Uklizený outlook 5 nejdůležitějších věcí, které musíte znát a dělat

Uklizený outlook
5 nejdůležitějších
věcí, které musíte
znát a dělat, abyste
nepromarnili den.
A hrst tipů navíc…
Ondřej Cingl
Resumé:
Zásady chytré práce s programem MS Outlook. Uvedená
doporučení platí ve verzi 2010, zajisté však půjdou (s
malými obměnami) aplikovat i na další verze a jiné
poštovní klienty.
…………………………………………………………………………………………
O autorovi:
Jsem mezinárodně certifikovaný projektový manažer a
kouč osobního rozvoje. Pracuji jako poradce při řízení
projektů, vedu semináře manažerských dovedností a
sebeřízení.
V jiné části svého času se věnuji sportu, zejména
horolezení a extrémním týmovým závodům.
Tento e-book vznikl pro to, aby vám, čtenářům, ušetřil
starosti a složité hledání jednoduchých a snadno
použitelných opatření k lepšímu využití vašeho času.
Pamatujte, nejde o to zvládnout za každou cenu více
úkolů – jde o to zvládnout je a mít z toho radost!
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
1
Obsah
Předmluva ..........................................................................................................................................2
Úvodní obrazovka ...............................................................................................................................3
Ovládací prvky ....................................................................................................................................4
Krok č. 1: Zástupci ...........................................................................................................................4
Krok č. 2: Rychlý přístup ..................................................................................................................5
Doručená pošta ..................................................................................................................................7
1.
Věnujte se poště, když chcete Vy, ne odesílatel! ......................................................................7
2.
Vneste řád do vyřizování pošty! ...............................................................................................7
3.
Uklízejte po sobě hned! ...........................................................................................................9
Pravidla a kategorie .......................................................................................................................... 10
Pravidla......................................................................................................................................... 10
Kategorie ...................................................................................................................................... 11
Odesílaná pošta ................................................................................................................................ 12
Rozdělení okna zprávy: Konec posouvání ...................................................................................... 12
Nechte si automaticky zavírat okna ............................................................................................... 12
Podepisujte se .............................................................................................................................. 12
Naučte se zastavit čas ................................................................................................................... 13
Napovězte ostatním ...................................................................................................................... 13
Klávesové zkratky ............................................................................................................................. 14
Základní navigace.......................................................................................................................... 14
Pro všechny položky ...................................................................................................................... 14
E-mail ........................................................................................................................................... 15
Kalendář ....................................................................................................................................... 15
Kontakty ....................................................................................................................................... 16
Úkoly ............................................................................................................................................ 17
Použité prameny............................................................................................................................... 18
Zásady chytré práce s MS Outlook
Vytvoření položky nebo souboru ................................................................................................... 14
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
2
Předmluva
„Udělejte si v tom už jednou provždy pořádek!“
Představte si, že si koupíte novou sekačku na trávu. Budete-li se o ni
dobře starat a udržovat ji v dobrém technickém stavu, posečete s ní
velké širé rodné lány a její pořizovací cena se rozloží do mnoha let
užitku.
Necháte-li ji reznout, nedopřejete jí pořádný motorový olej a
pravidelnou údržbu, stejnou mincí vám oplatí a napřesrok si budete
kupovat novou.
MS Outlook je na tom podobně. Představuje pro mne (a patrně také
pro vás, jinak byste teď nečetli tento e-book) důležitý pracovní
nástroj. A to znamená, že mně i vám vydělává peníze.
Bude-li tedy v dobrém stavu, aby sloužil svému účelu, vyděláte peníze
dříve, rychleji, efektivněji. Proto se vyplatí investovat do jeho
„údržby“ – v našem případě přizpůsobení, aby práce s ním byla
účinnější.
Outlook představuje samozřejmě natolik sofistikovaný program, že
popsat více než zlomek jeho funkcí dalece přesahuje možnosti tohoto
e-booku.
Budu vám, čtenářům a uživatelům, vděčný za jakýkoli podnět
doporučení ke zlepšení nebo nový tip.
Dost řečí, jdeme pracovat!
Zásady chytré práce s MS Outlook
Také patříte k lidem, kteří se řídí pořekadlem, že pořádek je pro
blbce, neb inteligent zvládá chaos? Donedávna můj outlook vypadal,
jako by toto přísloví bylo mým životním krédem.
Nicméně...odhodlal jsem se k důkladné rekonstrukci, jejíž výsledky
jsem shrnul v tomto e-booku. Mně zabrala prakticky celý den, ale Vy
ji zvládnete za slabou hodinku.
Cílem není nic menšího, než maximální efektivita, takže vedle
funkčního nastavení přidávám také několik zásad a tipů z oblasti
timemanagementu, které mne vedly k novému pojetí práce s
outlookem.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
3
Úvodní obrazovka
„Začněte den proaktivně!“
Ať už vlastníte velký byznys, podnikáte na volné noze, či jste
zaměstnáni, vždycky máte přidělené své vlastní úkoly. (Pokud ne, je
něco hodně špatně…)
Co však vidíte vy, když ráno zapnete outlook? Vsadím se, že uhodnu Příchozí poštu, že ano?
To znamená požadavky druhých lidí, informace z internetu, a různé
další záležitosti, které možná potřebujete, ale většinou na ně spíše
musíte reagovat.
Záleží na tom? Ale jistě! Jakmile začnete den odpovídáním na cizí
požadavky, kdy budete myslet na své vlastní úkoly? Zvláště po ránu je
to zhoubné – místo abyste využili energie, kterou v sobě máte,
k tvůrčí práci, strávíte hodinu vyřizováním odpovědí a proklikáváním
internetovými odkazy.
Moje rada: Začněte proaktivně s tím, co je důležité PRO VÁS, a to
hned tím, co se vám v outlooku ukáže jako první.
Zaveďte toto pravidlo do své práce, a vytvořte si nový pracovní návyk:
Došlé poště se věnujte cca 2× denně, vždy v době, kdy je vaše energie
nižší (např. po obědě). Poštu můžete vyřizovat „na půl plynu“, ale
řešení pro klienta v útlumu nevymyslíte.
Nikdy proto neplýtvejte svou energií na místě, kde nevytváří tu
nejvyšší hodnotu.
Zásady chytré práce s MS Outlook
Jak na to? V kartě Soubor vyberte Možnosti.
Zobrazí se dialogové okno celkového nastavení outlooku. Klikněte na
položku Upřesnit a vlevo v řádku Spuštění a ukončení… zvolte složku
Seznam úkolů.
Tlačítko Procházet vám samozřejmě umožňuje zvolit složku
libovolnou, osobně však doporučuji Seznam úkolů. Pouze ten vám
zaručí, že první věc, které po zapnutí outlooku věnujete pozornost,
budou vaše klíčové úkoly.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
4
Ovládací prvky
„Používejte jen to, co skutečně používáte!“
Outlook disponuje spoustou funkcí a nástrojů, ovšem kdo z nás je
využívá všechny? Čteme maily, píšeme maily, pracujeme
s kalendářem a úkoly. Někdo si přidá jednu dvě funkce, málokdo už
více.
Proč byste se měli ztrácet v záplavě funkcí, kterým ani nerozumíte,
natož abyste je používali? Proč by vám měly nepotřebné ikony
omezovat pracovní pole?
Nyní se budeme řídit slovy Antoine de Saint Exupéryho: Dokonalosti
nedosáhneme, když už není co přidat, ale pokud už není co ubrat.
Krok č. 1: Zástupci
Jako první věnujte pozornost Navigačnímu
podoknu, které se nachází vlevo dole.
V Možnostech, jež se objeví po kliknutí na
malou šipku vpravo vedle poslední ikony (nebo pravým tlačítkem
myši kdekoli na panelu), si snadno nastavíte, která tlačítka chcete
zobrazit, v jaké velikosti a pořadí.
U mne se vedle „velké trojky“ – pošta, kalendář, úkoly – nachází ještě
zástupci. Právě Zástupci umožňují v levém panelu zobrazit právě ty
komponenty a složky, které ke své práci potřebujete nejvíc. Můj
navigační panel nyní vypadá takto…
Mám jej rozdělen do tří skupin:
IN je pochopitelně skupina poštovních schránek příchozí pošty.
V současné době provozuji na svém PC tři účty, proto tři inboxy.
TASK představuje skupinu zástupců, kteří nějak souvisí s úkolováním.
Kalendář umístěný poněkud atypicky právě zde má své opodstatnění:
Jednak jsem nechtěl mít překategorizováno, ale hlavním přínosem je
zrychlení díky kratšímu pohybu myši – do kalendáře totiž vstupuji
nejčastěji od právě čtené zprávy, která se nachází na obrazovce
pouze několik centimetrů vpravo od zástupce kalendáře.
Poznámky používám zřídka, ale z piety zůstávají zachovány:-)
Poslední skupinou je PENDING, jež mi umožňuje sledovat, zda ode
mne v pořádku odchází výstupy. Díky ní vidím, zda nezdržuji ostatní
nebo nenechávám čekat zákazníka.
Zásady chytré práce s MS Outlook
Jak vidíte, umožňuje zobrazení velkých ikon
pro nejpoužívanější tlačítka, a malých pro
občasné využití.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
5
Skupin i zástupců můžete mít samozřejmě libovolné množství, ovšem
kouzlo spočívá právě v dodržování zásady KISS – Keep It Short &
Simple. Uvedené členění mohu vřele doporučit, osvědčilo se mi víc
než dost.
Jak zástupce, tak skupinu vytvoříte prostým kliknutím pravého
tlačítka myši na panel a výběrem požadované možnosti.
Samozřejmostí je posouvání, přejmenování, možnost sbalit skupinu,
což skryje jednotlivé zástupce, apod.
Krok č. 2: Rychlý přístup
Nyní jste si upravili zástupce a máte okamžitý přístup
k nejdůležitějším složkám a funkcím outlooku. Dalším krokem je
úprava panelu nástrojů Rychlý přístup.
Novější verze outlooku (a též programy kancelářského balíku Office,
následující doporučení tedy platí i pro ně) pracují s tzv. „pásem
karet“, kterému přezdívám omalovánky.
Většina z vás už je na něj patrně také zvyklá. Naštěstí disponují
panelem Rychlý přístup, který znatelně šetří čas a počet kliknutí.
Jednotlivá tlačítka do panelu přidáme pomocí kliknutí
na tlačítko Přizpůsobit zcela vpravo. Nabízené možnosti
Vám rozhodně nebudou stačit, proto pokračujte na
Další příkazy a vyberte si tlačítka, která budete používat.
Když už jste v tomto dialogovém okně, zvažte, zda mít
panel Rychlý přístup zobrazený NAD nebo POD pásem
karet.
Osobně dávám přednost zobrazení pod. Sice to ubere
cca 0,5 cm pracovní plochy, zato mám však tlačítka blíže
zprávám, úkolům atd., a tím zkracuji tah myší na minimum.
Zásady chytré práce s MS Outlook
Uplatníme Paretův princip 20/80, neboli: 20% funkcí uspokojí 80%
všech požadavků. Podle tohoto pravidla byste se měli řídit i vy,
chcete-li svůj čas strávený s outlookem využít účinně.
Jako u Zástupců soustředíme na malé ploše nejpoužívanější funkce.
Pás karet proto minimalizujte kliknutím pravého tlačítka (viz další
stránka nahoře), a obraťte svou pozornost k panelu Rychlý přístup.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
6
Druhým způsobem, jak na panel dostanete
svá tlačítka, je kliknutím pravého tlačítka
myši na požadovanou funkci, a výběr Přidat
na panel nástrojů Rychlý přístup. Viz
obrázek.
Přidat můžete jak jednotlivé funkce (zde
např. Aktualizovat složku), tak celá dialogová okna, jako např.
Zpracovat, která po kliknutí nabídnou další volbu.
Důrazně doporučuji vytvořit pomocí oddělovačů shluky podle
příbuznosti, abyste se v panelu lépe orientovali.

Hlavní panel

Nová zpráva

Doručená zpráva

Událost / Schůzka

Úkol
Díky takto přizpůsobeným panelům budete mít všechna důležitá
tlačítka po ruce a vaše práce se významně zrychlí. Ušetříte odhadem
30% kliknutí a doslova kilometry tahů myší. Získáte víc prostoru pro
práci na notebooku s menším displejem, nebudou vám překážet
nepotřebné omalovánky.
Buďte si jisti, že investice času vložená do přenastavení outlooku se
vám vrátí víc než bohatě.
Zásady chytré práce s MS Outlook
A to nejlepší nakonec: Stejně, jako jste si přizpůsobili hlavní panel,
můžete (a měli byste) vylepšit všechny komponenty outlooku (nebo
aspoň ty hlavní – zprávy, události/schůzky i úkoly).
Moji doporučenou sestavu vidíte na obrázcích:
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
7
Doručená pošta
„Čistá schránka, čistá hlava!“
Před časem jsem se začal důsledně řídit zásadou prázdné schránky. Je
to kombinace doporučení Davida Allena (Getting Things Done),
Timothyho Ferrisse (Čtyřhodinový pracovní týden), Lea Babauty,
Briana Tracyho a zdravého rozumu.
Prázdná schránka mi teď umožňuje lépe soustředit pozornost na věci,
které jsou skutečně podstatné. Nerozptylují mě desítky příchozích
mailů, zprávy z RSS kanálů a podobně.
A v neposlední řadě také prázdná schránka přináší pocit klidu: Máte
ve svých věcech pořádek a nestane se vám, že by na vás „vyskočilo“
něco, nač jste zapomněli.
Stačí pouze dodržovat pár jednoduchých zásad:
1. Věnujte se poště, když chcete Vy, ne odesílatel!
Nic v příchozí poště není tak důležité, aby vás to odtrhlo od klíčových
úkolů. V takovém případě by odesílatel zavolal. Netříštěte svou
pozornost a vypněte upozornění na přicházející poštu, aby vás
nerušilo od práce.
2. Vneste řád do vyřizování pošty!
…protože když v tom není řád, je v tom neřád. Osvojením
jednoduchého návyku získáte klid prázdné schránky:
U každé příchozí položky se rozhodněte:
- Je to nějaká hloupost? Spam? Atp.?
Vymažte ji.
Zásady chytré práce s MS Outlook
V kartě Soubor vyberte Možnosti. V dialogovém okně klikněte na
Pošta a odznačte všechna zatržítka u Doručení zprávy.
Vzhledem k tomu, že všechna upozornění jsou vypnuta, tlačítko
Nastavení… vás již nezajímá.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
8
- Můžete ji okamžitě (cca do 2 minut) vyřešit?
Vyřešte ji. Pak ji založte.
Toto pravidlo platí také u pošty, která je určena jen k přečtení a
nevyžaduje reakci. Smazání nedoporučuji, můžete ji ještě potřebovat.
Zde je jednoduchý postup:
Vytvořte Rychlý krok. Klikněte na libovolnou zprávu
pravým tlačítkem a vyberte položku Rychlé kroky,
a dále buď Vytvořit nový, nebo Spravovat rychlé
kroky.
Otevře se dialogové okno, a v něm můžete upravit
některý z přednastavených kroků nebo vytvořit
zcela nový.
Nyní klikněte na Upravit. V dialogovém okně si
zvolte ikonu a název kroku. Pak přichází čas na Akci.
Každou položku, na kterou tento rychlý krok
aplikujete, označte jako splněnou, přesuňte ji do
vybrané složky.
(Např. má Doručená pošta – jejíž zástupce je nikoli
náhodou nazván ZERO inbox – obsahuje podsložku
Hotovo.)
Zásady chytré práce s MS Outlook
Přesouvanou zprávu také samouřejmě označte jako
přečtenou.
Na závěr vyberte Klávesovou zkratku. Jelikož tento
rychlý krok budete patrně používat nejčastěji, nabízí se automaticky
první z nich: Ctrl+Shift+1.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
9
- Jde o věc, které se musíte hlouběji věnovat nebo chce víc času?
Označte ji ke zpracování a určete termín pomocí příznaku.
Příznak přidělíte jednoduše kliknutím na vlaječku Zpracovat, ať již
používáte panel Rychlý přístup nebo pás karet. Doporučuji rovněž
přidat připomenutí. Všechny tyto atributy samozřejmě můžete
později měnit.
3. Uklízejte po sobě hned!
Nezapomeňte, až bude daná položka vyřízena, ji stiskem Ctrl+Shift+1
poslat do složky Hotovo. V ní ať je klidně klasický nepořádek, vy
potřebujete mít uklizeno ve svém „ZERO inboxu“.
Pokud si vštípíte tyto jednoduché návyky, docílíte stavu, kdy ve
schránce příchozí pošty bude jen několik zpráv.
Vy o nich budete mít dokonalý přehled a nic vám neunikne.
Nebude vás neustále obtěžovat příval emailů.
Budete se moci soustředit.
Nebudete nervózní, že zapomenete na něco důležitého.
Emaily budete vyřizovat úsporně a metodicky, tedy rychleji.
Zásady chytré práce s MS Outlook
A hlavně budete mít klid.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
10
Pravidla a kategorie
„Třídím, třídíš, třídíme…“
V nějaké podobě zná třídění položek v outlooku asi každý uživatel.
Využívám dva základní stavební kameny: Pravidla a Kategorie.
Pravidla
Pravidla nasaďte na schránky, kam vám přichází mnoho newsletterů,
zpráv ze sociálních sítí apod.; zkrátka vše co má jen volný vztah
k tomu, proč outlook používáte – tj. aby vám vydělával.
Zbavte se jich, ještě než dorazí do vašeho ZERO inboxu, a věnujte se
jim ve vymezených časových blocích (např. na procházení pošty
z portálu LinkedIn mám vyčleněn jeden podvečer v týdnu).
Pravidla jsou pro vás zároveň prevencí, jak se nenechat odvést od
důležité činnosti.
Zásady chytré práce s MS Outlook
Vytvořit Pravidlo je velmi jednoduché: V záložce Domů klikněte na
Pravidla, dále Spravovat pravidla a upozornění.
Ve spodním dialogovém okně vidíte souhrn všech pravidel. Po kliknutí
na Nové pravidlo se spustí Průvodce, který nabídne buď šablony
nejobvyklejších filtrů, nebo umožní vytvořit si vlastní. Opět bude
drtivé většině uživatelů stačit nabídnuté třídění. Šablonu jednoduše
upravíte kliknutím na podtržené hodnoty a výsledkem může být např.
pravidlo PIM viditelné ve spodním okně.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
11
Kategorie
Kategorie představují způsob, kterak se zorientovat
v záplavě různorodých úkolů, jimiž vás zaplavuje okolí
nebo které si vytyčíte sami.
Jejich předností je vizualizace pomocí barev, a
tedy snadná orientace. Poslouží zejména těm,
kteří v outlooku shromažďují úkoly ze všech
možných navzájem nesouvisejících aktivit a
projektů.
Po kliknutí na Zařadit do kategorií vás bude
zajímat položka Všechny kategorie, kde si
snadno nastavíte vše potřebné.
Klíčovou položkou, která by ve vašem seznamu
kategorií určitě neměla chybět, je položka MIT –
Most Important Tasks, tedy Nejdůležitější úkoly.
Praktické využití přichází zejména v souhrnném seznamu úkolů, kde
vedle sebe vidíte označené jednotlivé úkoly a vyšší úrovni také
příchozí zprávy s příznakem, a ty se vám podle kategorií budou
snadno seskupovat.
Klikněte pravým tlačítkem na záhlaví sloupce úkolů Uspořádat podle:
a vyberte Nastavení zobrazení.
V novém dialogovém okně klikněte na Seskupit podle a
vyberte Kategorie. Nyní se vám úkoly náležející k různým
projektům budou zobrazovat v blocích podle své kategorie
a tedy spolu souvisle.
Zásady chytré práce s MS Outlook
I zde outlook nabízí klávesovou zkratku, kategorii přidělíte stiskem
Ctrl+F2 – F12.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
12
Odesílaná pošta
„Tipy & triky“
Psaní emailů je nejčastější činností v outlooku, proto se vyplatí mít
v rukávu pár triků pro jejich zrychlení. O panelu tlačítek už řeč byla.
Co dál se může hodit?
Rozdělení okna zprávy: Konec posouvání
Máte-li reagovat na dlouhý příchozí mail, či dokonce celé vlákno, celý
text se vám do jednoho okna rozhodně nevejde. Při hledání klíčových
bodů nebo kopírování textu pak riskujete, že prošoupete touchpad
nebo si uděláte puchýř z neustálého rolování kolečkem myši.
Elegantním řešením je rozdělení okna psané zprávy na dvě. Obě
můžete nezávisle na sobě posouvat a editovat v nich text. Okno
rozdělíte dvojitým kliknutím na čáru nad posuvníkem (resp. nad
pravítkem), rozdělená okna naopak spojíte dvojklikem na přepážku
mezi okny.
Nechte si automaticky zavírat okna
V okamžiku, kdy odpovídáte na zprávu, už většinou nebudete
potřebovat původní okno. Proč ho tedy nezavřít automaticky, jen co
se pustíte do odpovědi?
Podepisujte se
Pro úplnost zmiňme jednu z nejrozšířenějších vlastností outlooku,
automatický podpis. Abyste šetřili čas, a nemuseli neustále kopírovat
a vkládat svůj „oficiální“ podpis do každého emailu, outlook
umožňuje jeho automatické vložení.
Klikněte na Soubor/Možnosti/Pošta a v oddílu
Vytváření zpráv na tlačítko Podpisy.
Ovládání dialogového okna je intuitivní, za
pozornost stojí možnost mít podpisů několik,
typicky ke každému účtu jeden.
Zvažte, zda svůj podpis budete chtít uvádět jen u nových zpráv, nebo
též odpovědí a předaných zpráv. Tvořivosti se pak meze nekladou,
zvláště u mailů tvořených v html formátu, ovšem pamatujte, že méně
i zde bývá více.
Zásady chytré práce s MS Outlook
Tuto funkci nastavíte
kliknutím na Soubor/Možnosti/Pošta a v oddílu Odpovědi a zprávy
předané dál stačí již jen zatrhnout Zavřít okno původní zprávy.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
13
Naučte se zastavit čas
Každý asi někdy prožil situaci, kdy v okamžiku odeslání pošty si
pomyslel „Hrome!“ (Případně nějaký šťavnatější výraz…)
Jde-li jenom o nevloženou přílohu, nic zvláštního se neděje. Horší
mohou být situace, kdy unikne interní email k zákazníkovi, a korunou
všeho je moment, kdy váš pěkně peprný email omylem letí právě
k osobě, kterou jste v něm označili nevybíravými přídomky.
Právě pro tyto případy je zde neocenitelná vlastnost Odložené
odeslání. Klikněte na Domů/Pravidla/Spravovat pravidla… a vyberte
Nové pravidlo.
V průvodci zvolte Použít na odeslané zprávy a pokračujte kliknutím
na Další. Zatrhněte Označeno jako: důležitost, a nastavte hodnotu
Střední – to je výchozí hodnota důležitosti vytvářených zpráv.
Pokračujte kliknutím na Další a na konci seznamu zatrhněte Pozdržet
doručení o počet min. Dostatečnou rezervu vám poskytnou 2 minuty,
protože většinou si uvědomíme chybu ihned po odeslání.
Abyste zachytili všechny zprávy, je třeba postup zopakovat pro
všechny stupně důležitosti, tj. vytvořit tři pravidla. Máte-li mezi
zástupci (viz výše) složku Pošta k odeslání, vidíte ji tučně zvýrazněnou,
dokud se zpráva neodešle. Tak se můžete ke každé zprávě snadno
vrátit včas a ušetříte si nejeden trapas.
Napovězte ostatním
Příznak do zprávy vložíte kliknutím na tlačítko Zpracovat na kartě
Zpráva. Kliknete-li dále na Vlastní, můžete upřesnit nastavení
příznaků pro sebe i příjemce.
Zprávy s příznakem „Zpracovat“ se
pak příjemci objeví v seznamu
úkolů, a je tedy téměř jisté, že se
vaší zprávě bude věnovat.
Zásady chytré práce s MS Outlook
Zajímavou, i když nepříliš známou funkcí outlooku, kterou osobně
pokládám za docela užitečnou, je možnost vložit do zprávy příznak
v okamžiku jejího odeslání. Příznaků nabízí outlook hned několik,
chybí mi však možnost vytvořit vlastní.
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
14
Klávesové zkratky
„Myš je pro kočku!“
Klávesová zkratka
Akce
Základní navigace
CTRL+1
Přechod do složky Pošta
CTRL+2
Přechod do složky Kalendář
CTRL+3
Přechod do složky Kontakty
CTRL+4
Přechod do složky Úkoly
CTRL+5
Přechod do složky Poznámky
CTRL+6
Přechod do seznamu složev v navigačním podokně
CTRL+7
Přechod na zástupce
CTRL+ ,
Další položka (s otevřením položky)
CTRL+ .
Předchozí položka (s otevřením položky)
CTRL+SHIFT+TAB
Přepnutí mezi "seznamem složek" a hlavním oknem programu Outlook
TAB
Přechod mezi okny aplikace MS Outlook, navigačním podoknem a podoknem čtení
šipky
Přechod v rámci navigačního podokna
CTRL+Y
Přechod do jiné složky
+ / - (num.klavesnice)
Rozbalení nebo sbalení skupiny v navigačním podokně (s vybranou skupinou)
šipka vpravo a vlevo
Rozbalení nebo sbalení skupiny v seznamu e-mailových zpráv
ALT+F11
Spustí program Visual Basic Editor
CTRL+SHIFT+A
Událost
CTRL+SHIFT+C
Kontakt
CTRL+SHIFT+L
Distribuční seznam
CTRL+SHIFT+X
Fax
CTRL+SHIFT+E
Složka
CTRL+SHIFT+J
Položka složky Deník
CTRL+SHIFT+Q
Žádost o schůzku
CTRL+SHIFT+M
Zpráva
CTRL+SHIFT+N
Poznámka
CTRL+SHIFT+H
Nový dokument Office
CTRL+SHIFT+S
Vystavení do této složky
CTRL+SHIFT+P
Hledání složky
CTRL+SHIFT+K
Úkol
CTRL+SHIFT+U
Zadání úkolu
Pro všechny položky
SHIFT+F1
Zobrazení tipu k aktivnímu prvku
CTRL+S
Uložit
SHIFT+F12
Uložit
ALT+S
Uložit a zavřít, Odeslat
F12
Uložit jako
CTRL+Z
Zpět
ALT+BACKSPACE
Zpět
CTRL+D
Odstranit
CTRL+P
Tisk
CTRL+SHIFT+Y
Kopírovat položku
CTRL+SHIFT+V
Přesunout položku
CTRL+K
Kontrola jmen (pokud se jako e-mailový editor používá aplikace MS Outlook)
F7
Kontrola pravopisu
Zásady chytré práce s MS Outlook
Vytvoření položky nebo souboru
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
CTRL+SHIFT+G
Nastavit příznak pro zpracování
CTRL+F
Předat dál
ALT+S
Odeslat, vystavit nebo pozvat všechny
CTRL+E
Najít položky
F3
Najít položky
SHIFT+F4
Najít další při hledání textu
F4
Vyhledání textu v položkách
CTRL+SHIFT+F
Použití možnosti Upřesnit hledání
CTRL+SHIFT+P
Vytvoření nové složky výsledků hledání
F2
Zapnutí úprav v poli (s výjimkou zobrazení ikon)
CTRL+SHIFT+ČÍSLO
Rychlý krok přiřazený k danému číslu (je-li přiřazen)
CTRL+F2-F12
Zařazení položky do příslušné kategorie (je-li vytvořena)
15
CTRL+SHIFT+I
Přepnutí do složky Doručená pošta
CTRL+SHIFT+O
Přepnutí do složky Pošta k odeslání
CTRL+K
Kontrola jmen
ALT+S
Odeslání
CTRL+R
Odpověď na zprávu
CTRL+SHIFT+R
Odpověď na zprávu všem
CTRL+ALT+R
Odpověď se žádostí o schůzku
CTRL+F
Předání zprávy dál
CTRL+ ALT+J
Označení zprávy jako vyžádané
CTRL+SHIFT+I
Zobrazení blokovaného externího kontaktu (ve zprávě)
CTRL+FDEL
Ignorovat konverzaci (v poštovní složce)
ALT+DEL
Vyčistit konverzaci
CTRL+ SHIFT+S
Vystavení složky
CTRL+SHIFT+N
Použití stylu Normální
F9
Odeslat a přijmout u všech složek
SHIFT+F9
Odeslat a přijmout u dané složky
ŠIPKA NAHORU
Přechod na předchozí zprávu
ŠIPKA DOLŮ
Přechod na další zprávu
CTRL+N
Vytvoření nové zprávy (v poštovní složce)
CTRL+SHIFT+M
Vytvoření nové zprávy (ze zobrazení aplikace MS Outlook)
CTRL+O
Otevření přijaté zprávy
CTRL+SHIFT+B
Otevření adresáře
INSERT
Přidání rychlého příznaku k neotevřené zprávě
CTRL+SHIFT+G
Zobrazení dialogového okna Nastavit příznak pro zpracování
CTRL+Q
Označení jako přečtené
CTRL+U
Označení jako nepřečtené
CTRL+SHIFT+W
Zobrazení nabídky pro stahování obrázků, změnu nastavení automatického
stahování nebo přidání odesílatele do seznamu Bezpeční odesílatelé
F4
Nalezení nebo nahrazení
SHIFT+F4
Hledání dalšího výskytu
CTRL+ENTER
Odeslání
CTRL+P
Tisk
CTRL+F
Předání dál
CTRL+ALT+F
Předání jako přílohy
ALT+ENTER
Zobrazení vlastností pro vybranou položku
CTRL+ALT+M
Označení pro stažení
CTRL+ALT+U
Zrušení označení pro stažení
Kalendář
CTRL+N
Vytvoření nové události (ve složce Kalendář)
Zásady chytré práce s MS Outlook
E-mail
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
CTRL+SHIFT+A
Vytvoření nové události (v zobrazení aplikace MS Outlook)
CTRL+SHIFT+Q
Vytvoření nové žádosti o schůzku
CTRL+F
Předání události nebo schůzky dál
CTRL+R
Odeslání žádosti o schůzku pomocí zprávy
CTRL+SHIFT+R
Odpověď všem na žádost o schůzku pomocí zprávy
ALT+0
Zobrazení 10 dnů v kalendáři
ALT+SHIFT+1
Zobrazení 1 dne v kalendáři
ALT+SHIFT+2
Zobrazení 2 dne v kalendáři
ALT+SHIFT+3
Zobrazení 3 dne v kalendáři
ALT+SHIFT+4
Zobrazení 4 dne v kalendáři
ALT+SHIFT+5
Zobrazení 5 dne v kalendáři
ALT+SHIFT+6
Zobrazení 6 dne v kalendáři
ALT+SHIFT+7
Zobrazení 7 dne v kalendáři
ALT+8
Zobrazení 8 dne v kalendáři
ALT+9
Zobrazení 9 dne v kalendáři
CTRL+G
Přechod na datum
CTRL+ALT+4
Přepnutí do zobrazení měsíce
CTRL+ŠIPKA VPRAVO
Přechod na další den
ALT+ŠIPKA DOLŮ
Přechod na další týden
ALT+PAGE DOWN
Přechod na další měsíc
CTRL+ŠIPKA VLEVO
Přechod na předchozí den
ALT+ŠIPKA NAHORU
Přechod na předchozí týden
ALT+PAGE UP
Přechod na předchozí měsíc
ALT+HOME
Přechod na začátek týdne
ALT+END
Přechod na konec týdne
ALT+MINUS
Přepnutí do zobrazení celého týdne
CTRL+ALT+2
Přepnutí do zobrazení pracovního týdne
CTRL+ČÁRKA
Přechod na předchozí událost
CTRL+TEČKA
Přechod na další událost
CTRL+G
Nastavení opakování pro událost nebo úkol
16
CTRL+SHIFT+D
Vytočení nového volání
F11
Zadání jména do pole Prohledat adresáře
SHIFT+písmeno
Přechod na první kontakt, který začíná určitým písmenem, v
zobrazení tabulky nebo seznamu kontaktů
CTRL+A
Výběr všech kontaktů
CTRL+F
Vytvoření nové zprávy adresované vybranému kontaktu
CTRL+J
Vytvoření položky deníku pro vybraný kontakt
CTRL+N
Vytvoření nového kontaktu (ve složce Kontakty)
CTRL+SHIFT+C
Vytvoření nového kontaktu (v jakémkoli zobrazení aplikace Outlook)
CTRL+O
Otevření formuláře kontaktu pro vybraný kontakt
CTRL+SHIFT+L
Vytvoření nového distribučního seznamu
CTRL+P
Tisk
F5
Aktualizace seznamu členů distribučního seznamu
CTRL+Y
Přechod do jiné složky
CTRL+SHIFT+B
Otevření adresáře
CTRL+SHIFT+F
Použití funkce Rozšířené hledání.
CTRL+SHIFT+TEČKA
V otevřeném kontaktu otevření dalšího kontaktu uvedeného v seznamu
ESC
Zavření kontaktu
CTRL+SHIFT+X
Otevření webové stránky pro vybraný kontakt (je-li kontakt obsažený)
ALT+D
Otevření dialogového okna Kontrola adresy
ALT+SHIFT+1
Ve formuláři kontaktu zobrazení informací E-mail 1 v poli Internet
ALT+SHIFT+2
Ve formuláři kontaktu zobrazení informací E-mail 2 v poli Internet
Zásady chytré práce s MS Outlook
Kontakty
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
ALT+SHIFT+3
Ve formuláři kontaktu zobrazení informací E-mail 3 v poli Internet
ALT+A
Otevření seznamu Přidat
ALT+B
Výběr textu v poli Popisek (má-li fokus pole s přiřazeným popiskem)
ALT+C
Otevření dialogového okna Přidat obrázek vizitky
ALT+E
Umístění kurzoru na začátek pole Upravit
ALT+F4
Výběr pole Pole
ALT+G
Výběr rozevíracího seznamu Zarovnání obrázku
ALT+K, pak ENTER
Výběr barevné palety pro pozadí
ALT+L
Výběr rozevíracího seznamu Rozložení
ALT+R
Odebrání vybraného pole z ovládacího prvku Pole
17
ALT+F2
Zobrazení nebo skrytí panelu úkolů
ALT+C
Přijmutí zadání úkolu
ALT+D
Odmítnutí zadání úkolu
CTRL+E
Hledání úkolu nebo jiné položky
CTRL+Y
Otevření dialogového okna Přejít do složky
CTRL+N
Vytvoření nového úkolu (ve složce Úkoly)
CTRL+SHIFT+K
Vytvoření nového úkolu (v libovolném zobrazení aplikace Outlook)
CTRL+SHIFT+U
Vytvoření nového zadání úkolu
CTRL+O
Otevření vybrané položky
CTRL+P
Tisk vybrané položky
CTRL+A
Výběr všech položek
CTRL+D
Odstranění vybrané položky
CTRL+F
Předání úkolu jako přílohy
SHIFT+TAB
Přepnutí mezi navigačním podoknem, seznamem úkoly a panelem úkolů
CTRL+J
Otevření vybrané položky jako položky deníku
CTRL+Z
Vrácení poslední akce zpět
INSERT
Označení položky příznakem nebo označení položky jako dokončené
Zásady chytré práce s MS Outlook
Úkoly
Ondřej Cingl | www.cingl.eu
Uklizený outlook
18
Použité prameny
„Nechte se inspirovat!“
ALLEN, David: Getting Things Done. Penguin, 2002. ISBN 978-014200-028-1
FERRISS, Timothy: The 4-Hour Workweek. Crown Publishing Group,
2007. ISBN 978-0-30735-313-9
PEREZ, Sarah: Five Methodologies to Deal with Email Overload.
http://www.readwriteweb.com/archives/five_methodologies_to_de
al_with_email_overload.php
BABAUTA, Leo: Email Zen: Clear Out Your Inbox.
http://zenhabits.net/email-zen-clear-out-your-inbox/
LUHAN, Jaroslav: GTD v Outlooku 2007.
http://www.zivotbezhranic.cz/zdarma/mit-vse-hotovo-gettingthings-done-v-outlooku.html
BAJER, Lukáš: Začínejte den aktivně, ne reaktivně.
http://www.mitvsehotovo.cz/2009/04/03/zacinejte-den-aktivne-nereaktivne/
Zásady chytré práce s MS Outlook
MACHUTA, Jindřich: MS Outlook klávesové zkratky.
http://www.fredast.cz/klavesove-zkratky.p76.html