Case Study

Case Study
Wine Food Market: Google Apps při povodních příjemně překvapil
Kterých témat se case study týká?
Jan Maryško
ICT Specialista
Wine Food Market
Změna firemní kultury
Vysoké nároky na funkcionalitu
Úspora firemních nákladů
1
Kdo je Wine Food Market
2
Situace před migrací
Wine Food Market je značka, pod kterou v Praze naleznete tři prodejny italských
Jako součást holdingu bylo řešení kooperace roztříštěné dle potřeb jednotlivých firem.
vín a delikates, italskou pekárnu a restauraci s denní nabídkou italské kuchyně.
V zásadě bylo závislé na Exchange serveru, sdílení dokumentů v rámci souborových
Firma ve svých prodejnách nabízí široký výběr italských vín, sýrů, salámů, těstovin,
systémů nebo přeposílání mailem. Antivirová a antispamová ochrana byla řešena
olivových olejů, nakládané zeleniny a dalších italských regionálních specialit.
individuálně na koncových stanicích a sdílení složek na vyžádání u administrátora
Zaměřuje se zejména na neprůmyslově vyráběné zboží, které dováží od malých
domény. S
výrobců a které není dostupné v běžných obchodních sítích. Po otevření malé
prodejny v Průhonicích v roce 2008 zahájily o dva roky později provoz prodejny na
Smíchově, ve které se v současné době provozuje také pekárna a tržnice
s nabídkou čerstvých ryb, ovoce a zeleniny, italské rosticcerie a cukrárny. Další
specializovaný obchod pod touto značkou najdete i v Dejvicích. Firma klade velký
důraz na autentičnost a vysokou kvalitu nabízených potravin, aktivně podporuje
rozvoj kvalitní gastronomie a je významným propagátorem italské kuchyně v České
republice. Gastronomické centrum na Smíchově, které sídlí v nápaditě
zrekonstruovaném brownfieldu bývalých stájí radlické mlékárny, má podmanivou
atmosféru “pravé Itálie”. Atraktivní vzhled starého industriálního prostoru
společně s vysokou kvalitou servisu přispěl k tomu, že společnost hned dvakrát
za sebou získala ocenění “Prodejna roku”.
“
Wine Food Market je firma s rodinnou atmosférou, která přiváží do České republiky ty nejlepší
italské delikatesy a vína. Google Apps nám v tom
úspěšně pomáhá.
Jan Maryško, ICT Specialista, Wine Food Market
přihlédnutím na personální vytížení pro korektní
udržitelnost takového systému by byly náklady na provoz
4x vyšší oproti Google Apps.
“
Doposud provozovaný model byl bez náboru dalšího pracovníka
neudržitelný a vzhledem k faktu, že nás čekaly i investice do nové
serverové infrastruktury, bylo ze strany vedení požadováno koncepční
a dlouhodobě udržitelné řešení. S Google Apps jsem měl
pozitivní zkušenosti při nasazení v menších
firmách a věděl jsem, že z pohledu stability je to
spolehlivé řešení. Po analýze využitelnosti pro
potřeby našich firem bylo zřejmé, že
v Google Apps je potenciál pro řešení naší
situace. Záleželo už jen na vedení společnosti,
pro jakou variantu uvolní
investici. Po předložení všech podkladů, včetně porovnání
s konkurencí, bylo řešení Google Apps jasnou volbou.
Jan Maryško, ICT Specialista, Wine Food Market
3
Uživatelé
Ve společnosti pracuje celkem 75 zaměstnanců včetně
externích pracovníků a 40 z nich aktivně používá
Google Apps. Někteří pracovníci jsou při práci s daty pouze pasivními
4
Migrace, výhody a práce
s Google Apps
Migrace všech dat začala měsíc před plným spuštěním Google Apps. Po jejich
úspěšné migraci došlo k jednotnému přechodu na Google řešení během jednoho
dne. Proškolení uživatelů realizovala firma svépomocí. Google Apps přineslo
uživateli již vytvořených struktur. Většina zaměstnanců na pozicích středního a
společnosti Wine Food Market transparentnější spolupráci a škálovatelnost.
vyššího managementu však datové zdroje vytváří, kultivuje, distribuuje
Výraznou pomocí bylo zavedení sdílených souborů, kalendářů či okamžitá
a reflektuje. Cca 20 zaměstnanců vyžaduje svá a firemní data dostupná odkudkoli
možnost řešit akutní komunikaci pomocí chatu. Navíc díky velmi jednoduchému,
z firmy nebo terénu (ČR i zahraničí).
ale zato chytrému uživatelskému prostředí nepotřebují uživatelé odbornou
asistenci ICT specialisty.
“
Mou hlavní pracovní náplní ve společnosti Wine Food Market měla být
správa informačního systému a systémová integrace. To bylo z počátku
vzhledem ke stavu infrastruktury a serverů téměř nemyslitelné.
Mohu potvrdit, že Google Apps je pro mě cesta,
jak se konečně věnovat naplno své práci. Postupem času se ve firmě zbavujeme přebytečného
softwaru, který plně nahrazuje synergie
aplikací Google. Jediné, co bych v rámci migrace nyní po daných
zkušenostech udělal jinak, je úvodní školení pracovníků. Nyní bych
to nechal na Netmailu, protože se ukázalo, že zajištění z interních
zdrojů bylo časově velmi náročné a cena nabídnutého školení tak byla
překročena několikrát. Co naopak čas šetří, je možnost integrace
interních procesů přímo do Google Apps. Momentálně jsme úspěšně
nasadili export finanční analýzy, začali jsme využívat Google Cloud Print
a testujeme možnosti přenosu správy firemních procesů.
Jan Maryško, ICT Specialista, Wine Food Market
5
Co se týče kapacit úložišť, jsme najednou v úplně v jiném světě. Posledním
“
Zabezpečení firemních dat
z nejvýznamnějších výhod. Například jen na přenesení výstupů z finanční analýzy
“Osobně vnímám bezpečnost Google Apps jako
velmi flexibilní a účinnou. V případě odchodu
zaměstnance účet Google jednoduše uzavřu a
zruším mu session.“ A nejde jen o to, co všechno je možné,
jsme ušetřili minimálně 20 tis. přímých nákladů na licence. Velice
ale zároveň i jak je to možné realizovat. Zašifruji obsah telefonu
přesunutým úložištěm byl prostor pro marketingové oddělení. Během 5 min od
schválení navýšení rozpočtu byl prostor aktivní a data se tam mohla začít
synchronizovat. S nulovými dalšími náklady. Úspora nepřímých nákladů je jednou
příjemnou
a užitečnou drobností bylo, že se zaměstnanci naučili
používat Kalendáře Google také jako systém rezervace
prostor, techniky a stolů v restauraci. Vyřešila se tím zbytečná
nedorozumění při rezervacích z více míst. Sdílené disky řeší i další řadu
aktuálních potřeb, jakými jsou například formuláře na registraci velikosti obuvi,
zápisy z porady, výkazy projektů pro nadřízené, podklady k inventurám… prostě
věci, které se často kupí na jednoho zaměstnance, kterému nyní odpadá starost o
správnost konečné verze, revizi upravených dat a dostupnost z nějakého
konkrétního daného místa.
i tabletu a při jejich ztrátě nechám data vzdáleně vymazat.
Jan Maryško, ICT Specialista, Wine Food Market
Zaměstnanci Wine Food Marketu mohou používat svá soukromá mobilní zařízení
s vynucenými politikami. Nezáleží jakou platformu lidé používají, všem totiž
Google Apps fungují. Pro firmu a zaměstnance přechod na Google Apps znamenal
zjednodušení, mobilitu, jednotné prostředí a transparentnější spolupráci napříč
celou firmou.
“
S Google Apps skončila starost se zálohováním
uživatelských dat. Vím, že všechna pracovní
data zaměstnanců na jejich pracovních
stanicích jsou automaticky zálohována a
v bezpečí. Kdy to firma využila v praxi?
Např. při povodních v červnu 2013.
Jan Maryško, ICT Specialista, Wine Food Market
6
O firmě Netmail
7
Jistota s Google Apps
Kompletní implementaci zajišťovala společnost Netmail,
která má letité zkušenosti s integrací cloudového řešení
do firem. Zároveň poskytuje komplexní servis od technické implementace,
Po migraci na Google Apps firmu čeká náročná zkouška. Červen 2013. Na Prahu se žene
change managementu, migrace dat, zážitkového školení uživatelů až po vývoj
hladina Vltavy představuje hrozbu pro všechny lodě kotvící na vltavském nábřeží. Na
aplikací na míru zákazníkovi či navázání Google Apps na stávající aplikace, které
jedné z lodí, které jsou z příkazu protipovodňového štábu odstřihnuty od elektrického
firma používá. Netmail
již uskutečnil několik stovek
implementací a tým certifikovaných specialistů
poskytuje podporu tisícům uživatelů.
velká voda. Déšť neustává a vltavská kaskáda se velmi rychle plní. Povodí řek stoupá a
proudu a přemístěny od břehu, je i centrální kancelář společnosti Wine Food Market.
Firma, která má na lodi umístěn kompletně celý backup office (včetně účtárny, marketingu a nákupního oddělení) tak zůstává několik dní bez přístupu k většině počítačů a na
nich uložených nezbytných dat. Přestože přístup na loď byl zaměstnancům umožněn až
Společnost Netmail s.r.o. je autorizovaný Enterprise partner společnosti Google
po několika dnech, už pár hodin po zásahu vodou byl běžný firemní počítačový provoz
pro implementaci a podporu řešení Google Apps a patří mezi 12 Premium SMB
téměř plynulý. Díky Google Apps a automatickému zálohování v cloudu totiž firma
partnerů v Evropě, přičemž v ČR je jedinou firmou, která získala tento status.
nepřišla o žádná důležitá data. Situaci nekomplikoval ani fakt, že administrátor byl tou
dobou v zahraničí na dovolené. Vše, co zaměstnanci potřebovali, bylo přihlašovací
jméno a heslo a to naštěstí velká voda neodnesla.
Ztráta dat by znamenala vysoké náklady na jejich obnovu, ale hlavně paralyzování
běžného chodu firmy. Povodně byly pro firmu velkou zkouškou, ale nakonec se ukázalo,
že i díky Google Apps tuto zkoušku ustála u odběratelů se ctí a bez ztráty dobrého
jména.