Manažment v teórii a praxi

Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
PROJEKTY PRO STÁTNÍ SPRÁVU
Pavel Vlček
ABSTRAKT
Článek obsahuje popis určitého SW pro modelování procesů a některé vybrané projekty
realizované autorem ve státní správě. Jedná se o nástroj FirstStep kanadské firmy
Interfacing Technologies Corporation a projekty na Magistrátě města Ostravy a Krajském
úřadě libereckého kraje.
KLÍČOVÁ SLOVA: Proces, procesní analýza, procesní model, FirstStep, Interfacing
Technologies Corporation, dlouhodobý hmotný majetek, životní cyklus majetku, ERP
JEL klasifikce: D73, L86
1. ÚVOD K FIRSTSTEP
Nástrojem procesní analýzy ve veřejné správě, byl pilotním projektem MVČR vybrán
v roce 2001 FirstStep a s ním spojený metodický rámec Result-Driven-Renewal. Tímto
doporučením se řídily mnohé úřady státní správy a pro modelování procesů používají tento
nástroj.
Základními přednostmi tohoto nástroje, mj. ve vztahu k ostatním testovaným
produktům (ARIS Toolset, Powersim Constructor, COOL:Biz, BPwin, iGrafx) bylo, že
zároveň obsahuje všechny níže uvedené atributy [1]
§ lokalizace v národním jazykovém prostředí,
§ národní podpora uživatelů,
§ snadnost a jednoduchost ovládání nástroje, který se tak stává přístupným pro
každého pracovníka veřejné správy, který se účastní aktivit s modelováním či
analýzou procesů,
§ nástroj je flexibilní a nevyžaduje hluboké znalosti v oblasti IT,
§ nástroj je nezávislý na ostatních IT systémech, nepotřebuje podporu robustních IT
systémů,
§ nástroj je specializovaný výhradně na modelování, analýzu a simulaci procesů,
§ nástroj podporuje vizuální analýzu procesu a umožňuje odhalit nekonzistenci při
sběru dat o procesu,
§ obecná použitelnost a flexibilita nástroje (nástroj je vhodný pro popis procesů
probíhajících v orgánech veřejné správy a jeho použití na sféru IS/IT či integraci se
specifickými produkty),
§ otevřenost nástroje (nástroj podporuje export a import dat do a z mnoha
výměnných formátů),
§ flexibilita k rozvoji metodologie reinženýringu v daném subjektu státní správy,
§ vlastní repository umožňující tvorbu a následnou snadnou údržbu rozsáhlejší
soustavy procesů
§ plná podpora BPR/BPI projektů.
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
4
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
1.1 Základní charakteristiky produktu FirstStep
Kmenovým modelovacím a simulačním nástrojem prostředí FirstStep je FirstStep
Designer. Je to výkonný nástroj sloužící k modelování, dokumentaci, analýze, zdokonalování
a k přírůstkovému přepracovávání firemních procesů. Umožňuje primárně definovat
kmenové procesy, podprocesy a aktivity. V prostředí FirstStep Designer jsou firemní procesy
propojeny se zdroji vykonávajícími jednotlivé činnosti a s organizačními jednotkami, kde
příslušná část procesu probíhá. Dále jsou procesy úzce navázány na produkty, které jsou v
něm využívány, či vytvářeny a to vše se zřetelem k dynamice jednotlivých prvků. Výsledkem
je pak realistická reprezentace procesu, místo statického zobrazení toku aktivit.
Prostředí FirstStepu obsahuje pět základních komponent
• nástroje pro modelování,
• procesní šablony (Business Templates),
• simulátor procesů,
• nástroje pro dokumentaci a analýzu,
• objektové repository.
1.1.1 Nástroje pro modelování procesů
V závislosti na potřebách organizace je v prostředí FirstStep možné vytvářet jak
jednouché, tak i komplexní modely relevantních aspektů organizace. Nástroje pro
modelování a popis procesů umožňují zachytit strukturu organizace, její klíčové procesy a
konkrétní aktivity (úkony). Dále je možné popsat s nimi související věcné objekty, jako jsou
zdroje potřebné pro provedení definovaných činností a
produkty těmito činnostmi
vytvářené, či využívané. Při tomto postupu je analytik automaticky veden k tomu, aby
identifikoval všechny potřebné elementy procesu.
1.1.2 Základní modely a objekty prostředí FirstStep
Proces – je zobecněným pohledem na skupinu činností, jejichž provázáním vzniká
produkt (výstup), který organizace potřebuje vytvářet pro splnění svých cílů. V prostředí
FirstStep Designer je možné modelovat procesy na různých úrovních od celopodnikových
procesních řetězců, až po dílčí seskupení aktivit (subprocesů).
Organizační schéma – při vytváření organizačního schématu je možné namodelovat vlastní
organizační strukturu a do organizační struktury začlenit i konkrétní zdroje, resp. role které
se účastní vykonávání procesů.
Aktivity – představují elementární úroveň na procesní hierarchii ve FirstStep Designeru. Ze
základních šesti druhů aktivit je možné odvodit další typy a tyto vizuálně odlišit, případně
jim přiřadit uživatelsky definované ikony. K aktivitám jsou navázány informace o zdroji,
který ji vykonává, o požadovaných vstupech a výstupech, reference na potřebné produkty či
dokumenty, doba trvání, délka prodlení, náklady, priority a vstupní podmínky.
Zdroje – představují individuální objekty (jako jsou zaměstnanci, počítače či automobily),
které se podílejí na vykonávání firemního procesu. Zdroje mohou mít přiřazeno množství
atributů jako jsou cena za jednotku, pracovní doba (kalendář) a typy aktivit, které mohou
vykonávat.
Produkty – toky práce, které jsou modelovány v prostředí FirstStep jsou reprezentovány
jako produkty. Ty mohou představovat jak skutečně fyzické jednotky, tak i informace ve
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
5
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
formě různých dokumentů, formulářů včetně jejich elektronické podoby. Produkty jsou
využívány jako vstupy a výstupy pro jednotlivé aktivity, nebo jako referenční zdroj informací
pro aktivitu.
1.2 Aktivity FirstSTEP
Jak bylo v předcházející kapitole konstatováno disponuje FirstSTEP šesti základními
typy aktivit, které jsou na nejnižší úrovni procesu, a tudíž je nelze již dále dekomponovat.
Této úrovni podrobnosti se také říká „atomická“ [2] a jedná se o úroveň, na které se
provádí skutečná práce.
1.2.1
Spouštěcí aktivita
Tato aktivita zavádí do procesu produkt, často na základě vnější události. Může
nastavit pravidelné nebo uživatelské definované intervaly jejího výskytu. Lze ji také
považovat za generátor událostí.
Spouštěcí aktivita je potřeba pouze na počátku procesu.
1.2.2 Transformační aktivita
Aktivita přetváří vstupní produkt na výstupní produkt. Když transformační aktivita
začíná, mají zdroje tento produkt ve svých vstupních zásobnících. Jakmile se produkt
přemění, přechází do výstupního zásobníku přiřazeného zdroje a může se stát vstupním
produktem pro následující aktivitu.
Vstup se přeměňuje do jednoho nebo více výstupů. Pokud je více výstupů, pak jsou po
skončení aktivity vytvořeny všechny. Výstupy mohou směřovat do více aktivit nebo do
jedné.
1.2.3 Rozhodovací aktivita
Rozhodovací aktivita se podobá transformační aktivitě v tom, že přetváří vstupní
produkt na výstupní produkt. Pro rozhodovací aktivitu se může specifikovat několik možných
výstupů. Přičemž při každém provedení této aktivity může vzniknout pouze jeden z nich.
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
6
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
Jestliže specifikujeme více výstupů, musíme také stanovit pravděpodobnost každého z nich
a to tak, že suma dílčích pravděpodobností všech výskytů je dohromady rovna 100%.
1.2.4 Transportní aktivita
Tato aktivita se používá pro modelování pohybu produktu od jednoho zdroje
k druhému. Transportní aktivita přesouvá produkt z výstupního zásobníku zdrojového zdroje
do vstupního zásobníku cílového zdroje. Vlastní produkt se nezmění a je ji vhodné použít na
případné prodlevy, které při přesunech nastávají.
1.2.5 Distribuční aktivita
Distribuční aktivita se podobá transportní aktivitě v tom, že přesouvá produkt od
jednoho zdroje ke druhému, ale vytváří více kopií výstupního produktu. V této aktivitě hraje
hlavní roli cílový zdroj, protože počet vytvářených kopii vychází z počtu zdrojů, které jsou
specifikované jako cílové.
Tyto aktivity se používají k modelování aktivit, které začínají souběžně na základě stejných
vstupů.
1.2.6 Ukončovací aktivita
Ukončovací aktivita odebírá produkt ze scénáře, čímž brání hromadění produktu ve
výstupním zásobníku. Ukončovací aktivita je zapotřebí pouze na konci procesu a označuje
jeho dokončení. Může jich být v procesu několik.
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
7
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
2. MODELOVÁNÍ PROCESU Z OBLASTI HOSPODAŘENÍ S MAJETKEM
Jedním s úkolů mapování procesů na magistrátě města Ostravy byla identifikace,
popis a ověření správnosti logiky posloupností prováděných činností v rámci analyzované
oblasti. Výstupem pak je potvrzení nebo případné úpravy těchto postupů tak, aby nedošlo k
„zakonzervování“ nesprávných postupů pomocí jejich automatizace do prostředí workflow.
Dekompozice daného procesů vychází ze „Základního životního cyklu“ nakládání s majetkem
a finančními prostředky na úřadech. Zhotovený model zachycuje pomocí procesních map
stávající stav vykonávání procesů na úřadech. Předaný model by měl být dále průběžně
aktualizován a inovován pracovníky odboru informačních systémů, které na daných úřadech
fungují.
Oblast hospodaření s majetkem byla rozdělena do 7 procesů, podle typu majetku na základě
účetní osnovy. Jednotlivé procesy jsou na sobě relativně nezávislé a jako “konsolidovaný“
proces, přičemž kritériem konsolidace bylo pokrytí oblasti hospodaření s majetkem, lze
zobrazit jako souběžné procesy na obr. č. 1.
2.1 Životní cyklus
Celý proces je dekomponován do osmi hlavních subprocesů podle, jak bylo
v předcházející kapitole specifikováno a na základě „životního cyklu“ nakládání s majetkem
a finančními prostředky na úřadech. Těchto osm níže specifikovaných částí životního cyklu je
výsledkem rozborů práce řešitelů a zadavatelů. Jedná se o
•
•
•
•
•
•
•
•
vznik požadavku,
rozhod. o realizaci,
objednávka/smlouva,
nabytí,
účetní evidence,
majetková evidence,
správa majetku,
vyřazení.
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
8
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
Obr. 1 Základní dekompozice procesu hospodaření s majetkem
2.2
Výchozí stav a návrh změny
Výsledkem vstupní analýzy byla dekompozice daného majetku ve specifikovaných
podprocesech do níže, na obr. 2, zobrazeného modelu.
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
9
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
Obr. 2 Základní dekompozice procesu Dlouhodobý hmotný majetek
U daného procesu lze provést optimalizaci daného procesu, sloučením dvou fází životního
cyklu a to majetkové evidence a účetní evidence do evidence (jediné), která by zajistila při
zaevidování majetku automatickou účetní evidenci. Provádí se kompletní zpracování
evidence majetku spojené s analytickou evidencí. Jednotlivé položky majetku lze přes
evidenci souvztažných dodacích listů provázat s příslušnými fakturami a získat
Obr. 3 Navržený model procesu Dlouhodobý hmotný majetek
tak přehled o materiálním plnění faktur, smluv a plánů výdajů. Dále lze v případě potřeby
automaticky vytvořit vazbu mezi majetkovým dokladem a účetním případem. Je vytvořena
možnost prohlížet kumulovaně i nekumulovaně seznam a účetní zápisy všech dokladů
účetního případu, dále pak i detail a účetní zápisy každého prvotního dokladu zvlášť.
Další návrh na zlepšení procesu je v provázání na Evidenci smluv v informačním systému
úřadu. V modulech jsou evidovány dodavatelské či odběratelské faktury, vázané ke
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
10
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
schváleným dodavatelským či odběratelským smlouvám. Ve svém rozpočtovém krytí pak
faktury čerpají z položek smluv, na něž jsou navázány.
Celá tato činnost by měla být podpořena implementací workflow k informačním systému,
čímž dojde k výraznému urychlení celého procesu a ke zprůhlednění a dobré orientaci v
systému.
3.
MODELOVÁNÍ SPRÁVNÍ ČINNOSTI
Další oblastí mapování byla oblast správních činností odborů dopravy,
živnostenského a vnitřních věcí (kam patří vydávání občanských průkazů, pasů a evidence
obyvatel). Na obr.č.4 je globální schéma procesu provádění zkoušek v autoškole, kterýžto
proces je již dekomponován na atomické, dále nedělitelné aktivity.
Obr. 4 Provádění zkoušek
Detailní pohled na aktivitu odpovídá obr.č. 5, která obsahuje kromě uvedených informací i
vlastní popis – viz obr. č. 6, který obsahuje mj. jméno aktivity, jaký je typ, referenční
produkty, přiřazený zdroj, jeho ohodnocení, vstupní a výstupní produkty, apod.
Obr. 5 Detailní pohled na aktivitu
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
11
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
Obr. 6 Vnitřní karta aktivity
Velice vhodným výstupem pak jsou z jednotlivých činností grafy využití zdrojů – obr.č.7,
respektive procentuální náročnost jednotlivých aktivit mapovaných procesů – obr.č.8.
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
12
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
Obr. 7 Využití zdrojů
Obr. 8 Procentuální náročnost
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
13
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
4. MODELOVÁNÍ HOSPODAŘENÍ ŠKOLSKÝCH ZAŘÍZENÍ KÚ
V této kapitole je ukázka modelování procesu hospodaření školských zařízení
s postupným rozpadem na atomickou úroveň. Jedná se o proces hospodaření školských
zařízení a ten je dekomponován na tři podprocesy –obr.č.9:
Obr. 9
Podproces „Zpracování rozpočtu“ je dále dekomponován na 3 podprocesy – obr.č.10:
Obr.10
Takto dekomponované podprocesy jsou rozpracovány do následujících procesních map,
které zachycují posloupnost jednotlivých základních činností. Obr. 11. 12 a 13.
Obr.11
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
14
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
Obr. 12
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
15
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
Obr. 13
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č.1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
16
Manažment v teórii a praxi
1/2006
on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente
ghghghghghghghghghghgh
5. ZÁVĚR
V článku jsou použity výstupy konkrétních projektů a musely být v případě
magistrátu města Ostravy použity výstupy u analýz zdrojů jiných procesů v důsledku
požadavku zadavatele, které tyto informace má jako privátní.
LITERATURA
1. IBM Česká republika, spol.s r.o: Studie mapující metody reeženýringu, analýzy
reorganizaceprocesů, s ohledem na jejich využití ve veřejné správě, Praha, říjen 2001
2. LBMS spol.s r.o.:Metodika aplikace nástroje FistrSTEP, Praha, březen 2002
3. VLČEK, P. – MINISTR, J.: Procesní analýza oblasti „Hospodaření školských zařízení“
odboru školství a mládeže Krajského úřadu Libereckého kraje
INFORMACE O AUTOROVI
ING. Pavel Vlček, Ph.D. pracuje pátý rok jako odborný asistent VŠB-TU Ostrava, Ekonomické
fakulty, katedry systémového inženýrství, Sokolská 33, 701 21 Ostrava, [email protected].
Má cca 10-ti letou praxi v oblasti ICT ve státní správě a 10-tiletou praxi v oblasti ICT ve
výrobních firmách. V posledních letech se aktivně podílel na několika projektech ICT státní
správy s podporou procesní analýzy.
MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č. 1, apríl 2006
ISSN 1336-7137
17