the congress.
Representative from the PCO
The PCO representative works closely with the Committee Chair and
other members of the committee to develop the bid. The PCO assists in
strategy, analysis, conducts a financial viability study for the congress and
prepares a budget for the bid document.
Representative from the congress venue
The representative from the congress venue assists with knowledge about
how the venue works and advises the committee on how to make the best
use of the venue to meet the delegates’ needs.
Representative from the Convention Bureau or National Tourist
Organization
This person advises the committee regarding the destination and product
information, assists with letters of support from government officials,
prepares the presentation document, supplies marketing and promotional
material to support the bid, undertakes a competitive analysis of
competing destinations for the congress and provides local support to the
international organization.
Representative from the host country airline
The airline representative provides travel support for those undertaking
the lobbying of the bid and making the final bid presentation.
Sponsor companies
The strong local or national presence of related industry sponsors can
give a bid added financial value and force.
It is accepted practice that the PCO representative steers the bid along
with the initiator.
Projekt řízení nabídky
Project managing the bid
Project management entails ordering processes to ensure that the chain of
events flows in the correct order and deadlines are met. Project
management also clearly assigns responsibilities and prevents duplication
of effort.
COT Business ~ 4 ~ 2004 III
PŘÍLOHA
PŘÍLOHA
Řízení celého projektu nabídky představuje zejména zajištění toho, aby na
sebe řetěz jednotlivých akcí navazoval, aby jednotlivé kroky šly za sebou
ve správném pořadí a aby se dodržovaly termíny. Management projektu
také jasně stanovuje odpovědnost za jednotlivé kroky a předchází duplicitě těchto kroků.
Jednotlivé části plánu projektu zahrnují:
Vytvořte nabídkový tým
nebo organizační výbor
Potenciální členové týmu: iniciátor nabídky, jeho/její profesní kolegové, prof. organizátor kongresů, zást. kongresového zařízení, kongresová
asociace/národní centrála, zástupce aerolinií
▼
Analyzujte nabídku
▼
• Minulé kongresy
• cíloví účastníci
• téma
• přehled programu
• zvláštní požadavky
• Silné stránky
• slabé stránky
• příležitosti
• hrozby
▼
Vyberte město a kongresové zařízení
• Seznam vhodných měst a kongresových prostor
• jednání se zástupci kongresové asociace a kongresových zařízení
• návštěva zvoleného místa
• jednání o termínech a podmínkách s vybraným
zařízením
▼
Formulujte plán
projektu
Background research
and preparation of
a profile for the
congress
Obsahuje:
• úkoly
• načasování
• zdroje
a klíčové termíny
Complete a SWOT
analysis for the bid
• Rozvážit financování ze zdrojů místních operátorů kongresového průmyslu
• podporu ze strany letecké společnosti
• zdroje od sponzorů
▼
Připravte rozpočet kongresu a ujistěte se o potvrzení dostupnosti patřičné úrovně dobrých
nápadů financování
Je nutné zkontrolovat finanční životaschopnost
projektu dříve, než se přistoupí k dalším krokům
Select city/venue
▼
Expand
the project plan
▼
• Kolegové v zahraničí, kteří podpoří váš projekt
• kolegové (zahraniční nebo tuzemští), kteří
mohou poskytnout radu nebo pomoci při lobbování
• Kongresová asociace vyrobí nabídkový dokument
• letecká společnost poskytuje slevy na lety pro
prezentaci nabídky, sponzoři
Například:
• lobbování před nabídkou
• nabídkový dokument
• audiovizuální prezentace
• nabídka se musí přizpůsobit všem daným požadavkům
▼
Zadejte návrh loga
nabídky
PŘÍLOHA
PŘÍLOHA
• Shortlist suitable cities/venues
• Communicate with representatives of the
Convention Bureau and venues
• Undertake site visits
• Negotiate terms/conditions with selected
venue
Include:
• tasks
• timings
• resources
• milestones
Consider:
• funding from local convention industry
operators
• travel support from airline
• sponsors
▼
Prepare a congress
budget and confirm
availability of an
appropriate level
of seed funding
Enlist the support
of other appropriate
parties
It is important to check the financial viability of
the project before proceeding further.
• International colleagues who will endorse
your bid
• Colleagues (local or offshore) who can provide
advice or lobbying support
• Convention Bureau to produce the bid
document
• Airline which can provide a discount on travel
to present the bid
• Sponsors
Confirm bid
components
For example:
• pre-bid lobbying
• bid document
• audio-visual presentation
• Ensure bid conforms to any and all
guidelines given
▼
Design the logo
for the bid
▼
▼
Vytvořte dokumentaci
nabídky
• Strengths
• Weaknesses
• Opportunities
• Threats
▼
▼
Nechte si potvrdit
komponenty nabídky
Prepare a bid budget
and confirm funding
▼
▼
Získejte podporu
dalších zainteresovaných stran
• Past congresses
• Target audiences
• Theme
• Program overview
• Unique features
▼
▼
Připravte rozpočet nabídky a zajistěte potvrzení finančních zdrojů
Potential team members include the bid initiator,
his/her professional colleagues, PCO, venue
representative, Convention Bureau/National
Tourism Organization representative, airline
representative
▼
▼
Vypracujte analýzu
SWOT pro nabídku
Forming a bid team or
organizing committee
▼
Analyse the bid
▼
Analyzujte zázemí a připravte profil kongresu
Elements of the project plan include:
Dokumentace nabídky musí být vizuálně dobře
zpracovaná a jednotná a měla by zahrnovat:
• pozvánky a dopisy o podpoře
• krátký souhrn pro vedoucí pracovníky
• informace o destinaci
• programy (vědecké, společenské, různé aktivity)
• finanční informace
• profil profesionálního pořadatele kongresů
• informace o cestování a ubytování
IV COT Business ~ 4 ~ 2004
Produce the bid
documents
Bid documents need to be visually compelling
and should include:
• Letters of invitation and support
• Executive summary
• Destination information
• Programs (scientific, social, activities)
• venue information
• Financial information
• PCO profile
• Travel and accommodation
Naplánujte všechny prezentace v souladu s termíny a připravte podpůrný audiovizuální materiál
Audiovizuální materiál může obsahovat:
• prezentaci v powerpointu
• video
• logo
• obrázky hostitelské země nebo města
▼
Zorganizujte realizaci
výstavního stánku
( jestliže je to vhodné)
▼
Zorganizujte pohoštění
v souvislosti s nabídkou
▼
Zajistěte propagační
materiály na rozdávání
• Zarezervujte si nejlepší možné místo
• pronajměte si nábytek a vybavení
• naplánujte expozici a aktivity na stánku
Například:
• najměte si místnost
• zajistěte catering
Zjistěte si všechna omezení, týkající se dovozu
velkého množství propagačních materiálů do země, v níž se o kongres ucházíte
▼
Zorganizujte logistiku
nabídky
Například:
• zajištění víz
• povolení nadváhy zavazadel
▼
Nacvičte si prezentaci
▼
Uskutečněte nabídku
▼
Pokud po vás chtějí během nabídkového panelu nějaké další informace, připravte je a poskytněte je co nejdříve
▼
Pokud jste o to požádáni, přijměte inspekci ve
vaší zemi a uhraďte za
ni všechny náklady
Plan any presentations
to be made in accord
with deadlines and
prepare supporting
audio-visual material
▼
Organize a display
stand (if appropriate)
Audio-visual material may include:
• Powerpoint presentation
• Video
• Logo
• Images of host country/city
• Book the best site possible
• Hire furniture and equipment
• Plan the display and stand activities
▼
Organize hospitality
to be provided in
conjunction with the bid
▼
Organize promotional
items to give away
▼
Organize logistics
associated with bid
For example:
• Hospitality suite
• Catered event
Check on any restrictions in bringing a large
number of promotional items into the country in
which the bid will be made.
For example:
• Excess baggage allowance
• Visas
▼
Rehearse the
presentation
▼
Make the bid
▼
If any further
information is required
by the bid panel,
prepare and submit it
as soon as possible
▼
If required, host
a site inspection
V závislosti na povaze organizace, pro kterou se o kongres ucházíte, je nutno, abyste měli na paměti, že se od vás může očekávat určitý stupeň flexibility a že navzdory dohodnutému postupu nemusí celý proces probíhat tak,
jak jej klient navrhoval.
Depending on the nature of the organization for whose congress you
are bidding keep in mind that a certain degree of flexibility may be
required and that, irrespective of guidelines, the process may not be as
linear as suggested by the client.
Analýza SWOT
SWOT analysis
Když si připravíte analýzu SWOT už v samém začátku nabídkového procesu, může vám pomoci kapitalizovat vaše silné stránky a příležitosti, eliminovat slabé stránky a strategicky se připravit na všechny potenciální hrozby,
které by mohly zmařit váš úspěch. Pečlivou analýzou by měli projít také vaši
konkurenti v nabídce tak, abyste byli schopni čelit jejich tvrzení a námitkám,
mohli zdůraznit svoji výjimečnost a efektivně se vyčlenit z šedého průměru.
Zde jsou některé věci, na které byste při analýze SWOT měli myslet:
Preparing a SWOT analysis early in the bidding process can help you to
capitalize on your strengths and opportunities while down playing your
weaknesses and strategically planning for any potential threats to your
success. Careful analysis should be done of your competitors in the bid
so that you are prepared to counter their claims, under score your
uniqueness and effectively differentiate yourself so that you stand out
from the crowd. Some ideas to keep in mind include:
Silné stránky
• Člen nebo členové mezinárodní organizace, u níž se o kongres ucházíte,
sídlí ve vaší zemi a zastává vedoucí funkci prezidenta, generálního ředitele nebo generálního tajemníka.
• V hostitelské zemi jsou uznávaní experti z oboru, kterými se kongres bude zabývat.
• Jsou k dispozici vhodné kongresové a výstavní kapacity.
• Destinace je přitažlivá.
• V hostitelské zemi je skvělá podpůrná infrastruktura včetně hotelů, dopravy, restaurací apod.
• Existují předchozí zkušenosti s úspěšným pořádáním akcí podobného
rozsahu.
• Úzká spolupráce mezi klíčovými dodavateli.
• Příznivý měnový kurz.
Strengths
• A member or members of the organization based in the host country hold
office in the organization, such as President, CEO, or Executive Secretary.
• Acknowledged experts in the filed are based in the host country.
• Suitable convention and exhibition facilities exist.
• Appealing destination.
• Excellent supporting infrastructure including hotels, transport,
restaurants, etc.
• Proven track record in successfully hosting similar sized events.
• Close working relationship among key suppliers.
• Favorable exchange rate.
COT Business ~ 4 ~ 2004 V
PŘÍLOHA
PŘÍLOHA
Slabé stránky
• Dostupné kongresové prostory nevyhovují zcela požadavkům organizace.
• Profesionální skupina v hostitelské zemi je malá nebo málo známá.
• Nejsou garantovány adekvátní zdroje financování projektu.
Weaknesses
• Available meeting facilities do not exactly match the organizations
requirements.
• Professional group in the host country is small or not well known.
• Adequate level of seed funding for the project is not guaranteed.
• Not all members of the professional group in the host country are
committed to the bid.
• Host country has no similar experience with an event of this size.
• Ne všichni členové profesionální komunity v hostitelské zemi jsou nabídce kongresu nakloněni.
• Hostitelská země nemá žádné zkušenosti s pořádáním akce takového
rozsahu.
• Místní kongresový průmysl není jednotný v podpoře nabídky.
• Směnný kurz není příznivý.
Příležitosti
• V této zemi nebo regionu se ještě nikdy nekonal kongres.
• Profesionální komunita v hostitelské zemi je vysoce profilovaná a požívá
mezinárodního věhlasu.
• Místo kongresu je dáno rotací a na řadě je vaše polokoule, region nebo země.
• Místní kongresový průmysl je ochoten poskytnout profesionální podporu při přípravě nabídky.
• Destinace je všeobecně považována za bezpečnou.
• Místní průmysl poskytuje finanční podporu.
Hrozby
• Pravděpodobnost, že s podobnou nabídkou přijde jiná země ve stejném
regionu.
• Dlouhá cestovní doba ze zemí, které jsou obvykle na kongresu velmi
dobře zastoupeny.
• Hotely nebo letecká společnost nejsou schopny poskytnout tolik pokojů
nebo letenek zdarma jako v konkurenčních zemích.
• Jestliže se kongres musí odehrávat ve vrcholné sezoně, nemusí být ceny
letenek a ubytování konkurenceschopné.
• Jiné destinace se o tentýž kongres ucházejí podruhé.
• Agresivní lobbing konkurence.
• Politická nestabilita v zemi nebo v regionu.
• Obavy o bezpečnost v hostitelské zemi.
• Kolísavé kurzy vedoucí k nepředvídatelným výdajům.
Komponenty nabídky
Průzkum prostředí
• analýza minulých kongresů pomůže identifikovat faktory, které mohou
nahrát nabídce. Kontaktujte se s mezinárodní organizací, předchozími
hostitelskými výbory nebo předchozím profesionálním organizátorem
kongresů. Výsledkem mohou být cenné informace, které mohou podpořit vaši nabídku.
Rozpočet nabídky
Rozpočet nabídky musí odsouhlasit všechny strany, které se na nabídce
podílejí. Rozpočet by měl zahrnovat: rozpočet na inspekční cestu výběrové
komise, vytvoření nabídkových dokumentů včetně loga, cestovní náklady
na prezentaci nabídky a náklady na marketing a lobbovací kampaň.
PŘÍLOHA
PŘÍLOHA
Rozpočet kongresu
Rozpočet kongresu by měl být připraven předem z toho důvodu, aby se mezinárodní organizace ujistila, že hostitelská země je schopna kongres uspořádat. Tento dokument vypracovává profesionální pořadatel kongresů.
Logistika
• Přehled programů: nástin toho, jak by organizační výbor řídil profesionální program.
• Místo kongresu: příslušná místa pro pořádání kongresu.
• Termíny: Jestliže jsou stanovena fixní náhradní data pořádání kongresu,
pak si budou moci konkurenční destinace vybrat termín, který je pro jejich oblast nejvýhodnější.
• Společenský program: je zapotřebí, aby organizační výbor určil pro
účastníky kongresu místa pro pořádání společenských akcí a aktivit.
• Exkurze: příprava technických a prohlídkových exkurzí.
• Sponzorství místního průmyslu: zásadní podpora ze strany průmyslových sponzorů by měla být vůči nabídkovému procesu bezplatná a může zahrnovat i dary.
• Lobbování a taktika: průzkum prostředí by měl také zjistit, jaká je v mezinárodní organizaci, u níž se země o kongres uchází, procedura rozhodování. Když bude mít organizační výbor tuto informaci k dispozici,
umožní mu to dosáhnout co největšího počtu volících delegátů, kteří jsou
VI COT Business ~ 4 ~ 2004
• Local convention industry is not united in support for the bid.
• Exchange rate is unfavorable.
Opportunities
• Convention has never been held in country or region.
• Professional group in the host country has a high profile and/ or
excellent reputation internationally.
• Venue is determined by rotation and your hemisphere, region or
country is next.
• Local convention industry is willing to provide professional support
in support of preparing bid.
• Destination is perceived to be safe.
• Local industry presence to provide financial support.
Threats
• Likelihood of a bid being submitted by a country in the same region.
• Long travelling time from countries traditionally well represented at
the congress.
• Hotels or airline are unable to provide as many complimentary
rooms/airline seats as those in competing countries.
• If the convention must take place in the high season, airfares and
accommodation prices may be uncompetitive.
• Other destinations are bidding for a second time.
• Aggressive lobbying by competitors.
• Political instability in the country or region.
• Concerns about security in the host country.
• Fluctuating exchange rate leading to unpredictable costs.
Bid components
Background research
Research past conventions to help identify factors which could sway the
bid. Contact with the international organization, previous host
committees or previous PCOs could result in value information to help
support your bid.
Budget for the bid
A budget for the bid needs to be agreed by all the bids stakeholders.
This should include: a budget for site visits by the selection committee,
a bid document including logo development, travel to present the bid,
marketing and lobbying campaign.
Budget for congress
A budget for the congress should be prepared to help reassure the
international organization that the host country is capable of hosting the
congress. This document is prepared by the PCO.
Logistics
• Program overview: an outline of how the organizing committee
would manage the professional program.
• Venue: source appropriate venues for the congress.
• Dates: if there are fixed date spans for the congress then competing
destinations would need to select the dates most advantageous for
their area.
• Social program: the organizing committee needs to identify suitable
social venues and activities for congress participants.
• Excursions: technical and/or social tours should be identified.
• Local industry sponsorship: support in principle from major industry
supporters would be beneficial to the bid and could include gifts.
• Lobbying/politics: background research should identify how the
voting procedure is managed by the internal organization. With this
information the organizing committee can assess the best way to
reach as many voting delegates as possible. This is an area in which
inside knowledge of the inner workings of the organization is essential
to a successful outcome.
• Bid presentation: this information is generally laid out in the formal
bid criteria as defined by the international organization. The Bid
Organizing Committee needs to determine the strategy for
presenting the bid to the organization’s voting members.
• Bid document: This includes many sections including the destinations
nabídce nakloněni. Je to oblast, ve které je znalost o interních záležitostech klíčová k dosažení úspěchu.
• Prezentace nabídky: tato informace je obvykle obsažena v oficiálních kritériích nabídky tak, jak ji určuje mezinárodní organizace. Organizační výbor nabídky musí určit strategii prezentace nabídky členům mezinárodní organizace, kteří o ní rozhodují.
• Dokumenty nabídky: Zahrnují mnoho sekcí, včetně odpovědi destinace
na formální kritéria organizace, podpůrných dopisů od různých úředníků ze samosprávy města, průmyslového přehledu nabízejícího města
a země, rozpočtu kongresu, dopisu o tom, že se asociace uchází o pořadatelství kongresu, informací o destinaci, o sponzorské strategii, nástinu
programu, informací o dějišti kongresu a profilu profesionálního organizátora kongresů.
response to the organizations formal criteria, letters of support from
various city officials, industry overview in the bidding city and country,
congress budget, letter of intent to bid by the host association,
destination information, sponsorship strategy, program outline,
congress venue and PCO information.
Formal response to the bid criteria
Often the international organization has a set of formal criteria that must
be responded to by the competing destination. Regardless of other
promotional information submitted with the bid, if these criteria are not
met, the bid is essentially worthless.
Site inspection arrangements
Formální odpověď na kritéria nabídky
Mezinárodní organizace často vydává formální kritéria, kterým musí nabízející se destinace vyhovět. Pokud tato kritéria nejsou splněna, může nabídka obsahovat sebelepší a sebekvalitnější materiály, a přesto je prakticky bezcenná.
The site inspection visit is an extremely important part of the selection
process. It requires diligent effort on the part of the PCO, governmental
authorities, convention bureau or national tourist office, hotel partners,
the local airline and the convention venue.
Příprava destinace na inspekční cestu
An accurate schedule has to be arranged by the PCO and sent to the
international organization in advance, not only to members arriving in
the city but also to those involved in the site inspection process and
evaluation.
Inspekční návštěva destinace je mimořádně důležitou součástí výběrového
procesu. Vyžaduje opravdu maximální úsilí ze strany profesionálního organizátora kongresů, vládních činitelů, kongresové asociace nebo národní
centrály cestovního ruchu, hotelových partnerů, místních aerolinií a zařízení, ve kterém se kongres bude odehrávat.
Přesný program dává dohromady profesionální organizátor kongresů a posílá jej mezinárodní organizaci s předstihem. Zasílá jej nejen členům organizace, kteří na inspekční cestu přijedou, ale i těm, kteří jsou do inspekčního
procesu zapojeni a kteří jej hodnotí.
Důležité tipy pro úspěch inspekční cesty:
• místní hostitelský výbor musí mít perfektní přehled o tom, co inspektoři
potřebují a na co jsou vysazení.
• Před inspekční cestou je dobré poskytnout mezinárodní organizaci půdorysný plán kongresového zařízení.
• Je dobré vědět, jak probíhal rozhodovací proces u předchozích nabídek,
ať úspěšných nebo neúspěšných.
• Je užitečné získat informace o dalších zemích a městech, která se o kongres rovněž ucházejí, a ujistit se, že na rozdíl od nich má vaše destinace
unikátní faktory, které ji pomohou prodat.
• Po celou dobu by měli být inspektoři doprovázeni profesionály s podrobnými znalostmi o městě, kteří jsou schopni odpovědět na jakoukoliv
otázku a objasnit sporné body.
• Je užitečné navštívit výběr hotelů, které pokrývají široký rozsah nároků na
ubytování.
• Při inspekci kongresového zařízení musí být přítomen personál.
• Během inspekce by měli být po ruce technici, kteří jsou schopni zodpovědět jakýkoliv dotaz technického rázu.
• Do průběhu inspekční cesty by měl být zapojen také představitel kongresové asociace nebo zástupce národní centrály cestovního ruchu.
Jedním z nejdůležitějších aspektů inspekce destinace a kongresového zařízení je vždy průhlednost. Aby bylo dosaženo maximální transparentnosti při
inspekci kongresového zařízení, musí být všichni lidé připraveni zodpovědět
na všechny otázky tak, aby byli inspektoři maximálně informováni. Týká se
to takových záležitostí, jako je doprava, bezpečnost, ubytování, catering, počasí, domácí a příjezdový cestovní ruch, historie a kultury místa a jeho okolí
a podobně.
One of the most important aspects of site inspection is always the level
of transparency involved. To achieve the maximum level of transparency,
people involved in the site inspection must be prepared to answer any
and all questions in the most satisfactory way possible, including those
on security, transport, accommodation, catering, weather, local and
national tourism, back ground history and culture, among others.
In conclusion the IAPCO stresses that, as a result of globalization,
increased professionalism and an excellent interchange of information,
the success of a bid is highly influenced by team work and effort. If all
the members of the team work well together, in harmony and do their
utmost to ensure they have met the responsibilities they have been
assigned, the chances of reaching the common goal of winning the bid
increase proportionally.
Source: IAPCO
www.iapco.org
PŘÍLOHA
PŘÍLOHA
V závěru IAPCO zdůrazňuje, že v důsledku globalizace, zvýšené profesionality a možnosti skvělé výměny informací je úspěch takové nabídky vysoce
ovlivněn úrovní týmové práce a vynaloženým úsilím. Čím lépe spolupracují
všichni členové týmu, čím více sil věnují tomu, aby dostáli svým povinnostem, které na ně byly naloženy, tím více se zvyšují šance na dosažení společného cíle – získání kongresu pro město a destinaci.
Zdroj: IAPCO
Important tips for a successful site inspection:
• Excellent research by the local host committee in order to have
a broad understanding of the inspector’s needs.
• Providing floor plans of the congress venue prior to the visit.
• Knowledge of guidelines for past congresses both successful and
unsuccessful.
• Obtaining information about other countries/cities that are
competing in the bid and making sure to stress the destinations
unique selling points in contract to these other destinations.
• Inspectors should be accompanied throughout the visit by
professionals with a through knowledge of the city and who are able
to answer questions and clarify particular points.
• Visiting a selection of hotels that can cover a wide range of
accommodation needs.
• Venue staff must be involved in the site inspection.
• Having a technician on hand during the site inspection who can
answer any technical questions that may arise.
• A representative of the convention bureau or National Tourist office
should be involved.
www.iapco.org
COT Business ~ 4 ~ 2004 VII
TOP 10 – významné mezinárodní akce
– significant international events
TOP 10
Agentura CzechTourism navrhuje předběžně těchto 10 významných mezinárodních akcí na přilákání do České republiky. Hlavním kritéria pro
výběr bylo, zda daná mezinárodní asociace má potenciál uspořádat kongres v České republice (pravidelná rotace pořádaných kongresů po Evropě), dále odpovídající průměrný počet návštěvníků v minulých letech
a určitý větší očekávaný multiplikační efekt na celou ekonomiku České
republiky.
The Czech Tourist Authority and its agency CzechTourism suggests
exploring these 10 significant international events and attracting them
to the Czech Republic. The main criteria for their selection was the
possibility of arranging these congresses in the Czech Republic in
accordance with their customary rotation through Europe, the number
of attendees last year and the expected multiplication effect on the
Czech economy.
European Forum on Quality Improvement in Health Care
Annual Conference of the European Association for Psychotherapy – EAP
European Conference on Atomic and Molecular Physics – ECAMP
European Meeting on Hypertension
Congress of the European Accounting Association – EAA
Congress of the European Economic Association – EEA
www.quality.bmjpg.com
www.europsyche.com
www.eps.org
www.eshonline.org/index.asp
www.eiasm.be/EAA
www.eaassoc.org
European Regional Conference of the Airports Council Int. – ACI Europe
www.aci-europe.org
Conference of the Union of the Electricity Industry – EURELECTRIC
www.eurelectric.org
Global Conference of the Association of Corporate Travel Executives
IEEE International Conference on Communications – ICC
www.acte.org
www.comsoc.org
Ostatní doporučené mezinárodní akce:
Other reccommended international events:
Information Society Technology Event – IST
World Congress on Educational Multimedia and Hypermedia
Congress of the European Liquified Petroleum Gas Association
Congress of the Association of European Psychiatrists – AEP
Convention of the Audio Engineering Society
Meting of the European Society for Neurochemistry – ESN
International Conference on Electricity Distribution – CIRED
DIA Euromeeting
European AIDS Conference – EACS
Conference of the European Asociation for International Education
www.aace.org
www.aegpl.com
www.aep.iu
www.aes.org
www.biokemia.sote.hu
www.cired.be
www.diahome.org
www.eacs.ws
www.eaie.nl
Congress of the European Brewery Convention – EBC
www.ebc-nl.com
European Conference on Artificial Intelligence – ECAI
www.eccai.org
European Conference & Exhibition on Intelligent Transport Systems
PŘÍLOHA
PŘÍLOHA
www.europa.eu.int/information_society
Conference of the European Society of Engineering and Medicine
Conference of the European Society for Sexual and Impotence Research
VIII COT Business ~ 4 ~ 2004
www.ertico.com
www.esem.org
www.essir.de