1 Používání doplňku GFI MailArchiver

Transkript

Příručka k klienta GFI
Uživatelská příručka
Informace a obsah v tomto dokumentu slouží jen pro informační účely a jsou poskytovány, tak jak
jsou, bez jakýchkoli dalších záruk, výslovných či odvozených, mimo jiné implikovaných záruk
obchodovatelnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušení zákona. Společnost GFI Software není
zodpovědná za jakékoli škody, včetně jakýchkoli následných, které mohou být způsobeny použitím
tohoto dokumentu. Informace jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů. Přestože byla vyvinuta
maximální snaha o zajištění přesnosti uvedených dat, společnost GFI nemůže poskytovat žádnou
záruku na úplnost, přesnost, aktuálnost a adekvátnost informací v tomto dokumentu a není
odpovědná za chyby tisku, neaktuálnost údajů ani chyby v textu. Společnost GFI neposkytuje
žádnou výslovnou nebo odvozenou záruku a nepřebírá žádnou právní ani jinou odpovědnost za
přesnost nebo úplnost informací obsažených v tomto dokumentu.
Pokud se domníváte, že tento dokument obsahuje faktické chyby, kontaktujte nás. Vaše oznámení
co nejdříve prověříme.
Všechny názvy produktů a společností, které jsou zde uvedeny, mohou být ochrannými známkami
příslušných vlastníků. Microsoft a Windows jsou buď registrované ochranné známky nebo ochranné
známky společnosti Microsoft Corporation v USA a jiných zemích.
Server GFI MailArchiver® je chráněn autorskými právy společnosti GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2012
GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena.
Verze dokumentu: 2.0.2
Datum poslední aktualizace (měsíc/den/rok): 12/3/2012
Obsah
1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver
1.2 Procházení archivovaných e-mailů
1.3 Práce s e-maily
1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů
1.4.1 Pokročilé hledání
1.4.2 Prohledávání e-mailu pomocí inteligentních telefonů
1.5 Přístup k více poštovním schránkám
1.6 GFI MailInsights
1.6.1 Generování hlášení
1.6.2 Plánování hlášení
1.6.3 Komunikační tok
1.6.4 Použití webové e-mailové služby
1.6.5 Odezva na e-maily
1.6.6 Využití úložiště
1.6.7 Neaktivní účty
1.6.8 Nevhodná slova
1.6.9 Interní spammeři
1.6.10 Aktivita mimo pracovní dobu
1.6.11 Detekce úniku dat
1.6.12 Hledání pracovních pozic
1.6.13 Hledání fráze
1.6.14 Sestava uživatelského provozu
1.7 Změna předvoleb uživatele
2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi
2.1 Instalace softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector
2.2 Stahování a instalace doplňku Doplněk pro aplikaci GFI MailArchiver Outlook
2.3 Konfigurace přístupu ke klientovi GFI MailArchiver IMAP
2.3.1 Konfigurace IMAP v systému Android
2.3.2 Konfigurace IMAP v systému Apple Mail 3.0
2.3.3 Konfigurace IMAP v systému iOS5
2.3.4 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Microsoft Outlook® 2003
2.3.7 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Outlook® 2011 pro Mac
2.3.8 Konfigurace IMAP v aplikaci Mozilla Thunderbird 10
2.3.9 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Windows® Live Mail
4
4
4
6
8
8
10
13
14
15
16
16
19
21
23
25
26
28
30
33
34
36
38
41
42
42
42
43
44
45
46
47
48
48
49
50
51
3 Glosář
52
4 Rejstřík
56
V této kapitole naleznete informace o následujících činnostech:
Přihlášení k serveru GFI MailArchiver
procházení archivovaných e-mailů,
práce s e-maily,
vyhledávání archivovaných e-mailů,
přístup k více e-mailovým schránkám,
Generování hlášení MailInsights
Změna zobrazeného jazyka a další možnosti
1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver
Přejděte k položkám Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver se načte
ve výchozím internetovém prohlížeči. Po výzvě zadejte přihlašovací údaje k doméně
(uživatelské jméno a heslo používané pro přihlášení do systému Windows®).
Případně můžete do internetového prohlížeče zadat tuto adresu URL:
http://<název hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI
MailArchiver>
Například:
http://mojedoména.com/MailArchiver
Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení nevyžaduje při přihlašování žádné
přihlašovací údaje. Místo toho použije přihlašovací údaje aktuálně přihlášeného uživatele.
Při ukončení prohlížeče dojde k odhlášení uživatele aktuálně přihlášeného k aplikaci GFI
MailArchiver.
POZNÁMKA
Chcete-li se přihlásit jako jiný uživatel, odhlaste se ze svého profilu a přihlaste se jako
jiný uživatel systému Windows®.
POZNÁMKA
Pokud se přihlašujete z počítače, který není připojen k doméně, ve které je
nainstalována aplikace GFI MailArchiver, budete vyzváni k zadání pověření pro přihlášení
k doméně, ve které je aplikace GFI MailArchiver nainstalována.
1.2 Procházení archivovaných e-mailů
1. Na serveru GFI MailArchiver vyberte kartu Archiv.
GFI MailArchiver
1 Používání doplňku GFI MailArchiver | 4
Snímek obrazovky 1: Procházení archivovaných e-mailů
2. Na kartě Archiv si můžete prohlížet e-maily archivované ve všech schránkách, k nimž máte přístup.
Podle potřeby můžete provádět určité činnosti popsané níže v tabulce níže.
Tabulka 1: Možnosti na kartě Archiv
MOŽNOST
POPIS
Jak hledat e-maily s konkrétním předmětem. Zadejte hledaná slova nebo
výrazy a klepněte na možnost. Výsledky se zobrazí panelu s e-maily.
Skrytí panelu s náhledem e-mailů.
Zobrazení panelu s náhledem e-mailů.
Přepínání panelu s náhledem e-mailů mezi zobrazením e-mailů ve spodní
části a jejich zobrazením v boční části stránky se seznamem e-mailů.
Zobrazuje e-maily v zobrazení zpráv.
Zobrazuje e-maily v zobrazení poštovní schránky.
Zobrazuje seznam poštovních schránek, k nimž má aktuálně přihlášený
uživatel přístup. V seznamu účtů vyberte možnost Úložiště pro archivaci,
abyste poštovní schránky zobrazili pomocí možnosti Zobrazit seznam účtů v
archivu. Klepnutím na možnost Zavřít opustíte seznam účtů.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Jestliže váš správce systému povolil možnost Odstranění e-mailů, odstraní
vybrané e-maily. V opačném případě se ikona nezobrazí.
POZNÁMKA
E-maily nelze odstranit z úložiště pro archivaci pouze ke čtení nebo
v případě, že byla povolena možnost Zachovávat právní materiál.
POZNÁMKA
Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení zobrazuje 25 e-mailů na stránku.
Chcete-li tuto hodnotu změnit, Klikněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém
horním rohu obrazovky a změňte hodnotu v možnosti Počet e-mailů zobrazovaných na
straně. Klepněte na možnost Uložit.
1.3 Práce s e-maily
V aplikaci GFI MailArchiver můžete na kartě archiv zobrazovat archivované e-maily a provádět s nimi
různé akce. Chcete-li e-mail zobrazit, vyberte jej ve schránce nebo v zobrazení zpráv. Vybraný e-mail
se zobrazí v podokně náhledu. Poklepáním e-mail zobrazíte v okně zobrazení e-mailu.
Snímek obrazovky 2: Práce s e-maily v aplikaci GFI MailArchiver
V okně zobrazení e-mailů naleznete obsah e-mailů a několik akcí, které můžete provést. Tyto akce
jsou uvedeny a popsány níže.
GFI MailArchiver
Tabulka 2: Možnosti zobrazení e-mailů
MOŽNOST
POPIS
Zobrazit hlavičky e-mailů
Klepnutím zobrazíte internetové hlavičky e-mailu. Zobrazují se v panelu. Panel zavřete opakovaným
klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít.
Zobrazit vlákno konverzace
Klepnutím na tlačítko zobrazíte celou konverzaci v okně zobrazení pošty. Zobrazí se všechny e-maily, které
jsou součástí konverzace. Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost
Zavřít.
Upravit štítky e-mailů (osobní a globální)
Umožňuje kategorizovat e-maily pomocí značení. Tato funkce je užitečná při hledání specifických typů emailů, například při hledání všech e-mailů se značením „Důležité“.
Postup přidání štítku:
1. U možnosti ‚Dostupné štítky‘ zadejte nový štítek e-mailu nebo vyberte existující.
2. Klepnutím na možnost Označit e-mail označíte e-mail zadaným nebo vybraným štítkem.
Postup odebrání dříve přiřazeného štítku:
1. Vyberte dříve přiřazený štítek.
2. Klikněte na možnost Odebrat štítek.
Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít.
POZNÁMKA
Štítky se v poli „Štítky“ zobrazují černě. Štítky přiřazené na úrovni organizace pomocí kategorizačních
zásad jsou červené. Štítky kategorizačních zásad nelze z e-mailu odstranit.
Obnovit e-mail
Obnoví e-maily pomocí funkce Click Restore, která obnoví archivovaný e-mail do stanovené poštovní
schránky nebo přepošle kopii na e-mailovou adresu.
Na panelu pro obnovení e-mailů zadejte e-mailovou adresu, na kterou má být odeslána kopie aktuálního emailu, a klikněte na možnost Obnovit e-mail.
Uložit e-mail na disk (formát EML)
Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .eml. Tento formát je kompatibilní s řadou emailových klientů, jako jsou například Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail nebo Mozilla Thunderbird.
V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte místo, kam bude soubor uložen.
Uložit e-mail na disk (formát MSG)
Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .msg, který je kompatibilní s aplikací Microsoft
Outlook®. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte umístění, kam bude
soubor uložen.
Vytisknout e-mail
Zobrazí e-mail v novém okně prohlížeče ve formátu pro tiskárnu. K tisku e-mailu použijte funkci tisku
prohlížeče.
Zobrazit obrázky v e-mailech
Toto tlačítko se používá k zobrazení připojených obrázků v zobrazeném e-mailu.
Označit, že se nejedná o spam
Toto tlačítko použijte u e-mailů, které byly antispamovým nástrojem označeny jako spam, k označení, že se
o spam nejedná. Vyžaduje nastavení zásad pro blokování spamu.
Odstranit e-mail
Jestliže váš správce systému povolil možnost Odstranění e-mailů, odstraní aktuálně vybraný e-mail.
V opačném případě se ikona nezobrazí.
POZNÁMKA
E-maily nelze odstranit z úložiště pro archivaci pouze ke čtení nebo v případě, že byla povolena
možnost Zachovávat právní materiál.
GFI MailArchiver
1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů
V aplikaci GFI MailArchiver můžete e-maily vyhledávat pomocí textového pole Hledat v
archivovaných e-mailech. Při vyhledávání e-mailů aplikace GFI MailArchiver odešle dotaz na index emailů a odpovídající e-maily zobrazí spolu s případnými přílohami.
Kromě textového pole Hledat v archivovaných e-mailech naleznete v aplikaci GFI MailArchiver také
funkci Pokročilé hledání, která poskytuje rozsáhlé možnosti vyhledávání.
POZNÁMKA
Více informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 8).
Do textového pole Hledat v archivovaných e-mailech můžete zadat také zástupné znaky popsané v
tabulce níže.
Tabulka 3: Popis zástupných znaků
ZÁSTUPNÝ ZNAK
POPIS
?
Nahrazuje jakýkoliv jeden znak.
*
Nahrazuje jakýkoliv řetězec znaků.
Například:
Chcete-li vyhledat e-maily obsahující slovo Swiss, zadejte do textového pole Archivované e-maily
výraz „sw??s“ nebo „sw*s“.
E-maily, které odpovídají vyhledávacímu kritériu, se zobrazí v panelu s e-maily. Aplikace GFI
MailArchiver zobrazuje až 25 e-mailů na stránku. Pokud dotazu hledání odpovídá více než 25 e-mailů,
aplikace GFI MailArchiver rozdělí výsledky hledání na několik stránek. Pomocí posuvníku nacházejícího
se ve spodní části panelu s e-maily můžete přecházet z jedné stránky na další.
1.4.1 Pokročilé hledání
Funkce Pokročilé hledání je rozšířením funkce Hledání, která umožňuje vyhledávat e-maily podle
široké řady vyhledávacích kritérií.
1. Na kartě Archiv vyberte možnost
.
Snímek obrazovky 3: Možnosti pokročilého hledání
2. V oblasti Možnosti pokročilého hledání můžete využít funkci pokročilého vyhledávání podle popisu
v tabulce níže.
GFI MailArchiver
Tabulka 4: Možnosti pokročilého hledání
MOŽNOST
POPIS
Úložiště pro
archivaci
Umožňuje určit úložiště k archivaci, ve kterém hledání proběhne. V zobrazeném seznamu Úložiště
pro archivaci vyberte jedno nebo více úložišť.
Datum odeslání
Určuje datum, kdy byl hledaný e-mail odeslán.
Zahrnuje
vše/některé
Určuje, zda mají být zobrazeny e-maily, které odpovídají všem podmínkám, nebo e-maily, které
odpovídají kterékoli z podmínek. V rozevírací nabídce vyberte jednu z možností:
Vše – zobrazí e-maily, které odpovídají všem uvedeným podmínkám.
Libovolné – zobrazí e-maily, které odpovídají alespoň jedné uvedené podmínce.
Klepnutím na toto tlačítko přidejte podmínky. Dostupné jsou následující podmínky:
Předmět – hledání e-mailů s určitým předmětem.
Odesílatel – umožňuje určit e-mailovou adresu odesílatele nebo jeho zobrazované jméno na
serveru Active Directory®, na základě kterého chcete e-maily vyhledat.
Příjemce – umožňuje určit e-mailovou adresu příjemce nebo jeho zobrazované jméno na
serveru Active Directory®, na základě kterého chcete e-maily vyhledat.
Datum odeslání – umožňuje vyhledat e-maily odeslané v určité datum, před ním nebo po
něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo
Odpovídá.
Datum přijetí – umožňuje vyhledat e-maily přijaté v určité datum, před ním nebo po něm.
Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo
Odpovídá.
Velikost (kB) – umožňuje vyhledat e-maily, jejichž velikost je větší, menší nebo rovna
požadované velikosti. Zadejte velikost a vyberte jednu z následujících možností: Je větší
než, Je menší než a Je přesně.
ID zprávy – umožňuje vyhledávat pomocí pole „ID zprávy“ nacházejícího se v hlavičce e-mailu.
Zadejte nebo vložte ID zprávy, který chcete vyhledat.
Celý e-mail – vyhledávání e-mailů obsahujících konkrétní obsah kdekoli v e-mailu (včetně
těla, hlaviček a příloh).
Text – umožňuje hledat e-maily, jejichž text obsahuje konkrétní obsah.
Příloha – umožňuje hledat e-maily, které mají konkrétní obsah kdekoli v přílohách.
Složka – umožňuje vyhledat e-maily, které se nacházejí v určité složce poštovní schránky.
Složka/Podsložky – umožňuje vyhledat e-maily, které se nacházejí v určité podsložce ve
složce poštovní schránky.
Štítek – umožňuje hledat e-maily se specifickým štítkem.
POZNÁMKA
Kliknutím na tlačítko
Vyloučit e-maily
splňující
následující
podmínky
vedle podmínky hledání danou podmínku odeberete.
Umožňuje vytvořit seznam podmínek, které e-mail NESMÍ splňovat, aby byl zobrazen jako výsledek
hledání. Klikněte na tlačítko a vyberte podmínky, které mají být použity. Podmínky, které je
možné určit, jsou podobné těm popsaným výše.
POZNÁMKA
Kliknutím na tlačítko
vedle kritéria hledání dané kritérium odeberete.
Hledat
Slouží ke spuštění hledání archivovaných e-mailů. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných
podmínek.
Resetovat
Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu.
Uložit
Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete
následně kdykoliv použít. Uložená vyhledávání jsou uvedena v okně Klasifikace na kartě Archiv.
GFI MailArchiver
1.4.2 Prohledávání e-mailu pomocí inteligentních telefonů
V rámci programu GFI MailArchiver je možné hledat e-maily pomocí inteligentního telefonu.
POZNÁMKA
Tuto funkci podporují následující mobilní operační systémy:
Android 2.1+
Apple iPhone iOS 4
Blackberry OS5+
Postup jednoduchého hledání:
1. Spusťte internetový prohlížeč na chytrém telefonu a zadejte adresu URL, kde se nachází server GFI
MailArchiver, v následujícím formátu:
http://<název hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI
MailArchiver>
Například:
http://mojedoména.com/MailArchiver
Snímek obrazovky 4: Přihlašovací obrazovka inteligentního telefonu
2. Přihlaste se pomocí svých přihlašovacích údajů.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 5: Domovská stránka serveru GFI MailArchiver pro chytré telefony
POZNÁMKA
Rozhraní uživatele mobilu používá stejná nastavení jazyka jako ta, která uživatel
nakonfiguroval v programu GFI MailArchiver. Více informací najdete zde: Změna
předvoleb uživatele (page 41).
3. Zadejte hledaný text a klikněte na možnost Hledat.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 6: Výsledek hledání v inteligentním telefonu
4. Pomocí nabízených ovládacích prvků procházejte zobrazenými výsledky. Výsledky jsou seřazené
sestupně podle data.
POZNÁMKA
Funkce hledání v mobilu vrací 10 e-mailů na stránku. Pomocí nabízených ovládacích
prvků můžete procházet i další stránky. Maximální počet výsledků je 5 000.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 7: Zobrazení konverzace v inteligentním telefonu
5. Kliknutím na předmět e-mailu zobrazíte e-mail a kliknutím na možnost Zobrazit konverzaci
zobrazíte související e-maily.
POZNÁMKA
Rozhraní uživatele mobilu se zaměřuje na hledání v e-mailových archivech. Pokročilé
hledání a funkce procházení získáte pomocí programu GFI MailArchiver v počítači.
POZNÁMKA
Rozhraní uživatele mobilu umožňuje uživatelům přístup POUZE k poštovní schránce.
1.5 Přístup k více poštovním schránkám
Na kartě Archiv můžete procházet také archivované e-maily ostatních uživatelů. Nastavení vašeho
přístupu k e-mailům jiných uživatelů se odvíjí od nastavení funkce Řízení přístupu GFI MailArchiver.
POZNÁMKA
Funkce Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat je zakázána, pokud aktuálně
přihlášený uživatel nemá přístup k e-mailům jiných uživatelů nebo pokud nelze zobrazit
žádné e-maily.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 8: Přístup k více e-mailovým schránkám
Zobrazení archivovaných e-mailů z různých schránek:
1. Do pole Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat zadejte název poštovní schránky, jejíž obsah
chcete prohlížet. Zobrazí se seznam názvů schránek, k nimž máte přístup a které odpovídají
zadanému výrazu.
2. Vyberte uživatele a klepněte na tlačítko
vedle pole hledání.
3. Vyberte nově přidaného uživatele z pole Procházet konverzace pro:.
4. Pomocí dostupných možností si přečtěte nebo vyhledejte zobrazené e-maily.
1.6 GFI MailInsights
Aplikace GFI MailInsights generuje hlášení v rámci serveru GFI MailArchiver, který používá archivované
e-maily k poskytování informací o využití pošty a souvisejících trendech. Tato funkce slouží ke
generování hlášení pro správu a řízení lidských zdrojů, která poskytují přehled o využívání či
zneužívání e-mailu a zdrojů.
POZNÁMKA
Aplikace GFI MailInsights je aktivní pouze u uživatelů s plnými přístupovými právy.
Dostupná hlášení:
GFI MailArchiver
Komunikační tok – monitorování schémat komunikace uživatelů a skupin uvnitř organizace i mimo
ni.
Použití webové e-mailové služby – identifikace uživatelů s nejčastější výměnou e-mailů
s webovými e-mailovými službami. Identifikace potenciálního úniku dat a nevhodného použití emailu.
Odezva na e-maily – získání přehledu o průměrné době, kterou uživatelé potřebují na odpověď na
interní a externí e-maily.
Využití úložiště – zjištění dopadu příloh na náklady na úložiště e-mailů. Toto hlášení můžete
využít při vytváření příslušných pravidel pro uchovávání e-mailů, která vám umožní mít pod
kontrolou úložný prostor pro e-maily.
Neaktivní účty – zobrazuje seznam uživatelských účtů, které obdržely e-mail, ale neodpověděly ve
stanovené době.
Nevhodná slova – sledování nevhodného jazyka v e-mailech, který porušuje podnikové zásady.
Interní spammeři – Zjistěte, kteří interní uživatelé uvádějí příliš mnoho příjemců do polí
Příjemce/Kopie/Skrytá kopie. Používejte tuto zprávu, abyste o takovém chování věděli a abyste
je minimalizovali.
Aktivita mimo pracovní dobu – Obsahuje seznam interních e-mailových účtů a počet z nich
odeslaných e-mailů mimo pracovní dobu. Pomocí této zprávy můžete rozpoznat chování, která
mohou vyžadovat další šetření.
Detekce úniku dat - rozpoznejte e-maily obsahující čísla oblíbených kreditních karet, čísla
amerického sociálního pojištění a jiné důvěrné dokumenty či informace.
Hledání pracovní pozice - rozpoznejte odeslané nebo přijaté e-maily obsahující životopisy nebo emaily adresované stránkám pro vyhledávání pracovních míst.
Hledání fráze – Umožňuje v archivovaných e-mailech vyhledávat konkrétní slova nebo fráze.
Uživatelský provoz - Umožňuje sledovat objem výměny e-mailů mezi vybranými uživateli nebo
skupinami a jejich kontakty.
1.6.1 Generování hlášení
Vygenerovaná hlášení se odešlou e-mailem přihlášenému uživateli nebo uživateli zadanému v poli
Odeslat komu. Hlášení jsou zasílána ve formě přílohy se souborem formátu PDF.
Postup generování hlášení:
1. Vyberte kartu MailInsights a potom požadované hlášení.
2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování.
3. (Volitelné) V poli Předat komu zadejte e-mailovou adresu příjemce.
POZNÁMKA
Při použití možnosti předání e-mailu obdrží hlášení uživatel, který je vygeneroval
a všichni uživatelé uvedení v poli Předat komu.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Podle potřeby můžete zadat více e-mailových adres oddělených středníkem (;)
4. Klepněte na možnost Odeslat hlášení ve spodní části jednotlivých stránek hlášení.
1.6.2 Plánování hlášení
Všechna hlášení MailInsights lze naplánovat tak, aby byla spuštěna automaticky.
Naplánování hlášení:
1. Vyberte kartu MailInsights a potom požadované hlášení.
2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování.
3. Klepněte na tlačítko Naplánovat.
Snímek obrazovky 9: Plánování hlášení MailInsights
4. Do pole Název hlášení zadejte smysluplný název vašeho hlášení.
5. (Volitelné) V poli Předat komu zadejte e-mailovou adresu příjemce nebo příjemců.
6. V rozevírací nabídce Naplánovat hlášení vyberte četnost vytváření hlášení. Dostupné možnosti
jsou následující: Denně, Týdně nebo Měsíčně.
7. Do pole Kdy zadejte čas.
8. Klepněte na možnost Uložit a naplánovat hlášení.
1.6.3 Komunikační tok
Graf Komunikační tok poskytuje přehled o e-mailech vyměněných mezi vybranými uživateli/skupinami
a jejich kontakty.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 10: Komunikační tok aplikace MailInsights
Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií:
Tabulka 5: Kritéria hlášení Komunikační tok
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6
měsíců.
Sestava
pro
Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory®.
Příjemci
Vyberte Interní, Externí nebo Vše.
Zahrnout
Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců. Výchozí hodnota je Hlavních 20.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 11: Hlášení Komunikační tok aplikace MailInsights
Odesílatelem může být uživatel nebo skupina zobrazená jako jeden subjekt uvnitř hlášení. Kontakty
jsou odděleny podle domén. Jednotlivé doménové klastry jsou znázorněny různými barvami. Šířka
okraje mezi uzly ukazuje sílu vztahu e-mailu mezi různými entitami.
Tabulka pod grafem obsahuje následující informace:
GFI MailArchiver
Tabulka 6: Kritéria hlášení Komunikační tok
MOŽNOST
POPIS
Kontaktní e-mail
E-mailová adresa kontaktu
Odeslané e-maily
Celkový počet odeslaných e-mailů.
Přijaté e-maily
Celkový počet přijatých e-mailů.
Celkový počet e-mailů
Celkový počet odeslaných i přijatých e-mailů.
Poslední komunikace
Datum a čas posledního odeslaného/přijatého e-mailu.
Další informace naleznete v části:
Plánování hlášení MailInsights
1.6.4 Použití webové e-mailové služby
Oblast Použití webové e-mailové služby umožňuje generování hlášení, které vykazuje interakce
interních uživatelů s webovými e-mailovými účty.
Snímek obrazovky 12: Využití webové e-mailové služby MailInsights
Tabulka 7: Podmínky hlášení Využití webové e-mailové služby
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
měsíců.
Sestava
pro
Zahrnout
Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Hlavních 20.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 13: Hlášení Webové e-mailové komunikátory aplikace MailInsights
Tento graf ukazuje celkový počet e-mailů odeslaných a přijatých v určitém období. Oblast Shrnutí v
horní části hlášení uvádí nejčastější poskytovatele webových služeb s celkovým počtem odeslaných a
přijatých e-mailů pro jednotlivé poskytovatele.
Tabulka 8: Podmínky hlášení Využití webové e-mailové služby
MOŽNOST
POPIS
Uživatel
E-mailová adresa uživatele.
Celkový počet e-mailů
Celkový počet interních kontaktů.
Odeslané e-maily
Přijaté e-maily
Průměr/den
Průměrný počet odeslaných a přijatých e-mailů za den.
Celková procentuální hodnota
Procento z celkového počtu webových e-mailů.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Hlášení Využití webové e-mailové služby zahrnuje následující poskytovatele webových emailových služeb: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz,
Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com, Rediff.com
1.6.5 Odezva na e-maily
Hlášení Odezva na e-maily uvádí, jak dlouho trvá zaměstnancům odpovědět na e-maily.
Snímek obrazovky 14: Odezva na e-maily v aplikaci MailInsight
Tabulka 9: Podmínky hlášení Odezva na e-maily
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 7 dnů). Můžete vybrat data pouze během
posledních 6 měsíců.
Sestava
pro
Zahrnout
Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Všichni.
Řadit
podle
Zadejte způsob řazení. Možnosti:
Podle jména (výchozí)
Podle odezvy
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 15: Hlášení Odezva na e-maily v aplikaci MailInsight
Sloupcový graf znázorňuje uživatele na ose y odezvu v hodinách na ose x. Data jsou seřazena podle
definovaných kritérií.
Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi:
Tabulka 10: Podmínky hlášení Odezva na e-maily
MOŽNOST
POPIS
Uživatel
Jméno nebo e-mailová adresa uživatele
Průměrná odezva
Všechny e-maily (hodiny)
Průměrná interní odezva
Interní e-maily (hodiny)
Průměrná externí odezva
Externí e-maily (hodiny)
GFI MailArchiver
1.6.6 Využití úložiště
Hlášení Využití úložiště uvádí, kolik místa je využito různými kategoriemi příloh.
Snímek obrazovky 16: Využití úložiště aplikace MailInsights
Tabulka 11: Kritéria hlášení Úložiště e-mailů
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během
Sestava
pro
Vyberte možnost Všichni (výchozí) uživatelé nebo skupinu služby Active Directory®
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 17: Hlášení Využití úložiště aplikace MailInsights
Graf se skládá z vrstev, které představují různé kategorie příloh. Osa x grafu představuje různá
velikostní rozmezí a osa y představuje velikost přílohy.
POZNÁMKA
Kategorie příloh pro funkci Využití úložiště: Obrázky, Dokumenty, Hudba, Video a Jiné.
Tabulka pod grafem obsahuje následující doplňující informace:
Tabulka 12: Podmínky hlášení Využití úložiště
MOŽNOST
POPIS
Datum
Datum přijetí e-mailu.
Celková velikost (kB)
Celková velikost přílohy.
Obrázky (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Obrázky.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Dokumenty (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Dokumenty.
Hudba (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Hudba.
Videa (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Videa.
Jiné (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Jiné.
1.6.7 Neaktivní účty
Oblast Neaktivní účty umožňuje generování hlášení o interních účtech, které již nejsou aktivní.
Snímek obrazovky 18: Neaktivní účty aplikace MailInsights
Tabulka 13: Kritéria hlášení Neaktivní účty
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 19: Sestava o neaktivních účtech
POZNÁMKA
Neaktivní účet je účet, který během daného datového rozsahu přijímal e-maily, ale
žádné e-maily neodeslal.
Hlášení obsahuje seznam neaktivních účtů.
1.6.8 Nevhodná slova
Oblast Nevhodná slova umožňuje generování hlášení, které zjišťuje použití nevhodných slov v emailech. Mezi nevhodná slova mohou patřit sexistická a rasistická označení či vulgární výrazy.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 20: Nevhodná slova v aplikaci MailInsights
Tabulka 14: Kritéria hlášení Nevhodná slova
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Dnes). Můžete vybrat data pouze během posledních 6
měsíců.
Příjemci
Vyberte možnost Všichni příjemci, Pouze interní, Pouze externí.
Snímek obrazovky 21: Hlášení Nevhodná slova v aplikaci MailInsights
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Pokud hlášení Nevhodná slova přesáhne 1500 řádků, bude vygenerováno ve formátu
XLS.
Data hlášení jsou uvedena v tabulce s následujícími informacemi:
Tabulka 15: Podmínky hlášení Nevhodná slova
MOŽNOST
POPIS
Datum/čas
Datum a čas e-mailu
Odesílatel
E-mailová adresa odesílatele
Předmět
Předmět e-mailu
1.6.9 Interní spammeři
Zpráva Interní spammeři vám umožňuje vytvořit seznam interních e-mailových účtů uživatelů, kteří
ve svých e-mailech uvádějí velké množství příjemců. Tato zpráva bere v úvahu příjemce v polích
Příjemce, Kopie a Skrytá kopie.
Snímek obrazovky 22: MailInsights – Interní spammeři
GFI MailArchiver
Tabulka 16: Podmínky hlášení Interní spammeři
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zahrnout
Zadejte počet e-mailových účtů. Maximálně lze zahrnout 1000 uživatelů.
Snímek obrazovky 23: MailInsights – zpráva Interní spammeři
Data hlášení jsou uvedena v tabulce s následujícími informacemi:
Tabulka 17: Podmínky hlášení Interní spammeři
MOŽNOST
POPIS
Uživatelské jméno
Uživatelské jméno nebo e-mailová adresa uživatele.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Průměrný počet
příjemců
Průměrný počet příjemců, kteří během zadaného časového období obdrželi e-mail od
odesílatele.
1.6.10 Aktivita mimo pracovní dobu
Pomocí této zprávy identifikujete interní uživatele, kteří odesílají e-maily mimo pracovní dobu.
Snímek obrazovky 24: MailInsights – Aktivita mimo pracovní dobu
Tabulka 18: Kritéria zprávy Aktivita mimo pracovní dobu
MOŽNOST
POPIS
Sestava
pro
Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Vytvořit zprávu pro všechny zaměstnance
(výchozí) nebo pro skupinu služby Active Directory®.
Zahrnout
Zadejte počet výsledků, která se mají zobrazit (maximálně 1000). Výchozí hodnota = 50.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Pracovní
doba
Zadejte pracovní rozsah, který odpovídá normální pracovní době vaší organizace.
Pracovní
týden
Vyberte pracovní dny vaší organizace. Zaškrtnuté dny jsou považovány za součást normální pracovní doby.
Nepracovní
dny
Pomocí kalendáře určete nepracovní dny pro data v minulosti a v budoucnosti. Vybraná data jsou uvedena
v zobrazeném okně. Nepracovní dny mohou zahrnovat svátky nebo přerušení provozu společnosti.
DŮLEŽITÉ
Nastavení budou uložena pouze po úspěšném vytvoření zprávy. Pokud stránku opustíte předtím, než
se zpráva vytvoří, přijdete o veškerá nastavení.
POZNÁMKA
Pokud použijete tlačítko Zrušit zaškrtnutí všech dat, nakonfigurovaná data pro všechny roky budou
smazána.
Následující příklady popisují, jak bude zpráva fungovat s typickými konfiguracemi:
Scénář 1: Organizace pracující od pondělka do pátku, jejíž začátek a konec pracovní doby je ve stejný
den, např. 9:00 – 18:00.
Zpráva bude vytvořena z e-mailů odeslaných v pondělí až pátek mezi 18:00 a 9:00 a z e-mailů
odeslaných v sobotu a v neděli.
Scénář 2: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve
stejný den, např. 20:00 – 5:00.
V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a 20:00
a z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli. E-maily odeslané o sobotách mezi půlnocí a 5:00 nebudou
brány v úvahu, protože je tento čas považován za normální pracovní dobu.
Scénář 3: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve
stejný den a středa je svátek.
V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a
20:00, z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli a z e-mailů odeslaných během středy od půlnoci do
půlnoci.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 25: MailInsights – zpráva Aktivita mimo pracovní dobu
Výsledky vytvořené zprávy se zobrazí ve vodorovném pruhovém grafu. Ve shrnutí zprávy nad grafem
budou uvedeni 3 uživatelé, kteří mimo pracovní dobu odeslali nejvíce e-mailů.
Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi:
Tabulka 19: Kritéria zprávy Aktivita mimo pracovní dobu
MOŽNOST
POPIS
E-mail
E-mailová adresa uživatele
Počet odeslaných e-mailů
Počet e-mailů odeslaných mimo pracovní dobu
GFI MailArchiver
1.6.11 Detekce úniku dat
Pomocí tohoto hlášení vyhledejte e-maily, které by mohly obsahovat citlivá data. Hlášení označí
přijaté i odeslané e-maily, které obsahují:
Čísla oblíbených kreditních karet (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover)
Čísla sociálního pojištění pro USA
Důvěrné dokumenty a informace
POZNÁMKA
Hlášení prověří odeslané i přijaté e-maily vybraného uživatele.
Snímek obrazovky 26: Hlášení detekce úniku dat MailInsights
Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek:
Tabulka 20: Podmínky hlášení detekce úniku dat
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Je zadán rozsah dat nebo použito výchozí nastavení (poslední 3 měsíce). Můžete vybrat data pouze během
Hlášení
pro
Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude hlášení vytvořeno. Je vytvořeno hlášení pro všechny
zaměstnance (výchozí) nebo pro uživatele či skupinu služby Active Directory®.
Příjemci
Interní příjemci, externí příjemci, nebo obojí. Výchozí nastavení je obojí.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 27: Hlášení detekce úniku dat MailInsights
Výsledky vytvořeného hlášení se zobrazí v tabulce řazené podle data ve vzestupném pořadí. Ve
shrnutí hlášení nad tabulkou budou uvedeni 3 nejčastější uživatelé.
Tabulka obsahuje následující informace:
Tabulka 21: Podmínky hlášení detekce úniku dat
MOŽNOST
POPIS
Datum
Obsahuje datum a čas e-mailu.
Odesílatel
E-mailová adresa odesílatele.
Předmět
Předmět e-mailu.
POZNÁMKA
Údaje ve sloupci s předmětem obsahují odkaz umožňující nalezený e-mail zobrazit.
Typ úniku
Typ úniku může být následující: Číslo kreditní karty, číslo sociálního pojištění, důvěrná data, lékařské
údaje...
POZNÁMKA
Pokud bylo zjištěno více druhů úniku, zobrazí se pouze první z nich.
1.6.12 Hledání pracovních pozic
Pomocí tohoto hlášení identifikujete interní uživatele, kteří si vyměňují e-maily s weby pro
vyhledávání pracovních pozic. Hlášení označí přijaté i odeslané e-maily, které obsahují životopisy.
POZNÁMKA
Hlášení dokáže odhalit odeslané i přijaté e-maily vybraného uživatele.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 28: Hlášení hledání pracovní pozice MailInsights
Tabulka 22: Podmínky hlášení hledání pracovní pozice
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Hlášení
pro
Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude hlášení vytvořeno. Je vytvořeno hlášení pro všechny
Domény
Mezi podmínky hledání v rámci hlášení se přidá seznam domén uvedený v této oblasti. Další domény přidáte
zadáním adresy URL do dostupného pole a klepnutím na možnost
. Doménu odeberete klepnutím na
tlačítko . Pomocí možnosti Smazat vše odstraníte všechny uvedené adresy URL.
Do výchozího seznamu webů pro hledání pracovní pozice patří: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com;
hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk;
jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 29: Hlášení hledání pracovní pozice MailInsights
shrnutí hlášení nad tabulkou budou uvedeni 3 nejčastější uživatelé, kteří si vyměňují e-maily
s doménami webů pro vyhledávání pracovních pozic.
Tabulka 23: Podmínky hlášení hledání pracovní pozice
MOŽNOST
POPIS
Datum
Odesílatel
Předmět
Předmět e-mailu.
POZNÁMKA
1.6.13 Hledání fráze
Umožňuje prostřednictvím zprávy Hledání fráze v archivovaných e-mailech vyhledávat konkrétní slova
nebo fráze. Zpráva prověří celé texty e-mailů, vyhledá ty e-maily, které obsahují zadaná slova, a
zobrazí výsledky ve formě výsečového nebo skládaného spojnicového grafu.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Zpráva výskyt fráze prověří u odeslaných i přijatých e-mailů vybraného uživatele nebo
skupiny.
Snímek obrazovky 30: Zpráva Hledání fráze MailInsights
Tabulka 24: Podmínky zprávy Hledání fráze
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Sestava
pro
Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Je vytvořeno hlášení pro všechny
Typ grafu
Vyberte výsečový graf nebo skládaný spojnicový graf. Výsečový graf obsahuje informaci o celkovém podílu emailů s odpovídajícím výsledkem, zatímco skládaný spojnicový graf obsahuje informaci o počtu e-mailů
odesílaných během jednotlivých dní.
Fráze
Fráze mohou sestávat z 1 nebo více slov. Pomocí uvozovek (") můžete vyhledávat přesné fráze nebo
uvozovky nepoužívejte a budou vyhledávána libovolná slova ze zadaných slov. Díky omezení na 10 frází je
zajištěno, že zpráva nebude využívat příliš mnoho prostředků nebo její vytvoření nebude trvat příliš
dlouhou dobu.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 31: Zpráva Hledání fráze MailInsights
shrnutí zprávy nad tabulkou bude uveden celkový počet e-mailů a celkový počet e-mailů
odpovídajících zadané frázi.
Tabulka 25: Podmínky zprávy Hledání fráze
MOŽNOST
POPIS
Datum
Odesílatel
Předmět
Předmět e-mailu.
POZNÁMKA
Fráze
Fráze, která byla součástí hledání.
1.6.14 Sestava uživatelského provozu
Na grafu s uživatelským provozem můžete sledovat objem výměny e-mailů mezi vybranými uživateli
nebo skupinami a jejich kontakty. Naleznete zde také jedinečný seznam e-mailových adres
GFI MailArchiver
odesílaných a přijatých e-mailů.
Snímek obrazovky 32: Uživatelský provoz MailInsights
Tabulka 26: Kritéria sestavy uživatelského provozu MailInsights
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
měsíců.
Hlášení
pro
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 33: Sestava uživatelského provozu MailInsights
Vybraná poštovní schránka může patřit uživateli nebo skupině (informace je uvedena v záhlaví
sestavy). Různé barvy umožňují rozlišit, zda se jedná o e-maily Odeslané, Přijaté, Interní, Příchozí
nebo Odchozí.
Tabulka 27: Kritéria sestavy uživatelského provozu
MOŽNOST
POPIS
E-mailová adresa
E-mailová adresa kontaktu
Odesláno
Přijaté
Interní
Celkový počet odeslaných i přijatých e-mailů.
Příchozí
Celkový počet příchozích e-mailů.
Odchozí
Celkový počet odchozích e-mailů.
GFI MailArchiver
1.7 Změna předvoleb uživatele
1. Klikněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky.
Snímek obrazovky 34: Předvolby profilu uživatele
2. V rozevírací nabídce Možnosti nastavení jazyka vyberte jazyk, který má být zobrazen.
3. V oblasti Maximální velikost strany nastavte počet e-mailů zobrazovaných na straně.
4. V oblasti Formát data/času hlášení auditu (je dostupná pouze, pokud jste přihlášeni jako správce)
změňte formát data a času, který má být zobrazen v hlášeních auditu.
5. Klikněte na tlačítko Uložit.
GFI MailArchiver
2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi
Server GFI MailArchiver poskytuje možnost integrace s různými e-mailovými klienty a technologiemi,
které může uživatel využít pro přístup k archivovaným e-mailům ze vzdáleného prostředí, ať již je
v kanceláři nebo na cestách. Přístup k e-mailovému klientovi použijte k následujícímu:
Stáhněte si software GFI MailArchiver Outlook Connector, který představuje doplněk pro aplikaci
Microsoft Outlook®, sloužící uživatelům jako prostředek k prohlížení archivovaných e-mailů
z klienta aplikace Microsoft Outlook.
Stáhněte si doplněk Doplněk pro aplikaci GFI MailArchiver Outlook, který představuje nástroj
sloužící uživatelům jako prostředek k ruční archivaci e-mailů v nainstalované aplikaci Microsoft
Outlook®.
Nakonfigurujte si účet IMAP ve vašem e-mailovém klientovi dle vašeho výběru a prohlížejte si
archivované e-maily ve schránkách, ke kterým máte přístup.
V této kapitole naleznete:
2.1 Instalace softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector
Software GFI MailArchiver Outlook Connector umožňuje uživatelům synchronizovat složky aplikace
Microsoft Outlook® s daty archivovanými na serveru GFI MailArchiver.
1. Otevřete okno serveru GFI MailArchiver.
2. Otevřete kartu Přístup k e-mailovému klientovi.
3. Klepněte na kartu Outlook Connector.
4. Výběrem jedné z dostupných možností stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector.
Dostupné možnosti:
Tabulka 28: Verze softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector
MOŽNOST
POPIS
Outlook Connector (32bitová verze
aplikace Outlook)
Stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector pro 32bitovou verzi
aplikace Microsoft Outlook.
Outlook Connector (64bitová verze
aplikace Outlook)
Stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector pro 64bitovou verzi
aplikace Microsoft Outlook.
5. Poklepejte na soubor a pokračujte v instalaci dle pokynů uvedených v průvodci
6. Ověřte správnost instalace v aplikaci Microsoft Outlook tím, že zkontrolujete, zda byla vytvořena
nová složka s názvem GFI MailArchiverSchránka.
POZNÁMKA
Další informace o použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector najdete
v příručce k softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector na adrese:
http://www.gfi.com/mar/manual/
2.2 Stahování a instalace doplňku Doplněk pro aplikaci GFI MailArchiver Outlook
Doplněk Doplněk pro aplikaci GFI MailArchiver Outlook lze stáhnout prostřednictvím rozhraní webu
serveru GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi | 42
DŮLEŽITÉ
Pokud není vybrána možnost Ruční archivace, doplněk Doplněk pro aplikaci GFI
MailArchiver Outlook nelze stáhnout.
1. Otevřete okno serveru GFI MailArchiver.
2. Klepněte na kartu Přístup k e-mailovému klientovi.
3. V oblasti Ruční archivace klepněte na možnost Stáhnout Outlook Addon.
4. Poklepejte na stažený soubor a pokračujte v instalaci dle pokynů uvedených v průvodci.
POZNÁMKA
Úspěšnost instalace ověříte tak, že se v aplikaci Microsoft Outlook® zobrazí panel
nástrojů Doplněk pro aplikaci GFI MailArchiver Outlook.
2.3 Konfigurace přístupu ke klientovi GFI MailArchiver IMAP
Server GFI MailArchiver podporuje řadu e-mailových klientů, které využívají IMAP k přenosu
archivovaných e-mailových zpráv z úložiště pro archivaci do e-mailového klienta. Uživatelé mohou
prostřednictvím jednoho z následujících podporovaných e-mailových klientů prohlížet své archivované
e-maily ve verzi pouze pro čtení:
E-mailová aplikace systému Android
Apple Mail
E-mailová aplikace systému iOS5
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2011 pro Mac
Mozilla Thunderbird
Windows® Live Mail
POZNÁMKA
IMAP (Internet Message Access Protocol) představuje Internetový protokol pro získávání
e-mailů. Při první aktivaci protokolu IMAP můžete zaznamenat prodlevu, která ustoupí
po synchronizaci poštovního klienta se serverem GFI MailArchiver a získání
archivovaných e-mailů.
Prohlížení sdílených schránek
Z pozice uživatele s přístupem ke schránkám ostatních uživatelů můžete protokol IMAP použít
k prohlížení sdílených schránek, ke kterým máte přístup. Toho dosáhnete tak, že pro každou sdílenou
schránku nakonfigurujete nový účet. Postupujte podle pokynů k vytvoření nového klientského účtu
GFI MailArchiver
IMAP uvedených ve vámi vybraném e-mailovém klientovi. Jako uživatelské jméno však zadejte jméno
v následujícím formátu: <vaše e-mailová adresa> ¦ <e-mailová adresa uživatele>
a použijte vaše vlastní heslo.
DŮLEŽITÉ
Před konfigurací e-mailových klientů tak, aby používaly protokol IMAP, je třeba
nakonfigurovat server IMAP.
V této kapitole naleznete:
2.3.1 Konfigurace IMAP v systému Android
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete IMAP v zařízeních se systémem Android:
POZNÁMKA
Následující nastavení vyžaduje připojení k Internetu.
1. Spusťte e-mailového klienta a vyberte možnost pro vytvoření nového e-mailového účtu typu IMAP.
2. Nastavte následující údaje pro server příchozí pošty:
MOŽNOST
HODNOTA
E-mailová adresa:
[úplná e-mailová adresa]
Heslo:
[vaše heslo]
3. V Manuálním režimu nastavení zadejte následující informace:
MOŽNOST
HODNOTA
Přihlašovací
jméno:
Heslo:
[vaše heslo]
Server IMAP:
[název serveru IMAP]
Port:
Využijte výchozí číslo portu 44143 nebo číslo portu uvedené vaším správcem systému.
Typ zabezpečení:
Použijte typ zabezpečení, který vám poskytl správce systému.
POZNÁMKA
Pokud je možnost Typ zabezpečení nastavena na hodnotu Žádné, připojení k serveru IMAP
nebude šifrováno.
4. Po zadání konfiguračních údajů pro IMAP zkontroluje zařízení nastavení pro příchozí poštu.
5. Po výzvě zadejte údaje pro Nastavení serveru odchozí pošty, které vám poskytl správce systému.
Zařízení zkontroluje nastavení pro odchozí poštu.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Pokyny pro nastavení se mohou lišit v závislosti na verzi operačního systému Android.
Více informací o postupu nastavení účtu IMAP naleznete v dokumentaci svého zařízení.
2.3.2 Konfigurace IMAP v systému Apple Mail 3.0
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v aplikaci Apple Mail 3.0:
POZNÁMKA
1. Klepněte na možnost Pošta > Předvolby....
2. Na kartě Účty klepněte na tlačítko + a přidejte tak nový účet.
3. Zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Celé jméno:
[vaše jméno]
E-mailová adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
4. Klepněte na možnost Pokračovat.
5. Zadejte následující údaje o serveru příchozí pošty:
MOŽNOST
HODNOTA
Typ účtu:
Vyberte možnost IMAP
Popis
Zadejte popis účtu
Server příchozí pošty:
imap.gfi.com
Uživatelské jméno:
Heslo:
[vaše heslo]
6. Klepnutím na možnost Pokračovat otevřete obrazovku Zabezpečení příchozí pošty.
7. Výběrem možnost Použít protokol SSL (Secure Sockets Layer): se k serveru GFI MailArchiver
připojte prostřednictvím šifrovaného spojení.
POZNÁMKA
Pokud protokol SSL není povolený, připojení nebude šifrováno.
8. Zadejte následující údaje o serveru odchozí pošty:
MOŽNOST
HODNOTA
Server odchozí pošty:
smtp.gfi.com
Použít ověřování:
vybráno
[Uživatelské jméno]
Heslo:
[vaše heslo]
GFI MailArchiver
10. Zkontrolujte souhrnné informace o účtu a klepněte na možnost Vytvořit.
11. Vyberte právě vytvořený účet.
12. Na kartě Pokročilé zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Port
Použít SSL
Výběrem se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím šifrovaného spojení.
2.3.3 Konfigurace IMAP v systému iOS5
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v systému iOS5:
POZNÁMKA
1. Klepněte na možnost Nastavení a vyberte možnost Pošta, kontakty, kalendáře.
2. V části Účty klepněte na možnost Přidat účet.
3. V seznamu vyberte položku Jiný.
4. Vyberte možnost Přidat poštovní účet a zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Jméno:
[vaše jméno]
Adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
Popis:
[smysluplný popis]
5. Klepněte na tlačítko Další. Zařízení se připojí k Internetu a zkontroluje účet.
6. Vyberte možnost IMAP a zadejte následující údaje:
PODROBNOSTI O SERVERU PŘÍCHOZÍ POŠTY:
HODNOTA
Název hostitele:
Heslo:
[vaše heslo]
PODROBNOSTI O SERVERU ODCHOZÍ POŠTY:
HODNOTA
Název hostitele:
[název serveru SMTP]
[Uživatelské jméno]
Heslo:
[vaše heslo]
POZNÁMKA
Údaje o serveru odchozí pošty vám poskytne správce systému.
7. Klepněte na tlačítko Další. Pokud se zobrazí chyba nelze se připojit pomocí protokolu SSL,
klepněte na možnost Ano, abyste pokračovali bez protokolu SSL, a poté klepněte na možnost Uložit.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Protokol SSL lze nakonfigurovat poté, co nový e-mailový účet uložíte. Pokud protokol SSL
není povolený, připojení nebude šifrováno.
8. V části Pošta, kontakty, kalendáře vyhledejte účet, který jste vytvořili v části Účty.
9. Klepněte na název účtu a přejděte na možnost Pokročilé.
10. V části Nastavení příchozí pošty změňte číslo portu serveru na výchozí číslo portu 44143 nebo
číslo portu uvedené vaším správcem systému.
11. Klepnutím na možnost Použít SSL tento protokol aktivujete.
12. Klepněte na tlačítko Další. Zařízení ověří zadané údaje.
1. Spusťte aplikaci Outlook®.
2. V nabídce Nástroje klepněte na možnost E-mailové účty.
3. V části E-mailové účty klepněte na možnost Přidat nový e-mailový účet a poté na možnost Další.
4. Jako typ vytvářeného účtu vyberte možnost IMAP a poté klepněte na možnost Další.
5. V části Informace o uživateli zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Vaše jméno:
[vaše jméno]
E-mailová adresa:
6. V části Informace o serveru zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Server příchozí pošty (IMAP):
Server odchozí pošty (SMTP):
[Název serveru SMTP poskytnutý správcem systému]
7. V části Přihlašovací informace zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Heslo:
[vaše heslo]
8. Klepněte na možnost Další nastavení > Pokročilé a zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Využijte výchozí číslo portu 44143 nebo číslo portu uvedené vaším správcem
systému.
Tento server vyžaduje šifrované
připojení
Výběrem této možnosti se k serveru připojte prostřednictvím šifrovaného
spojení.
POZNÁMKA
9. Jakmile zadáte tyto informace, klepněte na možnost Další a poté na tlačítko Dokončit.
GFI MailArchiver
2. V nabídce Nástroje klepněte na možnost Možnosti.
3. Na kartě Nastavení pošty klepněte na možnost E-mailové účty.
4. Klepněte na možnost Nový.
5. V dialogovém okně Automatické nastavení účtu vyberte možnost Konfigurovat ručně nastavení
serveru nebo další typy serveru a poté klepněte na možnost Další.
6. Klepněte na možnost E-mail v Internetu a poté na tlačítko Další.
MOŽNOST
HODNOTA
Vaše jméno:
[vaše jméno]
E-mailová adresa:
MOŽNOST
HODNOTA
Typ účtu:
IMAP
MOŽNOST
HODNOTA
Heslo:
[vaše heslo]
MOŽNOST
HODNOTA
systému.
Použít tento typ šifrovaného
připojení:
Použijte způsob zabezpečení, který vám poskytl správce systému.
POZNÁMKA
Po zobrazení výzvy přijměte certifikát zabezpečení.
POZNÁMKA
Pokud je jako typ šifrování vybrána možnost „ŽÁDNÉ“, připojení bude nešifrované.
2. V nabídce Soubor klepněte na položku Informace a poté na možnost Nastavení účtu.
3. V seznamu vyberte položku Nastavení účtu.
4. Na kartě E-mail klepněte na možnost Nový.
GFI MailArchiver
5. Zaškrtněte pole Konfigurovat ručně nastavení serveru nebo další typy serveru a poté klepněte
na možnost Další.
6. Klepněte na možnost E-mail v Internetu a poté na tlačítko Další.
MOŽNOST
HODNOTA
Vaše jméno:
[vaše jméno]
E-mailová adresa:
MOŽNOST
HODNOTA
Typ účtu:
IMAP
MOŽNOST
HODNOTA
Heslo:
[vaše heslo]
MOŽNOST
HODNOTA
systému.
Použít tento typ šifrovaného
připojení:
Použijte způsob zabezpečení, který vám poskytl správce systému.
POZNÁMKA
Po zobrazení výzvy přijměte certifikát zabezpečení.
POZNÁMKA
Pokud je jako typ šifrování vybrána možnost „ŽÁDNÉ“, připojení bude nešifrované.
2.3.7 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Outlook® 2011 pro Mac
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v aplikaci Outlook® 2011 pro Mac:
1. Otevřete aplikaci Outlook® 2011.
2. Pokud se zobrazí uvítací obrazovka aplikace Outlook®, klepněte na možnost Přidat účet.
V opačném případě klepněte na možnosti Nástroje > Účty a v panelu nabídek klepněte na tlačítko +.
3. Klepněte na možnost E-mailový účet.
4. Zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
E-mailová adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
GFI MailArchiver
MOŽNOST
HODNOTA
Typ:
Vyberte možnost IMAP
Vyberte možnost Přepsat výchozí port
a zadejte číslo portu:
Využijte výchozí číslo portu 44143 nebo číslo portu uvedené vaším
správcem systému.
Použít k připojení protokol SSL (doporučeno)
Výběrem se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím
šifrovaného spojení.
POZNÁMKA
Server odchozí pošty:
POZNÁMKA
Zrušte výběr možnosti Konfigurovat automaticky.
5. Klepněte na možnost Přidat účet.
6. V okně Účty klepněte na položku Další možnosti a nastavte možnost Ověřování na hodnotu Použít
informace o serveru příchozí pošty.
7. Klepněte na možnost Pokročilé a vyberte možnost Použít funkci IMAP IDLE (pokud ji server
podporuje). Budete tak upozorňováni na nové zprávy.
8. Klepněte na tlačítko OK.
2.3.8 Konfigurace IMAP v aplikaci Mozilla Thunderbird 10
Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v aplikaci Mozilla Thunderbird 10:
1. V aplikaci Thunderbird vyberte možnosti Soubor > Nový > Poštovní účet.
2. Na obrazovce Nastavení poštovního účtu zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Vaše jméno:
[jméno a příjmení]
E-mailová adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
POZNÁMKA
Klepněte na možnost Zastavit, aby aplikace Thunderbird automaticky nezjišťovala
nastavení účtu, a poté klepněte na možnost Ruční konfigurace.
4. Na obrazovce Nastavení poštovního účtu zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Příchozí:
V rozevírací nabídce vyberte položku IMAP.
Název hostitele serveru:
Port:
[použijte výchozí]
GFI MailArchiver
MOŽNOST
HODNOTA
SSL:
Použijte typ zabezpečení, který vám poskytl správce systému.
POZNÁMKA
Ověřování:
[Normální heslo]
Odchozí:
[Použijte nastavení, která vám poskytl správce systému]
5. Klepněte na možnost Pokročilá konfigurace a pod názvem účtu vyhledejte položku Nastavení
serveru. Zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Port:
Přihlašovací jméno:
6. Jakmile aplikace Thunderbird ověří informace o účtu, klepněte na možnost Vytvořit účet.
7. Klepnutím na možnost Přijmout stáhněte přijaté e-maily.
2.3.9 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Windows® Live Mail
1. Otevřete aplikaci Windows® Live Mail a na kartě Účty klepněte na možnost E-mail.
2. V okně Přidání e-mailových účtů zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
E-mailová adresa:
Heslo:
[vaše heslo]
Konfigurovat nastavení serveru ručně:
[Vybraná]
3. Klepněte na tlačítko Další.
4. V okně Konfigurace nastavení serveru zadejte následující údaje:
MOŽNOST
HODNOTA
Informace o příchozím serveru:
Typ serveru:
[číslo portu]
Adresa serveru:
Port:
systému.
Vyžaduje zabezpečené připojení
(SSL):
Výběrem se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím šifrovaného
spojení.
POZNÁMKA
Ověřit pomocí:
[Nešifrovaný text]
Informace o odchozím serveru:
[Použijte údaje, které vám poskytl správce systému]
5. Klepněte na možnost Další a poté na tlačítko Dokončit.
GFI MailArchiver
3 Glosář
A
Active Directory
Technologie poskytující různé síťové služby, včetně adresářových služeb LDAP.
AD
Viz Služba Active Directory
Aplikace Outlook Web Access
Webová e-mailová služba Microsoft Exchange Server. Umožňuje přístup například k e-mailům,
kontaktům, úkolům atd. pomocí webového rozhraní, jestliže aplikace Microsoft Office Outlook
není k dispozici.
Audit aktivit databáze
Systém, který využívá sledovací funkce serveru Microsoft SQL k záznamu veškeré činnosti
v rámci archivační databáze.
Audit interakce uživatelů
Systém, který umožňuje záznam všech aktivit uživatelů v době, kdy používají webové rozhraní
aplikace GFI MailArchiver.
D
Databáze Firebird
Relační databáze založená na otevřeném zdroji.
E
ExOLEDB
Viz Poskytovatel služeb Exchange OLE DB
Exportér PST
Nástroj založený na agentovi, který po nasazení do cílových počítačů extrahuje e-maily ze
souborů PST ke zpracování službou importu aplikace GFI MailArchiver.
F
Funkce OneClick Restore
Snadný způsob obnovy archivovaných e-mailů do příchozí pošty uživatelů formou obnovy do
stavu v době odstranění nebo zasláním v příloze e-mailu.
G
GFI MailArchiver Outlook Connector
Nástroj softwaru GFI MailArchiver, který umožňuje synchronizaci složek aplikace Microsoft
Outlook s poštou archivovanou softwarem GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 52
GFI MailInsights
Funkce pro generování hlášení v rámci aplikace GFI MailArchiver, která umožňuje využití
archivovaných e-mailů k získávání informací souvisejících s využitím a trendy e-mailové
komunikace.
GPO
Viz Objekty zásady skupiny (GPO)
H
Hlavičky
Informace před tělem e-mailové zprávy. Zahrnuje odesílatele, příjemce, předmět, dobu
odeslání a příjmu a další informace.
I
IMAP
Viz Protokol IMAP
M
MAIS
Viz Služba importu aplikace GFI MailArchiver (MAIS)
MAPI
Viz Rozhraní MAPI
Metadata
Data poskytující informace o poště archivované v rámci serveru GFI MailArchiver.
MIME
Viz Typ MIME
N
Načítání struktury složky schránky
Funkce aplikace GFI MailArchiver pro synchronizaci struktury složek pošty v systému Microsoft
Exchange s aplikací GFI MailArchiver
O
Objekty zásady skupiny (GPO)
Centralizovaná správa služby Active Directory a konfigurační systém určující, jakou činnost
mohou uživatelé provádět v počítačích.
OWA
Viz Aplikace Outlook Web Access
GFI MailArchiver
3 Glosář | 53
P
POP3
Viz Protokol POP3
Poskytovatel služeb Exchange OLE DB
Metoda používaná pro přístup k místnímu úložišti Microsoft Exchange Server pomocí služeb
OLE DB a Microsoft ADO.
Přístupová práva
Oprávnění udělená uživatelům nebo skupinám uživatelů k provádění různých akcí s e-maily.
Protokol IMAP
Jeden ze dvou nejpoužívanějších internetových protokolů pro načítání pošty, druhým
protokolem je POP3.
Protokol POP3
Protokol používaný místními poštovními klienty pro čtení pošty ve schránkách při použití
připojení TCP/IP.
Protokolování
Funkce serveru Microsoft Exchange Server pro ukládání kopií e-mailů do centrální schránky pro
různé účely, včetně archivace pošty.
R
Rejstřík hledání
Systém, který shromažďuje analýzy a ukládá data za účelem rychlého a přesného načtení
informací.
Rozhraní MAPI
Architektura pro zasílání zpráv a model COM založený na rozhraní API pro systémy Microsoft
Windows.
S
Schéma databáze
Struktura databáze, která definuje tabulky, pole v tabulkách a vztahy mezi poli a tabulkami.
Schránka
Adresář nebo složka pro příjem, správu a ukládání e-mailů.
Služba importu aplikace GFI MailArchiver
Nástroj aplikace GFI MailArchiver, který importuje data pošty ze souboru do aplikace GFI
MailArchiver.
Smíšený režim ověřování
Metoda ověřování serveru SQL umožňující ověřování Windows a serveru SQL.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 54
Soubor PST
Soubor používaný k ukládání místních kopií pošty, událostí kalendáře, kontaktů a jiných
položek aplikace Microsoft Office Outlook.
Správa úložiště pro archivaci
Technologie GFI MailArchiver umožňující řazení úložišť pro archivaci a plánování jejich použití
v různou dobu.
Správce systému Exchange
Speciální konzole MMC pro správu systému Exchange.
Správci skupin
Skupina uživatelů v rámci aplikace GFI MailArchiver, kterou mohou členové procházet a hledat
v rámci všech uživatelů, kteří tvoří skupinu Active Directory.
Systém Microsoft SQL Server
Systém společnosti Microsoft pro správu relační databáze.
T
Typ MIME
Standard formátu e-mailů, který zajišťuje podporu jiných příloh než ASCII, netextových příloh,
textů zpráv s více částmi a informací v záhlaví, které obsahují jiné znaky než ASCII.
Ú
Úložiště pro archivaci
Skupina e-mailových zdrojů, e-mailových metadat, indexů hledání v rámci aplikace GFI
MailArchiver.
V
Veřejné složky
Společná složka sdílená uživateli aplikace Microsoft Exchange, která umožňuje sdílení
informací.
Vlákno konverzace
Seznam e-mailů tvořící konverzaci mezi dvěma a více uživateli.
Z
Zásady řazení do kategorií
Systém řazení do kategorií v aplikaci GFI MailArchiver, která umožňuje řazení e-mailů podle
štítků.
Zásady uchovávání dat
Systém, který určuje, jak dlouho jsou uchovávány určité e-maily v úložištích pro archivaci.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 55
4 Rejstřík
A
Active Directory 9, 17, 19, 21, 23, 30, 33, 35, 37, 39
archiv 6
G
GFI MailInsights
generování hlášení 14
Glosář 52
H
hlavičky 7
I
IMAP 42-51
P
poštovní schránky 5, 7, 9, 14
příjemce 9, 15, 28
Ř
Řízení přístupu 13
Z
značení 7
GFI MailArchiver
Rejstřík | 56
USA, KANADA A STŘEDNÍ A JIŽNÍ AMERIKA
15300 Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA
Telefon: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
[email protected]
VELKÁ BRITÁNIE A IRSKÁ REPUBLIKA
Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, VELKÁ BRITÁNIE
Telefon: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
[email protected]
EVROPA, BLÍZKÝ VÝCHOD A AFRIKA
GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta
Telefon: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
[email protected]
AUSTRÁLIE A NOVÝ ZÉLAND
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Telefon: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
[email protected]

1 Používání doplňku GFI MailArchiver

Transkript

Podobné dokumenty

1 Použití aplikace GFI MailArchiver

1 Použití softwaru GFI Archiver

1 Použití aplikace GFI MailArchiver

IBS Scherer GmbH_Presseinformation_IBS

2 Instalace klienta GFI FaxMaker

Pracovní katalog Singing Rock 2012

celou diplomku - Pavel Koběrský

Možnost pracovat

Bezpečnostní audit

Zápis ze schůze členů SEAT KLUBU ČR o.s.

Stáhnout pdf

Stránka č. 1 z 1 Nápověda služeb Windows Live 9.9.2009 http://help

Oznámení o přerušení dodávky elektřiny