jaro 2014 - Interbeauty Prague

4. - 5. 4. 2014
Výstaviště Praha - Holešovice
Prague Exhibition Grounds
Tel.: +420 220 103 471
+420 724 589 269
Fax: +420 220 103 492
E-mail: [email protected]
www.veletrhkosmetiky.cz
Číslo účtu / Account Nr.: 178423895/0300
PŘIHLÁŠKA K ÚČASTI / APPLICATION FOR PARTICIPATION
FIRMA / COMPANY:
KONTAKTNÍ OSOBA / CONTACT PERSON:
FUNKCE / POSITION:
ADRESA / ADDRESS:
JEDNATEL (ŘEDITEL) SPOLEČNOSTI / AUTHORIZED COMPANY REPRESENTATIVE (DIRECTOR):
TELEFON / PHONE (INCL. AREA CODE):
FAX:
E-MAIL:
WWW:
BANKOVNÍ SPOJENÍ / BANK DETAILS:
ČÍSLO ÚČTU / ACCOUNT NO.:
IČO / REG. NO.:
DIČ / VAT NO.:
HLAVNÍ OBOR (JEDEN) / MAIN FIELD (ONE):
DALŠÍ OBORY / OTHER FIELDS:
KORESPONDENČNÍ ADRESA / POSTAL ADDRESS:
 REGISTRAČNÍ POPLATEK 2500,- Kč / REGISTRATION FEE 100,- EUR
VÝSTAVNÍ PLOCHA /
EXHIBITION AREA
Krytá plocha /
Indoor space
m2 / sq.m.
Délka /
Lenght
m
Hloubka /
Depth
m
Při platbě do: / For payment till:
31. 1. 2014
Kč/m2 EUR/sq.m.
Při platbě od: / For payment from:
1. 2. 2014
Kč/m2 EUR/sq.m.
Řadová plocha (1 strana otevřená) min. 6 m2
Row (1 side open) min. 6 sq.m.
1750,- / 70,-
1900,- / 76,-
Rohová plocha (2 strany otevřené) min. 12 m2
Corner (2 sides open) min. 12 sq.m.
1900,- / 76,-
2100,- / 84,-
Čelní plocha (3 strany otevřené) min. 28 m2
At the head of (3 sides open) min. 28 sq.m.
2000,- / 80,-
2200,- / 88,-
Ostrovní plocha min. 30 m2 / Island area min. 30 sq.m.
2250,- / 90,-
2350,- / 94,-
CENÍK VÝSTAVNÍ PLOCHY /
EXHIBITION SPACE PRICELIST
SLEVA 10% při objednání výstavní plochy nad 31 m2 a více / 10% DISCOUNT for orders of 31 sq.m. and more
Poplatek za spoluvystavovatele / Co-exhibitor fee
2000,- / 80,-
2000,- / 80,-
Uvedené ceny jsou bez DPH. / Prices do not include VAT.
ÚDAJE O SPOLUVYSTAVOVATELI / CO-EXHIBITOR'S DATA
Firma / Company
Telefon / Phone
Fax
Adresa / Address
IČO / Reg. No.:
E-mail
http://
REALIZÁTOR STÁNKU / EXPOSITION CONTRACTOR
Incheba Praha spol. s r.o.
JINÁ FIRMA / OTHER COMPANY
ADRESA /
ADDRESS
V případě expozice nerealizované Inchebou Praha je vystavovatel povinen zaslat organizátorovi projekt expozice ke schválení. Cena za schválení projektu je 50,- Kč/m2 plochy stánku ( max. 1 500,- Kč).
In case of exposition not realized by Incheba Praha is the contractor required to send the organizer the designs of the exposition for approval. The price for design approval is 2 EUR/sq. m. of space (max. 60 EUR).
VŠEOBECNÉ PODMÍNKY ÚČASTI
.
Čl. I. ORGANIZÁTOR
INCHEBA PRAHA spol. s r.o., Areál Výstaviště 67, 170 90 Praha 7, Česká republika
.
(dále jen organizátor).
.
Čl. II. VYSTAVOVATEL A SPOLUVYSTAVOVATEL, REALIZÁTOR
Vystavovatel je fyzická nebo právnická osoba, která zašle na adresu organizátora
.
podepsanou Závaznou přihlášku k účasti.
.
Spoluvystavovatel je fyzická nebo právnická osoba působící ve výstavní expozici
vystavovatele, která je samostatně uvedená v seznamu a v katalogu vystavovatelů.
Realizátor je fyzická nebo právnická osoba, která má v živnostenském nebo
obchodním registru oprávnění vykonávat montáž a demontáž výstavních expozic.
.
Čl. III. ZÁVAZNÁ PŘIHLÁŠKA ÚČASTI A PŘIDĚLOVÁNÍ VÝSTAVNÍCH PLOCH
.
1. Organizátor určuje tematickou náplň a zaměření výstavy.
2. Přihlásit se na příslušnou výstavu je možné výhradně na základě vyplnění přihlášky
.
a akceptování těchto Všeobecných podmínek.
3. Přihláška zaslaná organizátorovi je pro vystavovatele závazná, a to i v případě, že
organizátor nemůže splnit všechny požadavky žadatele /např. druh a rozsah
.
plochy, její umístění apod./
4. Organizátor pronajímá výstavní plochu a přiděluje ji. Přitom bere v úvahu
.
požadavky vystavovatelů.
5. Originál, nebo faxovou kopii, nebo scan této přihlášky podepsaný osobou
oprávněnou za vystavovatele jednat ve smyslu ust. § 13 a 15 obchodního zákoníku je
nutno zaslat organizátorovi, přihláška je bez podpisu a data neplatná.
6. Organizátor si vyhrazuje právo rozhodovat o přijetí, krácení, rozšíření anebo
.
odmítnutí Závazné přihlášky bez udání důvodu.
.
7. Vystavovatel není oprávněn pronajmout plochu třetí osobě.
8. Podmínkou převzetí plochy je úhrada nájemného za pronajatou plochu a všech
objednaných služeb a uzavřené pojištění zodpovědnosti za škody způsobené
vlastní činností. U vystavovatelů, kterým expozici nerealizuje organizátor, je další
podmínkou složení kauce v závislosti na velikosti pronajaté plochy a zabezpečení
montážního průkazu pro každého pracovníka montážní skupiny. Výška kauce je
..
v rozsahu 5-10 tisíc Kč a určí ji organizátor v Organizačních pokynech.
9. Pokud vystavovatel nepřevezme přidělenou a zaplacenou plochu nejpozději do 18
hodin v den před zahájením výstavy, považuje se tato skutečnost za stornování
účasti vystavovatelem v době do 30 dní před akcí ve smyslu článku V. odst. 6 – 8
těchto Všeobecných podmínek účasti. Organizátor pak může s nepřevzatou
.
plochou volně disponovat.
.
Čl. IV. REGISTRAČNÍ POPLATEK, PRONÁJEM PLOCHY A SLUŽEB
1. Vystavovatel je povinen uhradit registrační poplatek, nájemné za objednanou
výstavní plochu a všechny objednané služby. Při nesplnění této podmínky je
.
organizátor oprávněn od smlouvy odstoupit.
2. Výška nájemného za krytou a volnou plochu je uvedena v Závazné přihlášce. Každý
.
započatý m2 se počítá jako celý.
3. Nejmenší přidělená krytá plocha je 6 m2, nejmenší přidělená venkovní plocha
.
12 m2. Výjimku uděluje výhradně organizátor.
4. V případě objednávky vybraných služeb (nábytek, drobné vybavení, koberce..) do
expozic nerealizovaných organizátorem je jejich cena účtovaná s přirážkou 100%.
5. Služby objednané po termínu uzávěrky, který určí organizátor pro danou výstavu,
budou zatížené přirážkou až do výše 100%. Organizátor si vyhrazuje právo takovouto
.
objednávku nepřijmout.
6. Vystavovatel je povinen uhradit spoluvystavovatelský poplatek za každou firmu,
kterou fyzicky prezentuje ve svém stánku. V případě nedodržení této povinnosti bude
.
poplatek účtován v dvojnásobné výši v průběhu výstavy.
.
Čl. V. PLATEBNÍ PODMÍNKY
1. Po obdržení přihlášky od vystavovatele zašle organizátor potvrzení přihlášky spolu se
.
zálohovou fakturou za registrační poplatek a pronájem plochy.
2. Vystavovatel se zavazuje zaplatit organizátorovi registrační poplatek, pronájem
plochy a všechny objednané služby do dne splatnosti uvedeného na faktuře. Dnem
úhrady je připsání finančních prostředků na účet organizátora. V případě, že
vystavovatel neuhradí fakturu ve splatnosti, dohodly smluvní strany pokutu ve výši
0,05% z dlužné částky za každý den prodlevy. V případě opožděné platby je
vystavovatel povinný uhradit i náklady event. právní pomoci, soudní a mimosoudní
náklady na vymáhání, přičemž mimosoudní náklady budou činit 25% z dlužné částky,
nejméně však 10.000 Kč. V případě platby po uplynutí splatnosti je také splatný
zákonem stanovený úrok. Zaplacení smluvní pokuty nezbavuje vystavovatele
.
zodpovědnosti za způsobené škody.
3. Dodatečné objednávky služeb, objednané 7 dní a méně před začátkem výstavy,
může organizátor odmítnout a budou poskytnuty pouze po předchozím zaplacení.
4. Reklamace vystavovatelů týkající se plateb organizátorovi, musí vystavovatel
uplatnit písemně do 14 dnů po obdržení faktury. Po uplynutí této doby nebudou
reklamace uznány.
.
5. Pokud se vystavovateli nepodaří splnit vůči organizátorovi všechny jeho závazky
souvisící s výstavou, může organizátor zadržet exponáty tohoto vystavovatele nebo
je nechat uskladnit na náklady a zodpovědnost příslušného vystavovatele, a to za
účelem, aby byly nesplněné závazky uhrazeny i bez soudního vymáhání.
Organizátor je oprávněn tyto exponáty prodat veřejně nebo soukromně anebo
použít podle vlastní úvahy po uplynutí 30 dnů od ukončení výstavy v případě, že
se vystavovateli nepodaří závazky splnit. Po tomto prodeji je organizátor povinen
vyúčtovat rozdíl mezi příjmem z prodeje a svými pohledávkami zvýšenými o
-.
náklady za skladování a prodej.
6. Při zrušení účasti vystavovatelem se vystavovatel zavazuje zaplatit pořadateli
.
stornopoplatky sjednané následovně:
.
Při zrušení více než 60 dní před akcí 50% z plochy + reg. poplatek
.
Při zrušení od 30 do 60 dní před akcí 75% z plochy + reg. poplatek
.
Při zrušení do 30 dnů před akcí 100% z plochy + reg. poplatek
.
Za zrušení do 30 dnů před akcí se považuje též:
a) nepřevzetí (neobsazení) objednané a řádně zaplacené výstavní plochy dle
.
pořadatelem stanoveného harmonogramu výstavy
b) neúčast vystavovatele (neobsazení výstavní plochy) na pořádaném veletrhu
Stornopoplatek z objednaných služeb zrušených po termínu uzávěrky je 50%
.
z ceny objednané služby.
7. Zrušení účasti musí být vždy provedeno písemnou formou a musí byt prokazatelně
doručené organizátorovi. Pokud vystavovatel nezruší účast tímto způsobem, je
povinen kromě stornopoplatku uhradit organizátorovi všechny škody vzniklé jeho
neúčastí. Za zrušení účasti se považuje též nepřevzetí plochy ve smyslu čl. III. odst.
.
8. těchto Všeobecných podmínek účasti.
8. Povinnost uhradit stornopoplatek vzniká i v případě, kdy nedošlo ze strany
vystavovatele před zrušením účasti k úhradě pronájmu plochy a registračního
.
poplatku.
9. V případě, že je na vystavovatele před nebo během výstavy vyhlášen konkurz, žádá
o vyrovnávací řízení, případně vstupuje do likvidace, organizátor si vyhrazuje
výlučné právo odstoupit od smlouvy, přičemž organizátorovi zůstává nárok na
.
platby vystavovatele.
10. V případě, že se výstava neuskuteční, budou všechny přihlášky a již přidělené
výstavní plochy považovány za zrušené a vystavovatelům budou vráceny všechny
uhrazené platby po odečtení skutečných nákladů spojených se zabezpečením
výstavy k datu zrušení akce. Tyto náklady mohou být částečně nebo úplně
rozdělené mezi vystavovatele do výše maximálně 15% původního pronájmu
výstavní plochy. Tato refundace proběhne do 90 dní ode dne, kdy bylo rozhodnuto
.
o zrušení výstavy.
.
Čl. VI. EXPONÁTY
1. Vystavovatel se zavazuje vystavovat exponáty a nabízené služby, které jsou v
souladu s oborovým členěním příslušné výstavy. Vystavovatel není oprávněn
vystavovat jiné exponáty a nabízet jiné služby. Maximální hmotnost exponátů je
300kg/m2. Nad tuto hranici je potřebný písemný souhlas organizátora.
2. Vystavovatel/realizátor se zavazuje montáž a demontáž expozic a exponátů
.
provádět v souladu s Organizačnímu pokyny.
3. Na výstavě není dovolen prodej zboží bez předchozího písemného souhlasu
organizátora. (Netýká se akcí prodejních, takto organizátorem přímo označených).
Návoz a odvoz exponátů se řídí organizačními pokyny. Přebírání plochy,
stánku či zboží provádí vždy vystavovatel, popř.jím pověřený zástupce. V případě,
že vystavovatel nebo jeho zástupce nebudou na místě, bude exponát složen na
přidělené výstavní ploše na riziko a náklady vystavovatele. Tyto podmínky se
vztahují také na instalační materiál.
.
4. Za exponáty a instalační materiál neodvezený v termínu demontáže se účtují
manipulační a skladovací poplatky podle ceníku smluvního speditéra.
5.
Organizátor určuje čas, kdy musí být dokončena likvidace výstavných stánků
a exponátů. Exponáty a instalační materiál, které budou po této době nalezeny,
budou odstraněny a uloženy na náklady a zodpovědnost příslušného vystavovatele.
Organizátor je oprávněn přistoupit k veřejnému nebo soukromému prodeji, pokud
exponáty nebudou vyzvednuty do 30 dní s tím, že je povinen provést vyúčtování a
zároveň započítat vzniklé náklady. Organizátor je k tomuto postupu vůči
.
vystavovatelovi výslovně oprávněn.
.
Čl. VII. CELNÍ A SPEDIČNÍ SLUŽBY
1. Celní a spediční služby je třeba objednat písemnou formou u výhradního speditéra
určeného organizátorem. Kontakt na výhradního speditéra je uveden
.
v Organizačních pokynech příslušné výstavy.
Čl. VIII. VÝSTAVBA A INSTALACE STÁNKŮ, MONTÁŽ EXPONÁTŮ, TECHNICKÉ
.
PŘEDPISY SMĚRNICE
Vystavovatel se zavazuje obeznámit spoluvystavovatele a realizátora se
Všeobecnými podmínkami účasti, Organizačními pokyny, Provozně bezpečnostními
předpisy a dokumenty požární ochrany (požární řád, požární poplachové směrnice,
evakuační plán - značení evakuačních cest) a zavazuje se zabezpečit jejich dodržování.
2. Organizátor určuje termíny montáže a demontáže. Výjimku z termínu povoluje jen
v případě časových a prostorových možností, a to za úhradu dle ceníku.
3. Organizátor stanovuje, za jakých podmínek a komu bude, resp. nebude, umožněn
vstup do areálu za účelem montáže a demontáže. Časový rozvrh montáže
a demontáže výstavy, který určuje organizátor, je součástí Organizačních pokynů a
je nutné jej dodržovat. Prodloužení montáže po skončení montážních hodin je
možné jen s písemným souhlasem organizátora, jehož je třeba kontaktovat
minimálně 2 hodiny před skončením oficiální doby montáže. Prodloužení se
povoluje za úhradu. Poslední den montáže, před otevřením výstavní akce, není
.
možné dobu montáže prodloužit.
4. Pravidla a organizační pokyny týkající se montáže, demontáže a průběhu dané
výstavy jsou uvedeny v Organizačních pokynech. Pro vystavovatele jsou závazné
Organizační pokyny, Provozně bezpečnostní předpisy a dokumenty požární
ochrany (požární řád, požární poplachové směrnice, evakuační plán - značení
evakuačních cest) a příslušné právní normy platné na území ČR. Vystavovatelé
.
jsou povinni poučit vlastní i externí pracovníky o těchto povinnostech.
5. Vystavovatel/realizátor je povinen dodržovat pokyny vydané organizátorem nebo
požární službou týkající se výstavby, výzdoby, bezpečnosti, údržby a likvidace jeho
stánku, propagačních materiálů umístěných na stánku, vystavovaných exponátů,
předmětů a použití dekorací. Pokud dojde k porušení těchto podmínek, opravňuje
vystavovatel organizátora k tomu, aby uzavřel jeho výstavní stánek bez toho, aby
pak byl zodpovědný za jakékoliv následky takovéhoto opatření, přičemž
.
vystavovateli nevzniká nárok na vrácení plateb.
6. Jestliže organizátor nerealizuje výstavní expozici, vystavovatel/realizátor se
.
zavazuje předložit před začátkem montáže:
.
a) potvrzení o realizátorovi výstavní expozice
.
b) živnostenské oprávnění nebo výpis z Obchodního rejstříku realizátora
.
c) schválenou projektovou dokumentaci výstavní expozice
d) na vyžádání předložit doklad o úhradě výstavní plochy, služeb, poplatků za
.
schválení projektu a revizi elektroinstalace
.
e) doklad o složení kauce za objednanou výstavní plochu
f) jmenný seznam všech pracovníků montážní skupiny a časový harmonogram
.
jejich činností
g) platné osvědčení pracovníků, kteří budou realizovat elektroinstalaci podle
vyhlášky č.50/1978 Sb. a v souladu s ČSN 33 2000 - 7-711 a v případě speciálních
.
činností předložit též všechna další požadovaná potvrzení
h) platnou revizní zprávu o ochranném a izolačním stavu el. strojů, přístrojů a
zařízení, které budou používat v průběhu montáže, výstavní akce a demontáže.
ch) atest vydaný autorizovanou zkušebnou o klasifikaci použitého materiálu
(A1, A2, B - požární atest na stánek znamená, že všechny materiály, které budou
použity budou nehořlavé či se sníženou hořlavostí a to vč. předložení vzorku
použitých materiálů. V případě, že atest (vzorek) nepředloží dle podmínek viz. výše,
je plně odpovědný za veškeré škody, které tímto porušením vzniknou.
7. Výstavní haly slouží během montáže výhradně pro montáž, nikoliv pro výrobu
prvků expozic. Souhlas k výrobním pracím dává organizátor písemně. Ty probíhají v
příslušných prostorách na to určených po zaplacení příslušné ceny. Vystavovatel je
povinen zabezpečit, aby při realizaci jeho expozice nedošlo ke znečistění okolí
stánku, používat pro to všechny dostupné technické prostředky a organizovat svou
práci a práci svých dodavatelů tak, aby k tomu nedocházelo. Závěsné konstrukce
související s expozicí musí písemně schválit organizátor. Realizaci zavěšení těchto
konstrukcí lze zajistit výhradně prostřednictvím organizátora podle platného
.
ceníku a po zaplacení.
8. Po přidělení výstavní plochy je vystavovatel povinen předložit projekt stánku ve
dvou vyhotoveních nebo model doplněný o jednoduchou kresbu ve stejném
měřítku ve smyslu Organizačních pokynů, a to nejpozději 1 měsíc před
termínem montáže. Při nedodržení tohoto termínu bude organizátor za tuto službu
fakturovat sumu ve výši 5000 Kč za expresní zpracování podkladů a potvrzení
projektové dokumentace. Zároveň si vyhrazuje právo odmítnutí účasti.
.
9. Návoz montážního materiálu se uskutečňuje určenou branou.
10. Zásahy do objektu haly nebo volných ploch jsou zakázané. Případné úpravy na
žádost vystavovatele zabezpečí výhradně organizátor za stanovený poplatek
s možností jejich odmítnutí. Při nedodržení tohoto pokynu může organizátor zrušit
.
vystavovateli účast bez vrácení plateb.
11. Vystavovatel/realizátor je povinen v případě vlastní montáže a demontáže
materiál/expozici beze zbytku odvézt. V případě většího objemu odpadu je povinen
.
objednat si u organizátora velkokapacitní kontejner.
12. Maximální výška expozice včetně límce je 3 m - odchylky povoluje za úhradu
organizátor. Přesah límce nebo poutače do komunikace je povolen organizátorem
za předpokladu minimální výšky spodní hrany 2,5 m a bude zpoplatněn částkou
2000 Kč. Cena za výškovou dominantu o půdorysné ploše do 4 m2 je 5000 Kč.
Cena za výšku stánku nad 3 m a nad 4m2 půdorysné plochy představuje 10% z ceny
navýšené plochy, nejméně však 7 000 Kč. Při použití atypických dvoupodlažních
expozic je požadován statický posudek. Maximální výška expozice na venkovních
plochách je 8 metrů. Všechny venkovní konstrukce nad 3 m výšky je povoleno
realizovat jen po předložení statického posudku zohledňujícího též nárazový vítr.
13. Architektonické ztvárnění expozice nesmí omezovat okolní expozice /
vystavovatele. Zadní část expozic převyšující 2,5m musí být upravena tak, aby
.
vizuálně nenarušovala vzhled okolních expozic.
14. Je nepřípustné poskytovat elektřinu, vodu, telefon, internet dalším subjektům,
jinak budou odpojeny. V případě překročení objednaného příkonu elektřiny nebude
možné obnovit připojení bez předešlého navýšení příkonu a hotovostní platby. Před
položením koberce musí realizační firmy použít maskovací – papírovou pásku a
následně oboustrannou pásku (Maskovací páska může byt zakoupena ve výstavním
.
servisu.)
15. Vstup do hal s motorovými vozidly, přívěsnými vozíky apod. je přísně zakázán. V
mimořádných situacích může o výjimce rozhodnout pouze správce haly. V případě
vystavování motorových vozidel musí mít tyto v expozici nádrž bez pohonných
.
hmot a odpojenou baterii.
16. Vystavovatel/realizátor je povinen před odchodem z výstavní expozice zkontrolovat
.
a vypnout všechny elektrospotřebiče od el. proudu.
17. Vystavovatel/realizátor je povinen umožnit každodenní přístup pracovníkům
organizátora a požární hlídce po skončení otevíracích hodin do prostoru výstavní
.
expozice za účelem kontroly.
18. Vystavovatel je povinen začít výstavbu a likvidaci svých výstavních stánků tak, aby
tyto práce dokončil v časovém limitu stanoveném v Organizačních pokynech.
19. Vystavovatel nesmí likvidovat exponáty a stánky před ukončením výstavy.
V případě porušení tohoto ustanovení vystavovatel neodvolatelně souhlasí
.
s uhrazením sumy 20 000 Kč.
20. Při opouštění pronajatého výstavního stánku a výstavní plochy je vystavovatel
povinen uvést vše do původního stavu a vrátit všechny movité předměty, které mu
organizátor pronajal, nepoškozené. Pokud bude organizátor pro uvedení stánku,
plochy nebo zařízení do původního stavu nucen provést další práce, budou
.
vykonány na náklady příslušného vystavovatele.
21. V případě nedodržení konečného termínu pro opuštění výstavního prostoru bude
účtována sankce ve výši 1000 Kč/m2 neuvolněné plochy. Všechny vícenáklady
vzniklé organizátorovi při opožděné montáži či demontáži budou přefakturovány
.
vystavovateli.
1.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Čl. IX. PROPAGACE, INZERCE, NÁPISY, KATALOG, DALŠÍ FORMY PROPAGACE
Vystavovatel je oprávněn propagovat svoje výrobky jen ve vlastním stánku.
Jakýkoliv propagační a reklamní materiál může byt umístěn výlučně ve stánku na
pronajaté ploše. Plakáty, upoutávky a veškeré jiné propagační předměty mohou být
umístěny mimo stánek vystavovatele pouze v místech k tomu organizátorem
určených, a to po zaplacení stanoveného poplatku, který není součástí nájemného
za plochu stánku. Umístnění billboardů, poutačů, transparentů nebo rozsev letáků
je povolen jen po písemném souhlasu organizátora podle platného ceníku.
K jednotlivým výstavám je vydáván katalog. Každý vystavovatel je povinen
bezplatně v něm zveřejnit požadované údaje. Za chybné údaje uvedené ve
formuláři „Zápis do katalogu“, údaje dodané po uzávěrce, nebo za případné chyby
v uvedených údajích organizátor nezodpovídá. Údaje do katalogu musí
vystavovatel poskytnout organizátorovi nebo subjektu jím pověřenému na
předepsaném formuláři. Organizátor negarantuje zveřejnění textu dodaného po
uzávěrce. Nevystavující firma může inzerovat v katalogu jen s písemným souhlasem
.
organizátora.
Použití zvukových zesilovacích zařízení není povoleno, pokud není předem
.
projednáno a písemně odsouhlaseno organizátorem.
Všechny způsoby prezentace na vlastní ploše nebo mimo ni (např. stroje v provozu,
filmy, hudební produkce, módní přehlídky apod.) podléhají písemnému schválení
organizátorem, který je oprávněn i přes předcházející povolení omezit nebo zrušit
předvádění způsobující hluk, prach, zplodiny, otřesy nebo z jiných důvodů vede ke
značnému omezení nebo rušení veletržního provozu. Při opakovaném porušení
tohoto ustanovení bude vystavovateli tato činnost zakázána. Akustická reklama,
reprodukované nahrávky apod. mohou být využívány jen se souhlasem
organizátora. Hladina hluku za hranicí stánku nesmí překročit hodnotu 60 dB. V
případě překročení hladiny hluku bude vystavovatel upozorněn a pokud nedojde k
okamžitému snížení hladiny hluku, bude expozice odpojena od přívodu elektrické
energie a vystavovatel neodvolatelně souhlasí s uhrazením sumy 30.000,- Kč.
V případě použití reprodukované hudby ve výstavním stánku, povinnosti vyplývající
z autorského zákona a zodpovědnost za vyplacení autorských honorářů ve vztahu k
právnickým osobám vykonávajícím kolektivní správu práv podle autorského
.
zákona, náklady v plné výši přebírá vystavovatel.
Organizátor je oprávněn každou reklamu, která neodpovídá výše uvedeným
.
odstavcům, zakázat, resp. na náklady vystavovatele odstranit.
.
Čl. X. PRAVIDLA PLATNÁ V DOBĚ KONÁNÍ VÝSTAVY
1. Organizátor si vyhrazuje právo změnit termín výstavy a provozní dobu výstavy, bez
toho, aby mohl vystavovatel požadovat jakoukoliv náhradu. Smlouva o účasti
.
přitom zůstává platná.
2. Organizátor stanovuje, za jakých podmínek a komu bude, resp. nebude umožněn
.
přístup na výstavu.
3. V rozsahu stanoveném Organizačními pokyny obdrží vystavovatel pro sebe a
svůj personál průkazy, které mu umožní volný vstup do areálu a výstavního stánku
v určeném termínu. Vystavovatelský průkaz je platný pouze pro jednu osobu.
4. Vystavovatel zodpovídá za důsledky svého jednání a jednání svého personálu.
5. Vystavovatel je povinen během otevíracích hodin výstavy být osobně přítomen
nebo zastoupen ve svém výstavním stánku a mít stánek zpřístupněn
.
návštěvníkům.
6. Je naprosto v kompetenci vystavovatele, odmítnout určitým osobám přístup do
stánků. Pověření zaměstnanci organizátora mají však vždy právo být na stánku
.
přijati.
7. Vystavovatel nesmí ve stánku používat, skladovat zápalné, hořlavé nebo hoření
podporující látky (všech skupenství). Nesmí používat otevřený oheň, krb, troubu
apod., pokud toto neprojedná s organizátorem a nezíská písemný souhlas
.
podmíněný stanovením protipožárních opatření.
8. Všeobecně platí, že vystavovatel nesmí žádným způsobem obtěžovat ostatní
vystavovatele nebo návštěvníky. Příslušné kroky k nápravě podniká podle vlastního
.
uvážení organizátor.
9. Vystavovatel je povinen používat pouze elektrická zařízení a prodlužovací kabely,
které jsou buďto v záruce nebo je na ně platná revizní zpráva, vypracovaná v souladu
.
s příslušnými ČSN.
10. Vystavovatel/realizátor je povinen před odchodem z výstavní expozice zkontrolovat
.
a vypnout všechny elektrospotřebiče od el. proudu.
11. Vystavovatel/realizátor je povinen umožnit každodenní přístup pracovníkům
organizátora a požární hlídce po skončení otevíracích hodin do prostoru výstavní
.
expozice za účelem kontroly.
.
Čl. XI. ÚKLID
1. Organizátor zodpovídá za úklid, čištění výstaviště, hal a chodníků. Úklid stánku
před otevřením výstavy musí být ukončen v termínu stanoveném pro montáž. Úklid
.
stánku během výstavy objednává vystavovatel výhradně u organizátora.
.
Čl. XII. OSTRAHA
1. Organizátor zabezpečuje během montáže, demontáže a průběhu výstavy
všeobecnou ostrahu výstavních prostor. Všeobecná ostraha zabezpečená
organizátorem nevylučuje možnost vzniku škody na předmětech nebo osobách.
Zvláštní ostrahu svého majetku, resp. expozice, objednává vystavovatel výhradně u
.
organizátora.
2. Při obdržení objednávky na ostrahu expozice méně než 7 dní před začátkem
.
výstavy bude účtován příplatek ve výši 50%.
.
Čl. XIII. POJIŠTĚNÍ - ZTRÁTA
1. Účast na výstavě je na vlastní riziko vystavovatele. Vystavovatel nebude činit
organizátora zodpovědným za jakékoliv požadavky třetích stran na náhradu škod
.
vzniklých jako důsledek účasti vystavovatele na výstavě.
2. Organizátor nezodpovídá vystavovateli, spoluvystavovateli ani realizátorům za
ztrátu, zničení nebo jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku,
obalů a balicího materiálu bez ohledu na to, zda ke zničení nebo jinému poškození
.
došlo před začátkem, během nebo po skončení výstavy.
3. Vystavovatelé a realizátoři jsou povinní na vlastní náklady uzavřít pojištění
zodpovědnosti za škody způsobené vlastní činností minimálně v rozsahu podle
.
následující tabulky:
Vystavovatelé .........................................................................................................1 mil. Kč
realizační firmy, které realizují expozice do 30 m2............................................1 mil. Kč
realizační firmy, které realizují expozice do 50 m2............................................2 mil. Kč
realizační firmy, které realizují expozice do 100 m2..........................................3 mil. Kč
2
realizační firmy, které realizují expozice do 200 m ..........................................4 mil. Kč
realizační firmy, které realizují expozice do 300 m2..........................................5 mil. Kč
realizační firmy, které realizují expozice do 400 m2..........................................6 mil. Kč
realizační firmy, které realizují expozice do 500 m2..........................................7 mil. Kč
2
realizační firmy, které realizují expozice do 600 m ..........................................8 mil. Kč
2
realizační firmy, které realizují expozice do 700 m ..........................................9 mil. Kč
realizační firmy, které realizují expozice nad 700 m2......................................10 mil. Kč
.
Čl. XIV. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. V případě, že organizátor v důsledku jím nezaviněných okolností („vis major“)
nemůže zrealizovat výstavu nebo zabezpečit její konání po celou dobu trvání,
uvědomí o této skutečnosti vystavovatele. Všechny závazky vzniklé organizátorovi z
uzavřené smlouvy tímto zanikají. Vystavovateli tímto nevzniká žádný nárok na
.
náhradu.
2. Ve výstavních prostorách je zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm.
Vystavovatel/realizátor je plně zodpovědný za dodržování tohoto zákazu jeho
.
pracovníky.
3. Vystavovatel / realizátor plně zodpovídá za dodržování Všeobecných podmínek
účasti, Organizačních pokynů, Provozně bezpečnostních předpisů a dokumentů
požární ochrany (požární řád, požární poplachové směrnice, evakuační plán - značení
.
evakuačních cest).
4. V případě porušení ustanovení bodu XIV./3 je organizátor oprávněn vyloučit
vystavovatele z účasti na výstavě, aniž by vystavovateli vznikl nárok na vrácení
.
plateb.
5. Vystavovatel a jeho pracovníci jsou povinni respektovat a dodržovat pokyny
.
odpovědných pracovníků organizátora.
6. Jakékoliv nároky, reklamace za práce a služby poskytnuté organizátorem ze strany
vystavovatele musí být uplatněny u zodpovědného pracovníka bez zbytečného
odkladu, a to písemnou formou, nejpozději do ukončení akce. V opačném případě
.
jeho právo zaniká.
7. V případech, které tyto podmínky neřeší, podřídí se vystavovatel pokynům
..
organizátora.
8. Vztahy a spory mezi vystavovatelem a organizátorem se budou řešit ve smyslu
.
ustanovení Obchodního zákoníku č. 513/1991 Sb. ve znění novel.
.
9. Jakékoliv výjimky uděluje organizátor písemnou formou.
GENERAL CONDITIONS OF PARTICIPATION
.
Sec. I. ORGANIZOR
INCHEBA PRAHA, spol. s r.o., Areál Výstaviště 67, 170 90, Prague 7, Czech Republic
.
(hereinafter referred to as Organizer).
.
Sec. II. EXHIBITOR AND CO-EXHIBITOR, IMPLEMENTER
The Exhibitor is a natural or legal person that sends a signed Binding Registration
Application to the Organizer's address.
The Co-exhibitor is a natural or legal person that co-participates in the Exhibitor's
exhibition presentation and that is listed independently in the list and in the catalog
of exhibitors.
The Implementer is a natural or legal person that has the authorization to perform
the assembly and disassembly of exhibition presentations entered in its trade license
.
or in the Commercial Register.
Sec. III. BINDING REGISTRATION APPLICATION AND ALLOCATION OF EXHIBITION SPACE
1. The Organizer determines the thematic subject matter and focus of the exhibition.
2. Registration for a corresponding exhibition is possible solely based on the filling in
of a registration form and acceptance of these General Conditions.
3. A registration form sent to the Organizer is binding for the Exhibitor, even
if the Organizer is unable to meet all of the applicant's requirements / e.g., the type
and size of space, its location, etc.
4. The Organizer rents out the exhibition space and allocates it. He takes the exhibitors'
requirements into account.
5. The original or fax copy or scan of the registration form signed by a person authorized
to represent the Exhibitor within the meaning of prov. § 13 and 15 of the Commercial
Code must be sent to the Organizer; a registration form without a signature and date is
invalid.
6. The Organizer reserves the right to decide on the acceptance, reduction, expansion
or rejection of a Binding Registration without stating a reason.
7. The Exhibitor is not authorized to rent out space to a third party.
8. Taking over exhibition space is subject to the payment of rental fees for the rented space
and for all ordered services, and to the conclusion of liability insurance for damage
caused by own activities. Exhibitors whose exhibition presentation is not implemented
by the Organizer must also make a deposit based on the dimensions of the rented space
and arrange an assembly certificate for each employee of the assembly group.
The amount of the deposit ranges between 5 and 10 thousand CZK and is determined
by the Organizer in the Organizational Instructions.
9. If the Exhibitor does not take over the allocated and paid space at the latest by 6 PM
on the day before the start of the exhibition, such an occurrence is considered
cancellation of participation by the Exhibitor in a period within 30 days before the
event within the meaning of sec. V. pars. 6 - 8 of the General Conditions.
Sec. IV. REGISTRATION FEE, RENT OF SPACE AND SERVICES
1. The Exhibitor is obligated to pay the registration fee, rental fee for the ordered
exhibition space and all ordered services. If this condition is not fulfilled, the Organizer
is authorized to withdraw from the agreement.
2. The amount of the rental fee for covered and uncovered space is stipulated
in the Binding Registration. Each started m2 counts as a whole m2.
3. The smallest allocated covered space is 6 m2, the smallest allocated outdoor space
is 12 m2. Only the Organizer may grant an exception.
4. If selected services are ordered (furniture, minor accessories, carpets …) for exhibition
presentations not implemented by the Organizer, their price is charged with a 100%
surcharge.
5. Services ordered after the deadline set by the Organizer for the given exhibition will
incur a 100% surcharge. The Organizer reserves the right to not accept such orders.
6. The Exhibitor is obligated to pay a co-exhibiting fee for each company that he physically
presents in his stand. In the event of non-compliance with this obligation, the fee will be
doubled during the exhibition.
Sec. V. PAYMENT CONDITIONS
1. After receipt of the registration form from the Exhibitor, the Organizer will send
a confirmation of the registration together with an advance invoice for the registration
fee and space rental.
2. The Exhibitor undertakes to pay to the Organizer the registration fee, space rental
and all ordered services by the due date on the invoice. The invoice is considered as paid
on the day of the crediting of the funds to the Organizer's account. If the Exhibitor does
not pay the invoice by the due date, the contracting parties have agreed to a fine in the
amount of 0.05% of the amount owed for each day of delay. In the event of a late
payment, the Exhibitor is also obligated to pay the costs of any legal assistance as well
as the judicial and extra-judicial costs of collection; the extra-judicial costs will be 25%
of the amount owed, but at least 10,000 CZK. If payment is made after the due date,
the interest stipulated by law is also due. Payment of the contractual fine does not
release the Exhibitor from liability for any damage caused.
3. Additional orders of services ordered 7 days or less before the start of the exhibition can
be refused by the Organizer and will be provided only after advance payment is made.
4. Exhibitors' claims related to payments made to the Organizer must be claimed
by the Exhibitor in writing within 14 days from receipt of the invoice. Claims will not be
accepted after this period lapses.
5. If the Exhibitor is unable to fulfill all of his obligations related to the exhibition towards
the Organizer, the Organizer is authorized to withhold the exhibits of this Exhibitor,
or to have them stored at the costs and responsibility of the corresponding Exhibitor,
so that the unfulfilled obligations are paid even without judicial recovery. The Organizer
is authorized to sell these exhibits publicly or privately or to use them based on his own
discretion after the lapsing of 30 days from the end of the exhibition if the Exhibitor
is unable to fulfill his obligations. After this sale, the Organizer is obligated to settle
the difference between the proceeds from the sale and his claims increased by the
storage and sales costs.
6. If the Exhibitor cancels his participation, the Exhibitor undertakes to pay to the
Organizer the cancellation fees as stipulated below:
When cancelling more than 60 days before the event, 50% from the space + reg. fee
When cancelling from 30 to 60 days before the event, 75% from the space + reg. fee
When cancelling less than 30 days before the event, 100% from the space + reg. fee
The following is also considered as cancelling less than 30 days before the event:
a) not taking over (not occupying) the ordered and properly paid exhibition space
.
according to the exhibition schedule stipulated by the Organizer
b) the Exhibitor's non-participation (non-occupation of the exhibition space)
.
at the organized fair
The cancellation fee on ordered services cancelled after the deadline is 50%
of the price of the ordered service.
7. Cancellation of participation must always be performed in writing and must be
demonstrably delivered to the Organizer. If the Exhibitor does not cancel his
participation in this manner, he is obligated to pay to the Organizer -- in addition to the
cancellation fee -- all damage incurred as a result of his non-participation. The not
taking over of space within the meaning of sec. II. par. 8 of the General Participation
Conditions is also considered as cancellation of participation.
8. The obligation to pay the cancellation fee is also formed if the Exhibitor does not pay
the space rental fee and registration fee before cancelling his participation.
9. If bankruptcy is declared on the Exhibitor, if the Exhibitor requests settlement
proceedings, or enters liquidation before or during the exhibition, the Organizer
reserves the exclusive right to withdraw from the contract; the Organizer's rights
to the Exhibitor's payments are preserved.
10. If the Exhibition does not take place, all registrations and already allocated exhibition
spaces will be considered as cancelled and all payments made will be returned
to the Exhibitors after all costs connected with organization of the Exhibition
to the date of the event cancellation are deducted. These costs can be partially
or completely divided among the exhibitors up to the maximum amount of 15%
of the original rent for the exhibition space. This refund will be made within 90 days
from the day when the decision on cancellation of the exhibition was made.
Sec. VI. EXHIBITS
1. The Exhibitor undertakes to display exhibitions and offered services that are
in accordance with the field classification of the corresponding exhibition.
The Exhibitor is not authorized to display other exhibits or offer other services.
The maximum weight of exhibits is 2,300 kg/m. The Organizer's written consent is
required if this limit is to be exceeded.
2. The Exhibitor/Implementer undertakes to perform the assembly and disassembly
of stands and exhibits in accordance with the Organizational Instructions.
3. It is not permitted to sell goods at exhibitions without the Organizer's prior written
consent. (This does not apply to sales events designated as such by the Organizer).
The bringing-in and taking-out of exhibits is regulated by the Organizational
Instructions. The taking over of space, stands or goods is always performed
by the Exhibitor or by a representative authorized by him. If the Exhibitor or his
representative is not in place, the exhibit will be placed on the allocated exhibition
space at the Exhibitor's risk and cost. These conditions also apply to installation
material.
4. Handing and storage fees according to the contractual freight forwarder's price list are
charged for exhibits and installation material that are not removed by the disassembly
deadline.
5.
The Organizer determines the time by when the disposal of the exhibition stands and
exhibits must be completed. Exhibits and installation material found after this period
will be removed and stored at the cost and responsibility of the corresponding
exhibitor. The Organizer is authorized to make them available for public or private sale
if the exhibits are not picked up within 30 days; in such a case he is obligated to perform
the settlement and also offset the incurred costs. The Organizer is expressly authorized
to proceed this way against the Exhibitor.
Sec. VII. CUSTOMS AND FORWARDING SERVICES
1. Customs and forwarding services must be ordered in writing from the exclusive
forwarding company designated by the Organizer. The contact information for the
exclusive forwarding company is in the Organizational Instructions of the
.
corresponding exhibition
Sec. VIII. CONSTRUCTION AND INSTALLATION OF STANDS, ASSEMBLY OF EXHIBITS,
TECHNICAL GUIDELINES AND REGULATIONS
The Exhibitor undertakes to acquaint the Co-exhibitor and Implementer with
the General Participation Conditions, Organizational Instructions, Operations Safety
Regulations and Fire Protection Documents (Fire Regulations, Fire Alarm Guidelines,
Evacuation Plan - designation of evacuation routes) and undertakes to ensure
compliance with them.
2. The Organizer determines the dates and times for assembly and disassembly.
The Organizer allows exemptions only if time and space allow; exemptions are
provided for a fee according to the price list.
3. The Organizer stipulates under what conditions and to whom entry onto the grounds
will be permitted for the purpose of assembly and disassembly, and to whom it will not
be permitted. The time schedule of assembly and disassembly for the exhibition, which
is determined by the Organizer, is a part of the Organizational Instructions and must be
followed. Extending assembly work past the assembly hours is possible only with
the written consent of the Organizer, who must be contacted at least two hours before
the end of the official assembly time. Extensions are permitted for a fee. It is not
possible to extend the assembly time on the last assembly day before the exhibition
opens.
4. The rules and organizational instructions related to assembly, disassembly and course
of the given exhibition are contained in the Organizational Instructions. The Operations
Safety Regulations and Fire Protection Documents (Fire Regulations, Fire Alarm
Guidelines, Evacuation Plan - designation of evacuation routes) and relevant legal
norms valid on CR territory are binding for the Exhibitor. The Exhibitors are obligated
to provide instructions to their own as well as external workers regarding these
obligations.
5. The Exhibitor/Implementer is obligated to comply with instructions issued by
the Organizer or Fire Service related to the construction, decoration, safety,
maintenance and disposal of his stand, promotional materials displayed in his stand,
displayed exhibits, items and the use of decorations. If these conditions are breached,
the Exhibitor authorizes the Organizer to close his exhibition stand without bearing
responsibility for any consequences of such a measure; in such a case the Exhibitor
does not have the right to any refunds.
6. If the Organizer does not implement the exhibition stand, the Exhibitor/Implementer
.
undertakes to submit the following before the start of assembly:
.
a) confirmation of the Implementer of the exhibition stand
.
b) Implementer's trade license or extract from the Commercial Register
.
c) approved project documentation for the exhibition stand
d) upon request present a document confirming the payment of fees for exhibition
.
space, services, project approval and electrical installations inspection
e) document confirming a deposit has been made for the ordered exhibition space
f) a list of names of all employees of the assembly group and time schedule of their
.
activities
g) valid certificate of all workers that will work on electrical installations according
to regulation no. 50/1978 Coll., and in accordance with ČSN 33 2000 - 7-711; in the
case of special work, all other required certificates must also be submitted
h) valid inspection report on the protective and insulation state of electrical machinery,
equipment and tools that will be used during the assembly, exhibition event and
.
disassembly
i) certificate issued by an authorized test center on classification of the material that will
be used (A1, A2, B - fire certificate for the stand means that all materials that will be
used will be fire-resistant or with decreased flammability; samples of materials that will
be used must be presented. If the certificate (sample) is not submitted according to the
conditions stipulated above, he is fully responsible for all damage incurred as a result
of this breach.
7. During assembly, the exhibition halls are to be used solely for assembly purposes,
not for the production of exhibit elements. Consent to production work is issued by the
Organizer in writing. This work takes place in the relevant areas designated for this
purpose after the corresponding fee has been paid. The Exhibitor is obligated to ensure
that the surroundings of the stand are not contaminated, soiled or dirtied during
the implementation of his exhibit and he is obligated to use all available technical
means for this and organize his work and the work of his suppliers so that this does not
occur. Any hanging structures related to the exhibit must be approved in writing
by the Organizer. The hanging of these structures may be arranged solely via
the Organizer according to the valid price list and after payment has been made.
8. After exhibition space has been allocated, the Exhibitor is obligated to submit the stand
construction project in two copies or as a model plus a simple picture in the same scale
within the meaning of the Organizational Instructions, at the latest one month before
the assembly deadline. If this deadline is not met, the Organizer will charge the amount
of 5,000 CZK for this service for express processing of source materials and
the confirmation of project documentation. The Organizer also reserves the right
to refuse participation.
9. Assembly material is brought in through a designated gate.
10. Modifications to the hall building or of open areas are prohibited. Any modifications
based on the Exhibitor's request will be arranged solely by the Organizer for a stipulated
fee; these modifications may be refused. If this instruction is breached, the Organizer
can cancel the Exhibitor's participation without a refund.
11. In the event of own assembly and disassembly, the Exhibitor/Implementer is obligated
to dispose of all material and the entire exhibit. In the event of larger quantities of waste
material, he is obligated to order a large capacity container from the Organizer.
12. The maximum permitted height of the exhibit, including signboard, is 3 m - deviations
are approved for a fee by the Organizer. The Organizer permits the signboard or banner
to overhang over the pathway if the lower edge is at least 2.5 m high; there is
a 2,000 CZK charge for this. The price for a tall dominating structure with a floor area
of up to 4 m2 is 5,000 CZK. The price for the height of a stand over 3 m and over 4 m2
of floor area represents 10% of the price of an elevated area, but at least 7,000 CZK.
A structural analysis is required when an atypical two-level stand is used. The maximum
height of stands in outdoor areas is 8 meters. All outdoor structures over 3 m tall can
only be implemented after the presentation of a structural analysis that also takes
gust wind into account.
13. The architectural design of the stand must not limit surrounding stands / exhibitors.
Back parts of stands over 2,5 m must not visually disturb the look of surrounding
stands.
14. It is not permitted to provide electricity, water, the telephone or the Internet to other
parties, otherwise they will be disconnected. If the ordered input of electricity is
exceeded, it will not be possible to renew the connection without the prior increasing
of the input and payment in cash. Before laying down carpets, the implementing
company must use masking / paper tape and subsequently double-sided tape
(masking tape can be purchased from exhibition services).
15. Entering halls with motorized vehicles, trailers, etc., is strictly prohibited. Only the hall
superintendant can decide on an exception in extraordinary situations. If motorized
vehicles are to be exhibited, they must not have fuel in their tanks while in the exhibit
and their battery must be disconnected.
16. Before departing the exhibition stand, the Exhibitor/Implementer is obligated to check
all electrical appliances and disconnect them from electricity.
17. The Exhibitor/Implementer is obligated to allow daily access after opening hours
for the Organizer's employees and fire patrol to the area of the exhibition stand
for inspection purposes.
18. The Exhibitor is obligated to begin the construction and disposal of his exhibition
stands so that this work is completed within the time limit stipulated
in the Organizational Instructions.
19. The Exhibitor must not dispose of exhibits and stands before the end of the exhibition.
The Exhibitor irrevocably agrees to pay the sum of 20,000 CZK in the event
of the breach of this provision.
20. When departing the rented exhibition stand and exhibition space, the Exhibitor is
obligated to put everything back into the original state and return all movable items
rented from the Organizer undamaged. If the Organizer is forced to perform additional
work to put the stand, space or equipment into its original state, this work will be
performed at the expense of the corresponding Exhibitor.
21. A fine in the amount of 1,000 CZK/m2 of space that is not freed up will be charged
if the final deadline for leaving the exhibition space is not met. All extra costs incurred
by the Organizer due to late assembly or disassembly will be invoiced to the Exhibitor.
1.
Sec. IX. PROMOTION, ADVERTISING, SIGNS, CATALOG, OTHER FORMS OF PROMOTION
1. The Exhibitor is authorized to promote his products only in his own stand.
2. Any promotional and advertising materials can only be placed in the stand
on the rented space. Posters, eye-catchers and all other promotional items can be
placed outside of the Exhibitor's stand only in places designated for this purpose by the
Organizer, after paying the stipulated fee, which is not a part of the rental fee
for the stand space. Placing billboards, eye-catchers, banners or flyer dissemination
is permitted only after the Organizer's written consent and is charged according
to the valid price list.
3. A catalog is published for each exhibition. Each Exhibitor is obligated to publish
the required information in it for free. The Organizer is not responsible for mistakes
entered into the “Catalog Entry” form, information delivered after the deadline, or for
any mistakes in the entered information. The Exhibitor must provide the information
for the catalog to the Organizer, or to the party authorized by the Organizer,
on a standard form. The Organizer does not guarantee the publishing of text delivered
after the deadline. A non-exhibiting company can only advertise in the catalog with
the Organizer's written consent.
4. Use of audio amplifying equipment is not permitted, unless this is discussed and
approved in writing in advance by the Organizer.
5. All presentation methods on own space or outside of it (e.g., machines in operation,
films, musical productions, fashion shows, etc.) are subject to the written approval
of the Organizer, who is authorized -- even if prior approval had been granted - to restrict
or cancel demonstrations that cause noise, dust, combustion gases, shaking or for other
reasons lead to significant restrictions or disruptions of the fair. If this provision is
breached repeatedly, the Exhibitor will not be allowed to continue with this activity.
Audio commercials, recordings, etc., can only be used with the Organizer's written
consent. The sound level past the stand boundary must not exceed 60 dB.
The Exhibitor will be notified if the sound level is exceeded, and if the sound level is not
decreased immediately, the stand will be disconnected from the electricity lines and the
Exhibitor irrevocably agrees to pay the amount of 30,000.- CZK.
6. If reproduced music is used in the exhibition stand, the obligations ensuing from
the Copyright Act and responsibility for the payment of authors' fees in relation to legal
entities performing the collective administration of rights according to the Copyright
Act are taken on by the Exhibitor, along with all costs.
7. The Organizer is authorized to ban, respectively remove at the Exhibitor's costs, each
advertisement that does not correspond to the paragraphs above.
Sec. X. RULES IN EFFECT DURING EXHIBITIONS
1. The Organizer reserves the right to change the exhibition dates and operating hours,
without the Exhibitor having the right to any compensation. The participation contract
remains in effect.
2. The Organizer stipulates under what conditions and to whom access to the exhibition
will be allowed, respectively to whom it will not be allowed.
3. In the scope stipulated by the Organizational Instructions, the Exhibitor will receive for himself as well as for his staff - identity cards that will enable free access onto the
grounds and to the exhibition stand at designated times. The exhibitor's card is only
valid for one person.
4. The Exhibitor is responsible for the consequences of his actions and the actions
of his staff.
5. The Exhibitor is obligated to be personally present or represented in his exhibition
stand during the exhibition's opening hours and to have his stand accessible to visitors.
6. It is absolutely within the Exhibitor's competency to refuse access to the stands to
certain persons. The Organizer's authorized employees, however, always have the right
to be received at the stand.
7. The Exhibitor is not allowed to use or store combustible, flammable or fire supporting
substances (in all states) in the stand. He is not allowed to use open fire, a fire place,
oven, etc., unless he discusses this with the Organizer and receives written consent
subject to the establishment of anti-fire measures.
8. It generally holds that the Exhibitor is not allowed to disturb the other exhibitors or
visitors in any way. The Organizer takes corresponding steps at his discretion to remedy
the situation.
9. The Organizer is obligated to use only electrical appliances and extension cables that
are either under warranty or for which a valid inspection report - prepared in
accordance with relevant Czech State Norms - exists.
10. Before departing the exhibition stand, the Exhibitor/Implementer is obligated to check
all electrical appliances and disconnect them from electricity.
11. The Exhibitor/Implementer is obligated to allow daily access for the Organizer's
employees and fire patrol after opening hours into the area of the exhibition stand
for inspection purposes.
Sec. XI. CLEAN-UP
1. The Organizer is responsible for clean-up, cleaning of the exhibition grounds, halls and
sidewalks. Clean-up of the stand before the opening of the exhibition must be
completed by the deadline set for assembly. Clean-up of the stand during
the exhibition is ordered by the Exhibitor exclusively from the Organizer.
Sec. XII. SECURITY
1. The Organizer arranges the general security of the exhibition areas during the assembly,
disassembly and the exhibition itself. General security arranged by the Organizer does
not eliminate the possibility of damage being caused to items or persons. Special
security of his property, respectively exhibit, is ordered by the Exhibitor exclusively from
the Organizer.
2. A 50 % surcharge will be charged on orders for exhibit security received less than 7 days
before the start of the exhibition.
Sec. XIII. INSURANCE - LOSS
1. Exhibitors participate in exhibitions at their own risk. The Exhibitor will not hold
the Organizer responsible for any requirements of third parties to cover damage
incurred as a result of the Exhibitor's participation in the exhibition.
2. The Organizer is not liable to the Exhibitor, Co-exhibitor or Implementers for losses,
destruction or any damage to exhibits, stand fixtures and equipment, packages and
packing material without regard for whether the destruction or other damage occurred
before, during or after the end of the exhibition.
3. Exhibitors and Implementers are obligated to conclude - at their own expense - liability
insurance for damage caused by their activities at least in the scope according
to the following table:
Exhibitors ...........................................................................................................1 million CZK
implementation companies that implement exhibits of up to 30 m2 ...1 million CZK
implementation companies that implement exhibits of up to 50 m2 ...2 million CZK
implementation companies that implement exhibits of up to 100 m2 ...3 million CZK
implementation companies that implement exhibits of up to 200 m2 ...4 million CZK
implementation companies that implement exhibits of up to 300 m2 ...5 million CZK
2
implementation companies that implement exhibits of up to 400 m ...6 million CZK
implementation companies that implement exhibits of up to 500 m2 ...7 million CZK
2
implementation companies that implement exhibits of up to 600 m ...8 million CZK
implementation companies that implement exhibits of up to 700 m2 ...9 million CZK
implementation companies that implement exhibits of over 700 m2 ...10 million CZK
Sec. XIV. FINAL PROVISIONS
1. If the Organizer is unable to implement the exhibition as a result of circumstances not
caused by him (“vis major”), or to ensure that it will take place for its entire scheduled
length of time, he will notify the Exhibitor of this fact. All commitments formed for
the Organizer from the concluded contract hereby cease to exist. No rights
to compensation form for the Exhibitor in this case.
2. Smoking and handling of open fire is prohibited in the exhibition areas.
The Exhibitor/Implementer is fully responsible for his employees' compliance with this
ban.
3. The Exhibitor/Implementer is fully responsible for compliance with the General
Participation Conditions, Organizational Instructions, Operations Safety Regulations
and Fire Protection documents (Fire Regulations, Fire Alarm Guidelines, Evacuation
Plans - designation of routes).
4. If the provision of point XIV./3 is breached, the Organizer is authorized to expel
the Exhibitor from the exhibition; in such a case the Exhibitor does not have the right
to any refunds.
5. The Exhibitor and his employees are obligated to respect and comply with
the instructions of the Organizer's responsible officials.
6. Any of the Exhibitor's entitlements and claims on the work and services provided by the
Organizer must be claimed by the responsible official without unnecessary delay,
in writing and by the end of the event at the latest. In the opposite case, his rights
cease to exist.
7. In cases not regulated by these conditions, the Exhibitor will follow the Organizer's
instructions.
8. Relations and disputes between the Exhibitor and Organizer will be handled within
the meaning of provisions of the Civic Code no. 513/1991 Coll., as amended.
9. All exceptions are granted by the Organizer in writing.