Zde si můžete stáhnout Manuál autora

Transkript

A CTAVIA – SYSTÉM SPRÁVY RECENZÍ
I MPLEMENTACE COR ET VASA
MANUÁL AUTORA
Rev.: 1.30
Abstract:
Dokument je určen pro autory, kteří jsou zapojeni do
elektronického systému recenzního řízení časopisu Cor et Vasa.
Na několika místech se manuál dotýká i role ostatních typů
uživatelů v systému, pouze však v takovém rozsahu, který je pro
pochopení procesů, které se odehrávají na pozadí, nezbytný.
Manuál je psaný jako průvodce životním cyklem článku. Čtěte jej
od začátku, ne od konce:)
Autor:
Ivo Andrle
Datum: 16.11.2009
Doc: Cor_RevAutMan_R13
Recenzní systém Actavia, manuál autora
OBSAH
1.
POPIS PROBLEMATIKY......................................................... 3
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
REGISTRACE AUTORA ....................................................... 10
2.1
2.2
3.
Přihlášení do aplikace ...........................................................12
Automatické odhlášení ..........................................................13
VLOŽENÍ ČLÁNKU – NOVÝ ČLÁNEK… ...................................... 14
3.1
3.2
4.
Proces recenzí ...................................................................... 3
Typy uživatelů a jejich role ..................................................... 6
Stavové schéma článku ......................................................... 8
Stavové schéma recenzí......................................................... 9
Zdrojové soubory.................................................................14
Odeslání do redakce .............................................................17
ZÍSKÁNÍ RECENZÍ ........................................................... 18
4.1
4.2
4.3
První kolo recenzí.................................................................18
Co se děje po odeslání verze? ................................................20
Článek zamítnut nebo přijat...................................................23
5.
FINÁLNÍ KOREKTURA ........................................................ 24
6.
ZÁVĚR ........................................................................ 27
2
1.
POPIS PROBLEMATIKY
Systém spravuje a řídí průchod článku recenzním procesem – od
registrace nového autora a odeslání rukopisu až po zamítnutí či
schválení resp. odeslání článku k tiskovému zpracování a
následné publikaci. Systém eviduje všechny potřebné materiály
na jednom místě, řídí jejich verzování, hlídá jednotlivé uživatele,
rozesílá jim potřebné materiály, připomíná termíny a na
patřičných místech vyžaduje jejich rozhodnutí.
Systém byl na míru vytvořen na základě analýzy sestávající
z rozboru fungování podobných systémů provozovaných ve
velkých
světových
nakladatelstvích,
zahrnutí
požadavků
redakčních různých časopisů a fungování celého procesu
v několika redakcích.
1.1 P ROCES
RECENZÍ
Jednotlivé stavební kameny systému.
Článek
Základním kamenem je článek. Článek do systému zavádí autor
nebo redaktor. Článek je popsán std. popisnými prvky (název,
anotace, klíčová slova, …). Identita autora či autorského týmu
může, ale nemusí, být recenzentům skryta.
Zdrojový soubor
Systém u každého článku eviduje tzv. zdrojové soubory. Typicky
se jedná o rukopis ve formátu textového editoru, ale může se
jednat o jakoukoli sadu souborů – rukopis plus přílohy: obrazové
přílohy ve vysokém rozlišení, sešity tabulek statistických dat,
grafy, vektorová grafika. Tyto soubory systém uchovává
v originálních verzích pro zpracování typografem. Ze zdrojových
souborů vytváří redaktor soubor PDF – verzi pro recenzenty.
Recenzent
Recenzenta do systému vkládá redaktor, role recenzenta však
může být přidělena i autorovi, můžete tedy v systému vystupovat
současně jako autor i jako recenzent. Identita recenzentů bude
autorům skryta (pokud si redakce nepřeje opak). Článek bude
3
přidělen jednomu či více recenzentům. Systém vyzve recenzenty
k rozhodnutí, jestli recenzi přijmou nebo odmítnou. Pokud
k rozhodnutí nedojde v daném časovém limitu, systém vyzve
redaktora k prodloužení termínu nebo k přidání dalšího
recenzenta.
Na vypracování recenze má recenzent časový limit, před jeho
uplynutím bude dvakrát systémem upozorněn, po jeho uplynutí je
vyzván redaktor pro rozhodnutí, zda termín prodloužit či recenzi
odebrat. Odebrat recenzi může redaktor ve kterékoli fázi.
Recenze
Recenze je vyjádření recenzenta k dané verzi článku. Je ji možné
zadat přímo do jednoduchého textového pole nebo vložit soubor
coby přílohu. Součástí recenze je i procento hodnocení článku a
především doporučení pro redakci – přijmout/malé úpravy/
zásadní úpravy/zamítnout. Recenzent může do speciálního pole
vložit privátní vzkaz pro redaktora. Součástí recenze může být
definovatelný formulář sestávající z řady dalších hodnocených
parametrů.
Verze
Jakmile článek získá všechny požadované recenze, je opět vyzván
redaktor, aby z nich vytvořil jeden PDF soubor – zde redaktor
zakrývá identitu recenzentů – kdybychom autorovi odeslali přímo
soubory vložené recenzentem, bylo by z nich možné jeho identitu
odhalit. Redaktor vidí doporučení recenzentů a může článek
přijmout, zamítnout či požádat autora o větší či menší úpravy.
Výsledek je autorovi oznámen mailem s recenzemi ve formátu
PDF v příloze. Autor je případně požádán o odeslání opravené
verze článku (k určitému termínu). Role autora v této fázi končí
odesláním nových zdrojů (rukopis plus přílohy) redakci. Redaktor
buď přijme či zamítne tuto opravenou verzi, nebo rozjede další
kolo recenzí a proces se opakuje. Počet těchto kol systémem
omezen není.
Schválení a zamítnutí článku
Konečným stavem pro článek je buď zamítnutí – článek se
přesune do archivu pro daný rok a přestane v pohledech
vystupovat, nebo schválení. Při schválení redaktor umístí článek
do konkrétního čísla časopisu a článek se dostává do pohledu pro
4
typografa. Typograf vidí pouze poslední verze
souborů. V obou případech práce recenzenta končí.
zdrojových
Typograf po zpracování do finální grafické podoby odesílá článek
opět autorovi ke konečné korektuře.
Robot
Na pozadí celého systému běží proces, kterému říkáme robot. Ten
hlídá přechody článků a recenzí mezi stavy, hlídá čas a případně
rozesílá varování o blížících se či o prošlých termínech a
předkládá redaktorovi články, u nichž je třeba provést nějaké
rozhodnutí. Robot se probouzí v daných časových intervalech a
o své činnosti posílá hlášení redakci.
Maily
Systém rozesílá spousty mailů – recenzentům, autorům, redakci;
jejich kopie odchází na předem danou adresu přístupnou redakci.
Většina mailů je v systému poměrně pevně daná, uživatelé do
nich však mohou vkládat krátká upozornění a poznámky.
Zabezpečení a vstupy do systému
Redaktoři, typografové a členové redakční rady vstupují do
systému jen jménem a heslem. Recenzenti a autoři vstupují do
systému buď jménem a heslem nebo na základě znalosti tzv.
recenzních (resp. autorských) odkazů. To jsou URL odkazy
(adresa do prohlížeče), ve kterých je zakomponován unikátní
neodhadnutelný kód, jehož znalost prokazuje identitu uživatele.
Tyto odkazy recenzentům i autorům odesílá systém mailem. Bez
znalosti recenzního odkazu nebo jména a hesla není možné se do
systému dostat.
5
1.2 T YPY
UŽIVATELŮ A JEJICH ROLE
Nyní se na problém
jednotlivých uživatelů.
podíváme
z jiné
strany
–
z pohledu
Redaktor
Klíčovým uživatelem je redaktor – ten vše řídí, přiděluje, převádí
články a recenze do PDF verzí a všechna konečná rozhodnutí drží
v ruce on.
Člen redakční rady
Systém myslí i na uživatele, kteří mají mít možnost vidět
rozpracované články a číst recenze ve stejném okamžiku jako
redaktor, běžně však nemají práva do systému zasahovat a ani
nedostávají od systému žádné maily.
Recenzent
Recenzent dostává na základě recenzních odkazů přístupová
práva k daným článkům. Nevidí originální zdrojové soubory, je
mu vždy odeslána PDF verze vytvořená redaktorem. Smí se
rozhodnout, zda recenzi přijímá či odmítá a po přijetí je vyzván
k jejímu vypracování a odeslání. Součástí tzv. recenzního
formuláře je doporučení pro redaktora volbou jednoho ze čtyř
stavů:

přijmout

malé úpravy

zásadní revize

zamítnout
Pokud je redaktorem iniciováno další kolo recenzí, proces se
opakuje. Recenzent je informován i o finálním přijetí či zamítnutí
článku a i ve chvílích, kdy od něj není vyžadována žádná akce,
má možnost stav článku sledovat. Recenzent má k dispozici
archiv, vidí všechny články a recenze, které kdy dostal na stůl.
Autor
Autor (v případě kolektivu hlavní autor) je informován
o zásadních změnách stavu článku a po průběhu prvního kola jsou
mu odeslány recenze. Nevidí přímo ani hodnocení, ani
doporučení, ani identitu recenzentů, ani soubory, které odeslali
6
recenzenti, je mu odeslána PDF verze recenzí vytvořená
redaktorem a „průměrné“ hodnocení, které zvolil redaktor na
základě doporučení recenzentů. Autor je vyzván ke vložení
aktualizovaných zdrojových souborů.
Typograf
Typograf vidí pouze schválené články a poslední verze jejich
zdrojů, smí přiřadit článku finální PDF verzi tak, jak bude
vytištěna v časopise a odeslat ji ke korektuře autorovi.
Robot
Robot je uživatel, který provádí velkou část změn stavů článků a
recenzí na pozadí. Kontroluje především termíny a rozesílá
informační maily… Spouští se sám v předem daných intervalech.
7
1.3 S TAVOVÉ
SCHÉMA ČLÁNKU
Článek v průběhu své existence v systému mění svůj stav podle
naprogramovaného schématu. Stav článku je hlavním řídícím
ukazatelem, podle kterého se řídí, kdo se článkem smí v daném
okamžiku pracovat a co s ním smí dělat.
Pro redaktora je pochopení stavového schématu naprosto klíčové:
Recenzní systém, stavové schema článků
Nový člá nek
Některý r ecenzent
recenzi odm ítl nebo
vypršel čas pro přijetí
Redaktor text
popíše a
přidělí
recenzentům
Redaktor prodlouží
termín nebo recenzi
zadá jinému
Čekáme na
přijetí recenzí
Termín vyprše l a stále
nemáme všechny recenze
Všichni
recenzenti
text přijali
Po uplynutí lhůty
robot schvalue
Nemáme všechny recenze
a blíží se termín,
bylo odesláno upozornění
Běží čas na
zpracování recenzí
Čekáme na vyjádření
ke korektuře
Typograf vkládá
verzi ke korektuře
Text odeslán
k tisku typografovi,
NEVRATNÝ STAV
Text zařazen do
konkrétního čísla a
odeslán k tisku
typografovi, dále
bude pod jeho
správou
Autor text vrací
Článek ve správě typografa
Text
publikován,
KONEČNÝ
STAV
Vš ichni
doporučili
přijetí
Máme
všechny
Nejhorší
doporučení je
"malá revize".
Redaktor
text schválí
Nejhorší
doporučení je
"velká revize".
Alespoň jeden
recenzent
doporučil zamítnout
Redaktor
text vrátí
autorovi
k opravě
Redaktor
text zamítne
Autor dostal text
k opravě
Text je
schválen
V případě, že se jednalo
o "velkou revizi", se text po
potvrzení redaktorem vrací
recenzentům k opětovné
revizi (redaktor tento krok Máme zpět
může potlačit schválením opravenou
verzi
textu a systém si vyžádá
zdůvodnění, které poté pošle
patřičným recenzentům...)
Blíží se termín
odevzdání
opravené verze,
autor byl urgován.
Text
zamítnut
KONEČNÝ
STAV
Termín vypršel
a stále nemáme
opravený rukopis...
Změny stavů modrou barvou provádí robot, červené uživatelé.
8
1.4 S TAVOVÉ
SCHÉMA RECENZÍ
Jednodušším schématem se řídí i jednotlivé recenze. Toto schéma
je důležité především pro recenzenty. Schémata jsou spolu
propojená, vztahy mezi nimi jsou však „zakleté“ v rámci systému
a není třeba je příliš zdůrazňovat:
Recenzní systém,
stavové schema recenzí – pohled recenzenta
Vypršel čas potvrzení
Expirovala
Nová
Akceptování
recenze
Odmítnutí
recenze
Akceptovaná
Odmítnutá
Odebraná
Blíží se čas
odevzdání
Redaktor odebral
recenzi
Čas vypršel
Pozor
Redaktor
smí odebrat
recenzi
kdykoliv
Termín vypršel
Red.prodl.termín
Prodl.termín
Odeslání recenze
Přijmout
Nová verze textu byla vložena,
recenze má založené další kolo
a vrací se do stavu "Accepted"
Malá úpr.
Velká rev.
Zamítnout
Autor dostal text k větší opravě,
čeká se na další kolo
nad další verzí textu...
Čeká na ostatní
Stavové schéma recenzí je pro autora zbytečné, tak detailně
jejich průběh nevidí.
Tato schémata vám při orientaci v systému mohou pomoci, stavy
článků a recenzí jsou všude označeny přesně stejnými ikonkami…
9
2.
REGISTRACE AUTORA
Jsou dva způsoby jak se do systému dostat v roli autora.
První možnost je, že se zaregistrujete sami:
Registrační formulář je velice stručný:
Když něco spletete, systém se ohradí:
10
Kromě telefonních čísel jsou údaje povinné, uživatelské jméno
musí být unikátní – takové, jaké nikdo před vámi nezvolil a heslo
musíme zadat dvakrát a stejně (tohle je ochrana kvůli překlepům,
hesla se vykreslují hvězdičkami coby obrana proti zvědavcům
nakukujícím přes rameno). Heslo nesmí obsahovat znaky
s diakritikou a u uživatelského jména je také nedoporučujeme.
Česká písmenka vám zkomplikují život, až se k účtu budete chtít
přihlásit z nečeského počítače.
Po úspěšné registraci vás systém pochválí:
Druhou možností, jak se do systému dostat, je, že vám účet
založí redaktor. Uživatelské jméno a heslo vám přijde mailem
– třeba tímto, který odesílá systém automaticky:
Nyní tedy máte jméno a heslo. Tento mail si uschovejte pro
případ, že byste aplikaci delší dobu nepoužili a heslo zapomněli.
11
2.1 P ŘIHLÁŠENÍ
DO APLIKACE
Vyzkoušejme získané jméno a heslo na stránce pro přihlášení
(login), najdeme ji vpravo hned nad možností registrace:
Přihlašovací formulář očekává jméno a heslo:
Po přihlášení se objeví dříve skryté položky a uživatelské menu:
Pokud autor vystupuje i v jiných rolích (třeba je současně
recenzentem), bude mít menu bohatší.
12
Menu se mohou v čase měnit, redakce má právo do menu
přidávat další položky, proto se nedivte, pokud něco vypadá jinak,
než na těchto obrázcích.
2.2 A UTOMATICKÉ
ODHLÁŠENÍ
Systém pro jistotu po delší době nečinnosti (řádově desítky
minut) uživatele odhlašuje. Jde o to, aby nedošlo ke zneužití
systému náhodným „návštěvníkem“ u opuštěného počítače
autora. Spolu s nemožností změny IP adresy po přihlášení je tím
eliminován útok typu „odposlechnutí session“, který je jedním
z největších rizik pro internetové aplikace.
Pokud dojde k odhlášení, nebo se pokusíte dostat na stránku,
která není veřejně dostupná, zobrazí se varovné hlášení:
Toto není nic špatného, systém jen upozorňuje, že nejste
přihlášeni. Může se to stát i v případě, kdy disponujete více účty,
jste pod jedním z nich přihlášen a splete se při kliknutí na
recenzní odkaz (patřící jinému účtu).
Pokud by k odhlašování docházelo i během práce, kontaktujte
redakci, s tímto typem zabezpečení mohou mít problém některá
mobilní připojení... Zabezpečení lze vybraným uživatelům
vypnout, vždy by to však mělo mít dobrý důvod.
13
3.
VLOŽENÍ ČLÁNKU – NOVÝ ČLÁNEK…
Uživatelské menu autora obsahuje položku Nový článek ….
Zobrazí se formulář, kterým do systému vkládáme nové články:
UPOZORĚNÍ SPOLUAUTORŮ
Všechny emaily týkající se průběhu recenzního řízení budou
chodit na email autora zadaný při registraci. Jediný závěrečný
email – buď oznámení o přijetí, nebo oznámení o zamítnutí článku
však může systém odeslat v kopii i na adresy další – typicky
adresy spoluautorů. A právě k tomuhle je zde pole Notifikace
spoluautorů, očekává seznam emailových adres oddělených
čárkami, ale systém obsah probere a pokusí se emailové adresy
„vyzobat“ i za jakéhokoliv jiného textu. Pole můžete s klidem
nechat prázdné a závěrečný mail přeposlat kolegům osobně.
3.1 Z DROJOVÉ
SOUBORY
Zdrojem článku může být jeden dokument ve Wordu (či jiném
textovém editoru), ale také celá skupinka souborů – rukopis plus
obrazové přílohy, grafika a tabulky... Tyto soubory nemusí být
v běžných počítačových formátech – grafické programy často
používají formáty, které na běžných počítačích nelze číst. Proto se
rukopis včetně všech příloh převádí v redakci do formátu PDF, ten
přečtou všichni recenzenti. Typograf však potřebuje původní
14
soubory pokud možno v originálních formátech bez úprav a
v maximálním rozlišení, pro recenzi stačí rozlišení menší.
Po odeslání formuláře s názvem nového článku vás sytém vyzve
ke vložení zdrojových souborů.
Nejprve tlačítkem Procházet… (resp. Vybrat, nebo v anglické verzi
Browse…) vybereme patřičný soubor, poté dopíšeme textový
komentář (co soubor obsahuje) a nakonec tlačítkem Odeslat
volbu potvrdíme.
Po odeslání se zobrazí stav článku:
Už v této chvíli jde článek odeslat do redakce, představme si však
situaci, kdy je potřeba pár zdrojových souborů přidat – k tomu
15
slouží odkaz …vložit další soubor (5, 10). Vkládáte-li více příloh,
potom u odkazu pro vložení souboru klikněte na čísla v závorce
(5, 10) – systém poté umožní vložení více souborů najednou (až
pět nebo až deset). Nemusíme obsadit všechna nabídnutá pole.
Pokud je příloh opravdu hodně, je možné je vložit do archivního
balíčku ZIP, RAR, ARJ, GZ, BZ, apod. a tento balíček odeslat.
Zde vidíme odeslání čtyř souborů na formuláři pro pět – poslední
necháváme prázdný.
Po odeslání se soubory přidají k již dříve odeslanému rukopisu:
Vložené soubory lze odstranit, nahradit a přidat další…
16
3.2 O DESLÁNÍ
DO REDAKCE
V tomto stavu článek vidí pouze autor. Může tak článek nechat
libovolně dlouho, upravovat ho, měnit zdroje apod. Můžete se
odhlásit, měsíc systém nepoužít a poté se k němu vrátit – článek
včetně zdrojových souborů na vás bude pořád čekat v této fázi.
Redakce o článku zatím neví.
K odeslání do redakce slouží tlačítko „Odeslat redakci“, teprve jím
rukopis odešleme. Systém si vyžádá potvrzení:
Po potvrzení akce se článek přepne se do stavu, kdy v něm nelze
dělat změny, ani měnit nebo přidávat zdrojové soubory.
Teprve teď dostala rukopis na stůl redakce.
17
4.
ZÍSKÁNÍ RECENZÍ
4.1 P RVNÍ
KOLO RECENZÍ
Recenze
Redaktor vloží do systému článek a připraví ze zdrojových
souborů (rukopis plus soubory příloh) jeden soubor PDF, který
systém rozešle osloveným recenzentům. Ti mohou recenzi buď
přijmout, nebo odmítnout. Přijetím se zavazují k jejímu
vypracování k určitému datu. Počet recenzentů není omezen,
typicky půjde o dva.
Recenzenti vypracují recenze a odešlou je zpět redakci s tzv.
doporučením, které nabývá čtyř stavů:

Doporučuji přijmout
článek je možné přijmout a publikovat tak, jak je, případně
s maličkou úpravou.

Doporučuji malé úpravy
po pár drobných úpravách je možné článek přijmout, není třeba
jej posílat k dalšímu kolu recenzí.

Jsou nutné zásadní úpravy
článek vyžaduje zásadní změny, recenzent si přeje vidět článek
i po těchto změnách v dalším kole

Doporučuji zamítnout
článek nedoporučuji k publikování, je tak špatný, že ani zásadní
změna mu nepomůže
Recenzenti se na doporučení mohou, ale nemusí shodnout
– redakce vybere hodnocení a vypracuje jedno PDF s těmito
recenzemi – zde stejně jako před tím identitu autorů, lze skrýt i
identitu recenzentů. Redaktor může článek ihned přijmout, ihned
zamítnout nebo poslat autorovi k opravě s žádostí o další verzi.
Zajímavá je pro nás varianta s žádostí o přepracování – se
schválením ani se zamítnutím toho autor už moc nenadělá.
18
Výsledek recenzního řízení přijde autorovi mailem:
Mail obsahuje tzv. autorský odkaz: Aktuální stav článku uvidíte
«ZDE» – lze se jím ke článku dostat bez nutnosti zadávat heslo.
Pohled na článek viditelně ožil:
19
Všimněme si, že blok zdrojových souborů z první verze se
opakuje i ve verzi druhé, kterou právě „tvoříme“.
U každého souboru jsou na výběr tři akce:
soubor je platný i v další verzi
soubor do další verze již nepatří
nahrazení souboru v další verzi souborem jiným
Pokud se tedy mění jen některé ze zdrojů, není třeba znovu
odesílat všechny. Těm, které beze změny platí i pro další verzi,
stačí pouze potvrdit platnost. Křížkem lze soubor z verze vyhodit.
Zde je rukopis nahrazen (první řádek), dvěma přílohám jsem
potvrdil platnost (zelené řádky), jednu smazal křížkem (šedý
řádek) a jeden nový soubor jsem přidal (řádek poslední). Po
určení stavu všech zdrojů se zpřístupní tlačítko „Odeslat redakci“.
DOKUD NOVÁ VERZE NENÍ ODESLANÁ, REDAKCE O NÍ NEVÍ!!!
O úpravách, které jsme teď provedli, redakce neví a nedozví se
o nich, dokud verzi neodešleme tlačítkem Odeslat redakci. Opět
bude třeba akci potvrdit.
4.2 CO
SE DĚJE PO ODESLÁNÍ VERZE ?
Jakmile se redaktorovi objeví na stole opravená verze článku,
musí rozhodnout, jestli verzi schválí, zamítne či pošle k dalšímu
kolu recenzí. Vodítkem mu k tomuto rozhodnutí bývá doporučení
recenzentů. O jeho kroku v této fázi budou recenzenti i autor
informování mailem, recenzenti případně požádání o vypracování
dalšího kola recenzí, autor případně požádán o opravení zdrojů a
takto to může jít třeba dvacet „kol“ (teoreticky).
20
Článek po mnoha kolech recenzí může vypadat nějak takto:
Většinou se nebude jednat o čtyři kola recenzí jako takových,
častěji článek vrátí redakce, protože chybí nějaký zdroj, má
nízkou kvalitu, není čitelný, apod…
Všimněme si ikonek vpravo u každé verze – ty nám ukazují, jaké
průměrné doporučení recenzenti článku udělili:
– Článek bude přijat

je jisté schválení článku, avšak redakce vyžaduje nějaké
naprosto drobné doplnění, odeslání v jiném formátu, apod.
21
– Recenzenti doporučují malé úpravy

recenzenti použili kladná hodnocení, avšak vyžadují nějaké malé
úpravy ve článku, a v budoucnu se redakce rozhodne, jestli
článek schválí ihned nebo pošle do dalšího kola recenzí.
– Jsou nutné zásadní úpravy

recenzenti použili spíše záporná hodnocení, vyžadují zásadní
změny, další verze bude odeslána k dalšímu kolu recenzí
– Článek doporučen k zamítnutí

recenzenti doporučili zamítnutí článku, redakce však chce dát
autorovi ještě šanci zamítnutí zvrátit…
– Vráceno redakcí pro upřesnění, technická oprava

tuto volbu použije redaktor v případě, kdy autor odešle
nekompletní, nečitelný nebo nekompatibilní zdroj a je třeba jeho
rychlé opravení. Jedná se o verzi, která nebude odesílána
k dalšímu kolu recenzí, spíše technický problém.
Termíny a jejich hlídání
Systém obsahuje připomínkový mechanizmus, který recenzenty
i autory automaticky mailem upomíná, pokud se blíží či expirují
důležité termíny.
Maily odesílá naprogramovaný robot, jejich text je předem daný.
Doby na vypracování jsou opět v systému dané, redaktor může
v některých situacích termíny prodloužit…
Na blížící se termín odevzdání nové verze upozorní ikona
Dva dny před termínem přijde druhé upozornění
a ikona se opět změní
.
Expirované termíny ohlásí ikona
.
22
4.3 Č LÁNEK
ZAMÍTNUT NEBO PŘIJAT
O zamítnutí či přijetí článku bude autor opět informován mailem.
U článku se objeví následující ikonky:
– zamítnutý a uzavřený článek
– schválený článek, čeká na odeslání k tisku
Tentokrát mohou být informování i spoluautoři – pokud jsme
jejich emaily zadali při vložení článku.
Po schválení může článek ještě nějakou dobu čekat na umístění
do konkrétního čísla časopisu a odeslání k typografické úpravě:
– schválený článek odeslaný k tisku
V tomto stavu článek čeká až do zpracování typografem. Typograf
vidí pouze schválené články a jejich zdroje v posledních verzích,
recenze i historie předchozích verzí jsou mu skryty.
S finální autorskou korekturou souvisí ještě dva stavy:
– typografie hotova, čeká na závěrečnou korekturu
– publikovaný článek
23
5.
FINÁLNÍ KOREKTURA
Typograf po zpracování článku vyvolá finální autorskou korekturu.
Opět přijde mail:
Autorský odkaz tentokrát vede na stránku, kde lze článek buď
ihned schválit, nebo vložit připomínky pro typografa:
Jakmile do políčka napíšeme nějaké připomínky a tlačítkem Uložit
připomínky je uložíme, text horní ikonky se změní. Jednotlivé
připomínky oddělujte klávesou Enter, jde o stručnost, typografovi
se připomínky zobrazí jako seznam.
24
Nakonec je nutné připomínky odeslat:
Připomínky mohou být rozepsané několik dní, systém si je bude
pamatovat, ale do vypršení termínu je nutné je odeslat.
DOKUD TEXT NENÍ ODESLANÝ, REDAKCE O NĚM NEVÍ!!!
Text, který prošel recenzním řízením, se zobrazuje ve stručnější
podobě, historie recenzí je skrytá. Lze ji však snadno zobrazit:
Připomínky k finální korektuře se objevují nad recenzemi:
25
Typograf může žádost o korekturu odeslat opakovaně, bude-li mít
pocit, že změn je mnoho a autor by článek měl raději ještě vidět.
Všimněme si ještě červené zneplatnění textu korektury. Jakmile
autor odeslal jakékoliv připomínky, korektura se označí jako
neplatná. Až typograf nahraje novou verzi článku, ikonka svůj
červený nádech opět ztratí.
Systém nedokáže analyzovat text a i připomínka typu „Díky, je to
výborné, nemám připomínky“ by způsobila zneplatnění. Proto do
připomínek pišme opravdu jen připomínky. Chceme-li text
schválit tak, jak je, nechme pole prázdné.
26
6.
ZÁVĚR
Právě jste pročetli manuál autora. Další manuály jsou určené
jiným typům uživatelů. Vystupujete-li v systému i jako recenzent
nebo člen redakční rady, stáhněte si i manuály pro tyto role. Jako
autor máte na starost pouze část celého procesu, získali jste však
představu i o rolích uživatelů ostatních.
Aplikace se může vyvíjet nezávisle na manuálu; všechny zásadní
změny by měly být zapracované do dalších verzí tohoto textu,
pokud se tak nestane, aktualizaci si vyžádejte…
Jakékoli nejasnosti můžete mailem konzultovat s redakcí, která
vám tímto přeje…
…pohodlnou práci
27