Případová studie
Transkript
Případová studie
Případová studie Implementace systému Microsoft Dynamics NAV s integrací modulu Mzdy a personalistika v personální společnosti Addeco Adecco působí na trhu personálního poradenství. Poskytuje ucelená řešení v oblasti lidských zdrojů. Společnost disponuje jedinečnou nabídkou flexibilních pracovních sil a zdrojů personálního poradenství. Hlavními přínosy Microsoft Dynamics NAV pro společnost Adecco je minimalizace chybovosti firemních procesů díky snížení objemu manuálních vstupů a oprav dat, zrychlení procesu fakturace z podkladů výpočtu mezd a větší centralizace dat. SITUACE Systém produkoval příliš chyb Společnost Adecco dříve používala ERP systém, jehož největší nedostatky reprezentovaly opakující se chyby ve zpracování mzdové a s ní související agendy. Chyběla také integrace modulů pro mzdy a fakturace. Adecco zpracovává každý měsíc velký objem mezd podle různých druhů pracovního poměru a dalších specifik. Dříve používaný informační systém negeneroval bezchybná data. „Naše společnost působila spíše jako poslední článek testovacího řetězce dodavatele než jako významný koncový zákazník,“ komentuje neutěšenou situaci před přechodem firmy na Microsoft Dynamics NAV Zdeněk Šofr, IT manager společnosti Adecco. Vedle odstranění chyb bylo zapotřebí zautomatizovat procesy Společnosti Adecco nezbylo než vsadit na změnu. Hlavním kritériem při výběru nového systému bylo zachování výhod a funkcionalit stávajícího systému, který měl být doplněn o funkcionality nové s požadavkem na odstranění chybovosti při výpočtu mezd a kontrolou dat v souladu s platnou legislativou. Další požadavek směřoval k automatizaci procesu předávání podkladů z mezd do fakturace. Systém měl také umožňovat import podkladů od klientů a následné odesílání (výhledově i příjem) dokumentů prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI). ŘEŠENÍ Společnost hledala jednoho dodavatele pro celé řešení Česká pobočka společnosti Adecco se rozhodla pro Microsoft Dynamics NAV s integrací na modul Mzdy a personalistika. Stejné řešení zároveň nasazuje její mateřská společnost Adecco Group v celém regionu EMEA (Evropa, Blízký východ, Afrika). „Při výběru implementátora jsme hledali partnera, který nám nabídne takové řešení, kde bude Microsoft Dynamics NAV propojen s modulem Mzdy a personalistika a Fakturace s garancí správnosti výpočtu dat i přes značná specifika a nepravidelnosti u výpočtu mezd,“ popisuje proces výběru dodavatele řešení Zdeněk Šofr. Adecco chtělo spolupracovat při nasazení nového systému jen s jedním implementátorem a partnerem pro jednání a spolupráci, tím se stala společnost Webcom a. s. Čtyři základní stavební kameny Webcom vytvořil řešení pro hlavní obchodní část společnosti Adecco. Využívá při tom čtyři základní kameny Microsoft Dynamics NAV: - Mzdy a personalistika (MaP) - Projekty - Fakturace - Účetnictví V modulu Mzdy a personalistika jsou spravovány základní údaje o jednotlivých zaměstnancích a pracovních poměrech nebo dohodách o provedení práce, které mají zaměstnanci uzavřeny se společností Adecco. Do tohoto modulu jsou z jednotlivých poboček společnosti každý měsíc importována data o docházce, na základě kterých jsou po provedení kontroly vypočítány zaměstnancům mzdy. V modulu Projekty je pro každého zákazníka evidována karta projektu a detailnější členění projektu na tzv. úlohy. Úloha je vytvořena vždy pro určitý typ poskytovaných služeb. Pro každou úlohu jsou definovány vzorce, na základě kterých se počítají částky fakturované zákazníkům. Uzavřená data z mezd jsou převáděna do projektů, kde dochází k výpočtu na základě vzorců. Vypočtené částky se v dalším kroku automaticky převedou podle nastavené kumulace do faktur. Nastavení vzorců pro výpočet a kumulace při fakturaci odpovídají smlouvě, kterou má zákazník uzavřenou se společností Adecco. Správnost převodu dat mezi jednotlivými moduly je zajištěna pomocí kontrolních reportů. Jak data mezd, tak výsledná fakturace zákazníkům, se dle nastavených předkontací automaticky zaúčtují do účetnictví. Následně je možné provádět vyhodnocení a controllingové analýzy podle definovaných dimenzí (středisko, zaměstnanec, zákazník, úloha, produkt). Ve všech oblastech uživatel k základním údajům již při pořízení doplní hodnoty odpovídajících dimenzí a tyto jsou poté automaticky přiřazeny ke vznikajícím záznamům. Například kartě zaměstnance v modulu MaP je přiřazena odpovídající hodnota dimenze středisko a ta je při postupném zpracování popsaném výše převzata až do jednotlivých účetních zápisů vzniklých účtováním mezd na požadovaných účtech. Nasazení Microsoft Dynamics NAV ve společnosti Adecco začalo vývojem řešení, který trval od července do září 2011. Souběžný provoz systémů probíhal od října do prosince 2011. Prvního ledna 2012 začal fungovat nový systém naplno. PŘÍNOSY Chyby jsou už minulostí Díky implementaci Microsoft Dynamics NAV se společnosti Adecco podařilo přiblížit vnitřní procesy standardům a přesněji stanovit kompetence, role a zodpovědnost v rámci jednotlivých fází konkrétních procesů. Přínosem systému jako takového je minimalizace chybovosti v důsledku snížení objemu manuálních vstupů a oprav dat, zrychlení procesu fakturace z podkladů výpočtu mezd a větší centralizace dat. Přehled přínosů: - Automatický převod dat z mezd do účetnictví. - Sledování nákladů například podle jednotlivých zaměstnanců, středisek nebo projektů. Díky tomu je možné rychle a snadno vyhodnotit mimo jiné profitabilitu projektu. - Reporting dat do manažerských přehledů usnadňuje efektivní řízení celé společnosti. - Automatická kontrola správnosti výpočtů, čímž se snižuje riziko chybovosti a také se šetří náklady na lidské zdroje. Využívaný software a služby: Microsoft Dynamics NAV Klient: Adecco je dominantní společností na světovém trhu personálního poradenství. Poskytuje ucelená řešení v oblasti lidských zdrojů. Společnost disponuje zejména jedinečnou nabídkou flexibilních pracovních sil a zdrojů personálního poradenství. V roce 2011 měla společnost Adecco zastoupení ve více než 60 zemích světa, zaměstnává více než 31 000 vlastních zaměstnanců v 5 500 pobočkách a denně umístí 600 000 uchazečů u svých klientů.