ORGANIZAČNÍ POKYNY Gastro Food Fest 2014 17. – 19. 10. 2014

ORGANIZAČNÍ POKYNY
Gastro Food Fest 2014
17. – 19. 10. 2014
Výstaviště Zahrada Čech
ZÁKLADNÍ INFORMACE
Název akce:
Typ akce:
Místo konání:
Vstupné:
Gastro Food Fest 2014
veletrh dobrého jídla a pití
výstaviště Zahrada Čech, Litoměřice
www.gastrofoodfest.cz
17. – 19. října 2014 (pátek – neděle)
pátek
10.00 – 17.00 hodin
Sobota
10:00 – 17:00 hodin
Neděle
10 :00 – 16:00 hodin
Po celou dobu konání akce musí být všichni vystavovatelé k dispozici
veřejnosti a musí mít svůj stánek v provozu vč. zajištění obslužnosti
degustací. V případě porušení bude účtována sankční poplatek ve výši
1.000,- bez DPH.
100 Kč – jednodenní vstupné
KONTAKTY
Ředitel festivalu:
Manažer festivalu:
Lubomír Machoň
Michaela Mokrá
Asistent festivalu
Garant hal:
Martina Jarošová
Josef Strnad
Termín konání:
Otevírací doba:
777 333 559 e-mail: [email protected]
777 890 562 e-mail:
[email protected]
777 991 562, e-mail: [email protected]
777 311 306, e-mail: [email protected]
Technická realizace za ZČ:
Martin Ptáček (zahrada čech)
Neváhejte nás kontaktovat v případě jakýchkoliv nejasností.
605 299 565
REGISTRACE VYSTAVOVATELŮ
Pro registraci vystavovatelů slouží vjezd ulicí Karla IV (viz. mapka). Zde zanecháte vůz a nejdříve se
osobně zaregistrujete vedle haly A (naproti vjezdu V1).
Registrace vystavovatelů bude probíhat v tiskovém středisku pořadatele (kancelář v přízemí):
středa možné po telefonické dohodě s paní Mokrou 777 890 562, nejdříve však ve 13:00hod
čtvrtek 16. října od 12.00 do 19.00 hodin
pátek 17. října od 7.00 do 08.30 hodin
Vystavovatelé se musí zaregistrovat nejpozději:
pátek 17. října do 8.30 hodin
KAŽDÝ VYSTAVOVATEL MUSÍ MÍT UHRAZENOU FAKTURU (BUĎ PŘEVODEM NEBO V MÍSTĚ
REGISTRACE HOTOVĚ) PŘED VSTUPEM NA PRODEJNÍ PLOCHU
V případě, že budete mít v pořádku veškeré platby, při registraci obdržíte:
Vystavovatelské průkazy a ID pásky na ruce platné po dobu veletrhu v počtu dle velikosti plochy.
- Prostor 6*3 m – 5 ID pásek
- Prostor 3*3 m – 3 ID pásky
Pokud potřebujete větší počet, objednejte si je mailem na: [email protected] – za každý
vystavovatelský průkaz bude účtováno 300 Kč.
Zásobovací karty – umožňující vjezd do areálu festivalu po celou dobu konání akce (vjezd ulicí Karla
IV.), parkoviště v II. části areálu mají vjezd zdarma. Na každého vystavovatele připadá 1 Zásobovací
karta Parkovací karty – karta umožňuje parkování v areálu výstaviště (vjezd pouze ulicí Českolipská bránou
od Koliby) - 100 Kč/den – 300 Kč – všechny tři dny
Brožura veletrhu - 1 kus
VYSTAVOVATELSKÉ PRŮKAZY a ID pásky
Montážní ID pásky si vyzvednete v registrační místnosti vedle haly A
Vystavovatelské průkazy obdržíte při registraci v kanceláři, viz. výše.
Bez montážního nebo vystavovatelského průkazu nebude nikdo vpuštěn na výstavní plochu!!!
MONTÁŽ
Montáž realizací stánků probíhá následovně:
Středa
15. Října
13:00 – 18:00 hodin
Čtvrtek
16. října
12.00 – 20.00 hodin
Pátek
17. října
07.00 – 09.00 hodin
Čas pro montáž je možné v případě nutnosti prodloužit, nutno projednat minimálně 24 h předem
a toto prodloužení je placené.
Vzhledem k častému větrání při stavbě stánků a tím i úniku tepla doporučujeme vhodné oblečení.
Upozornění! Při instalaci koberců Vás žádáme o použití papírové krycí pásky pod Vaši oboustrannou
lepenku z důvodu snadného odstranění. Pokud na podlaze zůstanou stopy po lepicí pásce, budou
Vám náklady na její odstranění fakturovány
Upozornění! Realizační firmy mají přísný zákaz řezání, broušení dřevotřískových a podobných
materiálů v halách bez použití odsávacího zařízení.
Stánky (nůžkové stany) 6*3 a 3*3 m budou k dispozici vystavovatelům k převzetí a instalaci
exponátů po uskutečnění registrace – v případě poškození stánku bude náhrada vymáhána po
vystavovateli!
V pátek 17. října je třeba dokončit instalaci exponátů nejpozději do 09.00 hodin, poté bude areál
uzavřen, aby mohl být proveden závěrečný úklid. V tuto dobu je nutné, aby všechna zásobovací auta
opustila prostor a přesunula se na parkoviště v druhé polovině areálu (přes vjezd V2)
DEMONTÁŽ
Neděle
Pondělí
19. října 16.30 – 24.00 hodin
20. října 08.00 – 12.00 hodin
Prosíme všechny vystavovatele, aby svoje zařízení a exponáty odvezli z výstavních ploch dne 19.
října po 1.30 hodině. Zabráníte tím případným ztrátám a umožníte včasnou demontáž stánků!
Všechny expozice musí být demontované a odvezené do 20. října do 12.00 hodin. Při nedodržení
stanoveného termínu Vám bude přeúčtována částka stanovená pronajímatelem (1000 Kč/hod)
SYSTÉM VJEZDU VOZIDEL DO AREÁLU VÝSTAVIŠTĚ
Do areálu a na parkoviště výstaviště budou mít povolen vjezd pouze vozy, které mají Zásobovací
nebo Parkovací kartu (k vyzvednutí u registrace hala A)
Vjezd 1 (V1) – ulicí Karla IV.
Vjezd pouze při instalaci expozice, zásobování během festivalu a následné demolice stánků – pouze
se Zásobovací kartou.
Nejdříve zaparkujte na parkovišti v ulici Karla IV., v budově A si vyřiďte vystavovatelské, parkovací a
zásobovací karty.
Parkovací a zásobovací karty vždy umístěte za přední okno vozidla (je zde uvedena SPZ, tel. kontakt,
název firmy a datum vjezdů)
Poté budete s vozidlem vpuštěni do areálu.
Vjezd 2 (V2) – ulice Českolipská u Koliby
Zde smějí vjíždět pouze vozidla s parkovací kartou a zásobovací kartou
Parkování pouze pro vystavovatele – parkovací karta
Parkování pouze pro vystavovatele – zásobovací karta
VJEZDY PO DOBU MONTÁŽE (V1)
Nejdříve zaparkujte na parkovišti v ulici Karla IV., v budově A si vyřiďte vystavovatelsképarkovací a
zásobovací karty.
Parkovací a zásobovací karty vždy umístěte za přední okno vozidla (je zde uvedena SPZ, tel kontakt,
název firmy a datum vjezdů)
Poté budete s vozidlem vpuštěni do areálu.
VJEZDY PO DOBU VÝSTAVY do areálu festivalu
Vjezd budou mít povoleny pouze Zásobovací karty – nikoliv parkovací! Vjezdem z ulice Karla IV.
VJEZDY PO DOBU DEMONTÁŽE
Vjezd po tuto dobu je do areálu zdarma.
ELEKTROREVIZE STÁNKŮ
Elektrorevize stánků zajišťuje Dream PRO. Před ukončením montáže budou všechny stánky procházet
revizní technici, kteří prověří elektroinstalaci a vypracují revizní zprávu pro organizátora akce.
PLATBY FAKTUR, DODATEČNÉ OBJEDNÁVKY
Jelikož naše záznamy o provedených platbách nemusí být úplné, prosíme, přineste s sebou kopie
dokladů (výpis z účtu, nikoli příkaz k úhradě) o jejich uhrazení. V případě, že si realizaci stánku
zajišťujete prostřednictvím jiné firmy, prosíme, aby tato firma předložila u registrace kopie
uvedených dokladů. V případě, že faktura nebyla zaplacena, je vystavovatel povinen fakturu uhradit v
hotovosti. V opačném případě mu nebude umožněna realizace stánku.
Všechny objednané služby vyfakturované předem, musí být uhrazeny v termínu splatnosti před
začátkem montáže.
Dodatečné objednávky realizované přímo na Výstavišti budou hrazeny v hotovosti v tiskovém
středisku Zahrady Čech při registraci u organizátora akce v hale A.
ODPADY
Kontejnery na odpad, které jsou umístěny u výstavních hal, jsou určeny pouze pro běžný odpad!
Objemný odpad
(koberce, velké krabice od strojů, dřevotřískové desky, apod.) jsou vystavovatelé (event. firmy stavící
stánky) povinni odvézt na vlastní náklady.
DALŠÍ INFORMACE
OCHRANA MAJETKU
Po uzavření výstavních prostor, denně po 17.00 hodině v době konání výstavy, resp. po 21.00 hodině
v době montáže a demontáže, je hala ochráněna bezpečnostní službou. Organizátor neručí za škody
zaviněné třetí osobou v době konání festivalu, jeho montáže a demontáže, proto doporučujeme
vystavovatelům zajistit ochranu svého majetku běžnými prostředky a pojistnou smlouvou.
Ve všech prostorách je možné objednat individuální ostrahu stánku v nočních hodinách. Tato služba
je placená.
Info: Michaela Mokrá
POJIŠTĚNÍ
Doporučujeme pojištění svého majetku
BANKOMAT v blízkosti výstaviště – u Kauflandu (cca 250 m)
DOPRAVA NA VÝSTAVIŠTĚ
Viz. plánek
Servis degustací
Degustace budou probíhat na jednotném jednorázovém ekologickém servisu (zajišťuje si
vystavovatel na vlastní náklady) od společnosti Gastro Obaly (Husáková Simona – 607 139 925)
Prodej nádobí na místě (v případě nedostatku)
V hale A – tiskové středisko – u Michaeli Mokré – ceník dle Gastro Obaly.
Liťáky -fiktivní měna festivalu
Na akci bude sloužit jako jediné platidlo fiktivní měna tzv. Liťák (1L = 25 Kč)
Zpětný výkup od vystavovatelů bude 1L = 20 Kč.
Výjimkou, kterou uděluje organizátor akce, jsou Farmářské trhy a to pouze vybraným „stánkařům“
Porušení tohoto systému prodeje, je podmíněno pokutou 10 000 Kč za každý daný případ.
Směna pro vystavovatele – Liťák – Kč
Probíhá každý den – viz. tabulka níže v hale A – tiskové středisko.
Kontaktní osoba: Martina Jarošová – 777 991 562
Směna - čas
Hala
Směnárna č.
A
B
G
H
T
S
Farma
1
2
2
3
4
4
2
Umístění směnárny
hala A, tiskové centrum
hala A, tiskové centrum
hala A, tiskové centrum
hala A, tiskové centrum
hala A, tiskové centrum
hala A, tiskové centrum
hala A, tiskové centrum
Pátek
17 - 18
17 - 18
17 - 18
17 - 18
17 - 18
17 - 18
17 - 18
Sobota
17 - 18
17 - 18
17 - 18
17 - 18
17 - 18
17 - 18
17 - 18
Neděle
15 - 18
15 - 18
15 - 18
15 - 18
15 - 18
15 - 18
15 - 18
Mapa
Příjezdové cesty a parkoviště